Logistikos procesas iš Vokietijos su sklandžia komunikacija: praktinis vadovas be idealizavimo

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir galiu pasakyti viena – teorija mūsų darbe dažnai skiriasi nuo realybės. Klientai dažnai svajoja apie tai, kaip logistikos procesas iš Vokietijos su sklandžia komunikacija turi vykti pagal knygą: vairuotojas atvykta laiku, iškrauna, pasirašo ir važiuoja toliau. Bet gyvenime yra kitaip – pasitaiko ir užstrigusių sankryžų, ir blogo oro, ir pavargusių vairuotojų, ir neteisingai pripildytų dokumentų. Šiame straipsnyje nerašysiu apie fantastiškus pasaulius, o paprasčiausiai papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus, ir ką jums tikrai reikia žinoti, kad nebūtų nep malonių staigmenų. Noriu, kad suprastumėt kas slypi už užuolaidų.

Kaip viskas prasideda ir kiek tai laiko trunka

Kiek tikrai laiko užtrunka toks logistikos procesas iš Vokietijos su sklandžia komunikacija?

Dažnai klaustate „kada bus“, o ažiūra į žemėlapį visada neleidžia pasakyti tiksliai. Jei krovinys važiuoja iš Miuncheno, tai standartiškai tai trunka apie dvi paras, tačiau reikia atsižvelgti į eismo sąlytas. Vokietijoje dažnai vyksta remonto darbai automagistralėse, tad ir tai sukelia uždelsimų. Viskas priklauso nuo to, kur įsivažiuojama – ar tai didelis miestas, ar mažas kaimelis. Be to, svarbu ir logistikos procesas iš Vokietijos su sklandžia komunikacija nesustoti tiesiog dėl to, kad kas nors pamiršo nurodyti kontaktinį telefono numerį.

Ar vairuotojas tikrai atvyks tada, kai sakote?

Būčiau melagę, jei pasakyčiau, kad visada 100 procentų. Mes stengiamės planuoti maršrutus taip, kad vairuotojai neviršytų vairavimo laiko, bet kas nutinka, jei įvykia nelaimė arba techninis gedimas? Tuomet prasideda telefonų karuselė. Jei norite, kad viskas būtų sklandu, reikia suprasti, kad laikas gali pasislinkti valanda ar dvi. Geriausia yra susitarti dėl lankstaus laiko, o ne laukti prie durų su laikrodžiu rankoje ir pykti.

Kodėl kainos svyruoja kiekvieną kartą?

Tai ne aš kainas nustatau iš galvos. Svarbu degalų kaina, kur kas savaitę šokuoja, taip pat ir rinkos pasiūla. Jei savaitgalį yra daug siuntų, kaina kyla, o jei mažai – gali būti ir pigiau. Dar įtakoja Užsienio reikalų ministerijos nurodymai ir mokesčiai už kelių naudojimą Vokietijoje. Viskas suskaičiuojama individualiai, todėl nėra vienos fiksuotos kainos visiems atvejams.

Ką daryti, jei reikia skubiai vežti?

Skubos režimas visada kainuoja brangiau, nes tenka keisti mūsų vairuotojų grafikus. Kartais reikia siųsti tuščią mašiną viena kryptimi, kas ir yra brangiausias variantas. Jei galite, planuokite siuntą iš anksto, tai padės sutaupyti ne tik jums, bet ir mums išvengti streso. Tačiau jei jau įvyko skubus reikalas, skambinkite, mes kažką sugalvosime.

Ar galite užtikrinti vairuotojo lietuvių kalbos žinias?

Čia būna įvairiai, dažniausiai mūsų vairuotojai kalba lietuviškai, bet kartais tenka dirbti ir su užsieniečiais. Tada logistikos procesas iš Vokietijos su sklandžia komunikacija gali sudėtingėti, todėl visada turiemės vadybininką, kuris gali versti. Visgi geriau iš anksto pasidomėti, ar bus bent angliškai kalbantis žmogus priešgaisrybėje. Niekada nežinai, kas gali nutikti kelyje.

Kur tiksliai važiuoja siunta – ar iki pat durų?

Standartiškai mes vežame iki pirmų durų (pirmadurio principas), bet reikia žinioti ar ten gali atvažiuoti sunkvežimis. Jei jūsų gyvenamajame kvartale yra siauri keliai arba žemės paviršius labai blogas, vairuotojas gali atsisakyti važiuoti toliau, kad nenukristų į duobę. Tada reikės persikrauti į mažesnę transporto priemonę, o tai papildomai kainuoja.

Kas vyksta kelionės metu ir problemas sprendžiant

Kaip aš galiu sekti savo krovinių buvimo vietą?

Turime sistemas, kurios rodo, kur mašina yra, bet ne visada signalas yra toks tikslus, kaip GPS žemėlapiuose. Kartais vairuotojas važiuoja mišku arba tunelyje, ir viena „išnyksta“. Tačiau jei mašina stovi vietoje ilgą laiką, tai greičiausiai yra poilsis arba iškrovimas. Tiesiog rašykite mums, ir mes patikrinsime, kas ten vyksta.

Kas nutinka, jei vairuotojas sustoja ir neatsiliepia į telefoną?

Tai viena blogiausių situacijų. Gali būti, kad tiesiog miega, nes vairavimo poilsis yra griežtai kontroliuojamas taisyklėse, o gali būti ir blogiau – gedimas. Tada prasideda intensyvus paieškos darbas. Kartais netgi tenka skambinti į policiją, jei neberandame jų valandą. Vienas kartą mus taip išgėdino vairuotojas, kuris tiesiog užmiršo užkrauti telefoną (ir pasidėjo jį į bagažinę).

Ar jūsų įmonė aptarnauja ir ADR (pavojingų krovinių) siuntas?

Taip, dirbame ir su pavojingais krovniais, bet tai reikalauja ypatingo leidimo ir papildomų dokumentų. Toks logistikos procesas iš Vokietijos su sklandžia komunikacija yra dar sudėtingesnis, nes reikia derinti maršrutus su specialiais punktais. Negalima tiesiog važiuoti pro miestą su degalais, turi būti nustatyti konkretūs keliai. Visada praneškite apie tai iš anksto.

Kas daryti, jei prekės sugadintos atvykus į vietą?

Tai baisiausia košmara. Viskas prasideda nuo tų momentų, kai vairuotojas užsuka į duobę arba staigiai stabdo. Pirmiausia reikia padaryti nuotraukas vietos ir surašyti defektų aktą. Be to, niekada nepasirašykite dokumentų, kol nepatikrinote, ar viskas tvarkoje. Draudimas padengs nuostolius, bet tik jei viskas tvarkingai užfiksuota. Nesenai turėjau atvejį, kai klientas pasirašė vizą „be priekaištų“, o namie pastebėjo skaldą – tada padėti beveik neįmanoma.

Ar galiu keisti maršrutą, kai mašina jau važiuoja?

Galima, bet tai brangu. Jei mašina jau yra pusiaukelėje, o jūs norite, kad ji suktų į kitą miestą, tai reiškia papildomus kilometrus, degalus ir vairuotojo laiką. Kartais paprasčiau ir pigiau užsakyti naują siuntą, nei keisti tai, kuri jau juda. Be to, gali kilti problemų su muitinės dokumentais, jei maršrutas keičiamas skubiai.

Kaip elgiamės su muitinės procedūromis grįžtant?

Muitinė tai yra atskira tema. Jei prekės yra iš Europos Sąjungos, tai dažniausiai nereikia nieko daryti, bet jei kilo iš trečiosios šalies (pvz., Kinija per Vokietiją), tai reikia pateikti eksporto deklaraciją. Mūsų vairuotojai dažnai neturi laiko laukti, kol jūs susitvarkote su dokumentais, todėl geriau tai padaryti iš anksto. Kitu atveju mašina gali stovėti pasienyje dienomis.

Ką daryti, jei vokiečių sandėlyje eilės į iškrovimą?

Tai labai dažna problema, ypač didžiuose logistikos centruose prie Frankfurto. Vairuotojas gali praleisti pusę dienos laukdamos, kol ateis jo eilė. Tai gali sumušti mūsų grafikus ir vėluoti į kitus adresas. Tokiu atveju visada stengiamės informuoti klientą, kad vėluosime, bet ne visada sužinome apie tai iš karto.

Dokumentai, pinigai ir smulkmenos, kurios būna svarbios

Kokius dokumentus reikia paruošti iš anksto?

Būtinas yra prekės sąrašas (packing list) ir sandėrio kvitas (shipping order). Be šių dokumentų vairuotojas tiesiog neįleis į teritoriją. Dar svarbu, kad duomenys atitiktų tikrovę – jei parašysite, kad svoris 1000 kg, o bus 5000 kg, tai gali būti bauda arba net areštas mašinos (taip jau buvo). Tikslumas čia labai svarbus.

Ar galite padėti su mokesčių grąžinimu (PVM)?

Daugelis klientų klausa apie PVM grąžinimą, bet čia mes ne konsultantai. Mes tiesiog vežame krovinius, o mokesčių klausimais geriau kreiptis į buhalterę. Tačiau reikia paminėti, kad teisingai užpildyti sąskaitos-faktūros duomenys yra būtini tam, kad jūsų buhalteris galėtų padaryti everything correctly.

Kokia yra mokėjimo tvarka – iš anksto ar po atvykimo?

Standartiškai dirbame su išankstiniais mokėjimais, ypač jei dirbame pirmą kartą. Esamiems partneriams galime suteikti atidėjimą, bet tai visada aptariama individualiai. Reikia suprasti, kad mes taip pat turime sumokėti vairuotojui už degalus ir kitas išlaidas, todėl pinigai turi būti laiku. Niekas nenori važiuoti „kreditu“.

Kas yra CMR draudimas ir ar jis apmoka viską?

CMR draudimas yra privalomas, bet jis dengia tik ribą – dažniausiai iki kelių šimtų tūkstančių eurų, priklausomai nuo sutarties. Jei vežate brangius kompiuterius už milijoną, tai reikia papildomo draudimo. Nekalbu jums apie baisius istorijas, kai klientai sužinojo, kad gaus tik dalį pinigų, kai mašina užsidegė. Geriau apsidrausti iš anksto.

Ar turiu būti fizinis asmuo, ar galima juridinio asmens duomenis?

Gali būti ir taip, ir taip. Viskas priklauso nuo to, kas yra siuntos gavėjas. Jei siunčiate į įmonę, reikia PVM kodą, jei į asmenį – asmens kodą. Vokietijos partneriai yra griežti dėl dokumentų, todėl klaida pavardėje gali reikšti, kad prekės bus grąžintos atgal siuntėjui.

Ar galiu atsiimti siuntą iš jūsų terminalo Vilniuje?

Žinoma, galite. Tiesiog susiderkite su vadybininku dėl laiko, kad mes pasiruoštume. Nerašykite mums naktį po dvidešimt trečios ir nesitikėkite, kas jus laukia ryte ( nors, jei labai reikia, galima susitarti ). Mūsų terminalas dirba darbo laiku, tad atvykite tada, kai mes esame vietoje.

Kas daryti, jei pasilikau dokumentus mašinoje?

Tai tikrai nepatogu. Jei vairuotojas jau važiuoja toliau, reikės laukti, kol jis grįš arba siųsti dokumentus kurjeriu. Tokiu atveju mes negalime įtakoti situacijai, todėl visada patikrinkite, ar pasiėmėte viską iš karto, kai vairuotojas iškrauna. Vienas kartas teko važiuoti iki Lenkijos sienos, kad perduotumėm lapelį.

Ar dirbate savaitgaliais?

Taip, mūsų vairuotojai važiuoja ir savaitgaliais, bet biuras dirba pagal grafiką. Jei reikia skubus pagalbos šeštadienį, geriau rašyti į el. paštą arba skambinti į pagalbos liniją. Neklauskite, kodėl niekas neatsiliepia sekmadienį ryte – mes irgi turime poilsi.

Rizikos ir neplanuotos situacijos

Kaip elgiamės, jei sulaiko užeigoje?

Nebūna, kad vairuotojai niekur neužsuka. Tai jų poilsis ir maistas. Bet jei užsibuvimas per ilgas (ne dėl poilsio, o dėl „gero laiko“), tai mes imame savo priemones. Tačiau reikia suprasti, kad vairuotojas – tai irgi žmogus, kuris pavargęs. Kartais geriau jį palikti pailsėti valandą ilgiau, nei leisti vairuoti mieguojantį. (iš tikrųjų taisyklės leidžia tik 4.5 valandas vairavimo, po to 45 min poilsio).

Ar yra rizika, kad krovinys dingsta?

Mažai tikėtina, bet visada yra rizika, ypač jei tai nedidelės siuntos, kurios gali būti pavogtos iš neapsaugotos aikštelės. Mes stengiamės naudoti saugias aikšteles, bet Vokietijoje ir Lenkijoje vagysčių lygis skiriasi. Todėl vertingus daiktus geriau neleisti matyti per langą arba uždaryti į užrakintą sekciją.

Kas nutinka, jei vairuotojas susirga?

Tuomet skambina medicinos pagalbai, ir mašina stovi. Tokiu atveju mes turimės rasti kitą vairuotoją, kuris nuvažiuotų paimti mašiną. Tai trunka laiko ir kainuoja. Deja, sveikata yra svarbiau už grafikus. Tiesiog reikia kantriai laukti.

Ar galima užsakyti ne pilną mašiną, o dalinį krovinį?

Taip, tai vadinama dalinio krovinio (part load) transportu. Čia logistikos procesas iš Vokietijos su sklandžia komunikacija yra sudėtingesnis, nes tenka sujungti kelis klientų užsakymus viename reise. Tai gali trukti šiek tiek ilgiau, nes vairuotojas turi važiuoti prie kel adresų. Kaina taip pat skaičiuojama kitaip.

Ką daryti, jei gavėjo duomenys pateikti neteisingi?

Tai klasika. Vairuotojas atvyksta į adresą, o ten nieko nėra arba pavardė neteisinga. Tuomet prasideda papildomi rūpesčiai – paieškos, telefonų skambutis, ir kartais baudos už neįvykdytą užduotį. Prašau, dukart patikrinkite duomenis prieš siunčiant mums. Tai taupo laiką visiems.

Ar jūsų įmonė atsiskaito už prastą kokybę?

Jei mes kalti, pvz., sumušėme krovinį mūsų aikštelėje, tai taip, atsiskaitome. Bet jei vokiečių sandėlininkas paleido į mašiną drėgną krovą, tai mes čia nekalūsai. Būtina aiškiai nustatyti atsakomybę dokumentuose. Niekada nenorime prasižengti, bet kartais įvyksta situacijos, kurios nepriklauso nuo mūsų.

Kodėl kartai vairuotojas atsisako iškrauti?

Gali būti daug priežasčių – blogas kelias, per siauras vartai, arba netinkamas kranas. Vairuotojas turi teisę atsisakyti, jei jo saugumas yra pavojingame. Tokiu atveju reikia greitai ieškoti sprendimo, pvz., pasikviesti techniką. Neklauskite, kodėl jis nebuvo tokias stiprus – saugumas pirmiausia.

Ar garantuojate terminus 100 procentų?

Nieks negali garantuoti 100 proc. Mes stengiamės būti tikslūs, bet orai, eismas ir muitinė nėra mūsų rankose. Galime pasakyti tik tikėtiną laiką. Jei jums būtina būti tiksliai laiku, pasakykite, ir mes įvesime tai į prioritetus, tačiau tai kainuos.

Galite pateikti nuolaidą pastoviems klientams?

Žinoma, jei vežate kas savaitę, susitarsime dėl kitokios kainos. Pastovi klientas mums svarbesnis už vieną kartą. Rašykite vadovui, ir mes pasiūlysime individualų pasiūlymą. (Galima paminėti, kad mūsų kainos ir taip ne aukštos, bet visada galima aptarti).

Kaip susisiekti su jumis ekstremalioje situacijoje?

Mūsų svetainėje yra visi kontaktai, bet geriausia turėti asmeninį vadybininko numerį. Jei mašina dega arba dingo, nedelskite rašyti el. paštu – skambinkite. Ekstremalios situacijos reikalauja greito sprendimo, o ne laiškų mainų.

Apibendrinant

Visas šis logistikos procesas iš Vokietijos su sklandžia komunikacija atrodo sudėtingas tik tuo metu, kai kažkas ne taip eina. Esu čia daugiau nei dvidešimt metų ir matau vieną dalyką – dauguma problemų išsprendžiamos paprastu pokalbiu. Nesileiskime panikai, jei vairuotojas vėluoja valandą, tiesiog sužinokite priežastį. Tikrai pageidaujama, kad logistikos procesas iš Vokietijos su sklandžia komunikacija vyktų be trikdžių, tačiau pasiruošimas ir kantrybė yra geriausi jūsų draugai. Mes darysime viską, kas priklauso nuo mūsų, kad jūsų siuntos atvyktų saugiai ir laiku, nors kartais ir su nedideliais nukrypimais.