Logistikos procesas biurų persikraustymo metu į Vokietiją: kas nutinka tikrovėje?

Dirbu šioje srityje jau beveik ketvirtą amžių, todėl mačiau viską – nuo puikių, be trikčių vykusių projektų iki tokių, kai reikėjo išgelbėti serverius iš užšlankstančio sunkvežimio (o ne, ne užšlankstančio, o tik įklimpusio į purvą). Klientams visada atrodo, kad tai tiesiog dėžių krautimas, tačiau logistikos procesas biurų persikraustymo metu į Vokietiją yra daug sudėtingesnis nei atrodo iš pirmo žvilgsnio. Čia susiduria biuro administracija, sunkvežimių grafikai, Vokietijos griežti taisyklės ir dažnai chaotiškas realumas. Noriu papasakoti, kaip tai vyksta be jokio „lakštymo“, tiesiog iš patirties, kad žinotum, ko tikėtis ir kaip neišprotėti tarp kelio dešimtčių ir vokiško biurokratinio sukinio.

Pradinis planavimas ir biudžeto formavimas

Kaip teisingai suplanuoti logistikos procesą biurų persikraustymo metu į Vokietiją?

Viskas prasideda ne nuo dėžių, o nuo galvos. Geriausia pradėti planuoti mažiausiai prieš 2–3 mėnesius. Logistikos procesas biurų persikraustymo metu į Vokietiją reikalauja tiksliai žinoti, kiek daiktų turite. Dažnai klientai sako „turime tris kambarius“, bet kai atvykstame, pasirodo, kad ten tiek daiktų, kad netelpa į 40 tonų sunkvežimį. Reikia susitarti dėl vietos iškrovimui Vokietijoje, nes vokiečiai griežtai laikosi grafikų. Jeigu pasakysite, kad atvyksite 9:00, o atvyksite 9:15, gali būti problema. Taip pat reikia pagalvoti apie liftą arba keltuvus, jeigu biure yra aukštai. Nesitikėkite, kad vairuotojai nešis 50 kg spintas per 4 aukštus – jie ne sportininkai.

Kiek tai kainuoja ir ar galima tiksliai paskaičiuoti kainą?

Kainos labai svyruoja. Paprastai tai priklauso nuo atstumo, tūrio ir to, kaip greitai reikia viską padaryti. Jei važiuojate į Miuncheną, bus brangiau nei į pasienio miestelį, nes toliau ir daugiau degalų. Taip pat Vokietijoje yra mokesčiai už kelius (maut), kas padidina sąskaitą. Esą, logistikos procesas biurų persikraustymo metu į Vokietiją gali kainuoti nuo 2 tūkst. eurų iki dešimčių tūkstančių, priklausomai nuo to, ar tai tik keli stalai, ar pilnas serverinės perkėlimas. Verta gauti kelis pasiūlymus, bet nereikėtų rinktis mažiausios kainos, nes ten dažnai slepiasi paslaptys, pavyzdžiui, pridėtos išlaidos už „kelio įveikimą“, kurios iš tikrųjų yra standartinės.

Ar reikia įtraukti IT specialistus į planavimą?

Be abejo. Tai vienas svarbiausių dalykų. IT įranga – jautrus dalykas. Negalima tiesiog mesti monitorių į dėžę ir manyti, kad viskas gerai. Reikia išjungti serverius tinkamai, pažymėti kabelius. Prisimenu vieną atvejį, kai klientas išjungė viską per sekundę, o vėliau pusę dienos negalėjo užsukti sistemos, nes buvo sugadinta duomenų bazė. Logistikos procesas biurų persikraustymo metu į Vokietiją ir IT procesas eina ranka į ranką. Geriausia, jei IT žmonys eina kartu su krovininiu automobiliu arba važiuoja atskirai, kad iš karto įrengtų viską naujoje vietoje. Kitaip gali būti, kad biuras stovi, o darbuotojai negali dirbti savaitę.

Ką daryti su tais daiktais, kurių nereikia?

Nevežkite šiukšlių į Vokietiją. Tai paprasčiausia brangu. Vokietijoje šiukšlių ivežimas (pašalinimas) kainuoja milžiniškus pinigus. Prieš perkėlimą geriau padaryti „švarą“. Išmeskite senus spintas, sulūžusias kėdes, senus dokumentus, kurių jau nebėra saugoti. Vienas klientas norėjo vežti visą savo seną archyvą, kurį nebuvo atidarinėję 20 metų. Atvykome į Vokietiją, o ten pasakė, kad tokių dalykų negali padėti ant grindų, reikia specialių konteinerių. Galiausiai teko mokėti už šiukšlių vežimą atgal į Lietuvą (na, bent jau tiek, kad sugebėjome išmesti čia). Taigi, atsikratykite nereikalingų daiktų dar Lietuvoje.

Ar galima persikraustyti savaitgalį?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vairuotojai taip pat žmonės, jie nori ilsėtis. Jei reikia važiuoti sekmadienį, reikės sumokėti papildomai už darbo laiką. Be to, Vokietijoje nėra visur leidžiama vykdyti krovos darbus poilsio dienomis, ypač gyvenamųjų namų zonose, jei biuras yra verslo centre, tai paprasčiau. Geriausia derintis su savininkais Vokietijoje, ar galesite atvykti šeštadienį. Kartais logistikos procesas biurų persikraustymo metu į Vokietiją būna taip įtemptas, kad tiesiog nėra kito laiko, tik savaitgalis, tada turite būti pasiruošę už papildomą mokestį.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Kokius dokumentus reikia tur�ti keliuose?

Dokumentų reikia nemažai. Svarbiausias – krovininio manifesto CMR. Jis turi būti tikslus, nurodytas siuntėjas, gavėjas, prekių sąrašas. Be to, reikia sandėliavimo sutarties arba nuomos sutarties kopiją, jei reikia įrodyti, kad daiktai tikrai jūsų. Jei vežate naujas prekes, reikės PVM deklaracijų (Intrastat ir t.t.), bet jei tai tik biuro perkėlimas (turtas), tai dažniausiai užtenka inventoriaus sąrašo ir CMR. Geriau turėti viską dviem kopijomis. Vokietijos policija dažnai sustabdo sunkvežimius tikrinimui, jei dokumentai tvarkingi – viskas gerai, jei ne – gali būti didelės rūpesčiai ir baudos.

Ar sunku praeiti sieną?

Nebėra taip sunku kaip anksčiau, nes abi šalys yra Schengeno erdvėje ir (daugiau ar mažiau) bendroje rinkoje. Sienos tikrinimas dažniausiai vyksta greitai, tik pasirodo pasą arba ID korteles. Tačiau jeigu vairuotojas yra trečiosios šalies pilietas, pavyzdžiui, iš Ukrainos ar Baltarusijos, tai gali būti daugiau klausimų. Taip pat reikia atkreipti dėmesį į tai, ką vežate. Jei logistikos procesas biurų persikraustymo metu į Vokietiją apima brangią techniką, gali būti papildomas tikrinimas, ar tai ne vagystė. Bet įprastai, su europiniais vairuotojais, siena praejama be problemų, vos tik sustojus prie stendo.

Kas su muitinės deklaravimu, jei daiktai yra naudoti?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES šalys, muitinės procedūros tarp jų paprastai netaikomos (taip, tai vidinė prekyba). Tačiau čia yra vienas „bet“. Jeigu įmonė perregistruojama iš Lietuvos į Vokietiją, tada turtas perkeliamas kaip įmonės dalis. Reikia parodyti, kad tai ne prekyba, o turto perkėlimas. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu dėl PVM klausimų. Aš asmeniškai nesu ekspertas mokesčiuose, todėl visada sakau klientams – pasitarkite su savo accountant’u. Ypatingai jei reikšmė didelė, nes Vokietijos muilininkai (tiekėjai) gali būti labai griežti dėl sąskaitų.

Ar reikia vokiško kalbos žinojimo dokumentams?

Dauguma dokumentų gali būti anglų kalba, tai tarptautinis standartas. Vokiškai rašyti nebūtina, nebent jums liepia vietinės institucijos. CMR visada užpildomas lotyniškais rašmenimis arba anglų kalba. Tačiau, jeigu turite kokių nors specifinių leidimų arba garantinių raštų technikai, gali būti naudinga jų vertimas. Vokiečiai yra labai disciplinuoti, jei pamatys anglišką tekstą, supras, bet jei bus abejonių, gali pradėti klausinėti. Taigi, anglų kalba užtenka 90% atvejų.

Ar yra kokių nors apribojimų vairuotojų darbo laikui Vokietijoje?

Taip, Vokietijoje labai griežtai stebima vairuotojų poilsis. Negalima vairuoti 10 valandų iš eilės be pertraukos. Tachografas viską fiksuoja. Jeigu logistikos procesas biurų persikraustymo metu į Vokietiją užtrunka ilgiau negu planavote, vairuotojas gali tiesiog sustoti ir sakyti „poilsio laikas“. Jis nebus nusikęęs dėl jūsų skubos. Yra baudų už viršytą darbo laiką, jos didelės. Taigi, reikia suplanuoti maršrutą taip, kad vairuotojas spėtų atvykti ir dar nespėtų pavargti, arba reikia planuoti nakvynes kelyje. Tai vienas dažniausių nesusipratimų – klientas laukia, o vairuotojas miega mašinoje pagal įstatymus.

Pakavimas, krovinys ir technika

Kas turėtų pakuoti daiktus – mūsų darbuotojai ar jūsų?

Geriausia, jei pakuoja jūsų žmonės, o mūsų tik užkrauna. Taip pigiau. Tačiau jei neturite laiko, mes galime suteikti pakavimo paslaugas. Tiesa, tada logistikos procesas biurų persikraustymo metu į Vokietiją padidėja kainą. Svarbiausia – naudoti kokybiškas dėžes. Nenaudokite senų, suplyšusių dėžių iš parduotuvės, jose gali griūti stiklas arba elektronika. Monitoriai turi būti įpakuoti į specialias putles orelėmis (pūsti polistirenas). Darbuotojai turi žinoti, ką dėti į kur dėžę, kad išsikraunant būtų lengva rasti. Vienaip sakant – „žymėkime viską“.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai riskuota. Vokietijos fitosanitarinė kontrolė gali būti griežta, jei augalai yra reti arba su žeme. Paprasti biuro augalai paprastai praeina, jei yra sveiki be kenkėjų. Žiema tai visiškas nesėkmės variantas – augalai užšąla kelyje. Vasarą galima, bet reikia juos gerai uždengti, kad nevygtų vėjui ir saulei per langą (jei ten kur paliksite). Asmeniškai nerekomenduoju vežti didelių palmių, nebent jums labai brangios – paprasčiau nusipirkti naujas Vokietijoje.

Kaip elgtis su serverine ir jautria technika?

Tai atskira istorija. Serveriai negali būti guli ant grindų. Jie turi būti užfiksuoti ant rėmų, kad nejudėtų važiuojant. Jei logistikos procesas biurų persikraustymo metu į Vokietiją apima didelę serverinę, reikia specialių dėžių su šokso absorberiais. Be to, reikia nustatyti temperatūrą, jei vairuojama žiemą – negali būti per šalta. Kartais netgi reikia šiluminės dėžės. Tai brangu, bet jei sugadinate duomenų serverį, nuostoliai bus kur kas didesni nei dėžės nuoma.

Ką daryti su baldais, kurie nebetelpa į duris?

Tai klasikinė problema. Vokietijoje seni pastatai dažnai turi siauras duris arba laiptines. Prieš važiuodami reikia išmatuoti ne tik baldus, bet ir įėjimus kartu su vartotoju Vokietijoje. Jei stalas netelpa, jį reikės išmontuoti. Mūsų komanda tai gali padaryti, bet tai užtrunka laiko. Kartais teka išmontuoti net langus (na, ne visada, bet buvo atvejų). Geriau apie tai pagalvoti anksčiau, o ne stovint prie durų su 100 kg spinta.

Ar reikia inventorizacinio sąrašo?

Būtinai. Be jo niekas nevažiuos. Inventorius turi būti detalus – ne „5 dėžių“, o „5 dėžių: knygos, popieriai, 2 monitoriai Dell 27 coliai“. Be to, kiekviena dėžė turi būti sunumeruota. Tai padeda ne tik tikrinti, ar viskas atvyko, bet ir vėliau surasti dalykus naujame biure. Vienas klientas padarė sąrašą iš 3 eilučių, o vėliau skundėsi, kad dingo brangus projektorius. Jis nebuvo parašęs sąraše, todėl neįrodėme, kad jis buvo įkrautas. Taigi – rašykite viską.

Transportas ir vairuotojų darbas

Kokia mašina reikalinga biuro persikraustymui?

Priklauso nuo tūrio. Mažam biurui (5–10 žmonių) užtenka 3.5 tonnios sunkvežimio su kėbulu (kėbulas vokiškai – „Kastenwagen“). Jis gali važiuoti be specialios vairuotojo teisės (jei vairuotojas turi „B“ kategoriją, nors čia yra niuansų su svoriu). Didesniems biurams reikalingas 7.5 arba 12 tonų sunkvežimis su tentu. Jei logistikos procesas biurų persikraustymo metu į Vokietiją apima labai daug baldų, gali prireikti ir dviejų mašinų. Svarbu, kad mašina būtų švara ir sausa, kad neliktų dėmių ant baldų.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Ne visada. Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai ir lietuviškai, angliškai šiek tiek. Vokiškai kalba nedaug. Tačiau paprastai tai ir nereikia, nes viską susitaria ekspeditoriai arba vadovai. Jei reikia kalbėtis su vietiniais apsauginiais arba ūkvedžiais Vokietijoje, dažnai užtenka rankų gestų ir kelios angliškos frazės. „Ausladen“ (iškrauti) ir „Wohin“ (kur) – dažniausiai užtenka. Bet geriau, jei su jais važiuoja kas nors iš jūsų komandos, kuris moka kalbą.

Kas jei mašina sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada logistikos procesas biurų persikraustymo metu į Vokietiją sustoja. Reikia skambinti techninei pagalbai. Mes turime draudimą ir pagalbos paslaugas visoje Europoje. Jei mašina negali važiuoti, reikia perkrauti krovinį į kitą mašiną. Tai trunka valandas ar net dienas. Klientai tada pyksta, bet mes negalime priversti variklio dirbti. Todėl visada verta turėti rezervinį planą – pavyzdžiui, pradėti darbą vėliau arba dirbti iš namų tą dieną.

Ar gali vairuotojas padėti iškrauti daiktus į patalpas?

Gali, bet tai papildoma paslauga. Standartiškai vairuotojas atveža ir iškrauna į grindis prie įėjimo („prie šaligatvio“). Jei reikia nešti į 3 aukštą be lifto, tai jau yra kėdikų darbas. Reikia tai suderinti iš anksto. Vairuotojams dažnai moka už kilometrus, o ne už krovą, todėl jie gali atsisakyti nešti sunkias dėžes aukštyn, jei tai nėra susitarta. Žinoma, jei tai smulkių dalykų, jie gali padėti ir paprašius, bet nereikia to laukti kaip įprasto dalyko.

Ar reikia specialių leidimų stovėti Vokietijos miestuose?

Taip, daugelyje miestų, ypač centruose, sunkvežimiams negalima stovėti kur nori. Reikia iš anksto gauti leidimą („Haltegenehmigung“) iš vietinės savivaldybės (Ordnungsamt). Tai dažnai užmirštama. Vairuotojas gali gauti baudą, o mašina gali būti nuvaryta. Geriausiai šį dalyką padaryti Vokietijoje esantys jūsų darbuotojai arba brokeriai. Logistikos procesas biurų persikraustymo metu į Vokietiją gali baigtis bauda, jei tiesiog sustosite ant „važiuojamosios juostos“ prie biuro.

Nesklandumai, rizikos ir jų sprendimai

Kas jei dėžės dingsta arba sugenda?

Tai įvyksta. Dažniausiai dėžės ne dingsta, o pasimeta arba yra padėtos ne ten vietoje. Jei dėžė sužeista – žiūrime CMR draudimą. Mes turime atsakomybės draudimą, tačiau jis padengia tik tam tikrą sumą svorio vienetui. Brangiausiems daiktams (laptopams, brangiems paveikslams) geriau susitarti dėl individualios vertės deklaravimo. Buvau atvejų, kai klientas sako, kad dėžėje buvo 10 tūkst. vertės įranga, bet sąraše parašė tik „biuro technika“. Tada draudikas sumokės tik minimalią sumą. Viską rašykite į sąrašą.

Ar dažnai įvyksta avarijos su tokiais kroviniais?

Ačiui Dievui, retai. Mes stengiamės vairuoti atsargiai. Bet kelių eismas yra neprognozuojamas. Vokietijoje greičiai dideli, ir jei kas nors staiga išsuko priešais sunkvežimį, nieko nepadėsi. Turiu solidų draudimą, kuris padengia žalą. Tačiau jei sugenda krovinys, tai laiko nuostoliai jums nebus atlyginti, tik pati technika (jei tai ne jūsų klaida). Rekomenduoju pasidaryti ir savo verslo draudimą „nutrūkus veiklai“ (Business Interruption), jei jums labai svarbu, kad viskas veiktu iš karto.

Kaip elgtis su blogais pervežėjais?

Rinkitės patikimas firmas. Yra daug „pavienių vairuotojų“, kurie skelbia savo paslaugas Facebook’e už pusę kainos. Jie gali paimti pinigus ir dingti, arba atvykti su suplyšusia mašina. Patikrinkite atsiliepimus, ar firma turi realų biurą. Logistikos procesas biurų persikraustymo metu į Vokietiją yra per rimtas dalykas, kad juo būtų pavojus pasitikėti kaimyno sūnumi su „Gazelės“ tipo mikroautobusu. Nekantrinkite sau galvos.

Ar galima atšaukti užsakymą paskutinę minutę?

Galima, bet tai kainuos. Jei atšaukiate 2 dienas iki išvykimo, mes jau galimą esame pasamdę vairuotoją ir planavę maršrutą. Reikės sumokėti baudą arba bent jau išlaidas, kurias jau padarėme. Geriau derėtis iš anksto ir fiksuoti datas. Vokiečiai yra labai griežti dėl atšaukimų – ten jūsų sutartyje gali būti parašyta, kad jei atšaukiate vėliau nei 48 val., mokėsite 100% kainos. Taigi, neskubėkite pasirašyti, kol neesate tikri.

Ar galima vežti asmeninius daiktus drauge su biuro kroviniu?

Techniškai galima, bet tai nerekomenduojama. Muitinė arba policija gali turėti klausimų, kodėl biuro krovininyje yra dviratis arba vaikų žaislai. Jei tai tik kelios mažos dėžėlės su knygomis – tai nieko. Bet jei vairuotojas nuspręs „pravažiuoti pro namus“ ir paimti sau kokią sofa – tai draudžiama be specialių dokumentų (CMR negalima būti mišrus). Geriau vežti tik tai, kas priklauso įmonei. Nors žinau, dažnai darbuotojai įmeta po savo kuprinę, tai ne problema, jei tai ne prekės.

Kas dar gali nueiti ne taip, ko niekas nepasako?

O, daug ko. Pavyzdžiui, Vokietijoje gali būti problemų su rūsiu, jei jis yra po namais ir ten labai siauras įėjimas. Arba gali būti, kad naujame biure dar neįrengtas liftas, nors pažadėjo. Kartais pasitaiko, kad vokiečių apsauga neleidžia įvažiuoti į kiemą, nes trūksta „vežėjo pažymėjimo“. Geriausia viską patikrinti dar kartą prieš išvykstant. Nustebino, kaip dažnai klientai nieko nežino apie savo naująją vietą ir mums tenka spėlioti.

Galiausiai, viskas baigiasi tuo, kad paskutinis stalas pastatomas naujoje vietoje, o vairuotojai išvažiuoja atgal. Logistikos procesas biurų persikraustymo metu į Vokietiją tikrai nėra lengvas, bet jeigu pasiruošiate ir turite patikimus žmones, viskas įmanoma. Nepaisant to, kad kartais viskas klysta – dingsta dokumentai arba užstringa sienoje – tai darbas, kurį reikia atlikti. Sėkmės jūsų persikraustyme, ir tikimės, kad jūsų kelias bus šiek tiek lengvesnis nei tas, apie kurį girdėjau aš.