Logistikos procesas biuro perkraustymams Vokietijos kryptimi: kas tikrai vyksta užkulisiuose

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų, ir visada stebiuosi, kaip žmonės įsivaizduoja tarptautinius pervežimus. Tiesą sakant, logistikos procesas biuro perkraustymams Vokietijos kryptimi dažnai tampa tikru košmaru, jeigu viską paliekate paskutinę valandą. Dažniausiai klientai skambina tada, kai baldai jau išardyti, o ožys jau laukia kieme (tikiuosi, supratote analogiją). Viskas atrodo paprasta: susikrauname, važiuojame, iškrauname. Tačiau Vokietija ne Lietuva – ten viskas turi būti tvarkingai, suformuluota ir užpildyta šimtais lapų. Štai kodėl reikia suprasti ne tik tai, kiek kainuoja kilometras, bet ir tai, kaip susitvarkyti su burokine, kurią išmesite ne ten, ar kaip prasibrauti per Miuncheno centro spūstis su 10 tonų sunkvežimiu. Šiame straipsnyje papasakosiu taip, kaip būčiau pasakojus gėrimui prie stalo – be jokio „turinio kūrėjo“ lako, tik gryna realybė.

Pradžia: kada reikia skambinti ir kodėl visada per vėlu

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkraustymą į Vokietiją?

Geriausia būtų prieš metus, bet žinau, kad niekas nedaro. Realiausia – pradėti galvoti mažiausiai prieš 2–3 mėnesius. Logistikos procesas biuro perkraustymams Vokietijos kryptimi reikalauja laiko, nes reikia ne tik mašinos, bet ir galbūt leidimų stovėjimui mieste centre. Vieną kartą turėjau klientą, kuris skambino penktadienį ir norėjo viską nuvežti į Berlyną pirmadienį. Mes beveik padarėm, bet nervų praradome daugiau nei uždirbome. Taip pat, reikia pagalvoti apie tai, kad Vokietijoje dauguma firmų dirba tik iki 16:00 valandos, tad jei vėluosite su muitine, liksite uždarę vartus iki ryto.

Ar tikrai reikia vaizdo apžiūros ar pakanka nuotraukų?

Nuotraukos gerai, jei jos kokybiškos. Bet jei siunčiate neryškius vaizdus iš telefono, aš negaliu įvertinti, ar spinta perės pro liftą. Kartais vaizdo apžiūra būtina, ypač jei turite brangios technikos ar serverių. Prisimenu vieną atvejį Frankfurte, kur klientas tikino, kad viskas įeis, o galų gale teko išmontuoti langą, nes pianinas (nors tai ne pianinas, o didelis serverinis spinta) neįlindo pro duris. Geriau užtrukti valandą vaizdo pokalbyje, nei gyventi streso vietoje.

Kas nutinka, jei nežinau tikslaus kiekio dėžių?

Tai normalu. Dažniausiai klientai sako „turim maždaug 20 dėžių“, o paskui jų išsitiesia 50. Mes įskaičiuojame tam tikrą rezervą kainoje. Biuro perkraustymo procesas yra lankstus, bet jei dėžių bus dvigubai daugiau, gali tekti kreiptis į papildomą mašiną. Geriau deklaruokite didesnį kiekį iš karto. Nenusiminkite, jei padarysite klaidą skaičiuose – mes esame pripratę, bet mums reikia žinoti apie tai bent prieš dieną iki išvykimo.

Ar reikia išardyti baldus pats ar jūs tai darote?

Geriau mums palikti. Mes turime savus meistrus, kurie žino, kaip tą baldą vėl surinkti, kad jis nešnibždėtų. Jei išardysite patys ir pamesdami varžtus, vėliau gausitės problema. Vieną kartą klientas išardė didelę konferencijos stalą ir sumaišė kojas – surinkome tris dienas (geriau sakant, meistras keikėsi dvi dienas, o trečiąją baigėm). Taigi, patikėkite tai profesionalams, tai padės sutaupyti laiko.

Ką daryti su vertybėmis ir dokumentais?

Neškite juos su krovininiu sunkvežimiu. Vertybes, pinigus, brangius dokumentus pasiimkite su savimi į keleivinį automobilį arba vežkite saugiu reisu. Logistikos procesas biuro perkraustymams Vokietijos kryptimi neapsaugo jūsų nuo vagysčių degalinėse pietų metu, jei paliksite dėžę su parašais ant priekinės sėdynės. Yra girdėjęs istorijų, kai dingdavo visi įmonės antspaudai ir pasai – tai galvos skausmas, kurio nenorite patirti.

Dokumentai: popierių šiūdinimas ir Vokietijos reikalavimai

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelyje?

Svarbiausias – krovininės deklaracija (CMR), sąskaita-faktūra ir sandėlio inventorius. Be šių dokumentų jūs neprasversite pro sieną, net jei vairuotojas bus šventas Mikalojus. Vokietijos pareigūnai yra labai griežti dėl dokumentų tikslumo. Jei sąskaitoje parašysite „biuro baldai“, o inventorius bus „kompiuteriai ir baldai“, gali būti problema. Viskas turi sutapti kaip dantukai.

Ar reikia mokėti PVM Vokietijoje?

Tai klausimas, kurį dažniausiai užduoda buhalteriai, ir aš juos visada nukreipiu pas savo buhalterę. Paprastai, jei vežate įrangą savo filialui (intra-community supply), PVM Vokietijoje mokėti nereikia, bet reikia pateikti teisingą PVM mokėtojo kodą ir užpildyti atitinkamus deklaracijas Lietuvoje. Čia esu tikras tik 90 proc., nes taisyklės keičiasi kasmet. Geriausia pasikonsultuoti su accountant’u prieš vežiant, kad nebūtų baudų.

Kas yra T1 dokumentas ir kada jis reikalingas?

T1 reikalingas, jei prekes išsiunčiate ne iš Lietuvos, o jos keliauja per trečiąją šalį arba naudojatės muitinės sandėliu. Paprastai biuro perkraustymams Vokietijos kryptimi tai nebūtina, jeigu keliaujate tiesiai iš Lietuvos į Vokietiją. Bet jei užkabinsite ką nors iš Lenkijos kelyje, tai gali prireikti. Sunku paaiškinti paprastais žodžiais, bet vairuotojai tai žino. Jei jūsų logistikos partneris nežino kas yra T1, bėkite nuo jo.

Kaip turėtų atrodyti inventoriaus sąrašas?

Jis turi būti detalus. Ne „5 dėžės“, o „5 dėžės su raštinės reikmenimis“, „1 stalas, 180x80 cm, medis“ ir t.t. Vokietijai tai svarbu dėl draudimo ir, kaip aš jau minėjau, muitinės. Buvo atvejis, kai klientas parašė „naudoti daiktai“, o vokiečiai norėjo detalaus aprašymo kiekvieno stalo, nes įtarė, kad tai gali būti prekės nelegaliai parduodamai rinkoje. Žinote, kiek laiko užtruko tai paaiškinti?

Ar draudimas įeina į kainą?

Įprastai įeina, bet tik pagrindinis, apsaugantis nuo gaisro ar eismo įvykio. Jei turite brangų meno kūrinių ar labai jautrios technikos, reikia papildomo draudimo. Sakyčiau, logistikos procesas biuro perkraustymams Vokietijos kryptimi be pilno draudimo yra kaip važiuoti su automobiliu be techninės apžiūros – galima, bet rizikuojate. Pasidomėkite draudimo sąlygomis, ypač dėl „lūžimo“ ir „drėgmės“.

Kainos: kodėl niekas nepasako kainos iš karto

Nuo ko priklauso kaina?

Nuo visko. Atstumo, svorio, tūrio, prieigos prie objekto (ar reikia kelti į 4 aukštą be lifto), darbo dienos (savaitgalis brangiau) ir, žinoma, degalų kainos. Vokietijoje kelių mokesčiai (Maut) taip pat nedideli. Negaliu tiesiog pasakyti „nuo 1 euro“, nes tai netiesa. Kai kas klauso „kiek kainuoja vienas m³“, tai aš juos dažnai nuliūdinu, nes maži kroviniai kainuoja brangiau už didelius.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, bet tik po to, kai atvykstame ir įvertiname situaciją vietose, arba turime tikslų inventorų. Jei sakykite „turim maždaug tiek ir tiek“, kaina bus apytikslė. Fiksuota kaina yra tada, kai aš pats matėm tą krovinių. Kitu atveju – tai tik įvertis. Nenorime, kad paskui būtų nemalonūs pokalbiai prie iškrovos, kai pasirodo, kad kaina padidėjo dviem kartais.

Kiek laiko užtrunka suskaičiuoti pasiūlymą?

Įprastai 1–2 darbo dienas. Jei skubate, galime padaryti ir greičiau, bet tikrai ne per 5 minutes skambučio metu. Turiu pasižiūrėti grafiką, parinkti tinkamą mašiną, apskaičiuoti vairuotojo darbo valandas. Vokietija didelė šalis, važiuoti į Miuncheną ne tas pats kas į Šiaulius. Taip pat, reikia patikrinti, ar tose dienose nėra kokio nors festivalio, dėl kurio uždarytos gatvės.

Ar brangu apdrausti krovinius?

Nebent jūsų krovinys vertas milijono. Tada draudimas gali šokti. Bet įprastam biurui tai nedidelė suma prie visos kainos. Geriau sumokėti šimtą eurų daugiau už ramybę, nei vėliau gailėtis neapdraudus brangaus serverio, kurį buvo galima tiesiog numesti ant grindinės (negerai, bet įvyksta). Aš visada patariu draustis viską, kas brangiau nei 500 eurų.

Kas daryti, jei pasiūlymas atrodo per pigus?

Bėkite. Tikrai. Jei kas nors siūlo nuvežti biurą į Vokietiją už pusę mažiau nei rinka, tai arba jie nieko neapdraus, arba vairuotojas važiuos be miego, arba jūsų daiktai nukeliaus į kitą adresą (tarkim, Ukrainoje arba Kazachstane, kaip buvo istorijose). Pigu yra tik tada, kai jūs paties važiuojate su „VW Golf“ ir vežate vieną kėdę. O kai kalbame apie sunkvežimį, kainos negali būti iš oro.

Kelionė: keliaukime (ir nustokime vairuoti tarsi lenktynininkai)

Kiek laiko užtrunka nuvežti daiktus į Vokietiją?

Priklausomai nuo kur keliaujate. į Berlyną ar Hamburgą galima nuvažiuoti per dieną (12-14 valandų vairavimo), bet į Miuncheną jau reikia naktinio poilsio. Vairuotojai turi taisykles – negali važiuoti 24 valandas. Biuro perkraustymo procesas nėra lenktynės, čia svarbu saugumas. Jei jums pasako, kad atvyks ryte, o važiuoja 20 valandų, tai jūsų krovinys pavojingame kelyje.

Ar galima sekti krovininę mašiną?

Galima, bet nerekomenduoju. Sunkvežimis važiuoja lėčiau, dažnai sustoja, turi specifinius apribojimus greičiui (90 km/h, nors daugelis važiuoja greičiau su limiteriais). Jei važiuosite už jo, nuobodu mirsite. Geriau susitarti dėl atvykimo laiko ir pasitikėti vietą. Be to, Vokietijoje autobanai greiti, bet jei užstrigsite spūstyje prie Kelno, sunkvežimis gali nuspręstvažiuoti kitu maršrutu, o jūs liksite be žinios.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstrigs spūstyje?

Tai Vokietija, spūstys čia kaip lietus Lietuvoje – įprasta dalykas. Įtraukimas į kainą. Jei dėl spūsčių vairuotojui teks praleisti naktį viešbutyje, tai gali kainuoti papildomai, jei nebuvo numatyta. Bet dažniausiai įtraukiame tam tikrą rezervą laikui. Vieną kartą vairuotojas praleido beveik 10 valandų ties viena statyba prie Hanoverio. Tai gyvenimas.

Ar reikia mokėti už maitinimą ir nakvynę vairuotojui?

Įprastai ne, tai įtraukiama į paslaugos kainą, nebent kalbame apie ilgesnes išvykas arba specifines sąlygas. Mūsų vairuotojai turi korteles degalinėms, kur maitinasi ir prasimiega. Nereikia jų laikyti namuose ir šerti sriuba (nors jie tikrai to nepagailėtų po ilgos kelionės). Jų darbo organizavimas – mūsų, kaip logistikos kompanijos, reikalas.

Kaip elgtis su vokiečių policija kelyje?

Ramiai. Jei viskas tvarkoje – dokumentai, svoriai, techninė buklė – nieko nebus. Vokietijos policija yra profesionali, bet griežta. Jei sustos, duokite dokumentus ir nedarykite staigmenų. Buvo atvejis, kai mūsų vairuotojas bandė duoti kyšį (ne, ne mūsų firmos, išsinuomoto), tai baigėsi dideliais rūpesčiais. Geriau būti sąžiningas.

Viskas kas gali nužudyti (problemos)

Kas daryti, jei kažkas sulūžo kelyje?

Skambinti mums ir daryti nuotraukas. Jei buvo apdrausta, draudimo kompanija padengs žalą. Jei ne – tai bus ilgas pokalbis. Sulūžti gali ne tik baldai, bet ir padangos, arba pats sunkvežimis gali sugesti. Logistikos procesas biuro perkraustymams Vokietijos kryptimi yra pilnas neprognozuojamų momentų. Mes stengiamės išvengti to, gerai užpakavant daiktus, bet kelias yra kelias.

Ar dažnai pasitaiko vokiškų klientų nusiskundimų?

Vokiečiai yra labai reikalaujantys. Jei sutartame 8:00 valandą, jie laukia 7:55. Jei pavėluojate 10 minučių, jie jau skambina ir rašo įspėjimus. Jiems svarbu tikslumas. Taip pat, jie labai rūpinasi švara – negalima palikti pakuotės ant gatvės, jei tai ne numatyta. Prisimenu vieną klientą iš Štutgarto, kuris reikalavo, kad mes nuplautume jo grindinį po to, kai atvežėme dėžes. Nuplovėme, bet tai buvo keista.

Ką daryti, jei negaliu prasibrauti prie biuro dėl „Užtvaros“?

Vokietijoje daug kur yra fizinių užtvarų (Bollards), kurias reikia atidaryti kodu arba kortele. Jei klientas nepateikino kodo, mes stovime ir laukiame. Tai laiko praradimas. Būtinai pasidomėkite prieigos sąlygomis iš anksto. Kartais teks nešti daiktus 200 metrų, nes sunkvežimiui negalima priartėti arčiau.

Ar reikia rūpintis parkavimo leidimais?

Taip, labai svarbu. Mieste centre be leidimo niekur nestovėsite. Gausite baudą ir gausite mašiną nutemptą. Mes galime užsakyti vietą (Stellplatz), bet tai reikia padaryti iš anksto, kartais tai kainuoja. Vieną kartą teko mokėti 150 eurų baudą už nelegalų stovėją prie „Alexanderplatz“ Berlyne, nes klientas nepasakė, kad ten reikia specialios kortelės.

Kas daryti, jei vokiečiai atmuna krovinius?

Tai įvyksta retai, bet įvyksta. Jei įtarianti, kad krovinys nelegalus arba dokumentai neteisingi, jie gali uždaryti mašiną iki išsiaiškinimo. Tada reikia advokato Vokietijoje. Geriausia tokios situacijos išvengti turint tvarkingus popierius. Nenoriu jums bauginti, bet su Vokietijos muitine žaidžiasi tik tie, kurie nežino taisyklių.

Smulkmenos ir pabaigos

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai galima, bet tai draudžiama be papildomų dokumentų, jei tai ne yra „keliautojo turimas turtas“. Jei darbuotojas pasislėps savo dviratį tarp biuro kėdžių, gali kilti problemų su muitine, jei aptiks. Geriausia atskirti biuro turtą nuo asmeninio. Mes ne esame muitininkai, bet nenorime būti įtraukti į kontrabandos istorijas.

Kaip elgtis su šiukšlėmis (pakuočiama)?

Pakuotės – didelė problema. Vokietijoje labai griežta atliekų tvarka. Negalima tiesiog mesti visko į vieną konteinerį. Reikia rūšiuoti popierių, plastiką, tą „burbuliukų“ plėvelę. Dažnai reikia vežti šiukšles atgal į Lietuvą arba mokėti už jų išvežimą Vokietijoje (kas brangu). Pasirūpinkite dėžių išvežimu iš anksto.

Ar galima padaryti perkraustymą savaitgalį?

Galima, bet brangiau. Vokietijoje savaitgaliais vežti dideliais sunkvežimais yra apribojama (naktinis poilsis), o iškrovą reikia derinti su pastato administracija, kuri savaitgaliais nedirba. Tačiau jei reikia skubiai, mes randame būdų. Bet pasiruoškite, kad kaina bus +20-30 proc.

Ką daryti su augalais ir kava?

Augalus vežti į ES šalis negalima be fitosanitarinių pažymų, o tai beveik neįmanoma paprastam biurui. Geriausia juos padovanoti kaimynams. Kava? Jei tai uždarytos pakuotės, problema nėra. Jei tai atidaryti maišai, gali kilti klausimų dėl biologinių produktų. Geriau išgerti prieš išvykstant.

Ar reikia gerti vokiškai?

Nei vairuotojui, nei jums nebūtina mokėti vokiškai, mūsų vadybininkai sugeba susitarti. Bet jei kalbate šiek tiek, tai visada padeda, ypač su senyvo amžiaus sargais arba vietinėmis tarnybomis. Vokiečiai vertina, jei bandote kalbėti jų kalba, net jei tai tik „Danke“.

Ar atliekate galutinį valymą po savęs?

Mes paliekame vietą tvarkingą – surenkame savo pakuotes. Bet jei norite, kad išplautume grindis ar nuvalytume dulkes, tai turi būti aptarta atskirai. Mes esame vežėjai, ne valytojai, nors kartais dėl gerų klientų galime padėti ir nuplauti tą patį stalą, jei jis susipurvino.

Kaip atsiskaityti už paslaugas?

Įprastai reikalaujame avanso (30-50 proc.), o likutį – atlikus darbą arba prieš išvykstant iš Lietuvos. Galima atsiskaityti pavedimu, grynaisiais (su kvitu) arba kortele (tačiau kortelėms taikomas mokestis). Svarbiausia – pasirašyti aktą apie atliktas paslaugas, kad vėliau nebūtų ginčų, kas buvo padaryta, o kas ne.

Išvada

Galiausiai, logistikos procesas biuro perkraustymams Vokietijos kryptimi nėra rocket science, bet jis reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Jei viską suplanuosite iš anksto, pasirūpinsite dokumentais ir pasiklausysite patarimų, viskas vyks sklandžiai. Nenorite būti tas klientas, kuris skambina verkdamas iš Miuncheno apšiltęs, nes pamiršo raktus nuo naujo biuro arba nesugebėjo susitarti dėl vietos sunkvežimiui. Pasitikėkite profesionalais, bet ir patys būkite įsitraukę. Sėkmės susitvarkant naujoje vietoje, ir tikiuosi, jūsų kava ten bus skanesnė nei čia.