Logistikos planavimas biuro perkraustymo metu į Vokietiją: praktinis vadovas iš vidaus

Sveiki, turiu jau beveik dvidešimt penkerius metus patirties šioje srityje, o gal net daugiau, galvojau, kad pradėsiu blogtai, gerai, kad prisiminiau. Per tą laiką mačiau viską – nuo idealiai nutvarkytų IT įmonių, kurios persikėlė per savaitgalį be jokio sustojimo, iki chaoso, kai vairuotojai tiesiog išsikrauna dėžes kieme ir važiuoja gerti kavos. Jei jums kyla galva logistikos planavimas biuro perkraustymo metu į Vokietiją, tai turbūt jau jaučiate stresą. Vokietija ne Lietuva, ten taisyklės griežtesnės, o keliai, tiesą sakant, kartais užstrigsta. Čia ne tik apie tai, kaip užkrauti dėžę, tai apie tai, kad jei pamiršite vieną lapelį, sienos gali neatidaryti. Kalbėsime paprastai, be tų visų "marketingo" frazių, kaip tai vyksta iš tikrųjų.

Pagrindiniai klausimai apie patį procesą

Ar tikrai taip sudėtinga perkraustyti biurą į Vokietiją?

Žiūrėkite, sudėtinga ne dėl to, kad toli važiuojame, o dėl smulkmenų, kurias reikia sužinoti iš anksto. Logistikos planavimas biuro perkraustymo metu į Vokietiją reikalauja tikslumo, kurio mums lietuviams kartais trūksta. Vokiški biurai ylabai disciplinuoti, jie tiksliai žino, kada ateis sunkvežimis, ir tikisi, kad viskas bus padaryta pagal planą. Jei mes vėluojame valanda, jie jau skambina policijai arba skųstis. Taigi, sudėtingumas kyla iš mūsų pasyvumo, reikia tiesiog gerai susitarti dėl laiko ir vietos.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo pasiūlymo gavimo iki išsikraustymo?

Paprastai, jei viskas gerai, tai nuo pirmojo skambučio iki vairuotojo atvykimo praeina maždaug savaitė ar dvi. Bet čia yra idealus variantas. Kartais įmonės viską tempia iki paskutinės akimirkos, tada mes turime skubėti ieškoti laisvų mašinų, o kainos šokteli aukštyn. Geriau pradėti galvoti apie tai mėnesį iš anksto, ypač jei turite daug technikos. Neišsigaskite, kai sakau, kad greitai vežti į Miuncheną galiu ir rytoj, bet kaina bus tokia, kad jums patiks labiau palikti seną biurą.

Ar jums patys reikia rinkti dėžes ir krauti?

Kodėl gi ne? Mes galime jam padėti, bet dažniausiai klientai patys nori susirūpinti smulkmenomis, o mes atvežame "didžiąją jėgą". Tačiau jei neturite laiko, mes turime savo komandą, kuri viską padarys už jus. Yra vienas niuansas – jei patys supakuosite dokumentus, o vėliau kažką prarasite, mūsų kaltės nebus. Geriau leiskite mums pažymėti dėžes, kad vėliau neišsižiotumėte, kur išnyko jūsų svarbiausi sutartiniai dokumentai.

Kuo skiriasi biuro perkraustymas nuo buto?

Skirtumas milžiniškas. Bute galite tiesiog numesti ant grindų dangalą su drabužiais, o biure viskas turi būti sistemingai. Ten yra serveriai, brangūs kompiuteriai, seifai, kurie sveria toną. Be to, biure daugiau atsakomybės – jei sulūžinti stalo koja, tai pusė problemų, bet jei prarasti duomenis arba sulaužyti brangų monitorių, tai skundai eis ilgam. Logistikos planavimas biuro perkraustymo metu į Vokietiją visada įtraukia rizikos vertinimą, kurio namuose nėra.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro įranga?

Techniškai – galima, bet legaliai tai yra pilnas "šuniškas darbas". Jei muitinė sustabdys mašiną ir rasi jūsų motinos drabužius ar vaikiškus žaislus tarp biuro kėdžių, gali būti nemažų problemų, nes tai laikoma prekyba. Geresnis variantas – padaryti atskirą sąrašą asmeniniams daiktams, bet geriau jų neberašyti į biuro CMR kontraktą. Nenorėčiau, kad jūsų vadovas mokėtų PVM už senus batus.

Kas dėl pianino ar kitų ypatingų daiktų?

Pianiną į Vokietiją vežti yra menas. Ten yra specialios technikos, keltuvai, o ne tiesiog "stumkite, ką stumti". Vėliau gailėsite, jei bandysite nudrumzti jį laiptais. Anksčiau vienas klientas bandė taip padaryti Berlyne – sugedo instrumentas ir dar laiptai, kurie buvo istoriniai. Teko mokėti ir už pianiną, ir už restauravimą. Taigi, jei turite ką nors sunkaus ir brangaus, pasakykite iš karto.

Kainos ir biurokratija

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina formuojasi pagal tonus, tūrį (kubinius metrus) ir atstumą. Taip pat labai svarbu, ar reikia kėlimo technikos, ar yra lifto. Vokietijoje daug kur seni pastatai be lifto, tai reiškia, kad mūsų vairuotojai turės nešti rankomis penktą aukštą, o tai kainuoja. Taip pat įeina kuro mokestis ir mokesčiai už užsakymą. Neklauskite, kiek būtent kainuoja benzinas, jis kiekvieną dieną keičiasi.

Ar į kainą įeina draudimas?

Įprastai į pagrindinę kainą įeina pagrindinis atsakomybės draudimas, kuris, tiesą sakant, nepadengia visos kainos, jei įvyksta katastrofa. Jei turite brangių daiktų, rekomenduoju papildomą apsidrausti. Vokietijos klientai dažnai reikalauja draudimo poliso, tai gerai turėti pasiruošus. Negerai, kai atvykstate be jokio dokumento, o jie klausia "kas, jei sudegs?".

Ar reikia mokėti PVM?

Jei esate įmonė, turite PVM kodą, ir vežame tarp ES valstybių, tai PVM mokėti nereikia (taip vadinama "0 proc. PVM sąlyga"), bet reikia pateikti teisingus dokumentus. Jei trūksta vieno parašo ar sąskaita neteisingai suformuluota, Vokietijos muitinė gali priversti mokėti jų 19 proc. PVM. Tada būna labai nepageidaujami pokalbiai su vadovais, kodėl kaina pakilo.

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Būtinai reikia inventoriaus sąrašo (packing list), kuris turi būti bent jau vokiškai ar angliškai. Be to, CMR kontraktas, kurį užpildo vairuotojas. Jei vežate naują techniką, reikės pirkimo sąskaitų, kad neįtartų, kad tai prekybinis siuntimas, o ne įrangos perkėlimas. Dar kartas po karto pamirštu pasakyti, kad sąrašas turi būti tikslus, o ne "apytikslis".

Ar galima apmokėti grynaisiais?

Senuosiuose laikuose galėjai, bet dabar? Sėdžiu ir galvoju, kad ne, viskas vyksta per banko pervedimus. Vokiškos firmos be sąskaitos faktūros pinigų neima, o mūsų vairuotojams draudžiama imti didelių sumų grynaisiais saugumo sumetimais. Taigi, pasiruoškite sąskaitą. Jei kas nors bandys įkalbinėti vairuotoją duoti grynaisiais su nuolaida, tai didelė rizika – jūs neturėsite jokio įrodymo, kad sumokėjote.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Dar vienas dalykas – prieiga prie įsileidimo aikštelės. Jei Vokietijoje reikia specialios leidimo už prieigą prie pėsčiųjų zonos arba tada, kai sunkvežimis turi stovėti ant pagrindinio gatvės ir blokuoti eismą, tai gali kainuoti papildomai vietinėms tarnyboms arba baudų riziką. Vieną kartą turėjome tokią situaciją Frankfurte, kur teko mokėti vietinėms policijoms už uždarytą gatvę.

Specifiniai Vokietijos niuansai

Ar sunkiau važiuoti į Vokietiją nei kitur?

Vokiškai keliai, žinoma, puikūs (autobahnai ir visa tai), bet taisyklės yra taisyklės. Ten negalima tiesiog sustoti kur nors nori, kadangi "numečiau dėžę". Už tai baudos didžiulės. Be to, reikia atsižvelgti į sunkvežimių judėjimo apribojimus, ypač naktį ir švenčių dienomis. Tam tikrose vietose (pvz., pietuose arba kalnuotose vietovėse) vežti sunkesnius krovinius be grandinių gali būti problema.

Ką daryti su automobiliais? Ar galima juos vežti?

Galima, bet tai vėlgi dokumentacija. Jei automobilis priklauso įmonei, tai lengviau, jei asmeninis – reikia deklaruoti. Be to, jei automobilis nevažiuoja, turi būti pakrautas ant platformos, o ne temptas. Vokietijos eismo policija mėgsta sustabdyti tempamuosius automobilius ir tikrinti, ar viskas tvarkingai su kabeliais ir žibintais. Geriau pasirūpinkite, kad mašina būtų užregistruota ir draustima.

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Vairuotojui – nebūtinai, su anglišku ar rusišku (dažnai vairuotojai iš Rytų) susitaria. Bet jei jūs esate biuro atstovas ir kalbate su vokiškuoju sandėlio vadovu, tai angliškai praeis, tačiau bent keletas vokiškų frazių padarytų gerą įspūdį. Vokiečiai vertina, kai bandai kalbėti jų kalba, net jei ir su klaidomis. (Tik nežiūrėkite į mane, aš pats moku tik "guten tag" ir keletą keiksmažodžių, ką išmokau iš vairuotojų).

Kaip elgtis su parkavimu miestuose?

Didžiuosiuose miestuose, tokiuose kaip Berlynas ar Hamburgas, vieta sunkvežimiui rasti yra košmaras. Reikia iš anksto sužinoti, ar yra speciali vieta kroviniams. Jei ne, reikia gauti leidimą iš savivaldybės (Sondererlaubnis). Mes dažnai tai darome už klientus, bet tai trunka laiko. Negalima tiesiog atvažiuoti ir užstoti visą gatvę, tikėdamiesi, kad niekas nepastebės.

Ar yra kokių nors keistų vietinių taisyklių?

Žinoma, kiekvienas landas (žemė) turi savo niuansų. Pavyzdžiui, kai kur griežtai ribojama CO2 išmetimas sunkvežimių, ypač miestuose. Jei jūsų mašina yra sena ir "dūmija", jums gali būti draudžiama važiuoti į miesto centrą. Tai aktualu tiems, kurie veža savo technika arba nuomoja pigesnes, senesnes mašinas.

O kas dėl šiukšlių? Ar galima palikti pakuočių?

Vokiški sandėliai yra labai tvarkingi. Jie neleis jums palikti plokščių ar dėžių kieme. Turime arba jas išvežti su savimi, arba surūšiuoti ir paduoti į jiems skirtą vietą. Kartais už tai imamas mokestis. Nerekomenduoju tiesiog mesti viską į konteinerį gatvėje – gali būti, kad tai privatus konteineris, o tuomet bauda.

Techninės problemos ir rizikos

Kas nutinka, jei pasikeis planas kelionės metu?

Tai įvyksta dažnai. Prognozės meta lietų, arba susidaro spūstys, arba vairuotojas susirgo. Tada reikia greitai reaguoti. Mes stengiamės skambinti iš karto, bet kartais ryšys prastas. Jei žinote, kad vėluojame, nedarykite panikos – vokiečiams svarbiau žinoti iš anksto, kad vėluojame, nei gauti netikslų laiko. Tačiau logistikos planavimas biuro perkraustymo metu į Vokietiją turi numatyti ir šias "rezervines" valandas.

Ar dažnai gedžia technika?

Nebent seni sunkvežimiai, bet mes stengiamės naudoti naujus. Dažniau gedžia ne mašinos, o įranga, kurią vežame. Ką daryti, jei atvykstate į naują biurą, o serveris neįsijungia? Tai jau ne mūsų problema (jei nebuvo smūgio), bet stresą sukelia didelį. Būtinai turkite atsarginius kietuosius diskus arba duomenų kopijas debesyje prieš išvežant viską iš seno biuro.

Kaip apsaugoti duomenis?

Duomenų saugumas šiais laikais yra svarbiau nei baldai. Prieš išjungiant serverius, pasidarykite pilną backup. Ne tik dėl to, kad gali sulūžti technika, bet ir dėl to, kad gali dingti dėžės (nors labai retai). Vieną kartą klientas teigė, kad dėžė su serveriais dingo, bet pasirodo, ji liko seno biuro sandėlykyje, į kurį jie nebepateko. Nuovokite patys.

Ar pasitaiko vagysčių?

Sąžiningai sakant, retai, bet būna. Sunkvežimiai stovi su užrakintais atsparais, o vairuotojai miega kabinoje. Pavojingiau yra ne pačioje kelionėje, o įkrovimo/iškrovimo metu, kai vartai atidaryti ir žmonės vaikšto. Užtikrinkite, kad kiekvieną dėžę pasirašytų atsakingas asmuo. Jei dingsta dėžė, be parašo sunku įrodyti, kad ji ten buvo.

Kas, jei vairuotojas susižaloja arba susiduria incidentą?

Tuomet įsijungia draudimas. Mes turime pagalbos tarnybą, kuri atvyksta pakeisti ratą arba tempti mašiną. Jei incidentas rimtas, skambinam policijai. Jums, kaip klientui, reikės kantrybės, nes tokios situacios gali užtrukti. Geriau, jei turite planą B – kas privers biurą dirbti toliau, kol technika vyksta.

Organizaciniai dalykai

Ar reikia buvimo vietos Vokietijoje?

Dažniausiai ne, mums užtenka gero kontakto telefono. Bet jei tai didelis, sudėtingas projektas, geriau, kad jūsų atstovas būtų ten, kad pasirašytų dokumentus už krovinių priėmimą. Vokiečai mėgsta parašus ant popieriaus, o ne tik žodžius telefonu. Taip pat jei kyla abejonių dėl dėžių turinio, jūs vienintelis galite paaiškinti, kas kurioje yra.

Kaip susitarti dėl laiko?

Laikas Vokietijoje – tai šventybė. Jei sakome "ateisime 8:00", tai reiškia 8:00, ne 8:15. Naudokime vietinį laiką, nepamirškite. Darbas ten prasideda anksti, baigiasi griežtai. Vėliau niekas nebeliks atidaryti durų. Nustatykite laiką su atsarga, būtinai patikrinkite, ar tą dieną nėra jokių Vokietijos švenčių, kada viskas uždaryta.

Ar galima veži chemines medžiagas arba buitinę chemiją?

Tai yra pavojinga. Biuro chemija (valymo priemonės, toneriai) turi būti hermetiškai uždaryta ir pažymėta. Jei something nuteka ir apnuodija mašiną arba gaisras, draudimas to nedengs. Geriau tokias smulkmenas nupirkti naujų Vokietijoje, nei rizikuoti dėl poros valymo priemonių. (Nors žinau, kad kai kurie stengiasi sutaupyti kiekvieną centą).

Kas dėl biuro augalų?

Augalus į ES ir Vokietiją vežti galima, jei jie nėra saugomi rūšys (kaip kaktusai ar kažkas tokio) ir neturi žemės ant šaknų (geriau nuplauti). Bet saugokitės, jei augalai serga arba turi kenkėjų – fitosanitarinė kontrolė juos sugrybena iš karto. Nekreipkite augalų, jei jums brangiau nei jų kaina.

Ar padedate susirasti naują biuro erdvę?

Ne, mes tik vežame. Už tai yra brokeriai, kurie tai daro profesionaliai. Mums dažnai teko girdėti, kad klientai nupirko biurą be lifto antrame aukšte sename name, o paskui verčia mums nešti sofą per langu. Nebeidokite mūsų į tokias situacijas, pasitarkite su ekspertais prieš perkant.

Pabaigos ir išvados

Kaip sužinoti, kad įmonė yra patikima?

Klauskite apie patirtį, pažiūrėkite atsiliepimus (tik ne tuos, kurie parašyti prieš metus vienas po kito). Pasitikėkite savo intuicija – jei vadybininkas kalba per dažnai "taip, viskas įmanoma" be jokių klausimų, tai gali būti pavojinga. Gerai, kai jis klausia apie detales – tai rodo profesionalumą.

Ar verta taupyti ant perkraustymo?

Mano atsakymas – ne. Logistikos planavimas biuro perkraustymo metu į Vokietiją ne vieną kartą parodė, kad pigu pasirodo brangu. Užsisakę pigų "gazelę" isklaidytojus, gali likti be kompiuterių arba su sulaužytais baldais. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau už garantiją ir ramybę.

Ar reikia gerti kavą su vairuotojais?

Nebūtina, bet jei pasiūlysite, jie bus labai dėkingi. Geras ryšys su žmonėmis, kurie fiziškai perkelia jūsų gyvenimą (t.y., biurą), niekada nekenks. Vokiškas kava su pyragučiu gali padaryti stebuklus, jei reikės ką nors papildomai padaryti.

Kas daryti po perkraustymo?

Patikrinkite viską dar kartą, kai vairuotojas išvažiuoja. Jei trūksta dėžės, praneškite iš karto, o ne po savaitės. Vėliau bus per vėlu ką nors padaryti. Geriau praleisti valandą skaičiuojant dėžes, nei mėnesį ieškant dingusio serverio.

Išvada

Taigi, logistikos planavimas biuro perkraustymo metu į Vokietiją nėra rocket science, bet reikalauja kantrybės ir detalių. Nenustokite paskutinę minutę, pasirūpinkite dokumentais ir pasitikėkite patikimais žmonėmis. Nors aš čia parašiau gana daug, viskas iš tikrųjų sumažėja iki dviejų dalykų: gero susitarimo ir sąžiningo požiūrio. Sėkmės jūsų naujame biure Vokietijoje, tik tikiuosi, jums ten patiks dirbti daugiau nei čia, o drabužių ten nebevešite (išskyrus tuos asmeninius, kuriuos vis tiek paslėpsite).