Logistikos planas biuro perkraustymui į Vokietiją sėkmingai: išmanymas ir patirtis

Dirbu srityje jau virš dvidešimt metų ir matavau viską – nuo dėžių, kurios iškrito sunkvežimio važiuojant autostrada, iki tobulų projektų, kurie užtruko dvi dienas. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra paprasta, nes ten reikšmę turi ne tik fizinis darbas, bet ir dokumentai, bei vokiškas preciziškumas. Jei norite, kad viskas nueitų sklandžiai, būtinas tvarkingas logistikos planas biuro perkraustymui į Vokietiją sėkmingai įgyvendinti. Be gero plano gausite tik nervus ir prastą nuomonę apie mus, logistikos specialistus. Čia ne tiek apie dėžes, kiek apie galvą.

Pradiniai žingsniai ir pasiruošimas

Kiek laiko iš tikrųjų reikia skirti planavimui?

Nemanau, kad pakaks savaitės, jei kalbame apie normalų biurą. Geriau pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš du mėnesius, o didelėms įmonėms – ir dar anksčiau. Vokietija nėra vieta, kurioje galima kažką padaryti "iš karto", ten viską reikia užsakyti iš anksto, ypač jei reikia specialių leidimų. Logistikos planas biuro perkraustymui į Vokietiją sėkmingai turi apimti ir laiko rezervą, nes niekada nežinai, kas gali sukisti su muitine ar technika.

Ar tikrai reikalingas detalus inventorius?

Be abejo, tai yra pagrindas. Be sąrašo, kur jūsų vadybininkas rašo kiekvienos kėdės ir monitoriaus numerį, prasidės chaosas. Vieną kartą važiavome be jo ir klientas vėliau ieškojo brangiausio serverio tris dienas. Parašykite viską, net tas smulkmenas, kurios atrodo nereikšmingos, nes susiskaičiuoti bus kur kas lengviau.

Kaip pasirinkti tinkamą data ir laiką?

Vertėtų vengti penktadienių ir paskutinės mėnesio dienų, nes tada keliai užstrigsta, o vokiečiai dirba tiksliai. Nustatykite datą taip, kad prieš tai ir po to būtų laiko derinti detales. Jei galite, rinkitės vidurines savaitės dienas – antradienį ar ketvirtadienį, tuomet eismo intensyvumas mažesnis.

Ar verta rinktis "viskas įskaičiuota" paslaugą?

Žinoma, jeigu norite išlikti sveikas. Kai mums tenka daryti tik pervežimą be pakavimo, dažnai pasirodo, kad klientai viską padaro blogai. Dėžės sprogsta, stiklai lūžta. Deja, bet taip yra. "Viskas įskaičiuota" gali atrodyti brangiau, tačiau tai sutaupo jūsų nervus, kas, manau, svarbiau.

Ką daryti su dėžėmis – pirkti ar nuomoti?

Jei perkraustote kartą, greičiausiai pigiau ir lengviau jas nusipirkti, o ne grąžinti. Nuoma tinka tik tiems, kurie reguliariai keičia buveinę. Nusipirkite kietų, geros kokybės dėžių, nes pigios išsandarintos (nupirktos) parduotuvėse dažnai neišlaiko svorio ir sugenda kėlimo metu.

Dokumentai, teisiniai dalykai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti kelyje?

Būtinai reikia sandorio, krovininio listo ir, žinoma, CMR konosamente. Be šių popierių jūsų logistikos planas biuro perkraustymui į Vokietiją sėkmingai gali sustoti ties pirmuoju pasienio postu. Dar praverčia TIR kortelė, jei turite tam tikrą kiekį įrangos, nors biuro reikmenims tai nebūtina.

Ar reikalingas Ex1 dokumentas?

Tai priklauso nuo to, ar grįžtate tuščiu, ar ne. Esu tikras, kad daugeliu atvejų jums jo nereikės, jei tai neperdirbamos prekės (čia biuro inventorius), bet geriau pasikonsultuoti su brokeriu. Vieną kartą padarėme klaidą ir neįforminome, tai teko mokėti baudą už tuščią važiavimą, nors tai ne mūsų kaltė.

Kas dėl draudimo – ar jis apima viską?

Nebūtinai. Skaitykite smulkmenas, nes dauguma standartinių draudimų neapima jautrios technikos ar duomenų praradimo. Jei vežate brangius serverius, privalote tai pasakyti iš anksto ir papildomai juos apdrausti, kitaip pervežėjas nebus atsakingas už jų sugadinimą.

Ar pasienio kontrolė bus ilga?

Dabar, kai yra Schengenas, paprastai nieko nebeklauso, bet Vokietijos muitininkai gali sustabdyti bet kurį sunkvežimį patikrai. Jei viskas tvarkingai surašyta inventoriumi, tai trunka penkiolika minučių. Jei radės kažką neaiškaus, galiu užtikrinti, kad praleisite pusę dienos ten.

Kaip elgtis su vokiškais reikalavimais dėl atliekų?

Jiems labai rūpi aplinka, todėl negalite tiesiog palikti pakuotės ant gatvės. Susitarkite dėl konteinerių iš anksto. Vienas klientas Berlyne paliko senų dėžių krūvą kieme, ir gavo baisų raštą iš savivaldybės, teko mokėti didelę baudą.

Ar reikia registruoti įmonę Vokietijoje prieš vežiant?

Ne būtinai patys perkraustymui, bet jei ten dirbate ir įrengiate biurą, tai kiti klausimai. Kalbant apie pervežimą, užtenka, kad dokumentuose būtų nurodytas jūsų Lietuvos įmonės kodas, t.y. PVM mokėtojo numeris. Be to, viskas vyksta kaip tarpinės prekės pervežimas.

Kainos ir biudžeto valdymas

Kiek apytiksliai kainuoja toks pervežimas?

Nedarysiu klaidos sakydamas tikslų skaičių, nes viskas priklauso nuo tūrio ir atstumo. Bet žiūrėkite, maždaug nuo tūkstančio eurų prasideda už mažą biurą, o dideliems reikia keliasdešimt. Užtenka paskambinti keliems pervežėjams ir paklausti, kiek jie neša vieną kubinį metrą.

Kas daro didžiausią įtaką galutinei kainai?

Atstumas, žinoma, ir dar prieigos prie vietos. Jei Vokietijoje centre, kur reikia specialių leidimų sunkvežimiui užvažiuoti, kaina šokteli aukštyn. Taip pat laikas – jei reikia dirbti naktį ar savaitgalį (kas Vokietijoje yra labai brangu), tai kainos dvigubai.

Ar taupo pinigus savarankiškas pakavimas?

Sutaupote už darbuotojus, bet prarandate garantiją. Jei padėsite monitorių į dėžę be putų ir jis suks, pervežėjas nebus kaltas. Taigi, taipote, tačiau rizikuojate daugiau. Galbūt verta investuoti į pakavimo medžiagas bent jau pačioms brangiausioms prekėms.

Kaip išvengti paslėptų mokesčių?

Būtinai prašykite galutinės sumos sutartyje. Dažnai firmos rašo "nuo", o paskui prideda mokesčius už liftą, už laiptus, už nešimą per didelį atstumą nuo mašinos. Užklauskite, ar įskaičiuota iškrovos vietoje darbo jėga.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėlio?

Didelėms, patikimoms įmonėms – taip, mes dažnai dirbame su atidėliu. Bet jei esate maža nauja firma, reikalaus išankstinio mokėjimo arba bent dalies. Tai standartinė praktika, kad pervežėjas neapsvaigstų su sąskaitomis.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Mano patirtis sako, kad ne. Tas, kas siūlo perpus pigiau, arba paims mažiau krovikų, arba važiuos senais sunkvežimiais. Vienas klientas taip padarė ir jo dėžės atvažiavo drėgnos, sunkvežimis tekėjo. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau už ramybę.

Fiziniai darbai ir technika

Kaip saugiai vežti serverius ir jautrią techniką?

Tai reikalauja specialių dėžių su šokso absorberiais arba pakavimo į putlas. Negalima tiesiog padėti ant grindų sunkvežimyje, nes vibruojantis variklis sugadina diskus. Aš visada patariu techniką vežti atskirai, mažiau kelyje trikšmo.

Ar reikia išjungti kompiuterius prieš pakavimą?

Žinoma, tai pagrindinė taisyklė. Ne tik dėl saugumo, bet ir dėl to, kad jie gali įkaisti uždarytose dėžėse. Be to, taip išvengsite duomenų sugadinimo rizikos, jei staiga įsijungs ( nors kaip tai įmanoma be elektros? Nežinau, bet geriau saugoti).

Kaip vežti didelius biuro baldus?

Reikia juos išardyti. Stalai, spintos – viskas turi eiti dalimis. Jei bandysite įvežti surinktą didelę erdvinę spintą per duris, ją teks laužyti, o tada logistikos planas biuro perkraustymui į Vokietiją sėkmingai bus sugadintas. Išardymas ir surinkimas turi būti įtrauktas į sąskaitą.

Kas dėl augalų ir akvariumų?

Augalus į Vokietiją vežti galima, bet griežtai tikrinami, ar nėra kenkėjų. Akvariumą reikia išpilti, t.y. vandį negalima vežti. Tai viena tokių bėdų, su kuriomis susiduriame, jei klientas pamiršta pasakyti apie gyvus augalus.

Ar vairuotojai padės susidėti dalykus į vietas?

Tai priklauso nuo sutarties. Paprastai vairuotojas tik veža, o krovikai dirba. Bet jei sutarsite "su krovėjais", tai jie padės. Vieną kartą vairuotojas buvo taip geras, kad padėjo net padėti kėdes, bet tai išimtis, o ne taisyklė.

Ką daryti, jei naujoje vietoje nėra lifto?

Tuomet reikia planuoti papildomus darbuotojus, kad neštų rankomis. Tai pabrangina projektą. Vokietijoje daug senų pastatų be liftų, todėl tikrinus vietą iš anksto išvengsite nereikalingo streso.

Problemos ir realus gyvenimas (kaip nebus idealu)

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai kažkaip nenoromai, bet nutinka. Mes tada turime turėti rezervinį planą – kitą mašiną arba partnerių pagalbą toje šalyje. Vieną kartą užsidegė variklis netoli Hanoverio, teikšim skubiai ieškoti vietinio pervežėjo, kuris galėtų paimti krovinį. Buvo įdomi situacija.

Ar dažnai dingo daiktai?

Per mano dvidešimt metų retai, bet buvo. Dažniausiai tai ne vagystės, o painiava – dėžės nuslysta į kitą biurą arba lieka pasienieje. Todėl vėl primenu – inventoriaus numeriai yra svarbiausi.

Kaip elgtis su blogai supakuotomis dėžėmis?

Jei matome, kad dėžė "šokteli", užklijuojame ja papildomai. Bet jei ji plyšta, teko pristabdyti važiavimą ir viską perpakuoti. Tai laiko praradimas, bet geriau taip nei sugadus turinį.

O jei klientas Vokietijoje nepasirodo laiku?

Tai labai erzinantis. Vairuotojas laukia, laikmačiuojamas, o paskui reikia mokėti už laukimą. Vokiškas laikas – tai šventybė, jei sutarte 8:00, būkite 7:55. Vėlavimas čia nepriimtinas.

Ar buvo atvejų, kai griuvo baldai?

Žinoma, yra buvę. Senos, presuotos lentynos netvirtina, ir jos sugenda per kelią arba nešimo metu. Tuomet prasideda ginčai, kas kaltas – medžiaga ar krovėjas. Geriau iš anksto įvertinti, ką verta vežti, o ką palikti.

Ar visada vairuotojai kalba lietuviškai?

Ne visada, ypač jei tai tarptautinės firmos. Kartais tenka kalbėtis angliškai arba net rusiškai. Jei jums svarbi komunikacija, prašykite lietuviško vairuotojo, tačiau tai gali brangniau kainuoti arba ilgiau laukti.

Kaip suvaldyti stresą, kai viskas blogai?

Geriausia tiesiog pasitikėti savo brokeriu ar vadovu. Nesigilinkite į kiekvieną smulkmeną, jei turite žmogų vietoje. Manau, kad raminimas yra dalis mūsų darbo.

Pabaigos darbai ir išvados

Kas likimas su šiukšlėmis po perkraustymo?

Jei sutarėte, įmonė pasiims jas, jei ne – turite susitvarkyti patys. Vokietijoje atliekų surinkimas organizuotas labai griežtai, todėl negalite tiesiog numesti į pirmą konteinerį. Reikės nuvažiuoti į specialią aikštelę.

Ar reikia pasirašyti aktą apie pristatymą?

Būtina. Be pasirašyto akto, kur patvirtinta, kad viskas atvyko ir yra tvarkinga, galite turėti problemų vėliau. Tikrinkite dėžes prieš pasirašant, o ne po to.

Kaip palikti gerą įspūdį pervežėjui?

Geras arbata arba kavė niekada nepakenkia. Vairuotojai ir krovėjai yra žmonės, jei juos pagarbiai elgsitės, jie stengsis labiau. Tai senas patarimas, bet veikiantis.

Ar verta rašyti atsiliepimą?

Taip, tai padeda kitiems klientams pasirinkti. Ir mums, logistikos agentams, padeda suprasti, ką reikia pagerinti. Galbūt tada kitas logistikos planas biuro perkraustymui į Vokietiją sėkmingai bus dar geresnis.

Ką daryti, jei pastebėjau trūkumą po iškrovos?

Skambinti iš kada. Negalima laukti savaitės. Jei dėžė sužeista arba dingsta, praneškite akimirką. Vėliau nebeįrodysite, kad tai ne jūsų kaltė.

Galiausiai, viskas sumažėja iki to – turite pasitikėti žmogumi, kuris vairuoja tą sunkvežimį. Gerai sudarytas logistikos planas biuro perkraustymui į Vokietiją sėkmingai išspręs pusę problemų, bet kita pusė priklauso nuo jūsų atidumo ir sąžiningumo. Naudokitės patarimais, bet klauskitės savo proto, o ne pigių skelbimų.