Logistikos paslaugų komplektas biuro perkraustymui į Vokietiją: Ką reikia žinoti vadovui

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas niekada neina taip, kaip piešiate Excelio lentelėje. Ypač kai kalba eina apie logistikos paslaugų komplektą biuro perkraustymui į Vokietiją, ten taisyklės visai kitos nei Lenkijoje ar Čekijoje. Vokietai yra preciziški, o mūsų žmonės... na, mūsų žmonės yra kūrybiški. Tokis pervežimas nėra tik dėžių numetimas į sunkvežimį, tai visa sistema, kurios trūksta jums padarys daugiau rūpesčių nei sutaupys pinigų. Žemiau išdėliosiu tai, kas iš tikrųjų svarbu, be reklamos tekstų.

Pradinis planavimas ir brangstantys laikai

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti tokį reikalą?

Nepasakysiu, kad reikia metų, bet savaitės tikrai nepakaks. Įprastas logistikos paslaugų kompleksas biuro perkraustymui į Vokietiją reikalauja mažiausiai mėnesio, o geriau šešių savaičių. Reikia susitarti dėl datų, surasti vairuotojus, paruošti dokumentus. Jei skubate, viskas kainuos dvigubai, nes teks rodyti pinigus už prioritetą. Ir nepamirškite, kad Vokietijoje biurai tušti nevisada, turi būti leidimas įvažiuoti liftu.

Kas įeina į tą "komplektą"?

Visada klauskite detaliai, o ne tik "kiek kainuoja". Standartinis komplektas apima įrangą išmontavimą, pakavimą į dėžes, transportą ir išmontavimo vietą. Bet ar jie įeina į kabelių valymą? Ar įeina paletės? Dažnai logistikos paslaugų komplektas biuro perkraustymui į Vokietiją yra parduodamas kaip "viskas įskaičiuota", o paskaičiuojate – pridės popieriaus, dėžių juostos. Žiūrėkite į smulkmenas, nes jose pasislėpia didžiausios išlaidos.

Ar jūs atvykstate įvertinti vietą gyvai?

Beveik visada taip darome, jei kalbame apie didesnius biurus. Telefonu ar nuotraukomis įvertinti sunku, ypač kai reikia įvertin lifto talpą ar važiuojamųjų koridorių aukštį. Vieną kartą teko įsivažiuoti į seną pastatą Berlyne, kur liftas buvo per mažas sofai, teko laiptais nešti trečą aukštą. Gyvas apžiūra išvengia tokių siurprizų (ir nereikia mokėti už prastovas).

Kas dėl serverių ir jautrios įrangos?

Čia nėra vietos pokštauti. Serveriai turi būti pakrauti specialiomis dėžėmis, su oro pūslėmis, o ne įprastais krepšiais. Aš asmeniškai visada rekomenduoju juos vežti atskirai, nedėti į tą patį sunkvežimį kur spaudžiamos kėdės. Jei logistikos paslaugų komplektas biuro perkraustymui į Vokietiją numato IT įrangą, tikrinkite, ar turi draudimą. Vienas klientas buvo praleidęs tašką ir prarado duomenis dėl viršijimo šuolių kelyje.

Ar reikia mums patiems išmontuoti baldus?

Gali būti, kad ir ne, jei sutartyje numatyta, kad darbuotojai tai daro. Bet dažniausiai klientai mano, kad "paimk ir vežk". O tais atvejais, kai baldai seni, jie gali tiesiog sugriūti bandant išmontuoti. Geriau, kad tai padaryti profesionalai, kurie žino, kuris varžtas laiko koją. Taip sutaupysite nervų, o mūsų komanda padarys tai greičiau nei jūsų IT specialistas pietų pertraukos metu.

Kas su dokumentų vertimu?

Tai ne mūsų darbas, mes ne vertėjai. Bet dažnai reikia turėti vertimus inventoriai sąrašams, ypač jei tai ne tų pačių įmonių grupės perkėlimas. Vokietų muitininkai arba griežti, arba nelabai. Kartais užtenka angliškų dokumentų, bet jei reikės vokiškų – turėkite paruoštą. Aš negaliu pasakyti 100%, kas bus tame konkrečiame poste, nes kartais priklauso nuo pareigūno nuotaikos. (Geriau turėkite vertimą, kad nebūtų nereikalingų diskusijų).

Ar galima važiuoti savaitgalį ar naktį?

Vokietijoje galioja griežti taisyklės dėl triukšmo ir naktinio judėjimo. Dideliuose miestuose, pavyzdžiui, Miunchene ar Hambugre, negalima statyti sunkvežimių centruose sekmadieniais. Jei planuojate atvykti sekmadienį, kad pirmadienį dirbtumėte – gausite baudą. Taip pat, įmonių patalpose dažnai neleidžiama dirbti naktį dėl saugumo sistemų. Geriau planuoti darbo laiku, nors ir brangiau.

Kelionės, vairuotojai ir kas vyksta kelyje

Kas jei vairuotojas užstrigs sienoje?

Tai reali problema, ypač šaltuoju metų laiku. Mes stebime situaciją, bet jei tenka stovėti 10 valandų, tai pridedamas laiko mokestis. Jūsų logistikos paslaugų komplektas biuro perkraustymui į Vokietiją turėtų numatyti tokias išlaidas, arba jas padengia. Nepasakysiu, kad tai įvyksta kasdien, bet vienas mūsų vairuotojas praleido Kalėdas pasienio punkte dėl techninės problemos. Tada reikia maitinimo, privalomo poilsio.

Ar jūsų vairuotojai kalba vokiškai?

Pagrindiniai vairuotojai kalba angliškai, o vokiškai dažniausiai supranta pagrindinius žodžius. Jei reikia sudėtingų derybų su vietininku ar statybos vadovu, gali kilti barjerų. Geriau, jei Jūsų atstovybės Vokietijoje kas nors nuvažiuoja susitikti. Aš niekada nesilaikau nuomonės, kad vairuotojas turi būti filologas, jis turi nuvežti krovinių saugiai.

Kas dėl kuro kainų?

Jos krenta ir kyla. Paprastai sutartyje nurodomas fiksuotas kuro priedas, bet jei kainos šokteli staiga, gali tekti mokėti papildomai. Nebijokit to, mes to stebime. Kai kurios bendrovės deda didelę maržą, mes bandome laikytis rinkos. Tiesa, kai vežate logistikos paslaugų komplektą biuro perkraustymui į Vokietiją, atstumas didelis, taigi kuro dalis yra svarbi.

Ar sunkvežimis turi įrangą sekimui?

Žinoma, beveik visi dabar turi GPS sekimą. Matysite, kur jis yra. Bet ne visada tikslus, kai važiuoja pro miškus ar tunelius. Kartais signalas dingsta. Esu girdėjęs istorijų, kai klientai panikavo, nes žemėlapyje sunkvežimis rodėsi kažkur lauke, o jis tiesiog buvo greta, po tiltu. Taigi, tikrinkite ir skambinkite, o ne tik žiūrėkite į ekraną.

Kas jei pakeliu sudūžta technika?

Turiame techninę pagalbą visoje Europoje. Jei lūžta sunkvežimis, jį aptarnauja lokaliai servisas, o krovinius perkrauname į kitą. Tai prailgina laiką, bet daiktai pasiekia vietą. Vieną kartą teko perkrauti elektroniką į pasamdytą furgoną, nes pagrindinis nebevažiavo. Buvo šurmulys, bet viskas atvyko. Tokios situacijos retos, bet įvyksta.

Ar galima vežti asmenis?

Legaliai – ne. Sunkvežimyje draudžiama vežti keleivių, nebent tai yra specialios paskirties sunkvežimiai su vietomis. Jei nori, kad vadovas važiuotų su vairuotoju, tai nelegalu. Aš to nerekomenduoju, nes policija Vokietijoje neduoda lengvų. Geriau lektuvu ar traukiniu. Nors kai kurie klientai prašo "prigyventi" – griežtai ne. Tik daiktai.

Vokietijos realybės ir dokumentai (kurie vargina)

Ar reikia TIR knygelės ar Ex1?

Jei tai yra įmonės perkėlimas tarp ES valstybių (Lietuva-Vokietija), tai nereikia TIR, nes abi šalys ES. Bet reikia tinkamo inventoriaus sąrašo. Jei keliaujate per trečiąją šalį ar tai yra išorinis perkėlimas, tada kitaip. Dažnai painiojama vidinis perkėlimas su išoriniu. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu, ar mokesčiai taikomi. Aš tik vežu, o dokumentus sutvarko mūsų ekspertas.

Kas tie "Umweltplakette" ženkleliai?

Tai aplinkos apsaugos ženkleliai, kurie būtini miestuose. Be jų nevažiuosite į daugelį Vokietijos miestų centrų. Mūsų logistikos paslaugų komplektas biuro perkraustymui į Vokietiją visada įtraukia šių ženklelių įsigijimą, jei reikia įvažiuoti į žaliąją zoną. Jei vairuotojas užvažiuos be jo, bauda didelė, o tai už jus galiausiai sumokėsite. Neapsigaukite, seni sunkvežimai jų negali gauti.

Ką daryti su šiukšlėmis po perkraustymo?

Vokietijoje labai griežta atliekų rūšiavimo tvarka. Negalima tiesiog viską numesti į vieną krūvą. Dėžės, plastikas, popierius – viskas turi būti atskirtai. Kartais klientai liepia "mes patys išmesime", o paskui vokiečių kaimynai skundžiasi. Mūsų įmonė gali pasiimti tą šiukšlių krovinį atgal, bet tai papildomai kainuoja. Geriau susitarti dėl vietinio šiukšlių išvežimo.

Ar tikrai reikia gerti kavą su vokiečiais?

Tai ne privalomas, bet labai padeda, jei reikia susitarti dėl vietos ar laiko. Vokietai mėgsta protokolą. Bet jei neturite laiko, tai tiesiog pasakykite, kad skubate. Aš pats kartais praleidžiu tą kavą (nors ji ten dažniausia skani), kadangi turiu važiuoti toliau. Nėra jokios teisinės prievolės kalbėti su ūkvedžiu, jei viskas sutarta raštu.

Kas jei dingo dėžė su dokumentais?

Tai siaubas. Tokiu atveju ieškome, skambome vairuotojui, tikriname vaizdo įrašus (jei yra). Jei tikrai dingo, turime draudimą. Bet pasidarykite kopijas svarbiems dalykams. Vienas klientas padėjo originalus sutartis į dėžę su kepėjais (nepadarykite taip). Teismo proceso rizika maža, bet nervų sušiknoma. Geriausia brangiausius dalykus vežti su savimi mažame automobilyje.

Ar reikia pranešti gatvės uždarymą?

Jei reikia statyti kraną ar ilgiau stovėti ant gatvės, tikrai taip. Vokietijoje tai nėra taip paprasta kaip pas mus, kur sustatę ir laukiate. Ten reikia leidimo iš miesto savivaldybės (Ordnungsamt). Tai gali trukti savaitę. Jei padarysite be leidimo, gausite baudą ir greitai nuvarytas sunkvežimį. Planuokite tai iš anksto.

Kainos, sutartys ir pinigai (varginantis dalykas)

Kaip sužinoti tikrą kainą?

Reikia detalaus inventoriaus sąrašo. "Dvi dėžės" niekam nieko nesako, kas jose yra. Jei tai knygos ar varikliai – svoris skiriasi. Logistikos paslaugų komplektas biuro perkraustymui į Vokietiją dažniausiai brangiausias už įrangos pakavimą ir nešimą. Už kiekvieną kilogramą ar kubinį metrą. Nekliokite kainos, jei nežinote tikslaus svorio. Geriau padarykite išankstinį matavimą.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo po atvykimo?

Didelės įmonės dažnai moka sąskaitas per 30 dienų, bet mes, kaip smulkiausias pervežėjas, paprašome avanso, bent dalies. Ypač jei reikia pirkti medžiagas. Kai kurie klientai tai priima piktai, bet aš paaiškinu – mes ne bankas. Avansas užtikrina, kad mes ateisime. Jei tikrai didelė korporacija, galima derėtis, bet garantijos reikia.

Kas jei biuras Vokietijoje dar ne paruoštas?

Tai dažna problema. Vairuotojas atvyksta, o ten dar dažoma grindys. Tada jis turi laukti. Laukimas kainuoja. Aš nusipirkiau kavę ir sėdėjau prie durų 4 valandas (tikrai taip buvo). Jei žinote, kad bus vėluojama, praneškite iš anksto. Galima pakeisti planą ar atvežti dalį į sandėlį. Nedarykite, kad vairuotojas lauktų be žinios.

Ar įeina draudimas į kainą?

Įprastai įeina pagrindinis draudimas (CMR), bet jis padengia tik ribą, pvz., 10 EUR už kg. Jei vežate brangią įrangą, reikia papildomo draudimo. Neklauskite, "ar įeina", klauskite "kiek įeira". Vienas klientas neteko 50 tūkst. vertės serverio, nes manė, kad "viskas apdrausta". O sutartyje buvo parašyta standartinė riba. Perskaitykite smulkmenas.

Ar galite padėti su iškrautuve?

Taip, turime kontaktų vietinių iškrovėjų. Jie žino vietos niuansus. Jei jūsų įmonės darbuotojai negali ar nenori nešti dėžių, tai geriausia išeitis. Tai papildoma paslauga, bet nukentės nugaros mažiau. Ypač jei nėra lifto ar jei reikia įveikti daug laiptų. Vokiečių iškrovėjai brangūs, bet greiti.

Kas jei pasikeičia kiekis dėžių?

Tai įvyksta beveik visada. Visada pridedame 10-20 proc. rezervą prie kainos. Jei dėžių bus daugiau nei numatyta, paskaičiuosime papildomai. Gera naujiena – jei mažiau, atiduosime pinigus (arba sutaupsite kitam kartui). Neklauskite "kiek kaina dėžei", klausiate "kiek kaina viskas kartu su paslėptomis išlaidomis".

Ar reikia mums būti vietoje iškraunant?

Geriau taip. Vairuotojas nežino, kur dėti "tą dėžę su svarbiais dokumentais". Jei jūsų nėra, jie gali pastatyti visą kažkur kambario viduryje ir išvažiuoti. Tada jūs pats nešiojate savo biuro kėdes. Naudinga turėti vietinį vadovą, kuris gali nurodyti vietą. Be to, vokiečiai mėgsta pasirašyti protokolus, kad viskas atvyko saugiai.

Išvados

Viskas su tuo logistikos paslaugų komplektu biuro perkraustymui į Vokietiją atrodo sudėtinga tik tada, kai bandote tai padaryti patys be patirties. Jei pasitikite profesionalais ir gerai suprasite, kas užstatą kainą, viskas vyks sklandžiai. Nors aš ir galiu pasakyti, kad niekada nebus idealu, bent jau bus be neregistruotų nuostolių (nors nežinu, kas gali nutikti kelyje). Sėkmės verslui užsienyje ir nepamirškite kavos vairuotojams.