Logistikos paslaugos iš Vokietijos su operatyviu bendrajimu: kas vyksta užkulisiuose?

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – logistika nėra tik toks gražus verslas, kaip vaizduojama brošiūrose. Viskas vyksta realiu laiku, su nenumatytomis problemomis, sulaikymais ir, labai dažnai, su žmonių faktoriumi. Kai kalbame apie logistikos paslaugas iš Vokietijos su operatyviu bendrajimu, dažniausiai turime galvoje ne tiek paprastą vežimą iš A į B, kiek nuolatinį ryšį, sprendimą problemų ir gebėjimą reaguoti tada, kai kažkas nepavyksta pagal planą. Vokietija yra mūsų pagrindinė prekybos partnerė, bet ir viena sudėtingiausių rinkų dėl griežtų taisyklių. Šiame straipsnyje bandysiu papasakoti, kaip tai atrodo iš vidaus, be jokių paslėpimų, kaip būtų kalbėdamas su sena pažįstamu prie alaus.

Pagrindiniai dalykai apie vežimus ir dokumentus

Kiek laiko trunka standartinis krovinys iš Vokietijos?

Visada klausiate apie tai, bet atsakymas niekada nėra vienodas. Jei kalbame apie Logistikos paslaugas iš Vokietijos su operatyviu bendrajimu, tai greitis yra prioritetas, tačiau geografija lemia savo. Paprastai, jei krovinys važiuoja iš Frankfurto ar Miuncheno zonos, tai iki Vilniaus ar Klaipėdos reikia suskaičiuoti apie 2-3 darbo dienas. Jei tai vakarines Vokietijos dalis (pvz., netoli Reino), gali užtrukti ir ilgiau. Taip pat svarbu, kada vairuotojas pradeda savaitę. Kartais atrodo, kad tikrai truputį delstume, bet geriau garantuoti 3 dienas nei pažadėti vieną ir nedelsti.

Kokius dokumentus būtinai reikia paruošti?

Žinoma, komercinė invoice ir pakavimo sąrašas (packing list) yra šventasis gralius. Be jų niekas neišsivažiuos. Dar būtina pateikti galiojančius EXW arba FCA sąlygų dokumentus, jei prekės nėra sumokėtos. Būna, kad klientai pamiršta pridėti kodą HS (taros kodą), ir tada prasideda mušimasis galva su muitine. Viską reikia padaryti iš anksto, nes vokietių krautuvėse yra griežti – jei dokumentų nėra, jie neleis užpildyti. Operatyvus bendravimas čia padeda išvengti baudų už dėl dokumentų stokos kilusius vėlavimus.

Ar sunku susitvarkyti su vokiškąja burokratija?

Iš tiesų, vokiečiai mėgsta tvarką, ir tai kartais trukdo. Kai siunčiate logistikos paslaugas iš Vokietijos su operatyviu bendrajimu, turbūt dažniausiai susiduriate būtent su šiuo dalyku. Viskas turi būti užpildyta tiksliai, o klaidų nelankoja. Bet jei viskas tvarkingai, tai netgi malonu dirbti, nes nėra jokio "galbūt" ar "pamatysime". Priešingai nei kai kuriose kitose šalyse, čia taisyklės aiškios. Žinoma, kartais pasitaiko ir keistų situacijų, kai reikalauja papildomų sertifikatų, kurių niekas niekada negirdėjo, bet tai retai.

Kuo skiriasi EXW nuo FCA sąlygų?

Tai klasika. EXW reiškia, kad jūs turite nuvežti prekes į gamintojo sandėlį ir patiems padėti į sunkvežimį, o FCA – kad gamintojas atsakingas už pakrovimą. Daugelis klientų painioja šias sąlygas, o tada stebisi, kodėl atsiranda papildomi išlaidos vairuotojui už laukimą, nes jis negali pats užlipti su kranu. Geriausia viską iš anksto susitarti dėl incoterms sąlygų, kad nebūtų nesklandumų. Asmeniškai visada rekomenduoju FCA, tada atsakomybė aiškesnė.

Kaip veikia apdraudimas (CMR)?

Kiekvienas krovinys, kuris pervežamas tarptautiniais maršrutais, turi būti apdraustas pagal CMR konvenciją. Standartinė apdraudimo suma yra apie 8,33 SDR už kilogramą, ir tai, atvirai sakant, labai mažai, jei vežate brangias elektronines dalis ar įrangą. Jei jums svarbi logistikos paslauga iš Vokietijos su operatyviu bendrajimu ir brangus turtas, būtinai pasidomėkite papildomu draudimu. Kartais atrodo, tai per daug, bet kai vairuotojas sulaikomas ar įvyksta avarija, tas papildomas draudimas išgelbėja verslą nuo bankrot.

Ar reikalingas muitinės delegavimas?

Jeigu prekės keliauja iš ES šalies į ES šalį (kaip Lietuva), tai formaliai muitinės deklaravimas nereikalingas, jei ne ES prekės. Tačiau kartais būna taip, kad prekės atkeliauja iš trečiosios šalies per Vokietiją, ir tada reikia T1 dokumento. Viską reikia tikrinti su vadybininkais. Aš kartą patyriau situaciją, klientas tikino, kad prekės ES, o išėjo, kad jos atvyko iš Azijos ir nebuvo tinkamai deklaruotos. Buvo šiūdinėt.

Operatyvumas ir realus laikas

Kodėl vairuotojas neatsiliepia į telefoną?

Tai viena dažniausių skundų. Pirmiausia, vairuotojas gali vairuoti, o tai Vokietijoje draudžiama ( rankinis įrenginys). Antra, jis gali miegoti po poilsio laiko. Trečia, tiesiog gali būti blogas ryšys, ypač kalnuotose vietovėse. Nereikia iš karto panikuoti. Mūsų komanda visada stengiasi susisiekti su vairuotoju per kitų vairuotojų arba išsiaiškinti vietą pagal GPS. Operatyvus bendravimas čia būtent tas ir reiškia – mes žinome, kur jis yra, net jei jis neatsiliepia.

Kas daroma, jei sunkvežimis sugenda?

Tai realus gyvenimas. Varikliai plyšta, padangos puola. Jei tai įvyksta Vokietijos autobane, mes turime greitai iškviesti techninę pagalbą. Svarbiausia – Informuoti klientą. Nereikia slėpti, kad bus vėlavimas. Geriau pasakyti tiesą, kad užtruks 4 valandas, ir susitarti dėl naujo išsiuntimo, kai tik bus įmanoma, nei meluoti, kad „jau važiuoja“. Logistikos paslaugos iš Vokietijos su operatyviu bendrajimu reiškia, kad mes sprendžiame šias bėdas už jus.

Ar galima pakeisti paskirties vietą kelionės metu?

Galima, bet tai brangu. Jei jau įvykta įkrova ir vairuotojas važiuoja, pakeitimo maršruto reikalšimai yra laikomi išankstinio atsisakymo arba papildomo užsakymo forma. Reikės sumokėti tuščią važiavimą iki senos vietos ir tada į naująjį. Jei tikrai būtina, padarysime, bet geriau apie tai galvoti prieš pradedant. Kartais klientai pagalvoja, kad tai kaip taksi – pasakai ir vairuotojas suka, tačiau sunkvežimis svorio.

Kaip elgtis, jei sandėlys Vokietijoje uždarytas?

Tai dažna problema, ypač rytinėse ar vakarinėse pamainose. Kartais atvyksta vairuotojas 15 minučių pavėluotai, o vokiečiai jau uždaro vartus ir nieko nedaro. Tada vairuotojas turi laukti iki ryto. Mūsų užduotis – suorganizuoti laikymą (jei įmanoma) arba rasti variantą, kaip įkalbėti saugyklininką atidaryti (tai retai pavyksta). Operatyvumas čia išbandomas tiesioginiame režime, rašant el. laiškus ir skambinant.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku)?

Dauguma vairuotojų turi GPS trackerius, tačiau signalas gali iškristi. Mūsų sistema leidžia matyti apytikslę vietą. Jei reikia labai tikslios informacijos, tiesiog skambinam vairuotojui (kai jis gali). Esu matęs atvejus, kai GPS rodė, kad sunkvežimis stovi miške, o jis tiesiog buvo poilsio zonoje už kalvos. Taigi, technologijos padeda, bet 100% garantijos nėra.

Kokios problemos kyla dėl kelio eismo?

Vokietijos autobanai yra legendiniai, bet ir labai užspausti. Stūmės (Stau) ten kasdieninės reikalas. Jei įvyksta avarija, tiltas uždaromas kelias valandas. Tada viskas sustoja. Mes stengiamės numatyti tokius dalykus ir nukreipti vairuotojus aplinkkeliais, tačiau kartais būna per vėlu. Tiesiog reikia kantrybės. Logistikos paslaugos iš Vokietijos su operatyviu bendrajimu čia padeda, nes mes galime operatyviai pakeisti maršrutą, jei matome, kad kažkas klysta.

Kainos ir mokesčiai (nors tai nemalonu kalbėti)

Kodėl kaina pasikeitė per vieną naktį?

Kuro kainos, tai pagrindinis priežastis. Taip pat įtaka turi paklausumas. Jeigu yra šventės Vokietijoje arba Lietuvoje, vairuotojų trūksta, ir kainos šuoliais kyla aukštyn. Be to, gali būti taip, kad paskubos mokestis (express fee) taikomas, jei norite vežti ypatingai greitai. Aš visada sakydau – stabili kaina logistikoje yra mitas. Ji dinamiška kaip oro temperatūra.

Kas yra laukimo mokestis (stand-by fee)?

Jei vairuotojas atvyksta į krovinimo vietą ir turi laukti ilgiau nei 2 valandas (paprastai), pradedamas skaičiuoti laukimo mokestis. Jis mokamas kas valanda. Tai standartinė praktika Europoje. Geriausia suderinti laiką su tiekėju iš anksto. Kartais klientai nebesupranta, kodėl reikia mokėti už vairuotojo, kuris „tiesiog sėdi“, laiką. Bet jo laikas – tai pinigai, jis negali važiuoti toliau, kol neįkrauta.

Ar pinigai grąžinami, jei atšaukiate užsakymą?

Jei atšaukiate prieš pradedant vežti, dažniausia tik nedidelis mokestis už dokumentų paruošimą. Jei atšaukiate, kai sunkvežimis jau važiuoja arba jau įkrovęs prekes, tai teks sumokėti pilną kainą arba bent jau didelę jos dalį, padengiant išlaidas. Draudžiu atšaukti paskutinę minutę – tai blogis dalykas verslo santykiuose. (Arba ne, kartais išeina ir susitarti, bet tai retai).

Kuo skiriasi kaina daliniam (LTL) ir pilnam (FTL) kroviniui?

Pilnas krovinys (FTL) – jums nuveža tiesiai į sandėlį. Dalinis krovinys (LTL) – jūsų prekės važiuoja su kitų klientų prekėmis, sustojimas prie jų taip pat užtrunka. FTL brangiau viso, bet pigiau vienetui. LTL atrodo pigiau, bet gali užtrukti ilgiau dėl transloado (perkrautymo) terminaluose. Renkantis tarp šių dviejų, reikia atsižvelgti į skubą.

Ar galima mokėti prieš pristatymą (COD)?

Galima, bet ne visi vairuotojai sutinka imti grynaisius pinigus arba pavedimą vietoje. Vokietijoje tai populiaresnė praktika, Lietuvoje labiau mokama sąskaitomis. Jei reikalingas COD (Cash on Delivery), tai reikia pranešti iš anksto, nes reikia paruošti specialius dokumentus ir vairuotojas turi turėti grynųjų gražinimą. Tai prideda papildomo streso visiems dalyviams.

Kas įeina į kainą be pačio vežimo?

Į kainą dažniausiai įeina kuras, vairuotojo darbas, mokesčiai už kelių naudojimą (vokiškas Maut yra brangus). Neįeina: muito procedūros (jei reikalingos), krovinio fiksavimas (jei reikia specialių juostų), vikšrų nuoma (jei reikia). Būna, kad klientas laikosi, jog „viskas įskaičiuota“, o paskui staiga gauna sąskaitą už vikšrus. Geriau klausti iš anksto.

Bėdos ir nesklandumai (reali patirtis)

Kas nutinka, jei prekės atvyksta sugadintos?

Tai juodžiausia diena. Viską fiksuoja su defekto aktu (protokole), padarome nuotraukas. Tada pradedamas draudimo išmokėjimo procesas. Svarbiausia – nepasirašyti dokumentų, kad prekės geros, jei jos tokios nėra. Vairuotojas visada spaudžia pasirašyti greičiau, kad išvažiuotų, bet jūs turite teisę patikrinti kiekvieną pakuotę. Aš kartą mačiau, kaip atvyko krintantis stalas, o klientas pasirašė, kad viskas gerai... o paskui niekas nedraudimo negavo. Būkite atsargūs.

Ar dažnai dingsta krovinių?

Statistiškai labai retai, tačiau tai įvyksta. Dažniausiai tai ne pilni sunkvežimiai, o daliniai kroviniai arba mažesnės siuntos, kurios „užklysta“ ne ten. Vokietijoje saugumo lygis aukštas, tačiau tarp Vokietijos ir Lenkijos arba Čekijos ribų klesti vagystės. Jei pasirinksite patikimą ekspeditorių, rizika mažesnė, nes pasirenkame saugius parkingus nakvynei. Operatyvus bendravimas padeda sekti krovinius 24/7.

Ką daryti, jei vokiečių pusė padarė klaidą dokumentuose?

Tai dažna problema. Jei jie parašė neteisingą svorį ar prekės pavadinimą, tai gali sukelti didelius nesklandumus su muitine arba lenkiškais pareigūnais. Reikia nedelsiant siųsti pataisą (correction invoice). Mūsų vadybininkai dažnai turi „gerti kavą“ su vokiečių logistais, kad jie suprastų bėdą ir greitai ištaisytų. Dirbant su logistikos paslaugomis iš Vokietijos su operatyviu bendrajimu, šie dalyiai išsprendžiami greičiau, nes turiems tiesioginius kontaktus.

Ar yra rizika, kad prekės bus užšaldytos arba sušiltos?

žinoma, jei tai temperatūrinis režimas. Reikia tikrinti, ar vairuotojas įjungė šaldymo agregatą. Kartais jis išjungia, kad sutaupyti degalų naktį, o ryte įjungia. Tokiu atveju viską fiksuoja temperatūros juosta (data logger). Jei temperatūra peržengė ribas, prekės laikomos sugadintomis. Būtinai reikalaukite tos juostos kopijos pristatymo metu.

Kodėl taip sunku rasti vairuotoją šventėmis?

Vokiškos šventės, lietuviškos šventės, lenkiškos šventės... jei bent viena šalis ilsisi, transportas sustoja. Vairuotojai taip pat žmonės, nori ilsėtis su šeimomis. Planuokite siuntas ne šventinėmis dienomis, jei nenorite stresinti. Mums tenka branginti vairuotojus, kad jie dirbtų švente, o tai kainuoja kaip nosis. Geriau leisti jiems ilsėtis.

Kas daryti, jei klientas nepriima krovinio?

Tai keistas, bet įvykstantis dalykas. Kartais telefonas neatsiliepia, arba atvyksta į neteisingą adresą. Vairuotojas laukia, laikas bėga, mokesčiai kaupiasi. Mūsų užduotis – susisiekti su kontaktiniu asmeniu bet kokia kaina. Jei nepavyksta, krovinys vežamas į saugyką mūsų sąskaita, o išlaidos permokamos klientui. Nereikia dingti iš radaro, kai važiuoja jūsų krovinys.

Ar galima vežti pavojingas krovinius (ADR)?

Galima, bet tai reikalauja specialių leidimų ir vairuotojų patirties. Kaina aukštesnė. Vokietija yra labai griežta dėl ADR taisyklių. Jei neteisingai pažymėsite, baudos milžiniškos. Geresniu atveju tiesiog neleis įsivažiuoti į miestą. Jei turite tokių prekių, viską reikia deklaruoti iš karto.

Išvada

Viskas apie tai, kaip veikia logistikos paslaugos iš Vokietijos su operatyviu bendrajimu, atrodo sudėtinga tik tol, kol nėra tikro ryšio. Esu matęs nemažai problemų, daugiau nei norėčiau prisiminti, bet visada išeišome dėl to, kad kalbėjome tiesiai ir greitai. Svarbiausia nesilikti vienas su problema, kai sunkvežimis stovi kažkur po Berlynu. Pasitikėkite savo ekspeditoriumi, bet ir būkite budrūs patys. Tada viskas nueis lygiai.