Logistikos paslaugos biurų perkraustymui į Vokietiją: tiesa be kvailų užmaskuotų tekstų

Sveiki, ilgai laukiau progos šiek tiek atsipalaiduoti parašyti apie tai, kas man čia kasdienosiąja darbovietę. Po dvidešimt penkerių metų šioje srityje galiu drąsiai pasakyti, kad logistikos paslaugos biurų perkraustymui į Vokietiją nėra tiesiog "pakrovėme ir nuvežėme". Vokietija – tai ne Europos pievelė, kur viskas leidžiama, o griežtai reglamentuota sistema, kurioje viena neteisinga deklaracija gali priversti stovėti sunkvežimį pasienyje dviem dienoms. Daugelis mano klientų vis dar galvoja, kad perkraustymas yra kaip nupylioti iš sofos į sovą, bet kai kalba eina apie tarptautinius pervežimus, čia susiduria su biurokratine siena. Šiandien noriu papasakoti jums, kaip tai vyksta iš vidaus, be rėmelinių frazių, tiesiog taip, kaip būtų kalbėjęs prie alaus stalo, jei nebūtų vėlu į reisą.

Popierizmas, muitinė ir kiti nemalonumai

Ar tikrai reikalingas tarpininkas muitinės formalumams?

Žiūrėkite, galit ir bandyti patiems tai daryti, jei turite laisvą savaitę ir norite prarasti protą. Muitinė Vokietijoje yra griežtesnė nei mums, o klaidos deklaracijose baudžiamos labai skaudžiai. Profesionalios logistikos paslaugos biurų perkraustymui į Vokietiją visada įtraukia tarpininką, nes jis žino, kur reikia įrašyti tarptautinį prekių kodą (HS kodą), kad jūsų krovežis nebuvo sustabdytas patikraičiajai. Vienas mano klientas bandė taupyti ant šio ir turėjo mokėt už sandėliavimą kauniečiui per savaitgalį, kol gautume teisingus dokumentus. Geriau padarykite viską iš karto teisingai.

Kokius dokumentus būtina tur�ti kelyje?

Pagrindas tai visad yra sandorio sutartis, kuri rodo, kad krovinys nėra pavogtas, ir invetorizacijos sąrašas (kurį, beje, dažnai užtenka parašyti lietuviškai su vokišku vertimu, jei reikia greitai). Be to, būtinas CMR kontraktas – tai dokumentas, kurį vairuotojas pildo kraustant. Jei trūksta bent vieno parašo ar datos, vokiečiai gali sugrąžinti krovinį atgal į Lietuvą kaip neformalų. Nežinau, kodėl taip, bet jie mėgsta tvarką popieriuose labai daug.

Ar reikia mokėti PVM pervežimo metu?

Jei esate registruota įmonė ir keliaujate į kitą ES šalį, tai paprastai taikoma 0 proc. PVM tarifas, tačiau tik tada, jei abiejų šalių PVM mokėtojų kodai yra validūs. Būna nerealiaus situacijų, kai vokiška įmonė pasirašo sutartį, o jų PVM kodas atšauktas prieš dvi dienas, tada mums tenka keisti visas dokumentaciją. Tikrinkite duomenis prieš reisą, tai padės išvengti nervų išsidegimo.

Kas su draudimu, kas nutinka jei kažką sudaužome?

Standartinis draudimas dažnai dengia tik labai mažą sumą, pavyzdžiui, 10 eurų už kilogramą, kas biuro technikai yra juokingai mažai. Patariu visada papildomai apdrausti brangų turtą, ypač serverius ar unikalius baldus. Turėjau atvejį, kai vairuotojas staigiai stabdėmis ir ant grindų nukrito didelė serverinė spinta – be papildomo draudimo klientas būtų prarastas. Geriau pasidarykite "visų rizikų" draudimą, ramiau miegosite.

Ar galima veži asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai – ne, o legaliai – tikrai ne. Muitinės pareigūnai gali suimti neteisėtai vežamą asmeninį turtą kaip kontrabandą, jei jis nėra įtrauktas į komercinę dokumentaciją. Logistikos paslaugos biurų perkraustymui į Vokietiją yra skirtos tik komerciniam turtui, o ne jūsų žmonos drabužiams ar vaiko dviračiui. Jei norite nuveži savo daiktų, reikia tartis atskirą reisą arba deklaruoti juos kaip asmeninį importą, kas yra kita istorija.

Kas tai yra EXW ir DDP terminai ir kuo jie skiriasi?

EXW reiškia, kad jūs paduodate krovinį savo sandėlyje, o visą kitą mokate ir atsakote jūs, o DDP – mes pristatome tiesiai į jūsų užsienio biurą ir mums nereikia jokių mokesčių mokėti. Didžioji dalis klientų renkasi DDP, nes nenori susidurti su vokiška muitine, nors tai kainuoja brangiau. Asmeniškai aš rekomenduoju DDP, jei norite taikytis su verslu, o ne su dokumentais.

Fizinis darbas ir techninės problemos

Kaip supakuoti kompiuterius ir IT įrangą?

Nenaudokite paprastų kartoninių dėžių nuo pieno, prašau. IT įrangai reikalingos specialios dėžės su putomis, o monitoriai turi būti apvynioti burbuliukine plėvele ir užfiksuoti. Vienas kartas buvo, kad klientas užpylė visus kompiuterius į didelę dėžę be užpildo – rezultatas visiems aiškus. Geriau leiskite mums tai padaryti, mes tų dėžių turiim šimtus.

Ar keltėjai išmontuoja ir vėl surenka baldus?

Taip, tai įeina į standartinę kainą, jei tai nėra labai sudėtingi sisteminiai baldai. Bet čia svarbu suprasti, kad jei baldai seni, sraigštės gali tiesiog lūžti bandant juos atsukti. Mes atsakome tik už protingą jėgą, o ne už tai, kad jūsų sekretorės spintelė, pagaminta Sovietų Sąjungoje, išvys gerą. Geriau iš anksto pasakykite apie senus baldus.

Kas daryti su serverine, ji ypatinga?

Serverinė yra širdis, todėl ją reikia kelianti ypatingai atsargiai. Reikia iš anksto numatyti, kad vairuotojas turi žinoti, kur yra "top" ir "bottom" pusės (nors dažnai ir pažiūri į viršų). Jei turite labai brangų serverinės įrangą, gali tekti nuomoti specialų keltuvą su stabdymais. Nekelkite to patys, nebent esate IT specialistas, kuris supranta, kas yra "hard disk".

Kaip su el. liftu, jei jis nedirba?

Tada prasideda linksmybės... Įtūžtas laiptais nešti biuro spintelę penktame aukšte nėra malonu. Todėl visada prašome patikrinti liftą prieš mūsų atvykimą. Jei liftas neveikia, kaina padsidės, nes mums reikės daugiau žmonių ir ilgiau laiko. Turėjau atvejį Berlyne, kur liftas sugedo ryte, o mums teko nešti visus daiktus per laiptus iki vakaro – klientas gavo neeiliną sąskaitą.

Ar reikia rezervuoti vietą gatvėje?

Vokietijoje tai būtina, ypač miestuose kaip Miunchenas ar Hamburgas. Be leidimo stovėti sunkvežimiui galite gauti baudą, o mašina gali būti tempta. Mes dažnai padedame suorganizuoti šias leidimų užklausas vietinėse savivaldybėse, bet tai reikalauja laiko – nekelkite tai paskutinę minutę.

Kiek laiko užtrunka pakavimas?

Priklauso nuo to, kiek daugiau "senovės" susikaupė biure. Jei viskas tvarkinga dėžėse, tai per dieną išsiversime su vidutiniu biuru. Jei ten stovi šimtai dokumentų, kurių niekas nematė nuo 2010 metų, tai tai užtruks ilgiau. (Gerai, užtruks ilgiau nei planavote, garantuoju).

Ar vežiate augalus?

Į Vokietiją vežti augalus galima, bet yra tam tikrų apribojimų, kad nebūtų perneštami kenkėjai. Paprastai namų augalai turi būti švarūs, be žemės ant šaknų (geriau iškratyti). Nenaudokite augalų kaip užpildo tarp dėžių, nes muitinė toją nebus linkusi priimti su šypsena.

Kainos ir pinigai, kur visada trūksta

Nuo ko priklauso galutinė kaina?

Pagrindiniai dalykai tai krovinio tūris (kubiniais metrais) arba svoris, bei atstumas. Be to, įtakos turi pakavimo sudėtingumas, aukštai be lifto, ir darbo diena (savaitgaliai brangiau). Negaliu pasakyti konkretaus skaičiaus nežiūrėjęs į sąrašą, bet galiu pasakyti, kad pigiau nebus, jei norite kokybės. Logistikos paslaugos biurų perkraustymui į Vokietiją turi savą kainą, kurią susiformuoja ne tik degalai.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Taip, galime paskaičiuoti fiksuotą sumą, jei turite tikslų daiktų sąrašą. Jei sąrašyje parašyta "10 dėžių", o realiai jų atsiranda 30, tai kaina, žinoma, keisis. Negi tikėjotės, kad mes nematysime skirtumo? Mes esame profesionalai, bet ne aklais.

Kodėl kaina didesnė nei konkurentų?

Gali būti, kad mes įtraukiame visus mokesčius, draudimą ir pakavimo medžiagas, o kiti tuo tarpu siūlo "nuo" kainas, kurios vėliau išauga kaip dymai iš ugnies. Užklauskite, kas įeina į kainą, o ne tik žiūrėkite į galutinį skaičių. Kartais pigiau išvis neima, o tiesiog pasakoja mažiau.

Ar imamas avansas?

Įprasta imti apie 30-50 proc. avansą, kad mes galėtume užsakyti transportą ir nupirkti medžiagas. Nė viena rimta kompanija nevyks į Vokietiją su tuščia sąskaita, tikėdama, kad sumokėsite vėliau. Tai verslas, ne labdara.

Kaip mokėjimas vyksta?

Geriausia banko pavedimu, o tada – gauti sąskaitą-faktūrą. Pinigus rankose ar vairuotojui nerekomenduoju duoti, nes niekada nebūsite tikri, ar tie pinigai pateks į kompanijos kasą. Viskas turi būti oficialiai.

Ar taikoma bauda už atšaukimą?

Jei atšaukiate dieną prieš reisą, taip, baudos bus, nes mes jau esame pasiruošę ir atsisakę kitų darbų. Kuo vėliau atšaukiate, tuo didesnė bauda. Mes suprantame, kad versle gali keistis planai, bet mums taip pat reikia valgyti.

Vokiški niuansai, su kuriais susidursite

Ar vokiečiai dirba savaitgaliais?

Vokiečių "Feierabend" (darbo pabaiga) yra šventa. Jei planuojate atvykti į naują biurą penktadienį vakare, tikėkitės, kad vokiečiai jau bus išėję. Geriau planuokite atvykti rytoj arba pirmadienį. Niekas jums neatidarys durų sekmadienį, net jei mokėsite.

Ką daryti su šiukšlėmis po perkraustymo?

Vokietijoje atliekų surinkimas yra griežtai reglamentuotas. Negalima tiesiog mesti visko į vieną dėžę. Mes išvežame pakavimo medžiagas, bet jei turite senų baldų, kuriuos norite išmesti, tai reikia tartis atskirai su vietinėmis kompanijomis. Nešiokime tą šiukšlių problemą pas save.

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Svarbu, kad dokumentai būtų vokiškai, bet su vairuotojais susikalbėsite angliškai ar rusiškai (dažnai vairuotojai iš Rytų Europos). Tačiau jei reikės kalbėtis su savininku ar namų administratoriumi, vokiškai žodis labai praverstų. Turime vokiškai kalbančių koordinatorių, bet jie ne visada ten yra fiziškai.

Kas daryti, jei sugenda mašina Vokietijoje?

Tai reta, bet įmanoma situacija. Tada mes skubiai organzuojame kitą transportą arba vietinę pagalbą. Jums nereikės nieko daryti, tiesiog gausite pranešimą, kad bus vėluojama. Turime draudimą ir techninę pagalbą, tai ne bėda.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma sunkvežimių turi GPS sekimą, tačiau kartais signalas pradingsta (tuneliai, miškai). Geriau tiesiog susitarti dėl telefono skambučio vairuotojui. Nesikreipkite į mus kas valandą klausti "kur jis", vairuotojas turi vairuoti, o ne atsiliepinti į žinutes.

Ar saugu palikti daiktus naktį sunkvežimyje?

Sunkvežimiai turi užraktus, o dažnai ir GPS signalizaciją, tačiau visada yra vagysčių rizika, ypač prie poilsio vietų. Mes stengiamės niekada nepalikti pilno krovinio be priežiūros pavojingose vietose, bet 100 proc. garantijos nėra niekas.

Ką daryti, jei naujas biuras dar nepasiruošęs?

Tada reikia sandėlio. Tai papildoma išlaida, bet kartais būna būtina. Geriau palikti daiktus saugumoje sandėlyje Vokietijoje, nei vežti juos iš vienos vietos į kitą ratu. Tai taupo nervus ir pinigus ilgą laiką.

Ar tikrai verta kreiptis į profesionalus?

Jei jums svarbi ramybė ir tai, kad serveriai neatsidurs ant grindų – taip. Jei norite nuvežti kelias kėdes ir nuspardyti viską – vežkite patys. Profesionalios logistikos paslaugos biurų perkraustymui į Vokietiją sutaupo daugiau nei laiko, jos sutaupo jūsų verslo reputaciją.

Galutinis patikrinimas prieš išvykstant – ką patikrinti?

Kad nepamirštumėt kėdės priešais liftą. Viską. Dar kartą peržiūrėkite spintelę, po stalais, vonios kambarius. Vienas klientas paliko visus raktus sename biure, o mes jau važiavome per sieną... teko grįžti.

Išvados

Viskas baigiasi taip, kaip ir prasidėjo – reikia tik gerai pasiruošti ir neitikti stebuklais. Logistikos paslaugos biurų perkraustymui į Vokietiją gali būti sklandžios, jei pasitikite žmonėmis, kurie žino tų kelių niuansus. Neklauskite kaimyno, kuris kažką ką nors yra girdėjęs, kreipkitės į tuos, kas tame gyvena kasdien. Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje, ir tikiuosi, kad mums kartu neprireks spręsti problemų pasienyje (nors jei reikės – mes čia).