Logistikos paslaugos biuro daiktams pervežti į Vokietiją: kas vyksta iš tikrųjų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską. Pradedant nuo tų laikų, kai reikėjo skambinti iš taksofonų, baigiant šiandieninėmis programėlėmis, kurios irgi visada neveikia taip, kaip reikia. Žmonės dažnai galvoja, kad logistikos paslaugos biuro daiktams pervežti į Vokietiją yra kaip pasakyti – padėjau dėžę į mašiną ir važiuoji. Deja, realybė yra daug raupsnėsne. Vokietija – tai ne Lietuva, ten tvarka kita, ir kai kurie mūsų vairuotojai pirmą kartą važiuodami ten tiesiog nustemba. Čia ne tik apie vairavimą, čia apie tai, kad reikia žinoti, ką daryti, kai sulaiko muitinė arba kai pasikeičia paskutinis momentas. Rašau šį tekstą ne kaip reklamos brošiūrą, o kaip žmogus, kuris nori, kad jums nereikėtų kenčioti dėl biuro perkėlimo.

Pagrindai ir pasiruošimas – nuo ko pradėti

Ar tikrai reikia samdyti firmą, ar galiu važiuoti pats?

Sunku sakyti. Jei turite tik vieną stalų ir kelis kompiuterius, turbūt pats nuvežsite pigiau. Bet kas daryti, jei tų daiktų bus daugiau? Profesionalios logistikos paslaugos biuro daiktams pervežti į Vokietiją tam ir skirtos, kad jums nereikėtų galvoti apie tai, kaip užkrauti 200 kilogramų spintą. Buvau situacijose, kur klientas bandė važiuoti pats su „vokišku“ dokumentais ir pasikliovęs ant muitinės, nes teisingai nebuvo užpildęs prekių vadybininko (EKP) dokumento. Tada tenka skambinti man ir prašyti pagalbos telefonu, o tai kainuoja daugiau nei iš karto pasamdyti ekspeditorių. Taigi, jei vertinate savo nervus – samdykite.

Kiek laiko užtrunka visa procesa?

Įprastai sakau nuo 3 iki 5 darbo dienų, jei viskas eina kaip pagal knygą. Bet kas yra „pagal knygą“? Kartą važiavome į Miuncheną, ir vairuotojas užstrigo ties Štutgartu dėl avarijos automagistralėje. Stovėjome 12 valandų. Klientas buvo supykęs, nors aš jam iš karto sakiau, kad tai tik numatomasis laikas. Taigi, imkite savo atsargą. Vokietijoje eismas intensyvus, ir darbas statybose (jei reikia iškrauti) gali užtrukti, jei liftas neveikia arba neįleidžia didelės mašinos.

Ar reikia sudaryti sutartį?

Būtina. Nors kai kurie sutinka ir „žodžiu“, aš to nedaryčiau. Sutartyje turi būti aiškiai parašyta, kas pervežama ir kas atsitinka, jei kažkas sugenda. Buvau atvejų, kai klientas teigė, kad jo „brangus“ serveris buvo padarytas iš aukso, o iš tikrųjų tai buvo senas „Metal“ variantas. (Vėliau pasirodė, kad jis tiesiog norėjo gauti draudimo išmoką). Rašytinė sutartis apsaugo abejas šalis.

Kas daryti, jei daiktų nėra daug?

Tuomet verta pagalvoti apie dalinį krovinį (angliškai – partial load). Mums dažnai susirenka kelių klientų siuntos viename reise, ir tada kaina išeja mažesnė. Bet čia reikia lankstumo dėl laiko – gali reikėti palaukti, kol mes surinksime kitą dalį krovinio. Jei skubate – mokėkite už pilną mašiną.

Dokumentai ir Vokietijos specifika – ką reikia žinoti

Kokius dokumentus reikia turėti sienai kirsti?

Pagrindinis dalykas yra prekių vadybininko dokumentas (CMR) ir sąskaita-faktūra. Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES, muitinės kontrolės neturėtų būti, bet... (čia visada yra to „bet“). Kartais muitininkai sustabdo ir tikrina, ar nevežate prekių, skirtų pardavimui, o ne tik savo reikmėms. Jei įmonė perveža savo turtą į kitą padalinį, reikia turėti dokumentus, įrodančius, kad tai yra perkėlimas, o ne prekyba.

Ar reikia EORI kodas?

Jei tai yra įmonės, turinčios PVM mokėtojo kodą, EORI dažnai nereikalingas vidinėms ES siuntoms, nebent tai yra specialiųjų prekių (pvz., alkoholio) pervežimas. Bet aš visada patariu pasitikrinti su buhalteriu, nes taisyklės keičiasi dažniau nei man keičiasi padangės. Vieną kartą klientas neturėjo jokio kodo, ir vokietis pareigūnas beveik negrąžino mašinos, kol mes neišsprendėm šitą problemą telefonu.

Ką daryti su elektronika?

Kompiuteriai, serveriai, monitoriai – visa tai turi serijinius numerius. Labai rekomenduoju juos užrašyti arba nufotografuoti. Vokietijos muitinė labai mėgsta tikrinti, ar nenešate naujų prekių be PVM. Buvau, kai vienas vadybininkas bandė pervežti „asmeninius“ nešiojamuosius kompiuterius visai komandai, o pasirodė, tai buvo dovanos klientams be kvitų. Gaila to vadybininko, mums teko įsikišti.

Ar sunku susikalbėti su vokiečiais?

Dauguma vairuotojų moka rusiškai arba angliškai, bet su pareigūnais geriau kalbėti vokiškai. Mūsų dispečeriai tai moka. Bet jei jūs važiuojate patys ir nežinot nei žodžio, gali būti problema. Vokietijos pareigūnai nėra blogi, bet jie yra labai tikslūs. Jei negalite paaiškinti, ką vežate, jums gali nukreipti į papildomą patikrą.

Kas daryti, jei prarandu dokumentus kelyje?

Tai košmara. Bet viskas įmanoma. CMR dažniausiai yra trys egzemplioriai – vienas pas siuntėją, vienas gabenamas su mašina, vienas gauna gavėjas. Jei dingo mašinos egzempliorius, reikia skambinti siuntėjui, kad jis išsiųstų kopiją el. paštu ir ją atspausdintų. Be to, sunku įveikti sieną arba atsiskaityti sandėlyje.

Kainos ir mokėjimas – nuo ko priklauso kaina

Kaip susiformuoja kaina?

Pagrindas – atstumas ir svoris (arba tūris). Vokietija didelė, važiuoti į Berlyną ne tas kas, kas į Miuncheną. Taip pat įeina kuro mokestis, mokesčiai už kelių naudojimą (ten brangiausia Europa), ir dar vairuotojo darbas. Jei reikia iškrauti ne prie grindų, o į 4-ą aukštą be lifto – tai papildomi pinigai už krovėjus.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Taip, mes dažnai darome fiksuotas kainas, jei tiksliai žinome, ką reikia vežti. Bet jei klientas sako „apie 10 dėžių“, o prieš važiuojant pasirodo, kad jų yra 30 ir dar sofos – kaina keičiasi. Tai natūralu. Negaliu aš važiuoti už savo pinigus, jei jūs padidinote krovinį dvigubai.

Ar reikia mokėti iš karto?

Paprastai imame avansą arba reikalaujame garantinio rašto. Esu patyręs, kai atvežome krovinius į Vokietiją, o klientas „dingo“ arba atsisakė mokėti, nes, jo manymu, per daug ilgai važiavome. Nuo tada imame užstatą. Tai apsaugo ir mus, ir jus – taip žinote, kad mes tikrai atvyksime.

Kuo skiriasi kaina nuo kitų šalių?

Vokietija brangi. Kelių mokesčiai (vignettes) ten milžiniški sunkvežimiams. Palyginkime su Lenkija – ten pigiau, bet keliai blogesni. Taigi, logistikos paslaugos biuro daiktams pervežti į Vokietiją kainos atspindi šalies išlaidas. Nepasitikėkite, kas siūlo per pigiai – gali būti, kad jie tiesiog nebus apdrausti arba važiuos senais, techninės apžiūros nepraėjusiais sunkvežimiais.

Ar į kainą įeina draudimas?

Įprastas CMR draudimas yra, bet jis labai mažas – apie 8-10 SDR vieną kilogramui (tai apie 10-12 eurų). Jei vežate brangų serverį, verta pasirūpinti papildomu draudimu. Vieną kartą klientas atsisakė, o vairuotojas, važiuodamas pro Kauną, užkliudė statinę ir viską išpylė. Buvo liūdna.

Kas dar gali padidinti kainą?

Darbo dienos pabaiga, naktinis reisas, savaitgalis. Vokietijoje sunkvežimiams taikomi apribojimai (naktiniai poilsiai, sekmadienių važiavimo draudimai). Jei reikia skubiai vežti sekmadienį, reikės gauti specialų leidimą, o tai kainuoja.

Pervežimo procesas ir įvykiai ant kelio

Kaip vyksta pakrovimas Lietuvoje?

Atvažiuojame su sunkvežimiu, jei telpa, arba su vilkiku su priekaba. Jei jums reikia įrengti biurą antrame aukšte, reikia susitarti dėl lifto. Kartais klientai mano, kad vairuotojas yra ir krovėjas, ir meistras. Ne, vairuotojas vairuoja. Jei reikia nešti laiptais – reikia brangti komandą. (Nors kai kurie mūsų vyrai pagelbėja, jei įkalbėsi su pyragu).

Ar saugu palikti daiktus mašinoje nakčiai?

Saugumo sumetimais stengiamės to nedaryti, bet kartais neabejotinai tenka sustoti poilsio aikštelėse. Vokietijoje jos saugomos, bet vagystės įvyksta. Mes naudojame antrosios kartos apsaugos spynas, bet jei daiktai labai vertingi, geriau, kad mašina neleistų naktį stovėti be priežiūros. Žinau, vienas mūsų konkurentas neteko viso krovinio, nes vairuotojas paliko mašiną prie užeigos be signalizacijos.

Kas daryti, jei sugenda sunkvežimis?

Tuomet kviečiame techninę pagalbą. Jei avarija didelė, reikia perkrauti krovinius į kitą mašiną. Tai gali užtrukti. Klientai šiuo metu visada pyksta, klausia „kodėl taip ilgai?“. Ką aš galiu padaryti su sugedusiu varikliu? Tai mechanika. Bet mes visada informuojame iš karto.

Ar vairuotojas gali padėti su iškrovimu?

Gali, jei tai nėra sunku. Bet jei reikia nešti 50 dėžių į trečią aukštą be lifto, jis gali atsisakyti dėl sveikatos. Vokietijoje darbo saugos reikalavimai griežti. Jei vairuotojas susižaloja, mums bus didelių rūpesčių su draudimu. Geriau pasirūpinkite krovėjais abiejose pusėse.

Kas nutinka, jei nėra kam priimti krovinio?

Tai problema. Vokietijoje sandėliai dirba pagal grafiką – 8:00 iki 16:00. Jei vairuotojas atvyksta 17:00, jis privalo laukti iki ryto. Ir šis laikas bus apmokėtas jums, kaip laukimo laikas. Būtinai suderinkite laiką su gavėju. Kartą stovėjome prie uždarų vartų penkias valandas, nes klientas nepasakė, kad jie turi „pietų pertrauką“ nuo 12 iki 14.

Kaip elgtis su brangia technika?

Serverius, didelius spausdintuvus reikia pakuti ant specialių palečių ir užtvirtinti. Negali būti taip, kad monitorius stovi vienas ant kito be užpildų. Esu matęs, kaip atvyksta dėžė su spintu viršuje, o apačioje – smulkmenos, viskas sugniuždyta. Pakavimo medžiagos – burbuliukai, putos, lipnia juosta – tai ne vieta taupyti.

Bėdos ir iššūkiai – realios istorijos

Ar dažnai dingia daiktai?

Retai, bet įvyksta. Dažniausiai dėl to, kad blogai užpildyti dokumentai arba dėžės nepažymėtos. Jei dėžėje parašyta „baldai“, o viduje yra kompiuteriai, ir ji dingsta – draudimas negali padėti. Būkite konkretūs su žymėjimu. (Kartais net aš pats susipainioju, kai klientas siunčia chaosą).

Kas daryti, jei klientas nurodo neteisingą adresą?

Vairuotojas važiuoja į adresą, o ten – sandėlis, kurio nebebuvo. Pradedame ieškoti, skambinti. Jei laiko prarandama daug – reikalaujame kompensacijos. Vieną kartą važiavome į kaimą netoli Hamburgo, o adresą nurodė su klaida vienu skaičiumi. Vairuotojas važiavo ratu apie visą kaimą.

Ar gali būti problemų su kalba Vokietijos sandėliuose?

Taip. Seni sandėlininkai dažnai nemoka anglų ir atsisako kalbėti rusiškai. Reikia susikalbėjimo. Mūsų vairuotojai dažnai naudojasi rankų kalba arba iškviečia mus pagalbai. Jei jūsų atstovas Vokietijoje nemoka kalbėti, tai taip pat gali sukelti nesusipratimų.

Kokios dažniausios problemos su muitine?

Dokumentų neatitikimas. Pavyzdžiui, sąskaitoje parašyta „kompiuterinė įranga“, o faktiškai vežate naudotus biuro baldus. Muitinė gali įtarti apgavystę. Geriausiai viską užrašyti taip, kaip yra. Naudoti daiktai – naudojami daiktai. Nėra ką slėpti, ES viduje tai nelegalia prekyba nėra, bet formalumus reikia užpildyti.

Ar buvo keisčiausių užsakymų?

Buvo. Vienas klientas norėjo pervežti didelį akvariumą su vandeniu ir žuvytėmis. Sakiau, kad neatsakingai, bet jis pasirašė atleidimą nuo atsakomybės. Atvežėme – pusė žuvų mirusi, vanduo išsilietas ant kitų dėžių. Buvo baisu, bet mes įspėjome.

Kaip elgtis, jei vokietis pareigūnas reikalauja kyšio?

Nesakyčiau, kad tai įvyksta dažnai su mūsų vairuotojais, bet gandai skamba. Vokietija gana švari šalyje šio atžvilgiu, bet ir ten pasitaiko „blogų“ pareigūnų. Mūsų instrukcija viena – nieko neduoti, skambinti dispečeriui ir vadovui. Mes turiame savo teisininkus.

Pabaigos gairės ir patarimai

Ką daryti iš karto po atvykimo?

Patikrinkite būklę. Negalima pasirašyti CMR, jei matote, kad dėžės sutrūkinėjusios. Vokietijos sandėlininkai stengiasi greitai pasirašyti ir išvaryti vairuotoją. Jūs turite teisę atidaryti dėžes ir patikrinti turinį prieš pasirašymą.

Ar verta rūpintis dėžėmis pats?

Galite, bet mūsų dėžės standartinės ir stiprios. Jei panaudosite senas „IKEA“ dėžes, jos gali nebeišlaikyti svorio. Geriau pasiimti mūsų pasiūlytą pakavimą. Taip užtikrinate, kad biuro kėdės nebus įbrėžtos.

Kokį patarimą duotumėte naujai įmonei?

Neberpinkite ant kainos, o žiūrėkite į patikimumą. Pigus pervežimas gali tapti brangiausiu klaida. Užsukite į mūsų kontorą, paskambinkite, pajuskite, su kuo turite reikalų. Logistikos paslaugos biuro daiktams pervežti į Vokietiją turi būti aiškios ir skaidrios.

Kaip susitarti dėl grąžinamosios talpos (pallets)?

Jei mes atvežame daiktus ant europaletės, o tuščiąją lentą norime parsivežti atgal – tai papildoma kaina. Jei jums talpos nereikia, palikkite jas ten. Vokietijai nėra didelė problema prarasti kelias paletes, bet mums – taip.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS sekimo sistemas. Galite žiūrėti, kur yra jūsų biuro inventorius. Bet neberinginkite dispečeriui kas valandą klausinėti „kur jis?“. Vairuotojas turi vairuoti, o ne atsiliepinėti į skambučius.

Ką daryti, jei aš pasiruošęs, o jūs vėluojate?

Atsiprašome ir kompensuojame, jei kaltė mūsų. Bet jei vėluojate jūs (pavyzdžiui, nebaigėte surinkti dėžių), tada laukimo mokestis – jūsų. Paskutinis kartas, kai klientas nebuvo pasiruošęs, mūsų vairuotojas uždirbo daugiau nei už važiavimą, stovėdamas Vilniuje.

Ar reikia gerti vairuotojui kavą?

Neprivaloma, bet vairuotojai to vertina. Tai žmogiškas dalykas. Geras santykis su vairuotoju gali padėti, jei reikės kažką papildomai padaryti (neįtraukta į kainą). Nekantrumas sukelia kantrybę.

Kaip apskaičiuoti apimtį?

Geriau matuoti, ne spėti. Užpildykite dėžes ir išmatuokite, kiek tai užima vietos. Jei pasakysite „manau, kad 3 kubai“, o išsiaiškins, kad 5 – bus nemalonūs pokalbiai apie koregavimus.

Ar saugu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Draudimo požiūriu – ne. Biuro daiktai draudžiami kaip komercinis krovinius, o asmeniniai – kaip šeimos turtas. Jei dingsi, kompensacija gali skirtis. Geriau atskirti.

Ką daryti su pavojingomis atliekomis (toneriai, švieslampės)?

Jų negalima tiesiog mesti į dėžę. Reikia specialios utilizacijos. Pasakykite mums iš anksto, kad paruoštume tinkamas dėžes su sertifikatais. Vokietija labai griežta aplinkos apsaugos klausimais.

Ar galima pervežti biuro augalus?

Taip, bet tik jei nėra žemės (arba ji uždengta) ir nėra kenkėjų. Fitosanitarinė kontrolė gali uždrausti įvežti augalus su žeme. Geriau juos palikti Lietuvoje, nusipirkti naujus Berlyne. (Nors aš pats namuose turiu palmę, kurią atvežiau iš Ispanijos, bet tai kita istorija).

Kaip elgtis su brangiu menu?

Tik profesionalus meno pervežimas. Mes tokio neimame, nes neturime specialių dėžių. Gera tapyba ant drobės gali būti sunaikinta vibracijos, jei nepakuta į rėmą.

Ar reikia valyti baldus prieš vežant?

Nebūtina blizgiai, bet ne su purvu. Vairuotojas nebus laimingas, jei teks nešti purvinas kėdes ir tepti kabiną. Ir kitų daiktų gali užteršti. Paprasta higiena.

Kokios mokėjimo sąlygos?

Įmonėms – pervedimas per 3-30 dienų pagal sutartį. Privačioms asmenims – grynaisiais prieš išvykdami arba iš karto gavę pavedimą. Be pinigų – nevažiuojame.

Ar priimate kreditines korteles?

Sandėliuose ne, bet galima susitarti dėl apmokėjimo internetu, jei tai smulkus siuntimas. Dideliems pervežimams – tik sąskaitos faktūros pervedimas.

Ką daryti, jei pasikeičia adresas kelionės metu?

Skambinkite iš karto. Jei mašina jau važiuoja prie seno adreso, reikės sumokėti už papildomą kilometražą. Navigacijos pakeisti paprasta, bet laikas – pinigai.

Galutinis žodis

Geriausia logistikos paslaugos biuro daiktams pervežti į Vokietiją yra those, kurios planuojamos iš anksto. Nedarykite viską paskutinę minutę, tuomet viskas vyks sklandžiai.

Išvada

Viskas su šia sritimi yra paprasta, jei žinai taisykles ir nesi šykštus. Pervežti biurą į Vokietiją nėra rocket science, bet reikia kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Aš mačiau įmonių vadovus, kurie dėl blogai suplanuoto perkėlimo prarado savo komandos laiką ir nervus vieną savaitę. Negerai. Pasirūpinkite dokumentais, pakavimu ir būkite sąžiningi su savo ekspeditoriumi. Tada ir mums bus maloniai su jumis dirbti, ir jūsų daiktai atvyks saugiai. Sėkmės kelyje, ir pasistenkite nenuvilti vokiečių savo tvarka.