Lengvas biuro perkraustymas iš Vokietijos per kelias dienas: praktinis vadovas nuo logistiko

Dirbu su krovinių pervežimu jau virš dvidešimties metų, ir galiu pasakyti viena – lengvas biuro perkraustymas iš Vokietijos per kelias dienas tai ne pasakos, o realumas, jeigu žinai ką darai. Dažnai klientai sako "o mes tik keletą stalų turim", o pasirodo, ten dar trys serveriai ir subinės senų dokumentų. Viskas prasideda nuo to, kad reikia suplanuoti maršrutą ir suprasti, ką tiksliai vežame. Vokietija – šalis specifinė, ten viskas turi būti tvarkingai, o mums čia reikia greitai parvežti į Lietuvą. Jeigu viską susideriname su vadybininkais iš anksto, tai nėra jokios bėdos, netgi labai greitai.

Pagrindai: kainos, laikas ir susitarimai

O kiek vis tai kainuos be jokių "vatų"?

Kainos klausimas visada yra pirmas, ir tai normalu. Paprastai biuro perkraustymas iš Vokietijos kainuoja nuo 800 iki 1500 eurų, priklausomai nuo tūrio, bet aš stengiuosi nedaryti standartinių sąmatų. Vieną kartą teko vežti mažą architektūros biurą iš Miuncheno, kurie tik sakė "turime keletą dėžių", o paaiškėjo, kad visi jų brangiausi modeliai yra apie 2 tonas. Taigi, kaina susiformuoja pagal tūris kubiniais metrais ir atstumą. Berlynas arba Hamburgas yra arčiau nei, tarkime, Miunchenas, taigi ir pigiau. Geriau atsiųskite nuotraukas arba sąrašą, tada aš galėsiu pasakyti tikrąją sumą be jokių staigmenų gale.

Ar įmanoma atvykti ir parvežti viską per vieną dieną?

Lengvas biuro perkraustymas iš Vokietijos per kelias dienas dažnai reiškia, kad mes išvažiuojame vakare, o kitą dieną jau esame Lietuvoje. Tačiau jeigu kalbame apie vieną dieną įskaitant pakavimą, tai tikriausiai ne, nebent tai būtų tik kelios kėdės. Vokietijoje yra griežti darbo laiko reikalavimai vairuotojams, juos stebi "tachografai", kurie neleidžia vairuoti 24 valandas. Taigi, realiausia opcija – išvežti vakare, nuvaziuoti naktį, ir iškrauti ryte. Jeigu skubate, reikia apie tai kalbėti iš karto, tada mes galime planuoti "poilsio laikus" taip, kad kuo greičiau pasiektumės tikslą.

Ką daryti, jei aš dar tikrai nežinau, kiek daiktų turėsiu?

Nerūpesti, tai dažna situacija. Dažnai žmonės pradeda ruoštis paskutinę minutę ir nežino, ar iš viso reikės vežti didelį seifą. Galite tiesiog nufotografuoti savo biurą "iš rankos", nusiųsti man į telefoną, ir aš akimi įvertinsiu. Geriau pervelti, negu neįvertinti, nes tada gali tekti važiuoti antrą kartą. Esu matęs situacijų, kai klientai sako, kad turi tik "tris dėžes", o prie jų dar stovi didelė spinta, kurią irgi reikia nugabenti. Tokiu atveju mes tiesiog pridedame vietos sunkvežimyje ir viskas vyksta sklandžiai.

Ar galite padėti su išmontavimu ir montavimu?

Žinoma, mes ne tik "krovėjai", mes galime sukti ir varžtus. Turiu komandą, kuri nešioja su savimi įrankius, todėl galime išmontuoti stalus, spintas, netgi sudėti komplektuojamą baldą atgal Lietuvoje. Vienas kartas teko išmontuoti labai seną, sunkią recepcijos stalą, kuris netilpo į liftą Vokietijoje. Teko išmontuoti jį dalimis, o čia – vėl surinkti. Jeigu jums reikia tokios paslaugos, prašome pasakyti iš karto, kad mes paimtume daugiau žmonių, kitaip mes užtrunksime ir brangiai kainuos.

Kas dėl mokėjimo – ar reikia mokėti visą sumą iš karto?

Standartiškai mes prašome avanso, apie 30-50 procentų, kad užtikrintume, kad klientas "nenukryps" ir mes nevažiuosiam tuščiais. Likusią dalį sumokate, kai krovinius iškrauname pas jus Lietuvoje. Tai saugu ir jums, ir mums. Buvo atvejų, kai atvažiavome į adresą, o ten niekas nėra, arba telefonas neatsiliepia. Avansas apsaugo mus nuo tokio laiko švaistymo. Galite mokėti banku arba grynaisiais, jeigu jums taip patogiau, nors su sąskaitomis visada tvarkingiau.

Ar lengvas biuro perkraustymas iš Vokietijos per kelias dienas įmanomas su dideliu kiekiu technikos?

Įmanomas, bet reikia labai gerai suplanuoti. Jeigu turite daug serverių, kompiuterių, monitorių, tai reikia ne tik vietos sunkvežimyje, bet ir specialaus pakavimo. Monitoriai negali būti statomi ant krašto, juos reikia gulti ant "dugno". Esu matęs, kaip viena firma taip padėjo monitorius, ir važiuodant viena jų atsitrenkė į sienelę – skausminga pažiūrėti. Taigi, jeigu technikos daug, mes rekomenduojame papildomą pakavimą ir, galbūt, didesnį automobilį. Lengvas biuro perkraustymas iš Vokietijos per kelias dienas su technika įmanomas tik jeigu ji uždėta į specialias dėžes.

Vokiška burokratija ir dokumentai (varginanti dalis)

Kokius dokumentai reikia paruošti išvykstant iš Vokietijos?

Čia prasideda "juokingiausia" dalis. Jums reikės pakavimo sąrašo (packing list), kur turi būti išvardyti visi daiktai, ir sąskaitos faktūros, jeigu daiktai yra nauji. Be to, reikia CMR dokumento, kurį mes užpildome. Vokietijos muitinė gali labai smulkiai tikrinti, ar tie daiktai tikrai išvežami iš Europos Sąjungos (jei vežate į ne ES šalį, bet čia kalbame apie Lietuvą, tai paprasčiau). Bet vis tiek reikia turėti dokumentus, kad nepristotų ant sienos ir neprašytų mokesčių, nors jų ir nėra.

Ar reikia eiti į muitinę patiems?

Dažniausiai ne, mes su tuo susitvarkome, jeigu turime visus duomenis. Mums reikia tik jūsų įmonės kodų ir duomenų. Tačiau jeigu vežate labai brangų krovinių (tūkstančiai eurų), gali reikėti eksporto deklaracijos (tai vadinama "Ausfuhrkunde", jei neklystu). Tada geriau, kad kas nors iš jūsų būtų pasiekiamas telefonu. Vieną kartą teko laukti valandą pasienyje, nes klientas neatsiliepė į skambutį ir muitininkas norėjo patvirtinti prekių kilmę. Taigi, būkite pasiekiami.

Kas dėl PVM – ar mums reikia kažką mokėti?

Man atrodo, kad dabar, vežant tarp ES šalių, PVM taikomas atvirkštinio apmokestinimo tvarka, t.y. jums nereikia mokėti Vokietijos PVM, o Lietuvoje susiskaičiuosite. Bet aš ne esmu buhalteris, todėl geriau pasiklauskite savo apskaitininkės. Aš tik galiu pasakyti, kad sąskaitoje turi būti nurodytas jūsų PVM kodas ir turi būti aišku, kad tai prekių perkėlimas, ne pardavimas. Jeigu sąskaita be PVM kodo, vokiečiai gali sukelti triukšmo.

Ar saugu vežti konfidencialius dokumentus?

Saugiausia juos vežti su savimi, o ne krovežiu. Bet jeigu ten tik kokių senų sutarčių archyvų, tai nieko. Mes užrakiname sunkvežimį, bet negarantuojame, kas vyksta kelyje, jeigu sustojome pietų. Turiu omenyje, kad mes nešiojame brangius daiktus, bet jeigu jums labai svarbu, kad niekas nepamatytų kokio failo, geriau pasilikite jį sau. Lengvas biuro perkraustymas iš Vokietijos per kelias dienas neturėtų tapti jūsų duomenų nutekėjimo priežastimi, todėl būkite atsargūs su svarbiais popieriais.

Kas nutinka, jeigu pamiršau kokį dokumentą Vokietijoje?

Tai problema. Jeigu pamiršote pakavimo sąrašą, gali tekti jį rašyti iš galvos vietoje, o tai nėra malonu. Vokietijos pareigūnai mėgsta tvarką. Jeigu trūksta kurios nors svarbios detalės, gali tekti laukti, kol kas nors iš biuro jums nusiųs skane. Geriausia turėti viską iš anksto paruošta "Google Drive" arba atspausdintą. Nereikia tikėtis, kad vairuotojas kažką išgalvos. Jis yra vairuotojas, ne juristas.

Ar reikia drausti krovinius?

Būtina. Mes turime savo transporto draudimą, bet jis dažnai dengia tik labai minimalią sumą, arba tik atsakingumo draudimą. Jeigu jums svarbu, kad, jei sunkvežimis užsidegs (kas, Deja, kartais nutinka), gautumėte pinigų už kompiuterius, turite turėti savo krovinių draudimą. Paprašykite savo draudikų, ar jie dengia pervežimą. Vienas klientas taip neteko viso biuro inventoriaus, nes nebuvo draudęs krovinių, o automobilis buvo pavogtas.

Fizinis darbas ir baldai (kas kuria rankas)

Kas padės su kroviniu Vokietijoje – aš ar jūsų vairuotojas?

Tai priklauso nuo to, ką susitarėme. Paprastai jeigu tai tik "kelios dėžės", vairuotojas gali padėti, bet jis yra vienas. Jeigu reikia nešti stalus, spintas ar reikia išmontuoti lentynas, mes turime pasiimti darbininkus. Vokietijoje darbo jėga brangi, todėl vietiniai krovėjai kainuoja labai brangiai, geriau, jeigu mes vežame savąją komandą iš Lietuvos. Tai pigiau ir greičiau, nes jie moka, ką daro.

Ar reikia išmontuoti baldus prieš atvykstant?

Būtina išmontuoti didelius baldus. Stalą, kuris turi kojas, galima nešti surinktą, bet didelę "L" formos spintą reikia išardyti. Mano patirtis rodo, kad žmonės dažnai pamiršta išimti stalviršius iš lentynų, ir tada tai būna nemažas galvos skausmas. Be to, išmontuoti baldus užima mažiau vietos sunkvežimyje, o tai reiškia, kad galėsime sutaupyti pinigų. Lengvas biuro perkraustymas iš Vokietijos per kelias dienas tampa "ne toks lengvas", jeigu tenka pusę dienos ardyti spintas durų pakraštyje.

Ar turite padėklų ar dėžių, kad padėtumėte susitvarkyti?

Mes dažnai turime "europadėklių", ant kurių galima statyti dėžes, bet mažų dėžių (knygoms, popieriams) mes nevežame. Jums reikės nusipirkti arba susirasti dėžių patiems. Galiu pasakyti, kad "IKEA" dėžės yra gan tvirtos, bet geriau rasti profesionalių. Jeigu daiktų mažai, galima tiesiog uždėti ant grindų, bet tada rizikuojate, kad kas nors paslys. Vokietijos biuruose dažnai būna labai švarios grindys, vairuotojai gali nusiskusti, jeigu įsnešite purvą.

Ar galima įvežti į antrą aukštą be lifto?

Galima, bet mūsų darbininkai to nemėgsta. Jeigu nėra lifto, viską reikia nešti rankomis laiptais, o tai pavojinga ir lėta. Vieną kartą teko nešti labai sunků serverinį spintą į trečią aukštą be lifto Berlyne – po to pora dienų niekas negalėjo judėti. Jeigu žinote, kad lifto nėra, pasakykite iš karto, kad mes pasiimtume daugiau žmonių. Negalima tikėtis, kad du vyrai neš 100 kilogramų į aukštą be problemų.

Ką daryti su šiukšlėmis – pakavimo medžiagom?

Tai svarbus klausimas. Jeigu mes pakavome jus į mūsų dėžes, mes jas galime pasiimti atgal, jeigu jūs juos iškraunate greitai. Bet jeigu jūsų dėžės (pvz., po "Coca-Cola" ar buitinės technikos), jas reikia išmesti patys. Mes negalime vežti tuščių dėžių atgal į Vokietiją, tai nėra ekonomiška. Taip pat, jeigu yra stambių šiukšlių (seni baldai), reikia susitvarkyti iš anksto, mes ne "šiukšliavežiai".

Kaip užtikrinti, kad nieko nebus sugadinta?

Pagrindinė taisyklė – neleisti mums bėgioti. Jeigu matote, kad vairuotojas bando tempti stalą per vieną kraštą, sustabdykite jį. Mes siekiame greičio, bet ne taip, kad laužyti daiktus. Be to, jeigu yra labai brangios dailės kūrėjo paveikslai ar kiti trapūs daiktai, apie juos reikia kalbėti atskirai. Lengvas biuro perkraustymas iš Vokietijos per kelias dienas gali tapti brangus, jeigu sulaužome ką nors brangaus.

Kelionės rizikos ir kelių realijos

O jeigu vairuotojas užstrigs spūstyje ties Kaunu arba Berlynu?

Tai įvyksta. Berlyno spūstys yra legendarinės, ypač "Berliner Ring". Jeigu įvyks avarija ar didelė spūstis, mes jums pranešime. Negalime važiuoti per šaligatį. Kartais vairuotojai praleidžia poilsio laiką spūstyje, taigi vėluoja. Reikia turėti kantrybės. Mes stengiamės planuoti maršrutą taip, išvengti didžiausių spūsčių, bet orai ar avarijos nieko neklauso.

Ar saugu duoti raktus nuo biuro vairuotojui?

Jums pasitiki? Žinoma, mes dirbame jau 20 metų, bet aš visada sakau – jeigu galite, būkite ten pat arba leiskite atidaryti kieno nors iš darbuotojų. Vairuotojas gali būti geras žmogus, bet jis nėra atsakingas už jūsų raktus. Jeigu jų prarandame, bus didelių rūpesčių su spynomis keitimu. Geriau laukti valandą, kol kas nors atvyks atidaryti duris.

Kas dėl pažymos (CMR) – kada ją pasirašyti?

CMR tai yra pagrindinis dokumentas, kuris patvirtina, kad mes gavome krovinių. Ją reikia pasirašyti Vokietijoje, kai įkrauname, tiksliau – tiksliai suskaičiuojus, kiek dėžių ar "kolių" yra. Negalima pasirašyti "aklu". Vienas klientas pasirašė, kad viskas gerai, o Lietuvoje pasirodė, kad trūksta dėžės su pinigais (kasa). Tuose dokumentuose buvo parašyta "viska sutinka", tai mes nebegalėjome nieko padaryti. Tikrinti reikia akylai.

Ar galiu su savimi vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai tai neleidžiama, jeigu tai yra komercinis reisas, tačiau jei tai kelios dėžėlės su knygomis ar drabužiais, niekas nežiūri į rankas. Bet jeigu būsite vežti visus darbuotojų sofas ir televizorius, tai gali būti problemų su muitine, nes tai gali būti įvardijama kaip kontrabanda arba nelegalus prekių pervežimas. Geriau tokias dalykas aptarti atskirai, galbūt reikės papildomo mokesčio.

Ar lengvas biuro perkraustymas iš Vokietijos per kelias dienas įmanomas žiemą?

Žiima keliais yra slidžios, ypač Vokietijoje, kai tenka važiuoti per kalnus (jeigu maršrutuose yra tokių vietų, nors į Lietuvą dažniau lygumomis). Jeigu yra stiprus sniegas, gali tekti eiti lėčiau dėl saugumo. Mes turime padangas su dygliais, bet ne visi vairuotojai mėgsta vairuoti kai baltas. Taigi, laikas gali šiek tiek pasipti, bet saugumas pirmiausia. Geriau atvykti diena vėliau, nei neatvykti visai.

Kas nutinka, jeigu sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada mes kviečiame techninę pagalbą. Jeigu sugenda sunkvežimis su kroviniu, gali tekti perkrauti į kitą automobilį (tai vadinama "transhipment"). Tai užtrunka ir kainuoja. Deja, to išvengti negalima, mechanika yra mechanika. Mes stengiamės naudoti naujus sunkvežimus, kurie retai sugenda, tačiau 100 procentų garantijos nėra niekam.

Kaip susisiekti su vairuotoju, jeigu jo nėra vietoje?

Jis turi turėti telefoną, tačiau Vokietijoje ryšys kartais prastas, ypač miškuose arba jeigu jo SIM kortelė su lietuvišku numeriu gali būti brangu užsienyje. Geriausia susisiekti su mūsų dispečeriu Lietuvoje, jis visada gali pranešti vairuotojui per radiją arba kitą telefoną. Nenaudokite "WhatsApp" jeigu nežinote, ar jis turi internetą – paprastas skambutis visada geriau.

Išvados

Svarbiausia yra ne panikuoti. Lengvas biuro perkraustymas iš Vokietijos per kelias dienas yra įmanomas net ir su dideliais biurais, jeigu tik viskas suplanuota. Rūpinkitės dokumentais ir pasakykite mums iš karto apie rizikingus daiktus. Nereikia laukti, kol vairuotojas jau stovi prie durų ir klausia "o kur tie raktai?". Pasidarykite sąrašą, susiderkite su darbuotojais, ir viskas nueis sklandžiai. O jeigu kas nors nepasiseks – mes jau matęme viską ir išsprendžiame.