Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją: vadovas iš vidaus, be idealizavimo

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, tad mačiau viską – nuo idealiai suorganizuotų biuro perkraustymų iki tokių, kur pradedi galvoti, kad geriau uždegti viską ir paleisti gyvenimą iš naujo. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją dažnai skamba kaip kažkas paprasto reklamoje, tačiau realybėje tai yra sudėtingas logistikos ir psichologijos derinys. Čia ne tik apie tai, kaip pakrauti stalus ir kompiuterius, bet ir kaip išlikti ramiam, kai vairuotojas skambina ir sako, kad užstrigo ties Kaunu arba kad Vokietijoje reikalauja keisti dokumentų formatus. Todėl šiame straipsnyje nerašysime sausų instrukcijų, o kalbėsim kaip būna iš tikrųjų – kartais netvarkingai, bet visada siekiant padėti klientui išvengti nervinimo.

Bendrai apie pradžią, planavimą ir susitarimus

Kaip tinkamai pradėti biuro perkraustymo procesą, kad nebūtų streso?

Viskas prasideda ne nuo dėžių, o nuo pokalbio. Jei jums sako, kad galima viską numesti į krepšį ir važiuoti, nekitokite – tai melas. Pradžiai reikia suprasti apimtį, t.y. kiek tikrai turite baldų ir technikos. Geriausia padaryti paprastą sąrašelį arba nufotografuoti kampus. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją prasideda nuo to, kad mes, pervežėjai, suprastume, ką reikia vežti. Tik tada galime pasiūlyti ne tik kainą, bet ir realų laiką. Be to, nepamirškite pasidomėti, ar naujasis biuras jau pasiruošęs – ar ten yra liftas, ar įleis sunkvežimį. Dažnai žmonės apie tai sužinoja tik tada, kai sunkvežimis jau stovi užkibus gatvėje.

Ar tikrai reikalingas detalus inventorius, ar galima įgyvendinti lankstų užsakymą be jo?

Galima ir be, bet tada tikėkitės nemalonumų. Kartais klientai sako: "o, turime kelis stalus ir keletą dėžių", o atvažiuoja, o ten pilnas konteineris. Detalus inventorius leidžia mums parinkti tinkamą mašiną. Jei mašina per maža, teks važiuoti du kartus, o tai kainos brangiau. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją dažnai reiškia, kad pradinis apskaičiavimas gali šiek tiek keistis, bet turi bazę. Be to, inventorius padeda ir draudimo klausimu – negali uždrausti "ko nors tam tikro", reikia žinoti, ką lydime. Taigi, geriau praleisti valandą ir užrašyti, nei vėliau gailėtis.

Kaip susitarti dėl laiko, jei biuras turi dirbti iki pat paskutinės sekundės?

Tai klasikinė problema. Viskas vyksta penktadienį vakare, o vadybininkai sako, kad reikia išsivežti viską iki sekmadienio ryto. Čia jau reikia magiškumo. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją mums leidžia dirbti naktimis arba savaitgaliais, tačiau tai kainuoja. Vokietijoje darbuotojai taip pat moka už viršvalandžius, o jei reikia iškrovėjo sekmadienį, tai papildomų išlaidų. Geriausia susitarti, kad pervedimas būtų dalinis – dalį daiktų išvežame anksčiau, o pačią svarbią techniką paskutinę valandą. Taip sutaupote nervus ir pinigus.

Ką daryti, jei pasikeičia data paskutinę minute?

Tai įvyksta dažnai. Pastatas nepasiruošęs, arba dar sutartys nepasirašytos. Jei pasikeičia data, reikia skambinti mums iš karto. Mes stengiamės būti lankstūs, bet jei vairuotojas jau važiuoja iš kitos šalies, tai gali kainuoti atšaukimo mokestį arba bent jau dienos užmokestį. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją reiškia, kad mes bandome išjudinti mašinas pagal jūsų reikalavimus, bet mes irgi turime savo grafikus. Geriau pasakyti vėliau, nei išvis nieko nepasakyti, ir palikti vairuotoją laukti prie tuščio biuro.

Paslaugos, krovimo darbai ir technikos tvarkymas

Ar į kainą įeina krovėjų darbas Lietuvoje ir Vokietijoje?

Paprastai įeina, bet visada reikia patikrinti pasiūlyme. Yra firmų, kurios rašo "pervežimas", o krovėjus liepia pačiam ieškoti vietiniame „gumtree“. Mes siūlome pilną paketą – atvažiuojame, užkrauname, vežame, iškrauname. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją mūsų atveju reiškia, kad galite pasirinkti tik krovimą vienoje pusėje, jei turite savo žmonių kitoje. Vokietijoje darbo jėga brangi, tad jei ten reikės mūsų krovėjų, tai bus įskaičiuota prie galutinės sumos. Neklauskite „kodėl taip brangu“, tiesiog ten viskas yra brangiau.

Kaip elgtis su serveriais ir jautria technika – ar jus į tai žiūrite?

Tai yra pati svarbiausia dalis. Serverius negalima tiesiog mesti į sunkvežimį su stalais. Reikia specialios pakuotės, o dar geriau – jei juos išjungia ir paruošia jūsų IT specialistas. Aš asmeniškai nesu IT inžinierius, todėl nenurodysiu, ką mygtuką spausti. Mes atsakome už fizinį pervežimą – užtikriname, kad neiškristų ir nesužalotų vibracijos kelyje. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją taip pat gali reikšti, kad vežame atskirą, mažesnę mašiną tik pačiai brangiajai technikai, jei pagrindinis sunkvežimis važiuoja vėliau. Saugumas šiuo atveju yra pirmiausia.

Ar pakuojate patys, ar reikia, kad viskas būtų sudėta į dėžes?

Galime padaryti abu variantus. Jei norite sutaupyti, dėžės užpildykite patys – tai greičiau ir pigiau. Jei neturite laiko, atvežiame dėžes, juos surenčiame ir įdedame viską. Žinoma, jei paliksite savo personalinius daiktus ant stalo, mes juos taip pat sudėsime (į dėžę "nežinau kas"), bet geriau to nedaryti. Vieną kartą taip buvo rasta vedybų žiedas vienoje iš dėžių su senais popieriais. Naudingi dalykai. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją leidžia pasirinkti tik dėžių pristatymą be pakavimo, jei jūsų komanda nori susitvarkyti pati.

Kaip sužinoti, kiek dėžių reikės mūsų biurui?

Paprasčiausiai – paklauskite mūsų, arba paimkite standartinį kubą. Vienas vyras vidutiniškai surenka ir užpildo 10-12 dėžių per dieną, jei dirba efektyviai. Bet biuro įranga užima daugiau vietos – archyvai, spausdintuvai. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją dažnai įtraukia ir nemokamą dėžių pristatymą prieš perkraustymą, kad galėtumėte rinktis savo tempu. Jei pastebime, kad dėžių per mažai, tiesiog pristatome daugiau. Nerašykite ant dėžės "knygos", jei jose yra tūkstančiai puslapių – tokią dėžę neįkels vienas žmogus. Rašykite sunkio svorį.

Ar galite išmontuoti ir vėl surinkti baldus Vokietijoje?

Žinoma, tai mūsų kasdienybė. Dideli staliniai kompleksai, lentynos, sekcijos – visą tai išmontuojame, užrašome detalius numerius (kadangi be to vėliau surinkti būtų nerimas) ir vėl surinkime naujoje vietoje. Vieną kartą teko surinkti lentyną be vienos varžtos, kuri pasislėpė kilime, bet mes sugebėjome išsiversti. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją apima ir šį montavimo darbą, tačiau reikia pasakyti iš anksto, kad paimtume su savimi reikiamus įrankius. Vokietiški baldai kartais būna paslaptingi, bet mes su jau daugelį matę.

Kas nutinka su baldais, jei jie neįeina pro liftą ar duris?

Tai tikra košmaras, su kuriuo susiduriame retai, bet vis tiek. Tada reikia įsijungti inžinierių galvas. Kartais galima išmontuoti dalį baldų tiesiog vietoje, kartais reikia kelti per langą (na, jei aukštas, tai jau problematiška). Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją reiškia, kad mes radame išeitį – pakeliamos platformos arba papildomi vyrui. Žinoma, jei nieko neįeina, teks palikti senus baldus ir nupirkti naujus, bet tai paskutinė priemonė. Visada matuojame dukart prieš vežiant.

Kainodara, papildomi mokesčiai ir biudžeto planavimas

Kaip susiformuoja kaina – nuo ko ji priklauso daugiausiai?

Kaina formuojasi iš atstumo, krovinio svorio (ar tūrio), krovėjų skaičiaus ir papildomų paslaugų. Atstumas iki Vokietijos gali skirtis priklausomai nuo to, ar važiuojate į Miuncheną, ar į Hamburgą. Taip pat įtakos turi degalų kainos, kurios šokiruoja. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją leidžia derėtis, jei, pavyzdžiui, galite laukti su iškrovimu, kad mūsų vairuotojas grįžtų tuščiu, tuo pačiu paimdamas ką nors atgal. Tai gali sumažinti kainą, bet ne visada įmanoma suderinti grafikus.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos sužinau tik vėliau?

Mums nieko neslepiame, bet yra dalykų, apie kuriuos klientai nešneka. Pavyzdžiui, Maut (kelių mokestis Vokietijoje) arba vietiniai leidimai stovėti centro zonose. Jei reikia statyti kelias ženklinimo lentas (neperžengiamo ženklo) arba užimti vietą gatvėje, tai kainuoja. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją įtraukia ir šių smulkių reikalų organizavimą, bet tai atsispindi sąskaitoje. Geriau klausti iš karto: "ar viskas įskaičiuota?", o ne stebėtis, kai prie galo prisideda 50 eurų už važiavimą aplink miestą.

Ar galiu mokėti atskirai dalimis, ar reikia mokėti viską iš karto?

Standartiškai imame avansą, kad užfiksuotume datą ir neleistume kitiems klientams jūsų "užgrobti". Likusią dalį galima sumokėti grynaisiais pristatymo metu arba pavedimu iki atsiskaitymo. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją leidžia susitarti dėl mokėjimo grafiko, jei, tarkime, perkraustymas vyksta etapais ir trunka mėnesį. Tačiau jei didelė suma, be avanso mes nejudinam mašinos – tai paprasta verslo logika, ne piktavališkumas.

Kiek laiko užtrunka toks pervežimas į Vokietiją?

Pats kelias į priekį, jei į Berlyną ar Miuncheną, trunka apie 12-16 valandų priklausomai nuo eismo. Tačiau jei kalbame apie visą procesą su pakrovimu, tai tai gali užeiti ir dvi dienas. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją dažnai numato tai, kad vairuotojas pradeda važiuoti vakare, naktį važiuoja ir ryte jau yra pas jūsų biure prieš iškrovą. Taip sutaupoma diena ir nereikia mokėti viešbučio vairuotojui (nors jei reikia poilsio, tai jis privalomas pagal taisykles).

Ar yra kokių nors nuolaidų, jei pervedu didelę apimtį?

Žinoma, dideliais kiekiais visada pigiau. Jei perkraustote ne vieną kabinetą, o visą įmonę, galime kalbėtis apie fiksuotą kainą, o ne skaičiuoti pagal valandas ar kilometrus. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją didelėms įmonėms gali apimti ir ilgalaikę sutartį, jei, pavyzdžiui, turite keletą padalinių ir juos reikia sujungti arba perkelti po vieną. Tada atsiranda erdvės manevruoti kainomis. Taip pat, jei sutinkate su mūsų grafiku (pavyzdžiui, perkraustytą vidurio savaitės), gali būti pigiau.

Vokietijos specifika, dokumentai ir neplanuotos situacijos

Ar reikia specialių dokumentų įvežant biuro techniką į Vokietiją?

Nuo Lietuvos į Vokietiją, abi ES šalys, tai daugmaž paprasta – nėra customs (customo) kontrolės sienoje, kaip buvo anksčiau. Tačiau reikia turėti tvarkingą CMR sąvartį (vežimo dokumentą) ir krovininę deklaraciją. Jei vežate naują techniką, ką tik nupirktą, gali kilti klausimų apie PVM, tačiau paprastai biuro perkraustymas yra technikos perkėlimas, ne pirkimas-pardavimas. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją užtikrina, kad mes paruošiame visus šiuos popierius, kad vokiečių policija neapsustintų ir nieko neprašytų papildomai. Geriau saugoti šiuos dokumentus metus.

Kas daryti, jei Vokietijoje sustoja policija ir tikrina krovinių mašiną?

Tai įvyksta dažniau, negu norėtume. Vokiečiai yra disciplinuoti. Jei viskas tvarkinga – dokumentai, svoriai, techninė būklė – tuomet nėra ko bijoti. Jei mašina perkrauta, bus bauda (ir ne maža). Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją reiškia, kad mes užtikriname, kad mašina neviršytų leistinų svorių. Kartais gali būti patikrinimas dėl darbo laiko – vairuotojas turi turėti tachografą ir poilsio laikus. Jei vairuotojas vairavo per ilgai be poilsio, gali būti didelės rūšies. Todėl mes neleidžiame savo vairuotojams pažeisti taisyklių, net jei klientas skubina.

Ar yra problemų su parkavimu Vokietijos miestuose?

Didžiulis problemų šaltinis. Vokietijoje vietos labai griežtai reglamentuotos. Negalima tiesiog sustabdyti 20 tonų sunkvežimio ant pievos ar pėsčiųjų takelio. Reikia iš anksto susitarti dėl leidimo stovėti (Erhaltungsnachweis). Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją įtraukia ir šių leidimų užsakymą vietinėse savivaldybėse. Tai trunka kelias dienas, todėl negalima sužinoti apie tai penktadienį ir tikėtis, kad pirmadienį jau turėsite vietą. Be to, jei reikia užimti vietą su konusais, tai taip pat reikia užsakyti ir tai kainuo.

Ar galiu nusipirkti baldų Vokietijoje ir juos parsivežti atgal? Ar tai darote?

Taip, darome, tai vadinama "daliniu kroviniu" arba papildomu užsakymu. Jei jums patiko vokiški baldai, galime juos užvežti į Lietuvą grįžtant. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją taip pat gali būti panaudotas ir atvirkščiam tikslui – parsivežti įsigytų daiktų. Svarbu tik tiksliai nurodyti adreso ir matmenis, kad žinotume, ar tilps į mašinos likusią vietą. Kartais klientai užsako didelę biuro lovą (irgi stebina, kad biure reikia lovos), ir tenka keisti planus.

Kas nutinka, jei pasieke biurą, o ten niekas nesijaučia?

Tai blogiausias scenarijus, bet buvo. Vieną kartą vairuotojas atvažiavo į Duisburgą, o raktų nėra, ir telefono niekas neatsiliepia. Reikia laukti, o laikas eina. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją mūsų atveju reiškia, kad stengiamės susisiekti su klientu per kitus kanalus, surasti kontaktinį asmenį. Jei laukimas trunka ilgiau nei 2 valandas, pradedame skaičiuoti stovėjimo mokestį. Geriau palikti atsakingo žmogaus kontaktą, kuris tikrai atvyks, o ne tikėtis, kad "kas nors bus ten".

Ar reikia draudimo, ir ką jis padaro, jei kažką sulaužysti?

Draudimas yra privalomas. Mes turime standartinį krovinio draudimą, bet jis neapima visko. Pavyzdžiui, jei pačiuose dėžėse yra jautrios duomenys laikmenos, kurios sugenda nuo vibracijos, draudimas to neatsikirs. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją reiškia, kad galima užsakyti papildomą draudimą brangiems daiktams. Jei mes sulaužysime stalą, jums sumokėsime. Jei sulaužysime kompiuterį – taip pat. Bet jei dėžė nukrenta ne dėl mūsų kaltės (pavyzdžiui, vairuotojas staubtelėjo dėl kito vairuotojo), tai gali būti sudėtingiau, bet visada stengiamės išspręsti pagarbiai.

Realios situacijos, nukrypimai ir patarimai iš vidaus

Ar buvo tokia situacija, kai viskas nuėjo ne pagal planą?

O, buvų. Kartai važiavome į Štutgartą, ir kelyje užgijo sniegas (nors buvo balandis, su vaikais). Sunkvežimis užstrigo kalnų perėjoje, ir buvome uždelsę 12 valandų. Klientas buvo paniką, nes jo vadybininkai turėjo pradėti darbą rytoj. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją išgelbėjo tuo, kad pasiuntėme antrą, mažesnę mašiną su svarbiausiais dokumentais iš kito krypties, o pagrindinis atvyko vėliau. Gyvenimas yra neprognozuojamas, ir net geriausias planas gali sugriužti dėl oro ar eismo.

Ar vairuotojai moka vokiškai? Kas, jei reikia susitarti su vietiniais?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent jau pagrindinius žodžius, tačiau ne visi yra filologai. Jei reikia sudėtingų dalykų, pvz., derėtis su namų administratoriumi (Hausmeister), mes (dispečeriai) padedame nuotoliniu būdu. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją leidžia mums būti tarpininkais. Jei vairuotojas nemoka kalbėti, jis tiesiog skambina mums, ir mes kalbame su vokiečiais. Taigi, kalbos barjeras nėra tokia didelė problema, kaip atrodo, svarbu turėti gerą ryšį.

Ar verta rūpintis dėžėmis su kodais ar užraktams?

Absoliučiai taip. Biuruose dažnai būna konfidencialios informcijos (na, štai ir ta klaida – žiūrėkite, rašau informcija vietoje informacija, bet suprasite), tokių kaip darbuotojų duomenys, sutartys ar finansinės ataskaitos. Nenorite, kad šios dėžės būtų atidarytos pirmąkart paėmusios. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją gali apimti ir specialių saugumo dėžių nuomą, kurios turi plastikinius užraktus su kodu. Tai suteikia ramybę, kad kas nors neįkiš nos į svarbius failus kelyje, jei reikės sustoti nakvynei arba perkrauti mašiną.

Kodėl kartais rekomenduojate nevežti senus baldus, o juos palikti?

Nes dažnai kaina jų pervežimo viršija jų vertę. Vokietijoje galima pigiai nusipirkti naudotų baldų iš „eBay Kleinanzeigen“ arba iš aukcionų. Jei turite senas, sudaužytas lentynas, kurios reikės remontuoti po kelionės, arba jas išmontuoti, galite susimąstyti. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją reiškia, kad mes sakome tiesą: jei tai neapsimoka, mes sakome "neik". Mums uždirba iš pervežimo, bet mums svarbu, kad klientas būtų patenkintas ir nesijaustų apgautas.

Ar galiu keliauti kartu su vairuotoju sunkvežimyje?

Techniškai – ne, draudimas tai neleidžia, taip pat ir įstatymai daugumoje šalių draudžia keleivius krovininėse mašinose be specialių leidimų (be to, tai nėra labai patogu – nėra vietos). Bet jei esate labai susirūpinęs, galime organizuoti, kad vienas iš mūsų vadovų važiuotų atskiru automobiliu priešais sunkvežimį. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją gali apimti ir tokią palydovą. Taip jūs turite savo automobilį ten ir galite vežti asmeninius daiktus, kur netilpo į sunkvežimį (arba katą, kuris bijo važiuoti dideliame „vage“).

Kas daryti su augalais ir žaliasiomis sritimis biure?

Tai vienas sudėtingiausių dalykų. Augalai negali būti be vandens ir šviesos ilgą laiką. Be to, kai kuriuos augalus nėra leista įvežti (kviečiai ir pan., bet tai daugiau žemės ūkis). Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją siūlo augalus vežti atskirai, mažesne mašina, arba juos iš anksto pasiųsti kurjeriu. Jei paliksite juos užšalti tranzje per žiemą, jie mirs. Geriau juos atiduoti darbuotojams dovanų arba išsiaiškinti, ar juos verta vežti, ar paprasčiau nusipirkti naujus Miuncheno gatvės prekybos centre.

Ar jums patinka savo darbas, ar tai tik verslas?

Klausimas įdomus. Po 20 metų tai tampa rutina, bet vis dar patinka matyti rezultatą – kai tuščias patalpas tampa pilnas biuras. Kartais nusibosta, kai klientai maišosi, bet kai viskas susidėlioja, yra jauku. Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją yra būtent tas dalykas, kur leidžia mums parodyti, kad mes ne tik „vežiame dėžes“, bet ir sprendžiame problemas. Be to, Vokietija – graži šalis, o vairuotojai visada parveža gerų istorijų (ir kartais alaus iš vietinio parduotuvės, nors mes draudžiame gerti už vairo).

Pabaigos ir galutinės mintys

Lankstus užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją nėra standartinis gaminys, kurį galima užsisakyti internetu vienu paspaudimu. Tai procesas, reikalaujantis kalbos, supratimo ir kartais kompromisų. Aš stengiausi šiame straipsnyje parodyti ne idealų pasaulį, o tokį, koks jis yra iš mūsų, logistikos vadybininkų, pusės. Jei suprasite, kad laiko planavimas ir tikslus inventorius yra pusė sėkmės, o kita pusė – pasitikėjimas savo pervežėju, tada visa kelionė į Vokietiją bus daug malonesnė. Nepamirškite, kad mes čia tam, kad padėtume, o ne tik uždirbti, nors be pinigų ir mes nevažiuotume.