Lankstus logistikos procesas perkraustant biurą į Vokietiją: tiesa be lukštų

Sveiki, pagaliau atėjote teisinga kryptimi. Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – idealus perkraustymas egzistuoja tik filmuose arba tų, kurie tiesiog meluoja savo klientams. Realus lankstus logistikos procesas perkraustant biurą į Vokietiją yra mišinys, susidedantis iš planavimo, nugaros skausmo, vokiečių kelininkų griežtumo ir stichinės jėgos, kurią dažnai sukelia patys savininkai, neįvertinę kiek tikrai turi daiktų. Viskas vyksta ne pagal grafikus, o pagal tai, kaip keliai atrodo ryte ar ar vairuotojas gerai išmiegojo. Nereguliuojamas ir kiek chaotiškas, tai yra vienintelis būdas sėkmingai nugabenti viską į Berlyną, Miuncheną ar mažą kaimą netoli Osnabriuko be nervų išsiėmimo.

Nuo ko viskas prasideda ir kaip nesuklysti?

Kaip tiksliai apskaičiuoti, kiek man tos vietos reikia sunkvežimyje?

Žmonės visada klysta savo akimis, mata mažiau nei yra iš tikrųjų. Paimk linijinę, pamatuok kiekvieną spintelę ir nesitikėk, kad staliukai užims pusę vietos. Mes visada įsiskaičiuojame +10 procentų erdvės, nes visada pasirodo tas viena dėžė su asmeninėmis daiktais, kurią visi mirė. Geriau duok tūrį kubiniais metrais, o ne pasakyk "man atrodo trys sunkvežimiai", tai paprasčiausiai klaidinga informacija, vėliau pinigai. Reikia žinoti, ką veži, o ne spėlioti, kitaip lankstus logistikos procesas perkraustant biurą į Vokietiją gali prasidėti nuo papildomo važiavimo.

Ar aš turiu pati viską supakuoti į dėžes?

Gali, bet tikrai nerekomenduoju, nebent turi laiko ir nori nuskaityti nugarą. Profesionalios pervežimo firmos turintys savo medžiagas tai daro geriau. Jei pačioms supakuosite, o vėliau gėrio apatinę dėžės dalį, mes neatsakome už laužytus stiklus. Esu matęs, kaip deda porcelianą į dėžes be putos – tai tragedija. Leiskite mums tai padaryti, tai pigiau nupirkti naujas dėžes nei remontuoti monitorių, kuris nukrito pirmame posūkyje ties Kaunu arba pasienio punkte.

Kodėl man reikia inventoriaus sąrašo, jeigu aš žinu, kas mano yra?

Sąrašas ne tau, jis mums ir aiškumui. Be jo lankstus logistikos procesas perkraustant biurą į Vokietiją tampa beprasmis žaidimas. Vieną kartą klientas pareiškė, kad dingusio kompiuterio nebuvo, o sąraše buvo parašyta "2 vnt. PC". Pasirodo, jis vienas paliko namie. Be to, vokiečiai mėgsta tvarką, jei kils abejonėų keliuose ar patikrinimo metu, dokumentai turi sutapti. Užrašyk viską, net tūzas, kuris gulėja po stalumu, nes jo pamirši ir šauksis visą naktį kai atvyksi.

Ką daryti su senais dokumentais, kuriose jau niekas nereikalingi?

Išmesk juos čia, nevežk šlamšto per sieną. Vokietijoje atliekų deginimas kainuoja pinigus, o ne mes, tu sumokėsi už svorį atgal. Nemėgstu, kai vežame "oras" arba senus popierius. Jeigu juos reikia archyvuoti pagal įstatymus, tu supakuok juos į atskiras dėžes, pažymėk "Archyvas – neatidaryti". Kitu atveju, vairuotojas tiesiog išmes ją į artimiausią konteinerą, jam nebebus ne ką vežti atgal, ir jis nori užbaigti darbą. Būk realus dėl to, kas verta, o kas ne.

Ar galima nuolat keisti pervežimo datą, aš dar nesprendžiu?

Keisti gali, bet tai kainuoja. Vairuotojai planuoja maršrutus savaitėmis į priekį, ypač jei eina į gilumą, pavyzdžiui, į Bavariją arba prie Šveicarijos sienos. Jeigu paskutine minutes sakai "nevažiuot", tu moki baudą arba privali laukti, kai bus kitas nemokamas langas. Daržovių sezonas taip pat įtakoja, vieną dieną sunkvežimį gauni, kitą ne. Nežaisk su laiku, jei nori, kad lankstus logistikos procesas perkraustant biurą į Vokietiją nebaigtųsi įkyrių skambučių lavina.

Kaip sužinoti, ar pervežimo firma nekalapinėja apie patirtį?

Klausk apie sunkvežimius, o ne apie "klientų aptarnavimą". Kokius vairuotojus dirba? Ar jie savo ar samdomi? Samdomi su "žirafais" (pakrautais savivartais) dažnai dirba greičiau, bet mažiau rūpinasi turtu. Jeigu puslapio nuotraukose matyti tik biuras ir ne viena mašina – bėk. Tikrąją patirtį parodo rūdžiai ant ratų, o ne šviežiai nudažyti logo. Pagalvokk, jei jie meluoja apie parką, ką meluos apie tavo serverių saugumą?

Biuro kratos, pinigai ir kas su kainomis vyksta?

Kodėl kaina svyruoja kiekvieną kartą, kai paklausiu?

Kuras nebe tas kas buvo prieš metus, o kaiškų eina į Vokietiją, per Lenkiją eilės gali būti milžiniškos. Kaina priklauso nuo tikslios vietos (Miunzenas ir kaimelis netoli Frankfurto – skirtingi keliai), nuo pėsčiosios zonos ar reikalingos leidimai. Aš negaliu duoti fiksuotos kainos be matavimų, tai niekam nepanašu. Lankstus logistikos procesas perkraustant biurą į Vokietiją leidžia taupyti, jei agreguojame krovinius, bet jeigu tu nori ekskliuzyva, mokėk už tą vairuotojo laiką.

Ar už paskutines minutes įkėlimą reikia mokėti daugiau?

Žinoma, vairuotojas yra žmogus, o ne robotas. Jei jis atvykta 7:00 ryte, o tu atvedi darbuotojus supakuoti tik 9:00, laukia. Po valandos gali būti laukiamieji valandiniai. Pats geriausias būdas yra viską turėti paruošus prieš išvykstant mums. Vieną kartą teko laukti iki vakaro, kad paremtume tuos stalus, klientas sumokėjo dvigubai, tik todėl, kad nesuprato, kad "pakrauti" reiškia turėti dėžes ant grindų, o ne pilnai surinktus baldus.

Ar galima susitarti dėl fiksuotos kainos be paskutinių papildomų mokesčių?

Galima, bet turi būti konkretus. Jeigu rašai "pervežti biurą", tai gali reikšti ir 10 dėžių, ir 50. Sutartyje turi būti parašyta maždaug kiek krovinių bus, keliu aukštų pastatas (liftas ar ne), ar reikalingos paslaugos abiejuose galuose. Jeigu pasirodo, kad trečias aukštas be lifto, kaina kyla. Tai ne mokesčiai, tai darbas. Žiūrėk į smulkmenas, paskutinis "gudrus" klientas visada lieka nepatenkintas dėl "paslėptų" mokesčių, kurie iš tikrųjų buvo papildomas darbas.

Kas vyksta, jeigu biuras nėra išvalytas iki galo?

Važiuojam toliau, ne laukiame. Mes turime kitus užsakymus, pavyzdžiui, ten pat Vokietijoje reikės pasiimti grįžtančią krovinį. Jei jūsų darbuotojai šokinėja aplink dėžes, mes to nekontroliuojame. Knygos suskaičiuojamos pagal tą, kas yra įkelta. Vokietijoje laikas yra pinigai, vairuotojas negali prarasti pusės dienos, tu pasirūpink tą, kad ką tik nori vežti. Atsakomybė už sumaišymą tada nebus mūsų.

Ar draudimas padengia viską, jeigu kažką sulaužysme kelyje?

Draudimas yra gera, bet skaityk paskutines eilutes. Paprastai jis neapima brangių daiktų, jeigu jie blogai supakuoti (pvz. neįrengtas serveris ant padėklo). Taip pat, draudimas neapima duomenų praradimo. Jeigu sugenda diskas, draudimas sumokės už fizinę disku dalį, bet už duomenis ne. Patarčiau pasidaryti atsarginę kopiją prieš išvežiant. Negarantuotų dalykų geriau nevežti arba vežti su savimi automobiliu (tikrai taip daryk).

Ką daryti, jeigu sutartyje parašyta viena, o vairuotojas reikalauja kita?

Skambink man iš karto. Kartais vyksta klaidos, kartais vairuotojas tiesiog tingi dirbti ir bando išsikrauti ant daugiau už pinigus nepaisant kliento. Gera firma išspręs šį konfliktą telefonu. Jei kas negerai – fiksuok pavardę, numerius. Vieną kartą (tikrai atsitiko) vairuotojas reikalavo pinigus už "neįprastai ilgą iškrovimą", nors tai buvo įtrauka į kainą. Buvo atleistas tuoj pat. Nenusileisk tuščiai, bet ir žiūrėk, ar ne kaltas pats.

Vokietijos niuansai, keliai ir vokiečių tvarka

Ar jūsų vairuotojai bent truputį moka vokiškai?

Dažniausiai taip, bent pagrindai, kad suprastų kelio ženklus ir policiją. Bet nereikėtų tikėtis, kad jie sugebės aptarti dėžės vietą su vokišku prievaizdu. Didžioji dalis kalba angliškai arba rodo pirštais. Kalbant apie lankstų logistikos procesą perkraustant biurą į Vokietiją, kalbos barjeras dažnai sušvelnėja, nes viską sutvarkome dokumentuose iš anksto. Jei reikia specifinio bendravimo, galima pasamdyti deleguotąjį vairuotoją, kuris moka kalbą, bet tai kainuoja brangiau.

Kas yra tas lankstus logistikos procesas perkraustant biurą į Vokietiją?

Tai tas, kas mums leidžia išgyventi. Vokiškas metodizmas susiduria su mūsų ("kaip nors išsivers") požiūriu. Lankstumas čia reiškia, kad jei sunkvežimis negali įvažiuoti į centro gatvę dėl "Umweltzone" (aplinkos zonos), mes greitai organizuojame mažesnę mašiną. Arba jei leidimas dėl išlaipinimo užtrunka ilgiau, mes keičiam grafiką. Jokių standartinių sprendimų, viskas priklauso nuo situacijos vietovėje, ar tai yra Frankfurtas ar kaimas netoli Hanoverio.

Ar sunkvežimis gali važiuoti į bet kurią miesto dalį Vokietijoje?

Negali. Vokietijoje yra daug vietų, kur sunkvežimiai draudžiami, ypač senamiestyje. Prieš išvykstant turi patikrinti, ar adresas nėra "Anliegerfrei" ar panašu. Vieną kartą (tikrai atsitiko) važiavom į vieną miestelį, o ten tiltas buvo per žemas, teko griebti viską, statyti ant priekabos ir važiuoti atbulas per visą miestą. Būtinai pasakyk adresą iš anksto, kad mes patikrintume maršrutą, kitaip gali gauti baudą už važiavimą uždraustais keliais.

Ar reikia mokėti už vietinius kelių mokesčius Vokietijoje?

Taip, dauguma kelių yra mokami (maut). Tai įskaičiuota mūsų pasiūlyme, jeigu tai yra standartinis maršrutas. Bet jei tu nori privažiuoti prie pat durų per vidury miesto, kur kainos skirtingos, gali kilti papildomų išlaidų. Vokietijos keliai, ypač autobanai, nuolat tvarkomi, ir mokesčiai svyruoja. Lankstus logistikos procesas perkraustant biurą į Vokietiją taip pat reiškia gebėjimą rasti pigesnius maršrutus, jeigu klientas leidžia šiek tiek nukrypti nuo tiesiausio kelio, nors tai retas atvejis.

Ar galite išsiųsti mašiną šeštadienį ar sekmadienį?

Galima, bet brangiau. Vokietijoje rimtumas dėl poilsio dienų (Ruhetag) yra didelis, ir ne visur leidžiama triukšmaini veikla. Jeigu reikia dirbti sekmadienį Miunchene, gali tekti gauti specialų leidimą iš savivaldybės, o tai trunka laiko. Geriau planuoti atvykimą į darbo dienas, taip bus pigiau ir mažiau nervų. Sekmadieniais vežame tik tada, jei tai būtina, pavyzdžiui, serverių išjungimas, kai darbuotojų nėra.

Ką daryti, jeigu pristatant sulaiko policija arba muitinė?

Tieksime, kol sužinosime, kas vyksta. Jei tai mūsų kaltė (pvz., trūksta dokumentų), mes mokame už laukimą. Jei tai tavo kaltė (pvz., nelegalus krovinys), tu sumoki. Vokietijos muitinė labai griežta, nors esame ES, kartais tikrina ar nepervežami narkotikai ar brangūs radijo komponentai be dokumentų. Turi būti pasiruošęs parodyk dokumentus visai įrangei. Gerai, kad turi CMR kvitą, be jo niekas nejudės.

Ar yra skirtumas tarp Vakarų ir Rytų Vokietijos pervežimų?

Dabar jau nebe toks didelis, keliai visur geri, bet kai kur Rytuose dar pasitaiko prastai išasfaltuotų vietų arba siaurų gatvių. Darbuotojų požiūris taip pat šiek tiek skiriasi, vakaruose labiau laikosi taisyklių. Bet iš esmės lankstus logistikos procesas perkraustant biurą į Vokietiją veikia vienodai, svarbiau yra konkretus miestas, o ne regionas. Berlyno centras daugiau problemų kels nei kaimas Saksonijoje, nors ir ten yra savų niuansų.

Technika, serveriai ir jautrūs daiktai

Kaip saugiai pervežti serverius, juk tai brangu?

Tai atskira istorija. Reikia specialistų, kurie išjungia, pažymi laidus ir vėliau prijungia tiesiogiai. Negali tiesiog įkišti į dėžę. Esu matęs, kai kompanija staugė, nes vairuotojas "nutrynė" serverį užimdama dėžę. Reikia specialių dėžių su šokso absorbcija. Lankstus logistikos procesas perkraustant biurą į Vokietiją turi apimti ir IT infrastruktūros planavimą, kitaip prarasi savo verslo duomenis, kurių neatsigausi už pinigus. Pasidaryk backupą bent jau kaip draudimą nuo klaidų.

Ar galima pervežti smulkią techniką (nešiojamus kompiuterius) su vairuotoju?

Galima, bet aš nerekomenduočiau. Geriau, kad vadovai ar IT specialistai pasiimtų juos su savimi. Tie dalykai dažnai dingsta, ir paskiau visi kaltina vairuotoją, nors jis nieko nepadarė. Jei privalai vežti sunkvežimi, uždek jas į užraktomą dėžę (koffers) ir padėk atskirai užpildytame inventoriumi, kad matytų, kad trūksta. Maži daiktai – didelė galva, geriau jų neberizikuoti su kroviniais.

Ką daryti su dideliais planšetėmis arba projekoriais?

Jie turi būti specialiai apskaičiuoti. Standartinis euro paletės plotis gali netilpti ilgesnį planšetės stovą. Reikia įvertinti, ar jis išsirenka, jei ne – išsirenkame. Prieš tai reikia pašalinti lempas, kad jos nesprogtų kelyje nuo vibracijos. (Čia tikrai svarbu, nes viena lempa užsidegė važiuojant per banguotą kelią Ukrainoje, bet Vokietijoje keliai geriau, vis tiek rizikuosim). Supakuok jas į minkštą medžiagą, ne kartoną.

Ar priimate atsakomybę už vaizdo stebėjimo kamerų sistemos pervežimą?

Vaizdo stebėjimo sistemos dažnai būna sudėtingos su daugybę laidų. Geriau jas išmontuoti čia ir pakuoti kaip atskirus komponentus. Jeigu bandoma pervežti visą stendą, jis atsidurs ant grindų. Mums atsakomybė apima fizinę pažeidžiamumą, bet neprograminės įrangos ar konfigūracijos išsijungimą. Pasitark su IT komanda, kad jie paruoštų viską. Aš negaliu garantuoti, kad po kelių šimtų kilometrų sistemos BIOS nepasikeis ar kažkas.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis, tarkim spausdintuvo toneriais?

Tonerys nėra sprogmenys, bet jie gali išsilieti, jeigu dėžė skyla. Geriau išimti arba uždaryti į plastikinius maišus. Jeigu turi daug, tai turi būti deklaruojama, kaip pavojingas krovinys palyginus. Niekada nedėk jų viršuje, jei paslydo – visas krovinys bus įpurštas juodu dažu. Vieną kartą tokio klaida teko valyti visą priekabą ir kliento baldus, kas labai pasipiktino. Būk atsargus su chemija.

Ar galite sujungti techniką vietoje, toliau dirbti?

Taip, jeigu sutartyje to numatyta. Mes ne tik krauname, bet galiame ir padėti sujungti kompiuterius prie stalo (be konfigūracijos). Bet tai už papildomą mokestį ir reikia nurodyti, kiek darbuotojų reikalingas. Nekišk to į paskutinę sekundę. Vokietijoje vairuotojams reikia poilsio, todėl viršvalandžiai gali būti ribojami. Geriau darbuotojus pasamdyti patį vietą arba pasitikėti technika, kad ji suksis be įsikišimo, kai atvyksta kita komanda.

Išvados

Tiesiog nereikia būti genijumi, kad suprastum – lankstus logistikos procesas perkraustant biurą į Vokietiją reikalauja pasitikėjimo ir gero plano. Nėra idealios formulės, nes kiekvienas biuras ir kiekvienas Vokietijos miestas turi savo niuansų. Pasitikėk savo pervežėjo patirtimi, ne tik kaina, ir viskas gerai susikels. Gero kelio ir sėkmės naujoje vietoje (tikrai topadariau, jei nebūtų tiek daug dokumentų).