Lankstus biuro persikraustymas į Vokietiją: praktinis vadovas nuo „seno“ vadybininko

Dirbu šioje srityje jau beveik ketvirtį amžiaus, tad matyta visoka – nuo padėtų Ferrari po biuru iki dėžių, kurios virto beformėmis masėmis kelyje. Kai klientai šaukia ir klausia apie lankstų biuro persikraustymą į Vokietiją, dažniausiai jie baiminasi dėl pinigų ar sugadintų kompiuterių, bet tikrosios bėdos dažnai prasideda ten, kur nepasitikėjome detalėmis. Vokietija – tai tikras pasaulis su savo taisyklėmis, kurias mes, lietuviai, kartais pamirštame ar tiesiog manome, kad „kažkaip įsivers“. Štai paprastas (kartus šiek tiek netvarkingas) šaltinis, kaip tai ištikėtinai vyksta be nereikalingo streso. Lankstumas čia ne tuščias žodis, o būtinybė, kai kelyje kažkas ne taip eina.

Kaip viskas prasideda: planavimas ir biuro „ištuštinimas“

O kiek to laiko reikia? Savaitei užtenka?

Viska priklauso nuo to, ką jūs vadinate „biuru“. Jei tai tik trys stalai ir kavinė aparatas, tai susitvarkome per dieną. Bet jei kalbame apie pilną įmonės relokaciją su 30 darbuotojų, archyvais ir serveriais, tai gali užeiti ir savaitę, ir dvi. Paprastai sakau klientams – planuokite laiką su atsarga, nes niekada nežinai, ką rasi po darbo stalčiais. Vakar vienas klientas parodė dėžę, kurioje buvo laikomi... darbo drabužiai per pastarąsias penkias dienas. Gerai, kad mažiau šiukšlių liko.

Ar jūs duodate dėžes ar mes patys turime rinktis?

Žinoma, turime savų, tvirtų, ne kartą naudotų. Bet jei jums reikia ypatingų dėžių, tarkim, popieriui arba specialių bokštų, tai geriau susitarti iš anksto. Kartais atsitviktų taip, kad atvežame mažiau, nei reikia, ir tada tenka bėgioti į artimiausią statybų prekybos centrą. (Na, bent jau anksčiau taip būdavo, dabar stengiuosi tikslinti skaičius). Geriau parašykite iš kiek dėžių prireiks, o ne tiesiog „daug“.

Kas su tais dėžių lipdukais? Ar užtenka piešti marke rašikliu?

Galite ir piešti, tik tada nebesibūkite, kai vairuotojas bandys surasti „vadybos“ skyrių tarp dešimties identiškai atrodančių dėžių su užrašu „daiktai“. Mes duodame lipdukus su numeracija, tai pagreitina procesą kelis kartus. Vokietijoje, kai iškrauname, laikas praeina greitai, o jei turite laukti, kol kas peržiūri kiekvieną dėžę, bus ne malonu. Patikėkite, tvarka čia gelbėja nervus.

Ar reikia išmontuoti baldus pats?

Galite, jei turite norą ir laiko, bet dažniausiai tai daro mūsų komanda. Ypač jei tai didelės sistemos, kurios nebeina per duris viename bloke. Vieną kartą teko matyti, kaip klientas pats bandė išsukti didžiulę direktoriaus lentyną ir... ji nulūžo. Geriau palikite mums mūsų veržtklus ir atsakingus žmones, o jūs susirūpinkite tuo, kad duombazė būtų pasidaryta backup.

Galima nešti į dėžes ir asmeninius daiktus?

Galima, bet įdėkite juos į atskiras dėžes ir užrašykite „ASMEMENINIS“. Mes ne tikrinime ką ten dedate – mums nerūpi jūsų šlepetės ar nuotraukos iš atostogų – tačiau jei dėžė pakils į krovininį automobilį, tai ji bus laikoma kaip krovinys. Jei dings kažkas mažo ir brangaus, bus liūdna. Tikrai geriau tokias dalykus vežti sau mašina ar pasiduoti vairuotojui į kabą.

Transportas ir vairuotojai: kas vyksta kelyje

Ką daryti, jei reikalingas lankstus biuro persikraustymas į Vokietiją iš karto?

Tai tikriausiai sudėtingiausia dalis. Jei sakote „iš karto“, tai dažniausiai reiškia „vakar“. Mes stengiamės būti lankstūs, tačiau fizikos dėsniai neleidžia mums teleportuoti mašinų. Esu matęs situacijų, kai įmonės pasirašinėja sutartį, o po trijų dienų skambina, kad jau juda. Tada reikia skubiai ieškoti laisvų mikroautobusų, kurių nėra. Geriau susitarti bent savaitę anksčiau (geriau dvi).

Kokia mašina važiuos? Ar neužplauks į kiemą?

Priklauso nuo jūsų krovinio. Esu matęs, kaip „Mercedes“ Sprinteris sugebėja įsibrauti į tokius kiemus, į kuriuos net „Volkswagen“ Golfas neįvažiuoja. Vairuotojai mūsų yra patyrę, jie moka įvertinti, ką gali padaryti. Visgi, jei gyvenate senos statybos namuose Vokietijoje, kur vartai siauri, pasakykite iš karto. Mes ne stebukladariai, kad pralystum 3,5 tonos sunkvežimį pro 1,8 metro vartus.

Ar vairuotojas moka vokiškai? Būtina, kad išsiaiškintų su pareigūnais.

Dauguma mūsų vairuotojų supranta pagrindinius žodžius, bet jie ne filologai. Jei sustos policija arba pareigūnai muitinėje, dažniausiai problemos sprendžiamos angliškai arba gestais. Tačiau Vokietijoje meistrai ar namų savininkai kalba tik vokiškai. Turėkite omenyje – jei reikia kalbėtis su žmonėmis apie iškrovą vietos, geriau, kad būtumite pasiruošę pačiai (arba turėkite vertėją telefone).

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa kelyje?

Tuomet mes siunčiame kitą. Darbas ne sustoja. Lankstus biuro persikraustymas į Vokietiją reiškia, kad turi planas B. Prieš metus vienas mūsų vairuotojas panešė sankabą netoli Hanoverio. Ką padarėme? Išsinuomojome vietinį pervežėją ir perkėlėme dėžes į kitą mūsų mašiną, kuri važiavo tuolau. Klientas net nežinojo, kad buvo toks triukšmas.

Ar galima sekti mašiną kur ji važiuoja?

Taip, mes įdiegėme GPS sekimą. Galiu nusiųsti nuorodą ir pamatysite, kur jis stovi ar vaziuuoja. Nors kartais signalas dingsta Vokietijos miškuose (ten vietomis ryšys tikrai prastas), bet daugiau mažiau tikslu. Pati dažniausiai nežiūriu, nes kai žinojau, kas vyksta kelyje, tik nervindavausi. Dabar tik laukiu skambučio „esu vietoje“.

Kiek kainuoja degalai? Ar tai įeina į kainą?

Degalų kaina svyruoja, bet į sutarties kainą jie įeina. Jūs mokate už darbą ir paslaugą, o ne už degalų sąskaitą. Nors Vokietijoje degalai brangiau nei pas mus, tai mūsų problema, ne jūsų. Nebent kalbame apie labai didelius nuotolius ar specifinius užsakymus – tada gali būti taikomas papildomas mokestis už nuvažiuotus kilometrus virš normos.

Vokietijos specifika: biurokratija ir vietiniai ypatumai

Ar reikia gauti leidimą stovėti kieme?

Vokietijoje tai labai svarbu. Jei persikeliate į miesto centrą, tarkime, Miunchene ar Hamburge, negalima tiesiog sustoti ant gatvės ir pradėti iškrauti. Reikia gauti leidimą (Verladeanzeige) iš vietos savivaldybės (Ordnungsamt). Už tai gali tekti sumokėti, bet bauda už nelegalų stovėjimą bus kur kas didesnė. Padėkite sutvarkyti šiuos popierius dar iki išvykimo – mums už tai duotų raktų neįsivaizduoju.

Kas dėl „Maut“ (mokamų kelių)? Kas moka?

Jei mašina yra sunkesnė nei 7,5 tonos, tai reikia mokėti. Mūsų mašinos dažniausiai mažesnės (3,5 tonos), todėl važinėjame nemokamai. Bet jei reikalingas didelis sunkvežimis, tai mokėsime mes, ir tai bus įskaičiuota į sąskaitą. Niekada nenešk savo mašina ant to kelių mokėtojo terminalo – ten reikia specialios dėžutės (OBU), kurios tiesiog nebus.

Ar tiksli adresas svarbesnis negu Lietuvoje?

Vokietijos pašto sistema pasiduoda, tačiau vietiniai irgi gali suklysti. Kartą vežėme įrašus į vieną įmonę, o pasirodė, kad jie persikėlė į kitą pastatą gatvės toje pačioje, bet numeris pasikeitė. Gera, kad vairuotojas buvo protingas ir paskambino. Patikrinkite adresą du kartus, o dar geriau – nusiųskite nuotrauką su žemėlapiu. „Google Maps“ kartais meluoja apie įvažavimus.

Ką daryti su vokiškomis pakuotėmis atliekomis?

Tai tikrai ne patogiausia dalis. Vokietija labai griežta apie šiukšles. Negalima tiesiog palikti dėžių kieme ar prie konteinerių, jei jūsų ten nebebus. Mes paprastai pasiimame savo dėžes atgal, jei jos dar tinkamos. Jei ne, tada jas išrašome į vietines atliekas (Papiercontainer). Už tai dažniausiai tenka paprašyti rakto nuo šiukšlių konteinerio namų savininko.

Ar reikia draudimo? Ar jūsų apima viską?

Mes turime atsakomybės draudimą (CMR), bet jis apima ribotą sumą. Jei vežate labai brangią techniką, serverius, brangų meną, geriau pasidarykite papildomą draudimą. Esu matęs, kaip vienas vairuotojas užkabino garažo duris (o vokai turi tokių žemų garažų) ir nulaužė stogą su 10 tūkstančių eurų vertės spausdintuvu. Draudimas išgelbėjo, o be jo būtų siaubingi pykčiai.

Kaip su el. energija? Ar reikia uždrausti kompiuterius?

Žinoma, prieš išjungiant serverius ir kompiuterius, juos reikia išjungti normaliai, ne tik ištraukti laidą. Vairuotojas ne inžinierius, jis tik užkrauna. Taip pat, jei įmonėje yra kokių nors specialių elektros instaliacijų, kurias reikia atjungti, tai daro jūsų žmogus. Mes neatsakingi už tai, jei po atvykimo kompiuterius nebus įmanoma įjungti (išskyrus atvejus, kai mes juos numetame).

Kainos, mokėjimai ir nepageidaujami siurprizai

Ar kaina fiksuota ar gali pasikeisti?

Stengiamės dėti fiksuotą kainą, kai matome, ką reikia vežti. Bet jei pasirodo, kad dėžių yra dvigubai daugiau nei sakėte, arba reikia nuvykti į antrą aukštą be lifto (kas yra košmaras), kaina gali pakilti. Lankstus biuro persikraustymas į Vokietiją nereiškia, kad mes dirbam nemokamai ar už patį mažiausią. Už papildomą laiką ir fizinius pastangias reikia sumokėti.

Kada reikia apmokėti? Iš karto ar galiu vėliau?

Standartiškai reikalaujame avanso (depocito), kuris užtikrina, kad jūs neatsisakysite paskutinę minutę. Likusią dalį sumokate, kai krovinys yra pristatytas ir iškrautas. Esu patyręs klientų, kurie po iškrovos pradeda ieškoti spragų, kad nemokėtų pilnos sumos. Todėl sutartyje viskas turi būti aišku – už ką mokama ir kiek.

Ar gaunate PVM sąskaitą faktūrą?

Žinoma, mes legali įmonė. PVM sąskaitą faktūrą išrašome darbui atlikti. Jei esate įmonė (pvz., Vokietijoje registruota UAB ar GmbH), galime taikyti PVM 0 % tarptautinių vežimų atveju (jei pateikiate reikiamus duomenis). Tai padeda sutaupyti nemažai, bet su tuo reikia susitarti iš anksto, kadangi vokiečių biurokratai mėgsta paprasčiausius sprendimus.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių, apie kuriuos nesakote?

Stengiuosi kalbėti tiesiai. Nebūna „paslėptų“, bet yra „numanomų“. Pavyzdžiui, jei reikia iškrovimui naudoti keltuvą, kurio mums neturime, mes jo nuomą apskaitysuojame. Arba jei dėlžė sutrumpina per daug ir mes turime ją kurti iš naujo. Tai ne paslėpta tai tiesiog realybė, kurios negalima numatyti iš karto, kol nematote vietos gyvai.

Kaip elgiamės, jei kažką sulaužome? Ar pakeičiate?

Pakeičiame arba atsiskaitysame. Jei dėl mūsų kaltės lūžta stalas, mes jį suremontuojame (jei įmanoma) arba duodame pinigus naujam. Kartais klientams net atrodo smagu, kad gali gauti naują baldą vietoj seno. (Nebūkite per daip optimistiški, mes mokam tik rinkos vertę, ne parduotuvės kainą su nuolaida).

Techninės smulkmenos ir IT bei archyvai

Kaip pervežti serverius? Jie gi jautrūs.

Serveriai tai atskira istorija. Reikia juos išjungti, uždaryti į specialias dėžes, užfiksuotas, kad judėtų viduje (labai blogai, jei juda). Kartais įsitempia vairuotojas, kad „jis čia tik stalas“, bet serveris turi diskus, kuriuos sukrėtus galima prarasti duomenis. Geriau, jei IT žmogus eina kartu su juo, arba bent jau užžymė, kur aukštyn-žemyn.

Ar pervežate ir archyvus? Tų dėžių yra tūkstančiai.

Pervežame. Archyvai yra bjauriausias darbas – sunkios dėžės, dulkes, nieko nelabai įdomaus. Bet žinoma, kad reikia. Vieną kartą vežėme archyvus vienai bankui (ne Lietuvoj, o jau ten buvo pervežimai iš užsienio) ir pasirodė, kad pusė dėžių drėgnos. Būkite atsargūs su drėgme ir patikrinkite sandarumą prieš supakuodami.

Ar saugu vežti brangią elektroniką kartu su baldais?

Geriau ne vežti kartu. Stalas gali sužioti dėžę su monitoriumi, kai vairuotoją užgriūva posūkyje (Vokietijoje greitis didelis, ir posūkiai staigūs). Geriausia elektroniką dėti į mašinos vidų, o ne į priekį su kitais daiktais. Arba tiesiog užsegti juos ant paletės ir pririšti, kad niekas neprarastų.

Ar galite padėti sujungti kompiuterius vietoje?

Mūsų darbuotojai yra „rankų“ žmonės, jie gali atnešti, pastatyti, net įkišti laidą į lizdą, bet jei reikia konfigūruoti tinklą ar jungti prie serverio, tai jau ne mūsų kompetencija. Nekeiskite vairuotojo į IT specialistą, jis gali ir nusikirsti. Užsisakykite vietinį IT pagalba Vokietijoje, tai greičiau ir saugiau.

Kas dėl duomenų saugumo? Ar tikrai kas nepasidomės?

Mes neįsirašome į jūsų kompiuterius ir nebeglobome dėžių (išskyrus tą atvejį su asmeniniais daiktais, kai norime padėti). Bet vis tiek rekomenduoju išjungti „Windows“ slaptažodžius arba padaryti, kad kompiuteriai neįsijungtų automatiškai, nes jei mašina bus pavogta (retai, bet būna), tai duomenys bus saugūs.

Ar vežiate ir augalus? Jūsų biure juos daug.

Augalus galima, bet ne žiemą. Vokietija šaltoji šiaurė, ir jei užšals +10 laipsnių šaltyje tranzitinėje mašinoje, jie mirs. Vasarą – prašom. Geriau juos vežti atskirai, ne tarp durų ir stalų, arba tiesiog nusipirkti naujus vietoje. Tai tikrai pigiau ir mažiau galvos skausmo su mirusiais fikusais.

Išvados: kas iš tikrųjų svarbu

Svarbiausia – nebijoti klausti ir neidealizuoti situacijos. Lankstus biuro persikraustymas į Vokietiją gali būti sklandus, jei pasiruošiate ne fiziškai tik, o ir mentaliai. Niekas nesakė, kad viskas eis pagal planą, bet su gera komanda ir patirtimu, galima išvengti didžiausių nusivylimų. Pasitikėkite savo pervežėju, bet ir patikrinkite jį kelis kartus. Sėkmės naujoje vietoje, ir tegul Vokietijos keliai būna malonūs, o ne pilni strešų.