Lankstus biuro perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos: praktinis vadovas verslui

Perkraustyti biurą ne Lietuvoje, o į kitą šalį, pavyzdžiui, Vokietiją – tai visai kitas lygis nei paprastas daiktų pervežimas. Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt metų, ir galiu pasakyti, kad lankstus biuro perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos dažnai tampa tikru košmaru, jei viską palikti paskutinę dieną. Čia ne tik apie tai, kaip užkrauti kompiuterius į sunkvežimį, bet ir kaip nenumaldžiai susitvarkyti su muitinės dokumentais, kurie Vokietijoje yra itin griežti. Žmonės galvoja, kad tai kaip paštas – atvežė ir numetė, tačiau realybėje reikia planavimo, o kartais ir nemažai nervų, kad viskas vyktų sklandžiai ir be nereikalingų stabdžių.

Bendras procesas ir laikas

Kiek laiko užtrunka toks biuro perkraustymas?

Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir kur būtent Vokietijoje važiuojate. Jei tai tik mažas start-up'as iš Vilniaus į Berlyną, tai galima įveikti per dvi dienas, įskaitant pakavimą. Tačiau jei tai didelė korporacinė būstinė su dešimtimis stalų, serverine (o tai ypač svarbu planuojant lankstą biuro perkraustymą tarp Lietuvos ir Vokietijos), tai gali užeiti net ir savaitę. Būna, kad vairuotojas užstringa ties Kaunu, nes krovinys neįtelpa, taigi laikas visada yra sąlyginis. Geriau planuokite savaitę laiko rezervui, kad nepritumtumėte.

Ar galima perkraustyt dalį biuro dabar, o dalį vėliau?

Taip, tai ir yra vadinamasis lankstumas. Dažnai firma dar nebaigė nuomoti patalpų Miunchene, o Lietuvoje jau reikia išsikrauti. Mes dažnai siūlome sandėliavimą tarpinį tą laiką. Galime atvežti dalį daiktų į mūsų sandėlį Vokietijoje arba Lietuvoje ir laikyti, kol bus paruošta galutinė vieta. Tai kainuoja papildomai, bet sutaupo nervų, kai viskas slegia vienu metu.

Kas nutinka, jei sugenda sunkvežimis kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Prieš metus turėjome atvejį, kai ties Poznańiu (Lenkija) lūžo puspriekabė ašis. Klientas laukė biuro atidarymo Hamburge. Teko skubiai ieškoti kitos mašinos ir perkrauti viską. Tai užtruko dvi dienas. Jei neturite rezervinio plano, jūs pragysite (tikiuosi). Todėl lankstumas čia būtent tas – turime alternatyvų transportorių sąrašą, kurį galime iškviesti bet kurią minute.

Ar galima dalinį krovinį (LTL) vežti?

Taip, tai yra gana populiaru mažoms įmonėms. Jei turite tik 5-6 dėžes ir kelis stalus, nerašoma visas sunkvežimis. Mes susiejame jūsų siuntą su kitais krovinais. Tai pigiau, bet lankstumas mažesnis – reikia laukti, kol mes surinksime kitus krovinius vienai maršrutui. Galvojame, kad reikia 3 dienos, bet gali užtrukti 5, nes reikėjo apvažiuoti pro Kėdainius ir užkrauti medienos.

O kaip su parkavimu Vokietijos miestuose?

Čia tikrai nėra 100 proc. aišku, nes kiekvienas miestas turi savo taisykles. Berlyne arba Miunchene gauti leidimą stovėti 18 tonų sunkvežimiui prie biuro gali būti neįmanoma arba labai brangu. Kartais tenka vežti daiktus per 200 metrų mažesne mašina, vadinama "paskutiniai kilometrai". Aš negaliu garantuoti, kad didelė mašina užliks prie pat durų, tai priklauso nuo vietinės policijos ir ženklų. Reikia tikrinti vietą iš anksto Google Maps.

Kainos ir biudžeto klausimai

Kiek kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją?

Kainos šiuo metu šokinėja kaip vėjas lauke, labai sunku pasakyti fiksuotos sumos be matavimų. Paprastai mažam krovinui (1-2 europaletes) gali tekti mokėti nuo 800 iki 1200 eurų, priklausomai nuo degalų kainos. Jei kalbame apie pilną sunkvežimį (FTL), tai skamba nuo 2500 eurų ir aukščiau. Lankstus biuro perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos taip pat priklauso nuo to, ar reikia įrenginėti liftą Vokietijos pusėje – ten niekas nemokamai nebus dirbti, tai už jus padarys.

Ar toliau į Vokietijos gilumą brangiau?

Žinoma, kuo toliau nuo sienos, tuo brangiau. Į Miuncheną arba Bavariją keliauja ilgiau, reikia daugiau degalų ir vairuotojo darbo laiko. Į Berlyną arba Hamburgą šiek tiek pigiau, nes jie arčiau. Lankstus biuro perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos į toliau esančius rajonus, pavyzdžiui, prie Šveicarijos sienos, gali kainuoti net 20-30 procentų brangiau nei į vakarinę dalį. Taip pat ten griežtesni eismo ribojimai.

Kada reikia apmokėti paslaugas?

Standartiškai prašome 30-50 procentų avanso, kad užfiksuotume mašiną ir datą, ypač šiltuoju metų laiku. Likusią dalį sumokate, kai krovinys pasiekia vietą. Tačiau lankstus biuro perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos gali būti ir taip, kad mokate iš karto, jei tai smulkus paslaugos užsakymas. Dėl didelių projektų galime derėtis apie mokėjimą po 30 dienų (pvm sąskaita), jei turime sutartį, bet tai tik ilgamečiams partneriams.

Kodėl kaina pasikeitė per naktį?

Degalai, o tiek aš pasakysiu. Prieš savaitę buvo 1,50, dabar 1,70. Be to, Vokietijoje įvedė naujus mokesčius už aplinkosaugą sunkvežimiams. Mes negalime keisti kainos sutartyje be įspėjimo, bet jei dar neįvykdytas darbas, galių koreguoti. Neraštinga yra manyti, kad kaina pastovi logistikoje – ji gyva.

Ar dirbate savaitgaliais ir tai brangiau?

Galime, bet tai brangiau. Vokietijoje dauguma sandėlių ir biurų savaitgaliais uždaryta, tad net jei atvežame, niekas nepriims. Jei turite raktus ir pats priimate, tai problema mažesnė. Bet lankstus biuro perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos savaitgaliu reiškia, kad mūsų vairuotojams turi būti mokama viršvalandžiai. Jei Jums skubia labai, tai mokėsite už "greitąją" reakciją.

Burokratija, muitinė ir dokumentai

Kokius dokumentai reikia turėti kelyje?

Būtinai reikia galiojančio CMR kontrato, krovinio deklaracijos (Ex-1 arba T1 dokumentai), jei vykstate iš ES į ES, tai dažnai užtenka sąskaitos-faktūros. Bet Vokietijos muitininkai (Zoll) yra labai išrankūs, jei mata, kad važiuojate komercinės paskirties daiktais. Jie gali sustabdyti ir prašyti įrodymų, kad tai ne prekyba, o perkraustymas.

Ar reikia mokėti PVM ar muitą muitinėje?

Jei esate registruota įmonė ir vykstate savo turtą iš vienos ES šalies į kitą, tai tai yra PVM išlyginimo operacija (Intrastat), mokesčio mokėti nereikia tiesiogiai sienoje. Bet reikia teisingai pateikti dokumentus. Jei vykstate į Vokietiją naują verslą, gali tekti registruotis PVM mokėtoju ten, jei peržengsite tam tikrą apyvartą. Geriau pasikalbėti su buhalteriu prieš leisdami mums važiuoti.

Ar inventoriaus sąrašas būtinas?

Be abejo. Be sąrašo Jums nepraeisite net Lietuvos sienos, jei sustabdys patrulis. Jis turi būti detalus: "stalas" nenurodo nieko, turi būti "medinis rašomasis stalas, 120x60". Lankstus biuro perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos be šio popieriaus yra kaip važiuoti automobiliu be vairuotojo pažymėjimo – gali pavykti, jei niekas nepastebės, bet jei pastebės, baisu bus.

Kas daryti, jei dokumentai neteisingi?

Tada sustojame sienoje. Gali tekti mokėti baudą arba sudaryti naują dokumentą vietoje (kas brangu). Kartais vairuotojai tiesiog užmiršta pasirašyti vieną vietą. Jei tai nutinka Lietuvoje, dar galima kažką padaryti, bet Vokietijoje jie yra labai griežti. Geriau patikrinkite viską du kartus prieš išvykstant.

Technika, baldai ir jautrūs daiktai

Kaip saugiai vežti serverius ir IT įrangą?

IT įranga yra pati brangiausia ir jautriausia dalis lanksto biuro perkraustymo tarp Lietuvos ir Vokietijos. Negalima jos tiesiog mesti ant grindų. Reikia specialių dėžių su putomis, o serverius geriau išjungti ir atvėsinti prieš kelionę. Kartais klientai bando nieko neleisti vairuotojui padėti, bet tada vėliau verčia sumokėti už naujus diskus. Aš asmeniškai visada rekomenduoju pasirūpinti duomenų atsarginėmis kopijomis (backup).

Kaip su stalais ir lentynomis – ar išmontuoti?

Didelės lentynos ar konferencijos stalai turi būti išmontuoti. Negalima juos įvežti surinktų, jie tiesiog nelips į liftą arba duris. Mūsų komanda atvažiuoja su įrankiais ir viską išmontuoja, o vėliau Vokietijoje surenka atgal. Žinoma, tai užtrunka. Kartais klientai sako, kad galės patys surenti, o po to vėliau skambina prašyti pagalbos, nes prarado varžtus. (Tikrai, varžtai visada dings, tai kaip dėsnis).

Ar galima vežti biuro augalus?

Biuro augalus vežti galima, bet yra rizika. Muitinė gali tikrinti, ar nėra kenkėjų, o ilga kelionė vėsiame krove gali juos užmušti. Lankstus biuro perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos neįtraukia augalų gyvybės garantijos. Jei turite brangų palmių, geriau vežti juos atskirai, mažame automobilyje su šiluma, o ne tarp metalinių stalų.

Ar draudimas apima viską, kas sugenda?

Standartinis draudimas dažnai neapima visų biuro daiktų, ypač jei tai brangūs menų kūriniai ar seni serveriai. Svarbu perskaityti smulkmenas. Lankstus biuro perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos reikalauja tikslinio inventoriaus. Jei parašysite "kompiuteriai", o jų bus 50, draudikas gausmės. Reikia parašyti konkrečias serijinius numerius arba bent jau apytikslę vertę. Aš visada sakau – geriau perdrausti, nei gauti pusę sumos.

Ar jums patys reikia pakuoti dėžes?

Galite pakuoti patys, bet tada mes neprisiimame atsakomybės už tai, jei kažkas suges per važiavimą. Jei mums patys padarysite darbą (pilnas pakavimas), tada duodame garantiją. Biuro perkraustyme svarbu ne užsegti dėžių, o žymėti jas. Būna įdomių situacijų, kai atvykstate į Vokietiją, o ten dėžė su svarbiaisiais sutartimis pasimetė. Geriau mokėti už mūsų dėžes ir lipdukus.

Vairuotojai, terminai ir smulkmenos

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Oficialiai dauguma vairuotojų atsakingi tik už vairavimą, bet realybėje jei jie mata, kad klientas vienas ir bejėgis, dažniausiai padeda. Tačiau nekitinkite – Vokietijoje yra griežti darbo saugos reikalavimai. Vairuotojas gali tiesiog atsisakyti nešti dėžių, jei neturi specialių avalynių ar liemenės. Už papildomą mokestį galima organizuoti "pėstininkus" (krovėjus), tai geriau suplanuoti iš anksto.

Ar galima sekti, kur yra mašina?

Šiais laikais beveik visos mašinos turi GPS sekimą. Galiu jums atsiųsti nuorodą, kur matysite, kur dabar stovi vairuotojas. Tai padeda suplanuoti savo darbą. Lankstus biuro perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos tampa šiuolaikiškas, kai žinią galite matyti realiu laiku. Nereikia beprotniai skambinti vairuotojui kiekvieną valandą, jis turi vairuoti, o ne kalbėti telefonu.

Kas daryti, jei vėluojate susitikti su vairuotoju?

Jei vėluojate, praneškite iš karto. Vairuotojas turi poilsio laiko apribojimus, jis negali tiesiog laukti valandą prie uosto. Jei pavėluosite ilgiau nei 30 minučių, gali tekti mokėti stovėjimo mokestį arba netgi grįžti kitą dieną. Vokietijoje stovėjimas sunkvežimiams brangus.

Ar saugu duoti jums raktus nuo naujo biuro?

Esame sertifikuota įmonė, dirbanti jau 20 metų, tad taip, saugu. Bet žinoma, visada yra tos juodos avys rinkoje. Aš asmeniškai visada siūlau, kad klientas arba jo atstovas lydėtų mūsų arba būtų vietoje, kai mes atvykstame iškrauti. Nereikia mums duoti visų raktų paketų, užtenka vieno, kad atidarytume duris.

Išskirtiniai ir nepatogūs klausimai

O dar tų kelių... Vokietijoje autopliusai mokami?

Taip, o ten dideli sunkvežimiai moka daugiau negu lengvieji automobiliai. Ši kaina įeina į jūsų sąskaitą. Kartais klientai stebisi, kodėl tiek brangu, kai 800 km kelias. Atsakymas paprastas – degalai, aliejus, padangos (mokestis už taršą), prieigos leidimai. Lankstus biuro perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos nėra pigus malonumas, bet jis turi būti sklandus.

Kas daryti, jei Vokietijoje dar nėra biuro (sandėliavimas)?

Jau minėjau, bet pakartuoju – mes turime sandėlius. Galime palikti dėžes pas mus mėnesį ar du. Lankstus biuro perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos taip pat apima ir šią galimybę. Svarbiausia tik tiksliai sužinoti, kiek laiko reikės, nes vietos sandėliuose dažnai trūksta. Ypač pavasarį, kai visi vyksta į naujus namus ar biurus.

Ar surenkate baldus Vokietijoje?

Taip, mūsų komandoje yra žmonių, kurie sugeba surinkti net sudėtingiausias sistemas. Tiesa, Vokietijos standartai gali šiek tiek skirtis nuo mūsų, bet įrankiai tie patys. Jei permontuojate biurą, rekomenduoju pasirūpinti, kad instrukcijos būtų pasiekiamos, nes be jų galime prarasti valandą. (Kartais netgi su instrukcijomis tenka galvoti, bet mes įpratę).

Kas nutinka, jei sulūžo stiklas stalas?

Jei tai mūsų kaltė, mes atsilyginame pagal draudimo sąlygas. Bet jei stiklas nebuvo tvirtai užfiksuotas dėžėje arba buvo padėtas ant viršaus "beprotiškai", tai gali būti ginčytina. Turiu omenyje, kad stiklo darbai visada brangiausi. Vokiški stiklai yra specifiniai. Geriau juos užsisakyti ten, o ne vežti per visą Europą, nebent tai yra kažkas ypatingo.

Kodėl viskas taip sudėtinga tiesiog perkrausty?

Ne viskas taip sudėtinga, jei pasitikite specialistais. Bet klientai dažnai nori taupyti ant visko, o tada stebisi, kad dėžė atėjo susmulkinta. Lankstus biuro perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos reikalauja profesionalumo. Mes ne "pervežėjai" su Gaz'ele, tai logistika. Aš tiesiog noriu, kad jūs suprastumėt – kokybė kainuoja, o nervai kainuoja dar brangiau.

Apibendrinant, lankstus biuro perkraustymas tarp Lietuvos ir Vokietijos nėra tas dalykas, kurį reikia spresti per naktį. Reikia kantrybės, gerų partnerių ir supratimo, kad kelyje gali nutikti visko. Nors aš ir nešoku dėl dėžių pats, bet žinau, kiek nervų tai sukelia vadovams. Pasitikėkite patirtimi, ne kaina, ir tada Jūsų verslas Vokietijoje pradės veikti be nereikalingų trikdžių. Sėkmės!