Lanksčios sąlygos biuro persikraustymui į Vokietiją: Kas iš tikrųjų slypi sutartyje?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, ir galiu pasakyti viena – biuro persikraustymas, ypač į Vokietiją, niekada neina taip, kaip planuojate Excel lentelėje. Dažnai klientai susiduria su situacija, kai reikia rasti lanksčias sąlygas biuro persikraustymui į Vokietiją, tačiau patys net neįsivaizduoja, ką tai reiškia praktiškai. Ne tik kaina svarbu, bet ir tai, kaip mes susitvarkome su jūsų IT įranga, vokiškąja biurokratija ar netikėtais pavojais kelyje. Čia nėra tik apie vagonus, o apie tai, kad jūsų verslas nestotų. Yra dienų, kai viskas vyksta lyg pagal knygą, o yra dienų, kai vairuotojas užstrigs ties Berlynu be leidimo, ir tuomet reikia greitų sprendimų, o ne standartinių atsakymų iš vadovybės.

Apie kainas, tai kas neįskaičiuota ir pinigus

Kiek tikrai kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją?

Žiūrėkime, kainos nėra pastovios, kaip duonos kaina parduotuvėje, jos svyruoja priklausomai nuo tūrio, atstumo ir, svarbiausia, pasiruošimo lygio. Jei jūsų biure yra daug specialios įrangos, reikės ne tik stiprių rankų, bet ir įrangos fiksavimo medžiagų, kurios kainuoja. Lanksčios sąlygos biuro persikraustymui į Vokietiją dažnai reiškia, kad galime susiderėti dėl mokėjimo grafiko, jei projektas didelis, bet pagrindinis įkainis visada susideda iš darbo valandų, degalų ir kelių mokesčių Vokietijoje. Nereikėtų tikėtis, kad pervesite viską už tris šimtus eurų, jei tūris didesnis nei 30 kubinių metrų.

Ar galima gauti nuolaidą, jei persikraustome ne darbo laiku?

Taip, tai viena iš tų sričių, kur galime kalbėti apie lankstumą, nes darbuotojams naktinis darbas reiškia papildomus mokesčius, bet jei sutvarkome tvarkaraštį, kai mažiau eismo, galiu padaryti nuolaidą. Vokietijoje naktiniai apribojimai sunkvežimiams griežti, tad reikia specialių leidimų, o tai kainuoja, tačiau jei jūsų biuras turi išsikraustyti savaitgalį, kad pirmadienį dirbtumėt, radome būdų, kaip tai padaryti nebrašant įmonės. Kartais tiesiog reikia suprasti, kad lanksčios sąlygos biuro persikraustymui į Vokietiją yra apie kompromisus tarp laiko ir pinigų.

Kas nutinka, jei pasikeičia kiekis daiktų paskutinę minutę?

Tai kasdienybė. Vienas klientas prisipažino tik tada, kai atvažiavome, kad turi dar du sandėliukus gatvės gale, kurių nebuvo sąraše. Tokiu atveju, jei darbo diena neišseka, tenka dirbti viršvalandžius arba skambinti pagalbai iš kaimyninės šalies, o tai brangu. Geriau, kai apie tai pasakojate iš karto, tuomet galime pakeuti mašiną arba planą be didelių baudų.

Ar į kainą įeina dėžės ir pakavimo medžiagos?

Paprastai ne, nebent tai nurodyta kaip "viskas įskaičiuota" pasiūlyme, kurie pas mus reti, nes kiekvienas reikia skirtingo kiekio lipdukų ir buroklių. Parduodame dėžes, jas galima grąžinti, jei jos nenukentėjo, tai taupyti jums nebus reikia. Lanksčios sąlygos biuro persikraustymui į Vokietiją gali apimti tai, kad paimame dėžes nuomos pagrindu, o ne parduodame, tačiau reikia jas sugrąžinti per mėnesį, kitaip sąskaita už juos ateis.

Kada reikia apmokėti už paslaugas?

Standartiškai prašome avansą, kad užtikrintume, kad mašina bus rezervuota ir neatvažiuos pas kitą, kas siūlo daugiau, o likusią dalį – iš karto po iškrovos Vokietijoje. Esu matęs situacijų, kai vadovai sako "mokėsime apskaitai po savaitės", o mūsų vairuotojas sėdi be pinigų degalams Kelne. Todėl mūsų standartas yra griežtas, bet jei esate ilgametis partneris, galime susitarti dėl sąskaitos faktūros apmokėjimo termino pratesimo.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Nėra paslėptų, yra tie, kurių klientai paprastai nepastebi, pvz., kelių mokesčiai Vokietijoje arba mokesčiai už miesto centro įvažiavimą (Umweltzone). Jei reikia specialios technikos, pvz., keltuvo su įmonėmis, tai taip pat papildomai, todėl visada rašome sąskaitoje atskirai, kad nebūtų nustebtos, kai pamatysite galutinę sumą.

Ar paimate darbui už pinigus (grynaisiais)?

Ne, tik sąskaita faktūra ir pavedimu, mums reikia tvarkos buhalterijoje, ypač kai kalbame apie tarptautinius pervežimus. Nors kartais seni vairuotojai ir pasigailėtų gauti "envelopę" už greitą iškrovą, to daryti negalime, tai per didelė rizika mums.

Dokumentai, vokiškas tvarka ir muitinė

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelyje?

Būtinai reikia sandėliavimo sutarties, inventoriaus sąrašo geriausia dviem kalbomis ir, žinoma, CMR draudimo. Vokietijoje policija dažnai sustabdo sunkvežimius ir tikrina, ar krovinys atitinka dokumentus, todėl jei sąraše parašyta "biuro kėdės", o otkryvoje – "motociklas", bus problemų. Lanksčios sąlygos biuro persikraustymui į Vokietiją čia nepadės, reikia turėti tvarkingus popierius.

Ar reikia muitinės deklaracijos, kai pervežame įmonės turtą?

Jei persikraustote iš ne ES šalies, taip, tikrai, be to reikės TIR knygelės arba tranzito deklaracijos, bet jei važiuojate iš Lietuvos, tai ES viduje, tai dažniausiai užtenka prekių apyvitos dokumentų (vat invoices), kurios patvirtina, kad turtas yra jūsų ir jis nebeperduodamas parduodant. Vieną kartą turėjau klientą, kuris bandė vežti asmeninį turtą kaip įmonės, tai buvo ilgas pokalys su muitininkais pasienyje.

Kaip elgtis, jei dingsta svarbus dokumentas?

Pirmiausia neriaukite, viskas gali būti atkurta elektroniniu būdu, jei turite prieigą prie buhalterinės programos. Jei dingsta sandėrio kvitas, vokiečiams gali tekti mokėti garantinį mokestį, kad praleistų sieną, todėl visada darykite kopijas. Aš asmeniškai visada siūlau turėti visus dokumentus ir debesyje, ne tik spausdintinius brezentuose.

Ar jūsų įmonė užtikrina "Ummeldung" (registraciją) Vokietijoje?

Ne, mes esame pervežėjai, ne teisininkai, tad registraciją mieste (Bürgeramt) turi padaryti jūsų darbuotojai patys. Mes galime tik nuvežti daiktus į adresą, bet už tai, kad jūsų vadovas gaus gyvenamosios vietos leidimą, neatsakome. Nors kartais patariame, kur greičiau eiti, jei pažįstame miestelį.

Kas dėl draudimo? Kas apmoka, jei kažką sudaužome?

Mes turime atsakomybės draudimą, kuris pagal CMR konvenciją apmoka iki tam tikros sumos (dažniausiai pagal SVS arba svaro limitą), tačiau jei transportuojate brangų serverį už 50 tūkstančių, reikia jį papildomai apdrausti. Lanksčios sąlygos biuro persikraustymui į Vokietiją leidžia mums pasiūlyti papildomą draudimą konkrečiam siuntiniui, tai nebrangu, palyginti su nuostoliais.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams?

Jei vairuotojai dirba pagal savaitės poilsio režimą (t.y. praleidžia poilsį sunkvežimyje), tai jie privalo vesti poilsio laiko apskaitą (tachografą) ir laikytis Eurokontrolo taisyklių. Vokietija labai griežtai tai tikrina, o mūsų vairuotojai yra apmokyti, todėl problemų neturėtų būti, jei jūs nesiveržiate juos varyti 24 valandas be perstojo.

Fizinis darbas, baldai ir technika

Ar padėsite išmontuoti ir sumontuoti baldus?

Taip, tai mūsų kasdieninis darbas, turime savo meistrus, kurie moka išsirinkti tinkamus raktus, nors kartais pasitaiko, kad seni vokiški baldai turi savitą struktūrą. Lanksčios sąlygos biuro persikraustymui į Vokietiją čia reiškia, kad jei biure turiu kažką pamesti, tai padarome vakare po darbo, kad nebe trukdytume jums dirbti. Svarbiausia nenukentėtų varžtai, kitaip montuojant bus problemų.

Kaip pervežiate IT serverius ir jautrią techniką?

Tai atsakingiausia dalis. Serverius dedame į specialias anti-statinės dėžes, užfiksavome ant rėmų, kad jie nešoktų kelyje. Esu matęs, kaip konkurentai uždėjo serverį ant paprastos kėdės – tai siaubas. Mums patinka, kai IT žmogus stovi priešais ir vadovauja, kurį kabelį pirmiau išjungti, taip išvengiame duomenų praradimo rizikos.

Kas jei naujieji biure nėra lifto arba jis per mažas?

Tada dirbame per laiptus, o tai brangiau ir lėčiau. Vieną kartą Veidene turėjome nešti 200 kg seifą į ketvirtą aukštą per laiptus, nes lifte neįėjo. Tokie dalykai reikia aptarti iš anksto, nes lanksčios sąlygos biuro persikraustymui į Vokietiją neįtraukia to, kad mūsų darbuotojai taps supermenimis ir nšoks pro langus.

Ar galite laikinai sandėliuoti daiktus Vokietijoje?

Taip, turime partnerių sandėlių Frankfurte ir Miunchene srityje, jei jūsų naujas biuras dar nėra paruoštas arba sutartis pasibaigė anksčiau. Tai kainuoja, bet kartais pigiau nei vežti visą atgal ir vėl grąžinti. Sandėliavimas gali būti trumpalaikis (savaitė-dvi) ar ilgesnis, priklausomai nuo jūsų poreikių.

Ar surenkate ir išrenkate įmones (liftus)?

Ne, mes nešame baldus, o ne statome pastatus. Jei reikia įrengti išorinę įmonę, tai reikia kreiptis į statybos firmas, kurios turi atitinkamas licencijas. Mes galime tik padėti pakrauti įrenginio dalis, bet ne jo montavimą, per daug ten techninės atsakomybės mums.

Ką daryti su atliekomis – senais baldais, dėžėmis?

Galiu juos nuvežti į šiukšliadėžę (Recyclinghof), jei jūsų to nereikia, bet tai kainuoja, nes Vokietijoje atliekų utilizavimas nėra nemokamas. Dėžės, jei geros, paimame atgal, jei sugedusios – susmulkiname. Nerekomenduoju palikti viso gatvėje, vokiečiai greitai paskambina inspekcijai ir gausite baudą.

Nesklandumai, problemos ir realus gyvenimas

Kas vyksta, jei vairuotojas užstringa eismo spūstyje?

Tai Vokietijoje dažna būsena, ypač ties baigiamaisiais darbais arba avarijomis automagistralėse. Vairuotojas praneša, mes skambiname klientui ir sakome, kad atvyks vėliau. Lanksčios sąlygos biuro persikraustymui į Vokietiją čia reiškia, kad jei reikia, mes dirbame naktį, kad pasiektume terminą, nors tai ir brangu. Svarbiausia neprarasti ryšio.

Ar jūsų vairuotojai moka vokiškai?

Dalis moka, dalis sugeba kalbėti "angliškai su vokišku akcentu", bet dažniausiai užtenka pagrindinių frazių ir rankų kalbos. Jei reikia sudėtingų derybų su namų savininku dėl išvykimo leidimo, geriau, kad jūs arba jūsų vokiškai mokantis darbuotojas būtų giedas. Kartais pasitaiko, kad vairuotojas supranta viską kriežtai (aš turiu omenyje ne taip), bet sugeba susitvarkyti.

Kas jei pažeidžiate kaimyno turto sieną arba grindis?

Tai atsitinka, ypač kai nešami ilgi spintos siaurais koridoriais. Mūsų draudimas tai padengia, todėl reikia nedelsiant pranešti vadovui ir užfiksuoti žalą. Būna nepatogu, kai teks paaiškinti supykusiai poniai Schmidt, kodėl jos durys įbrėžtos, bet tai mūsų darbas, tai išspręsime.

Ar dirbate šeštadieniais ar sekmadieniais?

Galime, jei tai suderinta iš anksto, tačiau Vokietijoje galioja triukšmo apribojimai sekmadieniais, todėl negalime statyti lentynų arba barškinti dėžėmis. Galime tik iškrauti tuščią mašiną arba padaryti tylius darbus. Lanksčios sąlygos biuro persikraustymui į Vokietiją neįveiks vietinių įstatymų, tad geriau planuoti iškrovą penktadienį arba pirmadienį ryte.

Kaip elgtis, jei klientas Vokietijoje atsisako priimti siuntą?

Tai blogiausias scenarijus. Tuomet mes turim problemą, kur dėti daiktus. Jei tai ne jūsų kaltė (pvz., raktų neturėjimas), laukimo mokestis sumokėsite jūs. Geriau viską du kartus patikrinti dėl raktų ir prieigos prieš išvykstant iš Lietuvos.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Nėra nieko blogiau nei pasakyti "taip" pigiausiam pasiūlymui ir paskui gailėtis. Vienas klientas taip padarė ir jo mašina sužlugo pusiaukelėje, o pagalba atvyko tik po dienos. Lanksčios sąlygos biuro persikraustymui į Vokietiją turi būti pagrįstos patikimumu, ne tik kaina. Mums patinka, kai klientai klauso patarimų, o ne tik žiūri į skaičius.

Kas daryti, jei pavogiami daiktai?

Tai retai nutinka, nes vairuotojai užrakina mašiną ir stovi prie jos, bet jei nutiko – skambinti policijai. Mūsų draudimas taip pat padengia vagystes, jei buvo užfiksuotas pralaužimas. Tokie dalykai skaudina, bet su jais susitvarkome.

Išvados

Galiausiai, noriu pasakyti, kad biuro persikraustymas nėra tik fizinis darbas, tai organizacinis iššūkis, reikalaujantis kantrybės ir gerų partnerių. Lanksčios sąlygos biuro persikraustymui į Vokietiją leidžia mums adaptuotis prie jūsų laiko grafikų ir biudžeto, tačiau sėkmę lemia detali planavimas ir atvirumas. Jei viską aptarsime iš anksto ir pasakysite apie savo baimes, išvengsime daugumos nesklandumų. Kelias į Vokietiją gali būti sklandus, jei nenukreipiame į "kelių atkarpas" be žemėlapio.