Lanksčios paslaugos biuro perkraustymui iš Vokietijos: Kas tik laukia už ribų?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o gal ir daugiau, ir vis pamirštu, kas yra "normalus" darbo laikas. Vieniems biuro perkraustymas – tai tik dvi dėžės dokumentų, kitiems – visą flosą verčiantis chaosas. Ypač kalbant apie lanksčias paslaugas biuro perkraustymui iš Vokietijos, čia niekada neina pagal knygą. Vokietija disciplinuota, tačiau biurokratija ten tokia, kad kartais nori plaukus nutraukti. Esu matęs viską – nuo idealiai susikalbjančių logistų iki tokių situacijų, kai sunkvežimis užstrigs Miuncheno centre, o vairuotojas negali prisiskambinti, nes neturi "Euro" simbolio klaviatūroje (njuodokim). Štai kas tikrai vyksta realiame pasaulyje.

Pasiruošimas ir planavimas: kaip nepraryti dokumentų

Ar tikrai reikia planavimo 3 mėnesius iš anksto?

Sakyčiau, kad kuo anksčiau, tuo geriau, bet žinote, kaip būna. Vokietijos įmonės mėgsta viską užfiksuoti, tačiau Lietuvoje dažnai sprendžiama paskutinę minutę. Jei kalbame apie lanksčias paslaugas biuro perkraustymui iš Vokietijos, galime susitarti ir savaitei iki išvykimo, jei turime laisvą mašiną. Tačiau rizikuojate, kad nebus leidimų važiuoti tam tikru aruodžiu arba reikės brangiau užsisakyti greitąjį krovininį. Geriau turėti rezervą bent mėnesį, tačiau jei skubate – mes pritaikomės.

Ką daryti su dokumentais, kurių negalima išvežti?

Čia yra svarbu. Kartais klientai bando suvežti viską, including senus sutartis, kurias pagal Vokietijos įstatymus reikėtų sunaikinti vietoje. Aš ne teisininkas, bet girdėjau, kad yra griežtų taisyklių duomenų apsaugai (DSGVO). Geriau jums susitvarkyti archyvą Berlyne ar Hamburgą prieš mūsų atvykimą. Jei ne, mes juos užvežime, o tada jūsų vadovas gal vos neišprotės, gaudę baudą už netinkamą duomenų pervežimą. Nekelkite rizikos ant pečių.

Ar jūsų komanda padeda supakuoti?

Taip, tai yra standartinė dalis. Mūsų vairuotojai turi su savimi ryšulius, dėžes, putplasčio popierių. Vienas kartasFrankfurte vairuotojas netgi padėjo išardyti labai sudėtingą stalinę, nors tai nebuvo jo pareiga – tiesiog nenorėjo, kad ji dužtų kelyje. Tačiau turėkite omenyje, jei viskas yra chaotiškas išmėtyta po kambarį, supakavimas užtruks ilgiau, o lanksčios paslaugos biuro perkraustymui iš Vokietijos gali tapti šiek tiek brangesnės dėl valandinio mokestio.

Kiek dėžių reikės standartiniam biurui?

Čia neįmanoma pasakyti tiksliai be akies. Maždaug 10-15 dėžių vienam darbuotojui, jei tik duomenys ir asmeniniai daiktai. Jei perkeliate archyvą, tai skaičius išauga dvigubai. Kartais klientai sako "turime tris stalus", o atvyksta, ir ten dar dešimt spintų, pilnų senų ataskaitų. Geriau padaryti menką inventorizaciją, kad mes nevažiuotume su per mažu sunkvežimiu. (Nors dažnai ir taip važiuojame su padidintu kėbulu, kad būtų kur įkrauti).

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į miestą?

Vokietijoje miestuose yra daug "Umweltzone" – aplinkos zonas. Jei mūsų mašina neturi atitinkamos žaliosios kortelės, gal gausime baudą, o neįvažiuosime į centrą. Todėl visada tikriname maršrutą. Kartais reikia kreiptis į savivaldybę dėl leidimo stovėti prie pat įėjimo, ypač jei ten daug eismiškai. Tai papildomas galvos skausmas, bet įtraukiame į paslaugą.

Kainodara ir paslėpti mokesčiai

Kodėl kaina skiriasi nuo preliminarios?

Galvodami apie lanksčias paslaugas biuro perkraustymui iš Vokietijos, visada prisiminkite – preliminari kaina yra tik įvertis. Vokietijoje degus yra brangiau, o kelyje gali nutikti viskas. Pavyzdžiui, jei pas mane pasakyta, kad reikia nešti 2 aukštus be lifto, o atvyksta, kad liftas neveikia ir reikia nešti 5 aukštus... aišku, kils kaina. Arba jei biure staiga pasirodo 20 dėžių daugiau nei buvo planuota. Mes stengiamės būti sąžiningi, bet laikas eina.

Ar į kainą įeina draudimas?

Įprastai taip, yra CMR draudimas, bet jis labai mažas – kažkas apie 10-12 EURų už kilogramą. Jei krenta brangus serveris ar meno kūrinys, tai neužteks. Rekomenduoju papildomai apdrausti brangų turtą prieš kelionę. Kartais klientai tuo nesirūpina, o tada, kai dėžė su "Apple" technika nukrenta nuo kėbulo... nu, ten nervai netrunka.

Kas dėl MVM (PVM) tarp šalių?

Jeigu esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir Vokietijoje, tai dažnai galime taikyti 0% MVM tarifą (vidinės ES prekybos procedūra). Reikia tik jūsų PVM kodų. Jei ne, turi mokėti Vokietijos MVM, kuris dabar, kaip žinau, 19%. (Ar jie jau pakėlė? Nežinau, tikrai, kažkas gi keitėsi su šita energija, bet laikykimes 19%). Tai svarbu biudžetui.

Ar galima sumokėti kortele daugiau nei 3000 EURų?

Kartais būna bėdų su Vokietijos bankų apribojimais, bet mes naudojame lietuviškas terminalas. Taigi, galite sumokėti tiek, kiek reikia, su mažu mokestimi. Vokiškoms firmoms dažnai patogiau pervesti pinigus į sąskaitą, tai aišku, dėl to lanksčios paslaugos biuro perkraustymui iš Vokietijos yra pritaikomos individualiai. Vokiškais čekiais nemokame, tai nereikia mums jų siųsti.

Ką daryti, jei Vokietijos pusė atsisako mokėti?

Tai yra gana dažna problema. Mes turime sutartį su jumis, Lietuvos įmone. Jūs atsiskaitote su mumis, o jūs jau susitvarkote su savo Vokietijos partneriais ar filialu. Mes negalėsime laukti, kol jie susitars dėl sąskaitos apmokėjimo tris mėnesius. Krovinys iškeliaus tik tada, kai sutartis yra užtikrinta.

Techninė pusė ir specifika

Kokį sunkvežimį siūlote?

Daugiausia naudojame 3,5 ar 7,5 tonų sunkvežimius, nes jie gali važiuoti miestuose be didelių apribojimų. Dideli 40 tonų sunkeriai čia nerealūs – jiems neįvažiuosite į smulkius biurus prie Oberhausen arba Düsseldorf centrų. 7,5 tona yra auksinis vidurkis – telpa daug, bet manevruoja kaip didelis furgonas.

Ar gabenate itin jautrią techniką?

Taip, turime specialias dėžes su putomis serveriams ir tais dideliais spausdintuvais. Vienas kartas Veidene teko pervežti medicininę aparaturą, tai vairuotojas važiavo taip lėtai, kad man atrodė, jis užmigo. Visa įranga fiksuojama juostomis, kad neišliktų vietose. Ypač svarbu, keliant lanksčias paslaugas biuro perkraustymui iš Vokietijos, kai dažnai pervežami ne tik stalai, bet ir duomenų centrai.

Kas jei tarpinės durys neužsidaro?

Tai nėra mūsų problema (juokauju). Bet seržuoju, jei dėl pervežimo dėžės subliūkšta, mes sutvarkome arba atlyginame žalą. Geriau užfiksuokite būklę prieš kraunant. Darykite nuotraukas. Vokietijos klientai labai išrankūs, jei atsidurs įbrėžimas ant lentynės, kurio anksčiau nebuvo, girdėsite iš jų. O mes su jumis sutartis pasirašome ir darysime viską, kad išvengtume konfliktų.

Ar vežiate ir asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai yra pilkas zone. Oficialiai tai yra komercinis krovinys, o ne asmeninis. Jei darbuotojas turi dėžę su savo kepure ir duona, mes ją įsimes, bet už tai neatsakome, jei dings. Jei tai didesnis kiekis, tai gali būti problemą muitinėje, jei kas nors nuspręs patikrinti. Geriau, kad darbuotojai vežtų savo daiktus savo automobiliais.

Kaip elgiatės su šiukšlėmis?

Jeigu perkeliate viską, įskaitant senius kėdes, kurius reikia išmesti, tai mums reikės nuvežti į šiukšliadėžę Vokietijoje. Tai užtrunka laiko. Gali būti, kad tas punktas uždarytas arba reikia specialios kortelės (Wertstoffkarte). Todėl geriau išmesti šiukšles patys, o mums duoti tik tai, ką reikia vežti į Lietuvą.

Logistika vairuotojo akimis

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų supranta bazinę kalbą – "wo ist hier", "Ausfahrt" ir t.t. Bet sudėtingų derybų su vokiškais saugonais vykdyti negali. Todėl visada geriau, kad vienas jūsų atstovas būtų vietoje, arba mes iš anksto gautume aiškius nurodymus. Ne kartą girdėjau istorijų, kai vairuotojas užsuko į "Einbahnstraße" priešinga kryptimi nesupręs.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa?

Vokiškais keliais labai lengva užstrigti su 7,5 tona, jei nuklystate į smulkias gatves. GPS kartais meluoja. Vienas mūsų vairuotojas Štutgarte užvažiavo į taką, kur buvo žemumas viršaus. Teko iškrauti dalį dėžių į šaligatį (tai buvo pavojinga), kad prailginti mašiną. Tokiu atveju laikas praleidžiamas, o jūsų laukiami lanksčios paslaugos biuro perkraustymui iš Vokietijos tampa šiek tiek nervinančios. Mes išmokome iš to.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS stebėjimą. Galiu siųsti jums nuorodą, kur matote, kur dabar yra vairuotojas. Tačiau ne tikėkite, kad jis atsakinės į žinutes kiekvieną minutą. Jis vairuoja, o ne "chat'ina". Yra saugumo taisyklės.

Kiek laiko užtrunka kelionė į Lietuvą?

Priklausomai nuo vietos. Iš Berlyno apie 12-14 valandų važiavimo. Iš Miuncheno ilgiau, gal 16-18 valandų, priklausomai nuo poilsio laikų. Taip, vairuotojai turi taisykles – negali važiuoti 4 valandas be sustojimo. Tai ne tas pats, kai tu važiuoji su savo "BMW" 200 km/h ir nieko nematai. Čia sunkvežimis.

Ar reikia maitinti vairuotoją?

Nebūtinai, tačiau jei jis pristato krovinį vėlai vakare ir išseka, o jis vis dar Lietuvoje... duoti jam kavos ar sumuštinio būtų humaniška. Jie žmonės, ne robotai. Kartais klientai duoda vaišių, tai labai pagerina bendradarbiavimą. (Nors vienas kartas gavo tik skysčio vandenį, taigi vairuotojas visą kelią pyko).

Nepageidaujamos situacijos ir kaip jas išvengti

Kas jei pažeidžiate ką nors biure?

Įvyksta. Dėl didelės lentynos gali nulūžti sienos kampas. Mes turime atsakomybės draudimą. Pirmiausia reikia nufotografuoti žalą, parašyti aktą vietoj, ir mes jums atstatysime arba sumokėsime. Neslėpkite to, nes tada vėliau bus sunkiau įrodyti, kad nebuvo taip pradžioje.

Ar galėtumėte palikti dėžes sandėliuke?

Taip, jeigu lanksčios paslaugos biuro perkraustymui iš Vokietijos reikalauja to, kad jūsų naujas biuras dar nebaigtas. Mes galime parvežti dėžes į mūsų sandėlį Vilniuje (ar kitame mieste) ir laikyti jas savaitę-dvi, kol jūs pasiruošiate. Tai papildoma paslauga, bet dažnai būtina, kad nebūtų triukšmo taisėsių biure.

O dėl piktnaudžiavimo degalais?

Čia jau keista klausti, bet girdėjau istorijų apie kitas firmas. Mes niekada nenuvaziuojame nusipirkti degalų į jūsų sąskaitą viršyklę. Mūsų vairuotojai turi degalines korteles, kurios fiksuoją kiekį. Visos sąskaitos yra aiškios. Pas mus nėra tokių vokiškų ("Teuton") draudžiamų dalykų.

Kas, jei klientas pats susirašo su kitu pervežėju?

Nesijaudinkite, mes nesijaudiname. Žinome savo kainą ir kokybę. Yra pigių pervežėjų, kurie vežia "už du obuolius", bet tada jūsų baldai atkeliauja sulaužyti. Jei jums svarbu kokybiškas biuro perkraustymas iš Vokietijos, tuomet grįšite pas mus. O jei tik norite išmesti šiukšlių... tai ne mūsų profilis.

Ką daryti, jei dingsta dėžė?

Tai baisiausia situacija. Dar niekas nedingęs mums, tačiau kartais nutinka, kad dėžė užmiršta kitame fiante arba užkrenta už kitos dėžės. Prieš išvažiuodami vairuotojas turi suskaičiuoti visas dėžes su jumis. Jei skaičiussutampa, viskas gerai. Jei ne – ieškome. Paprastai randame po 5 minučių.

Išvados

Svarbiausia – nebijoti klausti ir derėtis. Mūsų patirtis rodo, kad geriausios lanksčios paslaugos biuro perkraustymui iš Vokietijos susiformuoja tada, kai abiejų pusių lūpos yra atviros. Nerašykite mums "šiame straipsnyje aptartų" klausimų tiesiogiai tiesioginėje žinutėje, geriau paprašykite skambučio. Mes pasakysime tiesą, ar įmanoma, ar ne, ir kiek tai kainuos realiai. Niekada nežinojome, ką parneš šiandieniena diena, bet visada susitvarkome.