Laiku ir už protingą kainą biuro persikraustymas į Vokietiją

Įvadas

Biuro persikraustymas į Vokietiją retai būna toks paprastas, kaip „pakrovėm, išvažiavom, iškrausėm“. Čia reikia sutvarkyti dokumentus, suplanuoti kelionę per Lenkiją ar Čekiją, apskaičiuoti krovinių svorį ir tūrį, nepamiršti kėdžių, stalų, serverių spintų ir tų keistų dėžių iš archyvo, kurių niekas nežino kam reikalingos. Laiku ir už protingą kainą biuro persikraustymas į Vokietiją reiškia ne pigiausią variantą akloje vietoje, o realų planą: kada krauti, kaip pakuoti IT įrangą, ar reikia liftų rezervacijos Berlyne ar Miunchene, kiek kainuos papildomas saugojimas Frankfurte. Per tiek metų mačiau visko – nuo labai tvarkingų perkraustymų iki tokio chaoso, kai dokumentai buvo rasti tik po dviejų dienų konteineryje Hamburge.

DUK

Biuro perkėlimas į Vokietiją nuo planavimo iki kelionės

Kiek laiko prieš persikraustymą reikia pradėti ruošti biuro perkraustymą į Vokietiją?

Normaliai – bent prieš tris–keturias savaites pradėčiau kalbėtis rimtai. Jei biuras mažas, galbūt užtenka ir dviejų savaičių, bet tik tada, kai visi žino savo dalį darbo ir niekas paskutinę dieną neatranda archyvo spintos po laiptais. Dideliuose perkraustymuose į Vokietiją geriau turėti mėnesį ar daugiau: reikia inventoriaus sąrašo, pakavimo medžiagų, transporto užsakymo, galbūt saugojimo vietos Drezdene ar Diuseldorfe ir leidimų pastato administracijai. Kartais klientas sako „viskas paprasta“, o paskui paaiškėja – serveriai negali būti išjungti penktadienį po pietų. Tai jau visai kita istorija.

Kokia reali kaina biuro persikraustymui į Vokietiją?

Kaina prasideda ne nuo oro piršto kišimu į žemėlapį pažiūrėjau transporto kaina kartais atrodo paprasta: Vilnius–Frankfurtas viena kryptimi gali būti apie EUR vienam sunkvežimiui su ekipažu jei krovinys standartinis ir nereikia specialių leidimų bet biure visada atsiranda smulkmenų papildomas pakavimas specialios dėžės dokumentams liftų rezervacija montuotojai IT specialistai laikinas saugojimas Hamburge ar Kelne Jei reikia dviejų reisų kaina auga ne dukart idealiai bet dažniausiai apie tiek su rezervomis Neseniai klientas norėjo „tik vieno reiso“ o vėliau paaiškėjo kad dalis baldų liks senajame biure dar mėnesiui Tai kainas keičia labai greitai be dramatiškumo tiesiog faktas

Ar pigiausias pasiūlymas visada reiškia protingą kainą?

Ne visada – kartais pigiausias pasiūlymas yra brangiausia pamoka po savaitės susiskambinimų su žmogumi kuris dingo iš telefono Turiu matyti ką siūlo konkurentai nesakau kad visi pigūs blogi bet kai kuriose situacijose kaina maža todėl kad nėra aišku kas joje yra Ar pakavimas įskaičiuotas Ar draudimas normalus Ar ekipažas dirba iki aukšto ar prie durų palieka Biuro persikraustymas į Vokietiją nėra taksi paslauga čia rizika didelė ypač kai vežami kompiuteriai monitoriai dokumentai ir brangi technika Protinga kaina turi turėti aiškius punktus sąmatoje kitaip pabaigoje visi stebisi kodėl sąskaita didesnė nei pirminis pasiūlymas Ir taip taip taip taip taip būna dažniau nei norėtųsi

Kodėl svarbu inventoriaus sąrašas prieš kraunant biurą?

Inventoriaus sąrašas yra kaip žemėlapis kai tamsu ir kažkas jau nervuojasi Nes be jo negali tiksliai pasakyti kiek reikės vietos automobilyje kiek dėžių kiek žmonių darbo valandų ir ar tilps viskas vienu reisu Į Vokietiją vežant biurą dažnai būna stalai kėdės spintos serverių spintos seifai augalai kavos aparatai ir tie patys niekam nežinomi archyvai Jei sąrašo nėra vairuotojas atvykęs gali pasakyti kad reikia antro automobilio O tai jau kitokia kaina terminai nuotaikos Visi sako „mes susitvarkysim“ bet realybėje be numeracijos ant dėžių chaosas ateina labai greitai ypač kai iškraunama Frankfurte o kažkas ieško buhalterijos dokumentų Berlyne

Kaip supakuoti kompiuterius prieš kelionę į Vokietiją?

Kompiuteriai ir monitoriai pirmiausia turi būti išjungti saugiai ne tiesiog ištraukti laidus iš sienos kai dar vyksta paskutinis skambutis per Zoom Monitorius geriau pakuoti į originalias dėžes jei jų nėra – į tvirtas dėžes su putplasčiu oro pagalvėmis arba specialiomis pertvaromis Sisteminius blokus reikėtų pažymėti kur viršus kur apačia nes kartais jie atkeliauja gulint taip kaip niekada gamykloje nebuvo projektuoti Kabelius geriau surišti su etiketėmis nes kitaip IT žmogus naujame biure Miunchene keikia visas pozicijas pasaulyje Dar vienas dalykas – jei turite serverį ar NAS sistemą duomenys pirmiau negu krovinys Nes pervežimas gali vykti puikiai bet duomenys yra svarbiausi Daugelis tai supranta tik tada kai viskas jau stovi ant grindŝio

Ar galima vežti biurą kartu su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Geriau ne maišyti jeigu kalbame apie tvarkingą biuro persikraustymą į Vokietiją Asmeninės dėžės greitai virsta problema nes niekas nežino kas kam priklauso kas vertinga kas trapi kas turėjo būti palikta senajame ofise Kai kuriose kompanijose leidžiama darbuotojams turėti vieną pažymėtą dėžę su vardu skyriumi ir numeriu Tai dar galima valdyti Bet jeigu kiekvienas darbuotojas atneša maišą su batais kavos puodeliais dokumentais ir „kažkuo svarbiu“ tai logistika virsta vaikelių darželio ekskursija Gali skambėti griežtai bet logistikoje tvarka taupo pinigus Ypač kai kelionė ilga o iškrovimo aikštelė Kelne rezervuota tik dviem valandoms Po to prasideda baudos arba nerviniai skambučiai administratoriams O jų niekas nemėgsta gauti penktadienį vakare

Dokumentai leidimai ir draudimas pervežant biurą

Kokių dokumentų reikia biuro perkraustymui Lietuva–Vokietija?

Paprastam biurui reikia CMR važtaraščio sąskaitos faktūros arba paslaugos sutarties inventoriaus sąrašo pakavimo lapo jeigu yra IT technika rekomenduoju turėti detalizuotą aprašymą su serijiniais numeriais Jeigu vežate seifus brangią specialią įrangą meno objektus ar komercinius eksponatus situacija gali pasikeisti Gali prireikti papildomų deklaracijų vertinimo dokumentų arba specialiųjų draudimo punktelių Aš ne visada sakau klientui kad viskas bus lengva nes kartais atrodo lengva tik kol nepradedi skambinti administracijoms Berlyne Miunchene Štutgarte Pasitaiko kad pastatas reikalauja leidimo atvykti sunkvežimi konkrečiu laiku O be to leidimo vairuotojas stovi gatvėje ir keikia gyvenimą Tiesa šalia šito rašau pastatymo administracija dažnai nori dokumentus vokiškai todėl vertimas gelbsti nervus

Ar draudimas dengia viską per biuro persikraustymą į Vokietiją?

Draudimas dengia tai kas parašyta sutartyje ne tai ką mes visi manome žodžiu aptarę prie kavos Tai labai svarbu Kai kurie klientai mano kad jeigu daiktas sulūžo važiuojant jis automatiškai apmokamas visa verte Bet reali praktika kitokia Reikia matyti inventorinę vertę nuotraukas pakavimo būdą krovinio pobūdį Kasos čekius IT technikai Daiktai kurie buvo blogai supakuoti paties kliento gali sukelti ginčus Jeigu monitorius buvo palaidas ant stalo sunkvežimyje draudikas nesiims magijos Aišku yra sąžiningi atvejai kai transporto bendrovė moka normaliai bet yra ir bloga pusė rinkoje Kur mažesnės firmos bando viską nuleisti juokais Mano patarimas paprastas jei daiktas brangus parodykite jį prieš kraunant nufotografuokite pažymėkite sutartyje Ir nesigilinkite tik į kainos eilutę draudimas kartais atrodo kaip formalumas kol reikia pagalbos Hamburgo sandėlyje trečią valandą nakties Negera scena tiesiog sakau

Kas atsakingas jei sugadinamas baldas iškraunant naujame biure Vokietijoje?

Atsakomybė priklauso nuo to kas sugadino kaip sugadino kokios buvo iškrovimo sąlygos ir kas tą faktą fiksuoja Jei baldas buvo sveikas pakrovimo metu o iškraunant pastebima žala reikia nedelsiant pažymėti CMR arba priėmimo akte Neretai žmonės sako „nieko tokio vėliau susitvarkysim“ Ir tada po trijų dienžių atsiranda klausimas kada tas baldas buvo sulaužytas Senajame ofise Vilniuje ar naujame Hamburge Todėl fiksavimas yra nemalonus bet būtinas dalykas Aš esu matęs situacijų kur kliento administratorius priima krovinį greitai nes skuba o po savaitės prašo kompensacijos Be nuotraukų aktų liudininkų sunkoka gintis Kita vertus jei ekipažas mato kad koridorius siauras o durys per siauros stalui pralįsti jis privalo stabdyti darbą Ir geriau sustoti nei laužti kampą vardan heroizmo Heroizmas logistikoje dažniausiai baigiasi sąskaita už remontą Berlyno pastate O tokios sąskaitos nebūna pigios net jeigu remontuojama maža skylutė sienoje Na gal ne skylutė bet jūs supratote idėja aiški (pataisymas: skylutės logistikoje beveik nebūna) (skylutes) Bet esmė ta pati Geriau sustabdyti darbą nei vaidinti filmo scenoje

Ar reikia specialiųjų leidimų vežant didelius biuro baldus į Vokietiją?

Dažniausiai standartiniam biurui specialiųjų leistuv nebeturi prasmės kalbant apie didelius baldus jeigu jie telpa standartiniam sunkvežimiui arba priekabai Tačiau jeigu vežete labai ilgus stalviršius konferencijų stalus vitrinas seifus ar specialią laboratorinę įrangą tuomet reikia matuoti ilgi plotį aukštį svorį Kartais problema ne kelias o iškrovimo vieta Miuncheno centre Pavyzdžiui gatvėje ribojamas įvažiavimas sunkvežimiams tam tikromis valandomis arba reikia trumpalaikio sustojimo leidimo Frankfurte Pastato administratorius gali prašyti naktinio iškrovimo plano Dar vienas niuansas liftas Gali būti gražuolis modernus lifto numeriu pažymetas liftas bet krovininis liftas turi mažesnes duris nei atrodo Nuotraukos padeda tačiau matavimai geresni Užsakant perkraustymĄ Į VOKIETIJĄ AŠ VISADA PRAŠAU bent jau durų lifto aikštelės nuotraukos nors kartais jos būna darytos telefonu iš blogo kampo Ir tada tenka klausti žmogaus pastatyti telefonĄ prie sienos kitaip Negera matematika gaunasi

Kiek kainuoja papildomas draudimas brangiai IT technikai?

Papildomas draudimas dažniausiai skaičiuojamas procentais nuo deklaruotos vertės arba fiksuota priemoka priklausomai nuo rizikos Paprastam biurui su kompiuteriais monitoriais printeriais maršrutas Lietuva–Vokietija gali kainuoti papildomai keliasdešimt eurų jei vertė nedidelė Bet jeigu kalbame apie serverinę darbo stotis programavimo komandas medicininę diagnostikos technikĄ arba finansinius terminalus suma auga Greita matematika tarkime krovinio vertė EUR tada papildomas punktas sutartyje gali būti EUR plius administracinis mokestis Jeigu vert ė EUR skaitmenys jau kitoks Aišku kiekviena draudimo kompanija turi savo taisykles Ir aš nenoriu čia meluoti kad egzistuoja viena universali suma nes jos nėra Ypač kai daiktams reikia specialaus pakavimo temperatūros režimo arba apsaugos nuo smūgiŅŲ Tada kainĄ geriau klausti konkrečiai pagal inventorini SąrašĄ Geriau penkiolika minučių aiškintis prieš kelionę nei mėnes ginčytis po incidento Frankfurte

Pakavimas etiketės laikas iškrovimui mieste

Kokios dėžės geriausios kraustant biuro dokumentus?

Dokumentams geriausios tvirtos vienodo dydžio dėžės su dangčiais arba specialūs dokument konteineriai Jeigu archyvas senas popierius sunkesnis nei atrodo todėl didelės dėže s greit tampa pavojingos nugaroms ir rankoms Mažo formato tvarkingumas yra geresnis už didelio maišo heroizmĄ Daugelyje biurŅ Lietuvoje randama senŅ popieriniŅ katalogŅ kuriuos visi vadina svarbiaisiais kol nepradeda krauti Tada staiga jie tampa mažiau svarbiaisiais Bet gerai etiketuota dėže visuomet surandama greičiau Rekomenduoju rašyti skyriŅ datŅ periodĄ pvz buhalterija m sausio birželio Ne rašyti „popieriai“ Nes „popieriai“ Frankfurte reiškia nieko Kai kurios kompanijos naudoja spalvines etiketes pagal skyrius mėlynos pardavimai raudonos teis skyri us geltonos finans ai Tai atrodo smulkmena kol nepersikraustoms didelio ofiso su aštuoniasdešimt darbuotojų Tada spalvos gelbsti greičiau nei visi pokalbiai Teams kanale

Kaip pažymėti dėže s kad jos būtų greit randamos naujame ofise Vokietijoje

Etiketėje turi būti bent keturi punktai gavėjo skyri us numerys kambario numeris trump as apr a šymas prioritetas Pavyzdžiui IT SERVER KABINETAS A PRIORITETAS AŠ ŽINAU KAD SKAMBA PER DAUG OFICIALIAI BET KAI IŠKROVIMAS VYKSTA LIETUJE KELNE O VIENAS ŽMOGUS IŠ PASTATO ADMINISTRACIJOS SKUBA UŽDARYTI AIKŠTELĘ TAI PADĖDA Labiau realistiškai galima rašyti HR DĖŽĖ NR BALDAI SPINTA PRIORITETAS Spalvin ė sistema labai padeda ypač kai dėže s dedamos laikinam sand ėliavimui Drezdene Jeigu etiket ė lipni ant plastikin ės d ėže s gerai Jei ant gofro kartono kuris šlampa geriau naudoti lipni juost a vir šuje Dar vienas praktiškas dalykas – fotografuoti sud ėtas d ėže s prie dur Ņ prieš uždarymo momentĄ Nes paskui visi klausia ar ta d ėže NR jau i škrauta O atsakymas būna toks pat linksma s kaip paieška adatos šieno kupetoj e Tik be šieno kupet os

Ar galima paženklinti kurios dėže s turi būti iškrautos pirm os

Taip netgi labai rekomenduoju Kai kurie žmon ės bijo kad vairuotojas pamir š tai padarysime pirm a Bet realyb ėje sunkvežimis kraunamas taip kad pirm os reikaling os d ėže s būtų prie galin ės sien os arba lengviausiai prieinamoj e vietoj e Jeigu sunkvežimis pilnas iki vir šaus prieigos klausimai tampa rimtesni Todėl planuojant maršrutĄ Vilnius–Miunchenas mes aptariame kurios d ėže s bus „pirmoji diena“ tos kurios būtinos norint prad ėti darbĄ naujame ofise serverių kabeliai kavin ės aparatas pagrindiniai stal ai spausdintuv ai Dokument ai kuri Ņ nereikia pirm À dien À galima d ėti giliau Kartais klient ai nori visas d ėže s pažym ėti raudona lipduku kaip prioritetines Ir tada prioritetas netenka prasm ės Tai kaip signalizacija kuri pypteli visuomet Nes kasdienybėje ji niekam nebereiškia nieko Geriau turėti realią sistemĄ negu graži À chaos À popieriuje

Kodėl svarbu numatyti laikinÀ saugojim À perkraustant biur À

Laikinas saugojimas kartais atrodo kaip papildoma išlaida kol neperskaitote projekto plano Atsitinka dažnai senasis nuomos termin as baigiasi Vilniuje o naujas ofisas Frankfurte dar negaut as dėl remonto Dar kita istorija dal is bald Ņ bus perduota vietiniam partneri ui o dal is liks sand ėlyje Hamburg e Kol kas nežinia Saugojimas suteikia kv ÷pavimo erdvę Transport as gali atvykti laiku i škrauti krovinĮ sandėlĮ o v ÷liau pristatyti dal im is pagal grafik À Tai ypač naudinga dideliems biurams kur IT montuojama etap ais Labiausiai erzina tai kad klient ai prisimena saugojim À paskutinę minutę Kai sand ėlis Frankfurte pilnas arba artėja savaitgal is Tuomet tenka ie škoti viet os greičiau nei policija ieško greičio viršijusi Ņ Lenkijoje Natūral u tad pasiruošti iš anksto Saugojimo kašt ai paprast ai prasideda nuo maždaug EUR už palete viet à per mėnesĮ priklausom ai nuo miesto apsaug os temperat ūros režimo Bet konkret ūs skaitmen ys visada klausi ami atskir ai nes miestas miestas niur ga

Kaip elgtis jei naujas biuras Vokietijoje dar neparengtas montuoti bald us

Pirm a ramyb ÷ Jeigu bald ai parvešti o elektros lizd ai internetu kabel ia i dur Ņ kod ai dar neatlikti tuomet nereikia spausti mont uotoj Ņ dirbti tamsoj e su atsuktuv ais burnoje Tai baigiasi blog ai Geriau organizuoti etapinį i škrovim À Iki grind Ņ iki kambari Ņ iki skyri Ņ Jei naujas ofisas Berlyne dar remontuojamas galima naudoti saugojimą netoli miesto Kad v ÷liau pristatyti bald us tada kai administrator i us duoda leidimą Įvažiuoti Kit as variant as krauti tik pirm ojo etapo zonas vadovyb Ë IT klient Ņ aptarnavim À O archyv À palikti laikinam laikym ui Taip taupomi pinig ai nes nereikia mok ÷ti ekip ažo už laukimą Kol plytel Ë klijuotojai bando parodyti kad jų grafikas svarbesnis už jūsų verslo veiklą Šiek tiek kand u pastebėjimas bet logistikoje tokie konflikt ai pasitaiko Daugiausia problem Ņ atsiranda kai visi planuoja optimistiškai Neplanuoja blogiausio scenarija us O blogiausias scenarijus dažnai ateina penktadienĮ

Maršrut ai transport as ekip ažas termin ai

Kokiu maršrut u dažniausiai vyksta perkraustymas Lietuva–Vokietija

Dažniausiai einama per Lenkij À A Varšuva Poznan Ë Wroclaw Legnica Dresden Frankfurt arba Berlyn A Varšuva Poznan Szczecin Berlyn Aišku vairuotojai renkasi pagal or À eismo situacij À darbo laiko apribojimus Lenkijoje Sunkvežimiams sekmadienĮ Lenkijoje yra judėjimo apribojimai tam tikrais period ais todėl grafikas turi būti realistiškai suderintas Kartais trumpesnis kelias žemėlapyje reiškia ilgesnĮ laikÀ dėl spūsči Ņ remont Ņ degalini Ņ eiliŅ A mačiau maršrut us kurie gražia i atrod ë plan e o realyb ë tapo ko šmar u Kelionë Vilnius FrankfurtÀ trunk a apie dieną plius nakvyn ë jei krovinys standartin is Ekip ažas dirba pagal ES vairavimo laik o taisykles todėl negalima spausti žmoni ŵ dirbti be poils io Nors internete visi moka pa aiškinti kaip „per dieną parvažiuotume“ Realyb ë kitokia ypač kai mieste reikia laukti leidim ŵ aikšte lëms liftams administracijoms O tada diena dingsta greičiau nei kav os puodel is automobilyj e

Ar galima pasirinkti konkreči À i škrovimo dat À Vokietijoje

Galima bet ji turi būti suderinta su transport u pastatu administratoriumi ekip ažu Pakavimo grafiku kart ais net nam ŵ savinink u je biur as bendrame komplekse Jei data fiksuota pavyzdži ui pirmadienis ryte Miunchene tuomet ankstesnë diena turi būti rezervuota tam kad sunkvežimis nestov ët ŵ pusę miesto centro Ieškodamas viet os Pastato administracijos dažnai suteikia trump à langà pvz nuo iki valandos Tokiam lange reikia tilpti atvykim ui registracij ai parkavim ui i škrovim ui dokumentams Jei delsiama dėl klient o preki ŵ nepakavimo senajame ofise tada data griuna Ne dramatizuojant tiesiog taip nutinka Daugel is nori konkretaus termin o nes turi nuomos sutartis pradžią Tačiau termin as turi remtis faktais ne optimizmu Iš anksto patvirtinta data taupo pinigus labiau nei paskutinë fraz ë „greit greit padarysim“ kuri beveik visuomet reiškia lëčiau

Kiek žmoni ŵ ekip ažo reikia didesniam biur ui perkraustyti

Maža m komandai galbūt užtenka dviej u trij ŵ žmoni ŵ Dideliam biur ui reikaling a keturi šeši žmon ë plius vairuotojai Jei yra daug aukšt ų siaur ų koridori ŵ sunkios spintos konferencij ŵ stal ai server in ë tuomet komanda did ëja Praktiškas pavyzd ys keturiasde šimt darbo viet ŵ Vilniuje keliam os Į Hamburg À Turime stal us k ëdes dokument us IT spintas kav ines zonas Tam reikal ui ger ia u keturi krautuv ai vienas atsaking as koordinatorius vienas IT kontaktinis asmuo Abiejose pus ëse Be koordinatoriaus žmon ë pradeda klausinë ti vieni kit ŵ kas kur dedasi Po pusvalandžio prasideda improvizacija Improvizacija logistikoj e kart ais graži Tik ne kai ji vyksta devintame aukšte be lifto rezervacijos Frankfurte Tuomet ji virsta prakait u bals u telefonu Ir labai ilg u pokalbi u kuris baigiasi fraze „gal galite greičiau?“