Kurių paslaugų reikia planuojant biuro pervežimą Vokietijoje: Vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo perfektiai susitvarkytų įmonių iki tokių, kurios dėžes su dokumentais vežiojo savo nuomotu "VW Golf" vagonu per sieną. Vokietija nėra lengva rinka, čia tvarka – religija, bet kartais ji sukelia daugiau galvos skausmo nei netvarka. Dažnai klientai klausia, kurių paslaugų reikia planuojant biuro pervežimą Vokietijoje, ir tikisi, kad atsakysiu "tik krovinių pervežimas". Tačiau realybė yra žymiai sudėtingesnė. Čia reikalingas kompleksinis požiūris, nuo dokumentų tvarkymo iki specialios technikos, kitaip rizikuojate užstrigti ties Miuncheno arba Frankfurto ribojomis su pilnu kroviniu ir pinigine. Štai kaip tai atrodo iš mano, šiek tiek nusmekusio praktiko, pusės.

Pradinis chaosas ir planavimas

Kur tikrai pradėti?

Visi sako, kad nuo planavimo, bet tai yra banalu. Pradėkite nuo to, ką iš tikrųjų norite pasiimti su savimi. Vieną kartą važiavome į Berlyną, ir klientas norėjo pervežti visas senas archyvines bylas, kurios nėjo neį vienas duris 5 metus. Kai sužinosite, kurių paslaugų reikia planuojant biuro pervežimą Vokietijoje, pirmiausia susiraskite vadybininką, kuris moka dirbti su vokiečių logistika. Jis padės sudaryti sąrašą, kitaip tik prarasite laiką ir pinigus.

Ar tikrai reikalingas inventorius?

Be abejo. Nėra nieko blogiau, nei kai vairuotojas atvyksta, o jūs neturite nei numesto, nei surašyta. Inventoriaus sąrašas (Inventarliste) Vokietijoje yra šventas dalykas. Be jo gali būti problemų su muitine (jei važiuojate iš ne ES šalių) arba su draudimu, jei kas nors dingsta kelyje. Geriau praleisti dieną skaičiuodami kėdes, nei vėliau ginčytis dėl dingusio projektoriaus.

Ką daryti su tais, kurie nebesitinka?

Išmeskite arba dovanojančiaukite prieš pervežimą. Kurių paslaugų reikia planuojant biuro pervežimą Vokietijoje? Tikrai ne šiukšlių išvežimo jums senajame biure, nebent tai įtraukta į sutartį. Vokietijoje atliekų surinkimas yra brangus ir griežtai reglamentuojamas. Vienas mano klientas Diuseldorfe bandė išmesti senus baldus į bendrą konteinerį – gavo 500 eurų baudą ir privalomą išvežimą.

Ar reikia vizito į vietą?

Labai rekomenduoju. Ypač jei ten yra sunkiai įveikiami laiptai ar siauros gatvės. Google Maps visada meluoja apie sunkvežimio galimybes užsukti. Prieš metus turėjome situaciją Hamburgo senamiestyje, kur kurjeris sakė, kad "viskas praeis", o mūsų 7.5 tonų sunkvežimis užstrigo po tiltu. Teko iškrauti rankomis. Vizitas išvengia tokio pačio "nepasisekimo".

Kaip susitarti su laiku?

Vokietai yra punktualūs, bet biuro pervežimai dažnai užtrunka ilgiau nei planuota. Planuokite rezervą. Jei tarkim planuojate įsikurti pirmadienį ryte, pradėkite krauti jau penktadienį arba šeštadienį. Niekada neplanuokite svarbių susitikimų pervežimo dieną, nes vairuotojai gali vėluoti dėl eismo rūšių ties Kiolnu (Cologne), kurios čia yra legenda.

Biuro inventorius ir baldai

Ar mums reikia pakavimo paslaugų?

Jei vertinate savo nervus – taip. Kurių paslaugų reikia planuojant biuro pervežimą Vokietijoje, kad nenukristų rankos? Tikrai profesionalaus pakavimo. Mūsų komanda atveža dėžes, popierių, burbuliuką. Vienas klientas Hamburge nusprendė pakuoti pats ir užpyldė dėžes taip sunkiai, kad dugnai iškrito. Gera komanda tai išvengs.

Kas dėl specialios įrangos pakavimo?

Serveriai, dideli monitoriai, safai – tai ne eiliniai daiktai. Reikia "anti-static" dėžių ir specialios putos. Nenaudokite paprastų senų dėžių iš parduotuvės (nors kartais tai tinka, jei gerai užpildysite tuščias vietas). Aš asmeniškai visada primenu apie tai, nes serverio sugadinimas gali kainuoti tūkstančius.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Dauguma "tiffany" tipo baldų ar didelių stalų turi būti išmontuoti. Vokiečių liftai dažnai būna maži, o didelės lentos tiesiog neįlenda. Kurių paslaugų reikia planuojant biuro pervežimą Vokietijoje? Montavimo ir išmontavimo meistrų. Nekreipkite šito į vairuotojus – jie yra vairuotojai, ne baldų dailidės (nors kai kurie gali ir padėti, bet ne visada).

Kaip žymėti dėžes?

Naudokite spalvotas lipdukas. Viena spalva – buhalterija, kita – vadovai. Taip greičiau bus iškraunama naujoje vietoje. Be to, ant kiekvienos dėžės rašykite, iš kurio kabineto ji yra. Pas mane buvo atvejis, kai visos dėžės buvo pažymėtos "Biuras", ir mes praleidžiome pusę dienos spėliodami, kur dėti tuos popierius.

Kas su augalais?

Augalai – tai gyvos būtybės, bet muitinės (jei važiuojate iš užsienio) jų nemėgsta be fitosanitarinių pažymų. Jei važiuojate viduje ES, tai geriau, bet vairuotojas gali užmiršti juos uždaryti vėjuose, ir jie užšals. Kurių paslaugų reikia planuojant biuro pervežimą Vokietijoje augalams? Galbūt specialaus transporto su temperatūros reguliavimu, jei tai brangūs medžiai.

IT ir jautri informacija

Ar galima patys pervežti serverius?

Galima, bet nerekomenduoju. Jei sugenda diskas, o jūs jo nebuvote draudę pervežimo metu, draudimo kompanija gali atmesti atsakomybę. Geriau pasikviesti IT pervežimo specialistus. Jie turi vibracijos slopintuvus. Vienas mano klientas Frankfurte taip neteko visos duomenų bazės – tiesiog uždėjo serverį ant galinės sėdynės.

Kaip užtikrinti duomenų saugumą?

Ne tik fiziškai, bet ir juridškai. Vokietija turi griežtus GDPR reikalavimus. Negalite tiesiog mesti dokumentų su klientų duomenimis į atvirą furgoną. Reikia užrakintų dėžių arba saugumo vadybininko, kuris lydi krovinių. Aš visada sako, kad duomenys brangesni už baldus.

Ar reikia išjungti viską įjungta?

Taip, būtinai. Ne tik dėl elektros, bet dėl to, kad įrenginiai neįkaistų transportuojant. Ypač taisyklių (printers) ir didelių kopijavimo aparatų. Niekada nemėgaujasi, kai juos reikia atvėsinti valandą prieš įjungiant, o klientas spaudžia "pradėkite dirbti".

Kas su laidais?

Laidai – tai blogis. Jei įmanoma, palikite juos sienose, jei ne – surinkite į maišelius ir pažymėkite. Niekada nedrikite perpjauti laidų, kad "trumpiau nešti". Vėliau brangiai kainuoja sujungti viską atgal. (Galiu pasakyti iš patirties, vienas IT specialistas mums prakeikė už tai).

Ar reikia naujoje vietoje IT įrenginio?

Taip, planuokite, kad IT specialistas atvyks kartu su baldų montuotojais arba iškart po jų. Jie turi sujungti visus kompiuterius prie tinklo. Kurių paslaugų reikia planuojant biuro pervežimą Vokietijoje be IT? Nieko, nes šiandien be interneto verslas neveikia.

Vokiški niuansai ir dokumentai

Ar reikia leidimą stovėti gatvėje?

Žinoma, ypač miestuose. Tai vadinama "Verkehrsbehinderung". Be šio leidimo gausite baudą, o furgoną gali tempti. Reikia kreiptis į vietinę "Ordnungsamt" (tvarkos tarnybą) mažiausiai 2-3 savaites iki pervežimo. Vienas klientas Štutgarte nusprendė, kad "prieš 5 minučių užsistosiu" – baigėsi pareiškimu policijoje.

Ką daryti su "Gelber Sack" (geltonuoju maišu)?

Vokietija labai skiria atliekas. Pakuojant biurą susikaups daug plastiko ir popieriaus. Reikia susitarti su atliekų išvežimu, kad turėtumėte kur dėti šiukšles prieš išvykstant. Negalima palikti viso šlamšto kaimynui.

Ar turi būti vairuotojas vokiškai kalbantis?

Labai padeda, bet ne būtina, jei turite vietinį koordinatorių. Tačiau jei įvykia avarija arba sustoja policija, vokiška kalba išgelbės daug laiko. Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba trys kalbas, bet kartais irgi užtenka rankų kalbos (nors su vokiečiais tai neveikia taip gerai).

Kaip su muitinės deklaravimu?

Jei atkeliaujate iš ne ES šalių (pvz., Šveicarija, Norvegija ar JK), tai būtina. Reikia "Externe Verbringung" dokumento. Geriau, kad tai padaryti brokeris. Kurių paslaugų reikia planuojant biuro pervežimą Vokietijoje iš šių šalių? Tikrai muitinės brokerio. Bandant tai padaryti patys, užstrigsite pas "Zoll" valandas.

Ar yra "Mittwoch" (trečiadienis) problema?

Daugelis vokiečių firmų nedirba trečiadieniais arba turi trumpesnes darbo dienas. Taip pat, kai kurie sandėliai nedirba penktadieniais po 12:00. Patikrinkite darbo laiką, kad neateitumėte prie uždarytų vartų. (Nesu tikras ar dabar vis dar taikoma tokia taisyklė Miunchene, bet geriau pasitikrinti).

Kainos ir paslėpti mokesčiai

Kaip formuojama kaina?

Pagal valandas arba pagal kubinius metrus (m3). Vokietijoje dažniausiai dirbama pagal valandas su minimaliomis užduotimį. Kaina taip pat priklauso nuo to, ar reikia nešti per laiptus. Kiekvienas aukštas be lifto brangiau. Kurių paslaugų reikia planuojant biuro pervežimą Vokietijoje, kad nesistebėtumėte kainos? Išsamaus apskaičiavimo su visais priedais.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Gali būti "Maut" (kelių mokesčiai), kurie kartais neįtraukti į pasiūlymą. Taip pat gali būti mokestis už ilgą laukimą (Wartezeit). Jei vairuotojas laukia 2 valandas, kol jūs susitvarkote su raktais, jis tai užrašo. Būkite pasiruošę.

Kiek kainuoja draudimas?

Paprastai tai apie 2-3% nuo krovinio vertės, bet gali skirtis. Rekomenduoju visavertį draudimą "Allgefahren". Neklauskite manęs, kiek tiksliai kainuoja jūsų atveju (nesu draudimo brokeris), bet pasidomėkite, ar dengiamas "grožis" (jei sugadina baldą, bet jis veikia). Vokietijoje tai dažn ginčijama.

Ar galima sutaupyti?

Taip, jei padarysite dalį darbo patys (pakuotė, išpakavotė). Bet atidžiai įvertinkite savo darbo užmokestį. Jei vadovas pakuoja dėžes vietoj to, kad vadovautų verslui, jums tai kainuoja daugiau nei profesonalios komandos valanda.

Kada mokėti?

Dauguma kompanijų reikalauja išankstinio mokėjimo (50/50) arba garantinio rašto. Nenoriu sakyti, kad visi yra nepatikimi, bet po to, kai vienas klientas mums nemokėjo už pervežimą Kelne, mes tapome labai atsargūs.

Kas po to?

Ar reikia išvalyti seną biurą?

Dažnai sutartyje būna sąlyga, kad paliksite biurą "pamatų valymo" būklėje (besenės valymas). Kurių paslaugų reikia planuojant biuro pervežimą Vokietijoje po to, kai viskas išvežta? Profesionalaus valymo. Užuominos: šluoti grindis ne užtenka, reikia įrangos.

Kas su dėžėmis?

Dauguma kompanijų atsiima dėžes po 1-2 savaičių. Nenuverkite jų, jos brangios. (Nors kartais klientai taip patenkinti, kad išsikrauna per savaitgalį ir mes nieko nebegalime padaryti).

Ką daryti, jei kažkas sugedo?

Skambinkite iš karto. Negalima laukti mėnesio, tada draudimas nebeims atsakomybės. Užpildykite protokolą (Schadensprotokoll) kartu su vairuotoju. Be jo, jokių reikalavimų nebus.

Ar reikia vakarietės vairuotojams?

Nebūtina, bet tai labai pagerina santykius. Vokiečiai mėgsta kultūrą. Jei pasiūlysite kavę ar sumuštinį, jie dirbs greičiau ir geriau. Tai senas mokyklos triukas, bet veikia.

Kaip atsiskaityti su dokumentais?

Visus dokumentus (sąskaitas, CMR, draudimo polisus) sukelkite į vieną aplanką. Vokietijoje biurokratija reikalauja tvarkos. Po metų gali prireikti įrodymų, kad ką pervežėte teisėtai (ypač jei keitėte juridinį adresą).

Išvada

Galiausiai, biuro pervežimas į Vokietiją nėra tiesiog krovinių perkėlimas iš taško A į tašką B. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis žinojimo apie vietinius įstatymus, kultūrą ir logistinius niuansus. Nors aš ir sakiau, kad kartais viskas vyksta chaotiškai, bet geras planas išspręs pusę problemų. Žinodami, kurių paslaugų reikia planuojant biuro pervežimą Vokietijoje, išvengsite nereikalingo streso ir piniginių nuostolių. Sėkmės naujoje vietoje, ir tikimės, kad jūsų kava naujame biure skanesnė nei senajame.