Krovinių pervežimas į Vokietiją su patogia užsakymo sistema

Per dvidešimt metų logistikos versle mačiau visko: nuo pamestų paletų iki visiškai sužlugusių tiekimo grandinių dėl paprasčiausio vadybininkų aplaidumo. Kai kalbame apie krovinių pervežimą į Vokietiją, dažnai girdžiu klientus skundžiantis, kad užsakymo procesas yra tarsi labirintas. Noriu pasidalinti savo patirtimi, kodėl patogi užsakymo sistema yra ne prabanga, o būtinybė. Kai pats pradėjau dirbti, viską darėme faksu ir telefonu, o dabar, kai turime skaitmeninius įrankius, viskas turėtų būti paprasta, bet dažnai būna atvirkščiai. Šiame tekste atvirai papasakosiu, kaip veikia tikrai patogus krovinių pervežimas į Vokietiją ir į ką turėtumėte atkreipti dėmesį, kad jūsų krovinys pasiektų Berlyną ar Miuncheną be papildomo galvos skausmo.

Užsakymo sistemos niuansai

Kodėl vadybininkai vis dar prašo siųsti užsakymus el. paštu?

Tai mane patį kartais varo iš proto, nes el. paštas yra tikra „juodoji skylė“. Kai klientas atsiunčia užsakymą el. paštu, jis pasimeta tarp šimtų kitų laiškų, o vadybininkas, būdamas „furoje“ ar spręsdamas problemas kelyje, gali tiesiog pamiršti įrašyti jį į sistemą. Mano praktikoje buvo atvejis, kai klientas manė, kad krovinys į Frankfurtą užsakytas, o mes apie tai net nežinojome. Tai kainavo mums brangiai, o klientui – reputaciją. Patogi užsakymo sistema turėtų būti automatizuota – suvedei duomenis, gavai patvirtinimą ir ramu. Jei įmonė vis dar reikalauja „Excel“ failų ar „Word“ dokumentų, bėkite nuo jų, nes klaidos tikimybė ten yra milžiniška.

Ar tikrai įmanoma užsakyti pervežimą per 2 minutes?

Teoriškai – taip, praktiškai – priklauso nuo to, ar turite visus duomenis po ranka. Jei sistema reikalauja tik svorio, matmenų ir adreso, tai užtrunka akimirką. Tačiau dažnai klientai pamiršta nurodyti, ar reikalingas hidroliftas, ar krovinys yra pavojingas (ADR), ar reikia specialaus pakavimo. Mano patirtis rodo, kad „greitas“ užsakymas dažnai virsta „ilgu“ aiškinimusi, kai paaiškėja, kad krovinys netelpa į standartinę mašiną. Visada rekomenduoju turėti paruoštą šabloną su visais krovinio parametrais. Tada krovinių pervežimas į Vokietiją tampa nebe varginančiu procesu, o paprasta procedūra, kurią atliekate gerdami rytinę kavą savo biure.

Ką daryti, jei sistema „lūžta“ užsakymo metu?

Tai yra mano didžiausias košmaras. Kartą, kai diegėme naują platformą, ji „nulūžo“ patį svarbiausią pirmadienio rytą. Klientai negalėjo pateikti užsakymų, o mes negalėjome suplanuoti maršrutų. Patarimas paprastas: visada turėkite „planą B“. Jei sistema neveikia, turi būti tiesioginis kontaktas su žmogumi, kuris gali priimti užsakymą rankiniu būdu. Niekada nepasitikėkite vien tik technologijomis, nes jos turi savybę sugesti tada, kai to mažiausiai reikia. Jei pervežimo įmonė neturi „gyvo“ žmogaus, kuris galėtų perimti užsakymą, kai sistema neveikia, tai yra didelis rizikos signalas jūsų verslui.

Ar kainų skaičiuoklė sistemoje yra tiksli?

Čia yra didžiausias melas logistikos rinkoje. Dažnai sistemos rodo „nuo“ kainą, o kai pradedi pildyti detales, kaina išauga dvigubai. Mano praktikoje mes stengiamės rodyti realią kainą, bet net ir aš negaliu garantuoti, kad kaina nepasikeis, jei paaiškės, kad krovinys yra nestandartinis. Pavyzdžiui, jei vežame į Vokietiją ir staiga užsidaro koks nors kelias dėl remonto, kaina gali šoktelėti dėl papildomų kilometrų. Visada žiūrėkite į kainų skaičiuoklę kaip į orientyrą, o ne kaip į galutinę sutartį. Jei sistema rodo įtartinai mažą kainą, greičiausiai vėliau sulauksite „papildomų mokesčių“ sąskaitos.

Kaip patikrinti, ar sistema saugi?

Dauguma klientų apie tai negalvoja, kol nepraranda svarbių duomenų. Kai naudojatės užsakymo sistema, įsitikinkite, kad ji naudoja bent jau SSL sertifikatą. Mano patirtis rodo, kad logistikos įmonės dažnai taupo IT saugumui, o tai yra didelė klaida. Jei sistema prašo per daug asmeninės informacijos, kuri nėra būtina pervežimui, tai jau yra įtartina. Visada pasidomėkite, kur saugomi jūsų duomenys. Ar jie lieka serveryje, ar yra perduodami trečiosioms šalims? Tai svarbu, ypač jei vežate konfidencialius krovinius. Geriau rinktis patikimą partnerį, net jei jų sistema atrodo šiek tiek senamadiška.

Ar verta naudoti „Cloud“ pagrindu veikiančias sistemas?

Be abejo. „Cloud“ sistemos leidžia matyti užsakymo statusą iš bet kurios pasaulio vietos. Manau, kad tai yra vienas geriausių dalykų, nutikusių logistikai per pastarąjį dešimtmetį. Anksčiau turėdavau skambinti į biurą ir klausti: „Ar jau gavote tą užsakymą?“. Dabar viską matau telefone. Tačiau yra viena bėda – jei neturite interneto, esate niekas. Kartą buvau komandiruotėje Vokietijoje, kur ryšys buvo tragiškas, ir negalėjau patikrinti savo krovinių statuso. Tai buvo pamoka, kad technologijos yra puiku, bet kartais reikia ir paprasto popierinio CMR'o (na gerai, realiai visada reikia popierinio CMR'o).

Kaip veikia integracija su mano buhalterine programa?

Tai yra aukščiausias lygis. Jei jūsų užsakymo sistema automatiškai sugeneruoja sąskaitą faktūrą ir įkelia ją į jūsų buhalteriją, sutaupote valandų valandas darbo. Mano klientai, kurie naudoja tokias integracijas, džiaugiasi, kad nebereikia rankiniu būdu suvedinėti duomenų. Tačiau perspėju: integracija turi būti atlikta profesionaliai. Jei ji „grybauja“, galite gauti klaidingas sąskaitas, o tada prasideda ilgas aiškinimasis su mokesčių inspekcija. Visada testuokite sistemą su mažais užsakymais, prieš paleisdami visą srautą per automatizuotą integraciją. Tai padės išvengti didelių klaidų ateityje.

Ar sistema leidžia keisti užsakymą po jo pateikimo?

Tai labai svarbus klausimas. Dažnai klientai pateikia užsakymą, o po valandos supranta, kad krovinio svoris pasikeitė arba pasikeitė pristatymo adresas. Jei sistema neleidžia redaguoti užsakymo, turite skambinti vadybininkui, o tai vėl atima laiką. Geriausios sistemos leidžia redaguoti duomenis tol, kol krovinys nėra fiziškai pakrautas. Mano praktikoje buvo atvejų, kai klientas pakeitė adresą likus valandai iki pakrovimo, ir mes spėjome sureaguoti tik todėl, kad sistema leido tai padaryti akimirksniu. Jei sistema yra nelanksti, tai sukelia daug nereikalingo streso tiek jums, tiek mums.

Kaip sistema reaguoja į vėlavimus?

Jei krovinys vėluoja, sistema turėtų automatiškai apie tai pranešti. Nėra nieko blogiau, nei sužinoti apie vėlavimą tada, kai krovinys jau turėjo būti vietoje. Geros sistemos siunčia „push“ pranešimus arba el. laiškus. Tačiau, būkime atviri, kartais vadybininkai „pamiršta“ pažymėti vėlavimą sistemoje, kad išvengtų nemalonumų. Tai yra žmogiškasis faktorius, kurio jokia technologija nepanaikins. Visada rekomenduoju turėti tiesioginį kontaktą su žmogumi, kuris atsako už jūsų krovinį, nepaisant to, kokia pažangi yra užsakymo sistema.

Ar galima užsakyti pervežimą į Vokietiją savaitgalį?

Dauguma sistemų veikia 24/7, bet realus darbas prasideda pirmadienį. Jei pateikiate užsakymą sekmadienį vakare, nesitikėkite, kad mašina bus prie durų pirmadienį ryte. Logistika nėra magija. Mano patirtis rodo, kad klientai dažnai nesupranta, jog vairuotojai taip pat turi laikytis darbo ir poilsio režimo. Jei užsakote savaitgalį, sistema priima užsakymą, bet jis bus apdorotas tik darbo valandomis. Tai svarbu planuojant gamybos procesus. Visada atsižvelkite į tai, kad „greitas užsakymas“ nereiškia „momentinio išpildymo“.

Ką daryti, jei sistema reikalauja per daug dokumentų?

Kartais sistemos reikalauja tiek daug dokumentų, kad atrodo, jog ruošiatės skrydžiui į kosmosą. Tai gali būti varginantis procesas. Tačiau, kalbant apie krovinių pervežimą į Vokietiją, dokumentacija yra kritinė. Jei trūks vieno CMR'o ar sąskaitos, krovinys gali būti sulaikytas. Mano patarimas: geriau įkelti viską iš karto, nei vėliau aiškintis su muitine ar policija. Jei sistema reikalauja dokumentų, tai greičiausiai yra jūsų pačių labui. Nors tai erzina, tai apsaugo nuo didesnių problemų kelyje.

Ar sistema rodo vairuotojo kontaktus?

Tai yra labai jautrus klausimas. Kai kurios įmonės nenori duoti vairuotojo kontaktų, kad klientas „neapvažiuotų“ jų ir nesusitartų tiesiogiai. Aš tai suprantu, bet iš kliento pusės tai yra nepatogu. Jei kyla problema kelyje, norisi skambinti tiesiai vairuotojui. Mano praktikoje mes dažniausiai duodame vadybininko kontaktus, o vairuotojo – tik išimtiniais atvejais. Tai yra saugumo ir komunikacijos balansas. Jei sistema rodo vairuotojo kontaktus, tai yra didelis pliusas, bet būkite pasirengę, kad vairuotojas gali nekalbėti jūsų kalba.

Kaip sistema tvarkosi su skirtingais krovinių tipais?

Jei vežate pavojingus krovinius (ADR), sistema turi turėti specialius laukus. Jei vežate maisto produktus, reikia temperatūrinio režimo. Jei sistema to neturi, tai nėra tinkama jūsų verslui. Mano patirtis rodo, kad bandymas „prastumti“ ADR krovinį kaip paprastą yra kelias į dideles baudas. Visada rinkitės sistemą, kuri supranta jūsų krovinio specifiką. Jei sistema yra per daug bendrinė, ji tiesiog nebus efektyvi. Geriau naudoti specializuotą platformą, kuri žino, ką daro.

Ar sistema saugo užsakymų istoriją?

Tai yra būtina. Jei norite analizuoti savo logistikos kaštus, jums reikia istorijos. Mano klientai dažnai grįžta prie senų užsakymų, kad pamatytų, kiek mokėjo už pervežimą į Vokietiją prieš metus. Tai padeda planuoti biudžetą. Jei sistema neturi istorijos archyvo, tai yra didelis minusas. Visada patikrinkite, ar galite atsisiųsti ataskaitas „Excel“ ar „PDF“ formatu. Tai palengvina gyvenimą ir padeda priimti geresnius verslo sprendimus.

Ar sistema veikia mobiliuosiuose įrenginiuose?

Šiais laikais tai privaloma. Jei esate sandėlyje ir turite greitai patikrinti užsakymą, negalite bėgti prie kompiuterio. Mobilioji versija arba aplikacija yra būtina. Mano patirtis rodo, kad dauguma vadybininkų dirba „ant kojų“, todėl mobilumas yra raktas į sėkmę. Jei sistema „lūžta“ telefone, tai yra ženklas, kad ji pasenusi. Visada testuokite sistemą savo telefone prieš pasirašydami sutartį su logistikos įmone.

Kaip sistema sprendžia ginčus dėl kainų?

Jei kyla ginčas, sistema turėtų turėti „užsakymo patvirtinimo“ kopiją su visomis sąlygomis. Tai yra jūsų įrodymas. Mano praktikoje buvo atvejų, kai klientas teigė, kad kaina buvo kita, bet sistema rodė aiškų patvirtinimą. Tai išsprendžia 90% ginčų. Jei sistema neturi aiškios kainodaros istorijos, tai yra pavojinga. Visada išsisaugokite užsakymo patvirtinimo kopiją, net jei sistema ją saugo. Atsarga gėdos nedaro.

Ar sistema leidžia pasirinkti pristatymo laiką?

Tai yra labai svarbu, ypač jei Vokietijoje turite griežtus „time-slot“ reikalavimus. Jei sistema leidžia pasirinkti tik dieną, bet ne valandą, tai gali būti problema. Mano patirtis rodo, kad vokiečiai yra labai punktualūs, todėl tikslus pristatymo laikas yra kritinis. Jei sistema to neleidžia, turite tai derinti su vadybininku. Tai vėlgi atima laiką. Geriau rinktis sistemą, kuri leidžia nurodyti tikslų pristatymo langą.

Ar sistema siunčia pranešimus apie muitinės procedūras?

Jei vežate krovinius už ES ribų (nors Vokietija yra ES, kartais kroviniai keliauja tranzitu), tai yra svarbu. Tačiau net ir ES viduje gali kilti problemų su dokumentais. Jei sistema informuoja apie kiekvieną žingsnį, jaučiatės ramiau. Mano patirtis rodo, kad informacijos trūkumas yra didžiausias streso šaltinis. Jei sistema tyli, jūs pradedate nerimauti. Geriau per daug pranešimų, nei per mažai.

Ar sistema turi „chat“ funkciją su vadybininku?

Tai yra labai patogu. Vietoj to, kad skambintumėte, galite parašyti žinutę. Tai taupo laiką ir palieka susirašinėjimo istoriją. Mano praktikoje mes naudojame tokius įrankius ir tai tikrai pagreitina procesą. Jei sistema neturi „chat“ funkcijos, tai yra šiek tiek atsilikę. Tačiau svarbu, kad vadybininkas atsakytų greitai. Jei atsakymo laukiate valandą, „chat“ funkcija praranda prasmę.

Ar sistema leidžia įkelti nuotraukas?

Tai labai svarbu, jei krovinys yra pažeistas. Jei vairuotojas atveža krovinį ir matote, kad pakuotė pažeista, galite iš karto įkelti nuotrauką į sistemą. Tai yra jūsų įrodymas draudimui. Mano patirtis rodo, kad nuotraukos išsprendžia daug ginčų. Jei sistema to neleidžia, turite siųsti el. laiškus, kurie dažnai pasimeta. Nuotraukų funkcija yra būtina šiuolaikinei logistikos sistemai.

Ar sistema palaiko kelias kalbas?

Jei dirbate tarptautiniu mastu, tai yra svarbu. Vokietija yra vokiškai kalbanti šalis, todėl kartais dokumentai turi būti vokiečių kalba. Jei sistema automatiškai verčia dokumentus, tai yra didelis pliusas. Mano patirtis rodo, kad kalbos barjeras yra viena didžiausių problemų logistikoje. Jei sistema padeda tai įveikti, tai yra puiku. Tačiau visada patikrinkite vertimo kokybę, nes mašininis vertimas kartais būna juokingas.

Ar sistema turi „dashboard“ su statistika?

Tai yra labai naudinga vadovams. Galite matyti, kiek krovinių išvežėte, kokie buvo kaštai, kokie vėlavimai. Tai padeda analizuoti efektyvumą. Mano praktikoje mes naudojame tokius „dashboard'us“ ir tai labai padeda optimizuoti procesus. Jei sistema neturi statistikos, jūs aklai einate į priekį. Visada rinkitės sistemą, kuri suteikia įžvalgų apie jūsų logistikos veiklą.

Ar sistema leidžia nustatyti priminimus?

Tai yra labai paprasta, bet naudinga funkcija. Galite nustatyti priminimą, kad reikia patikrinti, ar krovinys pasiekė tikslą. Mano patirtis rodo, kad mes dažnai pamirštame tokius dalykus, kai esame užsiėmę. Priminimai padeda išlaikyti kontrolę. Jei sistema to neturi, galite naudoti kalendorių, bet tai nėra taip patogu.

Ar sistema yra integruota su GPS sekimu?

Tai yra „must-have“. Jei sistema rodo, kur yra mašina, jaučiatės daug ramiau. Mano patirtis rodo, kad klientai nuolat klausia: „Kur mano krovinys?“. Jei sistema rodo GPS duomenis, galite tiesiog duoti nuorodą klientui. Tai sutaupo daug laiko. Jei sistema neturi GPS integracijos, tai yra didelis minusas.

Ar sistema yra patikima ilgalaikėje perspektyvoje?

Tai yra svarbiausias klausimas. Ar įmonė, kuri sukūrė sistemą, bus rinkoje po 5 metų? Ar jie investuoja į atnaujinimus? Mano patirtis rodo, kad dauguma sistemų „numiršta“ po poros metų, nes įmonės neinvestuoja į jų palaikymą. Visada rinkitės patikimą partnerį, kuris turi ilgą istoriją logistikos rinkoje. Tai yra jūsų verslo saugumo garantas.

Išvada

Krovinių pervežimas į Vokietiją su patogia užsakymo sistema yra ne tik patogumas, bet ir būtinybė, norint išlikti konkurencingam. Per savo ilgą karjerą supratau, kad technologija yra tik įrankis, o svarbiausia yra žmonės ir jų atsakomybė. Nors sistemos palengvina darbą, visada turėkite „planą B“ ir palaikykite ryšį su savo vadybininku. Jei rinksitės partnerį, kuris investuoja į skaitmenizaciją, bet nepamiršta žmogiškojo faktoriaus, jūsų kroviniai visada pasieks tikslą laiku ir be didelių problemų. Sėkmės logistikos keliuose!