Kraustymosi sprendimai su tvarkingu biuro perkėlimu į Vokietiją

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir, turiu pripažinti, kad biuro perkėlimas į Vokietiją niekada nesvyruoja tiesiogiai pagal knygas. Viskas atrodo paprasta: sudėkite į dėžes, užkraukite į sunkvežimį ir važiuokite. Tačiau realybėje susiduriate su vokišku preciziškumu, mūsiškiu „kažkaip susitarsim“ ir visokiais nesklandumais kelyje, kurių nenumatote net didžiausių planų metu. Esu matęs viską – nuo sugedusių sunkvežimių Vokietijos autobane iki dingusių dėžių su svarbiausiais kontraktais. Štai kodėl reikia ne tik raumenų, bet ir galvos. Tiesą sakant, tvarkingas biuro perkėlimas į Vokietiją yra meno ir logistikos derinys, kurį verta pasitikėti tik tiems, kas iš tikrųjų yra įveikęs šį kelią ne vieną kartą.

Pasiruošimas ir visi tie dalykai, kuriuos pamiršote

Kiek laiko iš tikrųjų reikia pasiruošti perkėlimui?

Geriau pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš du mėnesius, nors dažniausiai klientai skambina prieš savaitę. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra tas pats, kai tik išsikraustote iš buto, čia reikia sinchronizuoti darbo laiką, IT sistemą ir žmonių nerimus. Jei paliksite viską paskutinę minutę, bus chaosas, kurio išvengti bus neįmanoma net geriausiems vairuotojams. Reikia sudaryti detalią inventorizaciją, susitarti dėl interneto atjungimo senoje vietoje ir įjungimo naujoje, o tai Vokietijoje gali užtrukti. Taip, Vokietija efektyvi, bet biurokratija ten... deja, gyva.

Ar jums patys reikia tiekti dėžes ar tai jūsų problema?

Nesijaudinkite apie tai, mes atvešame visas reikalingas dėžes, įvairių dydžių, kad tilptų nuo popieriaus iki serverių. Vienas kartas klientas bandė taupyti ir vežė senas prekybos centro dėžes – jos sugedo pakrovimo metu, ir viskas išsibira ant asfalto. Nenaudokite senų, minkštų dėžių, nes tikrai gailėsite to vėliau. Mūsų biuro perkėlimas į Vokietiją įkainuoja tas dėžes į kainą, tai nenaudokite šiukšlių. Turime ir specialias dėžes drabužiams, jei ką nors darbuotojų ten laikote, nors biure tai neįprasta.

Ką daryti su svarbiausiais dokumentais?

Tai, kas turi būti pasirašyta ant popieriaus, kelkite su savimi asmeniniame automobilyje arba lagamine. Nekraukite notarinių aktų, originalų sutarčių ir mokesčių deklaracijų į bendrą sunkvežimį su kėdėmis ir stalais. Yra rizika, kad dėžė gali pasimesti, arba, Dieve išgelbėk, jei sunkvežimis užstrigs sienos perkelimo metu (o tai kartais nutinka), jūsų verslas stovės. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja, kad konfidenciali informacija būtų pasirūpinta atskirai, tai ne tik mūsų, bet ir jūsų saugumo klausimas.

Ar tikrai reikalinga inventorizacija?

Beveik visada sakyčiau taip, ypač jei keliate didelę įmonę. Be sąrašo mes neįvertinsime tūrio, o vėliau gali kilti ginčų dėl dingusių dalykų. Vienas kartas vežėme firmą, kurios vadovas sakyjo „viskas čia“, o atvykus pasirodė, kad dar du sandėliai liko kitame mieste. Inventorius padeda mums suprasti, kiek sunkvežimių reikia ir kiek laiko užtruks iškrovimas Vokietijoje. Taip, tai laiko consuming process, bet jūs padėsite sau ir mums.

Kaip susitvarkyti su darbuotojų asmeninėmis daiktais?

Pasakykite žmonėms, kad susirinktų savo daiktus iš stalinių ir spintų prieš atvykstant mūsų komandai. Mes neesame jūsų asmeniniai padėjėjai ir neturime laiko rūšiuoti kieno nuotraukas o ko piešinius. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra profesionalus procesas, o ne šiukšlių rūšiavimas. Jei darbuotojas paliks savo seną kavos puodelę ant stalo, mes ją įmesime į dėžę su pažymėjimu „nežinoma“, bet atsakomybės neprisiimsime, jei ji susilūžins.

Ar reikia specialių dėžių technikai?

Žinoma, IT įranga yra brangi ir jautri. Nenaudokite paprastų dėžių monitoriams ar serveriams. Mes turime specialias, padvigubintas sienas turinčias dėžes su putomis. Biuro perkėlimas į Vokietiją be proper pakavimo technikai yra savikaina. Vakar pamačiau, kaip viena firma bandė įdėti serverį į paprastą dėžę su antklodžiu... tai baigėsi prastai. Geriau pasirūpinkite šiuo dalyku iš anksto, o mes paruošime viską, kas reikalinga.

Vokietijos realijos ir ką reikia žinoti prieš važiuojant

Ar sunku važiuoti į Vokietiją su sunkvežimiu?

Kelias paprastai geras, bet vokiški greitkeliai (Autobahn) turi savo niuansų. Ten reikia laikytis griežtų greičio limitų sunkvežimiams (dažniausiai 80 km/h), o vokiečiai tai stebi dronais ir radarais. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali užtrukti ilgiau, jei mūsų vairuotojas gaus baudą. Be to, daugelį miestų reikia įvežti aplinkkeliais, nes senamiestyje sunkvežimių neįleidžia arba reikia specialių leidimų. Žinome tuos maršrutus, tačiau naujokams tai dažnai būna staigmena.

Ką daryti su šiukšlėmis, kurias atsinešame?

Nereikia mums vežti atgal tuščių dėžių ar senų baldų, jei juos išmetate. Vokietijoje šiukšlių sistema sudėtinga – viskas turi būti rūšiuojama (plastikas, popierius, organika). Negalima tiesiog numesti visko į vieną konteinerį prie biuro, nes gausite didelę baudą iš savininko. Biuro perkėlimas į Vokietiją įtraukia ir šį aspektą – mes paprašome, kad išsirūšiuotumėte anksčiau, arba mes paėmame šiukšles pas save (už papildomą mokestį, žinoma). Nemanau, kad norite pradėti naują gyvenimą su bauda už nelegalių atliekų išmetimą Miunchene.

Ar reikia leidimų važiuoti į miesto centrą?

Daugelyje didelių miestų yra „Umweltzone“ – aplinkos zonos, į kurias gali važiuoti tik transporto priemonės su tam tikra žalia kortele. Mūsų parkas yra tvarkingas, tačiau jei samdysite patys „čekiuką“ iš skelbimo, gali būti, kad jis neįvažiuos į centrą Berlyne. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja, kad technika būtų moderni ir atitiktų Euro 6 standartą, kitaip teks iškrauti viską miesto pakraštyje ir vežti mažais sunkvežimėliais. Tai brangina procesą.

Kas daryti, jei turiu pianiną biure?

Tai nebeįprastas dalykas, bet kartais būna. Pianinas pervežimas reikalauja specialių keltuvų ir patyrusių krovėjų. Negalima jį tiesiog nustumti į dėžę. Biuro perkėlimas į Vokietiją su tokiais sunkiasvoriais daiktais turi būti suplanuotas iš anksto, kad žinotume, ar liftas talpina tokį svorį. Vienas kartas teko išmontuoti liftą duris, kad pralystume, tai nėra smagu. Pianinas – tai menas, o ne krovinių gabenimas.

Ar verta važiuoti apžiūrėti vietos iš anksto?

Jeigu įmonė didelė, būtina. Matome daug situacijų, kai atvyksta 40 tonų sunkvežimis, o įvažiavimas per siauras arba laiptai per aukšti. Biuro perkėlimas į Vokietiją be vizito yra kaip lošti rulete. Galima laimėti, o galite prarasti dieną stovėdami gatvėje ir blokuodami eismą (kas Vokietijoje draudžiama ir baudžiama). Mūsų ekspertas gali nuvažiuoti pasižiūrėti ir nufotografuoti viską.

Kaip su parkavimu Vokietijos miestuose?

Tai dideliausia galvos skausmas. Vietos nėra, o jei ir yra, brangios. Reikia gauti specialų leidimą stovėjimui iškrovimui (Halteverbot). Be to, ant gatvės negalima stovėti ilgiau kaip valandą, jei neturite ženklo. Biuro perkėlimas į Vokietiją įtraukia ir tai, kad mes susirandame legalią vietą arba užsakome vietinę policiją užtikrinti eismą (taip, tai ten įmanoma, bet kainuoja). Neklauskite, kodėl taip sudėtinga, tiesiog tokia sistema.

Kainos, pinigai ir kur viskas paslėpta

Kaip suskaičiuojate kainą?

Pagrindas yra tūris kubiniais metrais (cbm) arba valandinis darbas, jei tai vietinis pervežimas Vokietijoje. Taip pat atsižvelgiame į atstumą – kiek degalų suvartos sunkvežimis. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra fiksuota kaina, nes kiekvienas atvejis kitoks. Jei sakykite, kad turite 10 dėžių, o atrodo, kad 50, kainos keisis. Geriau būti sąžiningu iš pradžių, kad nereikėtų ginčytis prie vartų.

Ar brangu biuro perkėlimas į Vokietiją lyginant su kitomis šalimis?

Vokietija brangesnė dėl mokesčių ir degalų, tačiau darbo jėgos kaina ten aukšta. Taip, brangiau nei į Lenkiją, bet pigiau nei į Šveicariją (ten visiškas chaosas su muitais). Biuro perkėlimas į Vokietiją yra investicija į jūsų ramybę. Jei randate kainą, kuri perpus mažesnė už rinkos, tikėkitės, kad tai bus studentai su vardu „Rent“ vairuojamame furgone. Gali baigtis prastai.

Kas įeina į galutinę kainą?

Į kainą įeina transportas, kuras, krovėjų darbas, o ir draudimas (paprastai). Tačiau dėžių pakavimo medžiagos, įrengimo/išmontavimo darbai ar speciali technika (keltuvai) gali būti apmokestinti atskirai. Biuro perkėlimas į Vokietiją tekstų gale dažnai turi „smulkių spaudų“ – pasidomėkite jais. Niekas nenori staigmenų, kai reikia mokėti už pakavimo juostą.

Ar reikia mokėti avansą?

Standartinė praktika yra 30-50% avanso, kad užtikrintume, kad klientas neatsisakys paskutinę minutę. Mes jau turime išleisti lėšų degalams ir mokesčiams (pvz., už muitinę, jei reikia). Biuro perkėlimas į Vokietiją – tai ne taksi, kurį galite sustabdyti gatvėje. Mums reikia planuoti resursus savaitėmis iš anksto. Avansas – tai jūsų garantas, kad mes atvyksime.

Kas nutinka, jei praleidžiu planuotą laiką?

Vokietijoje laikas – pinigai. Jei mes atvykstame ir jūsų biuras dar nepasiruošęs, laukome ir mokate už laukimą. Mūsų vairuotojai negali tiesiog eiti pietauti valandą, jei jūs ieškote raktų. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti sinchronizuotas. Jei vėluojate 2 valandas, tai gali nustumti kitą užsakymą, o tada kainos auga. Būkite punktualūs, vokiečiai tai labai vertina.

Ar galima sutaupyti dėl pakavimo patys?

Galima, bet tai rizikuota. Jei patys supakuosite ir kažkas susilūžta kelyje, draudimas negalės išmokėti kompensacijos, nes pakavimą atliko ne profesionalas. Biuro perkėlimas į Vokietiją su mūsų pakavimu yra brangesnis, bet saugesnis. Jei norite taupyti, supakuokite popierius ir knygas, o techniką ir baldus palikite mums. Tai kompromisas, kuris dažnai veikia.

Bėdos, nesklandumai ir gyvenimas

Kas jei vairuotojas susirgs arba suges sunkvežimis?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis nutinka. Esame didelė kompanija, todėl turime atsarginius sunkvežimus ir vairuotojus. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali būti uždelstas keliomis valandomis, bet ne dienomis. Vakar vienam vairuotojui padūžė padanga netoli Hanoverio, bet mes išsiuntėme pagalbą iš artimiausio filialo. Mažos firmos to negali padaryti, ir jūsų baldai gali stovėti kieme parą.

O jei dėžė pasimeta kelyje?

Su mumis tikimybė minimali, nes viskas numeruojama ir užrakstama. Tačiau jei tai nutiktų, mes turime civilinę atsakomybės draudimą. Biuro perkėlimas į Vokietiją be draudimo yra nelegalu ir beprotiška. Bet tiesą sakant, dažniau dėžės neprarandamos, o sumaišomos – vienoje dėžėje gali būti virtuvės reikmenys, o ant etiketės parašyta „IT“. Tai žmonių klaida, o ne mūsų.

Kaip elgtis su serveriais ir duomenų centrais?

Tai jautriausia vieta. Prieš išjungiant reikia daryti backup (atsarginę kopiją). Mes neesme atsakingi už jūsų duomenis, tik už fizinę technikos pervežimą. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja, kad IT specialistas būtų kartu su mumis, išjungtų tinklus ir vėliau juos įjungtų. Negalima tiesiog ištraukti laido iš sienos tikėdamiesi, kad viskas veiks Berlyne.

Ar draudžiate viską, ką pervežate?

Draudžiame standartine verte, dažniausiai iki kelių tūkstančių eurų už vieną daiktą arba visą krovinį. Jei turite brangų meno kūrinį ar unikalią antikvarinę lentą, tai turi būti paminėta ir įvertinta atskirai. Biuro perkėlimas į Vokietiją su ypatingai brangiais daiktais reikalauja specialios draudimo polisos. Neklauskite, kodėl taip, tiesiog draudimo kompanijos taip elgiasi.

Kas dėl baldų montavimo naujoje vietoje?

Mes išmontuojame senus ir surenkame naujus. Tačiau jei baldai yra seni, sujugę ar be instrukcijų, tai gali užtrukti. Biuro perkėlimas į Vokietiją neįtraukia baldų remonto. Jei kojas nutrūkė pervežimo metu (o tai retai, bet nutinka), mes surenkame ką galime, bet nekalame naujų detalių. Pasirūpinkite, kad baldai būtų tinkami išmontavimui.

O jei lietus? Ar darbą stabdote?

Ne, mes dirbame bet kokiu oru. Viskas yra uždenkama storomis dangomis, o dėžės yra vandeniui atsparios (daugiau mažiau). Biuro perkėlimas į Vokietiją negali būti atidėliotas dėl lietaus, nes grafikas griežtas. Vienintelė išimtis – jei būna uraganas ir pavojus gyvybei, tuos atvejus stebi orų paslaugos. Bet paprastas lietus mums nebaugina.

Ar saugu palikti daiktus naktį sunkvežimyje?

Sunkvežimiai turi GPS ir alaramus, tačiau geriau to nedaryti, jei įmanoma. Jei krovinys turi būti paliktas per naktį (pavyzdžiui, jei atvykome vėlai į Vokietiją), mes stovi saugioje aikštelėje arba prie sargybos. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti užbaigtas tą pačią dieną, jei tai įmanoma, kad išvengtume naktinių rizikų. Nors vagystės retos, jos pasitaiko.

Ką daryti su gėrimais biuro fridže?

Išpilkite! Negalima vežti atidarytų butelių su skysčiais, jie sušals arba išsilis. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra piknikas. Jei turite brangų vyno kolekciją biure (dėl ko nors), ją reikia specialiai pakuti arba vežti atskirai. Aš mačiau, kaip pienas išsilėjo ant serverių dėžės – tai buvo baisu. Išjunkite šaldytuvą iš anksto ir išdžiovinkite.

Ar dirbate savaitgaliais?

Galime, tai kainuoja brangiau. Vokietijoje naktinio darbo ir savaitgalio taisyklės griežtesnės dėl triukšmo. Biuro perkėlimas į Vokietiją sekmadienį gali reikalauti specialaus leidimo iš savivaldybės, jei gyvenamajame rajone. Jei norite taupyti, perkėlimą planuokite darbo dienomis. Nors aš pats geriau mėgstu dirbti ramiais rytais, kai miestas miega.

Kaip elgtis, jei naujieji patalpos dar nebaigtos?

Tai katastrofa. Vienas kartas atvažiavome, o grindys dar nebetrintos, o sienos nenudažytos. Negalima statyti baldų ant dulkių. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti sinchronizuotas su remonto darbų pabaiga. Jei darbai vėluoja, mes turime laikinai sandėliuoti daiktus (kas kainuoja) arba palikti juose sunkvežimį (kas dar labiau kainuoja). Nebūkite tokie klientai.

Ar turite patirties su didelėmis įmonėmis?

Taip, pervežėme bankų padalinius ir IT firmas. Biuro perkėlimas į Vokietiją dideliu mastu reikalauja projekto vadovo. Mes turime žmones, kurie tai daro. Jie žino, kad pirmiausia reikia įrengti serverų patalpas, o tada jau perkelti HR skyrių. Mažos firmos dažnai daro atvirkščiai ir tada skundžiasi, kad interneto nėra. Planuokite logiškai.

Kas nutinka su senais biuro rūbais?

Jei juos išmetate, mes galime juos nuvežti į labdaros organizaciją arba šiukšlių deginimo vietą. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra puiki proga atsikratyti senų dalykų. Neneškime šiukšlių į naujus biurus, tokių ten pakanka. Užsisakykite didelį konteinerą (Container) seniems daiktams, tai pigiau nei vežti juos per sieną.

Ar reikia deklaruoti ką nors muitinėje?

Jei keliate įmonės turtą, kuris jums priklauso ir jūs tęsiate veiklą, dažniausiai muitinės procedūros nėra būtinos (intra-Community supply). Tačiau jei keliate asmeninius daiktus ar techniką be PVM sąskaitų, gali kilti klausimų. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja teisingų dokumentų. Turėkite su savimi inventoriaus sąrašą ir sąskaitas už techniką, kad muitininkas nedubliuotų klausimų.

Kaip susitarti dėl lifto naudojimo?

Jeigut liftas, reikia jį užsakyti (nurodyti laiką). Kartais reikia apsaugoti lifto sienas, kad neįbrėžtume. Biuro perkėlimas į Vokietiją be lifto – tai košmaras (ir brangus). Jei lifto nėra, mes naudojame keltuvus pro langus. Tik patikrinkite, ar langai atsidaro. Kartais būna, kad pastatą projektavo žmogus, kuris niekada nebuvo matęs pianino.

Ar galite padėti su elektros instaliacija?

Mes galime pajungti kompiuterius ir spausdintuvus į rozetes, tačiau mes ne elektrikai. Jei reikia keisti laidus sienoje ar montuoti naujas apšvietimo sistemas, tai reikia šaukti vietinį specialistą Vokietijoje. Biuro perkėlimas į Vokietiją neapima statybos darbų. Mes padėsime, kiek galime, bet už elektros gedimus neatsakome.

Ką daryti, jei klientas nepatenkintas?

Skambinkite mums. Mes bandome ištaisyti klaidas. Kartais tiesiog pasikeičia dėžių vietos, tai ne tragedija. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra stresinis procesas, visi įtampą jaučia. Jei kas nors ne taip, sakykite iš karto, o ne po mėnesio. Mes esame žmonės (nors kartais atrodo, kad mes robotai su dėžėmis) ir suprantame emocijas.

Galutinis patarimas – ką daryti paskutinę naktį?

Gerkite arbatą, miegokite ir tikėkite mums. Negalima būti prie stalo po vidurnakčio bandant surašyti lentelę. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra mūsų darbas, o jūsų darbas – valdyti verslą. Pasitikėkite profesionalais, ir viskas bus gerai. O jei kas nors ne taip – mes visada turime vyno atsargą vairuotoje (juokauju, arba ne).

Išvada

Galiausiai, sėkmingas biuro perkėlimas į Vokietiją priklauso ne tik nuo sunkvežimių ir raumenų, bet ir nuo jūsų pasiruošimo ir pasitikėjimo mumis. Nors aš čia parašiau daugiau neigiamų scenarijų, kad jus išgąsdintių (tai mano darbo metodika), realybėje dauguma kartų vyksta sklandžiai, jei viskas suplanuota. Vokietija laiko griežtas taisykles, bet jei jas žinome, mes jums padėsime išvengti baudų ir streso. Pasiruoškite iš anksto, būkite sąžiningi apie kiekį, o mes pasirūpinsime, kad jūsų verslas nenukentėtų per keliones. Sėkmės naujoje vietoje!