Kraustymosi sprendimai biurams pervežimui į Vokietiją: ką verta žinoti iš anksto

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačiau viską – pradedant nuo tada, kai kompanijos bėgdamos iš SSRS vežė vieną kėdę, baigiant didžiuliais IT projektais, kuriuos reikėjo pervesti per naktį. Biuro kėlimas nėra tas pats, kas kasdieninis krovinys, čia emocinis ir organizacinis chaosas, jeigu nevalai jį iš anksto. Vokietija yra arti, tačiau vokiškas tvarkos supratimas skiriasi nuo mūsiškio, todėl reikia būti pasiruošusiam, kad ten nebus taip "kaip kažkur". Rinkdames tinkamus kraustymosi sprendimus biurams pervežimui į Vokietiją, reikia atsižvelgti ne į kainą vien, o į tai, kas vyks tada, kai vairuotojas atvažiuos į Berlyną arba Miuncheną ir pamatys, kad liftas nebeveikia. štai čia prasideda tikras nuotykių parkas.

Biuro įrangos paruošimas ir pakavimas

Ar reikia išpakuoti visus stalus prieš atvykstant?

Sakyčiau, kad nebūtina, tačiau labai rekomenduoju. Ne vieną kartą matęs, kaip padėjėjai bando nešti surinktą stalą su stalviršiu, ir tas stalas tiesiog lūžta per pusę ties laiptų posūkiu. Kraustymosi sprendimai biurams pervežimui į Vokietiją visada apima ir techninę pamoką prieš kelionę – jei galite išsukti kojas, darykite tai. Taip sutaupysite vietos sunkvežimyje ir išvengsite nuliūdusių vadybininkų veidų, kai atvyksite į naująjį biurą be darbo vietos. Dar geriau, jei turite surinkimo instrukcijas, pasiimkite jas su savimi, vokiečiai mėgsta instrukcijas.

Ką daryti su kompiuteriais ir serveriais?

Tai yra pačios jautriausios dėžės. Nereikia jų mesti į tą pačią krūvą su senais spausdintuvais arba suvirtintu staliuku. Geriausia juos sudėti į originalią pakuotę, jei jos dar liko po pirkimo (žinau, kad dažniau likę tik dėžės nuo monitorių). Jei ne, užklijuokite juos putomis ir uždėkite "stipriai nekreipti" lipduką. Vieną kartą teko važiuoti atgal po to, kai klientas užpuolė vairuotoją, nes serveris nukrito, nes buvo įmestas ant dėžių viršaus kaip papildoma "užpildas".

Ar jūs parduodate ar leidžiate naudotis savo dėžėmis?

Galime suteikti dėžių, tai nėra problema, bet jos kainuoja. Tiesą sakant, klientams dažniau patogiau nusipirkti patiesems parduotuvėje, ypač jei reikia penkiųdešimt vienetų. Mūsų dėžės stipresnės, dėl to ir brangesnės, bet jei norite taupyti, galite ir savo. Tik žiūrėkite, kad jos nebūtų supuvusios – tokia dėžė išsirutulioja pakeltos svorio po kelias minutes. Su jokiais stebuklais čia nebebepavyks padaryti nieko, tik sugadinsite turinį.

Reikia žymėti kiekvieną dėžę?

Būtina. Pasirašykite ant viršaus, kame kas yra, arba nuspalvinkite lipdukus. Pavyzdžiui, raudona – buhalterija, mėlyna – direktoriaus kabinetas. Be šito, kiekvienas kraustymosi sprendimas biurams pervežimui į Vokietiją virsta loterija, kurioj vairuotojas tiesiog stato dėžes viena ant kitos pagal savo nuotaiką. Vėliau biuro darbuotojai praleidžia savaitę ieškodami popieriaus trimačio arba svarbiausio kontrakto, kuris, atrodo, dingo begatyje. Jūsų problemos išsprendimas prasideda ne nuo vairuotojo, o nuo markerio.

Ar atvežiate ir pakavimo medžiagas į vietą?

Galim, tai papildoma paslauga. Bet jei jūsų biuras yra penktame aukšte be lifto, tai mums reikės užnešti dešimtis ritinėlių su putplasčiu ir dėžių ryšulį. Tai kainuoja, nes laikas – pinigai. Geriau susitarti, kad atvežame visą " arsenalą " iš anksto ir paliekame koridoriuje, o jūsų žmonės susitvarko pats, arba užsisakyti pilną pakavimą mūsų komandos. Ten kur eina pilnas paslaugų kompleksas, ten yra ir kaina atitinkama.

Kaip elgtis su dokumentais archyve?

Nepilkite jų į didžiąsias dėžes su knygomis. Jei užpildysite tokią dėžę archyviniais lapais, ji svėrės apie šešiasdešimt kilogramų, ir niekas jo nebe pakels. Yra specialios nedidelės dėžėlės, kurios sutalpina daug, bet svorio mažiau. Vokietijoje yra griežti taisyklės dėl duomenų apsaugos, tad užtikrinkite, kad dėžės su konfidencialiais dokumentais būtų uždarytos ant spaudos arba sujungtos plastikiniu rišamu, kad neatsidarytų važiuojant pro kelią.

Ar nešite ir atliekas (rūsys)?

Ne, mes ne savo atliekas vežame. Jei turite senų stalų, suirusių kėdžių arba tiesiog nereikalingų daiktų, juos reikia išmesti prieš mūsų atvykimą. Vairuotojas neįsileis jokių "šiukšlių", nes Vokietijoje už tai gresia didelės baudos, jei sustabdys ir rads nesamones. Geriau pasamdyti specializuotą konteinerį arba išvežti į poligoną patiems. Mes transportuojame tik tai, kas jums reikalinga naujoje vietoje.

Logistika ir trukmės klausimai

Kiek laiko užtrunka nuvežti biurą į Miuncheną?

Įprastai, jei keliaujame tiesiai, tai trunka apie dvylika arba trylika valandų. Tačiau tai yra tik teorinis "idealus" variantas. Jei reikia užsukti į kitą miestą, arba, kas labai dažna, vokiečių autostradose vyksta remonto darbai ir susidaro eisės, tai gali užtrukti ir ilgiau. Vienaip ar kitaip, kraustymosi sprendimai biurams pervežimui į Vokietiją reikalauja lankstumo laiko planavime – geriau planuoti atvykti diena anksčiau, nei vėluoti į pirmą darbo dieną.

O į Berlyną arba Hamburgą?

Panašiai, tik Berlynas yra šiauriau, o Hamburgas šiauriau ir dar toliau. Kelias į Berlyną gali būti šiek tiek trumpesnis, jei važiuojate per Lenkiją, bet ten kelių būklė... tarkime, skirtinga. Į Vokietiją geriau važiuoti per Lenkiją tik tuo atveju, jei krovinys nėra labai jautrus drebėjimui. Asmeniškai visada rekomenduoju važiuoti per Lietuvą-Latviją-Čekiją arba per Lenkiją A-s autostradomis, jei jau leidžiasi keliauti toliau.

Ar galite atvežti penktadienį ir išsigyventi šeštadienį?

Galime, bet tai kainuos brangiau. Vokiškai "samstag" yra poilsio diena, o dauguma biurų pastatų yra uždaryta, daiktą negalima įnešti. Jei norite darbo dieną, tai papildomai mokate už vairuotojo laukimą arba už grįžimą šeštadienį ir sugrįžtą sekmadienį. Paprasčiau susitarti, kad atvežame prieš pat darbo dieną ryte, arba rasti biurą, kurį būtų galima atidaryti savaitgalį (tai retas atvejis, bet kartais pavyksta).

Kiek vietos reikia man reikia užsakyti?

Tai priklauso nuo to, kiek daug turite. Paprastai biuras užima mažiau vietos nei namų ūkis, nes baldai dažniausiai kompaktiškesni. Bet tuos patalpų architektūros biurus su milžiniškais modeliais geriau įvertinti vizualiai. Atsiųskite mums nuotraukas arba sąrašą, o mes pasakome, kokia mašina reikalinga – ar tai bus 3,5 tonų "būdelė", ar reikės 20 tonų sunkvežimio su liftu. Geriau permokėti už didesnę mašiną, nei bandyti viską stumdyti į per mažą.

Ar įmanoma sujungti kelis biurus į vieną krovinį?

Žinoma, tai yra vienas iš pigesnių kraustymosi sprendimų biurams pervežimui į Vokietiją. Jei turite mažą biurą Vilniuje ir dar vieną Kaune, galime užimti abu vienu metu, tik turite suprasti, kad mes turėsime išrikiuoti maršrutą, tai gali šiek tiek prailginti laiką. Svarbiausia, kad kroviniai būtų pažymėti, kad nepainiotumė, kuris dėžė keliauja kur – į Miuncheną ar į Štutgartą. Krauname viską į vieną ir ten kur (t.y. ten, kur reikia iškrauti, pirmiausiai).

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent jau pagrindinius žodžius, kad susitartų su sargu arba su techniniu personalu dėl pakrovimo aikštelės. Tačiau nedarykite prielaidos, kad jie mokės sudėtingus dalykus apie biuro įrangos montavimą vokiškai. Užteks, kad pakvies „Hallo“ ir pasakys „Wo ist der Aufzug?“. Jei jums reikalingas gilnesnis bendravimas su vietiniais valdininkais, teks išsiųsti savo vadovą arba vertėją vietiškai.

Kokia yra maksimali svorio apribojimas?

Teoriškai 24 tonos, bet tai beveik niekada nepasiekiamas, nes tada būtų per sunku gabenti į miesto centrą. Dažniausiai vežame apie 10-15 tonų, kad nesuktume problemų su tiltų leidimais. Jei jūsų krovinys yra labai sunkus (pvz., saugykla pilna metalo lentynų), reikės tai iš anksto pasakyti, nes gali reikėti specialaus leidimo arba dviejų mašinų.

Teisiniai dalykai ir Vokietijos niuansai

Ar reikia eiti į muitinę, jei tai ne ES prekės?

Nereikia, jei judate tarp ES šalių. Tiesą sakant, dažnai kyla klausimų dėl to, nes kai kurios įmonės perveža inventoriumi iš Šveicarijos ar Norvegijos (t.y. ne ES), tada reikia deklaracijos. Bet jei tiesiog keliate biurą iš Lietuvos Vokietijon, tai tik vidaus rinkos perkėlimas. Reikia tik tikslaus inventoriaus sąrašo, jei staiga kas nors sustabdys ir paklaus, kur keliauja tie tūkstančiai spausdintuvų.

Ką daryti su draudimu?

Pagal nutarimus, mes turime privalomą draudimą, kuris dengia tik 10-12 EUR už kilogramą. Tai dažnai nelabai padeda, jei pasibraužia brangus serveris. Rekomenduoju susitarti dėl papildomo draudimo jautrioms prekėms. Vieną kartą klientas nepasirašė papildomo ir vairuotojas užkliuvo į duobę – serveris nukrito, klientas liko be duomenų ir be pinigų atlyginimui. Geriau pasidomėti iš anksto.

Ar reikalingas inventoriaus sąrašas?

Būtinas. Vokietijai tai ne formalumas, o reikalavimas. Be sąrašo gali neįleisti į biurą arba įtarti, kad keliate "vogtas" prekes. Rašykite viską kuo tiksliau – ne "baldai", bet "4 stalai, 10 kėdžių, 2 spintos". Tikslumas čia užtikrina, kad kraustymosi sprendimai biurams pervežimui į Vokietiją neįsisuks į teisinius vatų galus. Patys vokiečai labai mėgsta popierius.

Ką daryti, jei biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tai klasika. Sakoma, kad viskas bus ruošia, bet atvykstate – nėra grindų, neveikia šviesa. Vairuotojas negali laukti dienų, jo laikas yra pinigas. Susitarkite su vadovais, kad bent jau viena patalpa būtų uždaryta, kur galima laikinai padėti dėžes. Jei ne, reikės iškrauti lauk, o tai papildomai kainuoja ir yra nepatogu. Pasakyčiau, geriau pavėlinti kelią, nei važiuoti į statybas.

Ar galite pateikti PVM sąskaitą-faktūrą Vokietijai?

Taip, mes esame PVM mokėtojai, galime išduoti sąskaitą su mūsų kodu. Jei jūsų Vokietijos įmonė reikalauja atitinkamo reverse charge mechanizmo (t.y. jūs patys sumokate PVM Vokietijoje), reikia tik jų PVM kodą ir mūsų patvirtinimą. Tai standartinė procedūra, bet apie ją reikia kalbėti ne paskutinę minutę, kad nebūtų painiavos su bankais.

Ar saugu palikti dėžes mašinoje per naktį?

Nerekomenduoju. Vokietijoje, ypač didmiesčiuose, gali būti vagysčių, nors jie nėra tokios dažnos kaip Prancūzijoje. Bet geriau užtikrinti, kad vairuotojas turi saugią vietą stovėjimui, arba iškrauti daiktus į saugyką. Žinoma, papildoma apsauga kainuoja, bet nervų tausojimas vertas daugiau. Aš asmeniškai niekada nepalikčiau brangių daiktų be priežiūros prie "Lidl" aikštelės.

Bėdos, iššūkiai ir realus gyvenimas

Kas nutinka, jei vairuotojas "užstrig" sargo?

Tai įvyksta dažniau, nei norėtumėte. Vokiečai sargai yra labai disciplinuoti ir kartais tokie griežti, kad neleidžia net su tuo CMR dokumentu. Tada reikia skambinti jūsų atstovui Vietoje, kad jis atėtų paaiškinti situaciją. Be vietinio kontakto asmenio gali būti rimtų problemų. Todėl visada prašome, kad klientas būtų pasiekiamas telefonu tą dieną.

O jei liftas per mažas arba sugedęs?

Tada keliaujame laiptais. Ir tai mums ne patinka, tai kainuoja papildomai. Ypač jei reikia nešti sunkus seifus arba metalines kabinetas. Praėjusį mėnesį turėjome atvejo, kai liftas sutiko veikti tik iki 4-o aukšto, o biuras buvo 5-ame. Neišsigandome, nešėme, bet truko tris valandas ilgiau. Žinokite, tokios detales išsprendžia pacituoti konkretiems kraustymosi sprendimams biurams pervežimui į Vokietiją.

Ar buvote atvejų, kai dingo dėžės?

Negaliu pasakyti, kad dingo visiškai, bet buvo, kad nutūpdavo ne toje vietoje. Vieną kartą dėžė su svarbiausia buhalterija pasirodė kitame mieste, nes vairuotojas supainiojo indeksus vienoje iš pervežimų stotelėse. Buvo stresas, bet viską radome ir atvežėme. Todėl vėlgi – etiketės ir kontrolinis sąrašas yra gyvenimai svarbi dalykas.

Ką daryti, jei biure nėra vietos stovėti sunkvežimiui?

Dideliuose miestuose, kaip Frankfurtas ar Berlynas, tai baisi bėda. Reikia gauti specialų leidimą stovėjimui "Verkehrszone". Be to, gali tekti uždaryti gatvę arba nukreipti eismą. Reikia tai susitarti su savivaldybe arba biuro administratoriumi iš anksto. Jei neatliksite šio žingsnio, gausite baudą, o mašina bus nuvaryta į aikštelę, o iš ten reikės išsipirkti.

Ar pasitaiko blogų pervežėjų rinkoje?

Žinoma, yra firmų, kurios siūlo kainą, kuri neabejotinai atrodo per maža. Jie turi gerais senamiestiais "susigręžti" klientus, o paskui dingsta su depozitu arba ateina su viryta mašina be pakrovimo įrangos. Nenoriu nieko blogo kalbėti apie konkurentus, bet patarimas vienas – ieškokite rekomendacijų, o ne tik pigiausios kainos "Google" paieškoje. Geras įmonės vardas kainuoja, o pigus paslaugas gali kainuoti brangiau.

Keičiami terminai, ar įmanoma?

Įmanoma, bet tai labai brangu. Jei jūsų Vokietijos partneris atšaukia vietą dviem dienoms prieš važiavimą, mes negalime tiesiog "užsidėti" mašinos į garažą – ji jau užsakyta. Todėl reikės sumokėti prastovą arba bent jau dalį išlaidų. Geriau laikyti terminus kaip šventą dalyką, neskubėti, bet ir nedelsiant paskutinę minutę.

Ar galiu važiuoti su vairuotoju?

Oficialiai neleidžiame dėl draudimo reikalavimų, bet jei tai ypač reikalinga (pavyzdžiui, turi rodyti ką reikia krauti), galima susitarti dėl vieno keleivio vietos. Tačiau tikrai neleisime važiuoti visai komandai – tai ne turistinė kelionė. Be to, ilgus keliones daugelis tiesiog ištveria sunkiai, vairuotojui reikia ramios, jis turi susikoncentruoti į kelią.

Kas daryti, jei pažeistas baldas iškraunant?

Reikia iš karto pranešti vairuotojui ir užfiksuuoti pažeidimą nuotraukomis. Neskubėkite pasirašyti dokumentų, kol viską neperžiūrėjote. Tiesą sakant, ne karta reikėjo aiškintis, kad brūkšnys atsirado ne pervežimo metu, o jau buvo. Jei įrodysite mūsų kaltę, kompensuojame. Tačiau teisingiau būtų pasirūpinti, kad baldai būtų uždengti, kad nenukirstų kampas.

Ar reikia paduoti arbatos arba maisto vairuotojui?

Tai nėra privaloma, bet labai padeda susikurti gerą atmosferą. Vairuotojas, kuris geroje nuotaikoje, padės daugiau ir bus tiksliau. Vokiškas etiketas reikalauja, kad jei jie dirba jūsų biure, jums reikėtų pasirūp bent vandens buteliuku. Smulkios dovanėlės ar tiesiog pagarbos požiūris daro stebuklus.

Kaip apskaičiuojate galutinę kainą?

Žiūrime į kelią, į krovinio toną (tūrį), į įkėlimo ir iškėlimo sudėtingumą (ar reikia liftų, ar ne), ir į distanciją Vokietijos viduje. Nėra vienos formulės, kiekvienas kraustymosi sprendimas biurams pervežimui į Vokietiją yra unikalus. Paskaičiuoti galima tik tada, kai matome, ką reikia vežti. Negaliu tiesiog pasakyti "nuo 500 eurų", nes gali būti ir 5000, jei tai reikalauja spec. technikos.

Verta pasirūpinti viskuo iš anksto, pasikalbėti su žmonėmis, kurie turi patirties, ir nelikti vienam su problema. Straipsnis trumpas, o procesas ilgas, bet jei viską suplanuosite, Vokietijoje prasidės naujas gyvenimas be streso.