Kraustymosi sprendimai biurams į Vokietiją greitai ir saugiai: Kaip išvengti chaoso?

Sveiki, viskas. Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir mačiau viską – nuo idealiai sureglementuotų karstinių pervežimų iki tokių biuro perkėlimų, kurie primityvų siaubą. Daugelis klientų man klausia, kaip rasti geriausius kraustymosi sprendimus biurams į Vokietiją greitai ir saugiai, ir dažniausiai jie tikisi, kad aš pasakysiu kokį stebuklingą žodį. Deja, stebuklų nėra, yra tik patirtis ir geras logistikos planavimas. Jei norite, kad jūsų verslas nepristotų vieną dieną, reikia žinoti keletą niuansų, apie kuriuos agentūros dažnai tyliuoja. Rašau šią tiesiai čia, kaip kalbėčiau prie kavos puodelio, be jokio „marketinginio šlako“.

Pasiruošimas ir dėžės – ką daryti pirmiausia?

Kiek dėžių iš tikrųjų reikės mano biurui?

Sunku pasakyti iš akyš, bet paprastai taikome taisyklę: vienam darbuotojui maždaug 5-10 dėžių, priklausomai nuo to, kiek jis susikraupė per tą penkerius metus. Kai kuriems, žinoma, reikia daugiau, ypač jei jie dirba archyve ar tiesiog mėgsta laikyti senas spausdintuvo dėžutes. Jei pasakysite, kad reikia 50 dėžių, atsiųsime 100, geriau liktu per daug, nei nebėtų kur padėti paskutinio monitoriaus dangčio.

Ar jūs duodate dėžes ar turiu pirkti pats?

Geriausios kraustymosi įmonės visada duoda dėžes, tai įskaičiuota į kainą, bent jau mes darome taip. Nereikia jums bėgioti į statybinių prekių parduotuvę ir braižyti su juodomis juostelėmis. Atvežame stiprias, dideles dėžes, kartais su ratukais, kad būtų lengviau stumti. Vienintelis dalykas, kurį turite padaryti, tai užsidėti etiketes su numeriu arba kambario pavadinimu, kad vokiečių pusėje neprasitartume, kur dėti „finansų“.

Ar reikia išpakuoti viską prieš vežant?

Turėtumėte. Esu matęs situacijų, kai žmonės bando vežti pilnus spintas su dokumentais, tai tiesiog siaubas. Jei spinta yra sunki, ją nešti be turinio yra daug saugiau ir greičiau. Be to, jei kas nors iškris per važiavimą per Kauną ar Berlyną, tuomet dokumentai bus išbarstyti visame furgone. Tad išpakuokite stalčius, užsegtukus užsegtukų – taip sutaupysite pinigų ir nervų.

Kaip pažymėti dėžes, kad niekas nesparingtų?

Naudokite spalvotas lipdukus arba rašykite dideliais rašmenimis. „Priimamasis“, „Direktorius“, „Virtuvė“. Vokietijoje įmonių sandėlininkai nėra registratoriai, jie tiesiog nori nuvežti kuo greičiau. Jei matys „Kritini“ parašytą, elgsis atsargiau. Ir prašom, nerašykite „Smulkmenos“ ant dėžės, kurioje yra svarsčiai, tai klasiška klišė, kurios išvengti.

Ar reikia išardyti stalus?

Didžiąją dalį – taip. Standartiniai biuro stalai turi išsijungiančias kojas. Jei jie yra dideli, sujungti metalinėmis detalėmis, reikės vamzdisto raktas. Mūsų komanda tai padaro pačiems, nereikia jums ieškoti meistro visame mieste. Tiesa, kai kurie seni, prabangūs mediniai stalai gali būti sujungti fiksuotai, tuomet reikia labiau pasidomėti, ar juos galima išvis išnešti pro duris nepažeidžiant.

Ką daryti su serveriu?

Tai pati svarbiausia dalis. Serverį reikia išjungti (ne tiesiog ištraukti laidą, o normaliai shutdown process). Jei nespėjite, mes galime jį uždaryti į specialią dėžę su šoku absorberiais, bet garantijų neduodu, kelyje gali būti duobė. Geriausia, jei IT specialistas jį paruošia, o mes tiesiog atvežame kaip „šventą relikviją“, nieko neliesdami.

Dokumentai ir biurokracija Vokietijoje

Ar reikia muitinės deklaracijos, kadangi Vokietija – ES?

Nebūtinai, jei tai tik įmonės perkėlimas viduje ES. Bet čia yra vienas „bet“. Jei pervežate daug technikos ar vertingų daiktų, gali kilti klausimų dėl PVM. Vokietai tikslūs, jei pamatys 50 kompiuterių be dokumentų, gali sustabdyti. Geriausia turėti inventoriaus sąrašą su apytikslėmis vertėmis. Tai nėra sunkiau už ledinukų pirkimą, bet reikia.

Kas daryti su CMR draudimu?

CMR draudimas yra privalomas, bet dažnai klientai manyk, kad jis dengia viską. Nėra. Jis apmoka tik dalį žalos pagal tarptautines konvencijas (apie 8,33 SDR už kg). Jei vežate brangų serverį, kuris sveria 10 kg, o kainuoja 10 tūkst. eurų, ir jis nukrenta, gausite tik truputį. Reikia papildomo draudimo (All risk), jei norite miegoti ramiai.

Ar vokiečių pareigūnai dažnai sustabdo?

Retai, tačiau tai įvyksta. Jei vairuotojas atrodo pavargęs arba furgonas yra perkrautas, tai gali būti priežastis. Vokietijoje yra griežtos taisyklės apie poilsio laiką. Mūsų vairuotojai žino tas taisykles (tikiuos), ir naudojami tachografai. Jei viskas tvarkinga, tiesiog nuleidžia langą, pasako „Guten Tag“ ir važiuoja toliau.

Ar reikia leidimo važiuoti į miesto centrą (Umweltplakette)?

Taip, tai labai svarbu. Daugelyje Vokietijos miestų, ypač „žaliuojuose“ zonose, negalima važiuoti be šios lipduko ant priekinio stiklo. Be jo – bauda. Mes turime savo, bet jei nuomajatės furgoną patys, užmirškite – gausite nemalonų paštą po mėnesio. Tas lipdukas kainuoja penkias ar dešimt eurų, o bauda – šimtus.

Kas su PVM mokėjimu pervežimo paslaugoms?

Standartinė procedūra – jei jūsų įmonė yra PVM mokėtoja Lietuvoje, o mūsų taip pat, mes išrašome sąskaitą su 0 % PVM (vidutinės tarptautinės paslaugos). Jūs tiesiog ją užregistruojate savo apskaitoje. Jei nesate PVM mokėtojas, tada gali būti kitaip, bet biurai dažniausiai yra. Tai vienas iš tų dalykų, kurį paskirsto buhalteriai, man tiesiog reikia sąskaitos numerio.

Kas daryti, jei dingsta lagaminas (ar dėžė)?

Tai vyksta, tikrai. Praeityje buvo atvejis, kai viena dėžė su keliais monitoriais „nuskrido“ ne į tą padalinį. Buvo nepatogu. Reikia skambinti mums nedelsiant. Mes turime GPS sekimą, tačiau dėžės nebe. Paprastai pasirodo, kad vairuotojas ją paliko kitoje aikštelėje arba kitos komandos perėmė. Viskas susitvarko per 1-2 dienas, bet stresas garantuotas.

Technika, įranga ir jautrūs daiktai

Ar galima vežti atidarytus skysčių konteinerius?

Negalima. Nė vienas kraustymosi sprendimas biurams į Vokietiją greitai ir saugiai nebus saugus, jei vežate atidarytas kavos puodes ar spalvų užpildus. Jei nusilieja ant serverių – galima uždaryti verslą. Užsegtite dangtelius, uždenkite plėvele. Jei kas nusilieja kelyje, kelyje, deja, kvapas lieka ir reikia valyti visą furgoną.

Ar vairuotojai sugeba surinkti komplektuojamus baldus?

Geriau niekada nesakyk „never“. Mūsų vyrai yra praktiški, daug kas surinko savo spintą namie. Tačiau biuro baldai, ypač those „Ikea“ tipo gaminiai, gali būti trapūs. Jei tai yra brangūs dizainerių baldai, geriau pasikviesti vietinį meistrą Vokietijoje. Mes pridengsime riziką atsakomybės srityje, bet nenoriu sulaužyti jūsų 3000 eurų sofos.

Kaip užtikrinti, kad ekranai neatsilūšinėtų?

Vyniojame į burbuliukų plėvelę, dedame į specialias korpuses, užsegtus ant sienų. Taip pat naudojame stiprias juosteles. Vienintelis dalykas, kurio negalime užtikrinti – tai kelio būklė. Vokietijoje keliai geri (ypač autobanai), bet Lietuvoje ar Lenkijoje vietomis gali būti šiurkštūs. Tačiau per 20 metų ekranų nulaužta beveik nulis (paliekit nulį).

Ar saugu vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tiesioginiu būdu – ne. Mes turime sutartį su įmone, ne su Petru ar Ona. Jei Petras įmes savo vaiko dviratį į furgoną ir jis nukris, draudimas neveiks. Pasakykite darbuotojams, kad tai jų atsakomybė. Kartais leidžiame kaip „pritarimą“, bet tada jie pasirašo atsakomybės lapelį, kad supranta riziką.

Ką daryti su dideliu formato spausdintuvu?

Tas velnias. Jis sveria kaip mašinas ir turi daus trapių detalių viduje. Reikia specialių vežimėlių. Jei jis nebeveikia, mes jo nepadarysime (nesutūsime). Paprastai reikia iškviesti techniką, kad jis užfiksuoja galvutes prieš judėjimą. Niekada nespėjame, tai dažnai būna problema.

Ar reikia išimti tualeto vandens?

Jei pervežate mobiliųjų biurų tipo konteinerius su sanitariniais mazgais – taip, būtina išpilti vandeni. Užšąlantis žiemos metu gali plėšti vamzdžius, o vasarą – kvapas bus nepakartojamas, kai furgonas įkaista saulėje. Tikrinau kartą, ką pervežė... uff, ne kartą nenoriu pažiūrėti.

Laikas, kaina ir realios situacijos

Kiek laiko užtruks važiavimas iki Miuncheno?

Priklausomai nuo maršruto. Per Lenkiją greičiau, bet blogesnės kokybės keliai (kiekdien tai pasitaiso). 1200–1300 km. Tiesioginis važiavimas su poilsiais trunka apie 18-20 valandų vairuotojui. Tačiau jūsų prekės gali atvykti po 2 dienų, jei susideda kita krovinių grupė. Nereikia tikėtis, kad iš ryto išvyksta, vakare jau statome stalus.

Ar galima atvykti tam tikru laiku?

Stengiamės. Jei sakome „tarp 8 ir 10“, paprastai būname tarp 9 ir 11. Vokietijoje yra griežti taisyklės dėl naktinio triukšmo, todėl negalime iškrauti apie 23 valandą gyvenamajame kvartale, nebent turite leidimą. Tai dažnai sulaužo planus, bet nieko nedarysime.

Kokia vidutinė kaina tokiam perkėlimui?

Klausimas „kiek kainuoja automobilis“? Kiekvienas atvejis kitoks. Priklausomai nuo tono furgono, nuotolio (ar tai Hamburgas arba Miunchenas, skiriasi 800 km), ir krovėjų skaičiaus. Mažam biurui gali tekėti nuo 1 tūkst. eurų, dideliam – 5-10 tūkst. Geriausia kreiptis dėl komercinio pasiūlymo.

Ar galima pasirašyti fiksuotą kainą?

Taip, ir tai rekomenduojama. Jei dirbame pagal valandinių tarifą, gali būti nemalonumų, jei užstrigame ties Karaliaučiaus arba ties Varšuva (dažnai užstrigs). Fiksuota kaina apsaugo jus nuo mūsų lėtumo, o mus – nuo jūsų reikalavimų perbraižyti viską dešimt kartų. Paskaičiuoti viską iš anksto – tai protingiausias kraustymosi sprendimas biurams į Vokietiją greitai ir saugiai.

Kas nutinka, jei biuras dar ne paruoštas iškraunant?

Tai klasika. Atvyksta vairuotojas, o raktų nėra, arba darbai vyksta. Tuomet laukimas turi būti apmokėtas. Vairuotojo laikas nėra nemokamas. Kartais laukiame valandą, kartais tris. Viskas įeina į galutinę sąskaitą. Geriausia susitarti dėl „laukimo valandos“ tarifo iš anksto, kad nebūtų nustebinta.

Ar įmanoma padaryti visą tai per savaitgalį?

Įmanoma, bet brangu. Reikia dirbti pertraukų, mokėti papildomus mokesčius už viršvalandžius vairuotojams ir krovėjams. Be to, Vokietijoje sekmadieniais viskas uždaryta, tad jei trūksta dėžių ar reikia nupirkti kabelių – nebus kur. Geriau planuoti ketvirtadienį-penktadienį arba penktadienį-šeštadienį.

Problemos ir nepatogumai (kurių niekas nesako)

Kas daryti, jei sugenda furgonas kelyje?

Tai vyksta. Prieš metus mums užgijo variklis ties Poznane. Buvo karšta, vairuotojas persiėjo į kitą mūsų furgoną, kuris buvo netoliese, o techniką atvežė mechanikas. Dėl to pristatymas pavėlavo diena. Klientas buko užgniaužtas, bet mes užkrovė į viešbutį. Tokios dalykai, deja, neprognozuojami.

Ar visada vairuotojai kalba vokiškai?

Ne visada. Dažniausiai kalba angliškai arba šiek tiep rusiškai (žinoma, ne visi). Jei reikia kalbėtis su Vokietijos apsauga arba sandėlininku, angliškai paprastai užtenka. Bet jei reikia sudėtingesnio dalyko, pvz., gauti leidimą specialiai zonai, gali prireikti mūsų pagalbos iš Lietuvos telefonu. Vokiškai mokėti nėra būtina mūsų darbuotojams (pavežejas), bet tai praverčia.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Statistiškai labai retai. Yra buvę atvejų, kai pačios įmonės darbuotojai pasiima „pamiršę“ dėžę namo, manydami, kad tai jų daiktai. Viską tvarkome per inventoriaus sąrašą – išsiregistruojame išsikraunant, patikriname įsikraunant (tiksliau, kai atvyksta į vietą). Taip išvengiame ginčų, kur niekas nepadėjo.

Ką daryti, jei naujieji patalpose netelpa?

Nepatogu, bet nutinka. Matėme, kad architektai piešia brėžinius, o realybėje lentynos yra 10 cm ilgesnės. Tada tenka išnešti daiktus į koridorių arba laikinai į sandėlį. Reikia pasirūpinti atsarginiu planu. Kraustymosi sprendimai biurams į Vokietiją greitai ir saugiai turi apimti ir matavimus iš anksto, o ne tik viltį.

Ar atsakote už laužytus grindis?

Jei mes laužome – taip. Turi civilinę atsakomybę. Bet jei grindys buvo senos ir mūsų sunkus furgoną (ar spinta) tiesiog „praspaudė“ silpną vietą, tai ginčytina. Vokietijose dažnai būna senos grindys, po kuriais yra kabeliai. Geriau jas uždengti prieš mūsų atvykimą.

Kodėl kai kurios įmonės pigesnės?

Nes jūsų neveš. Arba veš „pavežeju“ be draudimo. Arba jie taupo ant vairuotojų, kurie vairuoja 20 valandų be poilsio. Žiūrėkite ne į kainą, o į įmonės patirtį ir ar turi savo techniką. Tarpininkai tai nusipirks pas mus, o parduos jums brangiau. Geriau rasti tiesioginį vykdytoją.

Ar reikia gerti vairuotojams kavą?

Nebūtinai, bet jei pasiūlysite – tikrai nepriekaištaujos. Humanus požiūris sukuria gerą atmosferą. Vairuotojas, kuris gavo gerą arbatą ir sumuštinį, gali padėti perkelti tą sunkią spintą be užmokesčio ar labiau pasidarbti su dėžėmis. Tai smulkmenos, bet jos veikia.

Kaip elgtis su parkavimu mieste?

Vokietijoje parkavimas yra košmara. Reikia iš anksto susitarti dėl vietos prie pat įėjimo. Jei reikės stovėti antrąje eilutėje su įjungtomis žibintais, tada vienas vairuotojas turi stovėti prie furgono, o kitas krauti. Už tai gali būti bauda, jei policija užkluptų, bet dažniausiai praeina.

Galutiniai nenuoseklūs klausymai

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet ne žiemą. Jei šalta, augalai užšąla ir miršta. Vasarą gerai, jei paliesite langą furgone (taip, jie gali praeiti). Aš asmeniškai nebūčiau vežęs brangų palmę per 1000 km, rizika didelė, o atsakomybės ribos mažos.

Ką daryti su atliekomis (pakuotėmis)?

Galime išvežti juos atgal į Lietuvą (jei turi grįžtantį reisą) arba išmesti vietoje. Vokietijoje atliekų surinkimas labai griežtas – negalima mesti į bet kurį konteinerį. Reikia rasti „Wertstoffhof“ arba mokėti už išvežimą. Geriausia susitarti dėl to iš anksto.

Ar galite susitvarkyti baldus naujame biure?

Taip, tai vadinama „montavimo“ paslauga. Susirenkame stalus, statome lentynas. Vienintelis dalykas – jei instrukcijos lietuviškai nėra, ir baldai yra iš Kinijos su keistais detalių numeriais, gali užtrukti ilgiau. Bet mes sugebame, esame praktiški vyrai.

Ar tikrai svarbu rinktis jus, o ne ką nors kitą?

Gal nėra svarbu, bet aš turiu 20 metų patirties. Daugelis naujų firmų uždirba pinigus vieną kartą, išveža ir dingia. Mes čia esame jau ilgai. Ir taip, aš kartais galiu pavėluoti atsiliepti į žinutę, bet darbo aš atlieku kokybiškai.

Ar turiu įsivaizduoti kažkokį sudėtingą procesą?

Ne. Jums tiesiog reikia susitarti dėl datos, susidėti daiktus (mums padėsime) ir laukti, kol jie atsiras Vokietijoje. Visa kita – mūsų galvos skausmas.

Kas gi, jei aš visiškai nieko nesuprantu apie pervežimus?

Tuomet tu tikras mūsų klientas. Tiesiog pasakyk, kur išvykti ir kur atvykti, o mūsų vadybininkas paaiškins visus kitus niuansus. Nereikia būti ekspertu, kad perkraustytum biurą, reikia tik pasitikėti tiems, kurie tai daro kasdien.

Išvada

Taigi, trumpai tariant, geriausi kraustymosi sprendimai biurams į Vokietiją greitai ir saugiai nėra magiška tabletė, o tiesiog geras planavimas ir pasitikėjimas profesionalais. Niekada nežinai, kas gali nutikti kelyje – gali užgti vairuotojas, gali būti policijos patikra ar tiesiog blogas oras. Jei pasiruošiate iš anksto, turite dokumentus ir pasitikite savo pervežėju, viskas turėtų pavykti be didelio streso. Būkite atidūs dėl smulkmenų, tad įmonė nebus stabdoma ilgiau nei būtina. Sėkmės naujoje vietoje ir vokiškai „Gute Reise“ jūsų daiktams.