Kraustymosi proceso valdymas biurų perkraustymui į Vokietiją: vadovas praktikams

Dirbu jau virš 20 metų šioje srityje ir galiu pasakyti viena – niekas niekada nesiruošia pakankamai anksti. Visada būna panika paskutinei sekundei. Ypač kai kalba eina apie tarptautinius maršrutus. Jei planuojate perkeliant savo verslą į Vakarus, turite suprasti, kad kraustymosi proceso valdymas biurų perkraustymui į Vokietiją nėra tik dėžių kraustymas. Tai sudėtingas voras, susidedantis iš logistikos, biurokratijos ir tiesiog streso. Čia nebūna idealų scenarijų, dažniausiai kažkas pradeda neveikti arba dingsta. Tačiau su geru planu (ir šiek tiek kantrybės) viską įmanoma įveikti be didesnių sužalojimų, nors kartais teks ir nukentėti nuo vokiško tikslumo.

Bendri klausimai ir pasiruošimas

Kada tiksliai reikia pradėti rūpintis?

Ne rytoj, kadangi tai per vėlu. Ką tik gavote užduotį? Telkite mažiausiai mėnesį, o geriau du. Vokietija nėra vieta, kurioje viską galima nuveikti per savaitę, ypač jei reikia specialių leidimų. Leidimai gatvėse, kėlimo technika – tai viskas reikalauja laiko. Jei pradėsite vėlai, gali tekti mokėti už "skubos paslaugas", o tai kainuoja tris kartus brangiau ir neišvengiamai sukelia nervus.

Ar tikrai reikia inventorizacijos sąrašo?

Mano nuomone, be jo neįmanoma išgyventi. Tiesiog pasižiūrėkite į tą chaosą savo sandėlyje dabar. Jei negalite pasakyti, kur yra konkretus stalų komplektas, kaip tikėjatės, kad jis nenuvažiuos į Miuncheną vietoje Hamburgo? Inventorius ne tik padeda sekti daiktus, bet ir priverčia sužinoti, ką iš tikrųjų turite. Dažnai klientai susimąsto, kad turi daugiau daiktų, nei buvo užsakyta dėžių.

Kaip susitvarkyti su darbuotojų asmeninėmis daiktais?

Tai vienas didžiausių galvos skausmų. Žmonės dažnai paslepia visokius brangenybes stalinių stalčiuose. Reikia aiškiai pasakyti: "nešiokite auksinius žiedus ar pinigus su mumis". Mes ne atsakome už jūsų vadybininko nešiojamąjį kompiuterį, jei jis nėra įtrauktas į sąrašą. Geriausia duoti kiekvienam po dėžę pasirašyti ir uždaryti ją lipduku, kad nė kas nekištų nosies.

Ar galima perkraustyti per savaitgalį?

Galima, bet tai kainuoja. Vokiečiai dirba pagal tvarkaraštį, o savaitgaliais darbas yra brangus malonumas. Be to, dauguma biurų namų Vokietijoje sekmadieniais uždaryti, tad net nesugalvosite patekti su sunkvežimiu. Jei jums būtina, kad viskas būtų pirmadienio ryte įrengta, perkraustymą pradėkite penktadienį vakare arba šeštadienį, tačiau pasiruoškite už tai sumokėti papildomai.

Ką daryti su daiktais, kurių nebebereikia?

Nesiųskite šiukšlių į Vokietiją, tai nėra protinga. Muitinė arba sandėlininkai klaus, kodėl vežate senas sulūžusias kėdes. Atsikratykite jų čia. Yra kompanijų, kurios atsiima biuro baldus nemokamai (jei jie dar tinkami), arba išvežia į šiukšliadėžę. Kraustymosi proceso valdymas biurų perkraustymui į Vokietiją turi apimti ir šį etapą, kitaip mokėsite už tuščią važiavimą.

Vokietijos specifika ir biurokratija

Kas su tais leidimais stovėti gatvėje?

Tai ne Lietuva, kur sustoji kur nori. Vokietijoje už "Verkehrszeichen" (kelio ženklų) pažeidimus baudos milžiniškos. Reikia prašyti savivaldybės leidimo užimti vietą (Straßenbenutzungserlaubnis). Tai procesas trunka kelias savaites. Jei bandysite stovėti be leidimo, ne tik kad gausite baudą, bet ir griežtai uždarys kelą, o sunkvežimis neįveiks įvažiavimo.

Ar reikia kokių nors specialių dokumentų muitinėje?

Nors esame ES, vis tiek reikia prekių apyvartos dokumentų. Negali tiesiog taip vežti įmonės turto kaip savo asmeninių dalykų (tai yra, jei įmonė steigiama nauja). Reikia EX-1 arba vidinės prekybą dokumentacijos. Jei turite naują techniką, reikės PVM deklaracijų. Gera žinoti: seniau buvo daugiau dokumentų, dabar lengviau, bet vis tiek reikia saugoti visus sąskaitas faktūras.

Kaip elgtis su vokiečių "Hausverwalter" (namų administratoriumi)?

Tai jūsų pagrindinė baimė. Jie gali būti labai griežti. Jie tikrina, ar netrūkinate grindų, ar nesudaužote liftų. Būtinai susiderėkite su jais iš anksto dėl kėlimo laikų. Kartais jis reikalauja įmokos kaip užstatą ("Kaution"), užtikrinant, kad nieko nesugadinsite. Nekirskite jo, nes jis gali uždrausti jums įvažiuoti.

Ar galima varyti per miestą su dideliu sunkvežimiu?

Visiškai ne visur. Vokietijos miestuose daug "Environmental zones" (Umweltzone), į kurias gali važiuoti tik automobiliai su žaliąja kortele. Jei jūsų sunkvežimis senas ir degina dyzelą, jis tiesiog neįvažiuos į centrą. Reikia tiksliai žinoti maršrutą, kad vairuotojas neprivažiuotų į uždarą zoną ir nenusimastų, kur dėti 20 tonų krovinį.

Kas daryti su šiukšlėmis atvykus?

Vokietijoje atliekų segregacija yra beveik religija. Negalima tiesiog viską mesti į vienąą dėžę. Prieš atvykdami sužinokite, kur artimiausias "Wertstoffhof" (perdirbimo centras). Kartojamas įmonių atliekų savitarnos taškas gali būti uždaras arba reikalauti specialios kortelės. Palikti maišus su šiukšlėmis gatvėje – tai garantuota bauda.

Technika, IT ir baldai

Kaip saugiai vežti serverius?

Tai ne paprasti dėžės. Serveriai reikalauja specialių dėžių su smūgių absorberiais ir, svarbiausia, temperatūros kontrolės. Jei vairuotojas sustos vasarą atostogauti pietų metu vidury lauko, serveris gali "užvirti". Įsitikinkite, kad transportavimo priemonė turi klimatizaciją, kuri veikia net kai variklis išjungtas (šaltkrovė).

Ar jūsų komanda išmontuoja ir sumontuoja baldus?

Taip, tai mūsų darbas, bet... jei baldai yra 20 metų senumo ir jie savyje turi kniedės vietoje varžtų, gali užtrukti. Geriausia, jei turite montavimo instrukcijas. Nėra nieko blogiau, kai paskutinis stalas lieka be kojos, nes negalima suprasti, kaip ją tvirtina. (Kartais mes tiesiog pasiskolinamme varžtų iš kitų stalų, bet nerašykite to į ataskaitą).

Ką daryti su dideliais vitrinais arba pasieninėmis?

Tai problema. Jos neilgos, bet labai sunkios ir trapios. Jas reikia vežti vertikaliai specialioje rėmo konstrukcijoje. Jei bandysite ją guldyti, stiklas tikrai lūžta. Taip pat reikia matuoti liftus ar laiptus – dažnai pasitaiko situacijų, kai vitrina tiesiog netelpa į įvažiavimą ir tenka išardyti fasadą (tai jau atskira istorija).

Ar reikia išjungti visą IT įrangą prieš kraunant?

Būtina. Ne tik išjungti, bet ir atjungti laidus. Jei paliksite įjungtą spausdintuvą, kuris nukrito nuo sunkvežimo ir sprogo dužais, draudimas to negins. Viską turi padaryti jūsų IT administratorius prieš mūsų atvykimą. Mes esame vairuotojai, ne inžinieriai, todėl neatsakome už duomenų praradimą.

Kaip pažymėti dėžes, kad niekas nesimaišytų?

Naudokite spalvų kodavimą arba skaičius. Tiesiog parašykite "2 aukštas, kambarys 204" ant visų tos pačios grupės dėžių. Pavasarį vienas klientas parašė ant visų dėžių "Biuras" – ir mes turėjome atidaryti visas 50 dėžių, kad rastume virdulį pietums. Būkite konkretūs.

Kainos ir sutartys

Kiek man tai kainuos, jei aš turiu 50 darbo vietų?

Sakykime taip: nuo 3 tūkstančių iki 10 tūkstančių eurų. Viskas priklauso nuo to, kiek toli važiuojate (Berlynas arba Miunchenas – skirtingi atstumai), kiek reikia kėlimo technikos, ir ar reikia sandėliavimo tarpiniam etape. Tikslią kainą galiu pasakyti tik išmatavęs tūrį (m³) ir paėmęs priekabą prie pat įėjimo.

Kodėl kainos skiriasi tarp firmų?

Nes vienos firmos turi savo vairuotojus ir mašinas, o kitos – tik "brokeriai", kurie samdo kasą kelyje. Taip pat įtakos turi draudimas. Jei kas pasiūlo kainą dvigubai mažesnę nei rinkos, būkite tikri, kad jie nebus drausti arba atvyks su senas "Gazelės" tipo mikroautobusu, kurio negalima vežti per autostradą. Kraustymosi proceso valdymas biurų perkraustymui į Vokietiją reikalauja investicijų į techniką.

Ar draudimas įskaičiuotas į kainą?

Įprastai įskaičiuotas tik pagrindinis (CMR draudimas), kuris dengia labai mažą sumą už kilogramą (paprastai apie 10 EUR/kg). Jei vežate brangią serverinę įrangą, reikia papildomo draudimo ("All risks"). Neklauskite, kodėl jis brangus – tiesiog susidūręs su sugadinta 30 tūkst. vertės spausdintuvu suprantate, kodėl jis būtinas.

Ar galima mokėti atvykus arba po darbo?

Dauguma firmų dabar reikalauja avanso (30-50%), nes ne visada klientai apmoka paslaugas po jų atlikimo. Yra buvę atvejų, kai atvažiavome, viską įrengėme, o vadybininkas "užsidarė" ir nebeėsileido mus atgal į biurą sumokėti. Mes, kaip patikimi partneriai, galime derėtis, bet garantijos reikalingos tiek jums, tiek mums.

Kas yra "laiko mokestis" (Standgebühr)?

Jei sunkvežimis laukia, kol jums leidžia įvažiuoti, arba kol jūs ieškote raktų nuo sandėlio, laikas eina. Vairuotojas negali dirbti nemokamai. Paprastai pirmą valandą galima praleisti, bet toliau – valandinis mokestis. Vokietijoje vairuotojų darbo laiką kontroliuoja skaitmeniniai tachografai, juoktis negalima.

Nesklandumai ir realus gyvenimas

Kas daryti, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai nutinka. Net naujausiems sunkvežimiams gali plyšti padanga arba užgęsti variklis. Tuomet mes išsiunčiame pagalbinę automobilį (priešgaisrinę arba techninę pagalbą). Jūsų krovinys gali atvykti pavėluotai. Čia jau ne mūsų kaltė, o techninė prigimtis. Geriau turėti planą B – pvz., dirbti iš namų šią dieną.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Ne visada. Dažniausiai kalba rusiškai, angliškai arba lietuviškai. Jei reikia kalbėti su vietine policeija arba "Hausverwalter", mūsų vairuotojas gali pasišaukite mane arba dispečerį, kuris išvers. Nereikia tikėtis, kad vairuotojas moks kalbėti apie IT infrastruktūrą vokiškai.

Ar jūs vežate augalus?

Galima, bet ne visus. Vokietija yra griežta dėl kenkėlių importo. Jei turite kaktusą arba didelę palmę, gali reikti fitosanitarinis pažymėjimas (nors ES viduje tai lengviau, bet vis tiek gali patikrinti). Be to, augalai gali užželti kelyje, jei jiems per šalta arba per karšta mašinoje.

Ar galiu važiuoti su savo mašina už sunkvežimio?

Nerekomenduoju. Tai pavojinga ir draudžiama kai kuriose šalyse (jei nėra dvigubo vairavimo). Be to, vairuotojui sunku susikoncentruoti, kai už jo važiuoja "palydovas". Geriau susitikti paskirtyje. Jei būtinai reikia, tartis su vadovu.

Kas jei dėžė dingsta?

Tikimės, kad ne. Mes tiesiogiai numeruojame kiekvieną dėžę ir pasirašome perdavimo aktą (Ladeliste). Jei aktas pasirašytas, o dėžės nėra – mes atsakome. Tačiau dažniausiai dėžės "dingsta" tais momentais, kai kas nors iš jūsų darbuotojų nupjovė lipduką ir padėjo kabinetą be žinios. Tikrinte visas kampus.

O jei lietus? Ar dėžės sušlampa?

Dėžės yra storos, bet jei lietus lyja šiaip sau be galo, o vairuotojas pamiršo uždengti tentą, gali būti problemų. Todėl mes visada naudojame plėvelę (stretch) ir apsaugines dėklus. Tačiau jei jūs įdėjote į dėžę atvirą butelį su vandeniu ir jis užsiliejo – tai ne mūsų kaltė.

Kiek laiko užtrunka iškrauti visa biurą?

Jeigu viskas paruošta (dėžės prie durų, liftas laisvas), maždaug 3-5 valandos vidutiniam biurui. Jei reikia nešti per 4 aukštus be lifto su suoliukais (kas, beje, Vokietijoje draudžiama), tai gali trukti visą dieną. Nustatykite realistinius lūkesčius savo komandai – jie nedirbs tą dieną.

Ar galite padėti su įrengimu taip, kaip buvo?

Mes žinome, kaip atrodo biuras. Galime padėti pastatyti stalus vienoje eilėje, o kėdes prie jų. Tačiau dėl išdėstymo estetikos (kas kur stovi, kad spalvotų) dažniausiai atsakingas vadybininkas. Mes esame jėga, o ne dizaineriai.

Kas daroma su pakavimo medžiaga (dėžėmis) po to?

Galite jas pasilikti sau arba mes jas išvežame atgal. Jei jos dar geros, verta pasilikti, galbūt dar judėsite. Jei ne, mes išvežame į perdirbimą. Nekraukite mums dėžių su buitinėmis šiukšlėmis – tai neprofesionalu.

Kodėl svarbu nurodyti tikslius adresus?

Kartais klientai rašo "Berlynas" ir viskas. Berlynas didelis. Reikalingas zip kodas (Postleitzahl) ir gatvės numeris. Be to, reikia informuoti apie "No-Go" zonas (pvz., vienkryptės gatvės, žemos tiltais). Nėra nieko blogiau, nei kai 16 metrų ilgio sunkvežimis užstringa siaurame kieme.

Ar labai svarbu, kad biuras būtų tvarkingas prieš atvykstant?

Labai. Jei mums teks surinkti popierius nuo grindų prieš kraunant stalus, tai laikas, už kurį mokate. Kraustymosi proceso valdymas biurų perkraustymui į Vokietiją prasideda ne tada, kai atvažiuoja sunkvežimis, o tada, kai pradedate dėti pirmus daiktus į dėžes. Tvarka taupo pinigus.

Ar reikia maitinti vairuotojus?

Nėra privaloma, bet labai vertinama. Vairuotojai yra žmonės, o ne robotai. Jei duodate kavos arba Pietų (geriau ne sriubos, kad neužsipurtytų), jie dirba greičiau ir su didesniu entuziazmu. Tai senas mokyklinis triukas, kuris veikia šiandien.

Ką daryti, jei tarpusavyje susiduria dvi firmos (mūsų ir kitų paslaugų)?

Tarkime, jums vežia IT specialistus, o mus baldus. Reikia derėtis laiku, kad vieni netrukdytų kitiems liftuose. Buvo atveju, kai IT laidai buvo išvilkti per grindis, o mes per juos nešėme sofas. Baigėsi tuo, kad teko vėl kviesti elektromonterį. Derėkitės.

Ar jums reikalinga vieta automobiliui parkuoti naktį?

Jei tai ilgesnė kelionė, vairuotojui reikia poilsio (tai įstatymas). Jis turi rasti parkingą. Jei jūsų biure yra aptvarkytas kiemas, leidimas jam stovėti ten naktį būtų puiku. Sutaupytumėte jam laiko ieškant viešojo stovėjimo.

Kas nutinka su kljomis raktų?

Jūs turite juos pasirūpinti. Kartais reikia paduoti raktus sandėlininkui arba sargui. Jei raktų nėra, mes neįeisime. Neklauskite, ar mes galime pralaužti duris – mes ne įsilaužėjai. (Nors su senomis durimis kartais įvyksta stebuklai su plastikine kortele, bet geriau to nenaudoti).

Kaip elgtis su brangia menu ar tapyba?

Neleiskite mums jų liesti. Tą turi padaryti profesionali meno pervežimo kompanija. Mūsų draudimas nepadengs "Van Gogo" (nors tikriausiai neturite tokio, bet supratote mintį). Brangius paveikslus geriau vežti asmeniniu automobiliu.

Ar galima užsakyti tik dėžių pristatymą be pakavimo?

Taip, galite susipakuoti patys. Mes atvežame tuščias dėžes, jūs užpildote, o mes vėliau atvažiuojame jas paimti. Tačiau atminkite, jei dėžė per daug sunki ar blogai užklijuota, ji gali plyšti. Mes neatsakome už jūsų pakavimo kokybę.

Kodėl reikia gero apšvietimo kelyje?

Vokietijos keliai dažnai apšviesti, bet ne visada. Jei atvykstate į naują biurą tamsiu laiku, ir kiemas tamsus, nešimui reikės projektorių. Vairuotojas paprastai turi švyturį, bet 200 kvadratinių metrų biuro jis neapšvies.

Ar verta sekti savo kroviniu realiu laiku?

Sakyčiau, taip. Mes siunčiame GPS koordinates. Taip galite suplanuoti savo atvykimą. Nereikia būti ten prieš 4 valandas ir laukti kieme. Toks efektyvus kraustymosi proceso valdymas biurų perkraustymui į Vokietiją leidžia jums išsaugoti nervus.

Kas daryti, jei pasirodo, kad daiktų yra daugiau nei planuota?

Tai įprasta. Viskas viršija planus. Mes paprastai turime rezervinę vietą (10-20%), bet jei daiktų yra dvigubai daugiau, gali tekti daryti antrą reisą. Antras reisas kainuoja, tačiau tai geriau nei palikti pusę biuro senoje vietoje.

Apibendrinant

Galiausiai, visa ši šūksna nėra ta baisi, kaip atrodo iš pradžių. Svarbiausia yra komunikacija. Jei pasakykite mums apie problemas ankstyviau (pvz., kad nėra lifto), mes susirinksime sprendimą. Kraustymosi proceso valdymas biurų perkraustymui į Vokietiją yra apie tai, kaip sujungti tūkstančius mažų detalių į vieną veikiantį mechanizmą. Pasitikėkite savo pervežėju, bet ir būkite budrūs. Sėkmės Vokietijoje, ten tvarkinga šalis, jei viską daryti pagal taisykles.