Kraustymosi paslaugos į Vokietiją pritaikytos verslo poreikiams: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik ketvirtį amžiaus, ir galima sakyti, mačiau viską – nuo idealiai suplanuotų biurų perkėlimų iki tokių chaoso scenarijų, kuriuos būtų sunku išgalvoti net Holivudo scenaristams. Kraustymosi paslaugos į Vokietiją pritaikytos verslo poreikiams yra visai kitas lygmenis negu paprastas dėžės nešimas iš buto į butą. Čia kalbame apie atsakomybę, laikotarpį, kai verslas negali dirbti, ir, žinoma, vokišką biurokratiją, kuri neretai sukelia nemigą. Ilgus metus stebėjau, kaip kompanijos klysta bandydamos sutaupyti arba viską pasitikėti „pažiūrėsim“ principu. Šiandien noriu papasakoti, kaip tai vyksta iš tikrųjų, be jokio lakštinio, tiesiog taip, kaip būtų kalbama prie kavos puodelio, kai jau visiems esame pavargę nuo to judėjimo.

Dokumentai ir muitinės painos: kas čia vyksta iš tikrųjų

Kuo skiriasi verslo kraustymasis nuo paprasto?

Skirtumas yra milžiniškas, nors dažnai klientai to nesupranta iš karto. Kai žmogus kraustosi, jam svarbu, kad sofa neatpažįstai nešoktų. O kai kalbame apie kraustymosi paslaugas į Vokietiją pritaikytas verslo poreikiams, čia reikia galvoti apie dokumentų eigą, TIR knyges (jei reikia), inventoriaus sąrašus, kuriuos turi patvirtinti notaras, ir t.t. Vieną kartą turėjome klientą, kuris bandė įvežti kompiuterių dalis kaip asmeninius daiktus, tai buvo pilnas siaubas muitinėje. Negalima tiesiog taip padaryti.

Ar tikrai reikia tiek daug dokumentų?

Vokiškas biurokratinis priemonių komplektas yra toks, kad kartais net aš pasiklystu. Taip, reikalingas detalus inventoriaus sąrašas vokiškai ir lietuviškai (arba angliškai), reikia EX-1 deklaracijų, jei išvežama technika iš ES, arba T1, jei tai tranzitas. Jei verslas turi atstovybę Vokietijoje, reikia įrodymų, kad turtas priklauso būtent tam juridiniam asmeniui. Be šių popierių, sunku netgi įvažiuoti į sandėlį, nes vokiečai mėgsta tvarką.

Kaip su tuo elgiasi muitinė?

Muitinės tarnautojai Vokietijoje yra labai tikslūs, jei pamato verslo krovinį. Jei dokumentuose parašyta „biuro technika“, o dėžėje yra asmeniniai drabužiai, tai gali baigtis bauda arba sulaikymu. Esu matęs, kaip viena firma bandė taip padaryti, nes „užmiršo“ padaryti atskirą siuntą. Mums teko skubiai viską perrašinėti ir mokėti papildomus mokesčius už išlaidas. Geriau viską užpildyti iš karto teisingai.

Ar galima lengvai apeiti muitinę?

Ne, ir nereikėtų to bandyti. Vokietija nėra vieta, kurioje galima „susitarti“ su pareigūnu. Nors kartais atrodo, kad taisyklės per daug griežtos, jos taikomos vienodai visiems. Jei bandysite nurodyti neteisingą vertę, kad sumokėtumėte mažiaiau PVM (vat), jums tikrai tai užkliups. Muitinės sistemos dabar visiškai sujungtos, tai jie mato viską. Nėra jokių „pilvų“.

Ką daryti, jei trūksta kokių nors dokumentų?

Tai tikrai nepatogi situacija, bet kartais nutinka. Jei trūksta pavaldumo dokumento (kai viena įmonė perduoda daiktus kitai), galima bandyti susitarti dėl laikino įvedimo, bet tai brangu. Geriau viską pasiruošti iš anksto. Kartais vairuotojai gali padėti surasti vietinį tarpininką, bet tai kainuoja laiką ir pinigus. Aš visada sakau – geriau paprašyti savo buhalterio dukart patikrinti, negu vėliau gailėtis.

Kas nutinka su PVM grąžinimu?

Čia tikrai sudėtinga tema ir man retai kada pavyksta viską aiškiai paaiškinti pirmą kartą. Jei jūsų įmonė yra PVM mokėtoja Vokietijoje, tuomet galima taikyti 0% PVM tarifą perkėlimo paslaugoms, jei pateikiate numerį. Bet jei nesate – tenka mokėti pilną procentą. Lietuvoje tą PVM tada galima bandyti susigrąžinti, bet tai papildomas galvos skausmo su deklaracijom. Verta pasitikslinti savo buhalteriui prieš pradedant.

Ar verta rūpintis tarptautiniu draudimu?

Be abejo, tai ne pasirinkimas, o būtinybė. Ypatingai kai kalbame apie kraustymosi paslaugas į Vokietiją pritaikytas verslo poreikiams, turtas dažnai būna vertingas. Vieną kartą mus užpuolė audra prie Hanoverio, ir dalis krovinio buvo drėgna. Jei ne būtų draudimo, klientas būtų prarastą tūkstančius eurų. (Nors, teisingiau sakant, vairuotojas tada turėjo geriau uždaryti tentą, bet kas dabar gins). Draudimas padengia ir nuostolius dėl vėlavimo.

Logistika: kaip viskas vyksta kelyje

Kiek laiko užtrunka toks kelias?

Viskas priklauso nuo to, ką vežame ir kur būtent važiuojame. Į Berlyną ar Miuncheną galima nuvažiuoti per dieną jei vairuotojas nebedirba, bet su kroviniu tai retai įmanoma. Paprastai į Vokietiją tenka 1-2 dienos, priklausomai nuo to, ar reikia iškrauti sandėlyje, ar tiesiai į biurą. Reikia atsižvelgti ir į poilsio laiką – vokiečiai griežtai tikrina, ar vairuotojai nedirba per ilgai.

Ar galima vežti dalykus savaitgaliu?

Galima, bet čia yra keletas „bet“. Pirmiausia, Vokietijoje griežtai ribojamas triukšmas sekmadieniais ir švenčiadieniais. Negalima tiesiog atvažiuoti prie biuro centro ir pradėti mesti dėžes į sunkvežimį – gausite baudą ir policiją. Jei norite kraustytis savaitgalį, reikia specialaus leidimo iš vietos savivaldybės (Ordnungsamt), o tai gali trukti savaitę. Dauguma firmų vengia to dėl šios priežasties.

Ką daryti, jei sunkvežimis nesugeina įvažiuoti į gatvę?

Tai klasikina problema senamiestyje, ypač Hamburge arba Kelne. Kartais klientai sako: „važiuokite tiesiai prie durų“, o ten yra ženklas „Įvažiavimas draudžiamas“ arba siaura grindinio gatvė. Tada tenka krauti viską į mažesnę transporto priemonę (priedėką). Tai žinoma brangina procesą, bet kitaip būtų nepagalvojant. Rekomenduoju iš anksto nuotraukas padaryti.

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Didžioji dalis mūsų vairuotojų kalba bent jau truputį, nes dažnai tenka bendrauti su muitininkais arba vietine policija. Bet ne visi kalbasi kaip filologai. Jei reikia sudėtingesnio derybos su vietininku, geriau, kad būtų ryšys su dispečeriu lietuviškai. Kartais nutinka, kad vokiečai kalba labai greitai dialektu, ir mūsiškiai tiesiog nepagauna, ką jie šaukia.

Kaip sekamas krovinius?

Dabar tai jau standartas – turime GPS sistemas, kurios rosto, kur yra mašina realiu laiku. Bet ne visada tai veikia tiksliai, jei vairuotojas užeina į sandėlio gelmes be signalo. Esu matęs situaciją, kai sistema rodė, kad mašina stovi vietoje jau 5 valandas, o ji tiesiog buvo užkliudžiusi radarą prie pat sienos. Geriau tiesiog paskambinti dispečeriui, jei jaučiatės neramūs.

O jeigu reikia skubiai pervežti vieną svarbią detalę?

Tada mes naudojame ekspresines siuntas arba „kurjerių“ tipo vežimą automobiliais. Kraustymosi paslaugos į Vokietiją pritaikytos verslo poreikiams ne visada reiškia didelius sunkvežimius. Kartais verslas sustoja, nes sugedo vienas serveris arba trūksta svarbių sutarčių. Tada kaina tampa antrojo eilės reikalu – svarbiau laikas. Mes į tai žiūrime supratingai.

Ar galima laikinai palikti daiktus jūsų sandėlyje?

Taip, mes turime galimybę laikyti daiktus tiek Lietuvoje, tiek Vokietijoje. Kartais įmonė išsinuomavo naujas patalpas, bet dar nebaigė remonto, tai tenka laikinai padėti viską šalčiau. Sandėliavimo kaina priklauso nuo apimties, bet mes stengiamės būti lankstūs. Ypač jei tai ilgesnė sutartis, tai galima suderoti gerą nuolaidą.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (chemija, tonažai)?

Čia reikia specialios licencijos. Negalima tiesiog užmesti indų su chemikalėmis į bendrą sunkvežimį su biuro baldais. Vokietija turi labai griežtas taisykles dėl ADR krovinių. Jei turite tokio dalyko, praneškite iš karto. Mes turime partnerių, kurie specializuojasi tik tame, ir juos pasikviečiame. Negana to, reikia specialios dokumentacijos, kurią dažnai užmiršta padaryti gamyklų vadovai.

Techninė įranga ir IT: pačių jautriausia vieta

Ar galite perkelti serverius?

Tai viena atsakomybingiausių užduočių. Serveriai ne tik sunkūs, bet ir jautrūs vibracijai bei temperatūrai. Mes juos krauname ant specialių amortizuotų vežimėlių ir (nepamirškime uždaryti juos į kartoną, nors ir atrodo, kad tai per daug). Vieną kartą vairuotojas staigiai stabdė, ir serveris nukrito nuo lentynos – tai buvo pabaiga to serverio. Dabar elgiames labai atsargiai.

Kaip su IT įranga duomenų saugumu?

Mes ne esame IT specialistai, mes tik juos vežame. Tačiau suprantame, kad duomenys brangiau už geležį. Todėl visus kompiuterius, monitorius ir serverius žymime numeriais ir (jei reikia) užrakiname dėžėse. Rekomenduoju klientams prieš vežimą padaryti backup’ą (atsarginę kopiją), nes niekada nežinai, kas gali nutikt kelyje – ir keliaujant pro Lenkiją irgi gali būti įdomių momentų.

Ar padedate išmontuoti ir sumontuoti įrangą?

Įprastai taip, mes turime komandą, kuri gali atjungti kompiuterius, nuimti monitorius ir sudėti į dėžes. Bet jei kalbame apie sudėtingus serverių maršrutizatorius ar gamybos linijas, mes paprašome, kad jūsų IT specialistas arba inžinieriaus prižiūrėtų procesą. Mes negalime atsakyti už tai, jei sujungsite kabelius atvirkščiai po to.

Ką daryti su archyvais?

Archyvai yra sunkiausias dalykas – jie fiziškai sunkūs ir dažnai purvina. Kartais įmonės nori perkelti 20 metų senumo popierius į Vokietiją, nors ten jų niekas nenaudos. Jei vis tik reikia, mes juos supakuojame į standartines dėžes (knygoms) ir nešime. Rekomenduoju pasidomėti, ar tikrai visi tie popieriai reikalingi, ar galima juos sunaikinti čia, taupant pervežimo išlaidas.

Ar saugu vežti brangią optiką ar medicinos prietaisus?

Taip, bet tik specializuotu transportu arba labai gerai uždengtame vietoje sunkvežimyje. Medicinos prietaisai turi būti apdrausti pagal jų tikrąją vertę, o ne pagal svorį. Vokietijoje importuojant medicinos techniką taip pat reikia sertifikatų, kad prietaisas atitinka CE ženklą. Be to, kai kurie prietaisai reikalauja šaltakraujo (nors mūsų mašinos dažnai ir taip šaltos žiemą, tai juokauju).

Kaip elgtis su biuro baldais?

Baldai dažnai pažeidžiami, nes juos bando nešti „kaip yra“. Rekomenduojame išmontuoti stalus, nuimti stalviršius. Jei baldas yra brangus (pvz., „Herman Miller“ kėdės), geriau jas įdėti į specialias apsaugas. Vokietijos sandėlininkai taip pat mėgsta, kai visos dalys yra pažymėtos, nes taip greičiau suranda, kas priklauso kuriam stalui.

Kainos ir nenuominos: apie ką dažnai užmirštama

Kodėl kainos taip skiriasi tarp firmų?

Nes vienos firmos tik pasako, kad veža, o kitos iš tieso veža. Mažos kainos dažnai reiškia, kad vairuotojas dirbs be poilsio, arba kad draudimas nebus pilnas, arba kad už pakavimą reikės mokėti atskirai (kaip ir už lipdukus). Esu matęs, kaip klientai pasirinko pigiausią variantą, o paskui jų daiktai stovėjo kažkur prie Kelno dvi savaites be prieigos.

Ar į kainą įeina pakavimas?

Įprastai parduodame paslaugas atskirai – transportas, pakavimas, draudimas, iškrovimas. Kraustymosi paslaugos į Vokietiją pritaikytos verslo poreikiams yra kompleksinis dalykas, todėl reikia aiškiai susitarti dėl sąskaitos. Kartais įeina į kainą, jei sudarome „viskas įskaičiuota“ sutartį, bet tada kaina atrodo didesnė. Geriau daryti atskirą sąmatą, kad matytumėte, už ką mokate.

Kas yra „valandinis“ mokestis Vokietijoje?

Vokietijoje darbuotojų laikas kainuoja daugiau nei čia. Jei mūsų komanda turi laukti, kol jums paruošsite patalpas, arba kol jums leis įvažiuoti į gatvę, tas laikas gali būti apmokestintas. Todėl rekomenduoju viską suplanuoti iki minutės. Vieną kartą teko laukti 4 valandas, kol raktų nešėjas atvyko – klientas gavo ilgas sąskaitas.

Ar galima mokėti atidedant?

Esu linkęs manyti, jog verslo santykiuose pasitikėjimas svarbus, tačiau su naujais klientais be užstato arba išankstinio mokėjimo nevežiame. Per 20 metų buvome apgauti ne kartą – kroviniui atvykus, sąskaitos nebesimokėjo, o reikėjo grįžti tuščiomis. Dabar turime griežtas taisykles – 50% iš anksto, likusią dalį – pristatymo metu.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Mums ne, bet gali būti iš kitų pusių. Pavyzdžiui, mokesčiai už užimamą vietą gatvėje (Straßenbenutzungsgebühr), arba mokestis už sunkvežimio važiavimą po miestą (Low Emission Zone ženklas). Jei jūsų mašina netinka aplinkos standartams, gali tekti pirkti leidimą arba važiuoti apipilaukėliais, kas kainuoja laiką.

Ką daryti, jei biudžetas labai ribotas?

Tuomet reikia labai gerai planuoti. Galima sumažinti kainą jeigu klientas pats supako daiktus į krūvas (mes tik pakeliame į mašiną) arba jeigu jis pats randa iškrovėjų Vokietijoje. Tačiau tada prarandate kontrolę. Aš visada sakau – jei verslas jums svarbus, geriau sumokėti šiek tiek daugiau už pilną paslaugą.

Išvada

Apibendrinant, noriu pasakyti, kad sėkmingas verslo perkėlimas nėra tik apie tai, kaip įkrauti dėžes į sunkvežimį. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis suprasti kraustymosi paslaugas į Vokietiją pritaikytas verslo poreikiams ir vietinius niuansus. Dirbau šioje srityje ilgai ir galiu garantuoti, kad geriausia investicija yra ne brangiausi baldai, o patikimas partneris ir kruopštus planavimas. Niekada nežinokite, k kas gali nutikti kelyje, todėl būkite pasiruošę ir visada turite atsarginį planą B. Sėkmės jūsų verslo kelionėje į Vokietiją.