Kraustymo terminai biurų perkraustymo paslaugoms į Vokietiją: praktinis vadovas

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – dauguma klientų pagalvoja, kad tiesiog padeda dėžes į sunkvežimį ir važiuoja. Deja, realybė yra daug sudėtingesnė, ypač kai kalbame apie kraustymo terminus biurų perkraustymo paslaugoms į Vokietiją. Vokietija nėra Lietuva, ten viskas turi būti tvarkingai užpildyta, o vokiškas „Ordnung“ pasireiškia jai tame, kad net viena trūkstama deklaracija gali sustabdyti visą konvojų pasienyje. Būna, kad klientai šoka ant galvos su kainomis, bet pamiršta apie tai, kad biuro technika reikalauja specialių leidimų. Štai kodėl vertėtų pasidomėti šia sritimi iš anksto, kad nereikėtų mokėti šimtų eurų už stovėjimą tarpininkaujančioje aikštelėje.

Pagrindiniai dalykai ir susitarimai, kuriuos visi praleidžia

Kas tas „CMR“ ir kodėl jis svarbesnis už vairuotojo pažymėjimą?

CMR – tai tarptautinė vežimo sutartis, be kurios joks geras pervežėjas neisiųs jūsų daiktų į Vokietiją. Tai ne tik popierius, tai jūsų draudimas, jei kas nors pasidarytų kelyje. Be šio dokumento, vokiška policija gali konfiskuoti visą krovinį iki aiškinimosi. Dažnai klientai šį terminą girdi pirmą kartą, kai jau būna per vėlu. Kraustymo terminai biurų perkraustymo paslaugoms į Vokietiją visada apima šį akutį, tad nepamirškite pasitikrinti, ar jis pasirašytas dviejuose egzemplioriuose.

Ar tikrai reikia inventoriaus sąrašo, ar galima „akyse“ susiskaičiuoti?

Negalima, jei nenorite problemų. Inventoriaus sąrašas (packing list) turi būti detalus: ne tiesiog „stalai ir kėdės“, o „4 rašomieji stalai, 12 biurinių kėdžių, 1 spinta“. Kartą turėjau klientą, kuris parašė „biuro įranga“, ir muitinėje Hamburge mes praleidome penkias valandas aiškindamės, kas ten yra. Vokai turi būti numeruoti, o sąraše turi būti nurodyta, kuriame dėžėje kas slepiasi. Tai sutaupo laiko ir nervų.

Kas vyksta, jei biure nėra lifto, o vairuotojas to nežinojo?

Tai klasika. Vairuotojas atvažiuoja, mato trečią aukštą be lifto, o jo darbo užmokestis numatytas tik įkėlimui į automobilį. Tuomet prasideda derybos, papildomi mokesčiai už nešiklius („Trägergebühr“), ir viskas brangsta dvigubai. Privalote pranešti apie tai iš anksto. Vokietijoje darbininkai labai gerbia savo laiką ir nugarą, todėl jie nešios kėdes laiptais tik už papildomą mokestį.

Kodėl visi kalba apie „Incoterms“ ir man tai rūpi?

Incoterms apibrėžia, kas už ką atsakingas. Ar jūs mokate už pristatymą iki durų (DAP), ar tik iki vokiško miesto (FCA)? Jei susitarsite blogai, gali atsitikti taip, kad sunkvežimis stovės gatvėje, o jums teks nuvežti dėžes per 50 metrų patys, nes vairuotojas sako, jo sutartis baigėsi. Svarbiausia čia suprasti, kur pasibaigia jūsų atsakomybė ir prasideda pervežėjo.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro įranga?

Techniškai galima, bet tai gali būti problema su muitine. Jei tarp serverių rasite vairuotojo šlepetes ar viršų, tai gali būti įvertinta kaip kontrabanda arba neteisėtas prekybos veiksmas. Geriausia tai nedaryti visai. Yra specialios taisyklės, kai įmonė perkelia darbuotojų daiktus, bet tam reikia atskirų dokumentų, kuriuos dažnai pamirštame pateikti.

Ką reiškia „loading meter“ ir kodėl su juo susiskaičiuoju?

„Loading meter“ (užimimo metras) – tai vienas metras ilgio sunkvežimio grindų erdvės plotis. Paprastai tai apie 2,4 metro aukščio ir 1 metro ilgio blokas. Pervežėjai dažnai skaičiuoja kainą būtent pagal tai, kiek šių metrų užims jūsų krovinys, o ne pagal tonas. Biuro baldai dažnai yra lengvi, bet dideli, tad užima daug vietos. Suprasti šį terminą būtina norint palyginti pasiūlymus.

Kas tas „tarpinės rankos“ mokestis ir ar jis legalus?

Vokietijoje yra daug vietinių agentų, kurie padeda su muitine ar vietiniais leidimais. Jie uždirba iš tarpininkavimo. Kartą gavau sąskaitą, kurioje buvo eilutė „Büroservice“ – 50 eurų už tai, kad kas nors nufotografavo konteinerį. Atidžiai žiūrėkite sąskaitas ir klauskite, kas yra kas. Tai nevisada apgaulė, bet dažnai per dideli mokesčiai už paprastus darbus.

Ar reikia specialių dėžių kompiuteriams ir serveriams?

Absoliučiai taip. Negalima dėti brangios serverio dalies į paprastą kartoninę dėžę be putų. Vokietijoje labai griežtai žiūrima į elektronikos pakavimą – jei atvyks sulūžęs diskas, o dėžė bus ne tinkama, draudimas nieko nekompensuos. Yra specialios „IT crates“ dėžės su rėmais, kurios kainuoja, bet taupo nervus.

Kas daryti, jei vairuotojas atvyksta ankščiau nei planuota?

Tai dažna problema. Vairuotojas nori išsikrauti ir važiuoti toliau, o jūsų darbuotojai dar dirba. Tuomet reikia mokėti už laukimą („Wartezeit“). Geriausia susitarti dėl laiko langų (time slots) iš anksto. Jei jis atvyksta anksčiau, jis turi laukti nemokamai tik iki sutarto laiko, tačiau realybėje jie pradeda verčti pinigus iš karto.

Ar galima susitarti dėl fiksuotos kainos?

Galima, ir tai būtina. Nemažai įmonių siūlo „orientacinę“ kainą, kuri paskui išauga dėl degalų, kelių mokesčių ar „nenumatytų aplinkybių“. Užfiksuokite kainą raštu. Vokietijoje keliai brangūs, o mokesčiai už automagistralių naudojimą (Maut) didėja, todėl pervežėjai mėgsta šias išlaidas perkelianti ant kliento pečių.

Ką turi omenyje „Güternachweis“?

Tai krovinio patvirtinimas, dažnai reikalaujamas Vokietijos muitinės arba vietinių pareigūnų, patvirtinantis, kad krovinys priklauso jums ir yra legaliai perkeliamas. Be jo, gali būti problemų jei ne su pačia muitine, tai su vietine policija, kai sustabdo sunkvežimį tikrinimui. Geriau, kad šis dokumentas būtų paruoštas iš anksto.

Dokumentai ir muitinės niusansai, kuriuos reikia žinoti

Kokius dokumentus reikia biuro technikai, kad jos neconfiskuotų?

Jums reikės EX-1 (eksporto deklaracijos) iš Lietuvos, o vėliau – importo deklaracijos Vokietijoje. Taip pat reikia specifikacijų su serijiniais numeriais. Vokietijos customai labai nemėgsta, kai serijiniai numeriai nenurodyti. Tarkime, vežate 30 nešiojamųjų kompiuterių – kiekvienas turi būti aprašytas. Kitu atveju jie gali manyti, kad tai prekiaujama prekė.

Kas yra T1 dokumentas ir kodėl jis gali sukelti stresą?

T1 tai tranzito dokumentas, naudojamas, kai keliaujate per šalis, kur nėra ES muitinės kontrolės (pvz., jei važiuojate per Šveicariją ar Norvegiją), bet net ir viduje ES jis kartais reikalingas specifiniems atvejams. Jei T1 pasibaigia arba yra neteisingai užpildytas, gausite baudą. Esu matęs, kaip įmonė prarado 2000 eurų dėl klaidos vienoje skiltyje.

Ar reikia mokėti PVM perkeliant biurą į Vokietiją?

Jei jūsų įmonė turi PVM mokėtojo kodą Lietuvoje ir Vokietijoje (arba naudojatės „One-Stop-Shop“ sistema), tai PVM mokėti nereikia – tai yra vidinis ES prekių judėjimas (Intrastat). Bet jei neturite Vokietijos PVM kodo, gali tekti mokėti vokišką PVM (19%), o tą pinigą gauti atgal labai sudėtinga. Tikrinte savo PVM statusą prieš kelionę.

Kas daryti, jei dokumentuose klaida pastebima tik pasienyje?

Tai košmaras. Jei klaida maža, kartais galima sutvarkyti vietoje, dažnai su brangia agentų pagalba. Jei didelė – krovinys gali būti nukreiptas į sandėlį tol, kol visai išsiaiškinsite. Tai kainuoja pinigus už sandėliavimą („Lagerkosten“). Geriau dukart patikrinti dokumentus namuose nei vieną kartą verkti pasienyje.

Ar reikia deklaruoti kiekvieną pieštuką ir segtuką?

Ne, nebent jie yra brangūs (kaip kas nors labai vertinga). Buitinės prekės, kurios naudojamos biure (kava, popierius), gali būti deklaruotos bendrai, kai kuriais atvejais netgi be much (muitų), jei vertė nedidelė. Bet technika ir baldai – visada detaliai. Nereikia per daug detalizuoti, bet ir „viskas kaip vaizde“ nepraės.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūra Vokietijoje?

Jei viskas tvarkinga – 30 minučių iki valandos. Jei ne – gali užtrukti ir dieną. Vokiška muitinė yra efektyvi, bet labai griežta. Jie turi pažangias sistemas, kurios automatiškai pasirenka rizikingus krovinius. Jei jus „paleidžia“ į raudoną koridorių, tai ruoškitės ilgam laukimui.

Kas yra „ATB“ dokumentas?

ATB (Ausfuhrkennzeichen) tai leidimas transporto priemonei važiuoti į trečiąją šalį, jei tenka važiuoti per Vokietiją (pvz., į Šveicariją). Nors tai daugiau rūpi transporto įmonėms, bet kartais biuro vadovas turi užtikrinti, kad pervežėjas šio dokumento turi. Jo nebuvimas gali sustabdyti transportą Vokietijos teritorijoje.

Ar galima vežti alkoholį biuro reikmėms į Vokietiją?

Galima, bet tai yra akcizinė prekė. Jei tai nedidelis kiekis įmonės vakarėliui (pvz., 10 butelių vyno), tai dažnai praeina kaip „asmeninis naudojimas“, bet didesniais kiekiais reikalingos licencijos. Nemanau, kad verta rizikuoti dėl keleto dėžių šampano, jei norite, kad kraustymo terminai biurų perkraustymo paslaugoms į Vokietiją būtų įvykdyti sklandžiai.

Kas yra „EORI“ numeris ir ar jis būtinas mažam biurui?

Taip, būtinas. EORI (Economic Operators Registration and Identification) numeris reikalingas bet kokiam muitinės deklaravimui EU. Be jo jūsų krovinys nepraeis sistemos. Užsiregistruoti galite internetu nemokamai, bet tai trunka kelias dienas. Neužsiregistravęs klientas praranda daug laiko.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą dokumentams?

Daugeliu atvejų taip, ypač kai kalbama apie technikos specifikacijas ar brangų turtą. Angliškai dažnai supranta, bet vokiškai oficialiau. Aš visada patariu daryti vertimą svarbiausiems dokumentams (pavaldumo liudijimams, sutartims), kad išvengtumėte nesusipratimų su pareigūnais, kurie mėgsta remtis tik vokiškais tekstais.

Ką daryti, jei prarandate krovinių sąrašą kelyje?

Tai blogiausias scenarijus. Reikia skambinti pervežėjui ir prašyti jo nusiųsti skanuotą kopiją. Jei pervežėjas negali arba neatsiliepia – reikės kurti naują sąrašą atmintinai, kas yra labai pavojinga dėl draudimo. Visada laikykite kopijas debesyje (Google Drive ar panašiai).

Kainos, mokesčiai ir tai, kas kainuoja daugiau nei manote

Kodėl kaina pasikeitė praėjus savaitei nuo pasiūlymo?

Degalai, kursai, vietinių darbuotojų tarifai. Vokietijoje minimalus atlyginimas („Mindestlohn“) pakilo, tad „nešiklių“ paslaugos brango. Taip pat, jei pradėjote kalbėti vasarį, o važiuojate rugpjūtį (pikas), kaina gali šokti net 30%. Pasirašykite sutartį su kainos fiksavimu („price fix“), jei norite ramybės.

Kas yra „wait time“ mokestis ir kodėl jis toks didelis?

Vairuotojų darbo laikas reglamentuojasi griežtai (tacho grafai). Jei jie laukia, kol jums surandate raktus nuo naujo biuro, jie negali važiuoti toliau, o jų laikas eina. Jie privalo gauti atlygį už tą laiką. Vokietijoje šis mokestis yra vienas didžiausių neplanuotų išlaidų. Jei jūsų biuras nebus paruoštas, mokėsite.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos?

Retai kada. Dėžės, juostos, burbuliukai, užpildai – tai visi papildomi mokesčiai, dažnai skaičiuojami atskirai. Kai kurios firmos siūlo „viskas įskaičiuota“, bet tada tikrinkite, ar ten nėra paslėptų viršų. Geriausia nusipirkti medžiagas patys (jei turite laiko) arba derėtis dėl jų kainos atskirai.

Kaip tiksliai apskaičiuojami kubiniai metrai (CBM)?

Ne akyse! Reikia išmatuoti kiekvieną baldą ir dėžę. Ilgis x plotis x aukštis. Sumuojame viską. Dažnai klientai sako: „Mes turime 10 kubų“, o atvažiuoja ir pasirodo, kad tai 15, nes nepaskaičiavo erdvės tarp baldų ar dėžių. Pervežėjai turi specialias lenteles, kurios padeda nustatyti tūrį, bet jie visada pridės 10-20% rezervo.

Ar galima mokėti grynaisiais vairuotojui?

Vokietijoje tai nėra pageidautina dėl saugumo ir apmokestinimo. Dauguma įmonių priima tik bankinius pavedimus. Jei mokate grynais, gali kilti įtarimų dėl „juodosios“ darbo rinkos. Geriau pervesti į sąskaitą, kad būtų ir dokumentų pėdsakas, ir draudimo galiojimas užtikrintas.

Kas daryti, jei naujasis biuras Vokietijoje dar nebaigtas remontuoti?

Tai labai dažna situacija. Vairuotojas atvyksta, ten dulkių ir dažų. Jis negali padėti dėžių ant grindų, jei jos nėra padengtos. Reikia organizuoti laikiną sandėliavimą, o tai kainuoja. Arba reikia, kad vairuotojas grįžtų kitą dieną – tai vėl „wait time“ arba grįžtimo mokestis. Nekraustykite į nebaigtą objektą.

Ar yra kažkoks „minimum charge“ mokestis?

Taip, dauguma pervežėjų turi minimalią užmokesčio sumą (pvz., 1 ar 2 kubinius metrus arba 500 eurų). Net jei turite pervežti tik vieną stalą ir vieną kėdę, teks sumokėti tiek, kainuoja išvykti mažu furgonu. Svarbu tai žinoti, kai planuojate mažus, bet skubius siuntimus.

Kodėl taip brangu vežti „pavojingus krovinius“ (pvz., tuščias spausdintuvo kasetes?

Jos yra pavojingos, nes yra degios arba toksiškos liekanos. Joms reikia specialių ženklų (ADR) ir dokumentų. Vairuotojas neturi teisės vežti jų be specialios licencijos. Todėl paprasčiau pasilikti tokias dėžes Lietuvoje arba išsiųsti specializuota kompanija, nei mokėti milžinišką mokestį paprastam pervežėjui už riziką.

Ar verta drausti kroviniį, ar tai „pinigų iššvaistymas“?

Verta, o net privaloma. Yra „All Risk“ draudimas, kuris dengia viską, ir „Basic“, kuris dengia tik transporto priemonės sudūžimą (pvz., avariją). Jei dėžė nukrenta nešimo metu, „Basic“ nebus mokėti. Nemanau, kad norite aiškintis savo vadovui, kodėl nebeįmonės serverio.

Kas yra „long carry“ mokestis?

Jei sunkvežimis negali priartėti prie įėjimo (pvz., per daug siaura gatvė, Miuncheno senamiestyje) ir reikia nešti daiktus 50 metrų ar daugiau pėsčiomis – tai kainuos. Vokietijos miestuose dažnai būna problemų su parkavimu, tad šis mokestis pasitaiko dažnai. Pasirūpinkite vietos pažymėjimu iš savivaldybės.

Vokietijos specifika ir vietinės taisyklės

Ar Vokietijoje sunkiau su vairuotojais nei kitur?

Jie yra labai disciplinuoti ir laikosi taisyklių, bet gali būti griežti dėl darbo laiko. Jie neleis sau viršyti valandų, net jei reikia padėti paskutinių dėžių. Jie taip pat labai tiksliai užpildo CMR ir neleis jokių klaidų. Asmeniškai man jie patinka, nes su jais žinai, kad turi ką gauti, bet negali į juos įkalbėti „padaryti už akį“.

Kas yra „Sonntagsfahrverbot“ ir kodėl jis mano galva skauda?

Tai važiavimo draudimas sekmadieniais ir švenčių dienomis Vokietijoje (ir kai kuriose kitose šalyse). Jei jūsų sunkvežimis bus matomas kelyje sekmadienį, gausite baisią baudą. Planuokite atvykimą į Vokietiją tik darbo dienomis, kitaip gali tekti stovėti iki pirmadienio ryto.

Ar leidžiama stovėti sunkvežimiui prie ofiso be leidimo?

Jokie būdai. Vokietijoje stovėjimas sunkiasvoriams transporto priemonėms miestuose griežtai reglamentuojamas. Reikia gauti specialų leidimą („Genehmigung“) iš vietos policijos arba savivaldybės. Be to, gatvėse daug yra vietų, kuriose sunkvežimiams drauda („LKW-Verbot“). Niekada neprašykite vairuotojo tiesiog „užstoti ant šaligatvio“.

Ką daryti su šiukšlėmis po perkraustymo?

Vokietijos šiukšlių sistema yra sudėtinga. Negalima tiesiog mesti visko į vieną konteinerį. Yra atskiri konteineriai popieriui, plastikui, bio atliekoms ir t.t. Jei paliksite savo pakavimo medžiagas (styrofoam, kartoną) gatvėje, gausite baudą, o kaimynai paskambins policiją. Susitarkite su pervežėju, ar jis gali išvežti šiukšles atgal arba į specialią perdirbimo aikštelę.

Ar tikrai reikia „Eintrittsbescheinigung“?

Tai įėjimo liudijimas, kuris kartais reikalingas, jei įvažiuojate į uždarą teritoriją (pvz., logistikos parką) arba per tam tikras ribas. Dažniau tai rūpina patį pervežėją, bet jei jis negaus šio dokumento iš jūsų (kaip gavėjo), gali atsirasti problemų su saugumo tarnyba prie vartų.

Kodėl vokiečiai taip myli „Güternachweis“ ir „Lieferschein“?

Tai jų manieros užtikrinti, kad prekės pasiekė gavėją. Be „Lieferschein“ (pristatymo lapo) gavėjas neturi pagrindo priimti prekių savo apskaitoje. Vokiškas biurokratas nepriims jūsų žodžio, kad „mes atvežėme stalus“. Jis reikals popieriaus su antspaudu.

Ar galima užsakyti „Two-Man Delivery“ tik vienam etapui?

Galima, bet tai brangu. Jei jums reikia padėti dėžes Lietuvoje, o Vokietijoje jūsų darbuotojai patys įnešės, galite susitarti dėl to. Tačiau dažniausiai kompanijos siūlo visą procesą. Jei atsisakote vieno etapo, gali netekti nuolaidos.

Kaip elgtis, jei vokiškas biuras neturi keltuvo („Hubwagen“)?

Tuomet jums reikės nešiklių. Užtikrinkite, kad pervežėjas žino, kad nėra technikos iškrauti. Aš mačiau situaciją, kur vairuotojas atvežė 20 dėžių su serveriais, o vokiškas sandėlis buvo be jokios technikos – vairuotojas tiesiog nusižiūrėjo ir išvažiavo, palikdamas mus be serverių iki ryto.

Kas yra „Nachtkosten“ ir kodėl juos reikia mokėti?

Jeigu vairuotojas dėl jūsų kaltės (pvz., delsimės su dokumentais) privalo praleisti naktį viešbutyje, šias išlaidas mokate jūs. Vokietijoje viešbučiai brangūs, tai gali būti nemalonus siurprizas. Planuokite viską taip, kad vairuotojas spėtų išvažiuoti tą pačią dieną.

Išvada

Galiausiai, norėčiau pabrėžti, kad visi šie kraustymo terminai biurų perkraustymo paslaugoms į Vokietiją nėra sukurti tam, kad sudarytų jums problemas, o tam, kad apsaugotų abejas šalis. Nėra nieko/blogiau nei stovėti prie paties Vokietijos sienos ir nežinoti, kas yra T1 ar kodėl reikia EORI numerio. Pasiruoškite iš anksto, pasikalbėkite su pervežėju atvirai ir klauskite apie visus abejotinus dalykus. Gerai suplanuotas perkraustymas sutaupo ne tik pinigų, bet ir leidžia jūsų įmonei pradėti darbą Berlyne ar Miunchene be nereikalingo streso.