Kraustymo paslaugų svarba biurų perkraustymui iš Vokietijos: kas tikrai verta dėmesio?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir, pasakyti tiesiai, girdėjau viską. Pradedant nuo to, kad vokiškas biuras turi būti perkeltas per naktį, baigiant tuo, kad klientas nori, kad IT spinta „tilptų“ į „Volkswagen“ Transporterį. Kraustymas – tai ne tik fizinis darbas, tai nervai, organizavimas ir daybą kartais sugebantis sukelti galvos skausmą. Ypač kalbant apie tarptautinius pervežimus, čia kraustymo paslaugų svarba biurų perkraustymui iš Vokietijos tiesiog negali būti pervertinta. Vokietija ne veltui žinoma savo tvarka, bet kartais ji sukelia tiek nereikalingų sudėtingumų, kad be profesionalų pagalbos galite prarasti ne tik laiką, bet ir pinigus. Žemiau išdėstysiu tai, ką dažniausiai klausiate ir ką patirčiau kasdien. Nekalbu kaip vadovas, kalbu kaip vairuotojas, kuris matė, kaip krenta kompiuteriai.

Bendri klausimai apie logistiką ir planavimą

Kada reikia pradėti planuoti biuro perkėlimą iš Vokietijos?

Gerai, klausimas paprastas, bet atsakymas ne visada. Idealų atveju – mažiausiai mėnesį iki tikslos datos, ypač jei reikia suderinti liftus arba specialias leidimus. Vokiškuose miestuose, tokiuose kaip Miunchenas ar Berlynas, vietos prie įėjimo reikia rezervuoti savaitėmis iš anksto. Jei bandote viską padaryti paskutinę minutę, kraustymo paslaugų svarba biurų perkraustymui iš Vokietijos tampa akivaizdi, kai matote, kad jūsų sunkvežimis neturi kur sustoti. Geriau anksti rūpintis, nei vėliau verčiant vairuotoją laukti gatvėje su ratukais.

Ar reikia atlikti išankstinį apžiūrą?

Absoliučiai taip. Telefonu arba nuotraukomis niekada nesužinosite tikrojo vaizdo. Turime pamatyti, ar liftas telpa europalėtes, ar reikia naudoti kėlimo platformas, ar yra laiptų posūkių. Kartą atvykome į Frankfurte esantį biurą, kur klientas tikino, kad viskas telpa į liftą. O iš tikrųjų, liftas buvo per mažas, ir teko nešti per 4 aukštus rankomis. Tokiu atveju profesionali vertė padeda išvengti nemalonumų.

Kiek laiko užtrunka toks pervežimas?

Tai priklauso nuo tūrio ir atstumo, bet vidutiniškai vienos dienos darbas (pakavimas + įkėlimas) ir važiavimas į Lietuvą trunka apie 1-2 dienas. Jei reikia išpakavimo vietoje – pridėkite dar dieną. Nors Vokietijoje keliai geri, bet statybos darbai autobanuose yra kasdienybė. Visada pridėkite rezervinio laiko, nes niekada nežinai, ką sugalvos vokiečių policija arba kada sugers automobilis.

Ar galima perkraustyti savaitgalį?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vokiški įmonių namai dažnai dirba pagal griežtus grafikus, o jei reikia išimti baldus iš bendrojo koridoriaus, kai kiti nuomininkai nedirba, reikia specialių leidimų. Be to, vairuotojai taip pat žmonės, nori ilsėtis. Tačiau jei verslas negali sustoti, mes tai darome, tiesiog suderinus visus smulkius detales.

Ką daryti, jei biure ypač daug įrangos?

Tuomet kraustymo paslaugų svarba biurų perkraustymui iš Vokietijos išauga kelis kartus, nes ne visi sugeba tvarkingai išmontuoti ir supakuoti serverius. Reikia specialių dėžių, putų, o svarbiausia – žmonių, kurie supranta, ką jie daro. Nesuprantantys darbuotojai gali tiesiog nulydinti visą jūsų IT infrastruktūrą, o tai kainuoja šimtus tūkstančių eurų.

Ar jūsų įmonė tvarkoCustoms deklaracijas?

Taip, tai mūsų kasdienybė. Nors Vokietija ir Lietuva yra ES, bet perkraunant biurą visada turi būti deklaracijos, kad muitinė neužskaičiuotų kaip prekybą. Ypač jei pervežame techniką, kuri yra registruota kaip įmonės ilgaamžis turtas. Be teisingų dokumentų gali būti nemažų rūpesčių sienoje, o to niekas nenori.

Biuro technika ir jautrūs daiktai

Kaip saugiai pervežti serverius?

Serveriai reikalauja ypatingo dėmesio. Mes juos dedame į specialias, smūgius atsparias dėžes su antistatinėmis medžiagomis. Svarbu ne tik išjungti, bet ir pažymėti kabelius, kad vietojje nebeliktum šventas sujungimų. Vieną kartą teko matyti, kaip klientas pats bandė išimti serverį be pakavimo – rezultatas buvo gedimas, kurio neįmanoma pataisyti. Geriau palikite tai mums.

Ar pervežiate ir augalus?

Taip, pervežame, bet tik jei tai nėra tropiniai augalai, kurie gali numirti nuo šaltis arba trukdymų. Vokietijos biuruose dažnai būna didelių palmių, kurias reikia įtvirtinti, kad jų nepalaužtų vėjas važiuojant keliu. Žinoma, mes ne atsakingi už tai, jei augalui nepatinka naujas biuras Vilniuje, bet pasistengsime, kad jis atvyktų gyvas.

Kaip elgtis su dokumentais?

Dokumentus reikia supakuoti į dėžes, uždaryti ir pažymėti. Nerekomenduojama juos maišyti su kitais daiktais, nes gali dingti arba sudrėkti. Ypač jei tai originalai ar buhalterinės apyskaitos dokumentai. Jei reikia, mes galime užtikrinti specialų transportą su užraktu, nors dažniausiai tiesiog uždarome sunkvežimį.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Dažniausiai taip. Didelės darbo stotys, konferencijos stalai, seifai – viską reikia išardyti. Jei paliksite surinktą, gali tiesiog nepraeiti pro duris arba sugriūti važiuojant nelygiu keliu (o Lenkijoje keliai dar tobuli nėra). Mūsų komanda atsineša įrankius ir viską padaro greitai.

Kas dėl vitrinos ar stiklo detalių?

Stiklas – tai mūsų blogiausias košmaras, bet su juo susitvarkome. Viską užklijuojame burbulių plėvele, dedame į stačiakampius rėmus. Niekada negaliu garantuoti 100%, kad niekas nepalūžta, jei vairuotojas staigiai stabdo, bet su profesionaliu pakavimu rizika minimali. Vokietijos firmos dažnai turi brangios stiklinės pertvaros, kurias reikia gabenti ypatingai atsargiai.

Ar draudžiate techniką?

Draudimas yra privalomas. Mes turime savo atsakomybės draudimą, bet jis apdengia tik tiek, kiek mes sutarome sutartyje. Jei jūsų serveris kainuoja 50 tūkstančių, o mes parašome 5 tūkstančių, tai ir atlyginsime tiek. Būtinai pasakykite apie brangius daiktus iš anksto, kad įrašytume į sąrašą. Čia kraustymo paslaugų svarba biurų perkraustymui iš Vokietijos pasireiškia tuo, kad mes žinome, kaip įvertinamas turtas.

Dokumentai, teisiniai ir Vokietijos specifika

Ar reikia „Abmeldung“ dokumento?

Tai labai svarbu Vokietijoje. Kai išsikraustote iš biuro, turite pateikti išsiregistravimo pažymą (Abmeldung), kad vietos savivaldybė nesiųstų mokesčių už laiką, kai jūsų ten nebuvo. Be šio dokumento gali kilti problemų su grąžinamu depozitu arba paskutinių sąskaitų apmokėjimu. Geriau turėti viską ant popieriaus.

Kaip su mokesčiais, jei pervežame turtą?

Kadangi tai vidaus ES pervežimas, PVM ne taip paprasta. Jei pervežame turtą, kuris bus toliau naudojamas Lietuvoje, dažniausiai taikoma 0% PVM tarifas, jei pateikiate teisingą PVM mokėtojo kodą ir transporto dokumentus. Bet aš nebuhalteris, todėl visada patariu pasikonsultuoti su savo accountant’u, kad būtų aišku, kaip tai formuluoti CMR sąnašų sąskaitoje.

Ar reikia iš anksto pranešti apie sunkvežimį?

Taip, ypač jei biuras yra sename pastate arba centre. Vokietijoje gatvių eismo taisyklės yra griežtos. Jei užimsite dviejų juostų dalį be leidimo, gausite baudą, kurią teks mokėti klientui (arba mums, o mes ją „užmetame“ klientui). Geriau padaryti viską teisiškai.

Kas dėl atliekų išvežimo?

Jei turite senų baldų, kuriuos norite išmesti, tai papildoma paslauga. Vokietijoje atliekų išvežimas labai brangus, ten yra griežti rūšiavimo reikalavimai. Negali tiesiog numesti į konteinerį, jei tai yra elektronika arba dideli baldai. Reikia vežti į specialias aikšteles. (Nors, tiesą sakant, kartais stengiamės tai padaryti „tiesiogiai“, jei klientas nori sutaupyti, bet geriau legaliai).

Ar reikia vertimo dokumentų?

Daugeliu atvejų ne, jei turite CMR lietuviškai ir vokiškai (arba angliškai). Bet jei yra ypatingų leidimų arba techninės dokumentacijos, kurios reikia muitinėje, verčiau turėti vertimą. Niekada nežinai, ką išsigalvos muitininkas pasienyje, jei jo nuomone, dokumentai „neaiškūs“.

Ar galima pervežti asmenines daiktus darbuotojų?

Tai gana dažnas klausimas. Darbuotojai dažnai nori išsivežti savo puodukus, ar net asmeninius kompiuterius. Techniškai tai galima, bet reikia aiškiai atskirti tai nuo įmonės turto. Muitinė gali susidomėti, kodėl asmuo perveža penkis nešiojamuosius kompiuterius vienu metu. Geriau tai užfiksuoti kaip asmeninį siuntinį, o ne įmonės turtą.

Kainos ir paslėpti mokesčiai

Nuo ko priklauso kaina?

Prieš visus sukelia šį klausimą. Kaina formuojasi pagal tūrį (kubinius metrus), atstumą, kelių mokesčius, darbo valandas ir, žinoma, pakavimo medžiagas. Vokietijoje darbas yra brangus, jei reikia samdyti vietinius krovėjus. Taip pat, jei perkraustymas vyksta švenčių metu, kainos šokinėja.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Mūsų – nėra. Mes sakome, kaip yra. Bet rinkoje jų gausu. Kai kurios firmos rodo pigią kainą, o paskui prideda „kėlimo platformos mokestį“, „laukimo mokestį“, „pakavimo dėžių mokestį“. Visada klauskite, ar kaina galutinė. Aš visada stengiuosi iškarto pasakyti realią sumą, kad nebūtų nesusipratimų paskui.

Ar reikia mokėti užpildą (už tuščią vietą)?

Jei turite mažai daiktų, o norite atvežti tik juos, gali tekti sumokėti už dalinį sunkvežimio užpildą. Mes stengiamės konsoliduoti siuntas, bet jei skubate, tenka samdyti visą mašiną. Tada kraustymo paslaugų svarba biurų perkraustymui iš Vokietijos lemia tai, kad mes galime pasiūlyti dalinio krovinio variantus, tačiau tai ne visada įmanoma greitai.

Kaip atsiskaityti?

Standartiškai – 30% avansas, likutis atiduodamas gavus daiktus. Esu patyręs situacijų, kai klientai atiduoda pinigus, o paskui pareiškia, kad „trūksta vienos kėdės“. Todėl visada rekomenduoju patikrinti viską vietojje prieš atiduodant paskutines lėšas. Pasitikėjimas – tai gerai, bet dokumentai ir inventorius – dar geriau.

Ar taikoma bauda už atšaukimą?

Taip, jei atšaukiate paskutinę minute. Mes jau planavome maršrutą, atsisakėme kitų darbų, degalai jau padaryti. Paprastai tai 10-20% nuo sutartos sumos. Suprantu, verslas yra nepastovus, bet mes taip pat turime savo sąnaudų.

Ar pigiau patiems nuomauti mašiną?

Teoriškai – taip. Praktiškai – ne. Jei suskaičiuosite kuro, kelių mokesčių (Vokietijoje brangūs), automobilio nuomos, draudimo ir savo laiko kainą, bei riziką, kad nusileisite nugarą, tai profesionalų paslauga kainuoja mažiau. Be to, jei padarysite žalą, tą žalą teks mokėti iš savo kišenės.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia dirbti naktį?

Taip, naktinis darbas ir poilsio laikas Vokietijoje yra reglamentuojamas labai griežtai. Jei norime, kad vairuotojas ar krovėjas dirbtų naktį, reikia mokėti papildomai. Vokietijos darbo įstatymai nėra juokais.

Problemos, nesklandumai ir realus gyvenimas

Kas daro, jei sunkvežimis sugenda?

Tai baisiausias scenerijus, bet įvyksta. Mes turiam draudimą ir pagalbos tarnybą. Vieną kartą (kažkur prie Hanoverio) mums sprogo ratas, o važiavome su pilnu kroviniu. Teko laukti keitimo kelias valandas. Klientas buvo supykęs, bet kas mes padarysime? Mechaninės break-downs yra dalis mūsų gyvenimo. Svarbu, kad mes apie tai praneštume ir spręstume problemą.

O jei klientas paruošė daiktus blogai?

Tada turi problemų. Jei dėžės yra per sunkios arba suplėšytos, mes galiems atmesti atsakomybę, jei kažkas sugenda. Vienas klientas užklijavo dėžę lipduku „Kruopštums“, o viduje buvo neapsukta keramika. Natūralu, ji visada sulūžo. Negaliu užtikrinti saugumo, jei klientas pats darys ašaras.

Ar dažnai dingsta daiktų?

Per mano 20 metų dingdavo tik smulkmenos, kurias patys darbuotojai pamiršdavo arba padėdavo į kišenę. Didelių dalykų tiesiog negali dingti, nes turime inventorių. Bet visada rekomenduoju nepalikti brangiausių daiktų neprižiūrėtų pakrovimo metu, ypač jei biuras yra atviras kitiems žmonėms.

Kaip elgtis su blogais keliais Lenkijoje?

Tai amžina problema. Kelyje tarp Vokietijos ir Lietuvos Lenkijos ruožas kartai būna tiesiog siaubingas. Dėl to reikia labai gerai užtvirtinti krovinią. Nors kraustymo paslaugų svarba biurų perkraustymui iš Vokietijos ir akivaizdi, bet net geriausi vairuotojai negali apsisaugoti nuo duobių, jei jas vengti reikia važiuoti per pievą. Stengiamės rinkti geriausius maršrutus.

Ar susiduriate su nepageidaujamais „padėjėjais“?

Kartais, ypač dideliuose miestuose, ateina vietiniai „gaujos“ ir pareikalauja pinigų už tai, kad „prižiūri“ mašiną. Tai problematiška, bet dažniausiai tiesiign ignoruojame arba skambiname policijai. Žinoma, greičiau sumokėti porą eurų, kad gautume ramybę, bet mes nedarykime to, nes tai skatina tolesnę nusikalstamumą.

Kas dėl kalbos barjero?

Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba angliškai arba rusiškai, o vokiškai – pagrindines frazes. Jei reikia sudėtingesnio bendravimo su vietininku arba policija, aš įsijungiu į pokalbį telefonu. Kalbos problema retai kada būna didelė kliūtis logistikoje, rankos kalba visada supranta.

Ar buvote padarę didelę žalą?

Esu girdėjęs istorijų, kai kitos firmos išvirtino vitriną arba užkliuvo ant laiptų su pianinu. Mums taip nesekėsi, buvo smulkių įbrėžimų ant sienų, kurias uždengėme paveikslais. (Nors, vieną kartą užsimetėme kava ant kilimo, bet tai išvalėme). Didelės žalos išvengiama dėl gero įrangos ir patirties.

Ar verta rinktis pigią firmą i� skelbimų?

Niekada. Jei kaina peržengia visą protą, tai kažką kur negerai. Gali būti, kad vairuotojas be draudimo, arba kad jis reikalaus papildomų pinigų pusiaukelėje. Geriau pasirinkti patikimą partnerį, nei rizikuoti savo turtu.

Kaip elgtis, jei naujas biuras dar nepasiruošęs?

Tai dažna problema. Vairuotojas atvyksta, o ten dar dažoma arba net neįleisia. Tada reikia laukti, o laukimas – tai pinigai. Visada darykite galutinę patikrinimą dieną prieš atvykimą, o ne tą minutę, kai mes stovime prie durų.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimą. Galiu atsiųsti nuorodą, kur matote, kur mašina yra. Tai ramina klientus, ypač kai pervežami svarbūs dokumentai ar brangūs serveriai. Žinoti, kur turtas yra, – tai dabar standartas.

Kokias klaidas dažniausiai daro klientai?

Didžiausia klaida – nepakankamas planavimas ir pasitikėjimas „pabroliais“, kurie pasako, kad „viskas įmanoma“. Antra klaida – nepažymėti dėžių. Kai turite 100 vienodų dėžių, be etikečių išsipakuosite savaitę. Kraustymo paslaugų svarba biurų perkraustymui iš Vokietijos taip pat ir tame, kad mums nešiojant galvos skausmą, jūs galite tiesiog vadovauti savo verslui.

Ar pervežiate ir labai neįprastus daiktus?

Buvo visko. Muzikinius instrumentus, meno kūrinius, net vieną kartą didelį akvariumą su žuvelėmis (tai buvo iššūkis!). Jei turite ką nors keisto, tiesiog pasakykite iš anksto. Mes surasime būdą, kaip tai padaryti saugiai.

Ką daryti, jei paskutinę minutę pasikeičia adresas?

Jeigu dar nevažiavome, viskas gerai. Jei jau važiuojame, tai gali kainuoti papildomai, nes tenka keisti maršrutą. Vokietijoje toli nevažiuosi per 20 minučių, viskas užima laiko. Būkite kantrūs ir mums.

Ar duojate garantiją dėl terminų?

Stengiamės laikytis, bet orai, eismo įvykiai arba muitinė gali viską sukeisti vietomis. Duodame realų laiko intervalą, o ne fiksuotą valandą, kad nekiltų nusivylimų. Garantijų gyvenime nėra, yra tik tikimybė.

Kodėl verta rinktis jus, o ne „Amazon“ ar didžiąsias firmas?

Nes pas mus galite paskambinti ir susikalbėti su žmogumi, o ne su robotu. Aš žinau kiekvieną savo vairuotoją ir kiekvieną klientą. Didelės firmos dažnai yra nepersonaluosios, o jums, verslininkui, svarbu, kad kas nors tikrai rūpintųsi tavo daiktais.

Išvada

Galiausiai, viskas sumažėja iki vieno – ramybės. Perkraustyti biurą iš Vokietijos yra sudėtingas procesas, pilnas biurokratinių ir fizinių iššūkių. Nors galima bandyti tai daryti patys, bet rizika per didelė. Profesionalios kraustymo paslaugų svarba biurų perkraustymui iš Vokietijos pasireiškia tuo, kad mes užtikriname saugumą, laiką ir teisingumą. Negerai kai kas nors negerai, bet su patirtimi viską įmanoma įveikti. Geriau investuoti į paslaugą, nei verkti dėl sulūžusio serverio ar dingusių dokumentų.