Kraustymo biure į Vokietiją patarimai verslininkams: kaip išlikti sveikam

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt tris metus ir, galiu pasakyti, verslo perkėlimas užsienio niekada nebuvo paprastas procesas. Daugelis mano klientų, planuodami įmonės rellokaciją, mano, kad tai tiesiog dėžių pakrovimas į sunkvežimį ir važiavimas toliau, taččiau realybė yra daug sudėtingesnė, ypač kai kalba eina apie Vokietiją. Šioje šalyje tvarka ir procedūros yra tikrai griežtesnės negu Lietuvoje, o nežinojimas kainuoja brangiai. Štai jums realūs kraustymo biure į Vokietiją patarimai verslininkams, paremti mano patirtimi ir daugybe nuvažiuotų kilometrų, ne iš vadovėlių paimti.

Dokumentai, muilinės operacijos ir Vokietijos bureaucratinis pragendas

Kokius dokumentus tikrai reiks pardavimui ar steigimui?

Nesigilinkite į tai, kas parašyta interneto puslapiuose, tikrasis gyvenimas visada pasitaiso. Jums reikės ne tik sutarties su pervežėju, bet ir detalaus inventoriaus sąrašo dviejomis kalbomis, kitaip muitinėje galite užstringti ilgam. Vokietijos partneriai arba notarai visada reikalauja, kad dokumentai būtų orderiniai ir tvarkingi, be jokių „kaladėlių“ (t.y. aiškių paišymų). Be to, jei perkeliate įrangą, kuri turi serijinius numerius, juos privalu nurodyti atskirame lapelyje, kitaip gali būti įtariama vagyste.

Ar turiu mokėti PVM Pervežimo metu? Čia visada painu.

Jei esate registruota PVM mokėtoja Lietuvoje ir keliate į registroutą įmonę Vokietijoje, tai dažniausiai taikomas 0 proc. PVM tarifas (vidinės Sąjungos prekybos procedūra), bet užtat reikia abiejuose galuose pateikti tinkamus Muitinės deklaracijas arba Intrastat duomenis. Vieną kartą girdėjau, kad klientas neteko 20 tūkstančių, nes nepateikė teisingo PVM mokėtojo numerio sutartyje (ir tai ne jo kaltė, biurokratas suklydo). Geriausia patikrinti su savo buhalteriu prieš pasirašant Bet ką.

Ar reikia dėlto asmeniškai važiuoti į Vokietiją?

Teisiškai ne, jei turite įgaliojimą, tačiau aš visada patariu važiuoti bent vienam atstovui. Vokiečiai yra labai pareigingi ir jei vairuotojo pasą ar dokumentus užklaustą kiek kitaip arba jei jis nesupranta klausimo, gali atsitikti nesąmonės. Prisimenu vieną atvejį kai vairuotojas užstrigo pasienio punkte dėl to, kad negalėjo paaiškinti ką veža, ir teko važiuoti šefui iš Vilniaus gelbėti naktį.

Kas nutinka jei dingo vairuotojo dokumentai?

Tai koja kojon su „blogu scenarijumi“. Jei dingo CMR sąrašas arba sandorio sutartis, krovinys gali būti konfiskuotas arba laikomas saugykloje iki pat patvirtinimo, o tai kainuoja šimtus eurų per dieną. Visada pasidarykite kopijas, net jei tai atrodo kvailai, ir nufotografuokite visus dokumentus iškart juos pasirašant. Pasitikėjimas yra gerai, bet šitoje srityje pinigai ir dokumentai svarbiau už bet kokias draugiškas nuotaikas.

Ar sunku gauti leidimus į centrines miesto dalis?

Vokietijos miestuose, ypač dideliuose kaip Miunchenas ar Hamburgas, sunkvežimių įvažiavimas į centrą yra griežtai reguliuojamas. Jums gali reikėti specialių leidimų, vadinamų „Verkehrserlaubnis“, kuriuos gali užtrukti gauti savaitę. Pradėkite rūpintis tuo ne vėliau kaip mėnesį prieš kelionę, kitaip sunkvežimis gali likti užmiestyje ir jums teks perkrauti dėžes į mažesnį transportą, kas yra dvigubai brangiau.

Logistika: kai kažkas nutinka kelyje

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Niekada nesakykite klientui „tiksliai dvi dienos“, nes tuomet tuometi pasižiūrėsi protingas. Vidutiniškai tai užtrunka nuo 3 iki 5 darbo dienų, įskaitant pakrovimą ir iškrovimą, bet variklyje gali užtrukti ilgiau dėl uždelsto išorinių veiksnių. Vieną kartą mūsų sunkvežimis užstrigo dėl eismo įvykio A9 autostradoje ir mes vėlavome dviem dienom, klientas bukaravo, bet padaryti nieko negalėjome.

Ką daryti jei paklodai nebuvo supakuoti kaip reikia?

Tai klasika. Kai mes ateiname, matome, kad serveriai padėti ant grindų arba stiklinės lentelės neapvyniotos burbulu. Mūsų vairuotojai turėtų turėti su savimi bent papildomą užklotą ir virvelių (o jei neturi, bėda), tačiau geriau pasirūpinkite tai patys. Jei something sudaužome dėl to, kad jūs blogai supakavote, draudimas to padengti nebus. Nuo savo patirties galiu pasakyti – geriau per daug popieriaus negu per mažai.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Taip, bet tik jei turite visus reikalingus ADR sertifikatus ir dokumentus. Biuruose dažnai būna valymo chemijos ar spausdintuvų kasečių su toneriais, tai yra pavojingos krovinys. Neslėpkite to, nes jei sulaudo, baudos milžiniškos. Pasakykite iš karto vadybininkui, kad turite tokių dalykų, mes visada surasime būdą kaip tai padaryti legaliai.

Kaip susitarti dėl vietos iškrovimui Vokietijoje?

Vokiečai mėgsta tvarką, todėl jiems būtina tiksliai žinoti, kur stovės sunkvežimis, kad netrukdytų eismui. Jei nežinote, išsirinkite vietą iš anksto ir nufotografuok ją, parodykite mums. Aš kartą mačiau, kaip sunkvežimis atvažiavo į gatvę, kurioje buvo ženklas „įvažiavimas draudžiamas“ ir vietiniai gyventojai iškviesto policiją po penkių minučių. Geriau iš anksto sužinoti.

Ar tikrai reikia dėžių su numeriais?

Tikrai taip. Be numerių bus chaosas. Įsivaizduokite situaciją, kai iškrauname 300 dėžių į didelę patalpą, o jūsų administracija nežino, kur yra kompiuteriai, o kur – archyvai. Nėra nieko blogiau nei vėlyvą vakarą ieškoti svarbių sutarčių po krūva negražių dėžių. Numeruoti ir užrašyti kame kas yra – tai pusė sėkmės.

Kainos, pinigai ir įvairios bėdos su mokesčiais

Kodėl kaina skiriasi nuo paskutinio karto?

Kuro kaina, draudimo mokestis (jis auga kasmet), užsimokestis už Vokietijos automagistralių naudojimą – viskas keičiasi. Be to, jei jums reikia darbuotojų su įrankiais, tai kainuoja brangiau. Aš negaliu 100% pasakyti kokia bus kaina po savaitės, nes pasaulyje vyksta dalykai, kurie neturi tiesioginio ryšio su mūsų darbu (pvz. karas ar geopolitika).

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Pagalvokite, mes įmonė, ne labirintas. Tačiau yra dalykų, kuriuos klientai dažnai pamiršta, pavyzdžiui, lifto naudojimas mokestis (kai kurios Vokietijos statybos bendrovės reikalauja atskiro mokėjimo) arba užkeliimo į aukštus aukštus su kranu. Jei biure nėra lifto, tai kaina šuoliais aukštyn, nes tenka nešti rankomis laiptais, o tai užtrunka tris kartus ilgiau.

Ką daryti jei biudžetas yra labai ribotas?

Tada turite eiti į kompromisus. Galite leisti vairuotojams dirbti ilgiau (jie taip mato daugiau valandų), bet tai nėra racionalu. Geriau sumažinti krovinių kiekį, išmesti nereikalingus baldus dar Lietuvoje. Kraustymo biure į Vokietiją patarimai verslininkams visada yra apie tai, kad geriau palikti seną spintą čia, negu mokėti už jos pervežimą 300 eurų.

Ar galiu apsimokėti kortele ar tik grynais?

Mes priimame ir bankinio pervedimų ir kortelės, bet vairuotojams mums (t.y. įmonei) patogiau, kai įmoka padaryta iš anksto pervedimu. Kai kurie lenkiški partneriai kur kartais naudojame mums (o ypač kai trūksta savo mašinų) reikalauja grynų pinigų už rankinį darbą, tai ypatingai jei darbas truko ilgiau nei planuota. Todėl turėkite šiek tiek grynų kišenėje užsidėjus.

Kaip apskaičiuojami valandiniai tarifai?

Tai paprasta matematika – valandinis tarifas padaugintas iš valandų skaičiaus, pridėjus kuro sąnaudas. Bet yra vienas „įkyrus“ dalykas – dienpinigiai. Jei kelionė trunka ilgiau nei 8 valandas, vairuotojui reikia poilsio, o jei jis miegoja kelionės metu, tai alkoholiniai produktai (dienpinigiai) taip pat įeina į sąskaitą. Nenusimanykite, kodėl sąskaitoje figūruoja pietų pinigai.

Kaip sumažinti išlaidas be bėdų?

Planuokite pakrovimą anksčiau. Jei viskas paruošta, vairuotojas nešvaistos laiko ir jam nereikės laukti. Užlaikymas tau kainuoja tiek pat kiek ir jam. Taip pat galite susitarti dėl draugiškų datų, pavyzdžiui, vidur savaitės dienom yra pigiau ir lengviau rasti laisvą sunkvežimį negu penktadienį ar pirmadienį rytą.

Technika, įranga ir jautrūs dalykai

Ar saugu vežti brangią serverine įrangą?

Esu transportavęs serverius, kurie kainuoja daugiau nei mano butas. Tai įmanoma, jei naudojamos specialios dėžės su šoku absorberiais. Paprastos dėžės su putomis čia nebeužtenka, reikia certifikuotų pakuočių. Patariu šitą dalyką pavesti profesionaliam IT vadybininkui, kuris žino kaip tai padaryti taip, kad duomenys neišsirašytų nuo vibracijos.

Kas dėl monitorių irLCD ekranų?

Jie yra labai jautrūs mechaniniams sužalojimams. Juos reikia pakluoti statmenai, ne gulint, nes plokščias ekranas gali įsprūsti nuo svorio viršuje esančių dėžių. Kartais klientai juos padeda ant lovos ir uždengia pledu – tai blogiausias pasirinkimas. Turi būti standi dedamas. Girdėjau istoriją, kai vienas verslininkas pavogė savo monitorius (tiesiog pasidarė kad dingę), o vėliau paaiškėjo, kad jie buvo sužeisti dar pakrovimo metu.

Ar galima vežti augalus į biurą?

Taip, bet žiemos metu tai pavojingu. Sunkvežimio priekyje nėra šilumos (nors variklis šildo kabiną, krovininė dalis šalta). Jei einate žiemą, augalai gali peršalti per kelias valandas. Yra tam tikrų šiluminių uzsklaidų, bet jos kainuoja. Vokiški biurai mėgsta žalius augalus, todėl apgalvokite ar verta juos gelbėti ar geriau nusipirkti naujus Berlyne.

Kaip elgtis su biuro baldų išmontavimu?

Didžiąją dalį baldų mūsų komanda gali išmontuoti ir sumontuoti atgal. Tačiau turiu pasakyti, kad seni, jau du kartus surinkti baldai dažnai nebesiseka sugrąžinti į pradinę būseną – varžtai sugenda, ertmės išsisiplečia. Todėl nuste bkite, jei sena sekretorinė lentyna nebebus tokia stabili kaip anksčiau, tai fizikos dėsnis, ne mūsų kaltė.

Ar reikia atsarginių dalių kompiuteriams?

Būtina. Pasidarykite nedidelį „survival kitą su kabeliais, adapteriais ir pelyte. Kartais nutinka taip, kad iškrovę viską, pastatote stalą, o kompiuteris neprisijungia neįjungtas dėl to, kad trūksta vieno laido. Tokios smulkmenos gali sustabdyti visą biuro darbą dienai, o Vokietijoje technikos parduotuvės gali būti uždaros arba toli.

Darbuotojai, asmeniniai daiktai ir psichologija

Ar darbuotojai gali vežti savo asmeninius daiktus?

Čia yra pilnas chaosas. Teisiškai, jei tai verslo krovinys, asmeninių daiktų negalima maišyti, ypač alkoholio ar maisto produktų, nes tai muilinė operacija muitinėje. Bet praktiškai visada visiems būna kuprinės su maistu ar rūbais. Geriausia juos sudėti į atskiras dėžes ir užrašyti „asmeniniai daiktai, nebeparduodami“, nors tai visada kelia įtarimų.

Kaip padėti darbuotojams persikraustyti?

Jūs kaip vadovas turite nurodyti, ką jiems daryti. Duokite jiems dėžes, lipdukus ir instrukcijas. Jei paliksite juos patys sau, jie dės viską į maišus. Vieno mūsų kliento darbuotojas užrakino savo stalą su visais dokumentais viduje, o raktą pamiršo namie (tai tas pats darbuotojas kur vėliau nebe dirbo). Komunikacija čia raktas, ne tik logistika.

Ar reikia rūpintis draudimu darbuotojams?

Jei darbuotojai patys važiuoja savo automobiliais, tai jūsų problemų tikrai nebereikia. Bet jei jie važiuoja mūsų autobusu ar dalyvauja kraustyme, jų saugumas yra mūsų (t.y. pervežėjo) atsakomybė. Tačiau asmeninių daiktų (telefonai, piniginės) draudimas nėra įtrauktas į standartinį krovinio draudimą, tai pasakykite jiems kad būtų atsargūs.

Kaip elgtis su vertingais asmeniniais daiktais?

Brangniausius dalykus (auksą, brangius laikrodžius, didžiules pinigų sumas) geriau vežti sau su savimi keleivinio transporto (pavyzdžiui, lėktuvu ar traukiniu). Muitinėje tokius dalykus visada tikrina ypatingai atidžiai, o jei jų nėra deklaravęs, gali būti baudos ar konfiskacija. Nenaudokite sunkvežimių kaip seifų, tai ne jų paskirtis.

Kas dėl vaiko kėdėčių ar namų reikmenų?

Jeig darbuotojai nori nuvežti darbo vietoje kažką namų reikmenų (žaislus, knygas), tai vėl gi, asmeniniai daiktai. Bet čia yra viena pavojinga sritis – jei tų daiktų yra per daug, muitinė gali nuspręsti, kad tai prekybinių tikslų siunta (pavyzdžiui, jei vežate 10 to paties tipo pėdų klojinių). Būkite protingi.

Kaip išvengti konfliktų tarp darbuotojų ir vairuotojų?

Tai dalykas, kurį dažnai pamirštame. Vairuotojai yra pavargę, jie dirbo ilgai, o darbuotojai dažnai būno kritiški. Pasakykite savo žmonėms, kad elgtųsi mandagiai. Aš mačiau situaciją, kur darbuotojas šaukėsi ant vairuotojo, kad jis per lėtai nešioją dėžę, ir vairuotojas tiesiog užsivedė mašiną ir išvažiavo (paliko krovinį pusiau kelio). Nekelkite nervų, tai nėra verta.

Realios problemos ir galutinės mintys

Kas daryti jei dingo viena dėžė?

Pirmiausia – neikikite kaltės. Kartais dėžė tiesiog nukrypsta arba lieka kitoje sunkvežimio dalyje (jei važiavome keliais automobiliais). Pažiūrėkite sąraše, ar ji buvo įrašyta. Prisimenu vieną atvejai, kai dėžė su svarbiais dokumentais buvo rasta po keleto dienų kišenyne prie vairuotojo sėdynės – jis tiesiog pamiršo ją iškrauti. Tikrinimas prieš pasirašymą yra būtinas.

Ar galima pasitikėti visais pervežėjais?

Deja, ne. Rinkoje yra ir „juodųjų avių“, kurie pasiūlo žemas kainas, o paskui pradingsta su kroviniais arba reikalauja papildomo mokesčio prieš pat iškrovimą. Rinkitės ir patikrinkite atsiliepimus (taip, aš žinau, kad galima juos nusipirkti, bet bent jau pažiūrėkite datą). Jei kaina atrodo per gera, kad būtų tiesa, tai greičiausiai melas.

Kokias detales tikrinti prieš pasirašant CMR?

Atidžiai patikrinkite, ar visos dėžės atvyko ar nėra pažeidimų (įbrėžimų, drėgmės). Jei pastebite something negerai, užrašykite tai į CMR protokolą prieš pasirašant. Vėliau reikalauoti kompensacijos bus beveik neįmanoma, jei parašėte, kad viskas tvarkoje. Tai jūsų pagrindinis ginklas ginčuose.

Ar verta kreiptis į agentūras ar daryti patys?

Jei įmonė didelė, turbūt turite logistikos skyrių, tad jie susitvarkys. Bet jei esate mažas verslininkas, agentūra gali užtikrinti, kad viskas vyktų sklandžiai. Mums dažnai telieka sujungti galvas su tokiomis agentūroms, ypač jei reikia sudėtingo maršruto ar sandėliavimo kelionės metu.

Ar dabar geras laikas kraustyti verslą?

Ekonomiškai visada yra rizika, bet verslas negali sustoti dėl to. Vokietijos rinka yra stabil, ten reikia būti. Tačiau atkreipkite dėmesį į infliaciją – kainos auga, tad sudarykite biudžetą su atsarga. Kraustymo biure į Vokietiją patarimai verslininkams yra ne tik apie dėžes, bet ir apie tai, kad išlaikyti galvas ant pečių svarbiau.

Galutinis patarimas – ką daryti paskutine minutę?

Geriausia padarykite kavą ir paklausykite, ką sako vadybininkas. Nustebkite, bet dažniausiai bėdos kyla ne iš to, kad kažkas sudaužė, bet iš to, kad kažkas nenuėjo į tualetą prieš ilga kelionę (juokauju, bet dal tiesos). Pasitikėkite savo pasirinkta komanda ir būkite darbe, kai atvyksta sunkvežimis, kad galėtumėte operatyviai spręsti iškylančius klausimus.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad nors aš ir pateikiau šiuos kraustymo biure į Vokietiją patarimus verslininkams, niekas neapsaugo nuo viso blogo. Viskas priklauso nuo jūsų pasiruošimo ir nuo to, kokią komandą pasirinksite. Verslo rellokacija – tai ne tik fizinis daiktų pervežimas, tai psichologinis testas jums ir jūsų komandai. Būkite kantrūs, tikrinkite viską du kartus ir nebijokite klausti boring klausimų. Sėkmės Vokietijoje, ten tikrai verta dirbti, tik reikia pasiekti ten sausai ir saugiai.