Komercinis biurų perkraustymas iš Vokietijos su mikroautobusu: Praktiniai patarimai iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską – nuo idealiai suregltuotų IT perkraustymų iki tų, kur viršelis vos nelipo ant ratų. Žmonės dažnai galvoja, kad komercinis biurų perkraustymas iš Vokietijos su mikroautobusu yra kaip eiti į parduotuvę, tačiau realybėje tai yra sudėtingas mechanizmas su daugybe paslėptų pavojų. Vokietija yra disciplinuota šalis, o biuro technika – daiktas jautrus. Svarbiausia čia ne tik nuvežti dėžes iš taško A į tašką B, bet išlaikyti galvą vietoje, kai sulaikoma muitinėje arba kai vokiškas "Ordnung" susiduria su mūsiškiu "kaip nors bus". Štai kas tikrai laukia už tų gražių reklamų.

Kodėl verta rinktis būtent mikroautobusą ir ne sunkvežimį?

Ar mikroautobusu tikrai įmanoma viską nuvežti?

Žinoma, kad įmanoma, ir dažnai tai net geriau. Turiu omenyje, kad sunkvežimis miesto centre yra kaip dramblys porceliano parduotuvėje – užima per daug vietos ir visada trukdo. Komercinis biurų perkraustymas iš Vokietijos su mikroautobusu leidžia judėti lanksčiau, ypač jeigu biuras yra sename pastate su siaurais kiemais. Tačiau čia yra vienas "bet". Jeigu turite kelis šimtus standartinių archyvinių dėžių, mikroautobuso neužteks, reikės važiuoti kelis kartus, o tai gali brangiai kainuoti.

Kiek telpa į tą mikroautobusą?

Paprastai į standartinį "Ford Transit" ar panašų modelį telpa apie 8-10 europalletės vietos, bet tai labai sąlyginė matavimo vieneta. Jeigu vežate tik kompiuterius ir kėdes, telpa daugiau, jeigu spintas mažiau. Vieną kartą bandėme sutalpinti viso "Open Space" baldus į vieną važiavimą ir teko daryti papildomą tarą ant stogo, kas, tiesą sakant, nebuvo saugu. Geriau derėtis dėl dviejų važiavimų iš karto, nei vėliau spjaustyti į savo rankas.

Ar greičiau važiuoja mikroautobusas nei sunkvežimis?

Daugeliu atvejų – taip, nes jums nereikia rasti specialios aikštelės ar laukti, kol kranas iškraus didelę mašiną. Tačiau Vokietijoje yra daug greitkelių, kuriuose sunkvežimiams leidžiama važiuoti tik 80 km/h, o mikroautobusas gali važiuoti greičiau. Bet nepamirškite, kad vairuotojui po 10 valandų vairo reikia poilsio, taigi greitis vis tiek ribojamas žmogaus fiziologija, o ne varikliu.

O kas su tais Vokietijos eismo ribojimais?

Čia viskas yra keista. Miestuose yra zonos, kuriose sunkvežimiams draudžiama važiuoti arba reikia brangų leidimą (Umweltplakette). Mikroautobusui, jeigu jis svorio kategorijoje iki 3.5 tonos, dauguma tų draudimų negalioja. Tai didelis pliusas, kai reikia privažiuoti tiesiai po langą, o ne nešti dėžes per pusę miesto, nes sunkvežimiui uždrausta įvažiuoti į žaliąją zoną.

Pinigai, kainos ir tų pačių nenuostolis

Kiek vidutiniškai kainuoja toks reikalas?

Kainos šokinėja kaip kiškiai miške. Žinoma, galiu pasakyti, kad nuo 1 iki 3 tūkstančių eurų, priklausomai nuo atstumo (pvz., Miunchenas ar Hamburgas). Bet dažniausiai klientai klausia tik apie krovos darbus, o pamiršta apie degalus ir maitinimą. Komercinis biurų perkraustymas iš Vokietijos su mikroautobusu atrodo pigiau, tačiau jeigu reikia daryti kelis važiavimus, tai galutinis sąskaitos gali viršyti sunkvežimio nuomos kainą.

Ar kainuoja laukimas, jei vėluojame su iškrovimu?

Aišku, kad kainuoja. Mes ne esame labdaros organizacija. Vairuotojas laukia valandą, dvi – laikmatis dirba. Ypač dažnai nutinka, kad vokiški biurai dirba tik iki 16:00 valandos, o raktus pasiduoda vėliau. Jeigu nepaskelbsite, kad vėluosite, mums teks laukti nakį, o tai – nemokamas (jums) prabangus viešbutis vairuotojui. Geriau suderinti laiką iš anksto, nors aš žinau, kad planai dažnai keičiasi.

Ar galima sumokėti be PVM?

Jei esate įmonė ir turite PVM mokėtojo kodą, taip, galime išrašyti sąskaitą be PVM (intra-community supply). Bet čia reikia būti labai atidžiam su tais Vokietijos dokumentais, nes jei pasidarysite klaidą, vokiečiai gali sumokėti mums, o jums – ne. Tada jūsų biuro buhalteris pradės šauktis. Geriau viską patikrinti prieš važiuojant, o ne vėliau ieškoti būdų, kaip išsisukti iš mokesčių.

Kas brangiau: krovimas ar važiavimas?

Dažnai klientai mano, kad keliaujanti mašina kainuoja daugiausia, bet kartais darbai vienoje vietoje (pavyzdžiui, nešant serverius į trečią aukštą be lifto) suėja brangiau nei kuras į abiej pusę. Reikia suprasti, kad fizinis darbas Vokietijoje yra labai vertinamas, o mūsų vyrai dirba sunkiai. Nereikėtų taupyti ant krovikų, nes tada gali nukristi brangus monitorius.

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos biurokracija

Kokius dokumentus reikia tur�ti sienoje?

Būtinai reikia CMR važtaraštį (tai toks tarptautinis kvitas, ne TIR, kaip kai kurie galvoja). Be to, jeigu vežate techniką, kuri yra įmonės nuosavybė, reikia turėti EX-1 dokumentą arba prekių eksporto deklaraciją. Be šių popierių, muitinės pareigūnas gali laikyti mašiną iki ryto, o tai reiškia prastovą. Aš asmeniškai visada patariu klientams pasidaryti dviejų kopijų rinkinį, vieną duoti vairuotojui, kitą laikyti sau.

Ar dažnai sustoja muitinėje?

Pastaruoju metu rečiau, tačiau Vokietijos pareigūnai yra labai įtariūs, jeigu mašina yra pilna "elektronikos". Jeigu vežate naudotus kompiuterius, jie gali klausti, ar tai ne šiukšlės. Vieną kartą mums teko įrodyti, kad senas spausdintuvas vis dar veikia, o ne yra metalo laužas. Geriau turėti inventorizaciją su serijiniais numeriais, tada niekas nebegali ką nors prikišti.

Kas dėl draudimo?

Draudimas yra privalomas, bet jis neapima visko. Standartinis krovinių draudimas (CMR draudimas) dažnai apmoka tik 8,33 SDR vieną kilogramą, tai nėra daug. Jeigu vežate brangų serverį, verta jį papildomai apdrausti. Aš nepamenu tikslios sumos dabar (gal 10 eurų už 1000?), bet tai pigiau nei gailėtis vėliau. Neklauskite, kodėl taip yra, tiesiog draudimo kompanijos moka taip, kaip nori.

Ar reikia vokiškai kalbančio vadybininko?

Labai padėtų, tačiau ne visada įmanoma. Mūsų vairuotojai dažniausiai šnekės angliškai arba rusiškai, su rankomis ir kojomis. Jeigu reikalas sudėtingas, pvz., reikia derėtis su vokišku saugos darbuotoju dėl užtvarų nuėmimo, geriau, kad kas nors iš jūsų pusės kalbėtų vokiškai. Arba mes galime siųsti savo koordinatorių, bet tai papildomos išlaidos.

Ruošimosi procesas: ką daryti prieš išvykstant

Kaip supakuoti kompiuterius?

Nenaudokite šiukšlių maišų, prašau. Kiekvieną monitorių ir sistemą reikia įdėti į dėžę su putomis. Aš mačiau, kaip vienas klientas įmešė "Mac" į paprastą dėžę be užpildo, ir važiuodant per kelius jis atsimušė. Garsiai nebuvo, bet vaizdas nebeveikė. Komercinis biurų perkraustymas iš Vokietijos su mikroautobusu reikalauja, kad viskas būtų užfiksuota, kitaip mes neatsakome už jūsų neatsargumą.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Priklauso nuo to, ar jie per dideli. Jei spinta per plati ir neįeina į liftą ar duris, žinoma, reikia išmontuoti. Geriau tai padaryti vakare prieš išvykstant, o ne ryte, kai vairuotojas jau stovi kieme ir laiko veidrodį. Mūsų komanda gali tai padaryti, bet reikia pasakyti iš anksto, kad paimtume su savimi reikiamus įrankius (veržtuvus, atsuktuvus).

Kaip pažymėti dėžes?

Naudokite lipdukus. Parašykite, kur reikia nuvežti (pvz., "Vadyba", "Virtuvė", "Archyvas"). Negalima tiesiog mesti visko į vieną krūvą. Vokietijoje dažnai būna taip, kad biurai yra skirtinguose aukštuose, o be lifto tai yra tikra kančia. Jeigu bus pažymėta, vairuotojas padės tiesiai į reikiamą kabinetą, o ne paliks koridoriuje.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežant?

Būtų mandagu. Niekas nenori vežti dulkių ir senų kavos puodžių. Be to, jeigu dėžės bus purvos, gali užteršti kitą įrangą. Vieną kartą teko vežti biurą, kur buvo senų batų po stalais... Tai buvo nepageidaujama malonumas. Prašau, pasirūpinkite švara, tai padės išvengti konfliktų su mūsų krovikais.

Kelionės eiga: kas gali klaidingai sektis

Kas nutinka, jei pasibaigia degalai?

Tai keistas klausimas, bet nutiko. Vairuotojas pamiršto užpildyti baką Vokietijoje, kur degalai pigesni, ir teko įsipilti Lietuvoje brangiau. Klientas, žinoma, sumokėjo skirtumą, bet buvo nepatenkintas. Geriau pasakyti vairuotojui, kad degalus reikia pirkti tik didžiausiuose tinkluose (pvz., Aral ar Shell), kad nebūtų problemų su kokybe.

Ar dažnai gesina varikliai?

Su naujais mikroautobusais retai, bet su senesniais – kartais. Vieną vasarą stovėjome spąstuose ant A9 greitkelio, kai viršijo temperatūrą. Reikėjo laukti techninės pagalbos. Tokiu atveju viskas užtrunka valandomis ilgiau. Jeigu jums labai skubu, reikia turėti atsarginį planą, pvz., skambinti mums ir klausti, kur mašina yra (mes turime GPS stebėjimą).

O kas su tomis vokiškomis vietomis, kur negalima stovėti?

Ten yra griežti. Jeigu vairuotojas pastatys mašiną ne toje vietoje, gali gauti baudą, o ją sumokės klientas. Ypač Miunchene ar Frankfurte centruose vietos nėra. Reikia iš anksto susitarti dėl laikino stovėjimo leidimo (arba "Halteverbot" pažymos). Be to, jeigu blokuojate kelią kitoms mašinoms, gali atvykti policija.

Ar galima vežti pavojingus krovinius?

Kaip tuščias balionus dujoms arba dažus? Jeigu tai yra nedidelis kiekis ir tinkamai supakuota, galima. Bet jeigu turite chemikalų sandėlį, tai mikroautobusu nebeišsivers, reikės specialios transporto priemonės. Neklauskite, kodėl negalima, tiesiog yra taisyklės, kurias mums kontroliuoja inspektoriai.

Specifinės situacijos ir problemos

Ar vežate ir asmeninius daiktus?

Mes esame komercinė transporto įmonė, ne "Pervežimai tėvams". Tačiau jeigu darbuotojas nori pasiimti savo asmeninį kompiuterį ar kelias dėžes su knygomis, paprastai neatsisakome, jeigu tai telpa. Bet turiu įspėti – jeigu tai bus ne deklaravota prekė, ir ją atims sienoje, mes neatsakome. Geriau viską užrašyti į sąrašą.

Kas dėl serverinės perkraustymo?

Tai atskira istorija. Serveriai yra jautrūs ir brangūs. Jų negalima gulti ant šono arba mesti ant grindų. Komercinis biurų perkraustymas iš Vokietijos su mikroautobusu turi apimti ir specialias rėmus serveriams. Be to, reikia išjungti juos tinkamai (shutdown), o ne tiesiog ištraukti laidą iš lizdo. Vienas klientas taip padarė ir sugadino visą duomenų bazę.

Ar padedate su montavimu vietoje?

Taip, jeigu sutarta. Mūsų vyrai gali surinkti stalus, padėti lentynas, tačiau jie ne yra baldų meistrai. Jeigu reikia sudėtingo montavimo su elektros instaliacija, geriau pasikviesti vietinį elektriką. Mes tiesiog padėsime fiziškai. Neprašykite mums prijungti prie sienos tos kompleksinės sistemos, kurios mes nesuprantame.

Kas daryti, jei kažkas sulūžo kelyje?

Pirmiausia, neskubėkite mesti kaltės. Reikia užfiksuoti žalą (nuotraukos), parašyti pažymą ir pateikti draudimo kompanijai. Mes dirbame sąžiningai, bet keliai Vokietijoje kartais būna labai blogi (ypač statybų zonose), ir dėžės gali nukristi. Jeigu tai mūsų kaltė (blogai užsegėme), mes atsilyginame, jeigu jūsų (blogai supakavote) – tai jūsų rizika.

Ar galima užsakyti darbą savaitgaliu?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vokiški biurai dažnai leidžia įeiti tik šeštadienį, o sekmadienį viskas uždaryta. Mūsų vairuotojai taip pat nori poilsio, taigi reikės sumokėti papildomą mokestį už darbą nenumatytu laiku. Geriau planuoti perkraustymą penktadienį arba pirmadienį ryte.

Ką daryti su nereikalingais daiktais?

Jei reikia nuvežti į šiukšliadėžę, mes galime sustoti, bet tai užtruks laiko. Jeigu turite daug elektronikos šiukšlių, reikia specialios perdavimo vietos. Negeriau juos palikti Vokietijoje, jeigu ten nuomojate biurą, o šeimininkai gali įskaityti į sąskaitą valymo išlaidas.

Ar reikia gerti kavą su vairuotojais?

Neprivaloma, bet labai padeda susikurti gerą atmosferą. Vokietijoje yra toks paprotys – pasiūlyti kavos. Jei vairuotojas bus laimingas, jis dirbs greičiau ir atidžiau. Tik nenuvarykite jį alaus, tai draudžiama. Nors kartais... ne, geriau neduoti.

O kas su tais "socialiniais" reikalais Vokietijoje?

Ten yra griežtos taisyklės poilsio laikui. Vairuotojas negali vairuoti 10 valandų be pertraukos. Jeigu jums atrodo, kad jis važiuoja per lėtai, tai galbūt jis tiesiog laikosi taisyklių, kad gautų baudą. Mes neįsileisime rizikuoti vairuotojo pažymėjimu, todėl reikia suprasti, kad greitis ne visada yra prioritetas.

Ar galima sekti mašiną realiu laiku?

Taip, mes turime GPS sistemą. Galite siųsti nuorodą savo vadovui, kad jis matytų, kur mes esame. Tai labai padeda, kai jie nerimauja, ar jau atvežėme tą svarbų projektą. Bet nenaudokite to, kad vadovautumėte vairuotojui kiekvieną minutę, tai erzina.

Kas dėl grįžimo tuščia mašina?

Daugelis klausia, ar galima užsakyti tik vieną kryptį. Taip, galima, bet tada grįžtame tuščia, o tai padidina kainą. Jeigu turite ką nors vežti atgal (pvz., įrangą iš Lietuvos į Vokietiją), gautumėme nuolaidą. Galbūt turite sandėlį, kur reikia grąžinti tuščias dėžes? Galvoję apie tai?

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį?

Nerekomenduoju. Jeigu sustojome poilsio aikštelėje, mašina yra užrakinta, bet vagys visada yra. Geriau, jeigu vairuotojas pernaktoja saugomoje aikštelėje arba prie stovyklavietės. Jeigu reikia vežti labai brangius daiktus, derėkitės, kad važiuotume be sustojjimų iki pat paties paskirties taško.

Kaip elgtis, jei vokiški klientai nepasirodo?

Tai reali bėda. Kartais atvykstate, o biuras uždarytas, nors buvo sutarta. Tada mes laukiam. Jeigu laukimas ilgas, rašome pranešimą. Jeigu jūsų partneris Vokietijoje yra neatsakingas, tai ne mūsų kaltė. Mums sumokėsite už prastovą. Gaila, bet taip verslas veikia.

Ar pervežiate augalus?

Taip, bet atsakingai. Žiema negalima palikti augalų šaltame mikroautobuse, jie užšals. Vasarą reikia vėdinti. Geriau augalus vežti atskirai, o ne su kompiuteriais, nes drėgmė gali pakenkti technikai. Nėra nieko blogiau nei drėgna spinta su lapais ant serverio.

Kas dėl tokių ilgas "Kelionių" sąskaitų?

Vairuotojas turi teisę į dienpinigius (per diemą) ir nakvynę. Tai standartinės išlaidos. Negalima tikėtis, kad vairuotojas miegos mašinoje (kas yra draudžiama) ir valgys duoną. Vokietijoje kainos aukštos, taigi šios išlaidos bus įtrauktos į sąskaitą.

Ar galite atvežti daiktus tiesiai į sandėlį Lietuvoje?

Galime, jeigu suteiksite adresą ir kontaktą. Kartais klientai nori, kad viską atvežtume į jų namus, bet tada tenka trauktis per miestą. Sandėlis yra paprastesnis variantas, ypač jeigu dar nesuskubėjote susitvarkyti naujoje vietoje.

Kokio tipo mikroautobusus naudojate?

Dažniausiai "Mercedes Sprinter" arba "Ford Transit", nes jie patikimi. Nenaudojame senietių, kurie gali sugesti pusiaukelėje. Techninė priežiūra yra mūsų prioritetas, nors kartais ir nutinka, kaip jau minėjau su tuo aušinimu.

Paskutinis klausimas: kodėl verta rinktis jus?

Nes mes žinome, ką darome. Mūsų vairuotojai nėra studentai, kurie pirmą kartą sėdo prie vairo. Esame matę viską ir sugebame išsiversti net ir tada, kai Vokietijos pareigūnai bando pridaryti problemų. Patirtis čia nėra pakeičama jokiu "turinio kūrėjo" straipsniu.

Išvada

Apibendrinant, komercinis biurų perkraustymas iš Vokietijos su mikroautobusu yra procesas, kuris reikalauja kantrybės, planavimo ir gero bendravimo. Nėra idealios situacijos, visada kažkas klysta arba vėluoja, bet su patikima komanda viskas įmanoma. Svarbiausia yra ne sutaupyti centus ant krovos, o išsaugoti nervus ir turtą. Jeigu pasiruošę ir atidūs, jūsų biuras atkeliaus saugiai, o mes pasakysime "iki susitikimo" ir važiuosime toliau savo reikalais.