Kokybiškas užsakymo procesas už prieinamą kainą į Vokietiją

Kai kalbame apie krovinių gabenimą į Vokietiją, dažnai girdžiu klientus skundžiantis, kad arba per brangu, arba vadybininkai „pamiršta“ atsakyti į užklausas. Per savo dvidešimt metų praktiką mačiau visko: nuo pamestų palečių iki situacijų, kai fura tiesiog dingsta iš radaro kažkur prie Berlyno. Kokybiškas užsakymo procesas nėra tik gražus popierius, tai yra gebėjimas numatyti rizikas ir pateikti realią kainą, o ne „nuolaidą“, kuri vėliau virsta papildomais mokesčiais. Šiandien noriu atvirai papasakoti, kaip iš tikrųjų veikia šis mechanizmas, kad jūs nepermokėtumėte ir gautumėte tai, už ką sumokėjote, be jokių paslėptų „siurprizų“ kelyje.

Planavimas ir kainodara

Kodėl vadybininkai dažnai vengia įvardinti galutinę kainą iš karto?

Tai klasikinė problema, su kuria susiduria kiekvienas, ieškantis pervežimo paslaugų. Dažnai vadybininkai bijo įvardinti galutinę kainą, nes rinka yra itin nepastovi, o kuro kainos keičiasi kas savaitę. Mano praktikoje būna atvejų, kai klientas prašo kainos, o aš negaliu jos garantuoti ilgiau nei 48 valandoms. Tai erzina, suprantu, bet toks yra realus logistikos pasaulis. Jei vadybininkas iškart pasako „taip, kaina bus 800 eurų“ be jokių papildomų klausimų, būkite atsargūs. Greičiausiai jis tiesiog užsidėjo didelį rezervą arba vėliau bandys išmušti papildomus pinigus už „netikėtas“ prastovas ar papildomus kilometrus.

Ar įmanoma rasti kokybišką paslaugą už prieinamą kainą?

Žinoma, kad įmanoma, bet reikia suprasti, kas slepiasi po žodžiu „prieinama“. Jei ieškote pigiausio varianto rinkoje, dažnai gausite „rinktinį“ krovinį, kurį veš su kitais, ir jūsų prekės keliaus per pusę Europos, kol pasieks Vokietiją. Kokybiškas užsakymo procesas reiškia, kad jūs žinote, kur yra jūsų krovinys. Aš visada sakau klientams: jei kaina atrodo per gera, kad būtų tiesa, greičiausiai kažkur bus taupoma – arba vairuotojo poilsio sąskaita, arba techninės būklės. Geriau mokėti rinkos kainą ir turėti garantiją, kad CMR'as bus tvarkingas, o krovinys apdraustas.

Kaip teisingai suformuluoti užklausą, kad gautumėte tikslų pasiūlymą?

Dauguma klaidų įvyksta dar užklausos etape. Žmonės rašo „reikia pervežti daiktus į Vokietiją“ ir tikisi tikslios kainos. Tai neįmanoma! Man reikia žinoti tikslų svorį, tūrį, ar reikalingas pakrovimas su liftu, ar yra pavojingų krovinių (ADR). Kartą turėjau klientą, kuris nutylėjo, kad krovinys yra 3 metrų aukščio, o fura buvo standartinė. Rezultatas – prastova, papildomos išlaidos ir sugadinti nervai. Visada nurodykite tikslius matmenis ir adresus. Jei turite nuotraukų, prisekite jas. Tai padeda vadybininkui suprasti, ar reikalinga speciali technika, ir išvengti „staigmenų“ pakrovimo vietoje.

Kodėl svarbu tikrinti vežėjo patikimumą prieš pasirašant sutartį?

Rinkoje pilna „vienadienių“ įmonių, kurios veikia kaip tarpininkai be jokios atsakomybės. Mano patarimas – visada paprašykite CMR draudimo kopijos. Jei vežėjas vengia parodyti dokumentus, bėkite nuo jų. Kartą vienas mano pažįstamas patikėjo krovinį „pigiam“ vežėjui, kuris neturėjo tinkamo draudimo. Kai fura pateko į avariją, paaiškėjo, kad draudimas negalioja, o vežėjas tiesiog dingo. Tai buvo pamoka visam gyvenimui. Kokybiškas užsakymo procesas į Vokietiją reikalauja skaidrumo. Patikrinkite įmonės rekvizitus, pažiūrėkite, ar jie turi realų biurą, o ne tik virtualų adresą.

Ką daryti, jei vadybininkas žada „greitą pristatymą“, bet kaina labai maža?

Čia visada suabejoju. Jei kažkas žada pristatyti krovinį iš Lietuvos į Vokietiją per 12 valandų už „kapeikas“, tai fiziškai neįmanoma laikantis vairuotojų darbo ir poilsio režimo. Tokie pažadai dažniausiai baigiasi tuo, kad vairuotojas viršija greitį arba važiuoja be poilsio, o tai kelia pavojų visiems. Aš visada sakau: geriau viena diena vėliau, bet saugiai. Jei vadybininkas spaudžia jus greitai pasirašyti, tai raudona vėliava. Kokybiškas procesas yra lėtesnis, bet užtikrintas. Geriau turėti realų grafiką (na gerai, realiai visada būna kokių nors vėlavimų, bet bent jau žinosite priežastį).

Ar verta naudoti krovinių biržas ieškant pigesnio varianto?

Krovinių biržos yra puikus įrankis, bet tik profesionalams. Jei esate privatus asmuo ar smulkaus verslo atstovas, ten galite lengvai patekti į „spąstus“. Biržose pilna vežėjų, kurie ieško papildomo krovinio, kad užpildytų tuščią vietą. Tai gali būti pigu, bet kontrolė yra minimali. Mano praktikoje buvo atvejis, kai klientas rado „pigų“ vežėją biržoje, o tas vežėjas perpardavė krovinį dar trims kitiems tarpininkams. Kai krovinys dingo, niekas neprisiėmė atsakomybės. Jei naudojatės birža, būtinai reikalaukite tiesioginio kontakto su vairuotoju.

Kaip veikia „rinktinio krovinio“ (LTL) procesas ir kodėl jis pigesnis?

LTL (Less than Truckload) yra būdas sutaupyti, kai jūsų krovinys neužima visos puspriekabės. Mes surenkame krovinius iš kelių klientų ir vežame viena kryptimi. Tai pigiau, bet užtrunka ilgiau, nes reikia surinkti visus krovinius ir juos iškraustyti. Svarbu suprasti, kad kokybiškas užsakymo procesas čia priklauso nuo logistikos centro efektyvumo. Jei centras netvarkingas, jūsų prekės gali būti „pamestos“ tarp kitų krovinių. Visada klauskite, ar krovinys bus perkraunamas. Jei įmanoma, rinkitės tiesioginį pervežimą be perkrovimų, tai sumažina riziką sugadinti prekes.

Ar muitinės procedūros įtakoja kainą ir procesą?

Nors Vokietija yra ES, kartais pasitaiko krovinių, kurie keliauja tranzitu arba turi specifinius reikalavimus. Jei vežate prekes iš trečiųjų šalių per Lietuvą į Vokietiją, muitinės dokumentai yra kritinis dalykas. Kartą turėjau situaciją, kai dėl neteisingai užpildyto TIR knygelės (na, dabar jau elektroninės sistemos, bet principas tas pats) krovinys stovėjo pasienyje tris dienas. Tai kainavo krūvą pinigų. Kokybiškas užsakymo procesas reiškia, kad vadybininkas iš anksto patikrina visus dokumentus. Jei kažkas neaišku, geriau sustoti ir patikslinti, nei vėliau mokėti baudas.

Kaip atpažinti neprofesionalų vadybininką?

Neprofesionalą atpažinsite iš to, kad jis niekada neklausia apie krovinio specifiką. Jam svarbu tik „kiek mokėsite“. Profesionalas visada klaus: „ar turite pakrovimo rampą?“, „koks krovinio svoris?“, „ar reikia draudimo?“. Jei vadybininkas tik „taip, taip, viską padarysim“, tai yra ženklas, kad jis neturi supratimo apie realią situaciją kelyje. Mano patirtis rodo, kad geriausi vadybininkai yra tie, kurie kartais pasako „ne, mes to nedarysime, nes tai per rizikinga“. Tai rodo atsakomybę.

Kodėl svarbu turėti rašytinę sutartį net ir mažiems kroviniams?

Daug kas galvoja, kad „susitarėm telefonu“ užtenka. Tai didžiausia klaida. Kai kyla problemos, žodinis susitarimas nieko nereiškia. Visada reikalaukite užsakymo patvirtinimo raštu, kur aiškiai nurodytos sąlygos, kainos ir atsakomybės. Kartą klientas patyrė nuostolių dėl vėlavimo, bet neturėjo jokio popieriaus, kuriame būtų nurodytas pristatymo laikas. Vadybininkas tiesiog pasakė: „mes nieko nežadėjom“. Turėkite viską juodu ant balto. Tai apsaugo abi puses ir disciplinuoja vežėją.

Ką daryti, jei krovinys vėluoja?

Vėlavimai logistikoje yra neišvengiami. Kamščiai, techniniai gedimai, vairuotojų ligos – tai realybė. Svarbiausia, kaip vežėjas reaguoja. Jei vadybininkas slepiasi ir nekelia ragelio, tai blogai. Kokybiškas užsakymo procesas apima proaktyvų informavimą. Jei žinau, kad fura vėluoja, aš pats skambinu klientui ir sakau: „atsiprašau, turime problemų, būsime vėliau“. Tai sukuria pasitikėjimą. Jei vėlavimas kritinis, visada siūlome alternatyvas. Svarbiausia – atvirumas.

Ar verta mokėti už „skubų“ pervežimą?

Jei jūsų krovinys yra kritiškai svarbus, pavyzdžiui, gamybos linijos detalė, tada taip. Bet dažnai „skubus“ pervežimas yra tik marketinginis triukas. Vairuotojas važiuoja tuo pačiu greičiu, tiesiog vadybininkas užsideda papildomą antkainį. Visada klauskite, kas konkrečiai daroma, kad pristatymas būtų greitesnis. Galbūt naudojamas antras vairuotojas? Tai jau kitas reikalas. Jei tiesiog „paspausim“, tai nieko nekeičia. Būkite kritiški tokiems pasiūlymams.

Kaip pasiruošti krovinio pakrovimui?

Pakrovimas yra pusė darbo. Jei krovinys neparuoštas, vairuotojas praranda laiką, o jūs mokate už prastovą. Visada supakuokite prekes taip, kad jas būtų galima lengvai pakrauti su krautuvu. Jei tai smulkūs daiktai, sudėkite juos ant palečių ir apvyniokite plėvele. Kartą teko laukti keturias valandas, kol klientas „rinko“ daiktus po visą sandėlį. Tai kainuoja pinigus. Kokybiškas užsakymo procesas prasideda nuo jūsų pasirengimo.

Ar svarbu, kokia transporto priemonė naudojama?

Tikrai taip. Jei vežate baldus, jums reikia „baldvežio“ su minkštomis sienomis ir tvirtinimo diržais. Jei vežate metalo gaminius, tinka paprasta tentinė puspriekabė. Jei pasirinksite netinkamą transportą, krovinys gali būti sugadintas. Kartą mačiau, kaip į paprastą fūrą krovė brangius baldus be jokios apsaugos. Rezultatas – viskas subraižyta. Visada klauskite, kokia technika bus naudojama.

Kaip veikia draudimo sistema pervežimams į Vokietiją?

CMR draudimas yra privalomas, bet jis nepadengia visko. Jis padengia tik ribotą sumą už kilogramą. Jei vežate labai brangų krovinį, visada rekomenduoju papildomą krovinio draudimą. Tai kainuoja nedaug, bet suteikia ramybę. Kartą klientas vežė brangią elektroniką be papildomo draudimo, o fura sudegė. CMR draudimas padengė tik mažą dalį nuostolių. Tai buvo labai skaudus atvejis.

Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Šiais laikais – taip. Dauguma rimtų vežėjų turi GPS sekimo sistemas. Jei vežėjas negali pasakyti, kur yra fura, tai jau praeitas amžius. Aš visada rekomenduoju rinktis tuos, kurie suteikia prieigą prie sekimo arba bent jau reguliariai siunčia atnaujinimus. Tai suteikia ramybę ir leidžia planuoti priėmimą.

Ką daryti, jei krovinys atvyko sugadintas?

Tai blogiausias scenarijus. Svarbiausia – viską užfiksuoti. Nufotografuokite pažeidimus, surašykite aktą kartu su vairuotoju. Jei vairuotojas atsisako pasirašyti, būtinai įrašykite pastabą į CMR. Tai jūsų pagrindinis įrodymas. Be dokumentų nieko neįrodysite. Kartą klientas priėmė krovinį, o po dviejų dienų skambino ir sakė, kad viskas sudužę. Nieko negalėjome padaryti, nes nebuvo jokių įrašų priėmimo metu.

Ar verta dirbti su didelėmis logistikos kompanijomis ar mažais vežėjais?

Tai priklauso nuo jūsų poreikių. Didelės kompanijos turi daugiau resursų, bet jūs esate tik vienas iš daugelio. Maži vežėjai gali pasiūlyti asmeniškesnį dėmesį, bet jie turi mažiau technikos. Aš dažnai renkuosi vidutinio dydžio įmones, kurios turi pakankamai technikos, bet dar išlaiko žmogišką ryšį. Tai geriausias balansas.

Kaip pasikeitė pervežimų rinka per pastaruosius 20 metų?

Viskas tapo greičiau ir skaitmenizuota. Anksčiau viskas vyko per faksus ir telefonus, dabar viskas internete. Bet problemos liko tos pačios – žmogiškasis faktorius. Vairuotojai vis dar pavargsta, vadybininkai vis dar klysta. Technologijos padeda, bet jos nepakeičia patirties.

Ar yra kokių nors specifinių reikalavimų Vokietijos keliams?

Vokietija turi griežtus kelių mokesčius (Toll Collect) ir ribojimus savaitgaliais. Jei jūsų krovinys turi būti pristatytas pirmadienį ryte, tai reikia planuoti labai tiksliai, nes sekmadieniais fūroms važiuoti draudžiama. Tai dažna klaida, kurią daro pradedantieji vadybininkai.

Kaip išvengti „paslėptų“ mokesčių?

Visada prašykite „all-in“ kainos. Tai reiškia, kad į kainą įskaičiuoti visi mokesčiai, kuro priemokos ir kelių mokesčiai. Jei vadybininkas sako „kaina tokia, plius dar kelių mokesčiai“, tai jau signalas, kad galutinė suma bus didesnė. Būkite reiklūs.

Ar svarbu, kurioje Lietuvos vietoje kraunamas krovinys?

Taip, tai įtakoja kainą. Jei krovinys kraunamas atokioje vietoje, vežėjas turi važiuoti papildomus kilometrus. Tai visada kainuoja. Kartais pigiau atvežti krovinį į didesnį logistikos centrą, nei prašyti, kad fura važiuotų į kaimą.

Kaip vertinti atsiliepimus internete?

Atsiliepimai yra naudingi, bet ne visada objektyvūs. Žmonės dažniausiai rašo tik tada, kai kažkas blogai. Jei įmonė turi 90% teigiamų atsiliepimų, tai jau geras ženklas. Bet visada žiūrėkite, ar atsiliepimai nėra „pirkti“.

Ar verta derėtis dėl kainos?

Visada. Bet derybos turi būti pagrįstos. Jei pasakysite „kitas vežėjas siūlo pigiau“, tai veikia. Bet jei tiesiog „noriu pigiau“, tai ne visada suveikia. Geriausia derėtis dėl ilgalaikio bendradarbiavimo.

Kodėl svarbu pasitikėti savo intuicija?

Jei kažkas atrodo įtartina, greičiausiai taip ir yra. Per 20 metų išmokau klausyti savo nuojautos. Jei vadybininkas atrodo nepatikimas, geriau ieškoti kito, net jei kaina atrodo gera.

Išvada

Kokybiškas užsakymo procesas į Vokietiją nėra raketų mokslas, bet reikalauja dėmesio detalėms. Svarbiausia – skaidrumas, aiški komunikacija ir realistiški lūkesčiai. Nesitikėkite stebuklų už centus, bet ir nepermokėkite už „prestižą“. Rinkitės partnerius, kurie kalba su jumis atvirai, pripažįsta klaidas ir visada turi planą B. Logistika yra gyvas procesas, kuriame visada kažkas gali nutikti, todėl svarbiausia – kaip mes kartu su tuo susitvarkome. Sėkmės planuojant jūsų pervežimus!