Kokybiškas biuro perkraustymas į Vokietiją už priimtiną kainą: kas tikrai verta pinigų?

Sveiki, draugai. Šiandien kalbėsim apie tai, kas daugeliui kelia rūpesčius – kaip padaryti kokybiską biuro perkraustymą į Vokietiją taip, kad piniginė nepatemtų, o nervai neišsilytų. Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir matau viską: nuo idealiai susikrausančių „Lego“ krovinių iki tokių chaoso scenų, kurias norėtum pamiršti. Dažnai klientai sako: „o, mes tiesiog reikės nuvežti kelis stalus ir kompiuterius“, tačiau realybje pasirodo esant sudėtingesnė. Vokietija – rinka specifinė, ten reikalaujama tikslumo, o kainos gali šokiruoti, jei nežinai, ko tikėtis. Štai trumpas vadovas, kaip tai veikia iš vidaus, be reklamos šlamšto, o kaip yra iš tiesų.

Pinigai, kainos ir kodėl viskas kainuoja tiek, kiek kainuoja

Kiek apytiksliai gali kainuoti biuro perkraustymas į Vokietiją?

Tai tas klausimas, kurio visi labiausiai bijo, bet ir nori girdėti. Žiūrėkime tiesiai: nėra vienos kainos, jeigu jūs neperkeliate tik vienos kėdės. Paprastai, jei kalbame apie mažą biurą, tarkime, 3-4 darbo vietas, tai kaina svyruoja nuo 1200 iki 2000 eurų priklausomai nuo to, kur į Vokietiją važiuojame – į Miuncheną bus brangiau nei į pasienio miestelį. Didesniems projektams, kai reikia išvežti visą įmonę, kainos prasideda nuo 3-4 tūkstančių ir kilo aukštyn. Verta prisiminti, kad pigiau nebūna geriau, ypač kai kalbame apie kokybišką biuro perkraustymą į Vokietiją.

Ar verta laukti akcijos ar nuolaidos?

Sąžiningai sakant, šioje srityje „akcijos“ dažnai būna apgaulingas. Jei firma siūlo 50 proc. nuolaidą, tai reiškia, kad jie kažkur sutaupė – ant degalų, ant vairuotojų algų arba tiesiog paims juodųjų darbuotojų. Aš pats mačiau situaciją, kai klientas taupė ant pervežimo, o vėliau jam teko mokėti dvigubai daugiau už sugadintus serverius. Geriau susitarti dėl fiksuotos kainos, kurioje įskaičiuota viskas: draudimas, pakavimas ir darbas, nei gaudyti neįtikėtiną nuolaidą, kuri vėliau pavirs į naktinį miegą.

Kas įeina į kainos sudėtį?

Čia dažnai pasitaiko nesusipratimų. Standartinė kaina turėtų apimti vairuotojo darbą (krovimo ir iškrovimo metu), kuro sąnaudas, kelių mokesčius Vokietijoje (ten jie gan dideli), o taip pat pagrindinius pakavimo medžiagas. Kartais įmonės rašo „viskas įskaičiuota“, o paskui atsiranda papildomi mokesčiai už „ilgą nešimą“ arba už laiptus. Visada klauskite, ar į kainą įeina dėžės, ar turite jas pirkti patys, ir ar reikia mokėti už iškrovimą, jei vairuotojas atvyks pavėlavęs dėl spūsčių.

Kaip mokėti – iš karto ar po atliktų darbų?

Standartinė praktika yra tokia: imamas avansas (depozitas), kuris užtikrina, kad klientas nepadings, o likusi dalis sumokama pasiekus tikslą arba gavus nuotraukas, kad viskas įvežta saugiai. Nerekomenduoju mokėti 100 proc. iš karto – jei kas nors negerai su transportu, gali būti, kad jūsų reikalų niekas nebesirūpins. Tačiau ir pervežėjai nepatiki, kai žmogus sako „aš sumokėsiu, kai viską pamatysiu“ – čia reikia kompromiso ir pasitikėjimo.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėlio?

Taip, tai įmanoma, ypač jei kalbame apie didelį korporacinį klientą, kuriam reikia išrašyti sąskaitą-faktūrą su 30 dienų apmokėjimo terminu. Bet mažoms firmoms ar privatiems asmenims dažniausiai reikalaujama padengti išlaidas iš karto. Esu matęs atvejų, kai po perkraustymo sėdėdavome ir laukėm, kol buvo atliekamas bankinis pavedimas, prieš išleidžiant sunkvežimį. Tai nepatogu, bet tokia yra verslo realybė – pinigai turi sukapti prieš arba tą pačią dieną.

Kodėl kainos skiriasi priklausomai nuo sezono?

Logistikoje kaip ir kurortuose – vasarą ir rugsėjį (kai visi grįžta iš atostogų) kainos šokuoja aukštyn. Tuo metu sunku prirasti gerų vairuotojų, o degalai brangsta. Jei galite, planuokite biuro perkraustymą į Vokietiją pavasario pabaigoje arba žiemą – tuomet galima susiderėti dėl gerokai malonesnės kainos. Be to, mažiau spūsčių keliuose reiškia, kad jūsų turinys atvyks greičiau ir mažiau nukentės nuo vibracijos.

Dokumentai, Vokietijos niuansai ir burokratija

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Pagrindinis dalykas – krovinio manifestas (sąrašas) ir, jei reikia, TIR knygelė (tačiau tai daugiau dideliems krovininiams). Kai perkeliate biurą į Vokietiją, būtinai reikia turėti detalų inventoriaus sąrašą ne tik dėl draudimo, bet ir dėl galimų muitinės patikrų. Nors Lietuva ir Vokietija yra ES erdvėje, muitinė kartais sustoja ir tikrina, ar nevežate prekybinių prekių be PVM mokėjimo. Gerai, kai turite sutartį su pervežėju, kurioje aiškiai įrašyta, kas ką perveža.

Ar reikia deklaruoti elektroninę techniką muitinei?

Tai dažnas klausimas. Paprastai, jei technika jums priklauso ir ji nenaudojama (t.y. nebe prekybinė prekė), deklaruoti nereikia – tai yra asmeninis ar įmonės turtas, kuris keičia vietą. Bet čia reikia būti atsargiam: jei vežate 50 naujų neįpakuotų monitorių, muitininkas gali susiptikti. Geriausia viską įpakuoti į dėžes su originaliomis etiketėmis (jei liko) arba žymėti kaip „Used office equipment“.

Ką daryti, jei traukinys užstrigo sienoje?

Na, šiandien tai retai pasitaiko su keliais, bet su muitinės procedūromis – visai įmanoma. Jei krovinys sustoja ties patikra, reikia tur�ti visus dokumentus paruoštus el. formatai. Aš kartą turėjau atvejį, kai klientas pamiršo įrašyti vieno brangaus serverio serijinį numerį sąraše, ir mes praleidome pusę dienos aiškindami, kad tai ne vogta technika. Gerai, kai vairuotojas moka anglų ar vokiškai, kad galėtų paaiškinti situaciją vietinei policijai.

Ar gali būti problemų su parkavimu Vokietijos miestuose?

O taip, tai tikras košmaras, jei nieko neplanuojate. Miunchene, Berlyne ar Hamburge gauti leidimą stovėti sunkvežimiui prie biuro gatvės gali būti neįmanoma be specialių leidimų (Erlaubnis). Jums gali tekti nuomati vietą arba pristatyti dalykus mažesniu transportu. Vokiečiai labai griežtai laikosi taisyklių – jei pastatysite mašiną ne ten, greitai atvažiuos „Schlepper“ (speciali technika) ir nuveš ją į aikštelę, o tai kainuos šimtais eurų.

Ar reikia draudimo?

Be abejo. Profesionalus kokybiškas biuro perkraustymas į Vokietiją be draudimo yra kaip važinėti automobiliu be saugos diržų. Standartinis draudimas dažnai dengia tik apie 10 eurų už kilogramą, tai jei vežate brangią techniką, pasitarkite dėl papildomo draudimo. Žinau, kai viena firma taupė ant draudimo, o vairuotojas užkliuvo į duobę ir sudauž� visas vitrinas – nuostoliai buvo milžiniški.

Kaip sužinoti, ar įmonė patikima?

Patikrinkite jų registrą, atsiliepimus (bent jau Google Maps) ir, svarbiausia, ar jie turi realų adresą. Yra daug „pavienių vairuotojų“, kurie sako, kad yra firma, tačiau iš tikrųjų dirba „pilku“ būdu. Jei jie neleidžia atvykti į jų sandėlį arba sutartį pasirašo tik „kišenėje“, geriau ieškoti kito partnerio. Patikimumas šioje srityje – viskas.

Organizavimas, dėžės ir kaip viską supakuoti

Kada pradėti rengtis perkraustymui?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Idealus variantas – mėnesis ar du, nors aš mačiau ir tokius, kurie skambino pirmadienį ir norėjo viską nuvežti trečiadienį. Tai įmanoma tik jei turite laisvą mašiną, bet kaina tuomet bus „už stogą“. Planuokite pakavimą, paskirkite atsakingą žmogų, kuris prižiūrės, kad ką tik nupirktas spausdintuvas nebūtų padėtas į dėžę su kava.

Ar geriau supakuoti patys arba pasitikėti profesionale?

Jei norite taupyti, galite supakuoti patys smulkius daiktus – dokumentus, spalvines kasetes, asmeninius daiktus. Bet didelius baldus, vitrinas ir IT įrangą geriau palikti profesionalams. Jie žino, kaip uždėti „anglias“ (fiksatorius), kad stalai neišsiraižytų. Vieną kartą klientas bandė supakuoti serverį į paprastą dėžę, užpyldamas ją laikraščiais... naturally, jis atvyko sulūžęs. Geriau nemokėti už savo klaidas.

Kokias dėžes naudoti?

Nenaudokite mažmeninės prekybos parduotuvėse parduodamų silpnų dėžių, nes jos sugrūsta po svorio. Reikalingos specialios perkraustymo dėžės (dažnai vadinamos „Banana Box“ arba tiesiog storos sienelės dėžės). Jas dažnai galima išsinuomoti iš pervežėjo. Taip pat būtinos burbuliukų plėvelės, putos ir pakavimo juosta. Netaupykite juostos – gerai užklijuota dėžė yra pusė sėkmės.

Kaip žymėti dėžes?

Nerašykite tiesiog „knygos“. Rašykite: „Knygos, skyrius A, 2 aukštas, kairė pusė“. Tai sutaupys valandas iškrovimo metu Vokietijoje. Geriausia naudoti spalvotas etiketes arba numeruoti dėžes ir turėti sąrašą (excel lentelę). Aš mačiau, kaip vienas vadybininkas išsiuntė visus svarbiausius kontraktus į sandėlį vietoje į biurą, nes dėžės buvo pažymėtos klaidingai.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalus, spinteles, didelius vitrinius stendus reikia išskręsti. Jei bandysite nešti surinktą didelę spintelę pro duris, ne tik jos sugadinsite, bet ir gali nukristi ant kojų. Profesionalai turi savo įrankius, tai padaro greitai. Vienintelis išimtis – mažos lentynos arba komodos, kurios lengvai praeina (bet ir jas geriau uždaryti, kad durys neišsiplėštų kelyje).

Kas daryti su pavojingais atliekomis (toneriai ir t.t.)?

Negalima tiesiog mesti spalvinių kasetių į bendrą krovinių masę. Jas reikia supakuoti į hermetiškus maišus, kad netyčia išsilietų dažai. Vokietijoje labai griežtai žiūrima į aplinkosaugą, todėl jei susilieja toneris ir užteršia kelią arba kitus krovinius, baudos gali būti didelės. Geriau juos išvežti atskirai arba pasiduoti reciklavimui prieš išvykdami.

Ar galima vežti augalus į Vokietiją?

Galima, bet su sąlygomis. Jei augalai yra asmeniniam naudojimui, tai dažniausiai neleidžiama, tereikia, kad jie būtų švarių šaknų (be žemės) arba kad žemė būtų sterilizuota. Bet jei turite didelę biuro žaliąją sieną, tai gali būti problema be fitosanitarinių sertifikatų. Geriau pasikonsultuoti iš anksto, nes Vokietijos pareigūnai gali tiesiog nuleisti augalus į šiukšliadėžę sienoje.

Realios situacijos ir problemos, su kuriomis susiduriame

Kas nutinka, jei vairuotojas atvyksta pavėluotas?

Tai įvyksta. Gali sugesti variklis, gali būti eismo įvykis arba tiesiog didelė spūstis prie A1 magistralės. Jei turite draudžiamąjį laiką (tarkime, biuras turi būti ištuštėtas iki 18 val.), tai sukelia stresą. Svarbu turėti kontaktinį telefoną ne tik dispečeriui, bet ir pačiam vairuotojui. Kartais reikia derėtis su naujuoju biuro šeimininku Vokietijoje, kad leistų atvykti kitą dieną ryte be papildomo mokesčio.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Su geromis firmomis – labai retai. Su „kišeniniais“ pervežėjais – visai dažnai. Vieną kartą gavau skambutį, kad dingsta du nešiojamieji kompiuteriai. Pasirodo, juos pasiėmė pagalbininkai, kurie padėjo lošti dėžes prieš išvykstant. Todėl brangiausius dalykus (pinigus, dokumentus, nešiojamuosius kompiuterius) geriau vežti su savimi (o ne pervežti su krovininiu), jei įmanoma. Arba bent jau uždaryti juos į užrakintą spintą arba dėžę, užfiksuotą vaizdo įraše.

Kaip elgtis, jei kažkas sulūžo kelyje?

Pirmiausia – nepamirškite nuotraukų. Fiksuokite žalą vietoje, kol vairuotojas dar yra ten. Susisiekite su draudimo kompanija (jei turite savo) arba su pervežėju. Jie turi pareigą užpildyti žalos aktą (CMR protokolą). Nerašykite „viskas gerai“, jei nėra. Aš mačiau, kaip vienas klientas pasirašė dokumentus išbąręs, o paskui negavo nė cento už sudaužytą brangų stalą, nes buvo pasirašęs, kad krovinys priimtas be priekaištų.

Ar sunku rasti darbuotojus Vokietijoje iškrovimui?

Kartais taip. Yra firmos, kurios siūlo „dviejų galvių“ paslaugą – t.y. vairuotojas ir padėjėjas važiuoja iš Lietuvos. Bet jei reikia 4-5 žmonių greitam iškrovimui, geriau pasamdyti lokalią komandą Vokietijoje. Tai brangiau, bet efektyviau, nes jie žino vietinius reikalavimus (pavyzdžiui, kur galima statyti dėžes, kad netrukdytų eismui). Nerekomenduoju samdyti „baltarusių ar ukrainiečių“ prie pat sienos be sutarčių – gali būti problemų su policija.

Kas daryti, jei naujas biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tai klasika. Atvykstate, o ten dar dažoma grindys arba nėra įrengto lifto. Tuomet reikia greitai spręsti – ar laukti, ar vežti į sandėlį (tai papildomi pinigai). Visada patariu klientams nuvykti pasitikrinti objekto prieš kelias dienas arba bent jau paprašyti realių nuotraukų. Ne vienas kartą teko mums iškrauti dalykus koridoriuje, nes darbininkai vėlavo su statybomis.

Ar verta rūpintis liftu?

Absoliučiai. Jei biure yra liftas, tikrinkite jo keliamąją galią ir dydį. Kartais liftas telpa tik 2 žmones, o ne dėžę su serveriu. Jei lifto nėra, reikia numatyti papildomus laiką ir galbūt specialią techniką (keltuvus) arba daugiau žmonių nešimui. Aš asmeniškai nekenčiu nešti dalykus į 4-5 aukštą laiptais – tai lėta ir brangu (už kiekvieną aukštą dažnai imamas papildomas mokestis).

O jei aš pats noriu važiuoti su vairuotoju?

Galite, jei vairuotojas nesupriešinama. Tačiau atsiminkite, kad tai ne komfortabilus turistinės klasės autobusas. Sunkvežimio kabinoje dažnai būna šalta, arba atvirkščiai – dažnai būna garsu, o vietos mažai. Jei norite sekti savo turtą, geriau važiuokite savo automobiliu paskui sunkvežimį (tai taip pat padeda, jei reikia nuvažiuoti degalinei arba pasiklaustyti navigacijos).

Ką daryti su senais baldais, kuriuos nebebevežiame?

Geriau jų išvis nevežti. Išvežti šiukšles į Vokietiją brangu (ten atliekų surinkimas labai brangus). Parduokite, duokite darbuotojams arba išvežkite į Lietuvos šiukšliadėžę prieš išvykdami. Kartą teko vežti pusę sunkvežimio senų, supuvusių stalų, nes klientas pagalvojo, kad juos „galima kažkur panaudoti“ – rezultatas – prarastas laikas ir pinigai.

Pabaigos gairės ir svarbiausi dalykai

Ar reikia palikti arbatpinigių vairuotojams?

Lietuvoje tai neįprasta, bet Vakarų šalyse tai dalykas. Vairuotojai arba iškrovėjai Vokietijoje tikisi, kad jei jie padarė gerą darbą (nešė per daug, padėjo susidėlioti), gali gauti keletą dešimčių eurų arba bent nupirkti kavos. Tai ne privaloma, bet gerai veikia jūsų naudai – jei reikės kažko papildomo daryti, jie tai padarys su malonumu.

Kaip sužinoti, kad viskas vyko gerai?

Kai vairuotojas išvyksta ir jūsų buhalterija gali dirbti naujoje vietoje be trikdžių. O taip pat, kai gaunate nuotraukas iš galinio vaizdo (jei buvo įrengta kamera) arba tiesiog paprastą pranešimą „viskas atvyko saugiai“. Geriausia, kai susirandate tą pačią firmą grįžtant atgal – tai rodo, kad buvote patenkinti.

Kodėl verta rinktis mus (arba patikimus partnerius)?

Nes mes žinome, kur yra tos duobės kelyje ties Kaunu ir kur Vokietijoje geriausia pietų pertrauką. Patirtis lemia tai, kad kokybiškas biuro perkraustymas į Vokietiją nebelieka košmaru, o tampa tiesiog darbu, kurį reikia atlikti. Mes nesame brangiausi, bet mes nesame ir pigiausi – mes esame realūs.

Galutinis patarimas: ką daryti dabar?

Suskambinkite, paklauskite, pasikalbėkite. Negailėkite laiko vaizdo skambučiui arba vizitui į biurą. Jūsų jausmas, kalbant su žmogumi, daugiausia pasako apie tai, ar bus saugu. O ir paskaičiuokite savo biuro kvadratūrą – tai padės iš karto gauti bent jau orientacinę kainą.

Išvada

Galiausiai, viskas sumazėja ne tik prie kainos, bet ir prie ramybės. Kokybiškas biuro perkraustymas į Vokietiją yra investicija į jūsų verslo tęstinumą, o ne tik išlaidos. Nuo mano daugelio metų patirties galiu pasakyti viena: geriau išleisti šiek tiek daugiau laiko planavimui ir pasirinkti patikimus žmones, nei vėliau gailėti sulūžusių stalų ar dingusių dokumentų.