Kokybiškas biuro įrangos ir archyvų pervežimas į Vokietiją: Patirtis be puošmenų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus, ir galiu pasakyti viena – kokybiškas biuro įrangos ir archyvų pervežimas į Vokietiją niekada nevyksta taip, kaip planuojate Excelio lentelėje. Viskas prasideda nuo to, kad klientai visada neatiduoda tų pačių dėžių kiekio, o baigiasi tuo, kad vokiškas prižiūrėtojas neleidžia įvažiuoti į aikštelę anksčiau laiko. Reikia ne tik fizinės jėgos, bet ir supratimo, kaip elgtis su dokumentais, kuriais tūkstančiai eurų, ir jautriais serveriais. Čia nebūna idealu, būna tik darbas, kurį reikia atlikti greitai, nes vokiečiai nemėgsta laukti.

Pagrindiniai klausimai apie procesą

Kaip tiksliai suskaičiuoti kainą?

Tai visada painu darbas. Paprastai kokybiškas biuro įrangos ir archyvų pervežimas į Vokietiją kainuoja nuo 1,2 iki 2,5 euro už kilometrą, priklausomai nuo to, kiek daugiau krovinių turiu įsitraukti atgal. Jei vežu tik vieną kryptį, kaina bus aukštesnė, negu jei susirandu grįžtamą krovinį. Taip pat įeina vairuotojo darbo užmokestis, keliautojo maitinimas ir kelių mokesčiai Vokietijoje, kurie, tiesa pasakius, dabar yra baisūs. Geriausia, jei parašysite man tikslų dėžių skaičių, o ne "maždaug tiek".

Kiek laiko užtrunka visa operacija?

Įprastai, jei važiuojame į Berlyną ar Miuncheną, tai nuo įkrovos iki iškrovos praeina apie 2-3 dienas. Bet čia dažniausiai įeina ir viena naktis poilsio vairuotojui, kadangi taisyklės griežtos. Negaliu jų laužyti, nors kartais ir norisi spėti. Jei reikia kokybiško biuro įrangos ir archyvų pervežimo į Vokietiją su dideliu kiekiu dėžių, gali tekti išsiųsti du automobilius, kadangi vienu juo užtruktume per ilgai. Užstrigimas ties Lenkijos-Vokietijos borderine taip pat gali viską sugriauti.

Ar reikia manyti kažkokias specialias deklaracijas?

Nors Vokietija yra ES, vis tiek reikia tur�ti tvarkingus krovinių sąrašus (packing list). Ypač jei tai yra archyvai su duomenimis. Muitinė gali sustabdyti ir patikrinti, ar nevežate kažką nelegalaus, nors retai kada tikrina biuro kėdes. Bet su technika griežčiau. Turiu būti tikrai, kas yra dėžėse, kadangi jei vokiečiai ras nurodytų daiktų, baudas mokes jūsų įmonė, o ne mano. Geriau būti sąžiningas nuo pradžių.

Kaip elgiamės su jautria technika?

Serveriai ir kompiuteriai yra mano pyragas. Juos supakuojame į specialias putų dėžes, o jei jų nėra, naudojame antsmulkius pūslėtus plėveles. Vieną kartą teko vežti labai brangų serverį, kurį klientas pats bandė supakuoti į seną keptuvės dėžę (noriu pasakyti – šiaip sau). Natūralu, jį užkrovėm į mašiną atskirai, užfiksavome vaizdo medžiagą, kad jei kas nutiktų, nebūtų kaltės mūsų pusėje. Kokybiškas biuro įrangos ir archyvų pervežimas į Vokietiją be draudimo yra savižudybė.

Ar galite padėti supakuoti dėžes?

Taip, turime komandą, kuri gali atvažiuoti dieną anksčiau. Bet tada kaina šiek tiek šuoliuoja aukštyn, nes reikia sumokėti už darbo valandas ir medžiagas. Dauguma įmonių bando tai padaryti patys, kad sutaupytų, bet paskui gauname maišus su užsegtu popieriumi, kurį sunku užkrauti ant palečių. Jei norite, kad būtų tvarkinga – mokėkite už pakavimą, tai save apsimoka.

Ką daryti su baldais, kurie nesinaudoja?

Kartos klientai sako: "Nuvežk tai į Vokietiją, ten mes nuspręsim". Aš tiesiog sakau – nevežkite šiukšlių. Išardyti seifai ar senios, laužytos spintelės kainuoja brangiai, nes jie tūrio daug, o vertės nėra. Geriau juos išmesti čia, Lietuvoje, arba parduoti kažkam ant skelbiu. Kokybiškas biuro įrangos ir archyvų pervežimas į Vokietiją turėtų būti apie tai, kas jums reikalinga toliau dirbti, o ne apie senių daiktų muziejų.

Ar saugu duoti raktus nuo biuro vairuotojui?

Mano vairuotojai – patikimi žmonės, dirba su manis jau metus. Bet aš visada rekomenduoju, kad bent vienas jūsų darbuotojas lydėtų mašiną arba būtų vietoje iškrovos metu. Ypač jei įmonėje yra vertingi daiktai ar pinigai ( nors pinigus mes ir taip nevežame pagal taisykles ). Pasitikėjimas yra gerai, bet saugumas – svarbiau.

Ką daryti, jei vokiečių pusėje nėra keltuvo?

Tai dažna problema. Reikia tartis iš anksto. Jei jūsų naujame biure Vokietijoje nėra įrangos iškrovai, mes turime savo keltuvą su hidraulika (tale-lift), bet jis telpa tik tam tikrą svorį. Jei reikia kelti sunkius seifus į antrą aukštą be lifto – tai jau kita istorija, reikės orderio su kranu. Už tai papildomai reikia sumokėti vietos firmoms.

Archyvai ir dokumentacija

Kaip vežami popieriniai archyvai?

Popierius yra sunkus. Vieną kartą klientas man pasakė, kad turi "kelias dėžes", o jas pridėjo sunkvežimis su kranu. Mes krovėme tas dėžes ant Europaletės ir užvyniojome streču. Svarbu, kad dėžės būtų tvirtos, nes jei jos suges, visi dokumentai išsibars po konteineriu. Kokybiškas biuro įrangos ir archyvų pervežimas į Vokietiją reikalauja, kad archyvai būtų surūšiuoti ir pažymėti, kitaip paskui jūsų vokiečiai nieko nebesurinks.

Ar reikia rūšiuoti dokumentus prieš vežimą?

Būtina. Negalima tiesiog įmesti visko į vieną didelę krūvą. Aš mačiau situaciją, kai viena įmonė taip padarė, ir paskui jie mokėjo vokiečiams už tai, kad šie juos surūšiuoja valandomis. Užrašykite ant kiekvienos dėžės, kas joje yra – "Finansai 2020" arba "Darbuotojų byla". Tai taupo laiką ir nervus.

Kokios dėžės geriausios tinka archyvams?

Standartinės judėjimo dėžės (moving boxes), kurios turi dangtelį. Nenaudokite senų prekybos centrų dėžių, jos paprastai būna sukiestos ir sugedusios. Popierius drėgna – tai kita bėda, tad jei laikote archyvus rūsyje, patikrinkite, ar nėra pelėsio, prieš mums atvykstant, kitaip visą mašiną užkves blogas kvapas.

Ar saugu vežti konfidencialius duomenis?

Taip, mes užrakstame mašinas. Bet aš visada primenu, kad labai slaptus dokumentus geriau vežti patys, rankiniu būdu, jeigu jų nedaug. Mes negalime užtikrinti, kas vyksta su mašina, kol ji stovi degalineje prie Kelno, nors ir stebime ją GPS. Žinoma, draudimas dengia nuostolius, bet nutekėjusios informacijos nebegrąžinsi.

Kas dėl duomenų naikinimo prieš išvežimą?

Jei vežiate senus serverius su duomenimis, juos reikia sunaikinti čia. Aš negaliu jūsų įsitikinti, kad Vokietijoje kas nors juos neperžiūrės. Nors ir dirbame su pagarba, bet technika pasiduoda įvairiems žmonėms. Ištrinkite diskus arba sulaužykite juos fiziniškai, jei ten yra klientų duomenys.

Ar galiu užsisakyti tik dėžių pristatymą tuščias?

Žinoma, kartais atvežame tuščias dėžes ir medžiagas pirmą dieną, jūsų žmonės supako, o antrą dieną atvažiuojame krauti. Tai labai patogu didelėms įmonėms, kurios turi laiko ir nori sutaupyti. Tiesiog praneškite mums iš anksto, kiek dėžių reikia, kad pamatytume, ar tilps į vieną reisą.

Vokietijos specifika ir taisyklės

Ar sunku su vokiška burokratija?

Vokiečiai mėgsta formas. Jei įvažiuojate į uždarą aikštelę, reikia pateikti vairuotojo pažymėjimą, krovinio sąrašą ir kartais net asmens kodą. Mes su tuo esame įpratę, bet jei važiuojate pirmą kartą, gali būti šokas. Be to, jei dėžėse yra pavojingi daiktai (aerosoliai, chemija), būtinai apie tai praneškite, kitaip gautumė baudą.

Ką daryti su parkavimu miesto centre?

Miestuose kaip Frankfurte ar Štutgarte vietos nėra. Reikia iš anksto gauti leidimą stovėti (Straßenausweis). Mūsų logistas gali tai padaryti už jus, bet tai užtrunka kelias dienas. Negalima tiesiog sustoti ant gatvės su 20 tonų sunkvežimiu ir sakyti "aš tik penkias minutes", policija ateis akimirksniu.

Ar dirbate savaitgaliais?

Galime, bet už papildomą mokestį. Vokietijoje naktiniais ir savaitgaliais galioja draudimai (Fahrverbot), kaiems keliams, taigi reikia tiksliai žinoti maršrutą. Jei kokybiškas biuro įrangos ir archyvų pervežimas į Vokietiją jums labai skubus, aš galiu surasti vairuotoją, kuris sutiks važiuoti sekmadienį, bet tai kainuos dvigubai.

Ką daryti, jei pakeliams sugedo mašina?

Tai blogiausias scenarijus. Mes turiime techninę pagalbą, bet jei nutūžo variklis ties Hanoveriu, gali užtrukti. Tada mes kviečiame vietinę pagalbą arba perkrauname krovinius į kitą mūsų mašiną, jei toji yra netoliese. Klientams visada siūlau draudimą "vėlavimo atveju", nors jis neatsiskaitys už prarastus verslo sandorius. (Aš tikrai tikiuosi, kad to nepadarysime).

Ar reikia mokėti už šiukšles?

Taip, Vokietijoje labai griežtai tvarkoma šiukšlių utilizacija. Jei atvykstate su savo pakavimo medžiagomis (dėžės, strečas), jų negalima tiesiog palikti gatvėje. Reikia rasti vietinę šiukšlių aikštelę, kurioje priima statybinius laužus ar kartoną. Už tai taip pat reikia sumokėti, todėl įtraukiama į sąskaitą.

Ar atsižvelgiate į "Umweltplakette" (ekologinę kortelę)?

Be abejo. Be jos negali važiuoti į daugumą miestų centrų (žalia zona). Mūsų mašinos tai turi, bet jei nuspręsite vežti savo mašina (pavyzdžiui, pervežti dėžes su savo darbuotojais), tikrinkite, ar turite tą lipduką ant priekinio stiklo. Baudos už tai yra solidžios.

Problemos ir iššūkiai

Kas dėl pažeistų dalių iškrovos metu?

Jei mes pažeidžiame kėdę ar lentyną, mums tai privalu kompensuoti. Mes turime civilinę atsakomybės draudimą. Bet jei pažeidimas atsiranda dėl to, kad dėžė buvo blogai supakuota (knygos viršuje, o kompiuterius apačioje), tai ne mūsų kaltė. Visada rekomenduoju apžiūrėti krovinį pasirašant dokumentus prieš išvykstant iš Lietuvos.

Ar vežate augalus į biurą?

Galima, bet tai rizikuota. Žiema augalai gali užšalti sunkvežimyje, net jei jis šiltas, o vasarą gali perdegti. Be to, vokiška fitosanitarinė kontrolė gali uždrausti vežti žemę su šaknimis. Geriau nusipirkti naujus augalus Vokietijoje, jie ten ir pigesni, ir sveikesni.

Ką daryti, jei pasikeitė adresas išvykus?

Tai kas nutinka dažnai. Esant galimybei, vairuotojas gali pakeisti marsrutą, bet jei jau buvome ties Kelno, o jums reikia važiuoti į Miuncheną... tada tai kainuos papildomai kuro ir laiko. Praneškite iš karto, kai tik sužinote, o ne tada, kai vairuotojas jau stovi prie durų.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Taip, duodu nuorodą į GPS sistemą. Bet neklaidinkitės – kartais signalas dingsta tuneliuose arba miestuose su aukštais pastatais. Vairuotojas taip pat gali neatsakyti į telefoną, nes vairuoja. Jei nematote judėjimosios valandą, paskambinkite man dispečeriui, aš sužinosiu, kas vyksta.

Kaip elgiamės su seifais?

Seifai yra sunkūs ir dažnai pririšti prie grindų. Mes turime specialias technikas jems perkelti, bet reikia žinoti svorį. Jei sakyte "seifas", o jis sveria toną, tai jau nebe įprastas pervežimas. Kartais reikia išmontuoti sienas, kad ištraukti didelį seifą (tai jau ne mūsų darbas, o statybininkų).

Ką daryti, jei klientas Vokietijoje neparūpino iškrovos vietos?

Tai košmaras. Mes stovime, laukame, laikas bėga. Paskui vairuotojas privalo sustoti poilsio. Už šį laiką reikia mokėti. Kokybiškas biuro įrangos ir archyvų pervežimas į Vokietiją reikalauja, kad abiej pusės būtų pasiruošusios. Jei vokiečiai neduoda raktų, tai ne mūsų problema, bet jūsų, tačiau mokėti teks jums už prastovą.

Ar priimate mokėjimą grynaisiais?

Geriau pavedimu, nes vokiečiai nemėgga grynųjų dideliais kiekiais. Mūsų vairuotojams draudžiama turėti daug pinigų sau, tai saugumo sumetimais. Visi apmokėjimai vyksta pagal PVM sąskaitas-faktūras.

Kodėl pas jus brangiau nei pas "tą kitą"?

Galima rasti pigiau, tik tada klauskite, ką jie draudžia. Ar jie turi patirties su biuro technika? Ar jie atsakys į telefoną, kai mašina stovi Panavoje? Mūsų kaina apima ramybę. Aš asmeniškai prižiūriiu kiekvieną kokybiško biuro įrangos ir archyvų pervežimo į Vokietiją užsakymą, jei jis sudėtingas.

Ką daryti su pervežamu maistu (kava, arbata)?

Nuvežti galima, bet tik užrakintose dėžėse. Vieną kartą mus sustabdė sargai, nes jų šunis uodijo pyragus, kurie buvo netvarkingai supakuoti. Biuro maistas nėra pavojingas krovinys, bet gali pritraukti kenkėjus ar sugesti. Geriau jį suvalgyti prieš išvykstant.

Ar galima užsisakyti dalinį krovinį (part load)?

Jei jūsų daiktų mažai, pavyzdžiui, tik 5 dėžės archyvų, mes galime juos įdėti į didesnį konteinerį su kitais klientais. Tai bus pigiau, bet ilgiau – reikės laukti, kol mes surinksime kitus krovinius tame pačiame maršrute (pavyzdžiui, į Berlyną).

Išvados

Visas šis procesas yra sudėtingas, bet su tinkama komanda jis tampa valdomas. Kokybiškas biuro įrangos ir archyvų pervežimas į Vokietiją nėra tik apie vairavimą, tai apie planavimą, komunikaciją ir supratimą, kad dalykai gali nuokrypti. Pagrindas – nebijoti klausti ir viską užfiksuoti raštu. Jei pasiruošęs gerai, net ir tada, kai vairuotojui padūžta padanga, situacija išsprendžiama be panikos. Gerai suplanuokite, pasakykite tiesą apie kiekį, ir viskas vyks gerai.