Kokius sprendimus naudoti biurų perkraustyme į Vokietiją?

Sveiki, kas čia bandote susitvarkyti su perkraustymu? Pažiūrėkime, daugelis mano klientų pradžioje galvoja, kad biurų perkraustymas į Vokietiją tai tik paprastas dalykas – pakrauti kompiuterius į furgoną ir važiuoti. Bet turbūt visiškai neįsivaizduojate, kokie sukti keliai yra Vokietijoje ir kiek griežtos vietinės taisyklės. Aš šioje srityje jau beveik dvidešimt trijus metus, ir galiu pasakyti, kad be gero planingo visada kažkas nuvyla. Nuo dokumentų, kurie gali pradingti pasieniečių akivaizdoje, iki to, kad vairuotojui tiesiog nusibosta laukti, kol jums išsirinksite vietą staliui. Čia ne tik apie fizinę perkėlimą, tai apie tą nervų audinį, kurį reikia išvengti, pasirenkant teisingus logistikos sprendimus ir suprasdamas muitinės niuansus.

Pagrindiniai dokumentai ir muitinės reikalavimai Vokietijoje

Ar tikrai reikia Ex1 dokumentų ar tai seniena?

Žinokit, dažnai klaudžiate apie tiekėjo deklaracijas, kadangi jums reikalingas garantinis užstatas. Dabar, kai esame ES viduje, oficialiai tai vadinama „Ausfuhrkunde“, o ne senasis Ex1 (nors mes vis tiek taip sakom įpročio). Be šio popieriaus, jei sustigs vokiečių pareigūnai, jie gali uždaryti krovinį ir laikyti jį kol atvyksite patvirtinti eksportą. Kai kurios mažos įmonės mano, kad galima važiuoti „tuščiomis“, bet jei pervežate įrangos vertės daugiau nei 10 tūkst. eurų, geriau tai užtikrinti.

Ką daryti, jei vokietijos pareigūnai sustabdys furgoną?

Tai viena baisiausių situacijų, galvojate, kad viskas vyksta sklandžiai, ir staiga mirksintys žibintai. Jei turite visus dokumentus – CMR, sąskaitas faktūras ir tą pačią eksporto deklaraciją, viskas turėtų būti gerai. Bet yra butas. Jei vairuotojas negali parodyti originalų krovinio sąrašo, jie gali pradėti viską iškrauti ir patikrinti. Tai ne tik laiko švaistymas, bet ir pinigai, nes kiekviena valanda pristabdymo kainuoja brangiai.

Ar galima važiuoti be TIR knygelių?

Tikrai nereikia TIR, jei judate tarp ES šalių, tai nereikalingas liudijimas ir beveik niekas jo nebenaudoja tokiems maršrutams. TIR reikalingas, jei keliaujate per trečiąsias šalis, pvz., per Šveicariją ar Ukrainą, bet ne į Vokietiją tiesiai iš Lietuvos. Tačiau daugelis senuose vairuotojuose vis dar mėgsta juos rodyti, kaip kokius pasą, nors tai jau nieko nebereiškia šiuo atveju. Geriau sutelkti dėmesį į draudimą.

Kokias draudimo sumas reikėtų pasirinkti?

Minimalus draudimas, apie kurį kalbame, yra pagal CMR konvenciją, jis labai mažas, apie 8,33 SDR vienam kilogramui. Jei gabenate brangius serverius ar baldus, ši suma neužims net kabelio keitimo. Visada rekomenduoju sudaryti papildomą „Vis rizikos“ draudimą, kuris padengtų visą krovinio vertę. Vienas mano klientas taip nepadarė ir, kai furgonas užlipo ant šaligatvio Miunchene, prarado pusę vertės.

Ar reikia mokėti PVM ar ne?

Čia visada painu, bet principas paprastas – jei perkraustote savo įmonės turtą į savo filialą Vokietijoje, tai yra vidinis perkėlimas ir PVM ne taikomas (0 proc. tarifas sąskaitoje), jei turite PVM mokėtojo kodus abiejose šalyse reikšmingai (t.y. nebe mažmeninės prekybos požiūriu). Tačiau, jei tiesiog parduodate turtą ar įrangą kitai įmonei Vokietijoje, gali tekti mokėti Vokietijos PVM, nebent tas pirkėjas pateiks savo mokesčių identifikacijos numerį atvirkštiniu apmokestinimu.

Transporto priemonių parinkimas ir techninės problemos

Ką geriau pasirinkti – 3,5 tonos furgoną ar sunkvežimį?

Jei turite tik kelis biurus, mažas „kombainas“ (pvz., Ford Transit) yra geriausias sprendimas, nes jis gali važiuoti bet kur, nereikalauja tachografo (nors dabar jie jau ir ten įtraukiami, bet taisyklės šiek tiek kitos) ir lengviau įvažiuoja į miesto centrą. O jei perkraustote visą aukštą, geriau paimti 7,5 tonos sunkvežimį su liftu. Nepamirškite, kad Miunchene ar Berlyne nėra lengva rasti vietos dideliam sunkvežimiui be specialių leidimų.

Ar būtinas keltuvas sunkvežimiui?

Kodėl gi ne, jei galite rūpintis savo nugarą? Keltuvas („hidraulinė uodega“ arba „kranas“) taupo valandas, kai reikia iškrauti sunkų seifą ar spintą. Be jo, vairuotojas gali atsisakyti krauti, o tada liksite ant gatvės su nevežamais daiktais. Kartais įmonės taupo ir neima keltuvo, tai didelė klaida, ypač jei naujieji biurai ne ground floor aukšte.

Kodėl vairuotojai nemoka vokiškai ir ar tai bėda?

Tai beveik taisyklė, kad lenkas ar lietuvis vairuotojai kalba angliškai ar rusiškai, bet ne vokiškai. Vokietijoje policija pareikalauja susikalbėti, arba gali išrašyti baudą už neatitikimų paaiškinimą. Taigi, geriau, kad jūsų vadybininkas iš Lietuvos žinotų bent kelis žodžius arba turėtų kontaktinį telefoną, kurį gali paskambinti pareigūnams. Niekada nežinai, kiek laiko užtruks patikrinimas.

Ar galima važiuoti per savaitgalį?

Vokietijoje yra griežti draudimai kelti krovinius sunkvežimiais sekmadieniais ir švenčių dienomis, ypač keliuose ar miestuose. Jei suplanuosite atvykti į Berlyną sekmadienį ryte, tiesiog neįvažiuosite arba gausite didžiulę baudą. Reikia viską planuoti taip, kad atvyktumėte darbo dieną arba gauti specialų leidimą, kuris kainuoja pinigus ir nervus.

Ką daryti, jei pasibaigia vairuotojo vairavimo laikas?

Tai įvyksta dažnai. Vairuotojas privalo užsidaryti tachografą ir ilsėtis 45 minučių po 4,5 valandos vairavimo. Jei jūsų biuras yra toli nuo autostrados, gali būti, kad jis tiesiog sustoje kelyje ir praleis laiką ten. Būkite kantrūs, spaudžiant jį pažeisti taisykles gali baigtis ne tik bauda, bet ir transporto konfiskavimas (čia aš šiek tiek persistengiu, bet baudos milžiniškos).

Logistika ir planavimas: ką nusipelnytų žinoti

Ar reikia iš anksto užsakyti vietą iškrautimui Vokietijoje?

Žinoma, vokiečai mėgsta tvarką. Jei atvyksite prie didelio verslo centro be išankstinio pranešimo apie 20 tonų sunkvežimį, apsauga jūsų nepriims. Reikia rašyti užklausą (Straßenverkehrsbehörde) leidimui užtikrinti vietą arba mažiausiai pranešti namų valdybai. Kitu atveju turėsite lenti apsisukti ieškodami parkavimo, kas kainuoja laiką.

Kiek laiko trunka toks procesas vidutiniškai?

Įprastai, tai trunka 1-2 dienas, priklausomai nuo atstumo ir krovinio sudėties. Jei turite labai daug smulkių dalykų, kurie reikia demontuoti, tai užtrunka ilgiau. Nereikėtų skubėti, nes vėluojant padidinamas rizika sugadinti daiktus. Geriau planuoti 3 dienas su atsarga.

Ar taisyti įrangą prieš vežimą ar vėliau?

Jis kalbėjo apie tai, kad geriau viską išmontuoti ir supakuoti. Serverius ir kompiuterius tikrai supakuoti į originalią arba stipriąTransporto pakuotę. Jei paliksite montuotus stalus, gali nulūžti kojos, o varžtai pasimesti. Vokiški biurai dažnai turi liftus, bet jie nepritaikyti ilgiems blokams, tad reikia mąstyti apie išmatavimus.

Kaip susitvarkyti su duomenų saugumu?

Tai nebe mano sritis, bet žinau, kad duomenys turi būti paslėpti arba sugadinti prieš vežimą. Nežinau, ar žinojote, bet jei duomenų laikmena pasiklysta kelyje, tas įmonės reputacijos smūgis gali būti brangesnis nei pati įranga. Geriau pasidaryti atsarginęs kopijas ir nevežti sunkius diskyje, jei galima juos atsisiųsti vėliau (čia aš galiu klysti dėl techninės pusės, bet logiška).

Kiek kainuoja tokia operacija?

Kainos svyruoja labai stipriai, nuo 1-2 tūkst. eurų už mažą furgoną iki 5-10 tūkst. eurų dideliam konteineriu. Biurų perkraustymas į Vokietiją nėra pigus, ypač jei reikia įrangos pakavimo (pakavimo paslaugos) ir montavimo vietose. Geriau prašyti fiksuotos kainos, kad nebūtų staigmenų po to, kai vairuotojas jau pasiekęs vietą.

Smulkios problemos ir realios situacijos

Ar dažnai daiktai sulūžta?

Kartais. Viena kartą mus labai nustebino, kai klientas neįsisavino, kad jo stiklinis stalas nėra „stiprus“. Vairuotojas tiesiog padėjo jį ant grindų furgono gale, o stabdant jis nuvažiavo į sieną ir lūžo į tris dalis. Buvo nepaaiškinama situacija ir teko atlyginti. Todėl kokybiškas įpakavimas yra pusė darbo.

Ar galima pasikrauti papildomai keliuose?

Techniškai negalima, jei tai nėra numatyta dokumentuose. Jei sustojote prie degalinės ir pasikrovė savo asmeninį daiktą, tai gali būti pažeidimas. Vokiečiai tikrina ne tik svorį, bet ir tai, kas yra viduje. Geriau užsirašyti viską sąraše net jei tai atrodo smulkmena.

Kas nutinka, jei aš užmiršau ką nors įdėti į sąrašą?

Tada tai kažkur pasiminga. Jei randa tai vokiečiai, jie gali palaikyti kontrabanda (jei tai neįtraukta į dokumentus) arba gali tiesiog padėti į „dingusių daiktų“ dėžę, kurios niekas niekada nepaėmė. Geriau turėti detalų inventoriaus sąrašą (packing list) ir patikrinti jį du kartus.

Ar verta pasamdyti vadybininką Vietoje?

Jei neturite vokiškai kalbančio darbuotojo, tai tiesiog būtina. Vadybininkas gali susitvarkyti su apsauga, parodyti kelią ir padėti išvengti nesusipratimų. Vienas mano klientas pagalvojo, kad „viskas aišku“, o baigėsi tuo, kad jam neleido įvažiuoti į kiemą, nes nebuvo pranešta apie sunkvežimį.

Ką daryti su šiukšlėmis po išpakavimo?

Vokietijoje atliekų surinkimas labai griežtas. Negalima tiesiog mesti į pirmą konteinerą prie gatvės. Reikia rasti specialią „Sperrmüll“ vietą arba susitarti su vietine kompanija, kuri išveš pakuotės ir stiklo atliekas. Už tai taip pat reikia sumokėti.

Kainos, sutartys ir rizikos

Ar fiksuota kaina geriau už valandinį?

Be abejo. Valandinis darbas gali tapti labai brangus, jei įvyksta stabdymai arba vairuotojas įstrigo spūstyje, nors tokiu atveju tai nėra jūsų kaltė. Fiksuota kaina apima visus rizikos faktorius, todėl galite miegoti ramiau. Biurų perkraustymas į Vokietiją – tai procesas, kuriame žinojimas išlaidų iš anksto yra labai svarbu.

Kokios klaidos dažniausiai daromos sutartyse?

Neretai nėra nurodyta, kas atsakinga už montavimą vietje. Kartais sutartyje parašoma „išvežimas“, bet omenyse turite „atiduoti durų priekyje“. Vokiečiai gali reikalauti, kad viskas būtų surinkta ir uždėta ant kojų, todėl pasitarkite su savo vežėju, ką tiksliai jis daro.

Ar reikia mokėti depozitą?

Daugelis patikimų kompanijų jo nereikalauja, tačiau jei naudojate tarpininkus arba užsienio brokerius, gali tekti padėti užstatą. Nerekomenduoju mokėti 100% iš anksto, geriau 50% ir likutį po pristatymo, kad būtų kažkokia garantija, kad jie atvyks.

Kas daryti, jei įmonė bankrutuoja kelyje?

Tai baisiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada reikia kreiptis į draudimo kompaniją (jei turėte draudimą) arba į policiją. Geriausia pasirinkti kompaniją, kuri turi realų biurą Lietuvoje, o ne tik virtualų adresą, kad žinotum, kur skųstis.

Ar galima sutaupyti naudojant „kelionių dalijimosi“ (partload) paslaugas?

Galima, bet rizikuojate, kad jūsų daiktai bus perkraunami iš vieno furgono į kitą sandėlyje Vokietijoje (pvz., Frankfurte), o tai didina sugadinimo riziką. Jei tai ne brangūs baldai, galima, bet biuro įrangai geriau vietą užtikrinti (išskirtinė).

IT įranga, jautrūs daiktai ir papildomos paslaugos

Kaip saugiai vežti serverius?

Serveriai turi būti supakuoti į specialias dėžes su amortizacija. Jų negalima gulti ant šono arba dėti ant viršaus krovinių. Vienas klientas taip padarė ir serverio duomenys buvo prarasti dėl vibracijos. Aš asmeniškai visada rekomenduoju išjungti ir pažymėti „viršų“.

Ar reikia specialių dėžių monitoriams?

Žinoma, paprastos dėžės neapsaugos nuo smūgių. Yra specialios „monitor box“ dėžės su putomis. Naudoti originalias pakuotes, jei dar jas turite, yra geriausia variantas. Monitorių stiklas labai trapus, ir pakeisti juos Vokietijoje kainuoja kaip naujas kompiuteris.

Ar galima vežti chemikalę ar biuro reikmenis su skysčiais?

Taip, bet tik jei jie tinkamai supakuoti ir nėra pavojingos (ADR). Negalima vežti didelių kiekio degių skysčių ar aerozolių be leidimo. Paprastas tušinukus ir rašalą galima, bet juos reikia padėti į plastikinį maišelį, kad nenutekėtų ant kitų daiktų.

Ką daryti su augalais biure?

Augalai yra gyva būtybė (nors ir ne), jie gali išdžiūti arba sušalti. Juos reikia vežti atskirai, neant kitų daiktų, ir užtikrinti, kad furgone nėra per šalta ar per karšta. Žiemos metu tai problema, nes vairuotojai dažnai išjungia variklį.

Ar reikia tvarkyti baldus iš anksto?

Jei turite senus metalinius seifus ar ilgas stalių viršus, jie gali netilpti į liftą ar duris. Reikia išmatuoti visas durų angas Vokietijoje prieš vežimą. Gali būti juokinga situacija, kai didelis stalas nešamas per langą su kranu.

Išvada

Galiausiai, biurų perkraustymas į Vokietiją nėra tas dalykas, kurį galima padaryti „iš peties“ penktadienį vakare. Reikia kantrybės, gero planavimo ir tikrai patikimos komandos, kuri ne tik veža, bet ir supranta, ką daro. Dauguma problemų kyla ne iš to, kad kažkas sugedo, o todėl, kad buvo nepaisyta taisyklių arba dokumentai buvo netvarkingi. Pasirūpinkite viskuo iš anksto, ir tada tą pirmąją darbo dieną Berlyne ar Hamburge pradėsite be streso, o ne ieškodami dingusių dėžių. Sėkmės su jūsų versliu žingsniu!