Kokiu būdu vykdomas biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją: vadovas be puošmenų

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo idealiai planuotų karštųjų linijų iki tų, kur baigėsi vairuotojų nervai. Dažnai klientai, kai susiduria su užduotimi perkelti verslą į Vokietiją, gyvena iliuzijomis, kad tai tiesiog "dėžių įkėlimas ir važiuojam". Iš tikrųjų kokiu būdu vykdomas biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją, priklauso nuo šimto smulkmenų, kurių neįmanoma pamiršti. Viskas prasideda ne nuo vairuotojo, o nuo to, ką jūs padarysite savo kabinete prieš dvi savaites. Čia nėra vieno standarto, nes kiekvienas biuras turi savo "kaulus", bet yra pagrindiniai etapai, kuriuos reikia įveikti, kad neišsiirtumėte galvos. Rašysiu taip, kaip kalbėčiau prie kavos stalo – be aiškių, be nereikalingų terminų, tiesiog iš patirties.

Pradžia: planavimas, kuris visada nusprendžia

Kada tiksliai reikia pradėti ruoštis kelionei?

Geriausia pradėti ankstyviau, nei jums atrodo. Idealus variantas – mėnuo, o dar geriau šešios savaitės. Prieš metus vienas klientas iš Vilniaus skambino trečiadienį ir paprašė viską nuvežti į Miunchenį penktadienį. Sakau, kad neįmanoma, o jis sako, kad "mums tik paslėpti kompiuterius". Galiausiai nuvežėme, bet buvo pilna chaoso, brangiau kainavo ir visi buvo nepatenkinti. Taigi, imkites kuo skubiau, jei norite žinoti, kokiu būdu vykdomas biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją ramiai.

Ar tikrai reikalingas inventorius sąrašas?

Be abejo. Nors daugelis sako, kad "žinau, ką turiu", realybėje pasirodo viską kitaip. Vokietijai reikia tikslumo, o ne "kažkiek dėžių" užrašų. Turite susirašyti, koks stalas, kiek kompiuterių, ar yra brangių serverių. Be šio sąrašo vėliau gali būti problemų su draudimu ar muitine (nors ES viduje daug ką palengvinta, bet dokumentus visada reikia). Geriau praleisti valandą rašant, nei vėliau ieškoti dingusio projektoriaus.

Kas daryti su slaptais dokumentais?

Tai yra jautriausia dalis. Negalite tiesiog mesti į dėžę ir sakyti "keliauk". Geriausia juos vežti su savimi arba pasitikėti tik sertifikuota kompanija, kuri gali pasiūlyti užrakintą transportą. Kartais klientai patys neabejoja, bet aš visada primenu – jei dingsta sutartis su Vokietijos partneriu, bus daugiau rūpesčių nei neišsišokantis stalas. Saugumas čia pirmiausia.

Kaip susitvarkyti su IT įranga?

Kompiuteriai, serveriai, kabeliai – tai mūsų košmaras. Prieš perkraustant biurą būtina išjungti viską ir pažymėti laidus, kad nebejungtumėte juos tris dienas. Vieną kartą Vokietijoje teko laukti, kol jų IT specialistas atvažiuotų viską pajungti, nors mūsų vairuotojas galėjo tai padaryti, jei būtų žinojęs, kur kas eina (bet geriau neliepti mums). Atsakykite sau į klausimą, ar turite žmonių, kurie tai gali padaryti iš karto.

Ar galima sutepti dėžes lipduku "Ką daryti"?

Taip, būtinai. Ne "Vokietija", o "Hamburgas, 2 aukštas, virtuvė". Kuo detaliau, tuo greičiau išsikrausime. Prisimenu vieną atvejį, kai visos dėžės buvo pažymėtos "Biuras", ir joms iškraunant vokiečiams teko atidaryti kiekvieną, kad rasti kavos viryklę. Gaištime laiką, o jis mums visiem brangus.

Pakavimas: dėžės, kurių nemylime

Kas tiekia dėžes – mes ar jūs?

Mes galime atvežti, tai nėra problema. Kaina nedidelė palyginti su tuo, kas gali nutikti, jei dėžės bus senos ir sugedusios. Nenaudokite "Rimi" arba "Maxima" dėžių – jos nėra pritaikytos laikyti knygoms ar technikai. Jos tiesiog susilanko po 200 kilometrų. Geriau pasiimti iš mūsų, jos tvirtos, su dangteliais.

Ar galima krauti neįpakuotas kėdes?

Galima, bet nepatariu. Jos greitai susibraižo, dulkes susirenka ant audeklo. Jei kėdės brangios, vynkome jas į burbuliuką. Jei pigios – tiesiog sukrauname viena ant kitos, bet tada reikia skiaučių. Vokietijai svarbu, kad atvyktumėte su "veidu", o ne su sugriuvusia baldų krūva.

Kaip supakuoti serverius, jei nėra originalių dėžių?

Tai problema. Originalios dėžės yra geriausios, bet jas dažnai išmeta. Tada imame specialias "minkštas" dėžes su putomis. Jei jų nėra, vynkome į storą plėvelę ir užpildome tarpas putomis iš purškiamo butelio. Nerekomenduoju naudoti popieriaus, jis neapsaugo nuo smūgių kelyje. Serveriai yra jautrūs, viena dužis ir viskas – duomenys gali dingti (nors duomenų atkūrimas ne mūsų reikalas, bet žinau, kad tai brangu).

Ką daryti su didžiuliu fondu?

Jis turi būti išmontuotas. Negalima jį vežti surinktą, nes jis tiesiog lūžta per vidurį. Išimkite stiklus (jei yra), apvyniokite juos atskirai. Rėmus numeruokite, kad surinktumėte kaip LEGO. Kartais klientai sako, kad "jis laikėsi 10 metų, nelūžta", tačiau kelyje į Berlyną yra duobės, kurios sukelia vibraciją, kurią namuose nejaučiate.

Ar reikia tuščias dėžes taip pat uždaryti?

Taip. Negali palikti atvirų dėžių, nes viena ant kitos užkris ir viskas iškris. Jei dėžė tuščia, sulenkite ją arba uždarykite taip, kad neužimtų vietos. Tai taip pat eina į vairuotojo saugumą – jis negali vairuoti, jei jame šoka dėžės.

Kelionė ir logistika: kai prasideda tiesiai vežimas

Kiek laiko trunka kelionė į Vokietiją?

Priklauso, kur į Vokietiją važiuojame. į Berlyną ar Hamburgą nuvažiuojame per dieną (priklausomai nuo srautų), į Miuncheną gali užeiti ir daugiau. Reikėtų galvoti apie 12-14 valandų vairavimo su poilsiais. Negalėtų būti taip, kad vairuotojas vairuoja 20 valandų, tai nelegalu ir pavojinga. Planuokite atvykti ankstyvą ryta, kad būtų laiko iškrauti.

Kokia mašina reikalinga biuro perkraustymui?

Dažniausiai užtenka 3,5 tonos sunkvežimio su "liftu". Jei turite labai daug baldų ar archyvų, gali prireikti 7-8 tonų mašinos ar net dviejų. Mažesnė mašina reiškia daugiau kelionių, o didesnė – brangiau, bet greičiau. Reikia tiksliai įvertinti tūrį, kad nepermokėtumėte už tuščią vietą arba, kas blogiau, netilptumėte.

Ar vairuotojas padeda iškrauti?

Taip, mūsų vairuotojai yra įgūdžiai, jie padeda ne tik vairuoti, bet ir nešti. Tačiau jie nėra baldų surinkėjai. Jei reikia surinkti spintelę, tai papildoma paslauga, kurią reikia aptarti iš anksto. Vairuotojas gali padėti pastatyti stalą vietą, bet neįsirašyti į internetą.

Kas daryti, jei mašina sugesta kelyje?

Tai retas atvejis, mes stengiamės techniką prižiūrėti, bet technika yra technika. Turime draudimą ir galimybę išsiųsti kitą mašiną, bet tai užtrunka. Kartais, pavyzdžiui, ties Kaunu arba Lenkijoje, teks laukti mechaniką. Geriausia turėti šiek tiek atsargos laiko, jei planuojate atidaryti biurą kitą dieną ryte. (Nors tikrai tikisi, kad to neprireiks).

Ar reikia muitinės deklaracijų?

Nors Lietuva ir Vokietija yra ES, vis tiek reikia TIR arba CMR dokumentų. Jei perkraustote įmonę, kuri parduoda prekes, gali reikėti EX1 deklaracijų (nors tai daugiau tik eksportui už ES ribų, bet viduje taip pat reikia apskaitos). Paprastam biuro perkraustymui (baldai, kompiuteriai) užtenka sąrašo. Aš čia ne specialistas muitinėje, geriau pasitarkite su savo buhalteriu, kad netyčia neiškiltų klausimų apie PVM mokėjimą (nors paprastai nereikia, jei tai ne prekyba).

Pinigai ir kainos: apie ką dažniausia ginčijamės

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Kainos svyruoja labai stipriai. Nuo 500 iki 3000 eurų ir daugiau. Priklauso nuo tūrio, atstumo, lifto buvimo abiejose pusėse. Jei turite tik kabinetas ir dvi kėdes, tai bus pigiau. Jei perkraustote visą įmonę su 50 darbuotojų – tai brangiau. Geriausia paskambinti ir paprašyti apžiūros, nes telefonu dažnai klystame.

Ar kainuoja užlaipymai (liftai)?

Taip, jei nėra lifto. Jei tenka nešti per laiptus 4 aukštus, tai papildomas darbas. Vokietijoje dauguma senų pastatų turi liftus, bet kartais jie per maži baldams. Tada reikia nešti rankomis. Užlaipymas dažnai įskaičiuojamas į valandinį tarifą arba fiksuota kaina už aukštą.

Kaip geriausia sumokėti?

Daugelis moka banko pavedimu iš anksto arba pusę iš anksto, pusę – atvykus. Pinigus rankomis vairuotojui mes nepriimame – tai pavojinga ir nėra profesionalu. Viskas turi būti dokumentuota sąskaitomis-faktūromis. Vokietijai tai svarbu.

Ar galima kažkaip sutaupyti?

Galite susirūpinti pakavimu patys – tai sutaupys darbo sąnaudas. Taip pat galite surinkti kolegas ir padėti nešti (jei draudimas leidžia). Bet atminkite, kad jei padarysite žalą, draudimo išmoka gali nebuvo mokama, jei nebuvo profesionalų. Sutaupyti galima, bet rizikuojate savo nugarą.

Kodėl kai kurios firmos siūlo kur kas pigiau?

Jei kaina peržiūri, tai gali būti "pavogtas" krovinys (kai jie veža ką nors kita ir jūsų dėžės užsiduoda) arba tiesiog neturės draudimo. Arba jie atvyks su sena "Gazele", kuri sugers pusiaukelėje. Manau, geriau sumokėti šiek tiek daugiau už ramybę nei ieškoti pigiausio varianto.

Realijos Vokietijoje: kas laukia gale?

Kas nutinka, jei ten nėra vietos iškrauti?

Tai problema. Vokietijoje griežtai stebi, kur stovi sunkvežimiai. Jei negalite užimti vietos gatvėje, reikia iš anksto gauti leidimą arba rezervuoti vietą. Kartais teko vežti dėžes 200 metrų, nes mašina negalėjo priartėti prie įėjimo. Planuokite šią vietą iš anksto, kitaip mokėsite stovėjimo baudas.

Ar vairuotojas kalba vokiškai?

Dažniausiai mūsų vairuotojai kalba lietuviškai ir rusiškai, angliškai šiek tiek. Vokiškai – retai. Tačiau su suprantamu gestų kalba ir "Ich verstehe nicht" viskas išsprendžiama. Jei reikia kalbėtis su namų administracija (Hausverwaltung), geriau, kad jūs arba jūsų vokiškai kalbantis darbuotojas būtų ten.

Ar imate vežti seifus?

Taip, bet tik tuščius. Užpildytas seifas sveria toną, o mūsų kėlimo mechanizmas turi limitą. Be to, jei seifas įstrigo laiptuose, nėra ko daryti. Reikia iš anksto pasakyti apie seifo svorį ir matmenis, kad nepasitartume, kad jį neįmanoma išnešti pro duris (buvo atvejų).

Kas daryti su atliekomis (pakuotėmis)?

Galite jas palinkti mums, mes išvežsime į perdirbimą Lietuvoje, arba išmesti patys Vokietijoje. Vokietijoje labai griežta atliekų rūšiavimas, todėl negalite tiesiog mesti visko į vieną dėžę. Geriau mums palikti ir mes su jomis pasitvarkysime savo būdu.

Ar galima vykti savaitgaliais?

Galima, bet brangiau. Vairuotojai taip pat turi poilsį, o Vokietijoje tam tikrose vietose (pvz., prie prekybos centrų) negalima statyti sunkvežimių sekmadieniais. Jei norite atvykti sekmadienį, reikia specialaus leidimo ir tikrai brangesnio tarifo. Be to, jei kas nors sugenda, niekas nedirba, kad pataisytų liftą.

Kodėl reikia draudimo?

O jei sprogsta padanga? O jei užeina į vandenį? O jei vairuotojas, deja, užmiega? (nors mes to neleidžiame). Be draudimo kokiu būdu vykdomas biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją tampa lošimu. Už 50-100 eurų galite apsisaugoti nuo tūkstančių nuostolių. Nenaudokitės firmomis be draudimo.

Ar galima sekti savo krovinį?

Taip, mes galime siųsti nuorodą arba GPS sekimą. Tai ramina klientus. Ypač kai važiuojate pirmą kartą ir ne tikite, ar viskas vyksta taip, kaip planavote. Galima tiesiog paskambinti vairuotojui (jei jis ne vairuoja tą minutę) ir paklausti, kur jis yra.

Kas darbo dienos pabaigoje?

Kai iškrauname, vairuotojas pasirašo dokumentus (pavaldumo perdavimo aktą). Jūs patikrinatė, ar viskas sveika. Jei pastebite įbrėžimą ant spintelės – tai užrašome. Jei neparašysite, vėliau teigsite, kad mes tai padarėme, o mes galime atmesti. Turėkite pasiruošę rašikštį.

Ar galima užsakyti montavimo darbus ten?

Taip, mes turime partnerių Vokietijoje arba galime vežti mūsų meistrus. Bet tai kainuoja, nes jie turi sugrįžti atgal (arba jiems reikia apgyvendinti). Paprasčiau surasti vietinį meistrą, jei reikia tik prikabinti lentyną, bet jei reikia surinkti visą biurą – geriau aptarti su mumis iš anksto.

Kaip elgtis su serverių patalpa?

Jei turite duomenų centrą, reikia specialios temperatūros. Mūsų mašinos nėra šaldomos. Jei reikia vežti serverius trumpam atstumui, tai pavyksta, bet jei tai jautri įranga, gali reikėti kondensatoriaus arba specialios transporto priemonės. Nebijokitės to klausti, mes ne viską žinome apie jūsų IT.

Ar atvežiate atgal tuščias dėžes?

Jei prašote – taip. Bet tai užima vietą, kurią galima užpildyti kitu krovininiu. Todėl dažniausiai dėžės lieka ten, o mes grįžtame tušti. Jei jums jos reikalingos dar kartą, reikia apie tai pasakyti, kad juos neišmestume.

Kas daryti, jei dingsta daiktas?

Tai retai, nutinka, bet įvyksta. Tada turi draudimo įmonė. Pateikiate sąrašą, vertę, ir jie moka. Mes stengiamės nieko neprarasti, bet kartais dėžės gali nukristi arba pavogti (jei mašina neprižiūrėta). Todėl inventorius svarbus.

Kodėl verta rinktis didelę firmą?

Dėl patikimumo. Mažos firmos gali išnykti po pusmeties. Mes čia jau 20 metų. Žinome, ką daryti, jei užeina į duobę Lenkijoje arba jei vokiečiai neleidžia į miestą. Patirtis – tai dalykas, kurio nepirksi pigiai.

Pabaigos mintys

Tiesiog noriu pasakyti – kokiu būdu vykdomas biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją, nėra mokslas, bet jis reikalauja kantrybės. Jei viską suplanuosite gerai, pakavsite kruopščiai ir pasirūpinsite dokumentais, viskas praės sklandžiai. Nerašykite mums vidury nakties, kad reikia važiuoti rytoj, jei norite, kad viskas būtų padaryta tvarkingai. Geriau skambinkite dabar, susitarkime, išsiaiškinkime detales ir padarysime taip, kad jūsų verslis Vokietijoje pradėtų dirbti be nereikalingų trikdžių.