Kokios yra biuro perkraustymo paslaugų į Vokietiją galimybės?

Sėdiu čia prie savo stalo ir galvoju, kiek kartų per šiuos dvidešimt metų mačiau tą pačią sceną. Vadovas su raukšlėta kaktą, pilna salė dėžių ir panika, kad rytoj viskas turi būti Berlyne. Biuro perkraustymas nėra tik baldų išnešimas, tai visa logistika, kurioje viena klaida gali brangiai kainuoti. Biuro perkraustymo paslaugų į Vokietiją galimybės šiuo metu yra gana placios, bet ne visos įmonės sugeba tai užtikrinti taip, kad klientas negultų į depresiją. Reikia ne tik sunkvežimio, bet ir supratimo, kaip veikia dokumentai, kaip elgtis su IT įranga ir kodėl Vokietijoje viskas taip griežtai reglamentuota. Tiesiog nupirkti bilietą nėra sprendimas, reikia plano, o aš parodysiu, kas iš tikrųjų vyksta užkulisiuose.

Ką reikia žinoti prieš pradedant (ir kodėl visada kažką pamirštate)

Kiek laiko užtrunka viskas suplanuoti?

Žmonės visada skambina vėlai. Paskambina prieš savaitę ir klausia, ar galima šiandien. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja laiko, bent jau dvi savaites geriausiai, nors idealu – mėnuo. Reikia užsakyti keltuvus, surasti vairuotojus, kurie turi leidimus dirbti ES, ir viską suderinti su grafiku. Jei skambinate paskutinę minutę, kainos šoka į dangų, nes tenka brauti kitus darbus. Vokietijai reikalingi ir geresni planai, nes jie mėgsta tvarką, o ne mūsiškių „kažkaip išsivers“.

Ar tikrai reikia tarpininko ar galima tiesiog išsinuomoti sunkvežimį?

Galite ir tiesiog nuomotis, jei norite problemų. Biuro perkraustymo paslaugų į Vokietiją galimybės tame, kad pasitelkiate profesionalus, kurie žino, ką daryti, jei sugenda sunkvežimis ar jei sulaiko muitinėje. Pats nuoma sunkvežimio atrodo pigiau, bet kai pradėsite skaičiuoti savo darbuotojų laiką, kurį praleisite nešdamis dėžes, ir galimą žalą baldams, tai tampa absurdišku. Be to, ar jūsų vairuotojas žino, kur Vokietijoje galima statyti mašiną, o kur ne? Muitinės taisyklės pasikeitė (paskutinį kartą tikrinau, buvo daug naujienų), ir be žinių ten tiesiog nepraeisite.

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Sąrašas ilgas. CMR konosamentas tai tik pradžia. Reikės pakavimo sąrašo (packing list), kuris turi būti tikslus, kitaip muitininkai suguls ant daiktų. Jei vežate naują techniką, reikės PVM deklaracijų, o jei naudotą – galima panaudoti T2L dokumentą arba paprastą sandorio patvirtinimą, kad nereikėtų mokėti muito. Vokietijos muitinė labai griežta, jei dokumentuose nėra tvarkos, jie gali uždaryti mašiną ir laikyti ją dienomis, o tai kainuoja pinigus. Dar vienas dalykas – draudimas, privalėkite turėti dokumentus rankose.

Ar imatės mažų biurų, ar tik didelių?

Imamės visko. Nuo dviejų darbuotojų „garage“ tipo biurukų iki penkiasdešimties žmonių atvirų ofisų. Esu matęs viską. Kartais maži perkraustymai yra sudėtingesni, nes tenka viską sudėti į vieną sunkvežimį su kitais krovinais, o dideliems – tai jaupilnas logistikos projektas. Viskas priklauso nuo to, kiek turiit baldų ar ar reikia išmontuoti sistemas. Žinoma, biuro perkraustymo paslaugų į Vokietiją galimybės mažiems verslams yra tokios pat, tik reikia daugiau lankstumo su grafiku.

Ką daryti su kompiuteriais ir serveriais?

IT įranga yra svarbiausia. Negalima tiesiog mesti monitorių į dėžę. Reikia ją pakuoti į specialią putlą, užfiksuoti. Vieną kartą važiavome su viena firma, kurioje IT žmogus užsimiršo išjungti vieną serverį ir jis važiavo įjungtas visą kelią iki Fišbachau. Vėliau jis nebeužsileido, buvo nedaug trūko, kad mums tektų mokėti už naują. Geriausia, jei patys IT žmoniai padeda supakuoti ir pažymi dėžes, o mes tik pristatome į vietą saugiai. Jei ne, mes turime savo žmones, kurie supranta, kad tai ne paprasti „geležonės“.

Ar padedate išmontuoti ir vėl sumontuoti baldus?

Žinoma, neįsivaizduojame, kad jūsų vadybininkai suks atsuktuvais. Turime savo komandą, kuri atvyksta iš anksto, išrenka stalus, atskiria stalviršius. Vokietijoje dažnai reikia surinkti visą atgal, kad atrodytų kaip nauja. Problema būna su senais baldais, kurių varžtai jau „įgrūdę“ – tada prasideda cirkas su grąžtų, bet kažkaip visada išeina. Nėra tobulų baldų, yra tik geri meistrai. Pas mus tokie yra, bet jei baldai sugulę ant grindų, už tai neatsakome.

Pinigai, kainos ir nemaloniai pokalbiai

Kaip susiformuoja kaina?

Kainos formulė paprasta: kilogramai arba kūbiniai metrai, atstumas ir papildomi darbai. Bet čia tik teorija. Praktikoje biuro perkraustymo paslaugų į Vokietiją galimybės kainuoja labiau dėl degalų ir darbo jėgos trūkumo. Jei reikia keltuvo, kuris iškelia baldus pro langą (o Vokietijoje dažnai neišeina įvežti pro duris, nes per siaurus), tai pridės šimtus eurų. Dar prisideda mokestis už uostą, jei reikia kelti, ir mokestis už aplinkosaugą (Umweltplakette), kurį privalo turėti kiekviena mašina įvažiuojanti į miestus.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, bet ji bus didesnė. Jei sutinkame fiksuotą, mes įtraukiame rezervą už netikėtumus. Vieną kartą sutikome fiksuotą, o uoste Bukreste (ne Vokietijoja, bet pavyzdys tas pats) laikėmus 5 dienas dėl streiko. Praradome pinigus. Dabar geriau sakome – kaina nuo... iki... arba valandinis mokestis už darbą. Žinoma, galime pasiūlyti „all in“ variantą, jei matome objektą akimi ir tikrai žinome, ką darome. Bet dažniausiai klientai renkasi vidutinį variantą.

Kokie mokėjimo terminai?

Standartas – 50 procentų avanso, likutį atiduodate, kai baldai stovi Vokietijoje ir viskas tvarkoje. Esu matęs įmonių, kurios nori mokėti po 30 dienų ar net po 60 su sąskaita-faktūra. Atsiprašau, mes nebankas. Mums reikia degalų pinigų kelyje ir užmokesčio vairuotojams. Jei didelė korporacija ir sutinka pasirašyti garantinį raštą, galima ir diskutuoti, bet mažiems ir vidutiniams perkraustymams – tik grynais arba pavedimu iš karto. Nėra ką čia slėpti, pinigai reikalingi dabar, ne po mėnesio.

Ar kainuoja brangiau, jei reikia vežti seifą?

Seifai tai atskira istorija. Žinoti tikslų svorį būtina. Jei mažas seifas – ne problema. Jei didelis, svarbių dokumentų, sveriantis toną – reikia specialios technikos. Vokietijoje dažnai seifai statomi į apačią, bet dabar statant naujus biurus juos nori iškelti į aukštus. Kaina tada būna pagal valandas, nes su tokiu svoriu negali važiuoti greitai. Vieną kartą teko nuimti grindinio plyteles, kad nuleistume seifą – klientas buvo nustebęs, kad mes tai padarėme, bet kitaip būtų neįmanoma.

O jeigu aš noriu vežti ir savo asmeninius daiktus?

Tai gana įprasta. Darbuotojai dažnai prisikrauna savo dėžių su knygomis ar augalais. Čia svarbu tik aiškiai atskirti, kas yra įmonės turtas, o kas asmeninis. Muitinėje gali kilti klausimų, jei atrodys, kad tai prekyba, o ne perkraustymas. Geriausia tuos asmeninius daiktus užrašyti į atskirą sąrašą su maža verte, kad nereiktų mokėti mokesčių. Žinoma, nemokamai tų dėžių nevešime – vietos tame pačiame sunkvežimyje nestoka, bet turi būti susitarta dėl papildomos vietos.

Ar taip, kad kaina gali pasikeisti kelio metu?

Deja, taip. Degalų kaina šuolioja kaip nori. Jei paskambinate ir sakote „kokia kaina šiandien?“, o važiuojame po savaitę, gali būti skirtumas 5–10 procentų. Be to, jei Vokietijoje atsiranda naujų mokesčių už įvažiavimą į miesto centrą (pavyzdžiui, Frankfurtas ar Miunchenas turi savo zonas), tai irgi tenka pridėti prie sąskaitos. Mes stengiamės įspėti iš anksto, bet kartais sužinome tik paties pasienio. Tai ne mūsų kaltė, tai politika.

Techniniai niuansai ir Vokietijos specifika

Ar reikia Maut (kelių mokestis) vairuotojams?

Jei mašina viršija 7,5 tonas, tai Maut Vokietijoje privalomas. Jis įtrauktas į mūsų sąskaitą. Jei važiuojate mažesniu transportu, tai Maut jums ne taip svarbus (nors dabar jie taip bando apmokestinti viską, bet dar ne visur). Mūsų vairuotojai turi „On-Board Unit“ įrenginius, kurie automatiškai moka mokestį už pravažiuotus atstumus. Jums nereikia rūpintis dėžėmis su mokestimis degalinėse, tai visa sutvarkyta sistemoje. Viskas vyksta elektroniniu būdu, be popieriaus.

Kaip su parkavimu Vokietijos miestuose?

Čia yra siaubas. Vokietijos policija ir vietiniai gyventojai labai greitai skambina, jei sunkvežimis stovi kur negalima. Reikia iš anksto gauti leidimą stovėjimui (Halteerlaubnis). Prieš perkraustymą mes jums siunčiame formą, kurią jūs einate į当地 miesto savivaldybę (Ordnungsamt) ir gaunate leidimą. Be to dokumento – bauda nuo 35 eurų iki daugiau, ir dar gali atbraukti mašiną. Vieną kartą teko brauti mašiną iš gatvės Hanoveryje, nes klientas pamiršo gauti leidimą. Nepatikimas dalykas, tiesiog nepatikamas.

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Ne visi. Tiesa sakant, dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai arba „rusiškai-vokiškai“ mieliu, kurį suprunta krovinininkai. Bet su pareigūnais (polizei, customs) dažniausiai susitvarkome telefonu, mes esame lietuviškoje biuro pusėje. Jei reikia kalbėtis su klientu vietos, vairuotojas paskambina mums, o mes – jums. Taip pat veikia ir atvirkščiai. Nebijokite kalbos barjero, logistikoje svarbiausia suprasti adresą ir numerį. O jei reikia sudėtingesnių dalykų, mes visada pasirūpiname vertėju arba paaiškinimu pačiuose sunkiausiuose momentuose.

Ar įmanoma vežti pavojingus krovinius (chemija, dažai)?

Biure dažnai būna valymo priemonių ar dažų sandėliukas. Jei tai tik kelios pakuotės, paprastai ne problema, jei jos tinkamai uždarytos. Bet jei turite statybines chemijas ar degias medžiagas, reikia ADR dokumento ir specialaus transporto. Vokietija yra labai jautri dėl aplinkosaugos, jei nutekės kažkas blogo, baudos milžiniškos. Geriau iš anksto pasakykite, kas ten yra, o ne paslėpsite po stalviršiumi. Vieną kartą radome dėžę su benzinu, niekas neįspėjo – galėjo baigtis labai blogai.

Kaip elgtis su biuro augalais?

Augalai – tai gyvos būtybės. Vokietija turi griežtas fitosanitarines taisykles. Negalima vežti dirvožemio su augalais, jei nėra sertifikato. Dažniausiai patartina išpilti žemę, nuplauti šaknis ir supakuoti į plastikines maišus. Jei augalai dideli, reikia stovų. Žiema tai pavojinga, nes vairuotojai gali neįjungti šildymo visą naktį (norint taupyti), ir augalai užšąla. Mes primygtinai rekomenduojame pasirūpinti augalais atskirai arba draudžiame vežti labai brangius, nebent sutikite mokėti už specialią temperatūros kontrolę.

O jeigu reikia laikinai sandėlio Vokietijoje?

Tai dažna situacija. Naujas biuras dar nebaigtas remontuoti, o seną reikia išleisti. Mes turime partnerių, kurie turi sandėlius Miunchene, Berlyne, Hamburge. Biuro perkraustymo paslaugų į Vokietiją galimybės apima ir laikiną sandėliavimą. Kaina nėra maža, Vokietijoje vietos brangios, bet saugumas garantuotas. Galima laikyti savaitę, galba mėnesį. Svarbu tik padaryti inventorių įėjimo metu, kad vėliau nebūtų ginčų, kur dingo tas stalas ar kompiuteris. Mes viską užfiksuojame vaizdo arba raštu.

Problemos, kurios iškyla (ir kaip jas išspręsti)

Kas daro, jei sugenda sunkvežimis?

Tai blogiausias scenarijus. Tada skambinama techninei pagalbai, ir jei negali sutaisyti, mes išsiunčiame kitą sunkvežimį su pagalba. Jūsų krovinys gali šiek tiek pavėluoti. Tokiu atveju mes prisiimame atsakomybę, bet kartais tai ne nuo mūsų priklauso – gali būti avarija kelyje arba griūtis. Geriausia turėti planą B, jei dalykai labai skubūs. Per 20 metų buvo tik 2-3 tokie atvejai, bet jie įvyko. Vairuotojai žino, kad reikia žiūrėti po kapotu, bet technika yra technika.

Ar dažnai gadinate daiktus?

Drąsiai sakau – retai. Mes turime gerą draudimą ir atsakingus vairuotojus. Bet esu matęs, kaip viena kitų firma numetė „Herman Miller“ kėdę iš trečio aukšto (neįsivaizduoju, kaip jie to padarė). Mūsų atveju jei nutinka įbrėžimas, mes jį arba pašaliname, arba atsilyginame. Bet pasidarykite nuotraukas prieš kraunant! Vienas klientas bandė įteisinti seną sulaužytą spintą kaip mūsų kaltę. Ačiū Dievui, buvome pasidarę nuotraukas įkrovos metu, todėl teismo ieškinys buvo atmestas. Nuotraukos – jūsų draugas.

Ar vairuotojai gali dirbti savaitgaliais?

Galime, bet už tai reikia papildomai mokėti. Vokietijoje savaitgaliais ir šventinėmis draudžiama vykdyti tam tikrus darbus, ypač jei reikia triukšmo. Jei reikia iškrauti biurą sekmadienį Miuncheno centre, gausite baudą už triukšmą ir galite sąstoti su vietiniais gyventojais. Geriausia planuoti darbo dienomis. Jei labai skubia, stengiamės gauti leidimą, bet tai brangu ir sudėtinga. Dažniausiai vairuotojai tiesiog laukia pirmadienio ryto, kol vėl prasideda darbo laikas.

Ką daryti, jei klientas Vokietijoje nėra, kai atvykstate?

Tai problema. Vairuotojas negali laukti amžinai, jo laikas yra pinigai. Jei nėra kas priimti krovinio, mes bandome susisiekti su jumis, o jei neina – krovinius vežame į sandėlį pas mus arba pas partnerius. Tuomet jums tenka mokėti už sandėliavimą ir antrąjį pristatymą. Būtinai palikite kontaktinį asmenį, kuris turi raktus nuo patalpų. Nėra nieko blogiau, nei stovėti prie uždarų durų Frankfurte ir nežinoti, ką daryti. Ir ne, vairuotojas negali tiesiog palikti dėžių lauke.

Ar dažnai pasitaiko vėlavimų?

Vokietijos keliai geri, bet užguliami. Vieną kartą strigome 4 valandas dėl eismo įvykio A9 autostradoje. Nieko negalima padaryti, tiesiog lauki. Stengiamės informuoti klientus iš anksto, jei matome, kad vėluosime. Gerai, kad dabar yra GPS ir mobilūs telefonai. Anksčiau (prieš 15 metų) tekdavo spėlioti. Dabar visai kitaip, bet vėlavimai vis dar yra dalis mūsų gyvenimo. Jei jums labai svarbu, kad būtų lygiai 10:00 val, geriau nurodykite 8:00 val, su rezervu.

O jeigu aš noriu vežti tik keletą dėžių, ne pilną biurą?

Tuomet tai vadinama daliniu krovininiu (partial load). Biuro perkraustymo paslaugų į Vokietiją galimybės apima ir tai. Mes surinkime jūsų dėžes su kitų klientų krovinais ir vežame. Tai pigiau, bet ilgiau, nes reikia surinkti pilną mašiną arba surasti maršrutą. Jei skubite, geriau mokėti už pilną sunkvežimį, net jei jis tuščias pusę. Bet jei laiko nėra, tai puikus variantas taupyti. Svarbu tik, kad dėžės būtų tvirtos, nes jas gali perkrauti kitų daiktų viršuje.

Dokumentacija ir teisiniai dalykai (nuobodžiausia, bet svarbiausia)

Ar reikia T2L dokumento?

Jei vežate naudotą įrangą, kurią buvote nupirkę ES viduje, T2L (tikrodėlis, kad prekės yra ES statuso) gali padėti išvengti PVM mokesčio vokiškai pusei. Bet dažniausiai pakanka sandorio sutarties arba senų sąskaitų. Vokietijos muitinė dažnai klausia, iš kur tai turite. Jei negalite parodyti, gali priskaičiuoti importo mokestį. Geriausia pasirūpinti šiais popieriais iš anksto, o ne ieškoti jų paties pasienio poste, kur visi nervingi.

Kaip elgtis su asmeniniais duomenimis (GDPR)?

Tai dabra labai „in“. Biure daug duomenų. Mes pasirašome slaptumo (NDA) sutartis, jei reikia. Mūsų vairuotojai neturi teisės skaityti jūsų popierių ar žiūrėti į monitorius. Žinoma, kas vyksta kelyje – nežinau, bet formaliai visi supranta atsakomybę. Jei dėžė su pavojingais dokumentais dingsta, tai didelė bėda, todėl tokius daiktus rekomenduoju vežti su savimi (jei įmanoma) arba užrakintame seife sunkvežimyje. Geriau būti per daug atsargiam, nei gailėtis vėliau.

Ar galite pateikti sąskaitą-faktūra su Vokietijos PVM kodu?

Taip, mūsų įmonė turi PVM mokėtojo kodą ir galime išduoti sąskaitas su PVM 0%, jei pateikiate jūsų Vokietijos PVM kodą. Tai vadinasi „intra-Community supply“. Labai svarbu, kad kodas būtų galiojantis, prieš tai patikriname VIES sistemoje. Jei kodas netinka, privalome PVM pridėti pagal Lietuvos tarifą (21%), o jums tada teks prašyti grąžinimo iš savo finansų. Geriau iš karo viską sutvarkyti teisingai, kad būtų mažiau galvos skausmo abiem pusėms.

Kas daryti, jei Vokietijoje reikia atliekti remontą prieš įsikraunant?

Mes ne remonto komanda, bet mes galime atvežti statybinę medžiagą. Jei reikia išnešti laužą iš seno biuro, tai taip pat padarome (už papildomą mokestį, nes laužas neįeina į standartinę kainą). Vokietija turi griežtas taisykles šiukšlių atliekoms, negalima tiesiog numesti visko į konteinerį mieste. Reikia vežti į specialią aikštelę. Mes žinome, kur tokių yra ir už kiek. Taigi, jei reikia išvalyti vietą – paprašykite, susitarsime.

Ar draudžiate kurtos bylos (claimus)?

Jei nutiko žala, turite 7 dienas (arba 14, priklauso nuo sutarties) pateikti pretenziją raštu. Turi būti nuotraukos, pažeidimo aprašymas. Mes tą perduodame draudikui. Jei viskas tvarkoje, jums sumokės. Jei laukote per ilgai, draudikas gali atmesti. Vieną kartą klientas skambino po mėnesio, kad sugedo kompiuteris. Kaip mes galime žinoti, kad jis nekritė paties biure? Todėl būkite greiti. Turime gerą draudimo įmonę, dirbančią tarptautiniu mastu, tad su išmokomis dažniausiai nėra bėdų.

Pabaigos mintys ir praktiniai patarimai

Ar verta rinktis brangesnę įmonę?

Žinau, kaina visada svarbu. Bet tarkime taip – jei pasirinksite pigiausią, gali gautis taip, kad jūsų baldai atvyks vėluoti, sulaužyti, o vairuotojas bus nusivęęs. Biuro perkraustymo paslaugų į Vokietiją galimybės yra tobulos tik tada, kai įmonė turi patirties. Užsidirbęs šioje srityje 20 metų galiu pasakyti: pigu dažnai tampa brangu. Geriau sumokėti šimtu eurų daugiau už ramybę ir garantiją, nei skambinti vairuotojui naktį, klausti, kur jis yra.

Kaip pasiruošti geriausiai?

Suskaičiuokite savo daiktus. Nufotografuokite. Sudarykite sąrašą. Pažymėkite dėžes. Jei turite labai brangių dalykų, pasakykite iš anksto. Ir svarbiausia – pasitarkite su mūsų vadovu prieš kelias savaites. Mes neįsivaizduojame darbo be komunikacijos. Kuo daugiau sužinome apie jūsų būtinybes, tuo mažiau streso bus paties perkraustimo dieną. Vokietija mėgsta planus, o mėgstame laimingus klientus.

Galite patarti apie perkraustymo datą?

Venkite pradžios ir pabaigos mėnesio, bei penktadienių. Tada visi keliauja, kainos aukštos, o eismas sunkus. Geriausia antradienis ar trečiadienis viduryje mėnesio. Žinoma, jei jums nuomininkas spaudžia, tai tenka judėti ką padaryti, bet jei turite laisvę rinktis – pasirinkite ramų laiką. Taip padėsite ir sau, ir mums, ir vairuotojams, kurie mieliau važiuoja, kai kelyje mažiau mašinų.

Ar dar ką nors pamiršau paminėti?

Galbūt tai, kad reikia pasirūpinti nauju biuru – ar jame yra liftas? Ar įleidžia sunkvežimį? Vieną kartą važiavome į vieną dangoraižių, kur liftas neįleidė ilgos dėžės. Teko nešti rankomis 5 aukštus. Klientas nebuvo patenkintas, mes taip pat. Taigi, patikrinkite objektą iš anksto. Tai mažiausiai, ką galite padaryti.

Kaip susisiekti su jumis, jei kyla klausimų?

Tiesiog skambinkite arba rašykite. Mes nešiojame telefonus net ir savaitgaliais (nors atsakome ne visada iš karto). Geriau parašyti žinutę su nuotrauka, klausiant „ką daryti?“. Mums patinka spręsti problemas. Geriau, kad mes pasakytume, kaip supakuoti serverį, nei jūs bandytumete tai daryti su keptuvėmis.

Išvada

Galiausiai, viskas susumavė į vieną paprastą tiesą: biuro perkraustymas į Vokietiją yra sudėtingas, bet įveikiamas iššūkis. Biuro perkraustymo paslaugų į Vokietiją galimybės leidžia jums perkelti verslą be didelių problemų, jei tik pasitikiate profesionalais. Niekas nesako, kad nebus streso, bet su gera komanda jis tampa minimalus. Svarbiausia – nebijoti klausti, reikalauti dokumentų ir tikrinti dalykus. Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti vieną: gerai suplanuotas perkraustymas yra pusė sėkmės. Likusią pusę padarys vairuotojai ir šiek tiek sėkmės kelyje.