Kokios paslaugos teikiamos biurų perkraustymo procesui Vokietijoje: kas tikrai bus atliekama

Dirbęs šioje srityje beveik dvidešimt ketverius metus, mačiau viską – nuo puikių, lyg laikrodžiu veikiančių procesų iki tokių katastrofų, kai norisi tiesiog paslysti pro grindis ir niekam nematant. Perkrausti biurą Vokietijoje nėra tas pats kas nuvežti sofą iš Vilniaus į Kauną. Čia tikrai kita lyga. Dažnai klientai klausia, kokios paslaugos teikiamos biurų perkraustymo procesui Vokietijoje, tikėdamiesi, kad atsakysu "pakuojam ir vežam". Bet realybėje yra daugiau niuansų – nuo biuro buhalterijos paruošimo iki vokiško "Umzug" pranešimo formų pildymo. Tiesą sakant, be galo daug smulkmenų, kurios gali padaryti gyvenimą skausmingą, jei apie jas nezinot. Ilgai svarstiau, nuo ko pradėti, kad neliktum su tuščiais rankomis prieš pat pervežimą.

Pagrindiniai fiziniai darbai ir pakavimo procesas

Kas įeina į tą "standartinį" perkraustymą?

Tai dažniausiai kyla kaip pirmasis klausimas. Žmonės nori tikslumo, o aš turiu sakyti, kad standartinių dalykų nėra – kiekvienas biuras savas. Bet paprastai tai įtraukia baldų išmontavimą (jei tai įmanoma), visų turtų įdėjimą į dėžes, transportavimą į naująją vietą ir ten montavimą atgal. Dar pridedame dėžių išnešimą, bet tik tada, jei sutarta. Vakar kalbėjau su viena firma iš Hamburgo, jiems teko prisipažinti, kad "standartas" jiems reiškė tik vežimą, o visą kitą klientas darė pats. Žinoma, mes dirbame kitaip, bet visada reikia klausti "o kaip su...?".

Kas su tais vokiškais dėžėmis – ar jūs tiekiate?

Taip, tiekiame. Vokietijoje labai populiariosios šios "Umzugskartons" – dėžės, kurios atlaiko daugiau nei jūsų nugarą. Atvežame jas iš anksto (paprastai savaitę - dvi prieš), kad spėjot susirūpinti dokumentais. Kainos, žinoma, auga, kartą net 40 proc. brango per mėnesį dėl popieriaus trūkumo, bet vis gi geriau pirkti pas mus, negu gaudyti ką nors iš parduotuvės, kas išsirugs po 10 kilogramų knygų. O taip, už dėžes reikia mokėti atskirai, nebent suderėsime kompleksinę kainą, tada galiu nuleisti.

Ar jūsų komanda pakuoja dokumentus ar tai mūsų darbuotojų reikalas?

Tai klausimas apie pasitikėjimą. Esu matęs abiejų variantų. Kai klientai nori pakuoti patys, kad niekas neįsigręžtų į paslaptis, o kai – verkia, kad tik kas nors padėtų. Jei kalbame apie tai, kokios paslaugos teikiamos biurų perkraustymo procesui Vokietijoje, tai pilnas pakavimas įeina į brangesnius paketus. Mes turime vyrų, kurie sukęs tą rankovę. Tie patys vyrai sužino, kur dėti finansiškai svarbius dokumentus ir kur paprastus blankus. Jei pasitiki, duokite mums.

O tuos didelius serverius ar gabenate su mumis?

Tai nebe paprastas baldas. Čia jau reikia specialios technikos. Turiu vieną istoriją iš Miuncheno – bandėme nešti rankomis, nes nebuvo liftų iki techninės patalpos... Niekada daugiau. Dabar naudojame keltuvus ir specialias užrakinamas dėžes (server crates). Labai svarbu, kad IT žmogus būtų šalia, nes mes logistika, ne programinė įranga. Jei serveriai nėra išjungti teisingai, atsakomybės neimsime (nors ir žinau, kad viskas pažais ant kelio). Bet perkraustymas Vokietijoje be IT pagalbos yra beveik neįmanomas šiais laikais.

Ar montuojate ir išmontuojame kompleksines sistemos (pvz., "open space" sienas)?

Zzz... tai varginantis darbas. Tiesą sakant, kai matau tas gipsokartonines pertvaras, man laša nosyje. Taip, darome. Turime savo meistrus, kurie išmontuoja lentynas, partitions ir netgi akustines sistemas. Vienkart Berlyne teko išmontuoti visą "call center" erdvę per naktį, kad ryte jie dirbtų. Išsėmėme visus varžtus ir pasižymėjeme dėžutėse (bent jau taip sakė meistras). Geriau patikrinti dar kartą prieš montavimą ar visos detalės yra vietose, nes vokiškas krumelius susirasti sudėtinga.

Kas nutinka su senais baldais – ar juos išvežiate į sąvartyną?

Šito niekas nenori girdėti papildomai mokėti, bet taip, tai papildoma paslauga. Vokietijoje "Wertstoffhof" (perdirbimo centras) tvarkos griežtos. Negali tiesiog mesti į krūvas. Mes organizuojame išvežimą, jei pasakote "nuo šių stalų norime atsikratyti". Kartais juos galime parduoti kaip naudotus baldus, jei būklė dar tinkama (buvo toks atvejai Štutgarte, klientas net uždirbo). Bet dažniausiai tiesiog vežame į šiukšliadėžę. Už tai imamas mokestis pagal svorį ar tūrį.

Ar reikia, kad mūsų darbuotojai kažką darytų iš anksto?

Prašome, neleiskite jiems nieko daryti. Rimtai. Geriausia, jei niekas nebus padarytas, išskyrus asmeninius daiktus (puodus, augalus, nuotraukas). Matęs esu, kai darbuotojai susuka viską į maišus, o po to "vadybininkas" negali rasti svarbios sutarties tris dienas. Kokios paslaugos teikiamos biurų perkraustymo procesui Vokietijoje, tokios ir bus – jei kas nors bandys iš anksto "pagelbėti", tai tik prailgins procesą. Pasakyk jiems tiesiog gultis rankas ir gerti kavą.

Burokratija, leidimai ir Vokietijos realijos

Ar jūsų įmonė žino, kaip gauti leidimą stovėti gatvėje?

Oh, tai pagrindas. Vokietijoje negali tiesiog sustoti su sunkvežimiu "kur užsigauna". Reikia "Verkehrszeichen" (kelio ženklų) statymo leidimo iš vietinės tarnybos (Ordnungsamt). Mes tai darome. Užsimokuame už ženklus, už statytoją. Jei to nepadarysi, ir policija užpliuš, baudos bus milžiniškos, o sunkvežimis nuvešamas į aikštelę. Dėl to aš visada kabinuosi už galvos, kai kas nors sako "va, ten vieta tuščia, užsuksim". Ne, taip neveikia.

Ar reikia gauti leidimą iš namų savininko (Hausverwaltung)?

Žinoma. Vokiški "Hausmeister" (sarginiai) gali būti didžiausia kliūtis. Jei nepranešite apie perkraustymą raštu (dažnai bent 4-6 savaites iš anksto), jie gali neleisti įvesti sunkvežimio ar net uždaryti kiemą. Ypatingai senosiuose pastatuose Frankfurte ar Miunchene. Mes paruošiame šį pranešimą vokiškai, jis atitinka visus reikalavimus. Nereikia jums tižti su savo "Google Translate" tekstais.

Kas dėl "Gewerbeanmeldung" (verslo registracijos) adreso keitimo?

Mes tiesiog vežame dėžes, teisininkai neesame. Bet... (toliau žiūriu į šoną) manau, kad turėtumėte kreiptis į savo "Steuerberater" (buhalterį). Adreso keitimas registruose yra jūsų pareiga, ne mūsų. Mes galime atvežti dėžę į adresą X, bet jei jūsų įmonė jame dar neužregistruota, tai jau ne mūsų galvos skausmas. Nors esu matęs, kai klientai laukia su dėžėmis kieme, kol "Gewerbeamtas" atidaro... nerekomenduoju.

Ar reikia rūpintis liftu?

Jei yra, tai tiesiog reikia jį užsibrauti. Jei nėra... tada prasideda magija. Turiu omeny tą magiją, kai man reikia rasti 4 vyrus, kurie neš 100 kilogramų stalą 4 aukštus laiptais. Tai papildomai kainuoja (ir ne šiek tiek). Svarbu iš anksto pasakyti apie tai, nes aš nebežinau, kur rasti tiek stiprių vyrų šiandien. Vokietijoje darbuotojų sauga yra aukšta, jei laiptai laiptais be liftų, ten reikia specialių taisyklių laikytis.

Ar galite atvykti savaitgalį ar naktį, kad ne trukdytume verslui?

Galime, bet tai brangu. Vokiškai tai vadinasi "Nachtzuschlag" arba "Wochenendzuschlag". Biuro perkraustymo procesas Vokietijoje nėra pigus, o poilsio dienomis darbuotojai turi gauti didesnes atlyginimus (priklauso nuo kolektyvinės sutarties - Tarifvertrag). Jei verslas negali sustoti, reikia to numatyti biudžete. Tačiau sakau tau, kad sunkvežimis Vokietijoje rytais penktadieniais (arba sekmadienio vakarais) važinėja dažniau, nes taip pigiau išvengti spūsčių. Sudėtinga, bet taip yra.

Ką daryti, jei naujasis biuras dar nebaigtas remontu?

Tai klasika. Vyriškai, ką aš galiu pasakyti... Nustosite lauke? Ne, mes radome sprendimų. Esu net pasamdęs saugotos aikštelės netoliese, kur laikome dėžes 2 savaites, kol baigia mūriuotojai. Tai vadinasi "Lagerung" (sandėliavimas). Kainuoja pinigus, bet geriau taip nei trinti dulkes naujuose kilimuose. Patikrinkite savo rangovą dar kartą, ar tikrai baigs laiku.

Kainos, draudimas ir paslėptos rizikos

Kokios paslaugos teikiamos biurų perkraustymo procesui Vokietijoje yra pigiausios, o kurios brangiausios?

Pigiausia – tai tik transportas ("Nur Transport"). Tu pats pakuoji, tu pats išsineši. Brangiausia – tai "All-Inclusive", su pakavimu, sandėliavimu, montavimu, vadyba ir net "Buero Service" (biuro paslaugomis, t.y. viskas sujungta). Skirtumas gali būti nuo 500 eurų iki 10 000 eurų priklausomai nuo dydžio. Neklausk man, kodėl taip, taip tiesiog yra. Kokia kokybė, tokia ir kaina.

Ar į kainą įeina draudimas?

Pagal Vokietijos įstatymus (Kraftverkehrsrecht), turime bent minimalų draudimą, bet jis dengia labai mažai (paprastai 1 mln. EUR), ir tik tais atvejais, jei mes kalti. Jei tu pats pakelei dėžę "su buvimo vietomis" ir ji atsidūrė ant grindų – tavo problemos. Rekomenduoju "Hausratversicherung" arba specialų perkraustymo draudimą. Kai kurios firmos, mūsų įskaitant, gali pasiūlyti papildomą "Transportversicherung". Verta.

Kodėl viena firma kainuoja 3000, o kita 8000 eurų?

Nes viena turi lenkiškus vairuotojus be lietuviškų kalbos žinių, o kita – profesionalią komandą su vokiška kalba ir instrukcijomis. Žinoma, aš šiek tiek pajuokauju, bet skirtumas yra "Versicherung" (draudimas), "Schadensersatz" (žalos atlyginimas) garantijos ir atsakomybė. Pigiųjų firmų dažnai nesiryžta padengti brangių serverių žalos. Pasirinkimas jūsų, bet aš galiu tik pasakyti, kokiais atvejais aš nebegalėsiu padėti iškęsti.

Ar imamas mokestis už "Stiegenhaus" (laipynas)?

Taip, jei nėra lifto, arba jei liftas per mažas. Tai standartinė praktika. Kiekvienas laiptas, kiekviena aukšto prabaiga skaičiuojama. Taip pat "Tragemeter" (nešimo metrai) – jei sunkvežimis negali važiuoti prie pat durų (pvz., senamiestyje), tenka nešti per 100 metrų. Tai nėra nemokama. Niekas nenori nešti 40 kilogramų dėžės per pusę miesto be papildomo užmokesčio.

O galioja PVM (Mehrwertsteuer) atskaitomas?

Įmonėms, esančioms ES, taip, mes galime išrašyti sąskaitą su 0% PVM (vidinės ES prekybos), jei pateikiate savo PVM kodą. Jei esate fizinis asmuo ar verslas, kuris nėra registruotas PVM mokėtoju Vokietijoje (ar kitoje šalyje), turi pridėti 19% (Vokietijos tarifas). Biuro perkraustymo paslaugos Vokietijoje visada apima mokesčius, tačiau formalumus tvarkome mes tiesiogiai su jūsų buhalteriu. Viskas aišku ir skaidru, be jokių niuansų. (Arba beveik be niuansų).

Kaip mokama – iš karto ar paskui?

Standartiškai – 30% avansas, likę 70% gavus dėžes (prieš išsikraunant iš seno biuro). Taip buvo keletas kartų, kai klientai bandė sėdėti ant pinigų, kai jau viskas buvo atvežta... Pasakykime tiesiog – sunkvežimis taip ir neišvažiuoja iš naujojo biuro, kol sąskaita neapmokėta. Niekada nesakyk "duosiu paskui", tai blogas ženklas.

Nuomininkų ir darbuotojų pasirūpinimas

Ar perkeliate ir darbuotojų asmeninius daiktus?

Tai gana delikatus klausimas. Taip, galime, bet rekomenduoju juos susidėti į atskiras dėžutes. Mes neperžiūrime jų turinio (tik pasirašome, kad dėžė "uždaryta"). Vieną kartą teko pervežti vieno direktoriaus akvariumą su žuvelėmis... Geras dievas, laikiau tu žuvis rankose visą kelionę, kad nenusmigtų. Darbuotojai dažnai baiminasi, kad kažkas dingsta, todėl tik krepšių žymėjimas padeda.

Ar galite padėti su darbo vietų išplanavimu naujame biure?

Mes ne "Büroplaner" (biuro planuotojai), bet patirtis yra. Kartais matau, kur geriau pastatyti stalą, kad ne užimtų vietos. Bet dažniauiai klientas turi savo planą. O jei nėra, galiu tiesiog pašalpint ir pasakyt "dėk šitą čia, o šitą ten". Vokietijos biuruose ergonomika svarbi, todėl gerai, kad jūsų darbuotojai patys pasirinko savo vietas prieš mus atvykstant.

Kaip elgiamės su konfidencialiu informacija?

Glaudiesi širdies ne, o sąžinės. Mes žinome, kad tenka perveži sutartis, HR dokumentus, maybe duomenų laikmenas. Visas dėžes su tokiu turiniu žymime ("Vertraulich") ir padedame į atskirą sunkvežimio dalį arba vėliau įvežame. Niekas nedirba su tuo, kas uždaryta. Pasitikėjumas pagrindas.

Kas dėl to, kad darbuotojai negalėtų dirbti šiandien?

Planuojame viską taip, kad triukšmas būtų minimalus. Jei reikia, dalį dalykų pervežame naktį. Taip pat, jei reikia, galime padėti laikinus stalus (kietas popierius su kojomis), kad darbuotojai galėtų dirbti, kol statomi originalūs. Biuro perkraustymo procesas Vokietijoje yra suplanuotas taip, kad "downtime" būtų kuo mažiau, nors niekada neįmanoma išvengti visiško chaoso bent valandai ar dviem.

Kas, jei kažkas sužeidžia save (darbuotojas ar mūsų vyras)?

Tai baisiausia, kas gali nutikti. Vokiška draudimo sistema "Berufsgenossenschaft" yra griežta. Mes turime visus sertifikatus, mūsų žmonės su saugos avalyne. Jei jūsų darbuotojas užlipa ant dėžės ir nukrenta (nors sakiau neliest!), tai jūsų problema (ir jūsų draudimo). Mes užtikriname, kad mūsų zona būtų atskirta.

Specifinės situacijos ir galutinės smulkmenos

Ar pervežiate augalus? Turiu gan didelį "palmtree" biure.

Augalus taip pat, bet būkite pasiruošę, kad kai kurie gali nukristi dėl šoko ar šalto. Vėl gi, tas Miuncheno atvejis su dideliu fikusu... tiesiog nebuvo vietos inde. Mes pervežėme, bet jis atrodė kaip po karo. Vokiškai tai "Pflanzentransport". Jei labai brangus, geriau, kad atvyktų specialus floristas, o ne mūsų vairuotojas su degaline.

O "safe" ar seifus?

Seifus dažnai reikia ištuštinti. Vienkart teko pervežti pilną seifą... buvo sunku, labai sunku. Net ne kiek svorio, o balansas. Tokiu atveju reikia profesionalių technikų su kranais. Jei tik įmanoma, atidarykite jį prieš mus atvykstant. (Arba bent pasakykite kodą, kad mes patikrintume, ar ten tikrai tuščia, kas kartais nutinka – ką tik girdėjau, kad vienas klientas užmiršo pinigus viduje).

Ar galite paruošti vietą sandėliavimai, jei biuras dar nebaigtas?

Jau kalbėjau apie tai, bet kartais reikia ne tik aikštelės, bet ir sandėlio viduje. Turime partnerių Berlyne, Miunchene, Hamburge. Galime padėti dėžes į saugią patalpą, kur kontroliuojama temperatūra ir drėgmė. Tikrai brangu, bet jei rangovas vėluoja 3 mėnesius, tikrai reikia kur dėti tu kompiuterius.

Kas dėl to, kad vokietiškas metalinis baldas nėra sujungtas su sienomis? (Arba kaip suprasti antraštę)

Klausimas nėra aiškus, bet manau, kad norite klausti apie sisteminio baldo (Systemmöbel) išmontavimą. Taip, mes sugebame tai padaryti, bet jei tai senas "Moller" ar "Wilkhahn", gali prireikti specifinių įrankių (Imbus štiftai). Atsinešame visą savo "Werkzeugkoffer" (įrankių dėžę). Niekada nežinai, ką rasi sienoje.

Ar susitvarkote su elektros instaliacija?

Ne, mes ne elektrikai. Esu matęs, kaip vienas mūsų vyras bandė prijungt monitorių... lai dievas apsaugo. Jei reikia išmontuoti kabelių kanalus (Kabelkanäle) ar ištraukti laidus iš sienų, turime pasitraukti. Tai daro elektrikai. Mes tik nešame tą "gėrį" (kabelius suliptus į dėžes). Pasitikrinkite, ar jūsų IT žmogus supranta skirtumą tarp "plug and play" ir sienos gręžimo.

O galite padėti su "recycling" (perdirbimu)?

Žinoma, jau sakiau apie tai, bet galima daryti tai tvarkingai. Atskiriame metalą, popierių, elektroniką. Vokietijoje labai griežta aplinkosauga. Jei mes panaudosime konteinerius netinkamai, gausime baudą. Todėl viską tvarkome pagal taisykles. Kokios paslaugos teikiamos biurų perkraustymo procesui Vokietijoje, tokios ir atitinka "Grüner Punkt" reikalavimus.

Kas, jei naujasis biuras yra antrame aukšte be lifto, bet su langu (Fenster)?

Čia jau gudrybės. Kartais taip padaryti lengviau nei laiptais. Jei langas didelis, galime užkelti dėžes su keliu (kranas arba liftas pro langą). Taip, taip, veikia ir tokiu būdu. Vienkart taip padarėme Kelne – tiesiog pro ekspozicinį langą užkėlėme visus baldus. Žmonės gatvėje žiūrėjo kaip cirke. Bet efektyvu.

Ar reikia, kad aš būčiau vietoje (prieš) pervežimo metu?

Geriau taip. Bent pirmą valandą. Gal ir reikia nieko nedaryti, bet jei kyla klausimas "į kur statyti tą dėžę su prietaisais?", geriau, kad atsakytum tu. Pasirašymui dokumentams taip pat reikalingas asmuo. Nereikia stovėti ten visą dieną, galit eiti į susirinkimą, bet pradžioje buvimas privalomas.

Kiek laiko iš viso užtrunka?

Nuo pusės dienos iki savaitės. Priklauso nuo to, kiek daugiau yra "chaos" faktoriaus. Mažas biuras (5-10 žmonių) – 1 diena. Didelė korporacija (200+ žmonių) – 2 savaitės (planavimas + vykdymas). Biuro perkraustymas Vokietijoje vykdomas pagal griežtą grafiką, jei kas negerai, mes pranešame iš karto. Nieko nenukrypstant nuo plano (beveik nieko).

Ar jūsų firma kalba vokiškai su namų savininku?

Taip, mūsų vadybininkai Kalbos lygis yra B2 ar aukštesnis. Reikia kalbėti su "Hausverwaltung", kad gautum leidimus. Negaliu siųsti savo vairuotojo, kuris moka tik tris žodžius ("Guten Tag", "Hier", "Danke"). Tai būtų katastrofa. Todėl visą komunikaciją su trečiaisiais asmenims imamės į savo rankas.

Kas yra "Montage" ir kodėl tai kaina brangiau?

"Montage" – tai surinkimas. Išmontavimas yra lengviau, nes kažką reikia sugriauti. Surinkimas reikalauja proto. Žinai, kur turi eiti šis detalė? O šitas? Kartai gamintojas (pvz., IKEA ar "USM Haller") palieka instrukcijas, kurios be vertimo sunkiai suprantamos. Už tai, kad mums sekasi suprasti tas instrukcijas, ir imamas užmokestis.

O galite duoti nuomojamiems stalų, kol mūsų atvyksta?

Tai vadinama "Möbelverleih". Taip, galime susitvarkyti. Ypatingai, jei jūsų baldai vėluoja (pvz., atplaukia iš Kinijos) arba jei buvo sugadinti pervežimo metu (nors tikimės, kad ne). Galime pasiūlyti pigius sprendimus laikinai. Nėra mūsų pagrindinis verslas, bet esame pasiruošę padėti išsigelbėti.

Kaip galima sumažinti kaštus?

Sumažinti galima tik pats atlikdamas darbus (pakavimas). Kitaip – ne. Galima išvengti "Nachtzuschlag" (nakties papildomų mokesčių) arba nenuvykti per šventes. Be to, jei turite aišků planą (kur kas eina), mums nereikės laukti, kol jūs nuspręstate. Laikas = pinigai. Taigi, pasirūpink planu anksčiau.

Ar jūsų įmonė turi atsiliepimų (References)?

Turiu, bet jie... (turiu pamiršti vieną, kur klientas buvo nepatenkintas dėl gėlių). Taip, turiu daug gerų atsiliepimų iš firmų Berlyne, Leipcige, Frankfurte. Galiu atsiųsti sąrašą jei reikės. Tai duoda pasitikėjimą, kad mes ne "Hustler".

Kodėl aš turėčiau rinktis būtent jūsų kompaniją?

Nes aš čia jau 20 metų ir turiu pilną, pilną kantrybės su vokiška biurokratija (laimei arba ne). Kitos firmos gali būti pigesnės, bet ar jos sugebės išspręsti problemą, jei dings raktai nuo seno biuro (o taip nutinka)? Mes sprendžiame problemas. Kokios paslaugos teikiamos biurų perkraustymo procesui Vokietijoje - tai mūsų kasdienybė.

Išvada

Taigi, kaip matote, tas procesas nėra tiesiog "pakrovėm ir nuvežėm". Vokietija reikalauja tikslumo, draudimo, kalbos žinių ir kantrybės. Kokios paslaugos teikiamos biurų perkraustymo procesui Vokietijoje – tai nuo paprasto dėžių nešimo iki visiško logistinio valdymo, įskaitant biuro įrangą ir duomenų saugumą. Nenuilsnu kartodamas – geriau suplanuoti per daug, negu per mažai, o pasirinkti partnerį, kuris nebijo vokiškų raštų ir "Hausverwaltung". Tada viskas praės sklandžiai (ar bent jau be didelių nelaimių).