Kokie dokumentai reikalingi siuntinių siuntimui į Vokietiją?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir, turiu pripažinti, daugelis klientų vis dar tikisi, kad siuntimas į Vokietiją yra kaip siuntimas į kaimyninį miestelį – pasiėmi ir nuveži. Deja, realybė yra šiek tiek sudėtingesnė, ypač jei kalbame apie prekybinius siuntinius, o ne tiesiog dovaną mamai gyvenančiai Miunchene. Vokietija yra disciplinuota šalis, ir jų muitinė, nors efektyvi, moka gudrau už mūsiškius. Dažnai gaunu klausimą, kas turi būti ant to dėžės arba kokius popierius reikia paduoti vairuotojui. Visi su tuo vargsta, net tie didieji. Taigi, nėra vieno „magiško“ sąrašo, bet yra standartas, kurio reikia laikytis, jei nenorite, kad jūsų kroviniui „užgestų“ šviesoforas prie pat sienos. Kalbėsime apie tai, kas tikrai aktualu 2024-aisis.

Pagrindiniai reikalavimai ir pradžiamokslis

Ar visada reikalingas komercinė sąskaita faktūra?

Be abejo, tai yra pagrindas. Be komercinės sąskaitos faktūros (Commercial Invoice) jums niekur neprašisivažiuosite. Ji turi būti anglų kalba (arba vokiškai, jei mokate), nurodyant tikslią prekių vertę, svorį ir apibūdinimą. Kartais klientai siunčia sąskaitas lietuviškai ir mano, kad tai užteks, bet tada vokiečiams tenka ilgiai dėlioti, kas už ką. Geriau iš karto padaryti taip, kaip priklauso. Sąskaita turi būti pasirašyta ir antspauduota (jei įmonė tai daro). Be šio dokumento nei siuntimo į Vokietiją procesas neprasidės, nei muitinė neleis.

Kas dėl to CMR konosamento?

CMR – tai tarptautinio vežimo konosamentas, ir jis būtinas kiekvienu atveju, kai vežate krovinius keliu. Jame turi būti tiksliai nurodytas siuntėjas, gavėjas ir adresas. Dažnai būna taip, kad klientas sumeta į dėžę penkias skirtingas prekes, o CMR užrašo tiesiog „prekės“ – to daryti negalima, nes muitininkai gali suabejoti. Tą patį CMR turi pasirašyti ir vairuotojas, ir jūs. Jeigu kyla klausimas, kokie dokumentai reikalingi siuntinių siuntimui į Vokietiją sklandžiam eigai, CMR beveik visada yra ant pirmos vietos.

Ar reikia pakavimo sąrašo (Packing List)?

Gaila, tačiau dažnai apie jį pamirštama. Pakavimo sąrašas nėra privalomas kiekvienam mažam siuntiniui, bet jei siunčiate daug prekių ar dėžučių, jis praverčia. Jis padeda greičiau patikrinti, ar viskas atvyko. Vokiškoje muitinėje, jei pamatys didelę siuntą be pakavimo sąrašo, gali tiesiog nuspręsti atidaryti viską ir tikrinti rankiniu būdu. O tai reiškia laiko nuostolius ir papildomus išlaidas. Nerašyčiau, kad tai būtina mirtinai, bet labai pagerina gyvenimą.

Turiu turėti EORI numerį?

Taip, jei vykstate bet kokią eksporto veiklą ES ribose. EORI numeris – tai jūsų asmens/įmonės identifikatorius muitinėje. Jeigu jo neturite, vokiečių kolegos negalės užregistruoti išvykimo deklaracijos. Buvau atvejų, kai siuntėjas manyjo, kad jo įmonės kodas užtenka, bet ne – reikalingas būtent EORI. Jį gaunate per Lietuvos muitinę nemokamai, tai užtruunka keletą dienų. Be šio numerio apie sėkmingą siuntimą į Vokietiją galima užmiršti.

Kas atsitinka, jei sąskaitoje nėra PVM编号o?

Jei siunčiate į kitą įmonę ES viduje, būtinai reikia gavėjo PVM numerio. Be to, mokestis bus priskaičiuotas pagal Vokietijos tarifus, o tai tikrai nenorimas scenarijus. Patikrinkite, ar gavėjo PVM numeris sutampa su šalies kodu (pvz., DE...). Kartais klientai parašo „Vokietija“ tiesiog tekstu, to neužtenka.

Muitinės ir specifinių prekių ypatumai

Ar sunku gauti HS kodus (tarifinius kodus)?

Tai tikrai vienas labiausiai painų dalykų. Kiekviena prekė turi savo kodą, o pagal jį nustatoma mokesčių suma. Dažnai klientai klausia: „Negalite nustatyti patys?“ Žinoma, galime, bet jei mes suklydome, atsakomybė jūsų. Geriausia pasitarti su tiekėju arba pažiūrėti oficialiuose šaltiniuose. Nenaudingai aiškinti muitininkui, kad tai „kažkoks plastikinis daiktas“ – turi būti konkretu. Vokietijos muitinė labai griežtai žiūri į šiuos kodus, nes nuo jų priklauso, kiek pinigų valstybė gaus.

Ką daryti su maisto produktais?

Maistas į Vokietiją – tai atskira tema. Ten reikia ne tik sąskaitos, bet ir sveikatos sertifikatų. Nenoriai imuosi tokių siuntinių, nes viena klaida etiketėje (pvz., nėra vokiško vertimo) ir visa siunta grįžta atgal arba... naudojami kaip šūdas. Ypač jei tai yra gyvūninės kilmės produktai. Tiesiog „sausainės namams“ nebegali būti siunčiamos kaip be muita įeinantis krovinys, jei vertė viršija tam tikrą limitą. Čia reikia labai aiškiai žinoti, kokie dokumentai reikalingi siuntinių siuntimui į Vokietiją, nes maisto atveju tai sudėtingiau.

Ar galiu siųsti alkoholį ar tabaką?

Alkoholis yra labai jautrus daiktas. Jis dažnai yra apmokestinamas akcizu, net jei tai tik mažas dovanų kiekis. Siunčiant alkoholį būtina ypatingai griežtai laikytis pakuotės taisyklių ir deklaruoti tikrąją vertę. Vokietijoje su tuo nesijuokia. Būčiau labai atsargus ir primygtinai patarčiau nedaryti to savarankiškai be tarpininko, kuris supranta tas sudėtingas akcizo ataskaitas.

Kas tie Ex-1 dokumentai?

Ex-1 naudojamas, kai prekės išvyksta iš ES, bet mokesčiai sumokami vėliau – pavyzdžiui, kai prekės keliauja per trečiąją šalį. Jei tiesiog vežate į Vokietiją, jums jo nereikia (nors dabar jie tai keičia, tikriausiai, daugeliu atvejų tai neaktualu). Bet jei klientas sako „mes norim Ex-1“, reiškia, jie nori atidėti mokesčius. Čia be gero brokerio niekur neisivažiuosite, nes dokumentacija turi būti idealiai surinkta.

Ką reiškia „prasta kokybės“ prekės?

Jeigu siunčiate grąžinamus prekes ar defektiškus gaminius, būtina tai pažymėti. Jei sąskaitoje parašysite „naudotos prekės“ su 0 verte, gali kilti įtarimų. Muitinė gala pareikalauti įrodymų, kad jos tikrai blogos (nuotraukų, techninės pažymos). Vieną kartą teko matyti, kaip siunta strigo Hamburge mėnesį, nes klientas negalėjo įrodyti, kodėl siunta tokia pigi.

Praktiniai patarimai ir kasdienybė

Ar reikia draudimo poliso?

Techniškai ne visada. Jei siunčiate kažką už 50 eurų, drasiai galite rizikuoti. Bet jei tai tūkstančius verti komponentai, kodėl neapsidraustumėte? Transportavimo draudimas kainuoja nedaug, bet užtikrina ramybę. Yra daug blogų vežėjų rinkoje, kurie tiesiog dingsta su kroviniu. Geriau turėtų tą popierių. Aš asmeniškai visada patariu jį įsigyti, ypač kai kalbame apie brangų siuntimą į Vokietiją.

Kas dėl gavėjo telefono numero?

Atrodytų paprasta, bet... dažnai nėra. Vokietijoje vairuotojai negali tiesiog įvažiuoti į centrus, ten griežti apribojimai. Jei vairuotojas negali susisiekti su gavėju, siunta gali būti grąžinta kaip „nepavykęs pristatymas“. Parašykite tikrą, veikiantį telefoną. Ir ne lietuvišką (+370), jei ten dirba vokietis – jis gali neatsiliepti.

Ar galiu pačiam pasirašyti dokumentus?

Taip, galite, jei esate juridinis asmuo (įmonė). Fiziniai asmenys taip pat gali siųsti, bet tuomet daiktai laikomi asmeninio naudojimo (jei vertė maža). Jei bandysite fizinis asmuo siųsti 100 porų batų su pažyma „dovana“, tai susms. Muitinė nėra kvaila. Geriau būkite sąžiningi deklaracijoje.

Ką daryti, jei pasikeitė adresas?

Apie tai praneškite iš karto! Jei vairuotojas jau važiuoja į senąjį adresą, o jis netoli, gali pavykti. Jei jau per vėlu, reikės iškrauti ir krauti iš naujo – tai kainuoja. Esu matęs klientus, kurie sako „o aš galvojau, kad jūs žinot“. Ne, mes nežinome, kas jums galvoje. Pasikeitimus reikia siųsti raštu.

Ar svarbu svoris ir matmenys?

Labai. Brangumas apskaičiuojamas pagal tūrį ar svorį – kas didesnis. Jei sąskaitoje parašote, kad sveria 10 kg, o iš tikrųjų 100 kg, vairuotojas gali atsisakyti vežti, nes jam tenka pildyti papildomus dokumentus kelyje, o tai draudžiama. Neteisingi duomenys – tai greitas kelias į problemų šūsnį.

Kodėl reikia nurodyti prekės kilmę?

Jei prekės pagamintos Kinijoje, bet siunčiate iš Lietuvos, tai vis tiek yra importo prekės. Vokietija tai tikrina, nes ten taikomi mokesčiai už prekių kilmę (pvz., anti-dempingo). Nenurodžius kilmės (Made in China / Made in EU), gali būti baudos. Geriau užsirašyti „Made in EU“, jei tikrai taip yra, tai greitina procesą.

Ar galiu siųsti pavogtas prekes?

Tikrai ne. Ir tai ne tik dėl to, kad tai nelegalu. Muitinė turi duomenų bazes. Jei serialinis numeris ar prekės modelis atitinka praneštą apie vagystę, siunta bus konfiskuota, o jums – didžiulės problemos. Nesiųskite pačiam sau į Vokietiją „dingusių“ telefonų, bandydami išvengti mokesčių.

Kas yra „konsignacija“ ir „konsignatas“?

Konsignatorius – tas, kas perduoda prekę vežėjui (siuntėjas), konsignatas – gavėjas. Šie terminai dažnai painiojami. Dokumentuose reikia aiškiai atskirti, kas kas yra. Jei įrašysite vairuotoją kaip konsignatorių, bus kvaila, nes jis tiesiog veža, jis nepriklauso jums nei siuntėjui, nei gavėjui.

Ar reikalingas Power of Attorney (įgaliojimas)?

Jei reikia atlikti muitinės deklaravimas Jūsų vardu, brokeriams reikalingas įgaliojimas. Be jo jie negali padaryti nieko. Užpildykite jį iš anksto. Buvo atvejų, kai siunta stovėjo sienoje tris dienas, tik todėl, kad klientams buvo tingli pasirašyti vieną lapą ir nuskanuoti.

Ką daryti, jei trūksta dokumentų vairuotojui?

Vairuotojai dažnai praranda popierius. Jei taip atsitinka, reikia skubiai siųsti kopijas el. paštu į terminalą arba brokeriui. Būna nervuina, kai vairuotojas skambina ryte ir sako „nieko neturiu“. Tada tenka greitai suktis. Bet dažniausiai elektroninės versijos (e-CMR) dabar išgelbėja situaciją, nors ne visi vairuotojai moka jomis naudotis.

Kaip deklaruoti naudotas mašinos dalis?

Naudotos dalys – tai nuobodu, bet turi būti aiškiai pažymėta „Naudota / Used“. Jei parašysite „Nauja“, o bus rūdžių, bus bauda už melagingą deklaravimą. Tiesa, sakyčiau, Vokietija daugeliu atvejų leidžia vežti naudotas dalis be didelių rūpesčių, jei tai ne pavojingos šiukšlės.

Ar saugu siųsti brangiai elektroniką?

Galima, bet reikia įsidėmėti, kad dauguma vagysčių įvyksta būtent Vokietijoje arba prie jos sienos. Reikia stiprios pakuočių, kurios neatrodo kaip „kas čia yra?“. Ir vėlgi, draudimas. Vokietijoje terminalai saugūs, bet... žinote, kaip būna. Ypač jei tai išmaniųjų telefonų siunta.

Kas su „DO NOT SPLIT“ žyma?

Kai kurios siuntos negali būti skaidomos. Jei dėžėje yra rinkinys, jos negalima atidaryti. Tai turi būti parašyta ant dėžės ir CMR. Jei muitinės darbuotojas pamatys „Do not split“, jis gali nuspręsti patikrinti visą siuntą kitaip arba nuvežti į specialią vietą. Tai gali užtrukti, bet išsaugo prekę.

Ar reikia angliškų ar vokiškų dokumentų?

Angliškai dažniausiai užtenka, visi muitininkai moka anglų kalbą. Bet jei siunčiate į mažą miestelį, kur dirba senas pareigūnas, kurie nemoka angliškai, tada vokiška versija padeda. Aš asmeniškai visada siūlau bent pagrindinius duomenis (prekės pavadinimą) turėti vokiškai. Tai gerai veikia psichologiškai.

Kada reikalingas fizinis pristatymas (Proof of Delivery)?

Jums reikės POD, jei norite gauti apmokėjimą iš banko arba ginčytis dėl pristatymo faktą. Užtenka, kad gavėjas pasirašytu ant terminalo arba vairuotojo planšetės. Nerekomenduoju tik pasitikėti vairuotojo žodžiu, kad jis „numetė prie durų“. Reikalingas raštiškas įrodymas.

Kas dėl pavojingų krovinių (ADR)?

Tai visa kita lyga. Chemija, degiosios medžiagos. Čia reikia specialių leidimų, etiketės (oranžinės), specialaus vairuotojo pažymėjimo. Jei bandysite paslėpti ADR prekę po paprastomis dėžėmis ir susprogs ar nuvys – ne tik prarastysite siuntą, bet ir atsakysite prieš įstatymą. Vokietija ant to stoja ant ausų.

Ar galiu siųsti dokumentus į Vokietiją?

Dokumentus (pavyzdžiui, sutartis, brėžinius) galima siųti kaip paprastą laišką, bet jei jie svarbūs, siunčiate kurjeriu. Jei vertė nulyje, nereikia sąskaitos faktūros, užtenka voko su adresu. Bet nenaudokite dokumentų siuntimo paslaugų, kad pateiktumėte prekes (tai senas triukas, kuris daugiau neveikia).

Ką reiškia „Incoterms“ ir kur juos rašyti?

Tai tiekimo sąlygos (EXW, FOB, DAP ir t.t.). Jos turi būti parašytos sąskaitoje faktūroje. Nustato, kas moka už pristatymą ir kada rizika pereina pirkėjui. Jei nenurodysite, pagal nutylėjimą gali būti taikomos taisyklės, kurios jums netinka. Vokietijos klientai dažnai pageidauja DDP (mokame viską), tačiau tada mums reikia sumokėti jų mokesčius.

Kodėl taip ilgai trunka muitinės patikra?

Kartais tai užtrunka valandą, kartą dieną. Visko priežastis – „raudona juosta“ (random check). Jei sistemoje kažką ne taip parašėte, automatikai išmes vėliavą. Dirbant su Vokietija, būna, kad jie tikrina labai kruopščiai, ypač jei tai pirmasis jūsų siuntimas į tą konkretų sandėlį. Nervuina, bet su tuo nieko padaryti negalima.

Ar galiu patikrinti dokumentus prieš siuntimą?

Žinoma, tai būtina. Nesiųskite „akimis“, t.y. nepatikrinęs. Vien klaidelė numeriuje gali sustabdyti visą procesą. Daugelis mūsų klientų atsiunčia sąskaitas mums patikrinti prieš važiuojant vairuotojui. Taip sutaupome daug laiko. Geriau praleisti 5 minutes dabar, nei trijų dienų laukimą vėliau.

Kas jei siunta dingė Vokietijos terminalo viduje?

Tai baisiausia situacija, bet ji įvyksta. Tuomet reikia kreiptis į terminalo administratorių. Bet čia svarbu, kad dokumentai būtų tvarkingi – jei CMR duomenys ne sutapo su realybe, terminalas gali sakyti „mes to neėmėme“. Tikras chaosas. Todėl etiketės ant dėžių turi būti užklijuotos tvirtai.

Ar galiu siųsti siuntą „atidėtomis mokėjimomis“ (COD)?

Nerekomenduoju siųsti su atidėtu mokėjimu (Cash on Delivery) į Vokietiją, jei tikrai tikrai tikrate gavėju. Jei jis atsisako priimti prekę arba jo nėra namie, siunta grįžta, o jums tenka mokėti už abiejų krypčių vežimą. Be to, vokiški kurjeriai už tai ima nerealias mokestis.

Ką daryti su šiukšlėmis (waste shipments)?

Tai siaubinga būsena. Šiukšlių siuntimas reikalauja specialios notifikacijos, leidimų ir daug laiko. Nesiųskite „naudotų padangų“ pavadindami jas „tekstilės perdirbimui“. Vokietijoje jie tikrina kasą. Jei suklysite, bus baudos, kurios gali siekti tūkstančius eurų.

Kaip nurodyti gavėjo mokesčių mokėtojo kodą (IOSS)?

Jei prekės mažos vertės (iki 150 eurų) ir parduodate vartotojui, reikalingas IOSS numeris, kad PVM būtų sumokėtas Lietuvoje. Jei nenurodysite, vokiečių paštas ar kurjerius uždels prekę ir pareikalaus mokesčius iš gavėjo, o šis bus piktas. Labai dažna klaida el. prekyboje.

Baigiamosios mintys

Galiausiai, viskas sumažėja to, kad pasirūpinkite popieriais iš anksto. Nėra nieko blogiau nei girdėti vairuotojo rėkimą iš Vokietijos, kad jam nieko neleidžia padaryti. Jei klausote, kokie dokumentai reikalingi siuntinių siuntimui į Vokietiją, atsakymas paprastas – sąskaita, CMR, pakavimo sąrašas ir, tikėtina, kokios nors specifinės licencijos. Nebijokite klausti brokerių patarimo, nes viena klaida sąskaitoje gali kainuoti daugiau nei pati siunta. Gerai pasiruošę – saugiai keliaukite.