Kokie dokumentai reikalingi daiktų siuntimui iš Vokietijos: vadovas iš vidaus

Sveiki, prisijungiau prie pokalbio. Dirbu su pervežimais jau virš dvidešimt metų ir Vokietija yra mano kasdienybė. Žmonės dažnai galvoja, kad tai tikriais priemonėmis įdėti dėžę į sunkvežimį ir važiuoti, bet deja, biurokratija yra ten, kur jos tikriausiai nereikėtų būti. Dažnai klientai klausia, kodėl viskas taip sudėtinga, o aš turiu paaiškinti, be gero „popieriaus“ krovinys gali užstrigti pasienyje arba sandėlyje amžinai. Šiame straipsnyje pasakysiu tiesą be gailesčio – kokie dokumentai reikalingi daiktų siuntimui iš Vokietijos, kad jūsų siunta pasiektų tikslą laiku. Nerašysime čia teisinių šablonų, kalbėsime apie tai, kas vyksta gatvėje ir muitinėje realiame gyvenime.

Pagrindiniai reikalavimai ir pradžia

Ar visada reikia eksporto sąskaitos faktūros?

Tiesiogiai sakant – taip. Be sąskaitos faktūros (Invoice) nėra jokio judėjimo. Tai pagrindinis dokumentas, kuris nurodo, kas siunčia, kas gauna ir kas tai yra. Buvo atvejų, kai vairuotojas važiavo su savo ranka rašytu lapeliu „dėžės su varžtais“, ir tai baigėsi dideliais rūpesčiais muitinėje. Muitininkas nemato rankraščio, jis mato tik standartišką formą. Sąskaitoje būtina nurodyti tikslų prekių kiekį, svorį ir vertę. Jei ten parašysite „detalės“ be paaiškinimo, gali tekti važiuoti atgal.

Ką daryti, jei vokiečių pusės atstovas neleidžia sąskaitos?

Tai klasikiniai „kareivio“ dalykai. Vokietijoje didelės kompanijos turi griežtas vidines tvarkas, ir jos gali atiduoti dokumentus tik į specific el. pašto dėžutę, kurią sunku pasiekti. Jei taip nutinka, reikia spausti savo kontaktinį asmenį. Pasakykite, kad kokie dokumentai reikalingi daiktų siuntimui iš Vokietijos, jūs žinote geriau, ir be šio lapelio sunkvežimis nepajudės iš vietos. Kartais teks žadėti, kad pristatymo terminai bus praleisti, tuomet jie susimąsto.

CMR konsignacinis lapas – ar tai būtina?

CMR tai yra tas didelis, dažniausiai raudonas arba mėlynas lapas, kurį pasirašo vairuotojas. Techniškai, jei siuntate kaip kurjeriu (pvz., DHL, UPS), jo gali ir nebūti, nes jie turi savo vidinius sistemas. Tačiau jei tai krovinių transportas (vilkikas), be CMR niekas nevažiuos. Jis patvirtina sandorį tarp siuntėjo ir vežėjo. Vieną kartą maža įmonė pamiršjo CMR, ir kai atėjo įrodymų laikas dėl sugadinto krovinio, teisme prarado viską. Nepaisykit šio lapelio.

Ar galiu naudoti savo prekių sąrašą vietoj pakavimo sąrašo?

Galite, jei sąskaitoje faktūroje išvardinote kiekvieną detalę. Dažniausiai taip ir daroma. Bet jei siunčiate šimtus dėžučių su varėlių komplektais, o sąskaitoje parašyta tik „komplektas, 100 vnt.“, sandėlininkas arba muitinė gali reikalauti atskiro Packing List (pakavimo sąrašo). Jis padeda greičiau surasti prekę dėžėje. Asmeniškai visada rekomenduoju daryti papildomą sąrašą, jei krovinys sudėtingas.

Ar dokumentai turi būti lietuviškai ar vokiškai?

Geriausiai, jei būtų angliškai, tai yra universalus kalbos standartas. Jei trūksta laiko, vokiškai irgi tinka, ypač jei siunčiate į Lietuvą, mūsų muitininkai supranta. Lietuviškai nebūtina, nebent tai yra vidinės apskaitos dokumentai jums. Jei parašysite lietuviškai olandui ar prancūzui, gali kilti nereikalingų nesusipratimų. Anglų kalba – sausiausias ir saugiausias variantas.

Kiek laiko galioja šie dokumentai?

Dokumentai galioja tik konkretiai siuntai. Juos paruošiate ryte, ir tą dieną jie turi būti panaudoti. Negalite parašyti sąskaitos šiandien, o siųsti po mėnesio – datos neatitiks. Muitinė labai kritikuoja neatitikimus. Esu matęs, kai žmonės bandydavo „išnaudoti“ senas sąskaitas, kad nereikėtų mokėti PVM, tačiau sistema viską sužino. Nesuktykite su datomis, tai pirmasis dalykas, kurį tikrina.

Muitinė, mokesčiai ir biurokratinės kliūtys

Ar reikia mokėti PVM siunčiant iš Vokietijos į Lietuvą?

Jei abiejų šalių įmonės yra PVM mokėtojos, tai taikoma 0 proc. PVM tarimui (vidinis ES rinkas judėjimas). Jums reikės savo ir pirkėjo PVM kodų bei sąskaitos su užrašu „0% VAT intra-community supply“. Jei siunčiate fiziniam asmeniui arba įmonės neturi PVM kodo, tai turėsite mokėti Vokietijos PVM (dažniausiai 19%). Nenukrypkit nuo šios taisyklės, jei nenorite problemų su finansų policija.

Kas yra EX1 arba T1 dokumentas ir kada jis reikalingas?

Tai jau gilesnis lygis. Jis reikalingas, jei prekės iš Vokietijos išvežamos ne į ES šalį, arba jei jos yra ne ES kilmės (pvz., atvežtos iš Kinijos į Vokietiją ir persiunčiamos toliau be muitinės procedūros). T1 tai laikinas importas. Užpildyti šį dokumentą yra niūri darba, o klaidos kainuoja brangiai. Jei nesate tikri, ar jums reikia T1, geriau paklauskite brokerio, kitaip krovininis stovės pasienyje dienas.

Kas daryti, jei prekės vertė nurodyta klaidingai?

Nieko gero. Muitinė turi savo metodus, kaip patikrinti rinkos kainą. Jei už 5000 eurų vertės mašiną parašysite 50 eurų, tai bus laikoma mokesčių vengimu. Gausite baudą ir teismus. Tiesiog rašykite tiesą. Aš kartą mačiau situaciją, kai klientas norėjo taupyti ant muito, parašė mažesnę vertę, o vėliau teismo kaina su baudomis viršijo trijų kartų. Nvertės.

Ar reikia EORI kodo?

Jei vyksta operacijos su trečiosiomis šalimis (ne ES), EORI kodas būtinas. Siunčiant tarp Vokietijos ir Lietuvos (ES viduje), jis paprastai nereikalingas, nebent atliekate specialias muitines procedūras. Geriau jį susirasti iš anksto, jei planuojate didesnę veiklą, užregistruoti yra lengva, o be jo gali sustoti visa eksporto grandinė. (Nors dabar daugelis sistemų jų nebenaudoja ES viduje, bet vis verta turėti omenyje).

Kas nutinka, jei trūksta vieno lapo muitinėje?

Jei trūksta svarbių duomenų, pvz., prekės kilmės sertifikato, krovinys gali būti sulaikytas. Tada jūs turite siųsti dokumentus el. paštu arba faksu (taip, jie vis dar naudoja faksus!). Tai užtrunka laiko. Muitinės taisyklės yra griežtos, ir ne jų problema, kad jūs užmiršote. Geriausia turėti viską paruošta prieš vairuotojo atvykimą.

Ar galiu pats išsiųsti dokumentus ar tai turi daryti vairuotojas?

Dabar daug kas daroma elektroniniu būdu per „EMCS“ ar kitas sistemas. Tačiau jei reikia spausdintinio originalo, jis turi būti pas vairuotoją. Vairuotojas yra tas žmogus, kuris fiziškai perduoda popierius. Negalite tiesiog pasiųsti juos WhatsAppu ir manyti, kad viskas tvarkoje. Muitininkas reikalauja originalų arba oficialiai elektroniniu būdu patvirtintų kopijų.

Specifinės siuntos ir ypatingi atvejai

Kokie dokumentai reikalingi siunčiant transporto priemonę (automobilį)?

Čia viskas yra sudėtingiau. Reikės ne tik sąskaitos, bet ir techninio paso (Fahrzeugbrief), transporto priemonės registracijos sertifikato kopijos. Be to, būtina nurodyti važiuoklės numerį (VIN) ir variklio numerį sąskaitoje faktūroje. Jei šie numeriai nesutaps su tai, kas parašyta dokumentuose, automobilį neįleis į Lietuvą. Dar reikia įrodymo, kad automobilis nekvailina (mvf testas ar panašiai), bet tai jau techninė dalis.

Ar sunkesnėms technikoms reikia ypalingų leidimų?

Kai siunčiate traktorių ar ekskavatorių, gali prireikti specialių leidimų, jei technika yra per didelė ar per sunkėlė standartiniam keliui (nors tai daugiau vairuotojo rūpestis). Bet dokumentų pusėje svarbu, kad technika būtų tinkamai apibūdinta. Kartais reikia deklaracijos, kad technikoje nėra pavojingų medžiagų arbiotojų (pvz., alyvos kuro bakuose). Buvo atvejis, kai ekskavatorius buvo per sunkus tiltui, ir teikdavo dokumentus apie tiltų praeinamumą.

Kaip siųsti pavojingas krovinius (ADR)?

Tai atskira pasaulis. Reikia ADR deklaracijos, kurioje tiksliai nurodoma, ką siunčiate – degalus, chemines medžiagas ar pan. Be to, vairuotojas turi turėti specialius pažymėjimus. Jei bandysite užmaskuoti pavojingą krovinį kaip paprastą, tai ne tik bauda, bet ir baudžiamoji byla. Nemanau, kad verta rizikuoti dėl keleto eurų taupyti.

Ar galima siųsti maisto produktus?

Galima, bet labai sudėtinga. Reikia sanitario veterininių pažymų, sertifikatų, kurie patvirtina kilmę ir kokybę. Paprastas batono siuntimas mums gali atrodyti kaip smulkmena, bet muitinės požiūriu tai potenciali grėsmė. Be to, reikia žinoti, ar gavėjas turi leidimą importuoti maistą. Dažniausiai šias siuntas imasi tik didelės logistikos kompanijos, kurios tka patirties.

Ką daryti su siuntomis, kuriose yra lithium baterijos?

Lithium baterijos – tai nuodingas šuo dabartinėje logistikoje. Jos yra klasifikuojamos kaip pavojingos (9 klasė). Reikia pildyti specialų testinį ataskaitą (MSDS) ir deklaraciją. Jei tiesiog įmesite telefoną su baterija į dėžę be žymėjimo, jį gali tiesiog sugrąžinti atgal arba sunaikinti. Dabar visi labai bijo gaisrų lėktuvuose ir sandėliuose, todėl reikalavimai griežti.

Ar turiu apdrausti siuntą?

Dokumentų prasme, draudimo polisas nėra būtinas siuntos išvežimui, bet jis yra būtinas jūsų ramybei. CMR apima tam tikrą atsakomybę, bet ji labai maža (apie 8-10 SDR/kg). Jei siunčiate brangią elektroniką, geriau pasirašyti papildomą draudimo sutartį. Viena kartą klientas neapsidrąsino, vairuotojas užkliudė tiltą ir viskas virto skradu. Be poliso negavė nieko.

Kokie dokumentai reikalingi grąžinant prekę (garantinis remontas)?

Čia svarbiausia yra RMA (Return Merchandise Authorization) dokumentas arba sutartis su remonto įmone. Be to, reikia užpildyti specialų importo deklaravimą, kad vėliau nebereikėtų mokėti muito ir PVM, kai prekė sugrįžta išremontuota. Jei tiesiog atsiųsite kaip naują prekę, mokėsite mokesčius abiem kryptimis. Labai svarbu sutarti su remonto centru iš anksto.

Problemos, nesusipratimai ir praktiniai patarimai

Kas nutinka, jei vairuotojas praranda dokumentus kelyje?

Tai košmaras. Reikia viską daryti iš naujo – siuntėjas turi paruošti antrinius dokumentus ir nusiųsti juos į vietą. Kartais tai užtrunka dienomis. Ypatinėje situacijoje gali tekti kreiptis į policiją dėl dingimo fakto. Visada palikite sau vienas kopijas. Aš visada sakau vairuotojams – dėžė su popieriais yra svarbesnė už pačią siuntą ( Bent jau jis man taip atrodo).

Ar galima pasirašyti dokumentus už kitą įmonę?

Negalima. Pasirašytas turi būti legalus atstovas. Jei bandysite padirbti parašą, tai pavojinga. Jei reikia, kad kien nors kitas pasirašytų, reikia turėti notarialai patvirtintą įgaliojimą. Daugelis to nežino ir tiesiog pasirašo „už brolio“ kompaniją. Vėliau, kai kyla problemų, niekas nepripažįsta tos atsakomybės.

Kaip elgtis, jei gavėjas atsisako priimti siuntą?

Tai realus dalykas. Tada vairuotojas turi instrukciją – ar grįžti atgal, ar laukti. Dokumentuose šios situacijos iš anksto numatyti negalima, bet reikia susitarti dėl grąžinimo sąskaitos. Pasitaiko, kad vokiečiai siunčia prekę, o lietuviai atsisako, nes nebeatpažįsta užsakymo arba neturi pinigų. Tada susiformuoja mokesčiai už sandėliavimą.

Ar galima keisti adresą siuntos metu?

Galima, bet tai kainuoja. Reikia rašyti pavedimą keleivių, kad jis pakeistų gavėjo duomenis CMR ir sąskaitose. Jei siunta jau pasiekė tarpinį sandėlį, gali tekti mokėti papildomai už perkrovimą arba dokumentų koregavimą. Geriau iš karto tiksliai sužinoti, kur vesite krovinių.

Kodėl kai kurios firmos atsisiko priimti siuntas be sandėlio nuomos sutarties?

Didelės logistikos sistemos yra uždarytos. Jos nedirba su atsitiktiniais žmonėmis. Jei neturite sutarties, jūs esate „pavojingas elementas“. Jie nežino, kas jūs esate ir ką siunčiate. Tai nėra jų bjaurumas, tiesiog saugumo priemonės. Norint professionaliai veikti, reikia turėti pasirašytas sutartis su vežėju arba tarpininku.

Ar visada reikia spausdinti dokumentus ant balto popieriaus?

Techniškai ne, bet taip yra priimtina. Jei atsiunčiate spalvotą kopiją su šiukšlių dėmėmis, gali būti problemų. Profesionalumas matomas iš to, kaip atrodo jūsų dokumentacija. Vokiškas tikslumas reikalauja, kad popierius būtų švarus ir lengvai skaitomas. Nenaudokite senų, sugadintų spausdintuvų.

Kas yra "Proforma Invoice" ir kada ja naudotis?

Proforma sąskaita tai yra preliminari sąskaita, kai prekė dar nebus parduota arba apmokėta. Ji naudojama, kai reikia pateikti dokumentus muitinei, bet galutinė operacija dar neįvyko. Pavyzdžiui, siunčiate demo versiją arba pavyzdį. Muitinė tokią sąskaitą taip pat priima, bet vertė turi būti reali, ne 0 eurų.

Ar turiu nurodyti prekės tarifinį kodą (HS kodas)?

Labai rekomenduojama. Muitinės pareigūnai gali nustatyti jį patys, bet tada jie gali nustatyti didesnį muito tarifą. Jei tiksliai žinote, kas siunčiate, suraskite kodą ir įrašykite į sąskaitą. Tai greitina procesą ir apsaugo nuo nesusipratimų. Ypatingai svarbu, jei prekės yra specifinės (pvz., tekstilė ar chemija).

Kuo skiriasi siuntimas iš Vokietijos į ES ir ne ES šalis?

Skirtumas milžiniškas. Į ES – tai tiesiog judėjimas (tarimas) su PVM kodais. į ne ES (pvz., Šveicariją, Norvegiją) – tai pilnas importas/eksportas su muitine. Ten reikia eksporto deklaracijos iš Vokietijos pusės ir importo deklaracijos gavėjo pusėje. Daugiau dokumentų, daugiau laiko, daugiau galvos skausmo.

Ar galiu siųsti asmeninius daiktus kaip dovaną?

Galite, bet turibūti apibrėžta kaip „dovana“ ir jos vertė negali viršyti tam tikros ribos (pvz., 45 eurų), jei norite išvengti mokesčių. Jei siunčiate 200 eurų vertės televizorių ir parašote „dovana draugui“, tai niekas nepatikės. Muitinė žino šiuos triukus. Geriau tiesiog deklaruoti kaip asmeninį daiktą.

Kiek laiko užtrunka dokumentų paruošimas?

Jei viskas tvarkoje, tai 10-15 minučių. Jei reikia ieškoti tarifinių kodų, rašyti EX1, tai gali užeiti ir valandą. Neskubėkite. Klaida dokumentuje kainuoja daugiau nei valanda laiko. Geriau pasidaryti kavą ir padaryti viską ramiai.

Kas daryti, jei vokiška firma atsiunčia dokumentus vėlai?

Skambinti ir spaudži. Vokiečai tikslūs, bet kartais juose būna per daug procedūrų. Jei dokumentų nėra, vairuotojas tiesiog neduos krovinių. Aš turiu tokij atvejų, kai reikėjo laukti iki ryto, kol „Herr Müller“ atsiųs patvirtintą sąskaitą. Tai dažna problema, tad derėtų įmonių sutartyse numatyti šiuos terminus.

Ar reikia notaro patvirtinimo?

Retai, bet kartais reikia, kai siunčiate brangius daiktus (pvz., auksą, meninius kūrinius) arba kai yra abejonių dėl dokumentų tikrumo. Paprastai prekybai tai nebūtina. Notarinis patvirtinimas brangus ir ilgai trunka, tad vengkite jo, jei tikrai neprivaloma.

Galima naudoti elektroninius parašus ant dokumentų?

Taip, dabar tai yra standartas. PDF su elektroniniu parašu yra visiškai legalus. Svarbu, kad parašas būtų galiojantis ir jį būtų galima patikrinti. Seni laikai, kai viskas turėjo būti mėlyna rašalu, baigiasi (nors kai kurie muitininkai vis dar mėgsta popierių).

Ką daryti, jei svoris dokumentuose ir realybėje nesutampa?

Tai gali būti problema. Jei skirtumas nedidelis (kg ar du), nieko tokio. Jei skirtumas tonos, tai kyla įtarimų, kad galbūt slypi nelegalios prekės. Tiksliau nurodykite svorį. Jei nežinote tiksliai, nurodykite „apytikslis“ (brutto), bet geriau pasverti.

Ar reikia pažymėti, kad prekė yra naudota?

Taip, būtinai. Naudotos prekės turi kitą vertę ir kitus muitinės reikalavimus (pvz., nereikia atitikties sertifikatų kaip naujoms). Jei nepažymėsite, gali būti traktuojama kaip nauja prekė, ir reikės pateikti techninius dokumentus, kurių jūs tikriausiai neturite.

Ar galiu siųsi daiktą dalimis?

Galima, tai vadinama „split shipment“. Tada reikia pateikti atskiras sąskaitas kiekvienai daliai, arba vieną bendrą su pastabomis. Svarbu, kad muitinė suprastų, kad tai yra vienas objektas, padalintas į dalis transportavimui. Priešingu atveju gali mokėti mokesčius už kiekvieną dalį atskirai.

Ar reikia draudžti siuntą visada?

Jau kalbėjau, bet pakartuoju – jei vertinga, taip. Nenaudinga rizikuoti. Logistikoje kasdien kažkas dingsta arba sugenda. Draudimas tai pigiausia ramybė, kurią galite nusipirkti.

Kokie dokumentai reikalingi, jei siunčiate dideles siuntas (projektinės)?

Projektinėms siuntoms reikia detalaus krovinio sąrašo (Packing List), kuris nurodo kiekvieno elemento vietą sunkvežimyje. Be to, gali prireikti specialių leidimų gabenimui. Čia geriau kreiptis į profesionalų, nes klaida gali sustabdyti statybas kitoje šalyje.

Išvada

Galiausiai, kokie dokumentai reikalingi daiktų siuntimui iš Vokietijos, nėra kosminė mokslo sritis, bet reikalauja dėmesio. Sąskaita faktūra, CMR ir tikslūs duomenys yra pagrindas. Nerašykite nieko ką nors, ko nėra, ir nebandykite apgauti sistemos, ji visada laimi. Darbas su Vokietija lengvas, jei viskas tvarkinga, ir baisus, jei trūksta „i“ viršutiniame. Sėkmės keliuose ir stokite problemų su muitinės pareigūnais.