Kokie dokumentai būtini siuntų ir daiktų gabenimui į Vokietiją?

Dirbu jau beveik dvidešimt penkerius metus tarptautinių pervežimų srityje, ir dar neįveikiau to momento, kai viskas vyktų idealiai lygiai, be jokio trikdžio. Vokietija – tai viena rinka, kurioje tvarka (Ordnung) yra religija, bet kas kartą susiduriu su situacijomis, kai klientai atveža vos ne rankraštį, o tada stebisi, kad jų siunta stinga pasienyje. Kasdien gaunu klausimą apie tai, kokie dokumentai būtini siuntų ir daiktų gabenimui į Vokietiją, ir atsakymas niekada nėra vienas žodis. Čia ne tik apie popierių, bet ir apie tai, kaip tą popierių pateikti, kad vokiečių muitininkai nepakeltų rankų aukštyn. Tiesą sakant, dažnai būna, kad viena trūkstama parašė arba neteisingas kodas gali prailginti kelionę ne valandomis, o dienomis, todėl reikia žinoti bent minimalius reikalavimus, kad išvengtumėte nemalonumų.

Pagrindiniai ir būtini siuntos dokumentai

Kas tas CMR ir ar jis visada reikalingas?

CMR kelionių lapas tai yra pagrindas, be kurio sunku įsivaizduoti bet kokį tarptautinį kelių transportą. Jis veikia kaip sutartis tarp siuntėjo, vežėjo ir gavėjo, taip pat patvirtina, kad krovinys buvo priimtas pervežti. Be šio dokumento vairuotojas tiesiog neįvažiuos į Vokietijos teritoriją, nes jis yra pagrindinis įrodymas, kad prekės yra legaliai transportuojamos. Negaliu prisimanti atvejo, kad būtų leista važiuoti be jo, net jei tai mažas siuntelis – jei krovinio svoris viršija tam tikrą ribą (dažniausiai kelių transportu), CMra privalo būti. Dar dažnai žmonės painioja jį su paprasta sąskaita, bet tai visiškai skirtingi dalykai, tad neapsukite.

Ar prekybinė sąskaita-faktūra (Invoice) yra privaloma?

Absoliučiai taip, tai yra vienas svarbiausių dokumentų muitinės deklaravimui. Sąskaitoje turi būti nurodytos tikslios prekių pavadinimų specifikacijos, jų kiekis, vertė (eurais), svoris ir prekių kodai (TN VED kodai), be to, ji turi būti parašyta lietuviškai arba angliškai. Buvau matęs daugybę situacijų, k klientai rašo „įvairios prekės“ arba „buitinė technika“ – tai yra tiesioginis kelias į problemų šaltinį, nes vokiečių muitinė to nepriims. Jei siunčiate dovaną arba pavyzdžius, tai taip pat turi būti pažymėta sąskaitoje, net jei ji yra „0“ vertės, nes muitinė turi žinoti, kodėl prekės keliauja. Nepamirškite nurodyti ir gavėjo bei siuntėjo duomenų, kitaip deklarantas negebės užpildyti eksporto ar importo deklaracijos.

Koks skirtumas tarp proformos ir tikrosios sąskaitos?

Tai klausimas, kurį dažnai gaudavau iš naujų klientų, kurie tik pradedą prekybą. Proforma sąskaita naudojama, kai prekės dar nebuvo parduotos, pavyzdžiui, siunčiate pavyzdžius arba prekes į savo sandėlį Vokietijoje, neįvykdę pardavimo sandorio. Tuo tarpu tikroji prekybinė sąskaita-faktūra reikalinga tada, kai vyksta apmokėjimas už prekes, tai yra galutinis pardavimo įrodymas. Muitinei abu variantai tinka kaip prekių vertės pagrindas, bet svarbu, kad tekstas būtų aiškus – jei tai proforma, tai parašykite „Proforma Invoice“, kad niekas neabejotų. Kartais žmonės tiesiog perveda pinigus ir siunčia sąskaitą el. paštu, bet vairuotojui fiziškai reikia popieriaus (arba spausdintos versijos), kai jį sustabdo pasienio kontrolė.

Pakavimo sąrašas (Packing List) – ar neper daug?

Gali atrodyti, kad tai nereikalingas popierius, ypač jei viskas jau parašyta sąskaitoje, bet patikėkite, Pakavimo sąrašas labai padeda greičiau išspręsti problemas. Jis suteikia detalią informaciją apie tai, kaip prekės supakuotos – kiek dėžių, kiekvienos dėžės svoris, matmenys, antspaudai. Esu matęs, kaip viena didelė siunta buvo sulaikyta Hamburge, nes dėžės svoris neatitiko sąskaitoje nurodyto, ir jei ne būtų buvęs Pakavimo sąrašas, mums tektų viską iškrauti ir perbėgti. Vokietijos muitinė labai mėgsta tikslumą, todėl jei turite 50 dėžių, geriau parašykite, kas yra kiekvienoje (bent grupėmis), nei rašykite „bendra“. Tai sutaupo laiko ir nervų.

Muitinės deklaravimas ir specifiniai reikalavimai

Kas yra EORI numeris ir kodėl jis svarbus?

EORI numeris (Economic Operators Registration and Identification) tai yra toks asmens kodas, bet tik skirtas muitinei, be jo jokia bendrovė negali legaliai deklaruoti krovinių ES šalyse. Jei jūsų įmonė siunčia prekes į Vokietiją, tada šis numeris privalo būti nurodytas eksporto deklaracijoje Lietuvoje, o jei esate Vokietijoje ir importuojate – importo deklaracijoje. Be šio kodo siunta tiesiog „užstrigs“ sistemoje, ir ją nebus galima įforminti, todėl labai svarbu jį gauti anksčiau, nei pradėsite vežti. Asmenims, kurie siunčia nekomercines siuntas, EORI numeris taip pat gali būti reikalingas, jei vertė viršija tam tikras ribas, tačiau ten procesas šiek tiek kitoks, bet apie tai vėliau.

Ar reikalingas EX-1 dokumentas išvykstant iš Lietuvos?

EX-1 tai yra eksporto deklaracijos kopija, kuri patvirtina, kad prekės išvyko iš Lietuvos (arba kitos ES šalies) ir buvo skirtoms trečiajai šaliai (nors Vokietija yra ES, tačiau muitinės procedūros gali skirtis). Jei vykstate į Šveicariją arba Jungtinę Karalystę per Vokietiją, tai būtina, bet jei tiesiog į Vokietiją ES viduje, tai dažniausiai ne, nebent tai yra susiję su mokesčių atžvilgiu (pvz., PVM atostogos). Kartais klientai sumaišo EX-1 su T1 dokumentu, tai skirtingi dalykai – EX-1 yra išvykimo įrodymas, o T1 yra tranzito procedūra. Jei tik keliate per Vokietiją į kitą ne ES šalį, geriau pasirūpinkite tranzito dokumentu iš karto, kad neužstrigtumėte pasienyje.

Kas daryti, jei reikalingas T1 tranzito dokumentas?

T1 dokumentas reikalingas tada, kai prekės keliauja iš vienos vietos į kitą, tačiau muitinės mokesčiai dar nebuvo apmokėti (pavyzdžiui, prekės atvyksta iš JAV į Vokietiją, bet yra deklaruojamos Lietuvoje). Tai leidžia pervežti krovinį be mokesčių mokėjimo iki galutinio tikslo, ir be šio dokumento vokiečių muitinė neleis jums važiuoti toliau. Procesas šiek tiek sudėtingesnis, reikia susisiekti su muitinės brokeriu, kuris užpildytų NCTS procedūrą, bet be to, jei prekės yra iš ne ES šalių, judėti negalima. Buvo atvejų, kai vairuotojai bandydavo važiuoti „savavališkai“ ir jų siuntos buvo konfiskuojamos arba baigdavosi dideliais baudais, tai tikrai ne verta rizikuoti.

Kaip nustatyti teisingą TN VED (taros) kodą?

Tai vienas sudėtingiausių dalykų net ir patyrusiems logistikams, nes kodų tūkstančiai, ir viena neteisinga skaitmenį gali pakeisti mokesčių dydį. TN VED kodas nusako, kas tai yra už prekę, ir jį reikia nurodyti sąskaitoje-faktūroje, todėl geriau pasikonsultuoti su brokeriu arba naudotis oficialiomis paieškos sistemomis. Vokiečiai čia labai griežti – jei kodas neatitinka prekės, jie gali pradėti išsamią patikrą, o tai užtruks šiek tiek ilgiau (nei vieną dieną). Nerašykite kodų „iš galvos“, net jei atrodo, kad tai paprasta „medinė kėdė“, kodas gali būti labai specifinis priklausomai nuo medžiagos ir paskirties.

Ar fiziniai asmenys gali siųsti daiktus be įmonės?

Žinoma, fiziniai asmenys gali siųsti daiktus, pavyzdžiui, kai persikrausto į Vokietiją gyventi arba siunčia dovanas draugams, tačiau čia taip pat egzistuoja tam tikri apribojimai. Jei vertė viršija 45 eurų (dovanoms), gali tekti mokėti importo PVM, o jei siunčiate alkoholį ar tabaką – tai visai kita istorija, ten yra griežtos normos. Be to, reikės asmens dokumento kopijos, kurioje matytųsi adresas, ir dažnai reikia užpildyti specialią formą, patvirtinančią, kad tai nekomercinė siunta. Nepamirškite, kad kai persikeliate gyventi, yra speciali „Transfer of Residence“ procedūra, leidžianti atvežti daiktus be mokesčių, bet tai reikalauja daugiau dokumentų (pvz., registracijos Vokietijoje).

Ar reikia mokesčių atostogų (PVM) dokumentų?

Jei esate Lietuvos įmonė ir siunčiate prekes Vokietijos įmonei, tuomet Jums reikalingas PVM mokesčių atostogų pagrindimas – tai yra tiksli Vokietijos PVM mokėtojo kodas ir galiojanti sąskaita. Be to, reikia patvirtinti, kad prekės išvyko (EX-1 arba transporto dokumentas su parašu), kitaip Lietuvos mokesčių inspekcija gali pareikalauti sumokėti PVM. Situacija pasidaro sudėtingesnė, jei gavėjas yra fizinis asmuo, tuomet PVM mokesčių atostogos taikomos negali būti, todėl viską reikia apmokėti iš karto. Geriau visada patikrinti, ar gavėjo PVM kodas yra galiojantis per VIES sistemą, nes dažnai klientai duoda senus arba neteisingus kodus, o tai sukuria didelių problemų vėliau.

Specifinės situacijos ir problemos

Kaip vežti transporto priemones (automobilius)?

Automobilių gabenimas į Vokietiją turi savo niuansų, būtina techninė pasas, registracijos liudijimas ir draudimo polisas (dar vadinamas „žaliuoju kortele“). Jei automobilis yra naujas (mažiau nei 6 mėn. nuo pagaminimo), tuomet jis laikomas preke ir reikia mokėti PVM ir akcizą Vokietijoje pagal ten esančias normas. Esu matęs, kaip žmonės bandydami sutaupyti ir nurodydyti mažesnę vertę, o vokiečių muitinė tiesiog patikrins „Eurotax“ katalogą ir nustatys realią rinkos vertę. Be to, jei automobilis yra neįregistruotas (pvz., iš JAV), reikės gauti leidimą laikinam naudojimui, kitaip jo neįleis į šalies kelių.

Ar galiu siųsti maisto produktus ar gyvūnus?

Maisto produktų, ypač gyvūninės kilmės, siuntimas yra labai griežtai reguliuojamas, ir čia ne užtenka paprastos sąskaitos. Reikės sanitarinio veterinarijos pažymėjimo, kurį išduoda Valstybinė maisto ir veterinarijos tarnyba, be to, kai kurie produktai (pavyzdžiui, mėsos, pieno) gali būti visiškai draudžiami arba reikalauoti specialių importo leidimų. Gyvūnams reikia mikroschemas (čipas), pasų ir vakcinacijos pažymėjimų, o taisyklės dažnai pasikeičia, todėl visada reikia tikrinti paskutinius reikalavimus. Nerekomenduoju siųti mėsos bandelių draugams dovanų, nes jei sugaus – baudos didelės, o produktus sunaikins vietoje.

Kas daryti, jei siunta dingsta arba sugenda?

Čia pagrindinis dalykas yra draudimas ir CMR draudžiamoji atsakomybė, kuri pagal nutarimus yra apie 8,33 SDR (specialių traukimo teisių) už kilogramą, tai nėra daug, jei vežate brangius daiktus. Būtina iš karto susisiekti su vežėju, padaryti nuotraukas (jei pakuotės pažeistos) ir parašyti pretenziją (protokolas), kitaip gali praeiti terminai ir gauti kompensaciją bus neįmanoma. Kartais atsitinka, kad siunta tiesiog „užkliūna“ sandėlyje, ir tada reikia kantrybės bei dokumentų, kad įrodytumėte, kad ji ten yra. Geriau visada užtikrinti papildomą draudimą (Cargo insurance), ypač jei gabenate elektroniką arba brangų inventorių.

Ar saugu naudoti „pašto“ siuntas verslui?

Naudoti pašto siuntas (pavyzdžiui, LP Express ar DHL) mažoms siuntoms yra patogu, tačiau jei tai yra prekybinis siuntimas, turite žinoti, kad paštas turi savo apribojimų deklaravimo srityje. Dažnai jie gali pareikalauti papildomų duomenų arba sulaikyti siuntą muitinėje, o tą procesą sunku kontroliuoti, nes jie naudoja centralizuotus deklaravimo centrus. Esu girdėjęs istorijų, kai siuntos dingo arba buvo grąžintos atgal, nes trūko vieno parašo ant customo deklaracijos ant dėžutės (CN22 arba CN23 lapelis). Jei verslas, geriau naudoti kurjerines paslaugas, kurios siūlo individualų aptarnavimą ir galimybę greitai pataisyti dokumentus.

Kaip elgtis su pavojingomis medžiagomis (ADR)?

Jei gabenate medžiagas, kurios gali užsidegti, sprogti arba yra toksiškos, tuomet privaloma laikytis ADR sutarties ir turėti visus reikiamus dokumentus – perilaidos lapus, etiketes, specialų įrangą vairuotojui. Be šių dokumentų ne viena sąžininga transporto įmonė nepriims krovinio, nes rizika per didelė, o baudos Vokietijoje už ADR pažeidimus yra astronomiškos. Pats svarbiausia – tiksliai nurodyti UN kodą ir klasę sąskaitoje, nes net jei vairuotojas viską turi, bet dokumentuose klaida, visa eiga sustos.

Ar turiu teisę siųsti prekes „atgal“ (grąžinimas)?

Grąžinimo procedūros taip pat reikalauja dokumentų, ypač jei norite gauti grąžinamąjį PVM arba išvengti mokesčių antrą kartą. Būtina užpildyti specialias grąžinimo formas, o dažnai ir pateikti originalią eksporto sąskaitą, pagal kurią prekės buvo išsiųstos. Be to, reikia aiškiai pažymėti, kad tai yra grąžinimas dėl defekto arba neatitikimo, kitaip muitinė tai gali laikyti nauju importu. Kartais įmonės bando tai padaryti paprasčiausiai siunčiant prekes atgal kaip „dovaną“, bet vokiečių muitinė to nepriims, jei matys, kad tai tas pats sandėlis ir tas pats prekių ženklas.

Kas nutinka, jei vairuotojas neturi dokumentų su savimi?

Tai blogiausias scenarijus, vairuotojas gali būti nušalintas iki tol, kol dokumentai nebus atsiųsti originalu arba patvirtinti elektroniniu būdu. Vokietijos policija ir muitinė dažnai tikrina sunkvežimius tiesiog kelyje, ir jei tenka nėra CMR arba sąskaitos, gali būti paskirta bauda, o siunta sulaikyta. Nesenai vienas klientas skambino panikos, nes vairuotojas „užmiršo“ paimti eksporto deklaraciją, ir teko važiuoti specialiu kurjeriu į kitą miestą, kad pateiktų popierius. Visada patikrinkite, ar vairuotojas tai viską turi rankinėje (arba telefone, jei naudojate e-CMR), prieš išvykdamas.

Smulkmenos, kurios užtikrina sėkmę

Ar dokumentai turi būti angliškai ar vokiškai?

Oficialiai, dokumentai gali būti anglų kalba, tai yra tarptautinis standartas, ir vokiečių muitinės pareigūnai puikiai ją moka. Vokiškai rašyti nebūtina, tačiau jei norite labiau „užtikrinti“ procesą, galite padaryti dvi kalbų versijas, bet dažniausiai tai laiko švaistymas. Svarbiau, kad tekstas būtų aiškus ir be gramatinių klaidų, nebent tai rašote ranka (kažkas dar taip daro). Esu matęs, kai klientai rašė lietuviškai ir tikėjosi, kad kas nors išvers vietą, tačiau tai dažnai baigdavosi ilgu laukimu ir nereikalingais klausimais.

Kokios yra paprastai baudos už neteisingus dokumentus?

Baudos gali būti labai įvairios – nuo kelių šimtų eurų už mažus netikslumus iki kelių tūkstančių už bandymą apgaudinėti muitinę arba vežti draudžiamas prekes. Pavyzdžiui, jei nenurodėte tikrosios prekės vertės, gali būti paskirta bauda, pagrįsta neįmoketais mokesčiais, ir taip pat pridėti palūkanai. Vokietija čia nėra jokia šalta šalis – ji seka užtikrinti, kad biudžetas gautų viską, kas jam priklauso. Geriau šiek tiek sumokėti daugiau mokesčių legaliai, nei mėginti išvengti ir vėliau mokėti baudas, kurios yra dešimt kartų didesnės.

Ar galima viską padaryti elektroniniu būdu?

Taip, šiuolaikinėje logistikoje viskas eina į elektroninę erdvę – NEMS, EMCS, e-CMR, tačiau vis dar egzistuoja vietų, kur reikalingas popierinis „spaudas“. Nors dauguma deklaracijų pateikiamos elektroniniu būdu, vairuotojas vis tiek turi turėti su savo spausdintą eksporto deklaracijos kopiją (EX-1) su MRN kodu. Kai kurios įmonės visiškai perėjo prie skaitmeninių sprendimų, bet Vokietijoje, ypač mažesniuose punktuose, pareigūnas gali paprašyti fizinio popieriaus, todėl geriau būti pasiruošusiam abiem variantam.

Kodėl taip svarbu tiksliai nurodyti svorį?

Atrodytų, keistas klausimas, svoris yra svoris, tačiau muitinėje svoris naudojamas ne tik transportavimui, bet ir apskaitai, o kartais ir mokesčių skaičiavimui (pavyzdžiui, kai nėra vertės). Jei sąskaitoje parašote 1000 kg, o realu yra 1200 kg, tai gali būti įvertinta kaip bandymas slėpti dalį krovinio arba neteisingai deklaruoti. Esu matęs, kaip dėl 50 kg skirtumo buvo pradėtas pilnas krovinio perkrovimas ir patikra, kas užtruko dvi dienas. Svorį geriau matuoti tiksliai ant svarstyklių prieš išvykstant, o ne nuspėti „akimis“.

Kaip pasirūpinti draudimu, jei prekės brangios?

Kaip jau minėjau, standartinis CMR draudimas dengia labai mažą sumą, todėl jei vežate prekių už tūkstančius arba dešimtis tūkstančių eurų, būtina susitarti dėl „All Risk“ draudimo. Toks draudimas padengia daugiau rizikų, įskaitant grobimus, bei didelį savivalio (vadybininko) klaidų skaičių. Nekanka tik pasakyti vairuotojui „būk atsargus“, reikia turėti dokumentą, kuris užtikrina, kad jei kažkas nutiks (o kelyje gali nutikti bet kas), gausite pinigus atgal. Draudimo polisas turi būti paruoštas dar prieš išvykstant, kad jo numeris būtų įrašytas į CMR.

Ar reikia tikrinti gavėjo parengtumą?

Absoliučiai taip, dažnai problema nėra ne dokumentuose, o tame, kad gavėjas Vokietijoje nežino, kad jam reikia kažką daryti (pavyzdžiui, pateikti importo leidimą arba sumokėti mokesčius iš anksto). Prieš išvežant, visada paskambinkite savo kontaktui Vokietijoje ir paklauskite, ar jis paruošęs savo dalį, kitaip siunta gali atvykti ir stovėti sandėlyje (demurrage) kaupiant nemažas sąskaitas už laiką. Buvo atvejis, kai klientas nenurodė telefono numerio, ir mes negalėjome susisiekti, kai muitinė reikalavo papildomų dokumentų – tai baigėsi tuo, kad siunta buvo nusiųsta atgal į Lietuvą gavėjo lėšomis.

Ar verta naudoti tarpininkus (brokerius)?

Jeigu nesate profesionalas ir neturite savo skyriaus, kuris užsiima tuo kasdien, tai tikrai verta, nes bandyti padaryti tai patys gali baigtis nenumaldomai klaidomis. Muitinės brokeriai žino visus niuansus, kodus ir turi prieigą prie sistemų, o jų paslaugos kaina yra maža lyginant su galima bauda arba prarastu laiku. Ypač svarbu turėti brokerį Vokietijoje importo atvejais, nes jis gali operatyviau reaguoji į muitinės užklausas nei jūs, būdamas kitame šalies gale.

Galutiniai patarimai

Ką daryti, jei viskas negerai?

Jei jau įvyko klaida arba siunta sulaikyta, svarbiausia neišsigąsti ir nedaryti spėjimų – geriau iš karto prisipažinti ir bandyti pataisyti dokumentus. Muitinėje dažniausiai geriau įvertina sąžiningą klaidą pripažinimą nei bandymą kažką užslėpti arba suklastoti. Susisiekite su savo brokeriu arba logistikos partneriu ir paprašykite pagalbos, jie jau matė panašias situacijas šimtus kartų ir žino, kaip iš jų išsisukti. Niekada nerašykite neteisingų duomenų vėliau, norint ištaisyti situaciją, tai yra nusikaltimas.

Ar visada reikia sekti naujienas?

Logistika ir muitinės taisyklės keičiasi nuolat, ypač dabar, vykstant įvairiems geopolitiniams pokyčiams (pavyzdžiui, sankcijos arba nauji susitarimai). Rekomenduoju kartais užsukti į muitinės departamento svetaines arba prenumeruoti naujienas iš savo freight forwarder’ių. Viena diena galite vežti prekę be jokio leidimo, o po savaitės jau gali būti reikalaujamas specialus sertifikatas, ir apie tai sužinosite tik tada, kai jūsų krovinį sustabdys.

Galiausiai, noriu pabrėžti, kad nors dokumentai ir atrodo sausi ir nuobodūs, jie yra vienintelis dalykas, kuris užtikrina, kad jūsų verslas veikia sklandžiai. Neteisingai užpildytas popierius gali sugadinti geriausią kliento santykį, tad geriau investuoti laiką į paruošimą iš anksto. Sėkmės kelyje ir tikiuosi, kad jūsų siuntos visada pasieks tikslą laiku, o klausimas, kokie dokumentai būtini siuntų ir daiktų gabenimui į Vokietiją, jums nebekels nerimo.