Kokie dokumentai būtini dalinio krovinio pervežimui į Vokietiją

Sveiki, gyvenime viskas daug paprasčiau, kai turi tvarkingą komandą ir darbotvarkę, tačiau su dokumentais visada būna keblu. Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo idealiai sutvarkytų mapperių iki tokių vokiškų muitinės istorijų, kurias norisi pamiršti. Dauguma klientų man klausia: „Kokie dokumentai būtini dalinio krovinio pervežimui į Vokietiją?“, manydami, kad tai tik keli lapeliai. Tiesą sakant, Vokietija yra griežta, o kai kalbame apie dalinį krovinią (LTL), kur viename sunkvežimyje važiuoja penkių žmonių prekės, klaida vienoje dėžėje gali pristabdyti visą eismą. Štai paprastas, bet nuoširdus vadovas, kas iš tikrųjų reikalinga, kad krovinys atvyktų laiku ir jums nereikėtų mokėti neaiškių baudų.

Pagrindiniai ir būtini dokumentai

Ar CMR sąvadas yra privalomas kiekvienam kartui?

Žinoma, CMR yra tas pagrindinis, kuris viską laiko. Be šio dokumento joks geras vairuotojas nepyks iš aikštelės, nes tai yra ir sutartis, ir draudimas, ir įrodymas, kad prekės buvo priimtos. Kai kurie mano klientai sako, kad „mes sutarome telefonu“, tačiau vokiškose logistikos firmose telefonas nieko nebeveikia, jei įvyk incidentas. CMR turi būti pasirašytas aiškiai, su data, ir svarbiausia – turi sutapti numeriai su ant prekių esančiais etiketėmis. Buvau atvejų, kai vairuotojas užmiršdavo užpildyti vieną lauką, ir tai trukdė iškrauti prekes visai dienai Hamburge, tai nenusiminkite su tuo.

Ką turi turėti prekių sąrašas (Packing List)?

Prekių sąrašas yra svarbiausias dalykas dalinio krovinio atveju. Kai vežate pilną furbą (FTL), tai vienas dalykas, bet kai dalinis – tarkime, trys paletės Kaune ir dvi Klaipėdoje – turi būti tikslus aprašymas. Negalima rašyti tiesiog „įrankiai“ ar „drabužiai“, reikia nurodyti svorį, matmenis ir būklę. Vokiečiai yra labai tikslūs, jei sąraše parašysite „mašinos dalys“ (o tai bus 10 kg), o realiai bus 500 kg, gausite didelę problemą su apmokejimu už papildomą vietą.

Ar sąskaita faktūra (Invoice) turi būti pridėta originalu?

Sąskaita faktūra būtina, ir ji turi būti originali, arba bent jau labai gero kokybės kopija. Nors mes esame ES erdvėje, Vokietijoje griežtai tikrinama, ar prekės atitinka jų vertę, nes tai susiję su PVM mokesčiais. Būna, kad klientai siunčia PDF el. paštu, bet vairuotojas neturi spausdinto varianto. Tai gali sukelti vėlavimą, nes vokiški sandėlininkai mėgsta rankinius popierius. Įsitikinkite, kad sąskaitoje nurodytas teisingas mokėtojo kodas ir adresas, kitaip muitinė sustabdys siuntą.

Kas dar reikalinga vairuotojui?

Vairuotojas turi turėti savo asmens dokumentus, vairuotojo pažymėjimą, CEP kaladėlę. Tai yra pagrindas. Jeigu vairuotojas važiuoja pirmą kartą į Vokietiją, jis gali nežinoti, kad jo darbo laiką kontroliuoja labai griežtai. Turėkite omenyje, kad be šių dokumentų jis ne tik negalės įvažiuoti į terminalą, bet ir gali gauti baudą kelio patikros metu. (Nors dabar daug kas eina skaitmeniniu būdu, bet senas geras popierius visada praverčia).

Ar reikalingas EX-1 dokumentas, jei važiuojame iš Lietuvos?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES šalys, EX-1 (eksporto deklaracija) dažniausiai nereikalingas, tačiau yra išimčių. Jeigu jūsų prekės yra iš trečiosios šalies, pavyzdžiui, iš Baltarusijos ir jos nebuvo muitinės apdorotos Lietuvoje, tai EX-1 būtinas. Dažnai klientai man klausia: „Kodėl aš turiu mokėti už muitinę, jei važiuoju į Vokietiją?“. Aš turiu paaiškinti, kad prekės turi būti „clear“ ES viduje, kitaip jas sustabdys tiesiog prie sienos.

Kas yra TIR dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

TIR dažniau naudojamas, kai keliaujate per trečiąsias šalis arba norite greičiau praeiti sienas. Esant daliniam krovinui, TIR retai kada naudingas, nes jis skirtas užrakintiemis sunkvežimiams. Daliniai kroviniai dažniausiai vyksta be TIR, tad nereikėtų papildomai rūpintis šiuo popieriumi, nebent jūsų logistikos partneris specifiškai to neprašo. Tai daugiau save apsaugantis nei privalomas dalykas ES vidinėms siuntoms.

Ar reikia draudimo poliso?

Draudimas yra kaip duona – geriau turėti ir nereikėti, negu reikėti ir neturėti. Paprastai CMR apima draudimą, tačiau jis labai ribotas (paprastai apie 8,33 SDR/kg). Jei vežate brangius elektrėnius ar vaistažoles, privalote turėti papildomą krovinio draudimą. Aš nemačiau nieko blogesnio, nei kai klientas sako, kad „taip nieko neatsitiks“, o paskui vairuotojas sukelia avariją ir viskas dega. Geriau pridėkite draudimo liudijimą prie kitų dokumentų.

Kaip turi būti pažymėtos prekės?

Žymėjimas yra pusė sėkmės. Kiekviena dėžė ar palete turi turėti etiketę su tuo pačiu numeriu, kuris nurodytas sąraše ir CMR. Vokiškuose terminaluose, kur dirba po šimtą žmonių, jūsų dėžė gali nuklysti į kitą kampą, jei joje nėra aiškaus adreso. Atkreipkite dėmesį į tai, kad etiketės turi būti atsparios drėgmei, nes kartais krovinys laukinamas aikštelėje po lietaus, tai smulkmena, bet svarbi.

Kas dėl kvitų už paslaugas?

Tai jau ne oficialus dokumentas muitinei, bet būtinas jums. Vairuotojas ar ekspeditorius turi duoti kvitą (Waybill), kad gavėjas galėtų įrodinti, jog jis gavo prekes. Paprastai tai pasirašoma ant CMR galinėje dalyje (pristatymo įrodyme). Be to, jeigu mokate už pristatymą iš anksto (prepaid), reikia įsitikinti, kad ši informacija yra užrašyta, kitaip vokiečiai gali reikalauti mokėti iš naujo gavėjui.

Muitinė, specifiniai reikalavimai ir problemos

Ar Vokietijoje ypač daug tikrina dalinius krovinius?

Vokietija yra disciplinuota šalis, jie tikrina viską, kas atrodo įtartai. Jei jūsų krovinys yra dalinis ir sumontuotas ne taip tvarkingai, arba vairuotojas atroding pavargęs, muitininkai gali sustabdyti visą sunkvežimį. Dažniausiai tikrinami kroviniai iš Ukrainos ar Baltarusijos kryptimis, bet mūsų, lietuvių, taip pat nepraleidžia. Geriausia, kai viską turi surašyta aiškiai, tuomet jie net nebežiūri į vidų, tik braukia šviesą.

Kas yra HS kodas ir kodėl jis svarbus?

HS kodas (tarptautinė prekių klasifikacija) yra būtinas sąskaitoje faktūroje. Be jo negalima nustatyti PVM tarifų ar specialiųjų mokesčių. Kartais klientai nežino, kas yra jų prekės kodas, ir rašo kažką panašaus. Vokiška muitinė tada sustabdo siuntą ir laukia, kol tikslinsite. Tai pavėlina pristatymą. Jei nežinai kodą, klausk savo buhalterio arba paieškok internete, nes tai yra pirmas dalykas, kurį ieško muitininkas.

Ar reikia EUR.1 pažymos?

EUR.1 pažyma reikalinga tada, kai norite gauti muitų atleidžiamąjį statusą remiantis susitarimais tarp ES ir kitų šalių. Jei prekės yra kilmės iš Lietuvos ir važiuoja į Vokietiją, tai nereikalinga, nes abi šalys yra ES. Tačiau jeigu prekės atkeliauja iš Norvegijos ar Šveicarijos ir vėlgi važiuoja per Vokietiją, tai be šio lapo gausite tarifinius muitus. Sakyčiau, dauguma paprastų siuntų to nenaudoja, tačiau pramonės sektoriuje – labai dažnai.

Kas vyksta, jei trūksta vieno dokumento?

Tiesiog stovi. Vokietijoje niekas nekalba „galvojimai“, čia taisyklės. Buvau situacijoje, kai trūko vieno mažo sertifikato dėl tekstilės prekių, ir 20 tonų krovinys stovėjo pasienyje tris dienas. Mokėjome už saugojimą, vairuotojo poilsį, viską. Tai brangu pramoga. Todėl visada patikrinkite dokumentus dar prieš išvežant krovinį iš sandėlio, o ne kai vairuotojas jau važiuoja link Berlyno.

Ar galima išsiųsti dokumentus el. paštu vairuotojui?

Taip, šiais laikais dažniausiai taip ir daroma. Vairuotojas turi telefoną ar spausdintuvą kabinoje ir gali atsispausdinti. Bet yra vienas „bet“. Jeigu vairuotojas yra senos kartos ir su technologijomis ne pažįstamas, gali būti bėdų. Aš visada rekomenduoju klientams palikti vieną komplektą popierių pas save ir nufotografuoti ir atsiųsti vairuotojui į „WhatsApp“. Taip bent jau bus rezervinė variacija.

Kaip elgtis su pavojingais krovinais (ADR)?

Jei daliniame krovinio yra nors viena dėžė su pavojingu kroviniu (pvz., dažais ar akumuliatoriais), visą sunkvežimį laikoma pavojingu. Reikalingas ADR sertifikatas, specialios žymėjimai ir pirmosios pagalbos komplektas. Kartais klientai slepia šią informaciją, norėdami pigiau vežti. Tai yra gana kvaila, nes jei patikros metu tai išaiškės – baudos bus astronominės. Nebijokite pasakyti tiesą apie tai, kas vežate.

Ar gavėjas Vokietijoje turi specifinių reikalavimų?

Taip, vokiečiai tau vokiškai (tarkime, kalbos prasme) – jie turi savo standartus, pvz., EPAL paletės turi būti tikros, ne kokių „Rūkalų“ fabrikas gamybos. Jei atvešite netinkamas paletes, gavėjas gali atmesti krovinį arba pridėti papildomus mokesčius už perpakavimą. Be to, dažnai reikalaujama, kad vairuotojas būtų su „gesintuvu“ ir atsarginėmis ratlankiais, nors tai ir nėra dokumentas, bet tai dažnai įrašoma į sutarties sąlygas.

Kas dėl maisto produktų sanitarijos?

Jei vežate maistą ar gyvūnų pašarus, reikalingas sanitarijos pažyma (Veterinarinis sertifikatas). Be jo krovinys bus sunaikintas pasienyje. Vokietija ypač griežtai žiūri į pieno produktus ir mėsą. Negalima tiesiog taip įmesti šaldytos dešros į mašiną su statybinėmis medžiagomis. Tai turi eiti atskiru, švariu transporteriu, su visais sertifikatais.

Ar galima užpildyti CMR angliškai?

Taip, angliškai kalbama visur, tai nėra problema. Vokiškai rašyti nebūtina, nebent jūsų partneris to specifiškai neprašo. Svarbiausia, kad skaičiai būtų tikslūs. Esu matęs, kai lietuviai rašo lietuviškai aprašymus, o vokiečiai nežino, ką tai reiškia, tada tenka versti vietoje. Geriau rašykite paprastai angliškai – „tools“, „textile“, „spare parts“. Taip išvengsite nesusipratimų.

Kas yra „Pristatymo įrodymas“ (POD)?

Tai galutinis dokumentas, kurį pasirašo gavėjas, kai gauna prekes. Jis patvirtina, kad siunta atvyko sveika. Be šio dokumento sunku įrodyti, kad atlikote užduotį, ypač jei mokėjimas vyksta po pristatymo. Užtikrinkite, kad vairuotojas nufotografuoja pasirašytą kvitą ir iš kada nusiųstų jums. Kartais jie užmiršta, o paskui prasideda „jūs neatvežėte“ kalbos.

Praktiniai patarimai ir realios situacijos

Kas daryti, jei dingo CMR?

Tai košmaras. Jei CMR dingsta (vairuotojas pametė, arba užplėšė vėjas), reikia rašyti pareiškimą policijai ir daryti naują CMR su pažyma „dublikatas“. Tuo tarpu krovinys gali būti užblokuotas. Todėl visada darykite kopijas. Aš vieną kartą mačiau, kaip vairuotojas išpylė kavė ant CMR ir viskas pasidarė neįskaitoma. Teko vagiams išleidžioti krovinius laukime, kol išsiunčiamas naujas.

Ar verta naudoti elektroninius dokumentų mainus (e-CMR)?

Absoliučiai taip. e-CMR leidžia sekti krovinį realiu laiku ir niekas niekur nedingsta. Vokietija aktyviai įdiegia šias sistemas. Nors seni vairuotojai gaišta, kad jie nori popieriaus, bet ateitis – skaitmeninė. Jei jūsų įmonė gali dirbti su e-CMR, būtinai naudokitės. Tai sumažina klaidų tikimybę ir pagreitina procesus terminaluose.

Kaip nustatyti teisingą krovos vietą?

Dalinio krovinio atveju labai svarbu nurodyti, kur dėžė turi būti padėta. Jei sąraše parašysite „vairuotojo pasirinkimu“, gali būti, kad ją uždės apačioje, ir paskui ją ištrauks paskutinę. Rašykite „load at the back door“ arba „do not stack“. Vokiškuose sandėliuje dirba žmonės, kurie nežino jūsų prekių vertės, jiems svarbu greitis. Užtikrinkite, kad instrukcijos aiškios.

Ar reikia rūpintis apdraudimu dėl atsakomybės?

Jūsų atsakomybė pagal CMR yra ribota, tačiau jei sutartyje nurodote didesnę sumą, tai galioja. Kai kurios įmonės (ypač tie, kurios dirba su brangia technika) įtraukia į sąskaitą faktūrą eilutę „Value of goods: 50,000 EUR“. Tai priverčia ekspeditorius būti atidesniems. Nenusiminkite to dėl, tai jūsų saugumo garantas.

Ką daryti, jei vairuotojas atsisako pasirašyti dokumentus?

Tai yra blogas ženklas. Paprastai tai reiškia, kad kažkas yra negerai su kroviniu (sugadintas arba neatitinka aprašymo). Tokiu atveju nedelsdami susisiekite su savo logistikos vadovu. Negalima leisti vairuotojui tiesiog važiuoti toliau be dokumentų, nes tuomet jums nebus į ką kreiptis, jei prekės dings. Aš tokio atveju nedelsdau sustabdau išvykimą iki kol išaiškiname situaciją.

Ar yra skirtumas tarp Vokietijos landsų dėl dokumentų?

Techniškai ne, ES taisyklės vienodos. Tačiau praktiškai, Bavarijoje gali būti šiek tiek lengviau nei Hamburge arba Šiaurės Reine-Vestfalijoje, kur yra daug uostų ir didžiulių logistikos centrų. Ten patikros yra griežtesnės ir rutiniškesnės. Todėl nenusiminkite, jei viename mieste viską praeita greitai, o kitame – sustojo ir tikrina kiekvieną vinį.

Kaip sužinoti, ar viskas tvarkingai su vairuotoju?

Prieš išvykstant pasidarykite vairuotojo nuotrauką su dokumentais rankose (jei įmanoma) arba pasirašytą kontrolą. Tai gali atrodyti keistai, tačiau aš turiu patirties, kai vairuotojai pasikeisdami tiesiog išmesdavo svetimus dokumentus. Užtikrinkite, kad žmogus, kuris važiuoja su jūsų prekėmis, žino, ką veža ir ką turi rankose.

Ar galima vežti asmenines daiktus kartu su prekėmis?

Dalinio krovinio atveju – ne. Tai griežtas draudimas. Jei vairuotojas pasiims „keletą dėžučių savo draugui“ į Vokietiją, o tai bus aptikta, gali būti kaltinamas kontrabanda. Viskas, kas yra mašinoje, turi būti įrašyta į CMR. Nedarykite išimčių, net jei vairuotojas prašo „per mažą dalyką“.

Kas dėl grąžinamojo dokumento (Returnable Note)?

Jei siunčiate tarpinę talpyklą (pvz., statybines dėžes, kurių nereikia gavėjui), reikia specialaus dokumento, kad jos būtų grąžintos be PVM. Be to, Vokietija gali pripažinti tai kaip prekybą ir reikalauti mokėti mokesčius už tiekėjo sąskaitą. Užtikrinkite, kad tokių siuntų palydoviniai dokumentai yra tvarkingi.

Kaip elgtis su vėlavimais dėl dokumentų?

Jei dokumentai sukėlė vėlavimą, būkite pasiruošę tai įrodyti. Laikykite visus el. laiškus, faksus (jei tokius dar naudojate) ir užrašus. Jei dėl jūsų klaidos trūko sertifikato, tai jūsų kaltė. Jei dėl muitinės šturmų – tai jau force majeure, tačiau irgi reikia įrodymų. Komunikacija su klientu šiuo metu yra raktas – nedelskite pranešti apie problemą.

Ar reikia tikrinti, ar vairuotojas turi pinigų?

Tai gali skambėti keistai, tačiau taip. Jeigu įvykė incidentą ar reikia sumokėti už sandėliavimą, vairuotojas gali būti „be pinigų“ kelio gale. Geri ekspeditoriai turi draudimą nuo tokių situacijų. Prieš išvežant, patikrinkite, ar įmonė, kurią samdote, yra patikima, ar ne vienos dienos firma.

Ar verta rūpintis vertimu į vokiečių kalbą?

Jūsų sąskaitą faktūrą gali reikalauti išversti į vokiečių kalbą, ypač jei tai didelis sandoris ar jei prekės yra specifinės. Paprastai anglų kalba užtenka, tačiau dėl didesnio saugumo ir pagarbos vokiškam partneriui, vertimas gali pagreitinti apmokėjimą. Vokiečiai vertina, kai jiems kalbama jų kalba, arba bent jau dokumentai yvo suprantami.

Ką daryti, jei gavėjas atsisako priimti prekes?

Tai situacija, kai turi būti labai tvirti dokumentai. Jei gavėjas sako „mes ne užsakėme“, o jūs turite pasirašytą sutartį ir CMR, tai tada prasideda teisiniaių ginčų šokiai. Tokiu atveju vairuotojas turi laikyti prekes pas save (jei įmanoma) arba vežti į sandėlį, o jums reikės greitai rasti naują pirkėją arba grąžinti prekes atgal. Visi šie žingsniai turi būti fiksuojami dokumentuose.

Galutinis patarimas – visada turėkite planą B.

Net jei visi dokumentai yra idealūs, kas nors visada gali nueiti ne taip. Vairuotojas gaišta, mašina sugenda, arba Vokietijoje prasideda streikai (kas ten būna dažnai). Todėl turi būti paruoštas visų kontaktų sąrašas – ir jūsų vadybininko, ir vairuotojo, ir gavėjo. Komunikacija išsprendžia daugiau problemų nei popieriai, tačiau be popierių komunikacija neveikia.

Išvada

Galiausiai, ką galiu pasakyti po šių metų – dokumentai yra tas ramsčio, ant kurio laikosi visa logistika. Klausimas, kokie dokumentai būtini dalinio krovinio pervežimui į Vokietiją, atrodo paprastas, tačiau atsakymas kiekvieną kartą gali šiek tiek skirtis priklausomai nuo to, ką vežate. Nenorite būti tas, kuris skambina iš Vokietijos pareigūnų kontoros ir prašo pagalbos, nes pamiršote vieną lapą. Būkite atidūs, pasidarykite kopijas ir nedarykite prielaidų, kad „Vokietija priims ir taip“. Gerai suplanuotas kelias su tvarkomis popieriais sutaupyja ne tik nervus, bet ir pinigus. Sėkmės keliuose!