Kokias paslaugas apima biuro kraustymasis iš Vokietijos? Vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir pamenu laikus, kai telefonai buvo dideli kaip plytos, o Vokietijoje nebuvo tokio griežto环境保护 (apsaugos) režimo, koks yra dabar. Biuro kraustymasis iš Vokietijos – tai ne tiesiog dėžių kraštymas į furgoną, o kompleksinis procesas, kurį sudaro smulkios, bet labai svarbios detalės, pradedant tuo, kad vokiečiai myli tvarką, o baigiant tuo, kad kai kuriose lande net tiesiog neįsivaizduoja, kaip galima pervežti daiktus be T1 dokumento. Klientai dažnai klausia, kas gi konkrečiai įeina į kainą ir kokias paslaugas apima biuro kraustymasis iš Vokietijos, todėl nusprendžiau rašyti taip, kaip kalbėčiau su gera pažįstamu prie kavės – be jokio „turinio rinkodaros“ dirbtinumo. Čia yra praktika, rūpesčiai ir realus gyvenimas.

Pradinis planavimas ir logistika

Ar tikrai reikia ieškotojo, kad suprasti, kas įeina į paslaugas?

Sutikite, be plano čia nieko neiseis. Kai kalbame apie tai, kokias paslaugas apima biuro kraustymasis iš Vokietijos, pradžia visada yra vizitas arba detalus daiktų sąrašas. Negaliu tiesiog pasakyti „tai kainuos du tūkstančius eurų“ nežinodamas, ar jūs turiate penkis stalus ar penkiasdešimt, ir ar tas stalas yra paprasta lentelė iš IKEA, ar sunkus vokiškas baldas, kuris sveria kaip mažas automobilis. Įprastai pradedame nuo bruto apkrovos tūrio skaičiavimo – moksliškai tai vadinama „inventorizacija“, o tiesiogiai – sudarome sąrašą, kad žinotume, kiek mašynės reikės. Toliau planuojame maršrutą, jeigu reikia paimti daiktus iš kelių vietų, pavyzdžiui, iš skyriaus Berlyne ir sandėlio Hamburge.

Kokias paslaugas apima biuro kraustymasis iš Vokietijos pradiniame etape?

Čia viskas prasideda nuo konsultacijos, kurią dažniausiai atlieku telefonu ar vaizdo skambučiu, jei klientas turi gerai nufotografuotus biurus. Mes nustatome datumus, laiką ir, svarbiausia, reikalavimus dėl prieigos prie patalpų. Vokietijoje labai dažnai būna taip, kad reikia gauti leidimą stovėti ant šaligatvio (Standgenehmigung) arba užsisakyti lifto laiką (Aufzugssperre), kuris kainuoja pinigus ir laiką. Į tai įtraukiame ir rizikų vertinimą – ar reikės specialių keltuvų, jeigu langai per ankštus, o sofos per didelės. Šis etapas užtikrina, kad vėliau nebeliktų nepykti ant vairuotojo, kad jis „užstrigo“ laiptinėje.

Ar jūs atvežiate dėžes ir įrangą pakavimui?

Taip, tai yra standartinė dalis. Atvykstame ne su tuščiomis rankomis, o su viskuo, kas reikalinga: kokybiškomis storomis dėžėmis (ne tomis, kurios plyšta nuo sunkų knygų), burbuliukų plėvele, pakavimo scotču, antklodėmis baldams apgaubti ir korugacija grindims apsaugoti. Kartais klientai sako, jog nupirks patys, bet tada gauname, kad dėžės yra iš kiauros prekybos centro (kuriame tikra mažmeninė prekyba maistu) ir jos tiesiog suyla kelyje. Mūsų įranga yra pritaikyta būtent tarptautiniam pervežimui, ji atsparia drėgmei ir tirpčiai.

Kaip surengiamas daiktų išvežimas iš patalpų?

Tai, ką mes vadiname „pakrovimu“, iš tikrųjų yra kruopštus procesas. Viskas pažymima, sudedama į dėžes su numeriais, o inventoriaus sąraše (klientui duodame kopiją) užrašome, kas yra kurioje dėžėje. Jeigu kalbame apie kompiuterius, juos nešiojame atskirai, ne įmetame į bendrą krūvą su spaudos kategorijos daiktais. Vokiečiai yra labai disciplinuoti, todėl dažnai jie patys jau viską išrūšiuoja, bet mūsų darbuotojai visada patikrina, ar vėlai netyčia nepateko į šiukšlių dėžę svarbūs dokumentai. (Čia turiu omenyje, kad kartais nutinka nesusipratimų, todėl geriau patikrinti du kartus).

Ar padedate susitvarkyti su šiukšlėmis?

Kartais taip, bet tai priklauso nuo sutarties. Vokietijoje labai griežta atliekų tvarkymo politika – negali tiesiog užmesti visko į konteinerį. Jeigu turite senų biuro baldų, kuriuos norite išmesti, mes galime juos nuvežti į spec. perdirbimo punktą, bet tai papildomai kainuoja, nes ten mokami mokestisia už atliekų priėmimą. Geriau tai susitarti iš anksto, kad mums nebereiktų važinėti po miestą ieškant tinkamo šiukšliadėžės (Recyclinghof), nes be vietinio žinojumo ten labai sunku nueiti.

Baldų montavimas ir technika

Ar išmontuojate ir vėl sumontuojate biuro baldus?

Žinoma, tai neatsiejama dalis. Negalima tiesiog išnešti didelės konferencijinės stalviršio dalies – ji nepateis pro duris. Mūsų komanda turi visus reikiamus įrankius: atsuktuvus, raktus, grąžtus. Išmontuojame stalus, spinteles, sekcijas, visus elementus užklijavę numeriais, kad vietos surinkimas naujoje vietoje netruktų per pusvalandį. Vienintelis dalykas, su kuo kartais bėdžiojamės, tai kai kurie senesni arba labai specifiniai baldai, kurių varžtai „prisisukę“ ir jau nėra galimybos jų atsukti be specialios technikos, bet tokiu atveju stengiamės rasti išeitį.

Kaip elgiatės su IT įranga?

IT technika yra mūsų sąmoningumas. Serveriai, dideli spausdintuvai, duomenų saugyklos – visa tai turi būti pakrauta labai atsargiai. Mes nesutinkame juos mesti vienas ant kito kaip malkas. Naudokime specialias dėžes su putomis, sustabdome judančias dalis. Be to, visada rekomenduojama, kad kliento IT specialistas būtų šalia išjungiant ir vėl įjungiant įrangą, kad jeigu kas nors sužings, mes nebūtume kaltinami už duomenų praradimą. Mes gabename geležį, o duomenis saugo jūsų žmonės. (Tikrai, geriau saugokite savo duomenis debesyse, prieš neišvežant kompiuterių).

Ar gabenate labai sunkius seifus ar stakles?

Taip, tai įeina į kokias paslaugas apima biuro kraustymasis iš Vokietijos sąrašą, kai kalbame apie sunkiuosius krovinius. Turime nešimo įrangą – rolinius vežimėlius (teleskopinius), strėles su ležiais ir, jei reikia, keltuvus su hidraulika. Seifas, sveriantis 500 kilogramų, nėra problema, jeigu apie jį pranešate iš anksto, o ne tada, kai jis jau stovi laiptinėje ir užblokuoja išėjimą. Su staklėmis situacija panaši – jas reikia užfiksuoti specialiais raiščiais, kad jų nejudėtų transporto metu.

Kaip apsaugote grindys ir koridorius?

Tai labai svarbu Vokietijoje, nes nuomos sutartyse dažnai būna parašyta, kad grąžinant patalpas jos turi būti idealios. Mums įprasta uždengti grindis korugacija (stora gofruota popieriaus laipta) ir lipniais plėvelėmis laiptų ramsčiams. Vėliau tai viską nuimame ir išsinešame su savimi. Vieną kartą man teko matyti, kaip kita firma neapsaugo grindų ir pamainė po savęs paliko juodus pėdsakus ant brangiausio parketo – klientas ten teismuose darbyvaujo. Mums to nereikia.

Ar pervežiate augalus?

Žalia oda biure visada pagerina nuotaiką, bet augalai – tai gyvos būtybės, kurios nemėgsta šalto vėjo ir tamsios mašinos. Kokias paslaugas apima biuro kraustymasis iš Vokietijos augalams atveju? Mes juos paruošiame – susukame didelius, kad nebruktų, uždedamas maišus, kad neisibarstyti žemės. Tačiau svarbu suprasti, kad mes ne atsakingi, jei augalui per tą kelionę nukris lapas arba jis apvys, jeigu užšals žiemos metu pervežiant atvira platforma (taip, kai kurie taip taiko sutaupyti).

Ar pervežiate pavienes mažas smulkmenas?

Kiekvienas turi tokių smulkmenų – pieštukų dėžutės, kabinamųjų raktų rinkiniai, asmeniniai daiktai stalinių stalčiuose. Įprastai prašome, kad klientai patys surinktų tokius smulkius daiktus į maišelius ar dėžutes, nes mums trūktų laiko rūšiuoti kiekvieną skruzdėlę. Tačiau jei sutartime numatyta „pilna paslauga“, tai mes tai darome ir uždėjome etiketes „Marius B.“ arba „Skyrius: Finansai“, kad niekas pasimaišytų.

Dokumentai, muitinė ir taisyklės

Kokie dokumentai yra reikalingi pervežimui?

Čia prasideda visokia bajorija. Jeigu tai ne paprastas keiktas daiktų pervežimas, o įmonės rellokacija, reikalingas pilnas inventoriaus sąrašas (Packing List) – idealiu atveju vokiškai ir lietuviškai (arba angliškai). Taip pat reikia transporto sutarties, draudimo poliso ir, jeigu reikia, įgaliojimų, jeigu šalį atstovau ne įmonės vadovas. Be to, jeigu pervežame IT įrangą vertinguos rinkose, reikės eksporto deklaracijos (Ausfuhrkunde), kurią dažnai tvarkome kartu su mumis dirbančiais brokeriais. Viskas turi būti tvarkingai, kitaip muitinėje gali užstrigti dienom.

Ar reikia mokėti PVM ar muito mokesčius?

Daugelis klausia, ar „kokias paslaugas apima biuro kraustymasis iš Vokietijos“ įeina ir mokesčių mokėjimas už klientą? Paprastai ne, mes esame pervežėjai, ne muitinės tarpininkai. Jeigu įmonė perveža savo turtą iš vieno filialo į kitą (Vokietijoje į Lietuvą), tai yra vidinės operacijos ir PVM/Muitas paprastai netaikomas, jeigu pateikiate tinkamus dokumentus (nulinė PVM sąskaita). Visada patariu pasikalbėti su savo buhalteriu, nes kiekvienas atvejis individualus, o aš nešinu deklaracijas už tave į VMI.

Kas yra T1 dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

Jei krovinys važiuoja per kitas šalis, pavyzdžiui, jums reikia nuvežti biuro įrangą į Lenkiją prieš važiuojant į Lietuvą, gali prireikti T1 dokumento (tranzito deklaracijos). Tai užtikrina, kad prekės yra „pervežamos“ ir nebus parduotos tranzito šalyje be mokesčių. Mūsų ekspeditoriai tai sužinoja per kelias minutes ir gali užpildyti elektroniniu būdu. Nereikia daryti panikos, jeigu sargas sienoje kažką klausia – mes su viskuo susitvarkome, tik būtina turėti duomenis apie tai, kas yra dėžėse.

Kaip elgiamės su draudimu?

Draudimas – privaloma dalykė. Kokias paslaugas apima biuro kraustymasis iš Vokietijos be draudimo? Tik galvos skausmą. Mes siūlome „All Risk“ (visų rizikų) draudimą, kuris apima irvairius nenumatytus atvejus – nuo avarijos kelio metu iki to, kad ant dėžės užgriūna kėdė. Svarbu žinoti, kad draudimo apibrėžžiuose yra išimtys, pvz., juvelyriniai dirbiniai arba pinigai (grynieji), todėl juos reikia pasilikti pas save. Vertė nustatoma pagal inventoriaus sąrašą, todėl nerašykite, kad senas monitorius kainuoja 2000 eurų, nes draudikis to nepirks (ir mes taip pat ne).

Ar tikrinate daiktus prieš pakrovimą?

Taip, darome apžiūrą (photodokumentaciją). Jeigu ant spintelės jau yra įbrėžimas, mes jį užfotografuojame ir užrašome protokole, kad vėliau kiltų klausimų, kad tai padarėme mes. Vokiečiai yra labai aktyvūs tokiais dalykais, todėl mums taip pat reikia būti budriems. Nenukreipiant dėmesio į smulkmenas gali baigtis ginčais dėl draudimo išmokų. Tikrai, geriau praleisti papildomą 10 minučių nei vėliau kovoti su draudimo kompanija mėnesį.

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui miesto centre?

Dideliuose Vokietijos miestuose, tokiuose kaip Frankfurtas ar Miunchenas, tai būtina. Be „Anwohnerparkausweis“ (gyventojų leidimo stovėjimui) mūsų furgonas gali būti nuvežtas. Kokias paslaugas apima biuro kraustymasis iš Vokietijos šiuo atveju? Mes tvarkome visą biurokratiją – pildome paraiškas internetu arba einate į Rathaus (meriją) ir mokame už stovėjimo kortelę. Tai užtikrina, kad kelias į pastatą bus laisvas, o mūsų vairuotojas nesusidurs su baudomis.

Kainos, terminai ir smulkmenos

Kaip susiformuoja kaina?

Tai vienas dažniausiai užduodamų klausimų. Kaina priklauso nuo mašinos užimtumo tūrio (kubiniais metrais), atstumo (kilometrais) ir darbo valandų skaičiaus. Jeigu turime pakrauti penktą aukštą be lifto, tai brangiau nei į firstą aukštą su liftu. Taip pat įeina kuro priemoka (mokesčiai), kitaip šiais laikais neišeis nieko uždirbti. Prie kainos taip pat pridedami spec. užskaita už rąstinę (jei reikia), užsandarinimą ir kt. Suteikiame fiksuotą kainą, jeigu viskas aišku iš anksto, arba valandinį mokestį, jei darbas yra neprognozuojamas.

Ar galima sutaupyti darydamas ką nors pats?

Galima, bet ar verta? Jei pas pačius pakruosite dėžes, tai sutaupysite už pakavimo darbą, bet tada nebegalite reikalauti, kad jei kažkas susilūžina, tai mūsų kaltė, nes jūs patys pakuojote. Taip pat, jei suruosite daiktus prieš duris (pavėsinėje), tai taip pat sumažins laiką. Kartais klientai bando nuvežti smulkius daiktus savo automobiliais – tai jūsų pasirinkimas, bet svarbu neužmiršti sudaryti galutinio inventoriaus, kad nebūtų painiavos, kur dingo tas spausdintuvas.

Kiek laiko trunka visas procesas?

Įprastai vieno biuro išvežimas trunka 1-2 dienas, atsižvelgiant į dydį. Patys reikalingi dokumentai gali užtrukti dieną dvi, jei reikia gauti išimtis. Kelionės trukmė priklauso nuo to, iš kur keliame – iš Berlyno į Vilnių važiuojame apie 12-14 valandų be ilgu sustojimų, jeigu orai geras ir nėra spūsties. Sakyčiau, planuokite savaitę nuo pradžios iki galo, kad būtų ramu.

Ar dirbate savaitgaliais ar švenčių dienomis?

Dirbame, bet tai kainuoja brangiau. Vokietijoje yra griežtos taisyklės dėl poilsio dienų (Ruhetag), todėl dažnai negalime būti garsūs sekmadienį ryte gyvenamajame kvartale. Tačiau jeigu įmonė negali sustabdyti darbo savaitę, tai galime dirbti naktį arba šventę, reikalingas leidimus (susitarimas su kaimynais). Visada geriau to išvengti ir kraustytis darbo dienomis, nors su tokiais dalykais susiduriama retai.

Kas nutinka, jei mašina sugenda kelio metu?

Tai baisiausia svajonė, bet ji įgyvendinama. Turime draudimą „CASCO“ ir pagalbos rinkinius. Jeigu įvyka avarija, mes kviečiame techninę pagalbą. Jeigu įmanoma, iškrauname krovinį į kitą mūsų mašynę, kad nebūtų delsinimo, tačiau jei tai įvyka vakare arba atokioje vietoje (pavyzdžiui, ties A16 autocestu), gali tekti laukti iki ryto. Tokiu atveju mes visada informuojame klientą ir stengiamės išspręst problemą kuo greičiau.

Ar galite padėti su išsidėliojimu naujoje vietoje?

Taip, tai vadinama „išpakavimu“. Ne tik iškrauname dėžes bet ištraukiame daiktus iš jų ir padedame pastatyti ant stalų, sulipdyti kabinetas. Svarbu tik pasakyti, kur geriau, kad nepastatytume spintelės ten, kur reikia durų. Kartais klientai net nusiperka naujų baldų ir prašo surinkti juos naujame biure – tai taip pat galima, tik reikia tiksliai instrukcijų (arba viską surandame patys, jeigu turime brėžinius).

Ar įeina į paslaugas sandėliavimas?

Jei naujasis biuras dar nebaigtas arba tiesiog reikia laiko susitvarkyti, mes galime laikinai padėti daiktus pas save arba nuomotame sandėlyje Vokietijoje (ar Lietuvoje). Tai papildoma paslauga, mokama kas mėnesį arba savaitę. Geriau tai žinoti iš anksto, o ne tada, kai vairuotojas su pilna mašyna stovi prie uždarytų durų ir klaust „dabar ką?“.

Ar galima keisti planą metu eigoje?

Galima, bet tai brangu. Jeigu sutarėme, kad vežame tik 10 m3, o vietoj to jūs nusprendėte pridėti dar 20 m3 archyvų, kurie buvo palikti rūsyje, tai gali reikšti, kad reikės siųsti antrą mašyną arba daryti kelias keliones. Tokiu atveju keičiama kaina ir grafikas. Geriau tikrinti visus kambarius ir rūsius prieš mūsų atvykimą.

Kaip atrobi mokėjimo procesas?

Įprastai prašome avanso (20-30%) pradedant darbus, likusią dalį sumokama gavus daiktus arba prieš išvežiant iš Vokietijos. Galima mokėti banko pavedimu arba kortele (jei leidžia terminalas). Svarbu susitarti dėl valiutos – ar eurais, ar kitomis valiutomis, kad nesusidurtume su nepalankiais kursais.

Ar jums patinka darbas su Vokietija?

Aš asmeniškai myliu Vokietiją, o ypač jos autostradas, bet biurokratija kartais erzina. Tačiau profesionalumas čia aukštas, o kai bendraujame su tvarkingais clientais, viskas vyksta kaip laikrodis. Blogiausia yra tada, kai Vokietijos pusė nepateikia teisingų dokumentų (pavyzdžiui, neteisingai užpildytas CMR), tai sukelia nemažai streso, bet su 20 metų patirtimi mes juos išspręstame.

Ar reikia jums ką nors gerti? :D

Kavos ar vandens niekada niekas nepasiūlo (šyipoku). Tikra, sunkus darbas alina, todėl jei turite galimybės užvirti arbata vairuotojui, tai bus labai pagarbu, nors jis ir greičiausiai atsisakys, kad būtų greičiau baigti. Pagrindas yra sąžiningumas ir tikslumas.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad biuro kraustymasis iš Vokietijos nėra būtinai košmaras, jeigu pasitiki savo pasirinkta komanda. Svarbiausia yra ne kaina, o tai, kad procesas vyktų sklandžiai, dokumentai būtų tvarkingi, o kompiuteriai – sveiki. Kokias paslaugas apima biuro kraustymasis iš Vokietijos? Viską – nuo pirmojo skambučio iki paskutinės dėžės padėjimo ant grindžių naujoje vietoje. Pasitikėkite patirtimi, kad nereikėtų rūpintis smulkmenomis ir galėtumėt tiesiog dirbti.