Kokias paslaugas apima biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją? Iš tiesų, daugiau nei manote

Dirbu su logistika jau kokius dvidešimt ketverius metus. Gyvenau kelyje, o dabar stoviu sandėlyje ir matau, kaip verslai juda. Daugelis mano klientų klausia apie biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją kaip apie ką nors magišką, bet iš tikrųjų tai tik smarki nervų patikra ir gerai suplanuota logistika. Nėra nieko blogiau nei kilti ryte ir suvokti, kad serveriai liko Vilniuje, o tu jau esi Frankfurte. Čia nepasakysiu jokių pasakų, tik paprastą, kartais skaudžią tiesą apie tai, kaip vyksta šis procesis iš vidaus, be jokių dirbtinių uždažų.

Kas vyksta prieš pat išvykstant? Ar reikia daryti viską patiems?

Ar reikia viską supakuoti patiems?

Žinoma, galite tai daryti patys, kad sutaupyti, bet tada gausite daugiau problemų. Profesionalus biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją įtraukia mūsų pakavimo komandą, kuri žino, kaip įdėti monitorių į dėžę, kad jis nenukristų vos pasukus vairą. Vieną kartą klientas bandė taupyti ant popieriaus ir uždėjo kompiuterius į "IKEA" maišus – atvykęs į Miuncheną, rado tik stiklo nuolaužas. Geriau mokėti už dėžes už išankstinį mokestį, nei verkti vėliau.

Kiek laiko užtrunka biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją?

Tai priklauso nuo to, kur būtent nueinate. Jei į Berlyną, tai gali užtrukti porą dienų įskaitant pakavimą, o jei į kąką toliau į pietus, pavyzdžiui, į Miuncheną, tai laukiate ilgiau. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją nėra tik važiavimas, tai yra darbas su įkrovimu, iškrovimu ir kelionėmis per lenktynes. (Nežinau kodėl visi sako, kad važiuoja greitai, vokiškų kelių darbai yra kur kas dažnesni nei pas mus). Reikia skirti mažiausiai tris dienas tolimesniems maršrutams su ramumu.

Kas darys su mūsų serveriais? Jie labai jautrūs.

Serveriai tai atskira istorija, jie nėra paprasti baldai. Juos reikia išjungti teisingai, užfiksuoti kabelius, nes sugadinti motininė plokštė – tai brangu. Mes naudojame specialias pripučiamas dėžes arba tvirtus konteinerius. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją be jokių IT duomenų praradimų yra mūsų prioritetas, bet čia reikia jūsų administratoriaus pagalbos, kad viską nuimtų tinkamai prieš mus atvykstant. Negalima tiesiog ištraukti lizdo iš sienos.

Kas vyksta su technika, baldais ir vertybėmis?

O jei mums reikia išardyti stalus?

Tai įeina į paslaugą, nereikia jaudintis. Mūsų vaikinai turi su savimi įrankius, elektrinius atsuktuvus, viską ką reikia. Vienintelis dalykas, kuris vargina, yra seni sovietiniai seifai arba pusiau subyrėję lentynos, kurios gali griūti pervežimo metu. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją dažnai reiškia senų daiktų atsisakymą, todėl patys svarbiausi baldai yra išardomi ir užžymimi, kad vėliau Berlyne arba Hamburge nebeliktų liekanų be jokių instrukcijų.

Ar įkainuoja baldų surinkimas Vokietijoje?

Taip, surinkimas įeina į kainą, jeigu tai sutarta iš anksto. Kartais klientai mano, kad mes tiesiog išmesime dėžes vidury kambario ir išvažiuosime, bet ne, mes darome "raktą rankose". Vokiškai tai vadinamas "Aufbau". Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją turi būti užbaigtas tuo momentu, kai paskutinis darbuotojas gali atsisėsti prie savo stalo ir įjungti kompiuterį, o ne nešiotis dėžes savaitę.

Ar saugu vežti brangią techniką?

Saugu, bet niekas neduoda 100 proc. garantijų, jei avarija – bet mes turime draudimą. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją apima ir "krovinio civilinės atsakomybės" draudimą, kuris dengia žalą iki tam tikros sumos. Visgi, rekomenduoju brangiausius daiktus (laptopus, pinigus, dokumentus) vežti su savimi mašinoje arba su vadovu, o ne mūsų furgone. Yra tokių įkyrių vairuotojų kitose firmose (ne mūsų), kurie gali "užmiršti" atidaryti galinę duris.

Kas su dokumentais? Jų tūkstančiai.

Dokumentus geriausia susidėti į dėžes, pažymėtas "DOKUMENTAI - NEŠTI ATSKIRAI", jei jie labai svarbūs. Bet įprastai mes suvedame juos į standartines dėžes. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją nereiškia, kad mes skaitome jūsų kontraktus, mums tiesiog įdomu, kad dėžės neužplūstų. Jei ten yra konfidenciali informacija, pasirūpinkite spaudomis arba užraktomis ant dėžių. Kartais su jais yra daugiau galvos skausmo nei su sunkiaisiais kabinetais.

Muitinė, vokiečių biurokratija ir dokumentai

Ar mums reikia eiti į muitinę?

Paprastai ne, jei tai yra ES vidaus pervežimas. Lietuva ir Vokietija abi yra ES, todėl muitinės procedūros turi būti paprastos, tačiau viskas pasidarė sudėtingiau su kontrolėmis. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją gali būti sustabdytas patikrai tikrinti, ar nevežate narkotikų ar nelegalių migrantų (pavieniai atvejai). Reikia turėti CMR ir sąrašą (inventorių). Esu matęs, kaip viena firma buvo užstrigusi pasienyje 6 valandas tik todėl, kad vairuotojas negalėjo parodyti vokiškai parašyto krovinio aprašo.

Ką reiškia tas "inventoriaus sąrašas"?

Tai tiesiog lapas, kur parašyta, ką vežame: "50 stalų, 100 kėdžių, 5 spausdintuvai". Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją be šio lapo yra kaip važiuoti automobiliu be vairuotojo pažymėjimo – gali pavykti, jei neužstato. Mums reikia jį turėti drąsuosiuose (angliškai arba vokiškai), kad muitininkas suprastų, kad tai ne "grey" prekės. Geriau šį dalyką padaryti iš anksto, nei rašyti ranka ant popieriaus ties siena.

Ar galite užpildyti Ex-1 dokumentus?

Čia tikrai reikia pasitikslinti (jei jūsų firma turi PVM kodą Vokietijoje). Jei ne, tai Ex-1 arba TIL gali prireikti tik tada, jei daiktai yra laikinai vežami ir bus grąžinami. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją dažniausiai yra galutinis perkėlimas, taigi paprastas perdavimo aktas turi užtekti. Bet aš visada sakau – geriau klauskite buhalterio, nes aš tik vežu, o ne moku mokesčius.

Kainos ir mokėjimai (nepatogios temos)

Kiek maždaug kainuoja biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją?

Negaliu pasakyti vieno skaičiaus. Tai kaip klausti "kiek kaino maistas"? Vežimas į Vokietiją priklauso nuo tūrio (kubinių metrų), atstumo ir darbo valandų. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją gali kainuoti nuo kelių šimtų eurų už mažą biurėlį iki tūkstančių, jei tai didelė bendrovė. Kainos šiuo metu pakilo, nes degalai brangsta, taip pat ir maitinimas vairuotojams Vokietijoje (kava ten beveik nemokama, bet užeigos brangios).

Ar reikia mokėti užsisakyti dėžių?

Taip, kartais taip yra. Mes stengiamės įtraukti į kainą, jeigu juos nuperkame iš mūsų tiekėjų. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją prasideda ne nuo to, kai užsivedamas variklis, o nuo to, kai atvyksta dėžės. Jei jūsų biure tūkstančiai lapų, reikės daug mažų dėžutelių. Negailėkite pinigų ant geros juodosios dėžės, ji atsiperka tada, kai nenusilūžta.

Ar priimate mokėjimą grynaisiais?

Galime, bet tai nerekomenduojama. Vokietijoje viskas veikia per bankus, o grynaisiais vežti pinigus pavojinga. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją turi būti apmokėtas pervestu, kad būtų įrodymas. Kartais klientai bando sumokėti vairuotojui grynaisiais po pasiekimo, bet jei jis praranda pinigus (arba juokingai "praranda"), tada mums visiems didelė bėda. Sąskaita faktūra – tai saugiausias variantas.

Kelionės, vairuotojai ir nepageidaujami nenumatomi įvykiai

Ar galiu važiuoti su vairuotoju?

Įstatymai sako, kad keleiviai negali važiuoti kroviniuose, nebent tai yra ypatingos paskirties keleivinis transportas (bet mūsų atveju tai nėra taip). Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją įprastai vyksta be keleivių kabine. Žinoma, kai kurie vairuotojai pasako "už pinigą paims", tai rizikuojate ir aš draudžiu. Policija Vokietijoje nemėgsta tokių dalykų ir gali sumušti baudą, kuri užims daugiau nei bilietas lėktuvu.

Kas jei vairuotojas užstringa kelyje?

Tai vyksta. Avarijos, sniegas arba tiesiog variklio gedimas. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją turi savo rizikas. Mes tada išsiunčiame pagalbą arba kitą automobilį. Vieną kartą mums vairuotojas užstrigo netoli Aukštutinės Bavarijos dėl pneumatikos plyšimo, teko praleisti naktį furgone. Negalite tikėtis, kad viskas vyks pagal grafiką minučių tikslumu. Gyvenimas yra gyvenimas, o ne Excel lentelė.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Turi kalbėti bent pagrindus, nes muitinėje arba degalinėje turės suprasti instrukcijas. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją reikalauja bendravimo. Kartais tenka susidurti su rūsčiais vokiškais pareigūnais, kurie neklausys lietuviškai. Mes stengiamės siųsti patikimus vairuotojus, bet jei jūsų reikalaujate, kad jis kalbėtų kaip gimtoji kalba, tai gali šiek tiek brangiau kainuoti arba reikės laukti.

Smulkmenos, kurios sukelia didelius galvos skausmus (ir kaip jų išvengti)

Ar pervežiate augalus?

Galime, bet tai rizikinga. Vokiečiai yra labai griežti dėl kertamų augalų ir ligų. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją su augalais reikalauja fitosanitarinio pažymėjimo, o tai yra papildomi galvos skausmai ir pinigai. Jei tai tik viena maža "paukštinė" (kaktusas), galima praslysti, bet jei turite didelę palmę, geriau jį atiduoti draugams, o ne mėginti įvežti per sieną.

Kas su vaizdo stebėjimo kameromis?

Jas reikia išjungti ir nuplėšti, jei įmanoma. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją su įjungtomis kameromis yra nelegalu ir techniškai keista – įrašysite tuščią furgono vidų arba mūsų vairuotojo skrandį. Be to, duomenų saugumo taisyklės (GDPR) draudžia filmuoti žmones be jų sutikimo, tad geriau išjunkite viską iš anksto.

Ar padedate išmesti šiukšles?

Ne, mes ne šiukšliavežiai. Mes galime padėti išnešti daiktus į konteinerius, bet jų išvežimas nėra mūsų funkcija. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją turi būti apie tai, kas verta, o ne senus popierius ir sulūžusius kėdes. Patys geriau atsikratykite šiukšlių prieš mus atvykstant, kad mums nereikėtų mokėti už šiukšlių išvežimą Vokietijoje (ten tai brangu).

Ką daryti, jei kažkas susilaužo?

Tai blogiausia scenarijus. Reikia iš karto susisiekti su vadovu ir užpildyti pretenziją. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją yra draudžiamas, todėl jei dėžė nukrenta, mes prisiimame atsakomybę. Negerai, kai klientas sako "viskas gerai", o po savaitės skambina ir sako "lūžo stalo koja, kai mes bandėme ją pastatyti". Tai turi būti nustatyta vietoje, kai vairuotojas dar yra ten.

Ar galite laikinai saugoti daiktus Vokietijoj?

Taip, mes turime sandėlius Vokietijoje arba Lietuvoje. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją kartais vyksta etapais. Pirmiausia vežame baldus, vėliau techniką, kai internetas sujungtas. Saugojimas kainuoja, bet tai pigiau nei nuomoti biurą ir laikyti tuščią furgoną prieangyje. Tai dažnai pasitaiko, kai statybos vokiškai vėluoja (kas nutinka dažnai).

Ar galima užsakyti tik pakavimo medžiagas?

Galima, mes galime atvežti dėžes ir juos palikti. Bet tada jums reikės su jomis patys kovoti. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją prasideda nuo medžiagų, jei norite taupyti. Parduodame ir lipdukus, ir bukles (plėvelę). Tik nepamirškite užsisakyti laiku, nes paskutinę minutę gali būti, kad dėžių neliks (ypač sezono metu).

Ar reikia sutikti su namų savininkais (jei tai bendros patalpos)?

Jei perkraustote biurą į patalpas, kur yra kitos firmos (bendras įėjimas), tikrai reikia sutikti su jais dėl lifto naudojimo. Vokiečiai mėgsta tvarką ir gali šaukti policiją, jei lifto kelias užblokuojamas. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją miesto centre (pvz., Štutgarte) yra košmaras dėl vietos stokos ir griežtų taisyklių. Geriau iš anksto pasidarykite vietą gatvėje.

Kodėl kai kurios firmos kainuoja pus mažiau?

Kadangi jos "nereguliarios" arba naudoja seną techniką (ir vairuotojus be draudimo). Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją yra brangus dalykas dėl degalų ir mokesčių. Jei kažkas siūlo kainą, kuri atrodo per gera būti tiesa, ji greičiausiai tokia ir yra. Gal jūsų daiktai nukeliaus į kitą klientą, arba jūsų reikalai bus "pamesti" kelyje. Neklinkštelkite prie pigumo, čia jūsų verslo turtas.

Kiek laiku iš anksto reikia kreiptis?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Mėnesį, idealiai. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją reikalauja planavimo, ypač jei reikia rezervuoti vietą lifte arba gauti leidimus išmesti daiktus iš miesto centro. Jei skambinate ryte ir norite išvykti vakare, tikriausiai mes nebeįsisugsime, arba tai kainuos brangiau kaip "skubus pasiūlymas".

Kas turi būti daroma, kai mašina atvyksta?

Turi būti kas nors, kas atidaro duris. Negalima laukti, kad vairuotojas lauks kieme pusę dienos, jei ten nėra kur įvažiuoti. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją baigiasi tuo momentu, kai paskutinė dėžė iškelėta. Pasirūpinkite, kad ten būtų vokiškai kalbantis žmogus (arba sužinojęs vokiečių kalbos), jei vairuotojas užstrigs su adresu, nes jų miestų pavadinimai kartais būna sudėtingi.

Išvada

Viskas apie tai, ką apima biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją, iš tikrųjų sukuria didelę galvos skausmų aibę, jei tai darote pirmą kartą. Esu matęs daug naktų, praleistų tiesiogiai furgonuose, tad žinau, ką sakau. Nėra idealų sprendimų, yra tik patikimi ir nepatikimi žmonės bei gerai suplanuotas grafikas. Jei gerai pasiruošite ir nebandysite taupyti ant dėžių bei vairuotojų, viskas turėtų nueiti glotniai, nors vokiška kelių tvarka visada gali padaryti savo pataisymą.