Kokiais būdais vyksta biuro perkraustymo darbai į Vokietiją: praktinės patirties apžvalga

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas nėra tai, ką matote filmuose. Čia nėra tiesiog kelios dėžės ir šypsojantis vairuotojas. Ypač kai kalbame apie pervežimus į Vokietiją. Ten viskas turi būti tvarkinga, o dokumentai – užpildyti be klaidų, kitaip muitinės pareigūnai suguldys visą reikalą šalia kelio. Dažnai klientai klausia, kaip tiksliai vyksta šis procesas, todėl nusprendžiau užrašyti tai, kas vyksta „už scenos“. Svarbiausia suprasti, kad kokiais būdais vyksta biuro perkraustymo darbai į Vokietiją, priklauso ne tik nuo musų, bet ir nuo to, kiek gerai pasiruošiate jūs. Čia nėra magija, tai griežtas logistikos procesas, kartais su nesklandumais, bet visada siekiantis tikslo.

Pradžia: kaip viskas prasideda ir kodėl reikia planuoti

Ar tikrai reikia planavimo ar galima tiesiog paskambinti vakare?

Būtina planuoti, kitaip bus brangu ir stresuota. Negalima tiesiog paskambinti ir sakyti „važiuokite rytoj“. Vokietija yra specifinė rinka, ten laikas yra pinigai labai tiksliai. Jei atvykstate be išankstinio pranešimo, gali būti, kad sandėlis uždarytas, o vairuotojas liks stovėti užtvarose. Geriausia pradėti planuoti mažiausiai prieš savaitę-dvi, o jei dėl daug, tai ir mėnesį. Be planavimo nieko nešeis, tik nervus sudėsite.

Kiek laiko užtrunka biuro perkraustymo darbai į Vokietiją?

Tai labai įvairu, bet įprastai, jei tai yra nedidelis biuras, viskas gali įvykti per vieną-dvi dienas. Tačiau turiu omenyje patį pervežimą. Kiekviena kokiais būdais vyksta biuro perkraustymo darbai į Vokietiją turi savą tempą. Jei reikia išardyti baldus, tai užtrunka. Jei reikia specialios technikos, irgi. Kelionė pati Lietuvos-Vokietijos maršrutu trunka apie 12–14 valandų, tačiau su iškrovimu viskas gali užtrukti iki dvidešimties valandų. Prisimenu vieną atvejį, kai dėl blogo oro ir užstrigusių sunkvežimių prie Kauno mes vėlavome beveik puse dienos, tai viską supošė.

Ar jūs atvykstate verti daiktus ar tai aš turiu padaryti?

Gali būti abiejų variantų, bet paprastai siūlome paslaugą „su raktais“, t.y. mes viską padarome. Mūsų komanda atvyksta, išardo, užpakoja ir įkrauna. Vokietijoje klientai dažnai nori, kad mes viską padarytume, nes jie neturi laiko. Bet jei norite sutaupyti, galite padėti mažus dalykus į dėžes. Tiesa, tada neatsakome už tai, jei kažkas sugenda (šypkomės). Bet rimčiau, geriau, kad pakuoja profesionalai, jie žino, kaip uždėti plokščelę, kad ji nenukristų važiuojant.

Ką daryti su kompiuteriais ir jautria technika?

Čia yra labai svarbu. Kompiuteriai, serveriai, monitoriai – tai jautrus daiktai. Juos reikia pakuoja į specialias dėžes su putomis. Negalima tiesiog mesti į kupriną. Vokietijoje klientai yra labai reikalaujantys dėl technikos saugumo. Jei atvyksite su sulaužytu serveriu, kontraktas gali būti nutrauktas. Todėl visada patariame išjungti techniką, nuimti laikus ir pažymėti dėžes. Kartais užtenka ir paprasto burbuliuko, bet geriau neiriskti.

Ar reikia inventoriaus sąrašo?

Be abejo, tai būtina. Be sąrašo neišsiversite su muitine. Sąraše turi būti nurodyta, kas kas yra, kiek svorio ir apytikslė vertė. Vokietijos muitinė labai mėgsta tvarką. Jei sąrašo nėra, gali būti problemų. Kai kadais kokiais būdais vyksta biuro perkraustymo darbai į Vokietiją sustoją ties šio popieriaus trūkumu. Geriausia padaryti Excel lentelę ir išsiųsti mums iš anksto. Taip mes išvengsime nepykstančių veidų sienos kitoje pusėje.

Viskas apie dėžes, pakavimą ir tą patį „chaosą“

Kokias dėžes naudoti – naujas ar naudotas?

Galima ir naudotas, jei jos stiprios. Bet jei keliate brangius daiktus, geriau nusipirkti naujas, dėl kurių tikrai žinote, kad neišlūšta. Stiprios, dvigubos sienelės. Nenaudokite mažmeninės prekybos dėžių iš parduotuvės, jos sugriauna svorio. Vieną kartą gavome dėžę iš kiaulpienių, viduje buvo staklės. Žinoma, viskas subyrėjo. Nenaudokite tokio šiukšlių. Geriau investuoti į geras dėžes.

Kaip užžymėti dėžes, kad neprasimestum Vokietijoje?

Rašykite ant kiekvienos dėžės, kas viduje ir kur ją reikia padėti. Naudokite spalvas ar numerius. Pavyzdžiui, „1 ašis“ arba „Vadyba“. Vokietijoje sandėlininkai arba mūsų vairuotojai turi žinoti, kur dėti dėžę, kad ten vėliau neieškotų pusę dienos. Jei parašysite tiesiog „biuras“, tai nieko nepaduoda. Būkite konkretūs. Ir rašykite ryškiu markeriu, ne pieštuku.

Ar reikia išardyti biuro baldus ar galima vežti surinktus?

Didžiąją dalį baldų reikia išardyti. Stalai, lentynos, didelios spintos – nepraeis pro duris arba tiesiog užims per daug vietos automobilyje. Be to, surinktas baldas gali sugriūti važiuojant nelygiu keliu (o Vokietijoje keliai, tiesa, geri, bet Lietuvoje...). Mes turime savus įrankius, tai mums ne problema. Viską surinksime ir vėl atvežime vietoje. Vienintelė išimtis – jei baldas yra labai senas ir sėdėjantis ant varžtų, geriau neberizikuoti jį liesti, galiuoti.

Kaip elgtis su dokumentais ir konfidencialia informacija?

Dokumentus geriausia vežti atskirai, su savimi, jei įmanoma. Jei ne, tada juos reikia užrakinti ir užsegti. Mes neskaitome jūsų dokumentų, mums svarbu, kad jie dingtų. Ypač jei tai buhalterinės apyskaitos dokumentai ar sutartys. Vokietijoje privatumo klausimai yra labai aštrūs (GDPR ir visokie kiti dalykai), todėl būkite atsargūs. Užrakinkite dėžę su dokumentais ir paimkite raktus sau.

Ar galima pakrauti ir asmeninius daiktus?

Techniškai galima, bet nerekomenduoju. Muitinėje tai gali būti įvardijama kaip prekyba, jei daug. Kelis drabužius ar puodukus galima, bet jei bandysite vežti visą savo butą su biuro kroviniu, gali būti nemalonumų. Geriau tartis iš anksto. Mums dažnai klientai sako: „o čia tik viena kėdė mano“, o paskui išsirašo pusę sąrašo asmeninių daiktų. Viską reikia aptarti, kad nesusidurtume su baudomis.

Kelionė, vairuotojai ir keliai (ir kai kas ne taip)

Kiek laiko vairuotojas gali važiuoti be poilsio?

Čia yra griežtai reglamentuota. Vairuotojas gali važiuoti 4,5 valandas, turi privalomą 45 minučių pertrauką. Po to vėl 4,5 valandos ir turi ilgesnį poilsį. Negalima jo spausti, nes jis gali susigrąžinti į sąrašą ir tada mes visi stovime. Vokietijoje dažnai stovi policija ir tikrina tachografus. Geriau, kad vairuotojas atvyks pavargęs, bet saugus, nei kad skubėtų ir padarytų avariją. Tai vienas iš dalykų, kaip vyksta biuro perkraustymo darbai į Vokietiją – laikomės taisyklių.

Kas daro vairuotojas, jei užstrigo sienoje?

Jei siena – tai Lietuvos-Lenkijos ar Lenkijos-Vokietijos siena, tai dažniausiai laukia. Kartais eilės būna po kelias valandas. Vairuotojas turi galimybę užmigti arba pavalgyti. Mes stebime jo judėjimą GPS sistemoje. Jei užstrigo ilgam, pranešame jums. Viena kartą vairuotojas praleido beveik visą dieną prie Lenkijos sienos dėl griuvusio sunkvežimio priekyje. Tokios situacijos neprognozuojamos, todėl reikia kantrybės.

Ar reikia mokėti už kelių mokesčius Vokietijoje?

Taip, Vokietijoje yra mokesčiai už važiavimą keliais (mokesčiai už sunkvežimius). Jie įtraukti į mūsų kainą, jums nereikia nieko mokėti kelio atkarpose. Bet jei reikėtų važiuoti į miesto centrą, kur yra zonos (pvz., „Umweltzone“), tai reikia specialios žalios kortelės. Be jos negalima važiuoti į daugelį miestų centrų. Užtikrinkite, kad mes žinome galutinį adresą, kad gautume reikiamą leidimą. O jeigu neturėsime, gausite baudą, o ją mokėsite jūs.

Kas nutinka, jei automobilis sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada mes skambiname techninei pagalbai. Vokietijoje tai veikia greitai, „geltonieji angelai“ atvyksta per valandą. Jei suganda visiškai, tada reikia perkrauti krovinią į kitą automobilį. Tai užtrunka ir gali brangiai kainuoti, bet užtikriname, kad krovinys pasieks paskirties vietą. Esu matęs, kaip degalų bakas praskylėjo autostradoje – tai buvo siaubas, bet viską išsprendėme.

Ar vairuotojas moka kalbą vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent truputį pagrindiniais žodžiais. Bet jei reikia sudėtingesnio derybų ar paaiškinimų su vietiniais sandėlininkais, mes bendraujame telefonu. Vairuotojas moka parodyti pirštu arba parodyti dokumentą. Vokietijos vairuotojai dažnai kalba rusiškai, tai taip pat padeda susikalbėti, jei mūsų vairuotojas taip pat moka. Bet geriau, kai viską sutvarkome biure, o vairuotojas tiesiog vairuoja.

Muitinė, dokumentai ir vokiškas „biurokratas“

Ar reikia T1 dokumento perkraustant biurą į Vokietiją?

Tai sudėtingas klausimas. Jei tai yra galutinis eksportas (t.y. daiktai išvyksta iš Lietuvos ir niekada negrįš), tai dažniausiai naudojame T1 dokumentą, kuris užbaigiamas Vokietijoje. Tai leidžia judėti be muitų viduje ES. Jei nenaudosite T1, gali tekti mokėti PVM (arba jo atgauti vėliau). Geriau pasikonsultuoti su mūsų buhalteriu. Aš asmeniškai visada rekomenduoju T1, kad būtų aišku, kad tai ne prekyba.

Kas daryti, jei trūksta kokių nors dokumentų sienoje?

Tada prasideda problemos. Galima bandyti paaiškinti situaciją, bet vokiečai mėgsta popierius. Jei trūksta sąrašo, gali tekti atidaryti krovinį ir jį patikrinti. Tai užtrunka ir kainuoja pinigus. Geriausia turėti visus dokumentus paruoštas el. paštu arba spausdintas. Kartais kokiais būdais vyksta biuro perkraustymo darbai į Vokietiją tampa košmaru dėl vieno prarasto popieriaus. Taip, buvo atvejų, kai tekdavo siųsti kurjeriu trūkstamus dokumentus per naktį.

Ar reikia deklaruoti techniką atskirai?

Taip, technika dažnai reikalauja papildomų kodų (HS kodų) deklaravimo. Tai nėra sunku, bet reikia nurodyti serijinius numerius, ypač jei tai brangūs serveriai. Vokietijos muitinė gali įtarti, kad technika yra nauja ir parduodama, todėl reikia įrodymų, kad ji buvo naudojama. Jei turite pirkimo sutartis, paimkite juos su savimi (kopijas). Tai greitai išspręs problemą.

Kas yra EX-1 dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

EX-1 tai faktiškai tas pats kas eksporto deklaracija. Jis reikalingas, kad išvykti iš Lietuvos. Be jo negalima legaliai išvežti daiktų, jei jų vertė viršija tam tikrą ribą (paprastai 3000 eurų). Mes juos užpildome elektroniniu būdu. Jums nereikia nieko daryti, tik duoti duomenis. Tai standartinė procedūra, be kurios negali įvykti nė vienas tarptautinis pervežimas.

Ar galima vežti alkoholį ar maisto produktus biuro krovinyje?

Galima, bet tai vėlgi gali sukelti papildomą tikrinimą. Jei tai keletas butelių firmos šventei, tai paprastai praeina, jei tai dešimtės dėžių, tai gali būti įvardyta kaip prekyba ir reikės akcizo mokesčio. Geriau tokias siuntas vežti atskirai arba deklaruoti kaip asmeninius daiktus (jei mažai). Maisto produktai taip pat turi būti supakuoti, kad neišsilietų, kitaip sugadinsite biuro baldus.

Atvykimas į Vokietiją: iškrovimas ir pabaiga

Kaip vyksta iškrovimas Vokietijoje?

Viskas vyksta atvirkščiai nei pakrovimas. Atvykstame į adresą, iškrauname dėžes, nešame į patalpas. Jei reikia, surenkame baldus. Vokietijoje dažnai būna griežti laikai, kada galima triukšmauti (pvz., ne sekmadieniais). Todėl reikia tiksliai žinoti, kada galime pradėti dirbti. Vieną kartą teko laukti iki 8:00 ryto prie sandėlio, nes vokiečai neleido nuleisti gervės anksčiau.

Kas daroma, jei naujose patalpose netelpa baldai?

Tai reali problema. Kartais klientai perka per daug baldų arba patalpos mažesnės nei atrodė planuose. Tada mes juos paliekame sandėlyje laikinai (jei tokia galimybė yra) arba susirandame laikiną vietą. Bet tai papildomai kainuoja. Geriausia išmatuoti viską iš anksto. Aš esu matęs, kaip didelis konferencijos stalas neįeina pro liftą ir teko jį kelti per langą (lauke lijo). Tai nebuvo smagu.

Ar reikia tvarkyti šiukšles po iškrovimo?

Įprastai, mes paimame savo pakavimo medžiagas (dėžes, plėvelę). Jei reikia išmesti senus biuro baldus, tai aptariama atskirai. Mes ne šiukšliavežiai, bet galime padėti surūšiuoti ir nuvežti į perdirbimo centrą už papildomą mokestį. Vokietijoje šiukšlių rūšiavimas yra labai griežtas, tai nėra taip paprasta kaip čia. Negali tiesiog mesti visko į vieną krūvą.

Kaip apmokėti paslaugas – grynais ar pavedimu?

Geriausia pavedimu iš anksto arba grynaisiais prieš išvykstant (jei patikimi). Vokietijoje mūsų vairuotojai dažnai neturi grynųjų dideliomis sumomis. Be to, grynųjų keitimas gali būti nepalankus. Mums patogiausia, kai viskas apmokėta banku, tada nėra nesąmonių su grąža. Bet jei atsiranda papildomų išlaidų (pvz., liftas neveikia ir reikia nešti rankomis), tai reikia susitarti dėl mokėjimo vietoje.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Taip, mes turime GPS sekimą. Galite žiūrėti, kur yra jūsų krovinys. Tai ramina nervus, ypač kai keliaujate brangia technika. Sistema rodo greitį ir vietą. Bet kartais signalas dingsta tuneliuose arba kalnuose (pietų Vokietijoje), tai nebijokite, tai normalu. Vairuotojas pasirodys vėliau.

Kas nutinka, jei kažkas sugenda pervežimo metu?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Mes turime atsakomybės draudimą. Jei dėl mūsų kaltės sulaužomas stalas, mes jį atlyginame arba pakeičiame. Reikia nedelsiant apie tai pranešti vairuotojui ir užfiksuoti žalą (nuotrauka). Negalima laukti savaitės ir tada skambinti. Vieną kartą klientas parsivežė seną, jau suirusią spintą, ir bandė kaltinti mus. Laimė, turėjome išankstines nuotraukas, kurios parodė, kad spinta buvo su įtrūkimu dar Lietuvoje. (Tiksliau, klientas užmiršo pasakyti, bet nuotraukos neišgelbėjo jo nuo pykčio).

Ar reikia padėti fiziškai iškraunant?

Jei sutarta, kad mes darome viską, tai jums nereikia. Galite tiesiog stovėti ir rodyti, kur dėti. Bet jei norite greičiau, galite padėti nešti lengvas dėžes. Vokietijos klientai dažnai padeda, jiems patinka bendradarbiavimas. Bet nereikia kištis po vairuotojo kojas, kai jis neša sunkų monitorių. Saugumas pirmiausia.

Kainos, sutartys ir smulkmenos

Kaip susiformuoja kaina – nuo ko ji priklauso?

Kaina priklauso nuo krovinio tūrio, atstumo, darbo valandų ir papildomų paslaugų (pakavimas, baldų surinkimas). Taip pat įeina kuro mokesčiai ir mokesčiai už kelius. Vokietija nėra pigi šalis, tad darbo rankos ten brangios. Geriau paprašyti išankstinės apskaitos, kad nebūtų staigmenų. Aš visada saku: „geriau brangiau, bet aišku, nei pigiai ir vėliau“.

Ar kaina gali pasikeisti kelionės metu?

Gali, jei atsiranda neprognozuojamų aplinkybių. Pavyzdžiui, jei reikia samdyti papildomą kėbulą arba jei reikia laukti ilgiau nei planuota (dėl kliento kaltės). Taip pat, jei reikia naudotis liftu, kuris moka valandą. Visa tai aptariama iš anksto, bet gyvenime būna visko. Stengiamės nekeisti kainos be jūsų žinios.

Kokios sutarties reikia pasirašyti?

Reikia sutarties, kurioje būtų nurodytos visos sąlygos, atsakomybės ir kaina. Tai apsaugo abejas puses. Negalima tikrai sutarti „žodžiu“, ypač kai kalbame apie tūkstančius eurų vertės krovinius. Sutartyje turi būti ir adresas, ir laikas, ir sąrašas. Be sutarties mes nevažiuojame. Tai mūsų taisyklė.

Ar galima apmokėti atidėlionę?

Savo klientams, su kuriais dirbame ne pirmą kartą, taip, galima. Bet naujiems klientams reikalaujame išankstinio apmokėjumo arba dalies. Pervežimas į Vokietiją kainuoja mums pinigus (kuras, alkoholis vairuotojui (šypkomės), mokesčiai), todėl negalime vežti „paskolą“. Tai verslas, ne labdara.

Kas daryti, jei atšaukiate perkraustymą paskutinę minutę?

Jeigu atšaukiate prieš pat išvykimą, teks mokėti baudą, nes mes jau planavome darbą ir skyrėme automobilį. Kiekviena kokiais būdais vyksta biuro perkraustymo darbai į Vokietiją reikalauja išteklių. Jei atšaukiate savaitę iš anksto, tai paprastai nėra problemų. Bet skambinimas vakare ir sakinys „rytoj nebevažiuokite“ sukelia norą uždaryti telefoną.

Ar turiu duoti arbatpinigių vairuotojui?

Tai nėra privaloma, bet vairuotojai to tikrai vertina. Ypač jei jie padarė daugiau nei reikėjo (pavyzdžiui, surinko sudėtingą spintą arba nešė daiktus 5 aukštą be lifto). 10–50 eurų (priklausomai nuo darbo apimties) yra geras ženklas. Tai nėra mokesčis mums, tai asmeninis dėkėjimas. Vokietijoje tai yra įprasta praktika.

Išvados

Galiausiai, noriu pasakyti, kad biuro perkraustymas į Vokietiją – tai ne tik fizinis darbas, bet ir smegenų darbas. Reikia sutvarkyti dokumentus, susitarti dėl laikų ir pasirūpinti technika. Jei viską padarysite teisingai, procesas bus sklandus. Žinodami, kokiais būdais vyksta biuro perkraustymo darbai į Vokietiją, galite išvengti daugelio nesklandumų. Būkite kantrūs, pasiruošę ir viską aptarkite su mumis iš anksto. Tada ir vairuotojai bus laimingi, ir jūsų biuras veiks naujoje vietoje be ilgos pertraukos. Sėkmės susidūrus su vokišku tvarkingumu (ir kelių eismą).