Ko reikia pasiruošti biuro įrenginių pervežimui į Vokietiją

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, ir galiu pasakyti viena – biuro įrenginių pervežimas į Vokietiją niekada nevyksta taip lygiai, kaip piešia vadovai arba "move manageriai". Viskas prasideda nuo chaoso dėžėse ir baigiasi tose pačiose dėžėse, tik jau Miunchene ar Berlyne, kur niekas nežino, kur dėti spausdintuvą. Jei manote, kad tiesiog užsuksite sunkvežimį ir iškelsite, klystate. Vokietija – tai ne Lietuva, ten irkas turi būti tvarkingai, o jei ne, gausite baudas, apie kurias net nenorite sužinoti. Štai kas tikrai laukia, kai nuspręsite kraustyti savo verslį į Vakarus.

Dokumentai ir daiktų sąrašai (arba kodėl visi juos nemėgsta)

Ar tikrai reikia tiek daug popierių?

Žinoma, kiekvienas nori kuo greičiau užbaigti biuro įrenginių pervežimą į Vokietiją, bet be popierių niekas neisuks. Jums reikės ne tik CMR konosamento, bet ir detalaus inventoriaus sąrašo su serijiniais numeriais (ypač jei tai nebe naudojama technika). Vokietijos muitinė (Zoll) yra griežtesnė nei mūsiškė – jei sąraše parašysite "kompiuteriai" be jokių detalių, gali užstrigti pasienyje valandomis. Patirtis rodo, kad geriau iškruopštai užpildyta Excel lentelė sutaupo daugiau nervų nei bet kokia greitoji siunta.

Kas daryti, jei trūksta originalių pirkimų sąskaitų?

Tai dažna problema. Daugelis firmų perka įrangą prieš penkerius metus, o sąskaitas dingo kaip dūmai. Be jų biuro įrenginių pervežimas į Vokietiją gali tapti brangus, nes muitininkai nustatys savo (dažniausiai per aukštą) vertę. Jei neturite dokumentų, reikės rasti kokią nors vertintojo pažymą arba banko išrašus, kad įrodytumėte prekės vertę. Negerai, kai tenka mokėti mokesčius nuo "teorinės" kainos, kuri realybėje būtų dvigubai mažesnė.

Ką reiškia "T1" dokumentas ir ar jis man reikalingas?

Čia visada painioja. Jei keliaujate per Lietuvą ar Lenkiją ir galvojate, kad tai ES viduje tai nereikia, galite suklysti. Jeigu technika yra naudota ir ji yra jūsų nuosavybė, dažniausiai važiuojame su T1 (arba T2L, nors aš visada juos painioju) dokumentu, kad parodytume, tai nėra prekyba. Bet tiesą sakant, dažniausiai tiesiog reikia gero vadybininko, kuris užpildytu šitus formatus už jus, nes pats vieną kartą suklydau su kodais ir vairuotojas giedojo iš pykčio.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro įranga?

Nerekomenduoju. Muitinėje, kai aptars biuro įrenginių pervežimą į Vokietiją, o jie pamatys, kad tarp serverių guli žmonių dviratis ar indai, gali sustabdyti visą procesą. Asmeniniai daiktai turi būti deklaruojami atskirai, o jei jų vertė viršija nustatytą ribą, gali tekti mokėti PVM ir muito mokestį. Geriau juos vežti savo asmeniniu automobiliu arba atskira siunta, kad nesukeltumė įtarimų apie kontrabandą ar "pilną kavą".

Kaip teisingai užpildyti pakavimo sąrašą (Packing List)?

Nesirašykite "dėžės" arba "daiktai". Turi būti: "2 vnt. Dell monitoriai, modelis X, serijinis numeris Y". Detalesnės informacijos niekada per daug. Kai darau biuro įrenginių pervežimą į Vokietiją, visada prašau klientų fotografuoti turinį prieš uždarydami dėžes. Tai sutaupo laiko, jei dėžė sugadinta ar dingsta – galima įrodyti, kas ten buvo. Vokietijos klientai mėgsta tvarką, todėl sąrašas turi atrodyti profesionaliai.

Kas nutinka, jei pamiršiu deklaruoti brangų projektoriaus?

Gausite baudą. Vokietijos muitinė turi galingus skenerius, kurie "mato" metalą ir elektroniką. Jei bandysite paslėpti brangų įrenginį, rizikuojate ne tik pinigais, bet ir įrašu į "juodąjį sąrašą". Po to kiekvienas jūsų biuro įrenginių pervežimas į Vokietiją bus tikrinamas su mikroskopu. Geriau nuoširdžiai prisipažinti ir sumokėti mokesčius, nei bandyti apgauti sistemą, kuri moka algas už tą apgavystę.

Pakavimas ir techninė pusė (kodėl spausdintuvai turi dažytis)

Ar galima pakrauti įranga be originalių dėžių?

Galima, bet tai savotiška ruletė. Originalios dėžės yra sukurtos tam tikros formos itemui. Jeigu biuro įrežinių pervežimas į Vokietija vyksta be jų, reikės daugiau putų, stipresnės gėlės ir kartoninės pakuolės. Kartais net nusiperku specialias "kriaukles" (crates) iš medienos, ypač kai vežame didelius serverius. Viena kartą važiavom su paprastomis dėžėmis, vairuotojas staigiai stabdė prieš "raudoną šviesą" Vokietijoje, ir visi monitoriai nulėkė vienas ant kito... buvo liūdna.

Kaip apsaugoti jautrią elektroniką nuo vibracijos?

Vibracija – tai priešas, ypač kai važiuojame per blogas lenkų ar vokiškas "Autobahn" duobes (taip, jose irgi yra duobių). Reikia naudoti burbulių plėvelę, bet ne vieną sluoksnį, o tris arba keturis. Tarp dėžių reikia užpildyti tuščią erdvę, kad jos nešokteltų. Kiekvienas biuro įrenginių pervežimas į Vokietiją turi būti suplanuotas taip, kad sunkiausia būtų apačioje, o pačios lengviausios ir jautriausios – viršuje.

Ar verta samdyti profesionalų pakavėją?

Jei turite brangų serverių arba labai senų, bet mylinamų "didžiųjų" kompiuterių – taip. Profesionalas ne tik užpaks, bet ir pažymės kabelius, kad montuotojai Vokietijoje nepradėtų rėkti. Nors tai kainuoja, tai sutaupo laiko (o laukas Vokietijoje brangiau už auksą). Asmeniškai visada patariu investuoti į pakavimą, nes biuro įrenginių pervežimas į Vokietiją be jo dažnai baigiasi technikos išardymu paskirties vietoje.

Ką daryti su didelėmis spausdintuvais ir kopijavimo aparatais?

Tai blogiausias košmaras. Jie sunkūs, jie turi plastikinių dalių, kurios lengvai lūžta, ir viduje yra toneriai, kurie išsilieja. Prieš biuro įrenginių pervežimą į Vokietiją būtina išimti tonerius (jei įmanoma) ir užfiksuoti movas su juostomis. Kartais net reikia išmontuoti dalis metalinių korpusų, kad tilptų į liftą arba duris. Prisimenu vieną atveją, kai spausdintuvo neįvežėme pro duris... teko išmontuoti staktes.

Ar reikia išimti kabelius ir jungtis?

Būtinai. Palikti kabelius prikabintus – tai kvestas bėdai. Jie užsikabina už kitų dėžių, trūksta, arba dar blogiau – nutraukia uostą (portą) pačiame kompiuteryje. Užrašykite kabelius su lipdukais "Monitorius 1", "PC 1" ir t.t. Vokiški IT specialistai, kurie diegs įrangą, bus jums dėkingi, kad biuro įrenginių pervežimas į Vokietiją nevirto jų košmaru.

Kaip elgtis su duomenų saugojimo serveriais?

Tai jautriausia vieta. Pirmiausia – atsarginės kopijos (backup). Nors ir pasirašome draudimo sutartis, duomenų praradimas nėra apdraudžiamas taip pat kaip technika. Serverius reikia išjungti teisingai (ne taip, tiesiog ištraukti lizdą). Kartais reikia specialių transporto dėžių su šokso absorberiais. Neklausykite manęs, kodėl, bet biuro įrenginių pervežimas į Vokietiją su serveriais visada sukelia daugiausia prakaito vadybininkams.

Rizikos, draudimas ir vokiškas preciziškumas

Ar mano technika apdrausta kelyje?

Turi būti. Standartinis krovinių draudimas dažnai nedengia visos elektronikos vertės, ypač jei ji yra naudota. Reikia pasitikslinti, ar draudimas apima "gabenojimo riziką". Vokietijoje, jei biuro įrenginių pervežimas į Vokietiją baigiasi avarija, jie mokės tik tada, kai viskas tvarkingai uždokumentuota. Be to, žiūrėkite, ar nėra "franchise" (savarankiško atskaitymo) sumos, kurią turite mokėti patys prieš išmokėjimą.

Kas nutinka, jei vairuotojas vėluoja į iškrovą?

Vokietijoje laikas – pinigai. Jei užsisakėte kėlimo kraną arba lifto laiką, o vairuotojas užstrigo sienoje Gdanske, jums teks mokėti laužimo mokestį Vokietijoje. Todėl biuro įrenginių pervežimas į Vokietiją turi turėti laiko rezervą. Aš visada sakau vairuotojams: "gerai vėluoti dieną anksčiau, negu minutę vėliau", bet su jais kažkaip ne visada įmanoma susitarti.

Ar galiu patikėti bet kuria pervežimo firma?

Ne. Yra firmų, kurios ims už mažiausią kainą, paims jūsų įrangą, o paskui iškraus sandėlyliame kažkur prie Frankfurto ir reiksalaus papildomai mokėti už išėmimą. Patikrinkite atsiliepimus ir (labai svarbu!) ar jie turi licenciją. Nekvalifikuotas biuro įrenginių pervežimas į Vokietiją gali baigtis tuo, kad jūsų technika bus parduota aukcione dėl neapmokėtų sąskaitų, kurias pervežėjas susidarė su tretąisiais asmenimis.

Ką daryti, jei įranga sugesta atvykus?

Nedelsdami susisiekite su vadybininku ir nedarykite nieko pats (neišjunkite, neišardykite). Reikia užfiksuoti žalą. Jei dėžė atrodo tvarkinga, o viduje visas "keksnis", tai gali būti vadinamoji "hidden damage". Tokiu atveju be nuotraukų ir eksperto išvados draudimas nebus mokėtas. Vokiški draudikai yra labai griežti dėl tokių dalykų.

Ar galiu vežti įrangą savo darbuotojų automobiliais?

Galima, bet rizikinga. Jei darbuotojas turės avariją arba jo sulaikys muitinė, įmonė neteks ne tik technikos, bet ir galės turėti problemų su darbo kodeksu arba mokesčiais. Be to, vieno "Opel" bagažinė netilps daug biuro įrangos. Profesionalus biuro įrenginių pervežimas į Vokietiją visgi patikimesnis, nors ir brangesnis.

Kaip apsisaugoti nuo vagysčių?

Lietuvoje ir Vokietijoje vagystės skiriasi. Čia pavogia visą sunkvežimį, ten – nulipdo užrakto spynas iš užpakalinės durų ir išsiima brangiausius daiktus, kol vairuotojas miega poilsio aikštelėje. Būtina naudoti antivagiškas spynas, GPS stebėjimą ir, jei įmanoma, neleisti vairuotojui stovėti neapsaugotuose parkuose. Ypač jei biuro įrenginių pervežimas į Vokietiją vyksta su nauja technika.

Praktiniai patarimai ir "gyvenimiškos" situacijos

Ar reikia kalbėti vokiškai su vairuotoju?

Ne būtinai, jei jis lietuvis ar lenkas (kas dažnai ir būna), bet jei atvykstate į sandėlį Vokietijoje, vietinis sandėlininkas vokiškai nekalbės nė žodžio. Turite turėti paruoštą kontaktinį asmenį, kalbantį vokiškai arba angliškai. Buvau situacijoje, kur biuro įrenginių pervežimas į Vokietiją užstrigo, nes vairuotojas negalėjo paaiškinti, kur reikia važiuoti, o vokiečiai tiesiog nuleido keltuvus ir nuėjo pietų.

Kiek laiko užtrunka visa operacija?

Įprastai 1-2 dienos, jei viskas gerai. Bet jei reikia specialių leidimų arba jei tai yra didelis projektas (pavyzdžiui, viso banko skyriaus perkėlimas), tai gali trukti ir savaitę. Planuokite biuro įrenginių pervežimą į Vokietiją bent mėnesiu iš anksto, nes gerų pervežėjų grafikai užpildyti kur kas toliau nei jums atrodo.

Ar galiu vežti biuro kėdes ir stalus kartu su kompiuteriais?

Taip, tai įprasta praktika. Bet būkite atsargūs – metaliniai baldai griauna elektroniką. Stalus reikėtų apgobti storu kartonu arba kilimėliu, kad jie nebraižytų monitorių ar serverių dėžių. Vieną kartą gavau skambutį, kad visi stalai atvyko su įbrėžimais, o tai buvo nėšti ant kompiuterių be jokios apsaugos. Skriauda.

Kas daryti su pavojingomis atliekomis (toneriai, baterijos)?

Negalima jų mesti į bendrą krovinių masę. Reikia deklaruoti pavojingas atliekas (ADR) arba jas išvežti atskirai. Vokietija labai griežtai stebi aplinkosaugą. Jei biuro įrenginių pervežimas į Vokietiją bus sulaikytas dėl nutekėjusio tonerio, baudos bus didelės, o įmonės vardas gali patekti į neoficialų "juodąjį sąrašą".

Ar verta rūpintis iškrovos komanda Vokietijoje?

Absoliučiai taip. Lietuvių vairuotojai dažnai negali dirbti Vokietijoje (darbo leidimų klausimas) arba tiesiog nedrįsta liesti technikos dėl atsakomybės. Užsakykite vietinę " movers " komandą. Nors jie kainuoja kaip nupirkti mažą butą, jie žino, ką daro, ir yra atsakingi už žalą patalpose.

Ką daryti, jei pasienyje sustojo technika?

Pirmiausia – nerašykite manęs naktį su keiksmažodžiais. Antra – reikės tiksliai žinoti, kas nutiko. Jei tai techninė bėda, mes siunčiame mechaniką. Jei tai dokumentų problema, reikės skubiai siųsti trūkstamus dokumentus faksu arba el. paštu. Kartais biuro įrenginių pervežimas į Vokietiją užstringa dėl to, kad viena raidė sąnaše neteisinga.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dabar jau beveik visi turi GPS. Aš visada nusiunčiu nuorodą klientams, kad jie matytų, kur jų turtas. Tai ramina nervus. Galite matyti, kai vairuotojas sustojo pietauti arba važiuoja pro Hanoverį. Bet ne visada signalas yra tikslus, kartais rodo, kad mašina kažkur lauke, nors ji yra sandėlyje.

Kaip elgtis su senais, beverčiais monitoriais?

Geriau juos išmesti Lietuvoje. Vokietijoje šiukšlių išvežimas (Elektroschrott) kainuoja pinigus, o ne atvirkščiai. Neapsimoka gabenti metalo laužo per sieną. Nors kai kas bando taip padaryti, vėliau gailisi, kai sandėlyje jiems sako, kad už kiekvieną monitorį reikia sumokėti 10 eurų utilizacijos mokesčio. Taigi, biuro įrenginių pervežimas į Vokietiją turi vykti tik su naudinga technika.

Ar reikia rūpintis viza arba leidimais darbuotojams?

Jeigu tik vežate, ne. Jeigu jūsų darbuotojai važiuoja "segti" techniką arba montuoti ją, gali reikėti darbo leidimo arba vizos (jei ne ES). Vokietijos pasieniečiai labai tikrina, kodėl žmonės atvyko su sunkvežimiu, jei jie nėra profesionalūs vairuotojai. Geriau, kad vairuoja patyręs vairuotojas.

Ką daryti su pasiduodančia įranga?

Jei įrenginys nebeįsijungia, prieš važiuojant jį reikėtų išjungti nuo tinklo ir pažymėti "sugadintas". Jeigu biuro įrenginių pervežimas į Vokietiją vyksta su tokiu daiktu, o jis paskui staiga "užsijungia" paskirties vietoje, gali kilti įtarimų, kad buvo pavogtas arba kad jis iš tikrųjų veikia, o bandote apgauti draudimą. Būkite sąžiningi.

Ar yra kokių nors "pavojingų" vietovardžių ar maršrutų?

Nebent tai būtų didmiesčio centrai, kur sunkvežimiams draudžiama važiuoti tam tikru laiku. Berlyno "Umweltzone" (ekologinė zona) reikalauja specialios žalios kortelės. Jei vairuotojas jos neturės, gausite baudą, o mašina gali būti sustabdyta. Todėl maršrutas turi būti suplanuotas iš anksto, o ne pagal "Google Maps", kuris siūlia trumpiausią kelią per miesto centrą.

Kaip apmokėti paslaugas?

Geriausia banko pervedimu iš anksto. Grynaisiais pinigais vairuotojams neleidžiama turėti didelių sumų pagrąžinamųjų sąskaitų (Cash Declaration). Be to, jei biuro įrenginių pervežimas į Vokietiją bus sulaikytas kol nesumokėsite, banko pavedimas gali užtrukti. Geriausia susitarti dėl depozito, kad nereikėtų skubėti prie bankomato.

Ar sunku rasti vietą sandėlyje Vokietijoje?

Vokietija pilna sandėlių, bet jie užimti. Jei neturite susitarto iškrovos laiko, gali tekti laukti keletą dienų kieme arba važiuoti į kitą miestą. Tai papildomi kaštai. Visada darau vizitą arba bent telefonu patikrinu, ar tikrai vietos yra. Žodis "taip" vokiškai reiškia "taip", bet kartais jie pamiršta, kad tame dieną jau turi kitą klientą.

Ar galima pervežti įrangą savaitgaliu?

Galima, jei užmokesite už viršvalandžius vokiškiems kėlėjams arba sandėlio darbuotojams. Vokiškai taisyklės yra šventos – jei sandėlis dirba iki 14:00 valandos šeštadienį, o vartai užsidaro, jums teks laukti iki pirmadienio. Nemanau, kad jūsų darbuotojai norės laukti kieme su įranga.

Paskutinis žodis – ar verta viską daryti patys?

Nė pamojuoti. Jeigu biuro įrenginių pervežimas į Vokietiją jums svarbus, palikite tai profesionalams. Taupymas ant pakavimo arba dokumentų gali kainuoti dešimtis kartų brangiau. Geriau gerti kavą Vilniuje ir stebėti, kaip technika saugiai keliauja, nei gyventi stresą Kaune ir Berlyne vienu metu.

Išvada

Galiausiai, viskas sumažėja iki good planavimo ir patikimų partnerių. Biuro įrenginių pervežimas į Vokietiją nėra rocket science, bet jis reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms, kurioms mes dažnai nepriskiriame reikšmingumo. Neklauskite manęs, kodėl taip yra, tiesiog priimkite tai kaip faktą. Pasiruoškite dokumentus, užpakykite gerai ir tikėkis geriausio, bet būkite pasiruošę blogiausiam – tada viskas praės glotniai.