Kiek laiko užtrunka biuro persikraustymas į Vokietiją: tiesa iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir matau viską – pradedant nuo dviejų kėdžių pervežimo iki didžiulių korporacijų bazės kelionės visame kontinente. Dažnai klientai sėdi pas mane arba rašo pranešimus ir klausia to paties: "kiek laiko užtrunka biuro persikraustymas į Vokietiją?". Geriau būtų klausti, kiek nervų tai kainuos, nes laiko – tai tik vienas iš veiksnių. Paprastai viskas atrodo paprasta: pakavimas, įkėlimas, važiavimas, iškėlimas. Bet realybėje, kai kalbame apie tarptautinius pervežimus, susiduri su biurokratija, kelių darbais ir vokišku tikslumu, kuris kartais mums truputį svyra. Tad, jei ruošiatės judėti į Vokietiją, nusiraminkite, geresnis supratimas padės išvengti nereikalingų naktinių nemigų.

Apie laiką ir nusivylimus

Kiek tikrai užtrunka toks biuro persikraustymas į Vokietiją?

Jeigu kalbame apie standartinį biurą penkių aštuonių žmonių, kai reikia pergabenti stalus, kompiuterius ir kelias dėžes dokumentų, tai patys riedmenys užtrunka apie 1-3 darbo dienas. Tačiau biuro persikraustymas į Vokietiją kaip procesas prasideda ne tada, kai atvažiuoja vairuotojas, o mėnesiu anksčiau. Geriausiu atveju, jeigu visi dokumentai tvarkingi, o Vokietijoje laukia sandėlis arba ofisas, fizinis pervežimas įvyksta per 24-48 valandas. Bet visada turėkite rezervą, nes niekada nežinai, kas nutiks Lenkijos autostradoje.

Ar galima persikraustyti per vieną dieną?

Teoriškai – taip, jeigu vairuotojas yra robotas ir kelyje nėra jokių kliūčių. Praktiškai – labai sunku. Vien tik įkrauti visą biuro inventorių į krovininę mašiną trunka 4-6 valandų. Tada važiuoti iki Berlyno ar Miuncheno tai dar 12-14 valandų. Jeigu reikia iškrauti tą pačią dieną, vairuotojas turi būti pakeistas arba jis tiesiog viršys darbo laiko normas, kas yra draudžiama. Paprasčiau susitaikyti, kad tai bus dviejų, o gal net trijų dienų nuotykis.

Kodėl visada vėluoja?

Pagrindinė priežastis – netikslumas. Klientas sako "turime penkias dėžes", o realiai jas užpildo tiek, kad jos sverdžia po 100 kilogramų ir nebetelpa į liftą. Prisimenu vieną atvejį Vilniuje, kur klientas nepasakė, kad reikia demontuoti didžiulę conferencijos stalą. Vairuotojas pradirbo pusę dienos tik su tuo stalu, todėl atvyko į Vokietiją vėliau ir dar gavo baudą už užimtą vietą gatvėje. Tokios smulkmenos ir griauna laiko grafikus.

Ar savaitgalis padeda sutaupyti laiko?

Savaeidių dienomis eismą mažiau, tačiau problema tame, kad Vokietijoje, kaip ir Lietuvoje, dauguma sandėlių ir biurų nedirba. Jeigu atvyksite sekmadienį vakare, niekas jums nieko nebeiškraus. Turėsite laukti iki pirmadienio ryto. Taigi, biuro persikraustymas į Vokietiją savaitgalį gali prasidėti, bet baigtis gali tik darbo dienomis. Be to, vairuotojai taip pat nori ilsėtis, tai naktinių reisų kaina gali būti kelis kartus didesnė.

Popieriaus maršrutas ir vokiškas tvarkymasis

Kas vyksta su muitinės deklaracijomis?

Nors ir esame ES, bet pervežiant įmonės turtą, visada reikia turėti tvarkingus prekių apyvartos dokumentus (TIR arba CMR kartu su suvestinėmis). Vokiškai muitininkai yra labai išsamūs. Jeigu jų įtariant kyla, kad prekės gali būti "naudojamos" arba jų kaina neatitinka rinkos, gali sustabdyti mašiną ir patikrinti. Galiu pasakyti, kad vienasintelis trūkstamas parašas ant eksporto sąskaitos gali prailginti kelionę keturias valandas.

Ar tikrai reikia tuos ilguosius inventoriaus sąrašus?

Be abejo. Negalima tiesiog parašyti "biuro reikmenys". Turi būti išvardyta: "4 stalai, 12 kėdžių, 1 spausdintuvas Epson modelis XXX". Vokiečiai mėgsta tvarką. Jeigu sąrašas bus pernelyg bendras, gali tekti mokėti lengvatines mokesčių sumas arba baudas už klaidingą deklaravimą. Geriau praleisti valandą ir viską užrašyti, negu stovėti prie sienos prieš inspektorių.

Kas tas "Einreise" ir ar jis būtinas?

Tai įleidimo deklaracija, ką kartais reikalauja vokiečių institucijos, nors dažniausiai pakanka mūsų vidaus dokumentų. Nžinau tiksliai, ar dabar jie taip griežtai tai tikrina (nes taisyklės keičiasi kas metus), bet geriau būkite pasiruošę. (Na, galbūt ne visiems, o tik tada, jeigu vertė viršija 10 tūkst. eurų, bet patikrinti verta). Toks dokumentas užtikrina, kad jūsų turtas nebuvo pavogtas ir jūs legaliai jį įvežate į šalį.

Ar reikia mokėti PVM pervežimo metu?

Jei abi šalys yra mokesčių mokėtojos ES, dažniausiai taikoma PVM 0 proc. tarifas, jeigu pateikiate right PVM mokėtojo numerius. Bet jeigu klaida įslyja į sąskaitą, vokiečias gali pridėti savo 19 proc. Tada atsiranda didžiulės problemos su grąžinimu. Visada tikrinkite duomenis du kartus prieš išsiunčiant dokumentus.

Fizinis darbas ir technika

Kokios mašinos reikalingos?

Viskas priklauso nuo tūrio. Mažam biurui užtenka 3.5 tonų "būsto" (kurį gali vairuoti bet kas su B kategorija), jeigu turite vairuotoją. Tačiau dideliam persikraustymui reikės sunkvežimio su keliamos galia ("hidraulika"). Prisimenu vieną klientą, kuris norėta sutaupyti ir nuomavo žemo grindų furgoną be užraktų (uždaromų). Kelionės metu Frankfurt’e juos applėšė pasilikę du dokumentai. Žinoma, tai neįvyko, bet pavojus yra tikras.

Kaip su seifais?

Seifai tai yra atskira istorija. Paprastai jie yra taip sunkūs, kad net neįsivaizduoju, kaip juos neša be specialios technikos. Kartais net reikia išmontuoti seifo duris, kad jo nebūtų nešti. Jeigu jūsų seifas sveria 500 kg, praneškite tai iš karto. Vairuotojas turi atvykti ne vienas, o su hidrauliniu keltuvu arba "keliamuoju" (krane). Neteisingai įvertintas svoris gali nutraukti pakrovimo rampą.

Ar imatės montavimo ir demontavimo?

Taip, tai įeina į mūsų darbą, bet tai už papildomą mokestį. Negalima tikėtis, kad vairuotojas, kuris jau 12 valandų važiavo, dar ir aštuonis valandas montuos lentynas. Tokiu atveju siunčiame brigadą. Žinoma, tai brangiau, bet tuomet biuro persikraustymas į Vokietiją nebus košmaras. Aš asmeniškai visada patariu mokėti už tai, kad tai padarytų specialistai, o ne programuotojai ar buhalteriai.

Kas dėl serverių ir IT įrangos?

Čia būtina ypatinga priežiūra. Serverius negalia tiesiog mesti į dėžę ir barstyti putomis. Geras logistikos partneris turi turėti anti-statinę pakuotę ir specialias dėžes. Dar geriau, jeigu IT komanda juos išjungia ir pažymi, kur kas yra. Kartais nutinka taip, kad atvykstate, o visi kabeliai susipynę, o vadybininkas nežino, kuris šaltasisis prijungtas prie kurio serverio. Tai prailgina diegimą dar vieną dieną.

Kelio проблемos ir nelaimingi atsitikimai

Kas jeigu mašina sugesia?

Tai baisiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Nesenai turėjome atvejį, kai A9 autostradoje atsitiko avarija, mūsų mašina buvo įsivėrusi į spūstį, variklis užvirė. Reikėjo iškviesti pagalbą, iškrauti krovinį į kitą furgoną. Visos šios procedūros užtruko beveik parą. Klientas buvo piktas, bet mes padengėme nuostolius, nes turėjome draudimą. Be draudimo, biuro persikraustymas į Vokietiją galėtų tapti bankrotu.

Ar dažnai pasitaiko dingstančių daiktų?

Sąžiningai sakant, jeigu dirbate su patikimomis kompanijomis – nedažnai. Bet jeigu pasileidžiate į "blondinų" (pigias pervežimų firmas be reputacijos), rizikuojate. Girdėjau istorijų, kai dingo dėžės su brangiais prietaisais. Viskas pasidaro tamsioje stotelėje arba degalineje, kai vairuotojas eina į tualeto ir palieka mašiną neuzrakintą. Patariu sekti krovinį GPS sistema.

Kaip su kelių mokesčiais Vokietijoje?

Vokietijoje nėra mokesčio už sunkvežimius (vok. LKW-Maut), kurį moka vežėjai, jis jau įskaičiuotas į kainą. Bet jums nereikės jų mokėti papildomai, nebent važiuojate tikrais lengvaisiais automobiliais. Jeigu naudojami sunkvežimiai, tai mūsų problema, ne jūsų. Tačiau reikia žinoti, kad kai kurie miestai turi "Umweltzone" (aplinkos zonas) į kurias neįleidžia senų mašinų.

O policija?

Vokiečių policija yra labai disciplinuota. Jeigu mašina stovi kur nereikia arba yra per daug apkrauta, jie sustos ir padarys kontrolę. Negalima vairuoti su papildoma krove į kabinoje. Vieną kartą mūsų vairuotojas bandė permesti keletą dėžių į salono (kabinos) dalį, kad telptų daugiau, ir gavo baudą. Vokietijos taisyklės yra taisyklės, jas laužyti nusipelno tik baudų.

Finansinė pusė ir smulkmenos

Nuo ko priklauso kaina?

Pagrindiniai dalykai – atstumas, svoris, kiek reikia vyrų pakrovimui ir iškrovimui. Taip pat labai svarbu, ar reikia užimti vietą gatvėje (tokios leidimai Miunchene kainuoja milžiniškus pinigus). Biuro persikraustymas į Vokietiją brangsta, jeigu reikia vežti dalimis arba daryti daug sustojimų. Vienoje vietoje pakrauti ir kitoje iškrauti – tai pigiausias variantas.

Ar verta imti "Full Service"?

Jei jums laikas brangesnis už pinigus – absoliučiai taip. Tada jums nereikia galvoti nieko. Mes atvykstame, surašome, išnešame, vežame, iškrauname, surenkame. Tiesa, toks paslaugų paketas gali kainuoti dvigubai daugiau negu paprastas transportas. Bet kai skaičiuojate prarastą darbo laiką, dažnai pasirodo, kad "Full Service" yra pigiau.

Kas su šiukšlių išvežimu?

Dažnai persikraustant turejome išmesti senus baldus, kurie netilpo į naujus biurus. Vokietijoje šiukšlių išvežimas yra labai griežtai reguliuojamas. Negalima tiesiog numesti į pirmąjį konteinerį. Reikia rasti specialią aikštelę arba samdyti konteinerį. Geriau išmesti visą seną čia, Lietuvoje, prieš išvykdami, tai užtikrina, kad biuro persikraustymas į Vokietiją nebus sustabdytas dėl šiukšlių.

Ar imate depozitą?

Taip, standartinė praktika yra imti 10-20 proc. depozitą užtikrinimui. Tai apsaugo mus nuo to, jeigu klientas atšaukia užsakymą paskutinę minutę, kai mašina jau važiuoja. Arba jeigu, pvz., klientas atsisako mokėti už iškrovimą nesutarimus. Nežinau kodėl, bet kasmet būna bent vienas toks atvejis. Po paslaugos pinigai grąžinami.

Galima padaryti dalinį mokėjimą?

Įprastai mokama po 50 proc. prieš išvykimą ir likę 50 proc. pasiekus vietą. Taip pat susitariame dėl sąskaitos-faktūros pateikimo terminų. Didelės korporacijos reikalauja 30 dienų atidėjimo, tai taip pat įmanoma, bet už tai kiek padidiname kainą, kadangi mums reikia padengti išlaidas iš karto.

Pabaigos gaidys ir rekomendacijos

Ką daryti, jeigu naujieji patalpos nebaigtos?

Tai labai dažna problema. Atvykstate, o ten dar dažoma arba nėra elektros. Tada mes turime iškrauti į laikiną sandėlį. Tai kainuoja papildomai. Patariu tikrinti objekto pasirengimą prieš savaitę. Negalima tikėti vadybininkų žodžiams, kad "viskas bus baigta rytoj". Rytoj Vokietijoje dažnai reiškia "savaitę po rytojaus".

Kaip elgtis su vokiečių namų ūkiu (Hausverwaltung)?

Jei persikraustote į biurą namuose arba bendro naudojimo pastate, būtinai susisiekite su Hausverwaltung (namų valdytoju) iš anksto. Jie gali uždrausti važiuoti mašinomis tam tikromis valandomis arba reikalauti uždengti grindis liftuose. Jeigu nesiderinsite, gausite baudą, o mes negalėsime baigti darbo.

Ar verta vežti mažus daiktus patys?

Mažas asmenines daiktus, vaikus, augintinius geriau vežti patys savo automobiliais. Logistika dideliems daiktams yra skirta. Vežti vieną dėžę su dokumentais per 1000 km su sunkvežimiu be protingo. Tačiau svarbius dokumentus visada patariame vežti su savimi (rankinis bagažas), o ne dėžėje su likusiu inventoriumi.

Kas dėl vertimo?

Visi dokumentai turi būti angliškai arba vokiškai. Jeigu pateiksite lietuvišką sąrašą su "stalas", "kėdė", vokiškai muitininkas gali nesuprasti. Mes padedame su pagrindiniais dokumentais, bet techninius brėžinius ar specifikacijas geriau turėti jau išverstas iš anksto.

Kodėl pas jus brangiau negu pas kitus?

Klausimas, kurį girdžiu kasdien. Pas mus brangiau, nes mes naudojame savus vairuotojus, ne "samdinius" iš rytų. Mes turime draudimą, mes atsakome už krovinius. Pigiausi variantai dažnai pasirodo being brangiausi, kažkas dingsta arba sugenda. Kainos ir kokybės santykis čia veikia taip pat kaip ir visur. Tačiau, jeigu esate pasiruošę rizikuoti, galite rasti pigiau, bet aš negaliu to garantuoti.

Galite duoti konkrečią datą?

Kartais galiu, bet aš visada sakau "orientacinė data". Per 20 metų išmokau, kad orai, avarijos, policija ar net paprasti techniniai gedimai gali viską pavėlinti. Geriau pasakyti, kad atvyksime per dvi dienas ir atvykti anksčiau, negu pažadėti "rytoj" ir pavėluoti tris dienas. Pasitikėjimas čia svarbiau už greitį.

O jeigu reikia atidėti krovinią pusiaukelėje?

Tai įmanoma, bet tai vadinamas "krovinių saugojimas" ir jis kainuoja. Negalima tiesiog palikti dėžių degalinėje. Turime rasti sandėlį. Jeigu užsakovas pats susiranda sandėlį Vokietijoje, mes galime ten nuvežti, bet tada reikia aiškiai susitarti dėl prieigos rūšių (ar yra rampa, ar reikia keltuvo).

Kaip padėti vairuotojui rasti vietą?

NusiųskiteGPS koordinates, ne tik adresą. Vokiški adresai gali būti paini, o seniemiestuose导航 gana nepatikimas. Patariu dar nufotografuoti įvažiavimą. Tai sutaupo valandą praleidžiant su telefonu ir klausinėjant vietinių gyventojų, kur yra "Hauptstraße 15".

Ar reikia duoti arbatpinigių?

Tai nėra privaloma, bet labai pagerina nuotaiką. Jeigu krovėjai dirbo gerai ir padėjo surinkti sudėtingas lentynas, mažas poelgis arbatpinigių (truputį pinigų rankomis) padaro, kad jie dirbtų dar greičiau ir su šypsena. Tai senas mūsų verslo taisyklės dalykas, bet veikia.

Galutinės išvados

Viskas susikaupia į vieną – gerai suplanuokite laiką ir neikite per pigiausia keliu. Biuro persikraustymas į Vokietiją yra sudėtingas procesas, reikalaujantis ne tik fizinės jėgos, bet ir žinių apie teisinius reikalavimus. Niekada nežinokite, kas gali nutiko kelyje, todėl visada turkite "Plan B". Pasitikėkite savo logistikos partneriu ir būkite nuoširdūs su jais, tai padės išvengti daugumos nemalonių netikėtumų. Sėkmės jūsų naujuose namuose Vokietijoje!