Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas į Vokietiją: realūs terminai, patirtis ir problemos

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir mačiau viską – nuo to, kaip perkeliama visa gamykla per vieną savaitgalį, iki to, kaip vieno žmogaus „biuras“ (tai yra, vienas nešiojamas kompiuteris) keliauja po Vokietiją mėnesį. Dažniausiai klientus domina vienas dalykas – kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas į Vokietiją? Nėra vieno atsakymo, kuris tiktų visiems, nes viskas priklauso nuo to, ką tiksliai vežate ir kur tiksliai važiuojate. Vienam tai užtrunka dvi dienas, kitam – ir savaitę rodos per mažai. Štai tarkime, jei turite tik penkis stalus ir kelis kompiuterius, tai greita, bet jei ten yra seifai, serveriai ar du tūkstančiai archyvo dėžių, tai tai jau visai kitas istorijos lygis. Būtų kvaila manyti, kad Vokietija priims jus atvirai rankomis be jokių užkardų – ten ir muitinė, ir griežti reikalavimai dėl stovėjimo vietų, ir vokiškas tikslumas, kuris kartais mums trukdo. Šiandien bandysiu papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Pagrindiniai laiko terminai ir planavimas

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas į Vokietiją įprastiniam atveju?

Tiesioginis važiavimas nuo Vilniaus iki Berlyno arba Miuncheno užtrunka maždaug 12–16 valandų priklausomai nuo sustojimų. Tačiau tai yra tik vairavimo laikas. Jei kalbame apie visą procesą, nuo to momento, kai atvažiuoja vairuotojas su mašina, iki to momento, kai paskutinis dėžutė įnešamas į naująją patalpą, tai užtrunka vieną pilną darbo dieną (arba dvi, jei daug krovinių). Reikia apgalvoti, kad vairuotojams reikia poilsio, o Vokietijoje yra griežti poilsio režimai, tad jei jis vairavo 4,5 valandos, jis privalo sustoti 45 minučių. Tai visas „kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas į Vokietiją“ klausimas išsprendžiamas taip: planuokite bent 2-3 dienas visam ciklui – pakavimas, važiavimas, išpakavimas.

Ar galima viską padaryti per savaitgalį, kad nenaikinti darbo laiko?

Teoriškai – taip, praktiškai – tai yra didelis stresas ir kainuoja brangiau. Jei norite, kad pirmadienį ryte jūsų komanda Vokietijoje jau sėdėtų prie kompiuterių, reikia, kad mašina būtų pakrauta penktadienį vakare. Tada vairuotojas važiuoja naktį (jei turi du vairuotojus) arba šeštadienį. Problema tame, kad Vokietijoje dauguma biurų centų savaitgaliais uždaryti, o liftų rezervavimas gali būti sudėtingas. Kartais teks stovėti kieme iki pirmadienio ryto, kas yra nepatogu ir brangu (laiko nuostoliai). Taip, įmanoma, bet reikia labai gerai suderinti su vokiečiais, kad jie atidarytų duris.

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas į Vokietiją, jei biuras didelis (pvz., 50 žmonių)?

Čia jau nebe viena mašina. Dideliam biurui reikės 3–5 sunkvežimių. Tada tas procesas trunka ne dieną, o galima užtrukti ir savaitę laiko. Vien tik pakavimas gali užeiti dvi dienas, jei darbuotojai patys nesupako savo daiktų. Tada yra logistika: reikia suderinti, kad visos mašinos atvyktų vienu metu, nes kitaip viena stovės ir laužia laiką. Esu matęs atvejų, kai paskutinė mašina atvykdavo po trijų dienų, nes pirmosios buvo užstrigusios pasienyje arba buvo neteisingai suplanuotos trasos. Dideliuose projektuose laikas plečiasi geometrine progresija.

Ar verta skubėti su datale?

Niekada. Skubėjimas yra priešas šiame versle. Jei spaudžiate datelę, vairuotojai pradeda dirbti chaotiškai, dėl to kyla sugadintų baldų rizika. Geriau leisti sau papildomą dieną ar dvi nei stebėti, kaip jūsų brangus serveris nukrenta nuo rampos. Žinau, kad verslas neleidžia ilgai stovėti, bet perkėlimas į Vokietiją nėra tas dalykas, kurį galima „nutraukti greičiau“. Vokiškas tikslumas reikalauja, kad viskas būtų padaryta tvarkingai, o ne greitai.

Vokietijos specifika: muitinė ir taisyklės

Kokius dokumentus reikia turėti kelyje?

Būtinai reikia TIR knygelės (jei su viliuotoju) arba CMR sąskaitos faktūros. Be to, jei prekės yra naujos (nenaudotos), reikės EXPO sąskaitos, o jei naudotos – inventoriaus sąrašo su verte. Vokiška muitinė (Zoll) gali būti labai detalioje. Jei dokumentuose bus nesutapimų, pvz., sąskaitoje parašyta „kompiuteriai“, o realuose yra ir spausdintuvai, gali tekti mokėti baudą arba ilgai aiškintis kas ten yra. Geriau turėkite viską pasirašyta ir išdėstyta aiškiai.

Ar sunku praeiti vokiškąją muitinę su biuro inventoriumi?

Paprastai ne, jei tai yra naudotos biuro prekės (perkėlimas tarp savo padalinių arba keičiant adresą). Tuomet tai nėra prekyba, o turtų perkėlimas, todėl PVM mokėti nereikia (arba galima taikyti 0 proc. tarifą su N-1 formule Lietuvoje). Bet jei būsite neaiškūs ir negalėsite įrodyti, kad šios prekės nebus parduodamos Vokietijoje, jas gali suimti kaip importuojamas prekes. Tada laikas pražūva – gali užtrukti valandą, gali ir dvi, kol išsiaiškins reikalą. Nėra nieko blogiau, kai mašina stovi karštame saulėlydyje prie Kalvarijų arba prie Frankfurto.

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas į Vokietiją dėl techninių patikrinimų?

Kartais techniniai patikrinimai neužtrunka nė penkių minučių, kartais – valandą. Vokietijoje dažnai tikrina, ar mašina atitinka ekologinius reikalavimus (Euro normos), ypač jei važiuojate į „Umweltzone“ (ekologinę zoną) miestuose. Jei jūsų sunkvežimis per senas, jis tiesiog neįvažiuos į miesto centrą ir teks perkrauti į mažesnę mašiną užmiestyje. Tai papildomi 2–3 valandos, kurias niekas neįsivaizduoja planuodamas. Būtinai patikrinkite, ar mašina turi reikalingą žaliąją kortelę.

Ar reikia specialių leidimų stovėjimui mieste?

Žinoma, jei reikia stovėti prie pat įėjimo arba pėsčiųjų zonoje. Be to, kai kuriuose miestuose (pvz., Miunchene arba Hamburge) reikia užsakyti specialų „Stellplatz“ leidimą iš savivaldybės. Tai reiškia, kad reikia pateikti maršrą ir mašinos numerius iš anksto, kartais net prieš kelias savaites. Jei to nepadarysite, gali būti, kad mašina vos atvykus bus nustumta į kitą gatvę policijos, o tada prasideda „lūžis“ su laiku.

Ką daryti, jei trūksta kai kurių dokumentų?

Tiesiog sakykite tiesą. Muitininkai mato, kada meluojate. Jei trūksta, sakykime, vienos sąskaitos, reikės ją greitai atsiųsti el. paštu arba faksu (taip, faksai dar gyvena Vokietijoje). Tai gali prailginti patikrinimą apie valandą. Geriau turėkite viską vienoje kelionėje (kratinėje). Nėra nieko gėdingiau nei stovėti prie sienos ir ieškoti dokumentų, kurių nėra, o eilė už nugaros didėja.

Pakavimas, krovimas ir technika

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas į Vokietiją dėl blogai supakuotų dalykų?

Blogas pakavimas gali padvigubinti laiką. Jei dėžės yra pilnos neorganizuotų popierių ir suskilusios, jas reikia perpakuoti. Vairuotojas nekelia „sąsiuviniai“, jis kelia dėžes. Jei pastebiu, kad klientas bandys įsprausti viską į kelias maišus, aš sustoju ir sakau – taip nebevažiuosime. Tai nuostolis visiems. Geros dėžės, lipdukas „Kur“ ir „Ką“ – tai pusė sėkmės. Neužsiimkite savo galva, naudokite profesionalų pagalbą, jei norite, kad tai vyktų greitai.

Ar galima vežti serverius be specialios įrangos?

Galima, bet tai labai rizikuota. Esu matęs, kaip 10 tūkst. eurų vertės serveris nukrito nuo kėdės, nes buvo pastatytas ant gerosios valios. Serveriai turi būti specialiuose „antishock“ dėžėse arba užtvirtinti ant rėmų. Jei jums brangūs duomenys, nebandykite taupyti ant dėžių. Pervežimas su paprasta dėže sukelia vibraciją, kuri gali sugadinti diskus. Tada jūsų biuras nebeveiks, nepaisant to, kad jau esate Vokietijoje.

Ką daryti su seifais?

Seifai yra košmaras. Jie sunkūs, dideli ir dažnai neturi rankenų. Jei seifas sveria 500 kilogramų, o liftas Vokietijoje yra mažas (kas dažnai nutinka seniuose pastatuose), teks keltis pro langą arba suvirinti rėmus. Tai gali užeiti visą dieną vienam seifui. Būtinai pasakykite apie seifą iš anksto, kad mes atvežtume specialią techniką (nešimo juostas arba kraną). Neklauskite, kiek tai užtruks – klausykite, kiek tai kainuos, kadangi tai brangu.

Ar reikia išpakuoti dėžes vietoje?

Tai priklauso nuo jūsų sutarties. Standartiškai mes įnešame dėžes į kambarius ir paliekame. Jei reikia išpakuoti ir surinkti baldus, tai užtrunka dar vieną dieną. Vokiški baldai (pvz., „Büromöbel“) dažnai būna sudėtingi, su daug detalių, ir be instrukcijos gali užeiti valanda surinkti vieną stalą. Jei norite, kad pirmadienį viskas veiktų, geriau, kad surinkimą užtikrinti profesionalai, o ne jūsų IT specialistas, kuris nemoka sukti atsuktuvo.

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas į Vokietiją, jei reikia sandėliuoti daiktus tarpiniais laikotarpiais?

Tada tai jau ne tik perkėlimas, bet ir logistika. Mes turime sandėlius Liubeko arba Frankfurto rajonuose. Jei reikia laikinai padėti daiktus (pvz., naujas biuras dar nebaigtas), tai prideda papildomą dieną iškrovimui į sandėlį ir vėliau pakrovimui iš jo. Geriau to išvengti, bet jei jau taip nutiko, tai būkite pasiruošę, kad tai padidins bendrą laiką ir kainą. Sandėliavimas Vokietijoje nėra pigus.

Realios problemos ir nesklandumai (patirtis)

Kas nutinka, jei mašina sušoka kelyje?

Tai tikrai įvyksta. Prieš metus važiavome į Štutgartą, ir mums sugedo važiuoklė Lenkijoje. Užtrukome 12 valandų laukiant mechaniką. Klientas buvo furiouzuotas, bet kas gali daryti? Dėl tokio nesklandumo „kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas į Vokietiją“ klausimas gauna atsakymą: „kiek reikia, kad sutvarkytume techniką“. Visada turite planą B – arba galite dirbti iš namų, arba turėkite pasenusius dokumentus, kad galėtumėte dirbti elektroniniu būdu. Mechaninės gedimai yra neįvengiami.

Ar dažnai pasitaiko, kad dingsta daiktai?

Sakykime taip – ne dažnai su geromis firmomis, bet su pigiaisiais pervežėjais tai norma. Yra firmos, kurios surenka krovinius iš penkių skirtingų klientų, važiuoja, o po to kažkas pasirodo be dėžės su asmeniniais daiktais. Niekuomet neneškite pinigų ar brangių papuošalų kartu su biuro kroviniu. Aš asmeniškai visada patariu pasilikti tai pas save. Pasitikėjimas – tai puiku, bet piniginės geriau laikyti kišenėje.

Ką daryti, jei raktų nuo naujo biuro nėra?

Tai absurdo situacija, bet buvo. Atvažiavome į Hanoverį, o klientas pamiršo pasiimti raktų iš nekilnojamojo turto agento. Agentas buvo atostogose. Mes tekdavo stovėti kieme 4 valandas, kol ieškomojo atstovo atvyko. Laikas eina, o vairuotojas laukia. Tokios situacijos kainuoja pinigus, nes laikas yra pinigai. Visada patikrinkite raktus du kartus prieš išvykdami iš Lietuvos.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dažniausiai ne, arba kalba labai truputį. Tai gali būti problema, jei reikia susitarti su policija arba su savivaldybės darbuotoju dėl leidimų. Geriau, jei su jais važiuoja įgaliotas asmuo iš jūsų pusės, kuris moka angliškai arba vokiškai. Nelygu aiškinti gestais, kodėl stovite prie „Einbahnstraße“ vienos eismo juostos gatvėje. Buvo atvejų, kai vairuotojai tiesiog nusisukdavo atgal, negalėdami suprasti instrukcijų.

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas į Vokietiją jei pasikeičia adresas paskutinę minutę?

Tai chaosas. Jei paskutinę minutę sužinote, kad adresas ne Unter den Linden, o kažkur priemiestyje, tai reiškia naują maršrą, galbūt naują leidimą stovėjimui. Gali prailgti 4-6 valandas. GPS kartais meluoja, o vokiški miestai sudėtingi. Vieną kartą važiavome į adresą, kurio nebebuvo – pastatas buvo griautas. Ten teko stovėti ir ieškoti kelių. Pasikeitimai yra brangūs.

Ar atsakingi už sugadintus grindis ar liftą?

Taip, jei mes tai sugadinome. Tačiau dažnai būna, kad grindys buvo jau įtrūkusios, o mums priskiria. Todėl visada prieš pradedant darbus reikia apžiūrėti būklę ir užfiksuoti (nufotografuoti). Jei vokiečiai pamatys įtrūkimą, kurio nebuvo, mokėsime mes. Ypatingai griežti yra dėl liftų – jei paliksite purvą arba įbrėžimą, bauda gali būti didelė. Geriau uždėti apsauginę gobtuvą ant grindų (drobę).

Kainos ir paslėpti mokesčiai

Ar kaina įskaito viską, ar yra paslėptų mokesčių?

Pagarbiai, visada klauskite apie tai. Kai kurios firmos rašo „nuo X eurų“, o po to prideda mokesčius už kelių mokesčius Vokietijoje (Maut), už poilsio vietą vairuotojui, už liftą. Yra situacijų, kai galutinė kaina padidėja net 30 proc. Aš stengiuosi visada pasakyti tikrąją sumą, bet kartais ir pats nežinau, kiek kainuos viena ar kita privilegija, pavyzdžiui, stovėjimas prie Brandenburgo vartų.

Kokia papildoma kaina už viršvalandžius vairuotojui?

Vokietijoje yra griežtos darbo taisyklės. Jei vairuotojas dirba ilgiau nei numatyta, jis turi gauti papildomai užmokįjimą. Jei užstrigsite ir perkėlimas užtruks iki 22 valandos vakare, reikės mokėti. Geriau planuokite darbą iki 18 valandos. Vokiškos profesinės sąjungos nėra juokais. (Tiesa, kai kurie vairuotojai sutinka dirbti be papildomo mokesčio už „gerą arbata“, bet to niekas nesirašo).

Ar galima mokėti tik po atliktų darbų?

Didžioji dalis firmų reikalauja avanso, nes reikia užpildyti degalus, sumokėti už kelią ir pasirūpinti kitomis išlaidomis. 100 proc. apmokėjimas griežtai po pristatymo. Nėra viena, kad klientas atsisako mokėti, nes viena dėžė atėjo suskilusi. Visada turėkite pinigų arba kortelę pasiruošę, kad nereikėtų ieškomi bankomato Vokietijoje, kuris gali būti toli.

Ar brangu yra surinkti baldus Vokietijoje?

Vokiškos rankos darbas kainuoja. Jei mes samdome vietinę meistrų komandą padėti surinkti biurą, tai kainuoja daugiau nei Lietuvoje. Tačiau jei tai daro mūsų vairuotojai, tai dažniausiai įskaičiuota. Bet jūsų patys surinkti baldus gali būti pigiau, jei turite laiko. Tik nepamirškite, kad neteisingai surinktas stalas gali sugriūti ant kliento kojos pirmą dieną.

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas į Vokietiją įvertinant finansus?

Finansinis įvertinimas trunka tiek, kiek greitai gausite pasiūlymus. Rekomenduoju kreiptis mažiausiai prieš mėnesį. Greitieji pasiūlymai dažnai būna nepilni. Geras įvertinimas apima vaizdo įrašą arba apžiūrą vietoje. Taip, tai užtrunka dieną ar dvi, bet taip išvengsite nemalonių staigmenų. Neklauskite kainos telefonu be detalių – niekas tiksliai atsakys nematęs krovinių.

Ar draudžimas įskaičiuotas į kainą?

Draudimas būtinas, bet jo rūšys skiriasi. Yra „Transport insurance“, kuri apmoka tik tuo atveju, jei mašina sudegė arba nukrito į upę. Yra „All risk“, kuris apima ir smulkius pažeidimus. Pirmasis yra pigus, antrasis – brangesnis. Perkėlimas į Vokietiją yra toks pat rizikingas kaip ir bet koks kitas, todėl nebijokite klausti apie draudimo sąlygas. Geriau pridėti 50 eurų prie sumos už gerą draudimą.

Išvada

Galiausiai, kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas į Vokietiją, labiausiai priklauso ne nuo kelių kokybės, o nuo jūsų pasiruošimo ir dokumentų tvarkos. Jei viskas supakuota, o vokiečiai laukia su raktais, tai nueis greitai ir sklandžiai. Jei bandysite daryti viską „ ant skubos“, tai gali užtrukti amžinai. Naudokitės patirtimi, nebijokite klausti gudrių klausimų pervežėjams ir tikėkitės geriausio, bet pasiruoškite blogiausiam (ypač su muitine). Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje, ten darbas yra griežtas, bet apsimoka.