Kiek laiko trunka biuro perkraustymas į arba iš Vokietijos: tiesa be kamufliažo

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – niekas niekada nežino tiksliai, kiek laiko trunka biuro perkraustymas į arba iš Vokietijos, kol nepradeda versti dėžių. Viskas atrodo paprasta popieriuose: atvažiuoja sunkvežimis, įkrauna, važiuoja, iškrauna. Bet realybėje? Ten yra užstrigęs vairuotojas prie Kalvarijos, dingęs raktai nuo naujųjų patalpų Berlyne arba vadybininkas, pamiršęs parengti eksporto deklaraciją. Todėl, kai klausiate, kiek laiko trunka biuro perkraustymas į arba iš Vokietijos, a visada turiu tas mažas akis, kurios suktųsi. Čia ne tik apie atstumą kilometrais, tai apie žmones, dokumentus ir tą nematoma chaosą, kuris lydi kiekvieną išsiuntimą. Susirinkau daugumą jums rūpimų klausimų ir stengsiuosi atsakyti taip, kaip kalbėčiau su geru draugu prie alaus – tiesiai, kartais šiek tiek netyčia nukrypdamas nuo temos.

Pagrindai: laiko skaičiavimas ir logistikos realijos

Kiek vidutiniškai trunka toks kelias į Vokietiją?

Jei kalbame apie „gilaus“ tipo reisus, tarkime, į Berlyną ar Miuncheną, tai pačioms transporto operacijoms reikia skaičiuoti nuo vienos iki trijų dienų. Tai ne tik vairavimas. Viskas priklauso nuo to, kiek reikia laiko įkelti jūsų įrangą. Jei tai tik kelios dėžės su dokumentais ir kėdės, galima spėti per dieną. Jei reikia išmontuoti serverius, tai laikas didėja eksponentiškai. Vokietija yra arti, tačiau biuro perkraustymas į arba iš Vokietijos ne visada yra tiesus linijinis procesas. Kartais vairuotojas turi pristatyti krovinią kitam klientui tame pačiame reise (tai vadinama grupiniu krovininiu), tai prailgina laiką.

Ar labai skiriasi laikas, kai važiuojame į Vokietiją, o kai grįžtame iš jos?

Realiai skiriasi nė nėra, pagalvokite logiškai. Atstumas tas pats, kelyje tiek pat „kibirkščių“. Viskas priklauso nuo to, kur kraunama. Jei kraunate Vilniuje ir važiuojate į Hanoverį, tai tas pats, kas atvažiuoti į Vilnių iš Hanoverio. Yra vienas niuansas – muitinė. Kai vežate iš Vokietijos, kartais dokumentų tvarkymas Užsienio reikalų ministerijoje ar prie pat sienos gali šiek tiek užtrukti ilgiau dėl biurokratinių smulkmenų, bet tai nėra didelis skirtumas, jei viskas parengta laiku. Taigi, kiek laiko trunka biuro perkraustymas į arba iš Vokietijos, daugiausia lemia paruošimas, o ne kryptis.

Kiek laiko užtrunka patys įkėlimo ir iškėlimo darbai?

Tai tas momentas, kai visada prasideda juokas. Klientas visada sako: „Čia tik trys kėdės ir stalas“. O atvyksta įmonės komanda ir mata pilną sandėlį. Įkėlimas trunka tiek, kiek reikia, kad padarytum darbą saugiai. Paprastai mažam biurui tai trunka 3–5 valandas. Didesniam – visą dieną arba net dvi. Negali būti standarto, nes vienur yra liftas ir galima krauti tiesiai į sunkvežimį, o kitur reikia nešti per trečią aukštą nosis pirmyn ir atgal. Kiek laiko trunka biuro perkraustymas į arba iš Vokietijos be kelio? Tiesioginis fizinis darbas užima daugiausiai laiko iš viso proceso.

Ar galima daryti biuro perkraustymą į Vokietiją per vieną dieną?

Teoriškai – taip, jei kalbame apie labai mažą biurą, pavyzdžiui, advokato kabinetą, kuris važiuoja į netolimą miestą, kaip Ščetinas arba pasienio punktą. Praktiškai? Aš nebūčiau toks optimistiškas. Viskas sugenda, jei pasitaiko mažiausia problema – stabdžiai sugedo, dėžės netilpo, o klientas vėluoja atidaryti duris. Jei jums labai svarbu, kad kiek laiko trunka biuro perkraustymas į arba iš Vokietijos būtų minimalus, turite mokėti už ekspresinę transporto priemonę be sustojimų. Bet tai kainuoja kaip naktis viešbutyje centre.

Ar savaitgalis arba naktis įtakoja trukmę?

Savaitei įtakos didelės nėra, išskyrus vieną dalyką – savaitgaliais daugelis Vokietijos sandėlių ir biurų uždaryti. Jei planuojate atvykti į naujas patalpas šeštadienį, o niekas ten neduoda raktų, tai jūsų biuro perkraustymas į arba iš Vokietijos užstrigs sunkvežimyje praeiviuose. Patirtis sako, kad geriau daryti darbo dienomis. Taip, kelyje gali būti daugiau sunkvežimių, bet jei reikės išsinuomoti keltą arba sulaukti sargą, tai darbo dienomis tai įmanoma, o savaitgalį – nebelieka jokių galimybių.

Kiek laiko užtrunka dokumentų sutvarkymas prieš važiuojant?

Dokumentai tai yra tas velnias, kuris sėdi ant pečių. Jei turite viską CMR sąskaitose ir eksporto deklaracijose paruošta, tai tai užtrunka valandą prieš išvykstant. Jei ne? Tada gali praeiti diena, kol gausite reikiamus patvirtinimus iš Muitinės departamento arba surinksite inventoriaus sąrašą, kurio reikalauja vokiška pusė. Dažnai žmonės pamiršta, kad reikia ne tik pajudėti, bet ir legaliai įveikti sieną. Kiek laiko trunka biuro perkraustymas į arba iš Vokietijos be dokumentų? Jis neprasideda niekada.

Maršrutai ir Vokietijos specifika

Ar greičiau važiuoti į Berlyną nei į Miuncheną?

Aišku, kad taip. Berlynas geografiškai arčiau, o keliai Lenkijoje ir Vokietijoje ten yra geresnės būklės (nors vėl gi, priklauso nuo remonto darbų). Į Miuncheną tenka važiuoti per Čekiją arba Austriją, kur kalnų keliai ir greičio apribojimai gali šiek tiek prailginti kelionę. Bet vėlgi, svarbiausia ne tik atstumas, bet ir galimybė įvažiuoti į miesto centrą. Vokietijos miestuose yra daug环保 zonas (Umweltzone), į kurias negali važiuoti senas sunkvežimis. Tai gali priversti važiuoti apšvaičiuotais keliais, kas prideda valandą ar dvi prie galutinio laiko.

Kiek laiko prarandama dėl užstatų kelyje?

O čia tai visada loterija. Vakar važiavau pro Šiaulius ir viskas buvo švaru, šiandien gali būti avarija prie Kauno. Vokietijoje autobanai (Autobahn) dažnai būna uždaryti remontui ar dėl avarijų, ir ten eismas stovi valandomis. Tas laimas arba nelaimė gali smarkiai pakeisti tai, kiek laiko trunka biuro perkraustymas į arba iš Vokietijos. Geriausias patarimas – visada planuokite atsarginį laiką, maždaug 20 proc. daugiau, negu sako navigacija. Niekada nesiūlykite klientui atvykti į oro uostą tuo pačiu metu, kai turėtų atvykti sunkvežimis su įranga.

Ar sunku rasti vietą stovėjimui prieš biuro pastatus Vokietijoje?

Tai yra viena didžiausių problemų, ypač Miunchene, Frankfurte arba Hambugo centre. Vokiečiai yra labai griežti dėl stovėjimo taisyklių. Jei vairuotojas nusileis sunkvežimi blogai, jis gali gauti didelį baudą, o mūsų įmonė – problemų. Kartais reikia gauti specialų leidimą stovėjimui (Steherlaubnis) iš vietinės savivaldybės, o tai procesas ne vieną dieną. Niekada negaliu tiksliai pasakyti, kiek užtruks rasti vietą – kartą tai penkios minutės, kitą kartą – valanda praleidžiama važinėjant ratu.

Ar žiema trukdo ir sulėtina pervežimus?

Žinoma, slynosios kelias, sniegas – tai standartiniai dalykai. Bet yra vienas dalykas, kurį dažnai pamiršta – vairuotojų poilsio laikas. Žiemos dienos trumpos, o vairuotojai turi griežtas poilsio taisykles. Jei įvyksta avarija dėl sniego, ir vairuotojas privalauja laukti kelias valandas, jis praranda darbo laiką, kurio nebegali atsiimti vėliau tą pačią dieną. Todėl žieminis biuro perkraustymas į arba iš Vokietijos beveik visada trunka šiek tiek ilgiau dėl šių saugumo apribojimų.

Ar reikia daryti pertraukas kelyje?

Reglamentuojama, kad taip. Vairuotojas negali važiuoti 4,5 valandas be pertraukos. Tas reiškia, kad jis privalo sustoti, pavalgyti, pailsėti 45 minutes. Tai nėra pasirinkimas, tai įstatymas. Kartais klientai skambina ir klausia, kodėl stovime, kai oras toks gražus. Aš aiškinu, kad jei mūsų vairuotoją sustabdys policija, jis gali prarasti vairuotojo pažymėjimą, o tada jūsų biuro perkraustymas į arba iš Vokietijos sustos visiškai ilgai ir nelemtingai.

Kaip susitvarko su muitine Kalvarijoje ar kitur?

Kalvarija... o kokia tai vieta. Kartai viskas praėja per 20 minučių, kartai stovi 4 valandas. Ypatingai jei susiduria su „raudonąja juosta“. Jei krovinys yra iš Vokietijos, dažnai tikrinamas detalniau, nes kontroliuojamas importas. Gerai, kai klientas turi visus dokumentus elektroniniu būdu iš anksto. Bet jei trūksta krapštuko, pradedasi telefonų karalystė. Tai tas momentas, kuris visiškai nekontroliuojamas ir gali suknioti laiko apskaitą.

Rūpinimasis daiktais: įranga, dėžės ir smulkmenos

Kiek laiko trunka įrašyti visus daiktus į inventoriumi?

Tai yra nuobodus, bet būtinas procesas. Jei tai darome mes, tai vienas žmogus su skeneriu gali „nufotografuoti“ vidutinio dydžio biurą per maždaug 2–3 valandas. Jei tai daro klientas pats? Gali trukti visą dieną. Žmonės pradeda rašyti „knygos“, „popieriai“, o vėliau kyla klausimai, kur dingę du kompiuteriai (jie buvo padėti ant grindų po stalu). Tikslias sąrašas taip pat įtakoja tai, kiek laiko trunka biuro perkraustymas į arba iš Vokietijos prieš pat patvirtinimus. Be sąrašo daugelis vokiečių sandėlių net nepriims krovinio.

Ar reikia išmontuoti visus baldus prieš važiuojant?

Stai, čia aš visada užstrigu. Vienur stalo kojos nenuimamos, kitur reikia išardyti visą didžiulę recepčio sistemą. Taisyklė paprasta: tai, kas gali įlįsti pro duris neišardytas, važiuoja taip. Kas neįlenda – ardoma. Išardymas užtrunka mažiau laiko nei montavimas naujoje vietoje, nes ten viskas lygu, o čia, Vokietijoje, gali būti, kad sienos nežmoniškai kreivos (nors vokiečiai ir garsėja tikslumu, senosiuose pastatuose pasitaiko). Aš dažnai sakau, kad geriau išardyti per daug, negu laikyti galvą ant peilio.

Kiek laiko trunka supakuoti jautrią įrangą, pavyzdžiui, serverius?

Kompiuterinė technika reikalauja ypatingo dėmesio. Paprasta dėžė netinka. Reikia burbuliukų, putų, antistatinių dėžių. Jei turite nedidelį serverinį, tai supakuoti galima per valandą. Jei tai didelis duomenų centras? Tai gali trukti porą dienų su atitinkama komanda. Nieko tokio negali būti skubima, nes vienas sukritęs serveris gali sustabdyti visos įmonės darbą mėnesiui. Tada kiek laiko trunka biuro perkraustymas į arba iš Vokietijos nebesvarbu – svarbu, kad duomenys išliktų.

Ar galima vežti į Vokietiją augalus arba maisto produktų?

Galima, bet čia yra pavojinga zona. Vokietijos fitosanitarinė kontrolė labai griežta. Jei ką nors pastebės, gali sunaikinti visą krovinį. Augalus reikia specialių sertifikatų, o tai laiką. Maistas, ypač mėsa ar pieno produktai, taip pat griežtai reguliuojami. Aš asmeniškai nedraudžiau klientams vežti savo pusryčių dėžutes, bet jei jie planuoja atvežti didelį kiekį lietuviško šokolado pardavimui, tai reikia susitarti su brokeriu iš anksto, kitaip delsimies sienoje.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Tai būna tiesiog šiurpų. Kartą į vieną dėžę darbuotojas padėjo savo šunį (žinoma, ne gyvą, o oždėlį, bet vis tiek), o kita kartą rado piniginę su pinigais. Asmeninius daiktus reikia pažymėti ir, jei įmanoma, vežti atskirai. Jei jie eina su bendru krovininiu sunkvežimiu, turi būti sudarytas ypatingas sąrašas, kad muitinė neturėtų klausimų, kodėl vežame televizorių į biurą. Tai sukelia papildomo streso ir laiko.

Ar turite savo dėžių, ar reikia klientui pirkti?

Mes visada turime dėžių. Jos mums atkeliauja dideliais kiekiais. Bet klausimas ne tame, o tame, kiek laiko užtrunks jas užpildyti. Jei klientas nori pats supakuoti, mes išvežiame tuščias dėžes savaitę prieš reisą. Tai optimalus variantas. Jei mums tenka supakuoti viską iš karto ryte, tai kiek laiko trunka biuro perkraustymas į arba iš Vokietijos gali išaugti dėl to, kad tiesiog nepaspėjame padaryti visko iki vairuotojo darbo dienos pabaigos.

Dokumentai, pinigai ir nemalonumai

Kokius dokumentus būtinai reikia turėti prieš išvykstant?

Minimalus rinkinys yra pakrauto krovinio deklaracija, CMR sąskaita-faktūra ir eksporto deklaracija (jei reikia). Be šių trijų daiktų neišvažiuosite niekur. Jei vežate techniką, dar reikia serialų numerių sąrašo (sena vad. „specifikacija“). Vienintelis dalykas, kurį dažnai pamirštama, tai galiojantis asmens dokumentą, jei reikia važiuoti prie sienos kaunti prie krovinio. Be to, negaliu tiksliai pasakyti, ar Vokietijoje reikės kokio nors ypatingo leidimo (naftos chemikatai ar kažkas tokio), bet dažniausiai užtenka standartinio rinkinio.

Ar dažnai kyla problemų su draudimu?

Problemų kyla tada, kai klientas nenori pasakyti tikrosios krovinio vertės. Jis sako „taip, 500 eurų“, o viduje yra serveriai už 20 tūkstančių. Jei įvyksta avarija, draudimo išmoka bus liūdna. Todėl reikia skirti laiko surašyti vertes tiksliai. Draudimo polisas susiformuoja iš karto, bet jo sudarymas reikalauja tikslumo. Kiek laiko trunka biuro perkraustymas į arba iš Vokietijos su prastos kokybės draudimu? Tas pats, bet nervų prarandama daugiau.

Ką daryti, jei Vokietijos pusė atsisako priimti krovinį?

Tai yra baisiausia situacija. Buvo atvejis, kai vokiečių vadovas tiesiog „išsiėmė“ (išėjo) ir niekas nebuvo pasiruošęs priimti prekes. Tada sunkvežimis turi stovėti. Laikas, kurį prarandame, gali būti apskaičiuojamas valandomis, o kartais ir dienomis, kol surandame sandėlį laikinai padėti dėžes. Todėl visada darome vizitą arba bent jau skambutį prieš dieną ar prieš dvi, kad patikrintume, ar arčiau vietos yra gyvas žmogus su raktais.

Ar reikia mokėti kažką iš anksto?

Standartinė praktika yra 50 proc. avanso arba garantinis įskaitymas. Mes nebegalime vežti „pasitikėjimo“ pagrindu, ypač į užsienį, nes jei klientas nusprendžia nemokėti, mus vežti atgal tai labai brangu. Tai nėra, kad aš nepasitikiu žmonėmis, bet verslo logistika tokia yra. Pinigų pervedimas trunka minutes, tačiau susitarimas dėl mokėjimo sąlygų dažnai užtrunka ilgiau nei pačių dėžių pakavimas.

Kiek laiko užtrunka paskutinis dokumentų tikrinimas prieš išvykstant?

Maždaug pusę valandos. Vairuotojas turi patikrinti, ar sąskaitos sutampa su realia įkeltis. Jei yra netikslumų, reikia taisyti dokumentus dabar pat, ne sienoj. Aš visada sakau vairuotojams – nedingsk, iš tikrųjų patikrink. Ta pusė valandos gali sutaupyti valandų eilės vėliau. Manau, kad dauguma problemų kyla iš to, kad žmonės skubėjimą laiko efektyvumu, o dėl to padaro klaidų.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo gavėjo Vokietijoje?

Taip, tai dažnas dalykas, ypač tarp tarptautinių korporacijų. Mums visiškai nesvarbu, kas moka, svarbu, kad pinigai būtų. Visašalinis mokėjimas užtrunka šiek tiek ilgiau dėl bankų procedūrų (pavedimai tarp šalių), bet tai neįtakoja to, kiek laiko trunka biuro perkraustymas į arba iš Vokietijos fiziškai. Tai tik biurokratinis ratas.

Nepageidaujami scenarijai ir nesklandumai

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda pusiaukelėje?

O, tai jau buvo. Tada mes skambiname pagalbai. Turiu kontaktus, kurie gali atvežti kitą sunkvežimį perkrauti, bet tai užtrunka. Reikia laukti mechaniko, o jei gedimas rimtas – laukti atsarginių detalių. Tai gali prailginti kelionę vieną ar dvi dienas. Klientai dažnai pyksta, bet aš klausiu – ar jūs norėtum važiuoti su sugedu stabdžiais? Saugumas pirmiausia, o kiek laiko trunka biuro perkraustymas į arba iš Vokietijos tampa antrojo plano klausimu.

Ar dažnai dingsta daiktų?

Su mumis – ne. Bet girdėjau istorijų apie kitas firmas... Žmonėms pasiseka ne visada. Yra firmų, kurios siūlo „stebuklingai“ pigias kainas, o paskui jiems pasirodo, kad dalis dėžių „pamiršta“ kitame mieste arba paprasčiausiai dingsta. Todėl visada pasirašome kelių tūkstančių eurų draudimą. Jei jūs renkatės firmą tik pagal kainą, tikėkitės, kad gali pritrūkti ne tik laiko, bet ir jūsų turtas.

Ką daryti, jei naujose patalpose netilps visa įranga?

Tai yra labai reali problema. Buvo kartą, kai matavimai buvo atlikti „akimis“, o ne su metru. Atvažiavome, o stalas neįeina pro liftą. Tekėjo išardyti stalą lauke žiemoje (prieš tai turbūt minėjau, kad žiemos yra šaltos). Tokios situacijos gali prailginti iškėlimą kelias valandas. Visada, visada, VISADA patikrinkite matmenis ne vieną kartą.

Ar gali būti, kad vairuotojas tiesiog nusprendžia nenuvažiuoti?

Vairuotojai yra žmonės, ne robotai. Jei jis pajunta, kad jis per daug pavargęs, arba jei krovinys atrodo įtartai (nėra aiškiai užpakaluotas), jis gali atsisakyti važiuoti, saugodamas savo licenciją. Tai retas atvejis, bet jis įvyksta. Tada reikia skubiai ieškoti pakaitalio, o tai laiką. Aš niekada nevarau vairuotojų pažeisti taisyklių.

Kaip elgtis, jei klientas pats vėluoja su raktais į sandėlį Vokietijoje?

Čia aš tiesiog nusilenku galva. Mes laukome. Ką dar galiame padaryti? Mums moka už laiką (dažniausiai), bet tai nervuojančia. Buvo atvejis, kai vadybininkas užrakino raktus viduje ir skambino meistrui atidaryti. Mes stovėjome tris valandas. Kiek laiko trunka biuro perkraustymas į arba iš Vokietijos? Tokiu atveju – tiek, kiek reikia, kad meistras atvyktų su „magiška“ kortele.

Ar yra kokių nors problemų su kalba?

Dauguma vairuotojų šnek angliškai arba vokiškai bent jau truputį. Bet jei reikia sudėtingesnių dalykų su vietinėmis apsaugos tarnybomis, gali kilti nesusipratimų. Vienintelį kartą aš pats teko versti telefonu, nes vairuotojai nežinojo, kaip paaiškinti, kodėl čia stovi toks didelis sunkvežimis. Kalbos barjeras gali sukelti nedidelius uždelstumus.

Išvada

Galiausiai, visi šie skaičiai ir dienos yra tik apytikslės vertės. Kiek laiko trunka biuro perkraustymas į arba iš Vokietijos, priklauso nuo per šimtą mažų faktorių, kuriuos sunku numatyti iš anksto. Svarbiausia yra ne būti pernelyg optimistišku. Reikia turėti planą B, o gal net ir planą C. Pasiruošimas, geri dokumentai ir pasitikėjimas savo logistika yra tai, kas padaro šį procesą ramesniu. Tikiuosi, kad šie atsakymai padės jums suprasti, kad mes nesame stebukladariai, tiesiog darome savo darbą geriausiai, kaip įmanoma, tarp tų visur besisukančių neatitikimų ir kelių darbų. Sėkmės jūsų kelionėje, ir laikykitės toliau nuo blogų pervežėjų, kurie slepia tikrąsias kainas.