Kiek kainuoja patikimas biuro perkėlimas į Vokietiją? Realios kainos ir patarimas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt tris metus ir vis dar stebiuosi, kaip žmonės sukti galvoje apie kainas, kai pažodžiui net nežino, ką turi pervežti. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra tas pats, kas nusipirkti bilietą į kino filmą – čia nėra fiksuotos kainos sąrašo. Viskas prasideda nuo to, kiek tų dėžių iš tikrųjų yra, kiek sunkių seifų statote ir ar reikia išmontuoti tuos milžiniškus stalus. Vienai įmonei tai gali kainuoti ir tūkstantį eurų, kitai – penkis ar dešimt kartų daugiau, priklauso nuo apimties ir atstumo, ar tai būtų Berlynas, Miunchenas ar kažkas mažesnio. Pastaruoju metu kainos šoktelėjo dėl degalų, bet ir paslaugų kokybė labai svyruoja, todėl reikia būti labai atsargiam, kad nepatektum į tas "vabzdžių" firmas, kurios pasako vieną, o padaro visai kitą.

Bendrosios kainos ir apimtys

Nuo kokios sumos reikia pradėti svajoti apie perkėlimą?

Žiūrėkime tiesiai į akis – jei turite mažą biurą, tarkime, 3-4 darbo vietas ir nėra jokių sudėtingų serverių spintų, tai minimali kaina, už kurią gausite bent jau šiek tiek pagarbos darbui, prasideda nuo maždaug 1200-1500 eurų. Už mažiau tai gali būti tik "vėžiojimas" su kaimyno "Gazelės", o ne pilnavertis biuro perkėlimas į Vokietiją su draudimu ir įrangos fiksavimu. Tačiau tai tik labai apytikslis skaičius, nes jei reikia kelti į trečią aukštą be lifto Vokietijos senamiestyje, kaina šuoliuoja į viršų akimirksniu.

Ar apskritai galima pasakyti konkretų kainos vidurkį vienam kvadratiniam metrui?

Būtų lengva, jei būtų taip paprasta, bet realybėje tokio vienodo vidurkio nėra, nes vienas biuras gali būti pilnas popieriaus ir arklių, o kitas – tuščias ir tik su dizaineriais. Dažniausiai pasakyčiau, kad vidutinė kainos svyravimo riba yra labai plati – nuo 30 iki 80 eurų už kvadratinį metrą, priklausomai nuo to, kaip tankiai užstatytas biuras. Kalbant apie biuro perkėlimą į Vokietiją, reikia atsižvelgti ne tik į plotą, bet ir į tą, kiek reikia dėžių, o tai niekada nesutampa su ploto skaičiuavimu.

Kodėl vienos firmos kainuoja 2000, o kitos už tą patį reikalą 5000 eurų?

Tai yra klasikinis klausimas, kurį girdžiu kasdien. Skirtimas dažniausiai slypi tame, kas įskaičiuota į tą kainą – ar tai tik "krovėjai vairuotojai", ar tai pilna kompleksinė paslauga su pakavimu, draudimu, išmontavimu ir montavimo vietoje. Pigios firmos dažnai neįskaičiuoja mokesčių už važiavimą Vokietijos autostradomis (vignette), kurios ten brangios, arba neįskaičiuoja pakavimo medžiagų. Brangesnios kainos reiškia, kad jie imasi atsakomybės už tą jūsų brangų serverį, o ne sako "mes jo ne laužėme", kai jis nukrenta.

Ar tolimumas Lietuvoje įtakoja kainą, jei visvien važiuojame į Vokietiją?

Žinoma, įtakoja, nes jei jūsų biuras stovi mažame kaime prie Lazdijų, vairuotojui ten reikės važiuoti papildomai valandą ar dvi, o laikas – tai pinigai. Tačiau, atsidūrus Vokietijoje, atstumai ten didesni, todėl biuro perkėlimas į Vokietiją kainos atžvilgiu daugiau priklauso nuo to, kur tiksliai ten reikės važiuoti – ar tai bus pramoninis rajonas prie Kelno, ar atokius kaimelis Alpėse, kur sunku privažiuoti dideliu sunkvežimiu.

Ką daryti, jei biure ypač daug daiktų?

Jeigu turite tokį biurą, kur kažkas per daug daug ką sukaupė, tarkime, senų archyvų, kuriuos niekas nenori išmesti, tai reikia tarti iš karto. Toks biuro perkėlimas į Vokietiją gali kainuoti dvigubai brangiau dėl to, kad reikės daugiau transporto priemonių ir daugiau laiko pakavimui. Kartais klientai sako, "o, čia tik kelios dėžės", o atvyksta pamatyti, kad tas "kelios dėžės" užima pusę sandėlio.

Ar galima kažkaip taupyti neprarandant kokybės?

Galima, bet reikia būti protingam – pavyzdžiui, jei patys supakuosite smulkius daiktus į dėžes, tai sutaupysite brangų meistrų laiką, tačiau rizikuosite, kad jei kažkas bus sužalota dėl blogo pakavimo, draudimas tai neapmokės. Taupymas ant biuro perkėlimo į Vokietiją dažniausiai suveikia tik tuo atveju, jei organizaciškai pasiruošiate iš anksto ir nedarote vairuotojams "stogų" paskutinę minutę.

Biuro technika ir jautrūs daiktai

Kaip pervežti serverius, kad jie neišsirinktų?

Serveriai – tai tas dalykas, dėl kurio aš visada įsigijau daugiau pilkų plaukų. Juos reikia ne tik tvirtai prifixuoti, bet ir, jei įmanoma, įdėti į specialias šoku absorbuojančias dėžes. Biuro perkėlimas į Vokietiją su IT įranga visada brangesnis, nes reikia užtikrinti, kad vibracija kelyje nesugadintų diskų. Geriausia, jei IT specialistas išjungia ir pažymė visus kabelius prieš mus atvykstant, nes mes esame vairuotojai, ne inžinieriai.

Ar galima pervežti įrangą ne išjungiant?

Niekada nedarykite to, prašau. Buvau situacijose, kurie klientai bandė taip padaryti su dideliais spausdintuvais ar kopijavimo aparatatais, ir paskui kelią į Vokietiją gaudome purviną dažų lietų viduje kabinėje. Viskas turi būti išjungta, atjungta nuo sienų ir supakuota. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra tas pats kas namų, čia technika daug brangesnė ir jautresnė.

Kiek kainuoja pianino ar didelio projektoriaus pervežimas?

Pianinas biure yra retas reiškinys, bet jis būna, o didelys projektorius su stalu – dažnas. Tokiems daiktams reikalingos specialios juostos, o kartais net ir kranas, jei jis netelpa į liftą ar duris. Tai gali pridėti prie galutinės sąskaitos nuo 300 iki 800 eurų vienam tokiam daiktui, priklausomai nuo sudėtingumo. Negalima tikėtis, kad toks dalykas "užlips" laiptais be jokių problemų.

Ar reikia rūpintis dokumentų archyvais?

Žinoma, ir tai dažnai būna sunkiausia dalis, nes dėžės su dokumentais yra nepaprastai sunkios, net jei atrodo mažos. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai įtraukia ir archyvų pervežimą, todėl reikia tvarkingai užžymėti kiekvieną dėžę, kad paskui Vokietijoje neišsižiūrėtum kas kur buvo. Kartais klientai liepia viską numesti į vieną krūvą, o paskaičiuoja prašyti surasti konkretų kontraktą po mėnesio.

Kaip elgtis su labai brangia menine įranga ar vitrinomis?

Vitinos ir stiklo lentynos – tai košmaras kiekviename vairuotojui. Jos turi būti supakuotos į medines dėžes su putomis, o ne tiesiog apvyniotos kilimėliu. Biuro perkėlimas į Vokietiją tokiu atveju taps brangesnis dėl specialios medžiagos, bet bent tikrai žinosite, kad vitina atvyks viena. Stiklas yra toks dalykas, kurį lengviau sulaužyti nei pergudrauti.

Ar atsinešate savo dėžes ar reikia pirkti pats?

Mes dažniausiai atsivežame dėžių, jos įskaičiuotos į kainą, bet jei jums reikia specialių dėžių dokumentams ar "garderobų" dėžių drabužiams (jei darote biuro perkėlimą su apdaru sandėliu), tai gali kainuoti papildomai. Geriausia susitarti iš anksto, kiek ir kokio tipo dėžių reikia, kad nebeiškristų tokia situacija, kad dėžių tiesiog neužtenka ir reikia važiuoti į parduotuvę.

Organizaciniai ir logistiniai niuansai

Kiek laiko užtrunka toks reikalas?

Tiesioginis važiavimas į Vokietiją, tarkime į Miuncheną, trunka apie 14-16 valandų, jei važiuojate be sustojimų, kas yra nelegalu. Taigi, realiai tai yra 2 dienos darbo, o jei ten dar reikia iškrauti viską, tai gali užeiti į trečiąją. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra "nuskubėk ir numesk" procesas, reikia planuoti bent savaitę į priekį, o geriau – dvi.

Ar galima daryti perkėlimą savaitgaliu?

Galima, bet tai kainuos brangiau, nes vairuotojai ir krovėjai turi poilsio dienas, o jei dirba savaitgalį, reikia mokėti priedus. Vokietijoje taip pat gali būti problemų su prieiga prie biuro pastatų savaitgaliais, nes dauguma verslo centrų uždaromi. Geriau viską suderinti su administracija darbo dienom.

Kas dėl vietinio transporto Vokietijoje?

Jeigu jūsų biuras yra miesto centre, pavyzdžiui, Frankfurte, ten sunkiai privažiuoja didelis sunkvežimis. Gali tekti nuomoti mažesnį sunkvežimį (7.5 t) vietiniams pervežimams arba net "vokiečių vabalu" su kėbulu. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali reikalauti dviejų etapų – pakrovimas į didelį čia, persikrovimas į mažą ten. Tai daro procesą brangesniu ir sudėtingesniu.

Ar reikia gauti leidimus iškrovimui gatvėje?

Žinoma, Vokietijoje tai labai griežta. Jei sustosite ant raudonos juostos ar kur neleidžiama, gausite baudą, kuri gali būti didesnė nei už patį perkėlimą. Reikia iš anksto susitarti su miesto savivaldybe dėl laikino stovėjimo leidimo (Erhaltungsnachweis). Mes dažnai padedame tai sutvarkyti, bet klientas tai padaryti greičiau pats, jei turi kontaktus.

Ką daryti su baldų išmontavimu ir montavimu?

Standartinė kaina įtraukia paprastų stalų ir kėdžių atskirtimą ir surinkimą. Tačiau jei turite sudėtingų sistemų biurų (pavyzdžiui, "open space" sienos), tai gali reikėti profesionalių montuotojų, ne mūsų vairuotojų. Biuro perkėlimas į Vokietiją su tokiais baldais dažnai tampa statybos darbų dalimi.

Ar dirbate naktį?

Galime, jei klientas tą moka, bet yra ribojimų – Vokietijoje naktinis triukšmas griežtai reguliuojamas, todėl iškrovimas naktį gatvėje gali sukelti problemų su policija. Dažniausiai stengiamės pradėti anksti ryte, kad spėtume iki vakaro.

Kas atsitinka, jei vairuotojas užstringa ar sužaloja?

Tai retas atvejis, mes turime draudimą, bet jei kas nutinka, mes tą sutvarkome. Buvo atvejų, kai vairuotojams išsiųsdome kitą komandą iš Lietuvos arba samdydome pagalbines rankas vietinių firmų. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti užtikrintas, todėl visada turime atsarginį planą, nors viliuosi, jo niekada nereikės.

Rizikos, problemos ir "blogi dalykai"

Ar dažnai kažką sulaužote?

Sąžiningai sakant, nedažnai, nes mes žinome, ką darome, tačiau smulkūs įbrėžimai ant lentynų arba nukritęs puodų rankenėlė – tai įvyksta. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra ilgas kelias, ir kelyje gali būti duobų, staigių stabdymų. Todėl visada rekomenduoju turėti draudimą "nuo visų rizikų", o ne tik pagal CMR konvenciją, kuri moka labai mažai už kilogramą.

Kaip atpažinti blogą pervežimo įmonę?

Jei jie klausia tik "kiek dėžių" ir neduoda komercinio pasiūlymo raštu, bėkite. Geros firmos visada nori pamatyti, ką reikia vežti, arba bent siunčia vizituotoją. Biuro perkėlimas į Vokietiją per "skambučius" be jokios atsakomybės dažnai baigiasi tuo, kad jūsų daiktai dingsta arba atvyksta sulaužyta, o įmonės nebeįmanoma surasti.

Ar įmanoma, kad daiktai pasimes?

Yra tokių istorijų, ypač jei pasileidžiate į nežinomas "žiogų" firmas be sutarčių. Mes visada sudarome sutartis, kurioje detaliai išvardijame, ką vežame. Tačiau turiu prisipažinti, kad kartais dingsta smulkmenos – užrašinės, telefonų įkrovikliai, nes žmonės neįsidėmia jų kraustant. Reikia būti labai atidiems.

Kas dėl mokesčių ir PVM?

Jeigu vežate įmonės turtą, tai turi būti PVM sąskaita faktūra, o ne paprastas čekis. Vokietijoje mokesčių sistema griežta, todėl visi dokumentai turi būti tvarkingi. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti įformintas kaip tarpšakinės prekybos operacija (jei abiejų šalių įmonės yra PVM mokėtojos), kitaip gali būti problemų su muitine nors ir ES viduje.

Ar buvote situacijų, k klientas atsisako mokėti?

Buvo. Vienas klientas pasakė, kad "per daug ilgai važiavote", nors buvo užstrigę eismo įvykiu Lenkijoje. Mes tada laikėme jo daiktus saugykloje, kol viską išsiaiškino teisme. Biuro perkėlimas į Vokietiją be gero pasitikėjimo ir sutarties yra pavojingas abiem šalims. Tokios istorijos retos, bet jos primena, kad viskas turi būti ant popieriaus.

Ką daryti, jei Vokietijoje neleidžia įleisti į objektą?

Tai problema, jei niekas nesitvarkė iš anksto. Kartais apsauga neįleidžia vairuotojo be paso arba be leidimo. Geriausia, jei kas nors iš jūsų pusės laukia vietoje. Mes negalime priversti vokiško apsauginio atidaryti vartų, jei nėra instrukcijų.

Ar verta rūpintis ekologija šioje srityje?

Sunku sakyti, mes čia ne gamintojai, tačiau stengiamės krauti mašinas pilnai, kad važiuotų mažiau tuščiai ridenamų kilometrų. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra labai "žalias" procesas dėl degalų, bet efektyvus planavimas sumažina anglies pėdsaką. Kai kurios didelės firmos tai reklamuoja, bet realybėje svarbiau saugoti daiktus.

Kokia dažniausia klaida daroma klientų?

Didžiausia klaida – nepakankamai detalus inventorius. Klientas sako "10 dėžių", o realiai jų yra 30, ir jos nebetelpa į mašiną. Tuomet reikia skambinti ir siųsti antrąją mašiną, kas brangiai kainuoja. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti suplanuotas iki smulkmenų, kad nereikėtų improvizuoti kelyje.

Ar reikia gerti vairuotojams kava?

Nebūtina, bet jei duodate arba bent mandagiai pasiūlote, jie dirba geriau ir su didesniu atsidavimu. Tai tas mažas dalykas, kuris sukuria gerą nuotaiką ir padeda išvengti įtampos. Žmonės vis tiek yra žmonės, o ne robotai.

Kaip elgtis, jei įsigijo įmonę, kuri pridirbo problemų?

Tiesiog nedarykite su jais sandėrių. Nuskaitykite atsiliepimus, jei juose randama daug rūkstančių vairuotojų ar sulaužytų baldų istorijų – vengkite. Patikimas biuro perkėlimas į Vokietiją kainuoja pinigus, bet tai pigiau nei pirkti naujus baldus.

Galutinė išvada apie tai, kas svarbiausia.

Viskas baigiasi tuo, kad reikia rasti tą vidurį tarp kainos ir kokybės. Neklauskite tik, kiek kainuoja viena dėžė, klauskite, kas įeina į tą kainą ir kas bus, jei kas nors ne taip. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra sudėtingas procesas, reikalaujantis patirties, todėl pasitikėkite savo intuicija ir rinkitės tuos, su kuriais jaučiatės saugiai, o ne tuos, kuriai siūlo pigiausią kainą rinkoje.