Kiek kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją? Visi procesai ir realios kainos

Dirbu srityje jau beveik dviejų dešimtmetių, ir pasakykime tiesiai – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada nėra tiesiogas "įkėlimo ir iškėlimo" klausimas. Klientai visada klausia apie skaičius, bet kasdienybėje susiduriame su situacijomis, kai kaina priklauso nuo to, ar vairuotojas sugebės prismėgyti prie "Lidl" sandėlio ar ar liftas Vokietijoje veikia pirmadieniais (kartais neveikia, pasitikėkite). Čia nėra tikslas mokslas, dažnai tenka spėti ir dirbti su tuo, kas yra. Tikrai galiu pasakyti, kad planuoti reikia geriau nei tik įsivaizduojate, net jei ir aš pats kartais užmirštu paprašyti apie parkingo leidimą Miunchene. Žemiau išdėliosiu tai, ką paprastai sakau telefonu, kai žmonės verčia skaičiuotį galvoje.

Kaip susiformuoja kaina ir kas ją lemia

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Vidutinė kaina svyruoja labai stipriai, bet jei kalbame apie nedidelę įmonę, 10–15 kvadratinių metrų erdvę, tai pradedant nuo 1500–2000 eurų už standartinį krovininį mikroautobusą su keliomis dėžėmis. Biuro perkraustymas į Vokietiją brangesnis nei paprastas baldų pervežimas, todėl reikia nurodyti, kiek tiksliai daiktų turite. Jei tenka daryti kelias dienas (pavyzdžiui, žiemos ratlankius ar archyvus vežti atskirai), kaina auga. Tiesiog apsirašykite viską, kas juda, nes vėliau ant "užmiršto" seifo kaina galėtų būti nepadori.

Ar kaina priklauso nuo to, į kurį miestą keliaujame?

Žinoma, į Berlyną ar Hamburgą nuvažiuoti pigiau ir greičiau negu gilyn į Bavariją, pavyzdžiui, į Miuncheną ar netoli Austrijos sienos. Kiekvienas biuro perkraustymas į Vokietiją įtraukia degalus, maitinimą ir, svarbiausia, vairuotojo darbo laiką. Jei reikia važiuoti beveik 1500 kilometrų viena kryptimi, tai ne tas pats kas į Kelną. Dar pridėkite tai, kad Vokietijoje kai kurie zonuose (Environmental zone Greene zone) reikalauja specialios žaliosios kortelės, o jei jos nėra – gausite baudą, kurią mokės klientas (arba mes, jei nepasakėme).

Kaip skaičiuojamas tūris – ar reikia tiksliai žinoti?

Mums pakanka apytikslio sąrašo, bet tą sąrašą reikia tiesiog sudaryti sąmoningai. Kartais klientai sako "turime keletą dėžių", o atvažiuoju ir matau tris šimtus. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažniausiai vykdomi 3,5–5 tonų sunkvežimiais, tobulai tinka kai tūris svyruoja nuo 15 iki 30 kubinių metrų. Jei tūris mažesnis, galiu siūlyti didesnes vandenės, bet jei pasakysite "vos kelios kėdės", o vėliau iškris staliukas ir spinta, teks keisti mašiną vietoje.

Ar yra kokia nors "pilotinė" kaina ar tai aišku tik iškart?

Nėra vienos kainos visiems, aš neduodu "standartinių" skaičių be apklausos, kadangi buvu atvejų, kai toks "standartas" užkainuoja mano pelną. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti apskaičiuotas individualiai, atsižvelgiant į prieinamumą – ar galima privažiuoti tiesiai prie durų ar reikės nešti per pusę miesto gatvę (o Vokietijoje tai dažnai būna labai brangiu malonumu). Taigi, pirmas žingsnis visada yra pokalbis arba vaizdo įrašas iš jūsų pusės.

Kuo skiriasi kaina, jei važiuoju savaitgalį?

Savaitgaliai mums brangūs, ir ne todėl, kad aš noriu daugiau pinigų, bet todėl, kad vairuotojai taip pat nori ilsėtis po sunkios savaitės. Jei užsakote biuro perkraustymas į Vokietiją šeštadienį ar sekmadienį, kai dauguma sandėlių ir biurų uždaryta, pridėsime prie mokesčio papildomai 20–30 proc. Neseniai vienas klientas norėjo išvežti serverius sekmadienį vakare... teikiau mokėti beveik dvigubai, kadangi teko kvietispecialistą atskirai.

Ar kainuoja papildomai, jei reikia išmontuoti baldus?

Tai standartinė praktika. Galite nusimontuoti patys, jei įmanoma, bet jei kviečiate mus – moka už valandas. Biuro perkraustymas į Vokietiją be išmontavimo darbų būtų retas atvejis, nes ne kiekviena spinta praeina pro duris. Paprastai tokių darbų kainuoja apie 15–20 eurų per valandą vienam meistrui, bet jei ten daug sudėtingų sistemų (pvz., "call center" kabinetai), kaina gali šokti, nes tai reikalauja ne tik jėgos, bet ir galvos.

Ką daryti, jei neturiu tikslių matmenų?

Nebijokite, mes sugebėsime pajungti vaizduotę. Reikia tik nufotografuoti dalykus iš šonų arba nurodyti, kiek tai "per dvidešimt pėdų" (ažiūrėkime į metrus, bet seniai pripratau prie vokiškų matmenų). Dėl to biuro perkraustymas į Vokietiją nenukrypsta nuo grafiko, jei bent bendrai suprantame mastelį. Tikrai negerai, kai sako "nedidelis biuras", o ten yra erdvė, kurioje tilptų pusė "krepšinio aikštelės".

Pasiruošimas, dėžės ir "smulkmė"

Ar jūs parduodate dėžes ar turiu rasti pats?

Parduodame, tiesiog pasakykite kiek, atvešime. Vokiškose rinkose dėžės brangesnės, todėl geriau jas pasiimti iš mūsų čia, Lietuvoje. Biuro perkraustymas į Vokietiją įtraukia ne tik važiavimą, bet ir medžiagas – dėžės, lipdukai, burbuliukinė plėvelė. Nuo paties pradžių verta pagalvoti apie tai, kiek reikės dėžių, nes pastaruoju metu popieriaus kaina šokinėja ir tai veikia mūsų išlaidas.

Kaip elgtis su kompiuteriais ir jautria technika?

Čia būna daugiausia bėdų, jei viskas supakuota paviršutiniškai. Geriausia tai padaryti įprastose dėžėse su smėliu (styroporu) arba specialiuose konteineriuose. Biuro perkraustymas į Vokietiją visada susiduria su IT įranga, todėl aš visada patariu atsiskirti monitorių ir sisteminio bloko. Vienas klientas mane išgądino, kai metė visus laidus į vieną didelį maišą – vėliau valandės vėlėmės juos surišti atgal (šypsokimės, bet nebuvo juokinga).

Ar reikia rūšiuoti dokumentus?

Jei tai tik šiukšlės – tai šiukšlės, nesumaišykite su svarbiais failais. Biuro perkraustymas į Vokietiją neleidžia pervežti neapsaugotų popierių, juos gali supūsti lietus arba juos galima tiesiog prarasti kelyje. Patariu dėžes pažymėti skirtingais spalvų lipdukais – žalios pirktinaiems, raudonos šiukšlėms. Dar geriau, jei turite "archyvo" dėžes, jos tvirtesnės ir netenksta net jei ant jų užsistotų kitas krovinių dėžė.

Kiek laiko trunka viskas supakuoti?

Tai priklauso nuo jūsų darbuotojų, bet jei kviečiate mus – supakuojame vidutiniškai biurą per vieną darbo dieną (8 valandas). Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti suplanuotas taip, kad paskutinę dieną nebeveiktumėte, nes neįsivaizduoju, kaip galima dirbti, kai viskas įdėta į dėžes. Pasakysiu tiesiai – aš matau daug biurų, kur tiesiog viską palieka paskutinei valandai, o tai sukuria tik stresą brangia verta.

Galite padėti su išmetimu nereikalingų daiktų?

Galime, bet tai kainuoja, nes perveži šiukšles toli patogiau negu įprastą krovinių. Yra specialios "šiukšlių dėžės" (spedbins). Vokiškoje sistemoje tai yra labai griežta – ne viską galima įmesti į konteinerį gatvėje. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai pasibaigia tiekimo punktuose, kur reikia atiduoti senus kompiuterius ar baldus. Žinoma, galima juos palikti ir čia, bet vėliau gali ateiti mokestis už sąnaudą.

Ar verta daryti inventoriaus sąrašą?

Būtina. Ne tik dėl "raudonojo rėmo" (raudonas rėmas – tai draudimas), bet ir dėl savo ramybės. Biuro perkraustymas į Vokietiją be sąrašo yra kaip keliauti be žemėlapijo. Vienas kartą praradome visą indų komplektą, nes klientas nesugebėjo pasakyti, ką jis turėjo. Geriau pasidarykite paprastą Excel lentelę, įrašykite "stalas, 3 vnt.", ir užsirašykite numerį ant dėžės.

Kelionės niuansai ir vairuotojai

Kiek laiko trunka važiuoti iki Vokietijos?

Įprastai tai trunka nuo 12 iki 24 valandų priklausomai nuo maršruto, vairuotojo poilsio (kuriuo reikia laikytis griežtai) ir stūmų. Biuro perkraustymas į Vokietiją neįmanomas atlikti viena diena be naktinio pernakvojimo. Naujoviški "žingsniai" (tachografai) seka viską, todėl net jei vairuotojas nori tęsti kelionę, jis negali. Tai reiškia, kad reikia numatyti nakvynės vieta Lenkijoje arba Čekijoje (o ten viešbučiai irgi ne pigūs).

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų supranta pagrindinius žodžius – "links", "rechts", "bitte". Tačiau nenustokite, kad jie mokės diskutuoti apie filosofiją su muitininku. Jei reikia labai sudėtingų derybų vietinėje kalboje (pavyzdžiui, dėl leidimų), geriau pasirūpinkite vertėju. Biuro perkraustymas į Vokietiją su vokiškai mokančiu vairuotoju brangesnis, tai privalumas tik tada, kai jums tikrai to reikia.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju?

Techniškai galima, bet tai priklauso nuo mūsų sutarčių ir draudimo sąlygų. Biuro perkraustymas į Vokietiją su keleiviu sudėtingesnis, nes turi tenkinti visus saugumo reikalavimus (sėdynių, diržų). Be to, vairuotojas nėra gidas, jo tikslas – pristatyti krovinių saugiai. Jei norite komfortiško kelionės, geriau pasirūpinkite automobiliu arba traukiniu, o leiskite jam dirbti.

Ką daryti, jei mašina sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turime pagalbinę tarnybą (roadside assistance), tačiau taisyti biuro perkraustymas į Vokietiją – tai ne 10 minučių reikalas. Vieną kartą mums sugedo variklis netoli Poznanės, teko iškraudinti viską į kitą automobilį, kuris atvyko iš kitos miesto. Klientui tai atėjo nemokamai (kaip draudimo dalis), bet laiko praradome beveik dvi dienas. Tiesiog turite kantrybės.

Ar sunkvežimį reikia užtikrinti apsaugos sistemomis?

Taip, dauguma mūsų mašinų turi GPS stebėjimą ir užraktus. Be to, biuro perkraustymas į Vokietiją kelyje turi būti apdrausta (kasko draudimas). Nerekomenduoju statyti brangiausių daiktų gale mašinos palei sieną, nes jei kažkas užkabins kablys, tai pirmiausiai nukrenta kas artimiau. Geriau sunkus dalykus padėti apačioje, o lengvus ir brangius – viršuje.

Ar galite pristatyti tik tada, kai aš galiu atidaryti biurą?

Galime, bet toks reikalavimas gali keisti kainą, nes tada reikia laukti. Biuro perkraustymas į Vokietiją su "time slot" (laiko tarpu) yra brangesnis, nes vairuotojas turi laisvalaikį, o kai jis laukia valandas prie durų, šis laikas sumokamas. Žinoma, reikalaujama numatyti bent valandos atsilaisvinimą, nes niekas negali būti tiksliai laiku dėl eismo ir parkavimų.

Atvykimas į Vokietiją ir muitinė

Ar reikia eiti pro muitinę, jei tai tik biuro daiktai?

Jei tai yra naudojamas turtas (used goods), pirkimo sutarties nėra, tai formaliai galima tik pabendrauti su pareigūnais. Tačiau biuro perkraustymas į Vokietiją visada keliauja su CMR sąskaita ir sąrašu. Mūsų patirtis rodo, kad jei sąrašas detalus, muitinė leidžia praeiti be problemų. Kai kurie klientai bando pergabenti naujus kompiuterius kaip "senus", ir tada užkliūva – baudos didžiulės.

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Mums reikia sąskaitos (jeigu nauji daiktai), sąrašo (inventoriaus), asmens dokumento (jei važiuoja atstovas) ir, žinoma, CMR konosamento. Biuro perkraustymas į Vokietiją su EU vidinio prekybą (intra-community supply) taisyklėmis yra lengvesnis, bet viskas turi būti užrašyta teisingai. Vieniems tai truputį sudėtinga, todėl padedame suformuoti dokumentus, kad neišsisuktų bėdų pervažiuojant sieną.

Kokios yra bendravimo su vokiška pareigūnais ypatybės?

Jie griežti, bet sąžiningi. Jei kalbate tiesiai ir rodykite dokumentus, viskas gerai. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali būti sustabdytas tik dėl to, kad kai kas nepasirašė kurio nors lauko. Vienas kartą užteko užmiršti pasirašyti iššifruotą sąrašą (vokiškai), ir mes turėjome laukti 4 valandas nors nieko netebevežėme. Paprastai, kai viskas tvarkingai, jie vos tik žiūri į skyrių "Gebrauchtgegenstände" (naudojami daiktai).

Ar turiu rūpintis PVM (MwSt) grąžinimu?

Jei įmonė perkelia savo turtą (stock relocation), PVM mokėti nereikia, o jo grąžinti taip pat nebus. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra judėjimo tarp ES šalių, todėl čia veikia kitos taisyklės nei prekybai su klientais. Bet čia galiu suklysti (tikrą sakant, aš nebuvo buhalteris jau 15 metų), todėl geriau pasitarkite su savo apskaitininku – aš garantuoju, kad krovinių atvešiu, bet su PVM skaičiavimais geriau ne žaisti.

Kaip elgtis su parkavimu mieste (pvz., centre)?

Vokiški miestai šiuo atžvilgiu yra blogiausi negu Lietuvoje. Reikia specialaus leidimo (Verkehrsschild) arba užtikrinti vietą anksčiau. Biuro perkraustymas į Vokietiją be tokių leidimų gali baigtis tuo, kad sunkvežimis pristatomas kelias gatves tolyn, o o reikia nešti su ratukais. Būna atvejų, kai tiesiog reikia padėti vairuotojui sumokėti už vietą "parking zone" (kurią dažnai užima vietiniai taksi).

Ar yra problemų su "Sondermüll" (specialiais atliekomis)?

Taip, jei pervežate senus spaudos mašinas ar chemikalus, tai gali būti laikoma pavojingomis atliekomis. Biuro perkraustymas į Vokietiją su tokiu kroviniu reikalauja papildomų dokumentų (ADR), kas beveik dvigubai brangia. Nebūkite naivi ir manykite, kad senus dažų indus galima tiesiog įmesti į dėžę – vokiečiai turi labai griežtas normas apie tai.

Ką reikia žinoti apie iškrovą vietos biure?

Geriausia tiksliai parodyti, kur kas turi eiti - ne tik "palikite čia", bet "įdėkite į 3-ąjį kabinetą 2-ąjį aukštą". Biuro perkraustymas į Vokietiją be aiškaus plano tampa chaosu, kai vairuotojas neša dėžę į virtuvę vietoj sandėlio. Dar svarbiau – pasirūpinkite, kad būtų laisvi liftai, nes nešti 30 dėžių laiptais, kai laikas bėga, yra tiesiog baisu.

Ar galite padėti su baldų surinkimu vokiškame biure?

Galime, jei tai įtraukta į užsakymą. Vokiški baldai dažnai pasižymi kitokiu standartu, todėl kartais reikia daugiau laiko, nei įsivaizduojate (pavyzdžiui, "Büromöbel" sistemos). Biuro perkraustymas į Vokietiją baigiasi tada, kai paskutinis stalas laisvai stovi. Jeigu nežinote, kaip surinkti, duokite mums instrukcijas arba vaizdo įrašą, nes spėti galima tik iki tam tikro ribo.

Ar turiu garantiją, kad niekas nebus pažeista?

Mes suteikiame draudimą, bet jis nenuimą atsakomybės už tai, jei pats blogai supakavote smulkmenas. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra rizikingas reikalas, todėl patartina užfiksuoti būklę prieš pakrovimą (nuotraukomis). Jei dėžė su "Fragile" (trapiu) lipduku nukrenta ir sužaloja turinį, mes atsakome. Jei įdėjote keramiką į dėžę be burbuliukų – tai ne mūsų kaltė (deja, tai dažnas atvejis).

Kodėl kai kurios įmonės siūlo kur kas pigiau?

Kodėl? Kadangi joms nerūpi jūsų daiktai arba jos tiesiog "užmiršta" apie draudimą, degalų kainos pokyčius ir vairuotojo poilsį. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pigia bendrove gali baigtis tuo, kad vairuotojas reikalauja papildomai pinigų prie pat paties atvykimo (tai vadinasi "scam" apgaule). Geriau pasirinkti patikimą partnerį, kuris pats susirūpina visa papildoma logistika, nors ir kainuoja šiek tiek daugiau iš pradžių.

Kas daroma su tuščiomis dėžėmis po iškrovos?

Galime jas pasiimti atgal (jei telpa į mašiną) arba palikti jums (vėliau galite panaudoti arba išmesti). Kartais klientai prašo atvežti atgal, bet jei turi ką vežti atgal į Lietuvą, tuomet tai būna pigiau (tuščias mašina važiuoti neapsimoka). Biuro perkraustymas į Vokietiją su tuščia grįžtimi yra prarandantis verslas, todėl mes stengiamės surasti "backload" (grįžtamąjį krovinių).

Išvada

Apibendrinant, biuro perkraustymas į Vokietiją tai ne tiesiog pervežimas, o kompleksinis procesas reikalaujantis planavimo ir supratimo, kaip veikia tiek mūsų, tiej vokiški reikalavimai. Kaina priklauso nuo begalo dalykų – nuo tūrio iki parkavimo leidimų. Pasitikėkite patirtimi, ne kaina. Jei ruošiatės šiam judėjimui, geriau pradėkite planuoti bent mėnesį iš anksto, kadangi gerų vairuotojų trūksta, o "biuro perkraustymas į Vokietiją" sezonuose būna itin užimtas. Ir svarbiausia – nenuvertinkite dėžių kiekio, nes daugiau dėžių reiškia didesnę mašiną ar kelias keliones, o tai tiesiogiai paveiks jūsų biudžetą.