Kas svarbu planuojant biuro pervežimą į Vokietiją?

Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų, ir galiu pasakyti vieną – gyvenime nėra nieko tokio chaotiško kaip biuro kėlimas. Ypač jei tai į užsienį, konkrečiai į Vokietiją. Žmonės dažnai galvoja, kad tai tiesiog dėžių įkėlimas į sunkvežimį, bet realybėje, kai pradedate planuoti biuro pervežimą į Vokietiją, tai tampa tikru mūšiu su biurokratija, kelių policija ir pačiais savo darbuotojais, kurie visada kažką pamiršta padėti į dėžę. Esu matęs viską – nuo sugedusių liftų Berlyne iki dingusių serverių Kelne, todėl šiame straipsnyje papasakosiu taip, kaip yra, be jokių gražių brošiūrų. Jei norite išvengti nervų išsižiojimo, geriau skaitykite toliau, nes biuro pervežimas į Vokietiją tai ne pasivaikšiojimas parku.

Dokumentai ir biurokratinės gaišys

Ar tikrai reikia inventoriaus sąrašo, jei nepristatome naujų prekių?

Žinai, klausiate to kiekvieną kartą, ir visad stebiuosi. Taip, reikia. Vokietijos muitinė nėra ta pati Lietuva, kur gali užmiršti raštelį. Kai atvykstate į sieną, pareigūnai gali sustabdyti sunkvežimį. Jei neturite detalaus inventoriaus sąrašo, su kuriuo vyksta biuro pervežimas į Vokietiją, jie gali siųsti visą kareivę į peržiūrą. Tai užtruks dieną, o gal ir dvi. Rašykite viską: nuo biuro kėdės iki pieštuko. Geriau daugiau informacijos, nei vėliau paaiškininėti, kodėl dėžėje yra 10 neįrašytų kompiuterių.

Kas dėl Muitinės deklaracijos (T1 dokumento)?

Tai būtina dalyka. Net jei jūsų įmonė jau veikia ES erdvėje, prekių judėjimas tarp šalių turi būti fiksuojamas. Mums, logistikos specialistams, tai kasdienybė, bet klientams dažnai atrodo kaip kinų kalba. Kai vykstate biuro pervežimas į Vokietiją, privalome užpildyti T1 deklaraciją, kad būtų aišku, kad prekės išvyk iš Lietuvos ir atvyksta į Vokietiją be mokesčių (jei tai ne prekyba). Nėra šio dokumento – laukite baudų arba ilgos pauzės ties siena.

Ar reikia mokėti PVM pervežimo metu?

Čia visada painu. Jei pervežate savo nuosavybę (t. y. keičiate biuro vietą), PVM neturėtų būti taikomas, nes tai ne prekybinė operacija. Bet (ir čia dažnai suklysta) viskas priklauso nuo to, kaip sutartis su mumis pasirašyta. Kai rengiame pasiūlymą biuro pervežimui į Vokietiją, visada aptariame šį klausimą su jūsų buhalteriu. Man asmeniškai ne visai aišku, kodėl kai kurios įmonės mėgina čia kurti schemas, geriau tiesiog viską padaryti pagal taisykles, kad vėliau nešokinėtumėte prie VMI.

Ką daryti su GMR dokumentu?

Naujovės, vaikinai. Anksčiau buvo paprasčiau, o dabar reikia šio GMR (Goods Movement Reference) kodės, kurį generuojate per NCTS sistemą. Be jo negalima užbaigti tranzito. Kai planuojate biuro pervežimą į Vokietiją, turite užtikrinti, kad jūsų logistikos partneris žino, kur jį gauti. Vokiai su tuo labai griežti, be GMR jums nepaleis kelties arba neleis išvažiuoti iš terminalo. Tai tas dalykas, kurį reikia padaryti iš anksto, o ne kai vairuotojas jau stovi pasienyje ir belaukia.

Ar gali vairuotojas atstovauti už mus muitinėje?

Gali, jei turi notaruota pilietė. Matome situacijų, kur klientai užmiršta pasirašyti šį popierių, o vairuotojas stovi ties siena ir negali nieko padaryti. Kiekvienas biuro pervežimas į Vokietiją turi savo detalę, o ši viena dažniausiai sukelia didžiausią stresą, nes sprendžiama paskutinę minutę. Geriau pasirūpinkite dviem kopijomis, viena duokite vairuotojui, kitą pasilikite sau, kad jei kas nutiktų, galėtumėt nufotografuoti ir išsiųsti el. paštu.

Ar galima padėti dėžes į mašiną be etikečių?

Negalima tiesiog mesti visko į krūvą. Vokietijai svarbu tvarka, o vairuotojas praras galvą, jei turės atspėti, kur yra serveriai, o kur seni archyvai. Kai vyksta biuro pervežimas į Vokietiją, dėžės turi būti numeruotos. Vieną kartą teko iškrauti visą mašiną, nes užšaldyta viena dėžė su vaistais buvo užpusta giliausiai, o reikėjo ją išimti pirmąją. Nenorėkite būti tose situacijose – lipdukas kainuoja centus, o nervų – tūkstančius.

Organizacinis chaosas ir logistika

Kiek laiko tikrai užtruks šis reikalas?

Klausiate „kiek“, o aš atsakau – „nuo ko priklauso“. Jei tai tik keli stalai į Vokietijos kaimą, tai viena diena. Jei tai visas biuras iš Vilniaus centro į Miuncheną, tai gali užeiti ir savaitę. Atsižvelgiame į tai, kad biuro pervežimas į Vokietiją apima ne tik važiavimą, bet ir pakavimą, iškrovimą, o ten dar galima užstrigti eismo įvykiu. Nenusimąstykite, kad nusipirkote bilietą į koncertą – čia yra gyvas organizmas, kurį valdo orai, keliai ir žmonių nuotaikos.

Ar galima pervežti savaitgalį?

Teoriškai galima, jei mokate už vairuotojų poilsio laiką ir viršvalandžius. Tačiau Vokietijoje dauguma biurų pastatų savaitgaliais uždaryti, o liftus reikia užsakyti iš anksto. Jei suplanavote biuro pervežimą į Vokietiją šeštadienį, o vartai nebeatidaro, turėsite laukti iki pirmadienio. Mano patirtis sako, kad geriau tai daryti darbo dienomis, nors ir brangiau, bent jau galėsite kažką pakeisti, jei kažkas nepasiseks.

Kaip sužinoti, ar reikia leidimo užimti gatvę?

Vokietijoje tai griežta. Negalima tiesiog sustoti sunkiasvoriu sunkvežimiu prie namo kaip Lietuvoje (nors ir pas mus dabar stengiasi griežčiau). Jei reikės užimti vietą gatvėje Berlyne ar Hamburge, turite kreiptis į vietinę savivaldybę (Straßenverkehrsamt). Tai trunka laiko. Geras biuro pervežimas į Vokietiją prasideda ne nuo dėžių surinkimo, o nuo to, ar jums leis statyti mašiną prie įėjimo. Jei neleis, teks vežti dėžes 500 metrų per parką.

Ar galiu patys važiuoti su vairuotoju?

Galite, jei vairuotojas nesipriešins. Bet dažniausiai jiems tai nepatinka, nes jie turi poilsio laiką, ir jų kabinos tai ne prabangus viešbutis. Be to, kai planuojate biuro pervežimas į Vokietiją, geriau jums susirūpinti tuo, kas bus šone, o ne šnibždėti vairuotojui ausyje. Geriau nuvažiuokite savo automobiliu ir susitikite ten, bus tikrai patogiau ir jums, ir jam, nes jis galės ilsėtis, kol jūs dirbate.

Kas dėl lifto rezervacijos?

Tai esminis dalykas. Vokietijos biuruose lifto valdymas dažnai yra centralizuotas, ir jūs negalite tiesiog paspausti mygtuko. Reikia rašyti prašymą pastato administratoriui. Matau, kaip biuro pervežimas į Vokietiją žlunga dėl to, kad klientas pamiršęs užsakyti liftą ir mūsų vaikinai turi nešti sofas per 4 aukštus laiptais. Pasitikėkite, niekas to nenori daryti, ypač kai lauke +30 laipsnių arba -10.

Ar teks susidurti su „Gefahrgut“ (pavojingomis) prekėmis?

Galbūt net neįsivaizduojate, bet Jūsų biure yra pavojingų daiktų. Tuščiai toneriai, aerozoliai, valymo priemonės – viskas tai yra pavojingos prekės pagal ADR. Vokietijai rūpi saugumas, todėl jei tūkstantis dėžių su toneriais, reikės specialaus leidimo. Kai rengiame biuro pervežimas į Vokietiją, visada klausiu apie šiuos dalykus, o klientai dažnai sako: „o, aš net nepamenu, kad ten yra degus skysčių“. Geriau patikrinti spintelę prieš tai.

Kainos ir pinigų klausimai

Kodėl kaina tokia skirtinga priklausomai nuo dienos?

Kodėl? Todėl, kad kuro kaina svyruoja, o Vokietijoje darbo rankos kainuoja labai brangiai. Jei užsakote įprastą biuro pervežimas į Vokietiją pirmadienį, tai viena kaina, o jei norite, kad viską padarytų per naktį, kai vairuotojai turi ilsėtis, tai kaina šuoliais aukštyn. Negalėjau patikėti, kai vienas klientas bandė derėtis dėl to, kodėl pervežimas per Šv. Velykas brangiau. Žmonės, tai tiesiog taisyklės, ne aš jas sukūriau.

Nuo ko dar priklauso kaina?

Nuo visko. Kiek tūkstančių kubinių metrų, kiek aukštų be lifta, ar reikia išmontuoti baldus, ar reikia dėžių. Kiekvienas biuro pervežimas į Vokietiją yra kaip pirkiniai parduotuvėje – ką daugiau metate į krepšį, tuo brangiau. Taip pat svarbu, kur tiksliai Vokietijoje važiuojate. Į Miuncheno centrą patekti sunkiau ir brangiau nei į kokį nors pramoninį kvartalą už miesto ribų.

Ar verta rinktis pigų „vokišką“ pervežėją?

Sąžiningai sakant, geriau rinktis lietuvišką, kurį pažįstate. Yra daug Vokietijoje veikiančių firmų, kurios siūlo neįtikėtinas kainas, bet paskui pasirodo, kad jie neturi savo mašinų ir tiesiog perparduoda užsakymus kitiems. Geras biuro pervežimas į Vokietiją kainuoja pinigus, ir jei kas nors siūlo už pusę kainos, tai greičiausiai apgaustinė. Tegu jie tada pasako, kas nutinka, kai dingsta jūsų brangūs serveriai.

Ar imamas užstato arba avansas?

Be abejo. Nė viena rimta firma neišvažiuos be avanso, o ypač kai kalba eina apie tokio masto projektą kaip biuro pervežimas į Vokietiją. Mes dažnai imame maždaug 30 proc. avansą, kad užstatytume mašiną ir vairuotojus. Kartais klientai bando atsisakyti paskutinę minutę, o mes jau esame paruošę komandą. Avansas apsaugo mus ir jus – tai užtikrina, kad mes taip pat atvyksime.

Kas nutinka, jei pervežimas užtrunka ilgiau nei numatyta?

Jei tai mūsų kaltė (pvz., sugedo mašina), mokame baudą arba kompensuojame. Tačiau jei užtrukote jūs – neįleido į pastatą arba nebuvo paruošė dėžių – tai jūsų problema. Vokietijos srityje biuro pervežimas į Vokietiją turi griežtas taisykles dėl laiko. Rašome tai į sutartis, kad vėliau nebūtų nereikalingų ginčų teisme. Niekas nenori mokėti vairuotojui už laukimą dėl to, kad klientas rado dar vieną dėžę su senais dokumentais.

Įranga, baldai ir technika

Ar reikia išmontuoti visus baldus?

Geriau taip. Didelės spintelės, pertraukiamos sienos – tą reikia išardyti. Priešingu atveju jų neišnešite pro duris (nors kai kurie bando ir sulaužia sienas). Kai vyksta biuro pervežimas į Vokietiją, mes atvežame savo meistrus, kurie viską greitai išmontuoja ir vėl susimontuoja tame pačiame ar kitame biure. Nebandykite daryti to paties su paprastais ginkluotais meistrais, jūsų „IKEA“ spintelė gali neatlaikyti dar kartą surinkimo.

Kaip saugu pervežti kompiuterius ir serverius?

Tai yra svarbiausia dalis. Serveriai turi būti išjungti teisingai (ne tik ištraukus laidas), supakuoti į specialias dėžes su putomis. Kartais klientai sako: „o, jie stovi ant grindų, neškime taip“. Ne, negalima taip. Biuro pervežimas į Vokietiją sukelia vibraciją, kuri gali sunaikinti standžiuosius diskus. Turime specialias kėdes (server racks) su amortizacija, tai brangu, bet reikalinga, jei norite, kad jūsų duomenys išliktų gyvi.

Ką daryti su archyvais?

Archyvai yra svorio akmuo. Tūkstančiai popierių dėžių, kurios sveria po 15-20 kilogramų. Pervežti tai yra košmaras, todėl kainuoja brangiau nei įprastos dėžės. Jei planuojate biuro pervežimas į Vokietiją, pagalvokite, ar tikrai visus senus dokumentus reikia vežti? Galima juos išsiųsti atskirai, saugiai arba net sunaikinti. Nešioti 10 metų senumo sutartis per visą Europą nėra labai protinga, bet klientai dažnai bijo to padaryti.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai rizikinga. Vokietija turi griežtas fitosanitarines taisykles, nors augalai iš ES šalių paprastai praeina. Bet problema yra ne muitinė, o oda. Augalai gali numirti užšaldyti arba išdžiūti. Kai atliekamas biuro pervežimas į Vokietiją, augalus stengiamės padėti paskutinius, kad jie mažiau kentėtų. Tačiau jei turite didelę palmę kambaryje, geriau ją atiduoti kolegoms dovanų, nei bandyti prasibrauti per vokišką paprastąją pasienio kontrolę.

Ar reikia pažymėti kiekvieną laidą?

Taip, prašau, pažymėkite. Buvo atvejis, kai atvykome į naują biurą, o klientas nežinojo, kuris kabelis priklauso printeriui, o kuris faksui (dar kažkas naudoja faksą!). Visi laidai turi būti surišti ir pažymėti. Darydami biuro pervežimas į Vokietiją, mes padedame tai padaryti, bet jei jūsų IT specialistas nedaug dėmesio skyrė tai prieš išvykstant, tai montavimas Vokietijoje užtruks tris kartus ilgiau.

Problemos ir realus gyvenimas

Kas dažniausiai suyla ar sulaužoma?

Kėdės. Paprastos biuro kėdės su ratukais. Jos atsiskiria, patenka ratukai, o kita dalis pasilieka mašinoje. Arba stalo kojos. Žmonės dažnai bando perkelti pilną stalą su viskuo viduje, ir jis tiesiog lūžta. Biuro pervežimas į Vokietiją moko mus tiek, kad geriau išempti stalą iki paskutinio popieriaus. Negirdėkite to skambesio, kai medis lūžta, tai nieko gero.

Kas daryti, jei vairuotojas praranda duomenis?

Šiuolaikiniu laikais tai reta, bet nutinka. Jei vairuotojas praranda telefoną arba negali susisiekti, mes turime atsarginius ryšio kanalus. Visada turime atsarginę mašiną arba galime pasiųsti kitą vairuotoją iš artimiausio miesto (pvz., iš Poznanės ar Frankfurto). Rizikuodami atliekant biuro pervežimas į Vokietiją, turime visada planą B, todėl niekada nesakykite sau „viskas bus gerai“, turite turėti kontaktus vadovo, kuris nevažiuoja mašina.

Ar gali nutikti, kad dėžės tiesiog dingsta?

Galiu pasakyti tiesą – su mūsų firma nelabai, bet su kai kuriais „skambučiais“ pervežėjais – taip. Yra atvejų, kai mašina sustoja poilsio aikštelėje, kažkas kažką nuima. Vokietijoje vagystės iš sunkvežimių nėra tokios dažnos kaip Prancūzijoje, bet egzistuoja. Todėl svarbu turėti sąrašus. Jei biuro pervežimas į Vokietiją vyksta be inventoriaus, o dingsta dėžė su brangia įranga, įrodinėjimas bus beveik neįmanomas.

Kaip elgtis su nepageidaujama įranga?

Kai kurie klientai bando mums „palepinti“ senus, sugadintus baldus, kurie tereikia išmesti. Gerai, jei sutinkiame juos paimti pabaigti (už papildomą mokestį), bet dažnai mes turime juos palikti ten. Vokietijoje šiukšlių išvežimas kainuoja šimtus eurų. Biuro pervežimas į Vokietiją nėra tas pats kas šiukšlių išvežimas, todėl prašome išmesti senus spinteles dar prieš mūsų atvykimą, kitaip mums reikės papildomai užsukti į utilitinių atliekų aikštelę.

Ką daryti su vairuotoju, kuris nemoka vokiškai?

Tai dėlė. Dabar visi kalba angliškai, bet seni vairuotojai (kaip ir aš kartais) sunkiai supranta, ką vokiečiai šaukia. Bet jie turi „kelionių lapus“ su adresais ir telefonais, todėl problemų dažniausiai nebūna. Tačiau jei reikia sudėtingesnio bendravimo su pastalo sargu, mums padeda klientas, jei jis yra vietoje. Geriausias biuro pervežimas į Vokietiją vyksta tada, kai abios pusys supranta, kas vyksta.

Išvada

Trumpai tariant, biuro pervežimas į Vokietiją nėra paprasta užduotis, bet jei pasiruošiate gerai, viskas gali vykti sklandžiai. Rūpinkitės dokumentais, nebandykite sutaupyti ant draudimo ir pasirūpinkite savo IT įranga. Turiu patirties, o turiu ir pilką ūsą (juokauju), todėl pasitarkite su profesionalais, o ne pirmu randamu „skelbimu“ portale. Sėkmės kelyje (tikrai reikia, tokiuose maršrutuose ji praverčia).