Kaip vyksta organizuotas transportavimo procesas iš Vokietijos

Per dvidešimt metų šioje „virtuvėje“ mačiau visko – nuo pamestų paletų iki visiškai sužlugusių verslo planų dėl vieno vėluojančio CMR'o. Kai kalbame apie tai, kaip atrodo organizuotas transportavimo procesas iš Vokietijos, žmonės dažnai įsivaizduoja tiesiog sunkvežimį, kuris atvažiuoja ir paima prekes. Realybė yra kur kas sudėtingesnė, pilna biurokratijos, vadybininkų pažadų, kurie ne visada išsipildo, ir nuolatinės įtampos kelyje. Aš pats ne kartą esu stovėjęs prie rampos Berlyne, laukdamas, kol šoferis susitvarkys dokumentus, ir žinau, kad sėkmė priklauso ne nuo gražių skaidrių, o nuo to, kaip tiksliai suplanuoti visi logistiniai mazgai. Šiandien papasakosiu, kas iš tikrųjų dedasi užkulisiuose, kai krovinys pajuda iš Vokietijos į Lietuvą.

Planavimo užkulisiai ir realybė

Kodėl vadybininkai dažnai klysta vertindami laiką?

Mano praktikoje dažniausiai pasitaikanti klaida yra pernelyg optimistinis laiko planavimas. Vadybininkai dažnai sako: „atvešim per dvi dienas (na gerai, realiai per tris...)“, nes nori gauti užsakymą. Jie pamiršta, kad Vokietijos greitkeliuose nuolat vyksta kelio darbai, o „Autobahn“ kamščiai gali suvalgyti visą jūsų sutaupytą laiką. Be to, reikia įvertinti vairuotojų darbo ir poilsio režimą, kuris yra griežtai kontroliuojamas tachografais. Jei šoferis privalo sustoti, jis sustos, nesvarbu, ar jūsų krovinys dega, ar ne. Todėl visada patariu pridėti bent 20 procentų laiko rezervo, kad vėliau nereikėtų raudonuoti prieš klientą dėl vėlavimo.

Kokie dokumentai yra patys svarbiausi?

Be CMR važtaraščio, kuris yra šventas dokumentas, dažnai pamirštami smulkūs, bet kritiniai dalykai. Pavyzdžiui, jei vežate pavojingus krovinius (ADR), popierių krūva išauga dvigubai. Kartą turėjau situaciją, kai dėl vieno neteisingai užpildyto „Packing List“ krovinys užstrigo pasienyje. Vokietijoje vokiečiai mėgsta tvarką, todėl jei dokumentuose yra bent menkiausia klaida, jie gali tiesiog atsisakyti krauti prekes. Tai erzina, bet tai yra jų darbo kultūros dalis. Visada patikrinkite, ar visi parašai ir antspaudai yra savo vietose, nes vėliau taisyti klaidas kainuoja ne tik pinigus, bet ir nervus.

Ar visada verta rinktis pigiausią vežėją?

Tai amžinas klausimas, į kurį atsakymas visada yra „ne“. Pigiausias vežėjas dažnai reiškia seną „furą“, kuri gali sugesti viduryje Vokietijos, arba vairuotoją, kuris neturi patirties. Mano patirtis rodo, kad sutaupę 100 eurų šiandien, rytoj galite prarasti 1000 eurų dėl prastovų ar sugadinto krovinio. Geriau mokėti rinkos kainą ir turėti ramybę, žinant, kad krovinys bus pristatytas laiku. Kartą klientas pasirinko „pigų variantą“, o krovinys vėlavo keturias dienas, nes vežėjas tiesiog neturėjo kito automobilio pakeisti sugedusiam. Tai buvo pamoka visiems, kad logistikoje kaina nėra vienintelis rodiklis.

Kaip veikia krovinių konsolidavimas?

Konsolidavimas yra menas suderinti skirtingus klientus į vieną mašiną. Tai leidžia sumažinti kaštus, bet reikalauja milžiniško tikslumo. Jei vienas klientas vėluoja paruošti krovinį, visa grandinė griūva. Aš pats esu matęs, kaip viena vėluojanti paletė iš Miuncheno sugadino visą maršrutą į Vilnių. Tai yra labai jautrus procesas, kuriame vadybininkas turi būti tarsi dirigentas. Jei viskas suderinta gerai, tai yra efektyviausias būdas vežti dalinius krovinius. Tačiau jei bent vienas elementas iškrenta, prasideda „domino efektas“, kurį suvaldyti yra be galo sunku.

Ką daryti, jei krovinys vėluoja?

Pirmiausia – nepanikuokite ir nedelsdami informuokite galutinį gavėją. Vėlavimai pasitaiko net geriausiems, svarbiausia yra komunikacija. Jei vairuotojas stovi kamštyje prie Frankfurto, nieko nepadarysi, bet klientas turi žinoti tiesą. Niekada nemeluokite, kad „mašina jau už kampo“, jei ji dar už 500 kilometrų. Tai sugadina pasitikėjimą visam laikui. Mano praktikoje atvirumas visada padeda išspręsti konfliktus. Klientai supranta, kad kelyje visko būna, bet jie nekenčia, kai iš jų yra tyčiojamasi pateikiant melagingą informaciją apie krovinio buvimo vietą.

Ar svarbu, kokioje Vokietijos dalyje yra krovinys?

Žinoma, kad svarbu! Pietų Vokietija (Bavarija) ir Šiaurės Vokietija (Hamburgas) turi skirtingus maršrutus ir skirtingus kaštus. Be to, kalnuotose vietovėse vairuotojų greitis yra mažesnis, o tai įtakoja pristatymo laiką. Aš visada atsižvelgiu į geografiją, planuodamas maršrutą. Kartais atrodo, kad atstumas nedidelis, bet dėl kalnų perėjų ar specifinių eismo ribojimų kelionė užtrunka ilgiau. Tai yra niuansai, kuriuos žino tik patyrę logistai. Jei planuojate pervežimą, būtinai nurodykite tikslų pašto kodą, nes tai leidžia tiksliau įvertinti visas galimas kliūtis kelyje.

Kaip apsaugoti krovinį nuo pažeidimų?

Pakavimas yra 90 procentų sėkmės. Jei krovinys blogai supakuotas, joks vairuotojas jo neapsaugos nuo vibracijos ar staigaus stabdymo. Aš visada rekomenduoju naudoti kokybiškas paletes ir pakankamai plėvelės. Kartą teko matyti, kaip brangi įranga buvo sugadinta tik todėl, kad ji nebuvo tinkamai pritvirtinta diržais. Tai yra elementaru, bet žmonės dažnai taupo ant pakavimo medžiagų. Tai klaida, kuri vėliau kainuoja brangiai. Jei vežate kažką trapaus, būtinai naudokite papildomą apsaugą, nes kelias iš Vokietijos nėra lygus stalas.

Ar verta drausti krovinį?

Draudimas yra būtinas, net jei vežėjas turi CMR draudimą. CMR draudimas padengia tik dalį nuostolių ir turi labai daug išimčių. Jei krovinys yra brangus, papildomas draudimas yra vienintelis būdas ramiai miegoti. Aš pats visada rekomenduoju klientams apsidrausti, nes gyvenime visko būna – nuo vagysčių aikštelėse iki stichinių nelaimių. Tai kainuoja nedaug, palyginus su galimais nuostoliais. Niekada nepasikliaukite vien tik vežėjo atsakomybe, nes ji yra ribota ir dažnai labai sunkiai išieškoma, jei kyla ginčai.

Kaip pasirinkti patikimą partnerį?

Ieškokite įmonių, kurios turi ilgametę patirtį ir gerus atsiliepimus. Venkite „vienadienių“ įmonių, kurios siūlo nerealiai mažas kainas. Patikimas partneris visada atsakys į jūsų klausimus ir pateiks aiškią kainodarą. Aš pats dirbu su tais pačiais vežėjais jau daugelį metų, nes pasitikėjimas yra svarbiau už viską. Jei vadybininkas negali paaiškinti, iš kur atsirado tokia kaina, arba vengia atsakyti į klausimus apie draudimą, tai yra raudona vėliava. Rinkitės tuos, kurie yra skaidrūs ir atviri.

Kokia yra realistiška kaina?

Kaina priklauso nuo daugybės faktorių: svorio, tūrio, maršruto ir skubos. Nėra vieno „teisingo“ skaičiaus. Tačiau jei kaina yra per maža, kažkur yra „kabliukas“. Aš visada analizuoju rinkos kainas ir stengiuosi rasti balansą. Kartais tenka mokėti daugiau už skubų pristatymą, bet tai yra verslo sprendimas. Niekada nebijokite klausti, kodėl kaina yra tokia, kokia yra. Skaidrus vadybininkas visada paaiškins, kaip susideda kaštai – nuo kuro iki kelių mokesčių Vokietijoje, kurie, beje, nuolat kyla.

Ar vairuotojo kalbos žinios yra svarbios?

Tai dažnai nuvertinamas faktorius. Jei vairuotojas nemoka bent anglų ar vokiečių kalbos, kyla problemų kraunant prekes. Kartą turėjau situaciją, kai vairuotojas negalėjo susitarti su sandėlio darbuotojais dėl krovimo vietos ir prastovėjo visą dieną. Tai kainavo papildomus pinigus. Visada stengiuosi, kad vairuotojai būtų komunikabilūs. Tai palengvina visą procesą ir sumažina nesusipratimų riziką. Jei vairuotojas gali susikalbėti, jis greičiau išsprendžia problemas, kurios neišvengiamai kyla kelyje.

Kaip veikia „just-in-time“ pristatymas?

Tai aukščiausias logistikos pilotažas. Krovinys turi atvykti tiksliai tada, kai jo reikia, nei anksčiau, nei vėliau. Tai reikalauja tobulo planavimo ir nuolatinio stebėjimo. Aš pats esu organizavęs tokius pervežimus ir tai yra didžiulis stresas. Jei viskas pavyksta, tai yra puiku, bet jei ne – pasekmės būna skaudžios. Tai tinka tik tiems, kurie turi labai gerai sustyguotus procesus. Jei nesate tikri dėl savo tiekėjų Vokietijoje, geriau rinkitės lankstesnį pristatymo būdą, kad išvengtumėte nereikalingo streso.

Ar orai turi įtakos pervežimams?

Žiemą Vokietijoje orai gali būti labai nenuspėjami. Sniegas, ledas ir stiprus vėjas gali sustabdyti eismą valandoms. Aš visada stebiu orų prognozes, ypač jei maršrutas eina per kalnuotas vietoves. Tai gali atrodyti kaip smulkmena, bet tai yra realus veiksnys. Kartą dėl pūgos Vokietijos pietuose krovinys vėlavo dvi paras. Tai nebuvo niekieno kaltė, tiesiog gamta. Visada įspėju klientus, kad žiemą reikia turėti daugiau kantrybės ir supratimo, nes saugumas yra svarbiau už laiką.

Kaip elgtis su muitinės formalumais?

Nors Vokietija yra ES, kartais tenka susidurti su specifiniais reikalavimais, ypač jei krovinys atkeliauja iš trečiųjų šalių per Vokietiją. Muitinės tarpininkai yra būtini, jei nesate ekspertai. Aš pats visada naudojuosi profesionalų paslaugomis, nes klaidos muitinėje kainuoja labai brangiai. Niekada nebandykite visko daryti patys, jei neturite patirties. Tai yra sritis, kurioje „saviveikla“ baigiasi baudomis ir krovinio sulaikymu. Geriau sumokėti už paslaugą ir būti ramiems, kad viskas atitinka įstatymus.

Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Šiais laikais GPS sekimas yra standartas. Kiekvienas save gerbiantis vežėjas turi šią sistemą. Aš visada reikalauju, kad klientas turėtų prieigą prie sekimo, nes tai sumažina klausimų kiekį. Tai suteikia ramybę ir leidžia matyti, kur yra krovinys. Tačiau atminkite, kad GPS rodo tik vietą, o ne tai, kas vyksta mašinos viduje. Kartais vairuotojas gali stovėti aikštelėje, o klientas galvoja, kad jis vėluoja. Visada svarbu turėti tiesioginį ryšį su vairuotoju, kad gautumėte tikrą informaciją.

Kaip spręsti ginčus dėl sugadinto krovinio?

Tai yra nemaloniausia dalis. Visada fotografuokite krovinį prieš kraunant ir po iškrovimo. Tai yra jūsų pagrindinis įrodymas. Jei pastebėjote pažeidimą, iškart surašykite aktą. Niekada nepasirašykite dokumentų, jei nesate patikrinę krovinio. Aš esu matęs daug ginčų, kurie baigėsi niekuo tik todėl, kad nebuvo tinkamai užfiksuoti įrodymai. Būkite principingi ir reikalaukite teisybės, bet darykite tai ramiai ir remdamiesi faktais. Tai yra vienintelis būdas pasiekti teisingą rezultatą.

Ar verta naudoti tarpininkus?

Tarpininkai (ekspeditoriai) gali būti labai naudingi, jei neturite laiko ar žinių organizuoti viską patys. Jie turi ryšius ir patirtį, kurią jūs turėtumėte kaupti metų metus. Tačiau rinkitės tuos, kurie yra skaidrūs dėl savo antkainių. Aš pats esu ekspeditorius ir žinau, kad mes atliekame didelį darbą, sujungdami visus taškus. Jei tarpininkas tik „perparduoda“ paslaugą, tai nėra gerai. Ieškokite tų, kurie prideda vertę – pataria, padeda su dokumentais ir sprendžia problemas.

Kaip veikia krovinių draudimas?

Tai yra atskira tema. Yra „krovinių draudimas“ (cargo insurance) ir „vežėjo atsakomybės draudimas“ (CMR). Tai nėra tas pats. CMR draudžia vežėjo klaidą, o krovinių draudimas – patį krovinį nuo visų rizikų. Aš visada rekomenduoju krovinių draudimą, nes jis yra visapusiškesnis. Tai nėra didelė kaina, palyginus su krovinio verte. Niekada nepagailėkite tų kelių eurų, nes jei kas nors nutiks, būsite dėkingi sau, kad apsidraudėte. Tai yra investicija į ramybę.

Ar svarbu, kokio tipo transportą renkatės?

Tentinis sunkvežimis, šaldytuvas ar mažas mikroautobusas – kiekvienas turi savo paskirtį. Jei vežate baldus, jums reikia tentinio sunkvežimio su gera tvirtinimo sistema. Jei maisto produktus – šaldytuvo. Aš visada parenku tinkamiausią transportą pagal krovinio pobūdį. Tai atrodo akivaizdu, bet kartais žmonės bando sutaupyti ir užsako netinkamą transportą, o rezultatas būna sugadintas krovinys. Visada pasitarkite su ekspertu, koks transportas yra geriausias jūsų konkrečiu atveju.

Kaip išvengti prastovų?

Prastovos yra didžiausias logistikos priešas. Jos kainuoja pinigus ir laiką. Norint jų išvengti, reikia tiksliai suderinti krovimo laiką. Jei žinote, kad sandėlis Vokietijoje dirba tik iki 16 valandos, neplanuokite atvykimo 15:30. Tai yra garantuota prastova. Aš visada palieku laiko rezervą. Taip pat svarbu, kad visi dokumentai būtų paruošti iš anksto. Jei vairuotojas turi laukti valandą, kol bus atspausdinti popieriai, tai jau yra prastova. Būkite organizuoti ir gerbkite kitų laiką.

Ar svarbu, kokia yra krovimo vieta?

Taip, krovimo vietos prieinamumas yra labai svarbus. Jei tai yra siaura gatvelė Berlyno centre, didelis sunkvežimis ten tiesiog neįvažiuos. Aš visada klausiu, ar yra rampa, ar reikalingas liftas, ar yra vietos manevruoti. Tai yra detalės, kurios gali sugriauti visą planą. Jei neįvertinsite šių dalykų, vairuotojas gali atsisakyti krauti arba reikės papildomos technikos, o tai kainuoja. Visada būkite atviri apie krovimo vietos ypatumus.

Kaip veikia „backload“ (grįžtamieji kroviniai)?

Tai yra būdas sumažinti kaštus, kai vežėjas veža krovinį atgal į Lietuvą. Tai yra naudinga abiem pusėms. Tačiau tai reikalauja lankstumo. Jei jums reikia, kad krovinys būtų pristatytas „čia ir dabar“, „backload“ gali netikti. Aš visada vertinu, ar verta rizikuoti dėl kainos. Kartais tai yra puikus būdas sutaupyti, o kartais – nereikalinga rizika. Viskas priklauso nuo jūsų prioritetų. Jei laikas nėra kritinis, tai yra puikus pasirinkimas.

Ar svarbu, kas vairuoja mašiną?

Vairuotojas yra jūsų krovinio „sargas“. Nuo jo priklauso, kaip krovinys bus pritvirtintas ir kaip jis bus pristatytas. Aš visada stengiuosi dirbti su patikimais vairuotojais, kuriuos pažįstu. Tai yra žmonės, kurie supranta atsakomybę. Jei vairuotojas yra nepatyręs, kyla rizika. Niekada nebijokite klausti, kas vairuos mašiną. Tai yra jūsų teisė. Geras vairuotojas yra pusė sėkmės, todėl vertinkite tuos, kurie dirba atsakingai ir profesionaliai.

Kaip elgtis su vadybininkų pažadais?

Visada viską rašykite el. paštu. Žodiniai pažadai logistikoje nieko nereiškia. Jei vadybininkas sako, kad „viskas bus gerai“, paprašykite tai patvirtinti raštu. Tai apsaugos jus nuo nesusipratimų. Aš pats visada viską fiksuoju, nes žinau, kaip greitai viskas pasimiršta. Tai yra profesionalumo ženklas. Jei vadybininkas vengia rašyti, tai yra signalas, kad kažkas ne taip. Būkite reiklūs ir visada turėkite „popierinį“ įrodymą.

Ar verta naudoti technologijas?

Taip, technologijos palengvina gyvenimą. Nuo krovinių biržų iki transporto valdymo sistemų – viskas padeda dirbti efektyviau. Tačiau nepamirškite, kad už technologijų visada stovi žmonės. Aš naudoju visas įmanomas priemones, bet visada pasikliauju savo patirtimi. Technologijos yra įrankis, o ne sprendimų priėmėjas. Naudokite jas, bet nepraraskite sveiko proto. Tai yra geriausias derinys, kurį galite turėti logistikoje.

Išvada

Organizuotas transportavimo procesas iš Vokietijos nėra stebuklas, tai yra sunkus ir nuoseklus darbas. Per savo karjerą išmokau, kad svarbiausia yra ne tikslumas, o gebėjimas greitai reaguoti į nenumatytas aplinkybes. Niekada nebus taip, kad viskas vyks pagal planą, todėl visada turėkite planą B. Būkite atviri, reikalaukite skaidrumo ir visada vertinkite žmones, su kuriais dirbate. Logistika yra žmonių verslas, ir būtent pasitikėjimas yra tai, kas leidžia kroviniams sėkmingai pasiekti tikslą. Sėkmės planuojant savo pervežimus!